Så här bifogar du fakturor och importdokument som en fil till din ansökan om momsåterbäring

Från din fil kan du ladda upp faktura- och importdokumentuppgifter på en momsåterbäringsansökan till ett annat EU-land.

Antalet specifikationer i filen har inte begränsats. Du kan alltså överföra alla uppgifter som finns i fakturorna eller importdokumenten till ansökan med en enda fil. 

Uppgifter som ska specificeras i filen

Ange följande uppgifter i filen:

• typ av dokument: faktura eller importdokument
• fakturans eller importdokumentets datum
• fakturans eller importdokumentets nummer (eller om importdokumentet inte har ett nummer, en beskrivning av innehållet på det valda språket)
• förenklade fakturauppgifter: har förenklade fakturauppgifter använts på fakturan?
• säljarens namn, momsnummer eller skatteregisternummer och kontaktuppgifter
• pris exkl. moms
• momsbeloppet
• andel som berättigar till avdrag: avdragsgill andel i %, vilken andel av anskaffningen alltså berättigar till avdrag momsbelopp som ansöks i återbäring
• myntenhet
• de köpta varornas eller tjänsternas artkoder eller beskrivning av varornas eller tjänsternas art på det valda språket. 

Observera, att data ska vara i samma ordning i filen som i exempelfilen. Se exempelfilen (Excel)

Närmare instruktioner för att ange uppgifter i filen

• Den första raden i filen är en rubrikrad.
• Cellerna ska vara i textformat. Redigera vid behov cellerna innan du anger uppgifterna.
• Ange datumet i formatet dd.mm.åååå eller dd/mm/åååå.
• Om du anger decimaltal i kolumnerna N–Q, ska du skilja åt decimalen med ett komma, exempelvis 200,22. Använd inte punkt för att skilja åt decimaler.
• Ange i kolumnerna S–W koder som beskriver anskaffningarnas art. Om den kod som beskriver anskaffningens art anges med både huvud- och underkod (exempelvis 1.7) i återbäringslandet, ska du använda punkt för att skilja åt siffrorna. Använd inte komma i de koder som beskriver anskaffningens art. I MinSkatt kan du kontrollera vilka artkoder får användas i återbäringsländerna: i sändningsfasen av ansökan på sidan 2: ”Lägg till ny specifikation”. Tjänsten föreslår vid denna punkt koderna endast för det land som du valt som ansökningsland i fas 1.
• Du kan ange högst fem artkoder för köpta varor och tjänster per faktura eller per importdokument. Ange koderna i tabellkolumnerna S–W. Om du använder kod 10 (Övriga), ska du lägga till en fritt formulerad förklaring till den i kolumn X. Själva koden 10 kan vara i vilken som helst av kolumnerna S-W.
• Du ska skilja åt de olika kolumnerna i filen med semikolon. Om du skiljer åt dem med komma, överförs uppgifterna till fel kolumner och filen laddas inte upp på önskat sätt.

Ladda upp filen i MinSkatt

När filen är färdig ska du spara den i csv-format (*.csv), men stäng inte filen före uppladdning i MinSkatt. Annars kan Excel ändra cellerna tillbaka till nummertyp eller datum och då misslyckas laddningen.

Tjänsten kontrollerar filens datainnehåll. Om du får en korrigeringsanmälan om filladdningen ska du göra korrigeringarna i filen innan du kan gå vidare till nästa fas.

Uppladdningen lyckas inte på grund av vissa fel i filen. I dylika fall ser du felmeddelandet redan när du laddar filen.

Observera att det också i enskilda faktura- eller importdokumentspecifikationer kan finnas fel eller brister, även om det går att ladda upp filen. Felaktiga specifikationer har markerats med orange utropsteckenikoner i ansökningsfas 2. Du kan korrigera uppgifterna genom att öppna specifikationen och redigera uppgifterna direkt i den felaktiga specifikationen. Alternativt kan du redigera uppgifterna i en csv-fil och ladda upp filen på nytt.

Så här ändrar du en skickad fil

Vid behov kan du ändra en ansökan som du redan har lämnat. Om du vill ändra en tidigare ansökan eller ta bort den, välj i specifikationslistan för fakturor och importdokument den faktura eller det importdokument som du vill ändra eller ta bort.

Det finns en länk bredvid fakturan eller importdokumentet i listan. Via länken kommer du till en specifikationssida där du kan ange uppgifter som saknas eller ändras. Du kan också ta bort uppgifterna om en faktura eller ett importdokument från ansökan.