EMCS: Varamenettely tuotteiden vastaanottamisessa

Vastaanottajana voit käyttää varamenettelyä vain seuraavissa tilanteissa: 

• sähköinen EMCS-järjestelmä ei ole ollut käytössä lähettäjämaassa tuotteiden lähettämisajankohtana, eikä sitä ole saatu käyttöön ennen kuin tuotteista annetaan vastaanottoraportti Suomessa. 
• EMCS-järjestelmä on poissa käytöstä Suomessa esimerkiksi huoltokatkon tai teknisen häiriön takia, eikä vastaanottaja sen vuoksi voi antaa sähköistä vastaanottoraporttia viiden arkipäivän kuluessa siitä, kun tuotteet on vastaanotettu. 

Jos käyttökatko johtuu yrityksesi oman tietojärjestelmän häiriöstä, voit olla yhteydessä Verohallintoon ja pyytää lisäaikaa tuotteiden vastaanoton raportointiin. 

Jos lähettäjämaan EMCS-järjestelmä ei ollut käytössä lähetysajankohtana 

Jos lähettäjämaan EMCS-järjestelmä on ollut poissa käytöstä tuotteiden lähettämisajankohtana, lähettäjä on liittänyt lähetyksen mukaan paperisen asiakirjan. Lähettäjä tallentaa sähköisen saateasiakirjan (e-AD/e-SAD) EMCS-järjestelmään jälkikäteen, kun lähettäjämaan järjestelmä taas toimii. Tarkista tämä saateasiakirja EMCS-järjestelmästä. Kun saateasiakirja on laadittu, tee vastaanottoraportti sähköisenä. 

Jos sähköistä saateasiakirjaa ei löydy järjestelmästä viiden arkipäivän kuluessa siitä, kun tuotteet on vastaanotettu, tee paperinen vastaanottoraportti. Säilytä raportti omassa kirjanpidossasi.  Sinun pitää kuitenkin tallentaa vastaanottoraportti EMCS-järjestelmään, kun lähettäjä on laatinut sähköisen saateasiakirjan. Merkitse järjestelmään, että vastaanottoraportti on alun perin laadittu varamenettelyssä. OmaVerossa ja API-sanomassa on erillinen kohta tälle tiedolle.  

Jos Suomen EMCS-järjestelmä ei ole käytössä tuotteiden vastaanottoajankohtana 

Jos tuotteet on siirretty EMCS-järjestelmässä ja Suomen EMCS-järjestelmä on pois käytöstä, tarkista OmaVerosta tieto käyttökatkosta ja arvio sen kestosta. 

Jos käyttökatko on lyhyt, tee vastaanottoraportti suoraan EMCS-järjestelmään, kun järjestelmä taas toimii. Toimi näin, kun pystyt antamaan vastaanottoraportin sähköisesti viimeistään viiden arkipäivän kuluessa siitä, kun tuotteet on vastaanotettu. 

Jos EMCS-järjestelmän käyttökatkos kestää pitkään, esimerkiksi useita päiviä, vastaanottoraportin voi tehdä paperisena varamenettelylomakkeella. Säilytä raportti omassa kirjanpidossasi. Muista kuitenkin tallentaa lomake sähköisenä EMCS-järjestelmään, kun järjestelmä taas toimii. Merkitse järjestelmään, että vastaanottoraportti on alun perin laadittu varamenettelyssä. OmaVerossa ja API-sanomassa on erillinen kohta tälle tiedolle.  

Vastaanottoraportin korvaava paperiasiakirja 

Kun tuotteiden vastaanottoraportti joudutaan antamaan varamenettelyllä, vastaanottajana sinun pitää laatia paperinen asiakirja, jossa on samat tiedot kuin vastaanottoraportissa.  

Varamenettelyyn voi käyttää lomaketta Vastaanottoraportti - Valmisteveron alaisten tuotteiden siirtojärjestelmän (EMCS) varamenettely (1460) 

Korvaava asiakirja voi olla myös vapaamuotoinen, mutta siinä on oltava samat tiedot kuin EMCS-varamenettelylomakkeessa 
 
Älä lähetä paperilomaketta Verohallintoon, vaan säilytä paperinen asiakirja omassa kirjanpidossasi ja toimita sähköinen asiakirja, kun EMCS-järjestelmä jälleen toimii.