Dataskydd och behandling av uppgifter inom Skatteförvaltningen

Behandling av personuppgifter inom Skatteförvaltningen

Skatteförvaltningen har till uppgift att verkställa beskattningen, utöva skattekontroll, uppbära, driva in och redovisa skatter och avgifter samt bevaka skattetagarnas rätt. Skatteförvaltningen ska också främja en riktig och enhetlig beskattning samt utveckla Skatteförvaltningens förmåga att tillhandahålla tjänster.

För att verkställa beskattningen samlar Skatteförvaltningen in, registrerar och behandlar personuppgifter i enlighet med vad som föreskrivs i olika skattelagar om bl.a. inkomstbeskattningen, fastighetsbeskattningen, arvs- och gåvobeskattningen, överlåtelsebeskattningen, momsbeskattningen, bilbeskattningen och punktbeskattningen.

Skatteförvaltningen är en personuppgiftsansvarig som avses i Europeiska unionens allmänna dataskyddsförordning (EU 679/2016). 

I fråga om bilbeskattningen och punktbeskattningen fungerar Skatteförvaltningen och Tullen i enlighet med sina lagstadgade uppgifter som personuppgiftsansvariga för personregister över bilbeskattning och punktbeskattning, som har tagits i bruk före 1.1.2017. Tullen ansvarar som den tekniskt ansvariga för informationssystemen för registrens funktion och datasäkerhet.

Skatteförvaltningen får uppgifter som behövs i beskattningen från den skattskyldige själv. Personkunderna kompletterar sina förhandsifyllda skattedeklarationer och lämnar in andra utredningar som behövs för beskattningen.

Skatteförvaltningen samlar in uppgifter för beskattningen även från andra håll som enligt lag är skyldiga att lämna uppgifter. Sådana uppgiftsskyldiga är till exempel arbetsgivare, utbetalare av pensioner, kreditinstitut och finansiella institut, värdepappersförmedlare samt olika myndigheter. Skatteförvaltningen kan också i enskilda fall be uppgiftsskyldiga att lämna uppgifter för beskattningen. T.ex. i samband med skatterevision och ändringssökande kan skattemyndigheten be kreditinstitut och olika myndigheter om uppgifter med stöd av 19 § och 20 § i lagen om beskattningsförfarande (1558/1995).

Skatteförvaltningen får använda och behandla uppgifter som den fått och upprättat för ett visst skatteärende för att utföra även andra uppgifter som nämns i 2 § i lagen om Skatteförvaltningen (503/2010).

Skatteförvaltningen har med stöd av 26 § i lagen om beskattningsförfarande och 9 § i lagen om beskattningsförfarandet beträffande skatter som betalas på eget initiativ (768/2016) rätt att på det sätt som är motiverat med hänsyn till ärendets art och omfattning, lika bemötande av de skattskyldiga samt skattekontrollen undersöka uppgifter och utredningar som har fåtts av skattskyldiga och utomstående. Denna undersökning planeras enligt riskbedömningen och betyder att uppgifter sammanslås och behandlas med analysmetoder. Skatteförvaltningen använder dock inte det automatiserade beslutsfattande som avses i artikel 22 i dataskyddsförordningen.

I fråga om beskattningsuppgifter bestäms den period under vilken personuppgifterna kommer att lagras enligt tiderna för ändringssökande och tiderna som processerna för ändringssökande och utsökningsåtgärderna kräver. Förvaringstiden är 10 år från slutet av det skatteår som uppgiften eller dokumentet gäller. Det kan finnas undantag till förvaringstiderna som beror på sökandet av ändring, indrivningen av skatter eller behandlingen av brottmål i ett skatteärende. Då kan förvaringstiden i enstaka fall vara längre. Beskattningsuppgifter arkiveras också på grund av allmänintresse varvid man följer förvaringstiden som finns i Arkivverkets gallringsbeslut. 

Ledande sakkunnig Helena Hynynen och specialsakkunnig Taito von Konow (reserv) är Skatteförvaltningens dataskyddsansvariga.

Beskattningens datasystem och annan behandling

Beskattningens datasystem

De personuppgifter som samlats in och skapats för att verkställa beskattningen införs i Skatteförvaltningens datasystem.

Enheten för utredning av grå ekonomi

Skattenummerregistret

Skatteförvaltningen registrerar personer som arbetar inom byggbranschen i skattenummerregistret för byggbranschen. I registret införs namn, finsk personbeteckning och skattenummer.

Personuppgiftsbehandlingens syfte är att övervaka att personkorten för personer som jobbar inom byggbranschen är riktiga samt att arbetsgivaren och arbetstagaren sköter sina beskattningsskyldigheter.

Uppgifter relaterade till befolkningsregistret

Skatteförvaltningen ska i befolkningsdatasystemet registrera uppgifter som behövs för att ge personbeteckningar till utländska medborgare med tillfälligt uppehåll i Finland (22 § i L om befolkningsdatasystemet och Befolkningsregistercentralens certifikattjänster 661/2009).

Mera information om behandling av uppgifter som finns i befolkningsregistret:  www.vrk.fi.

Om sekretessbelagda och offentliga uppgifter

Beskattningsuppgifter är i regel sekretessbelagda. Sekretessen gäller all den information som lämnats in eller upprättats för beskattningen, såsom skattedeklarationer, skatterevisionsberättelser, besvärshandlingar med bilagor och tilläggsutredningar samt också uppgifter som arbetsgivare, pensionsanstalter och uppgiftsskyldiga lämnat för beskattningen. Den som ärendet gäller har rätt att få veta grunderna för sin egen beskattning.

