Informationshanteringssystemet IDATWeb

1a Registeransvarig

Skatteförvaltningen
PB 325, 00052 SKATT
Besöksadress:
Registratorskontoret
Vääksyvägen 4, Helsingfors

2 Kontaktperson i ärenden som gäller registret

3 Registrets namn

Informationshanteringssystemet IDATWeb

4 Ändamål för behandling av personuppgifter

• registrering, behandling, uppföljning och arkivering av ärenden som har inkommit för behandling, tagits upp till behandling, avgjorts eller behandlats
• med hjälp av registret kan man kontrollera att handlingarna är tillgängliga och att man hittar dem
• ärenden, handlingar, skriftliga mellanåtgärder och skriftliga svar, ställningstaganden och beslut bildar ett elektroniskt arkiv i ärendehanteringssystemet
• 18 § i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999), senare offentlighetslagen
• 5–7 § i förordningen om offentlighet och god informationshantering i myndigheternas verksamhet (1030/1999)

5 Registrets  datainnehåll

• den som inlett ärendet
• datumet då handlingen kommit in eller upprättats
• ärendets innehåll och karaktär
• mellanåtgärder som utförts
• uppgiften om delgivningssätt
• uppgiften om till vem brevet ska skickas utöver parterna
• anteckningar om avslutande åtgärder
• övriga anteckningar
• dokument som arkiverats elektroniskt
• handlingarna är sekretessbelagda, delvis sekretessbelagda eller offentliga

6 Informationskällor som i regel används

Handlingar som ämbetsverket innehar och som inkommit till ämbetsverket, handlingar som upprättats vid ämbetsverket och myndighetshandlingar och -meddelanden som ämbetsverket skickar.

7 Uppgifter som i regel lämnas ut

• Uppgifter lämnas inte ut regelbundet.
• På begäran kan offentliga personuppgifter i ärendehanteringssystemet lämnas ut muntligen eller per telefon enligt 16 § 1 mom. i offentlighetslagen. Offentliga personuppgifter i ärendehanteringssystemet kan lämnas ut i kopior, utskrifter eller i elektroniskt format under de förutsättningar som anges i 16 § 3 mom. i offentlighetslagen. Sekretessbelagda uppgifter lämnas ut enligt 11 § i offentlighetslagen endast till parterna och till dem som enligt lag har rätt att få del av uppgifterna.

8. Överföring av uppgifter utanför EU eller EES

Överförs inte till utlandet

9. Principerna för skyddet av registret

Registret innehåller inte manuellt material.

Uppgifterna i registret har skyddats mot obehörig läsning, ändring och förstörning. Skyddet bygger på personliga användarnamn och begränsade användarbehörigheter.

Behörigheten att läsa och ändra uppgifterna i registret har begränsats för att motsvara personalens arbetsuppgifter och alla sökningar och ändringar registreras i en logg.

Att uppgifterna inte försvinner säkras genom säkerhetskopior och fysiska skyddsåtgärder.