Offentliga är endast de handlingar och register som särskilt anges i lag. Offentliga är bl.a. förteckningen över offentliga inkomstbeskattningsuppgifter, fastighetsbeskattningens offentliga uppgifter, förskottsuppbördsregistret, registret över de momsskyldiga samt företags- och organisationsdatasystemet. Närmare bestämmelser ingår i lagen om offentlighet och sekretess i fråga om beskattningsuppgifter (1346/1999) samt företags- och organisationsdatalagen (244/2001).

I bilbeskattningen och punktbeskattningen tillämpas särskilda bestämmelser. Enligt 86 § i bilskattelagen (1482/1994) och enligt 66 § i punktskattelagen (1469/1994) ska uppgifter som getts eller framlagts i bil- eller punktbeskattningen sekretessbeläggas. I 87 § i bilskattelagen och i 67 § i punktskattelagen föreskrivs om sekretess för uppgifter som gäller affärsverksamhet och övrig beskattning.

Beskattningsbeslut om fordon som beskattas utifrån det allmänna försäljningsvärdet i detaljhandeln är offentliga med de undantag som föreskrivs i lagen. Uppgifter som skattemyndigheten besitter om värdet på begagnade fordon är offentliga, om uppgifterna har använts för beskattningen av fordonen.

Behandling av personuppgifter i samband med en skatterevision

EU:s allmänna dataskyddsförordning har tillämpats fr.o.m. 25.5.2018. Med förordningen skyddas de grundläggande friheterna och rättigheterna för fysiska personer och speciellt deras rätt till skydd av sina personuppgifter.

Skatteförvaltningen behandlar personuppgifter i samband med de uppgifter som avses i 2 § i lagen om Skatteförvaltningen (503/2010) såsom att verkställa beskattning och utöva skattekontroll. Om skatterevisionen föreskrivs bland annat i 11 § och 14 § i lagen om beskattningsförfarande (1558/1995), i 24 § i lagen om beskattningsförfarandet beträffande skatter som betalas på eget initiativ (768/2016), i 37 § i lagen om förskottsuppbörd (1118/1996) och i 2–4 § i förordningen om beskattningsförfarande (763/1998). Vid förfarandet beaktas även förvaltningslagen (434/2003) och lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) samt den allmänna dataskyddsförordningen och den nationella dataskyddslagstiftningen om behandling av personuppgifter.

Skyddet av personuppgifter som anknyter till skyldigheten att förete dokument och data och annan behandling av data vid en skatterevision baserar sig på bestämmelserna i lagarna och förordningarna om beskattningen och beskattningsförfarandet, och de är inte i konflikt med bestämmelserna i den allmänna dataskyddsförordningen.

Skatterevision kan förrättas i den skattskyldiges lokaler, på en bokföringsbyrå eller i Skatteförvaltningens lokaler. Vid en skatterevision ska det för granskning visas upp allt material och all egendom som har begärts och som ansluter sig till näringsverksamheten eller annan förvärvsverksamhet. Vid skatterevisionen ska det således även lämnas sådana dokument och data som innehåller personuppgifter eller är sekretessbelagda. Bokföringsbyrån eller någon annan som förvarar dokumenten och data kan även lämna dem utan att bryta mot förpliktelserna för personuppgiftsbiträdet enligt dataskyddsförordningen.

Skatteförvaltningen har även rättighet och skyldighet att kopiera dokument och data för att utföra skatterevisionen och förvara dem för beskattningen. Skatteförvaltningen har enligt vad som avses om god informationshantering i 18 § i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet och Artikel 32 i den allmänna dataskyddsförordningen förpliktelse att se till att skydda dokument och data på ett behörigt sätt.

Utomstående har enligt det som föreskrivs i 3 kapitlet i lagen om beskattningsförfarande en allmän och en särskild skyldighet att lämna uppgifter. Skyldigheten för utomstående att lämna behövliga uppgifter för beskattningen är en skyldighet som föreskrivs i nationell lagstiftning. Att verkställa skyldigheten att lämna uppgifter strider inte mot den allmänna dataskyddsförordningen. Utomstående har exempelvis rätt att behandla personuppgifter för att enligt 15 b § i lagen om beskattningsförfarande fullgöra förpliktelsen att lämna uppgifter om arbetstagare.

Mottagare till personuppgifterna 

Beskattningsuppgifter lämnas ut till myndigheter och offentliga samfund för de ändamål som anges i lag. Uppgifter lämnas ut bl.a. till Folkpensionsanstalten, övriga pensionsanstalter samt polis-, tull- och utsökningsmyndigheten.

Beskattningsuppgifter lämnas till personuppgiftsbiträdet när hen utför uppgifter som Skatteförvaltningen har delegerat bl.a. enligt 2 b § i lagen om Skatteförvaltningen, dvs. mottagning och sortering av deklarationer, lagring av handlingarna och registrering av de upplysningar som ingår i dem, utskrivning och kuvertering av handlingar som Skatteförvaltningen sänder ut.

Med Skatteförvaltningens tillstånd kan beskattningsuppgifter lämnas även för vetenskaplig forskning, statistikföring samt olika myndigheters planerings- och utredningsarbete.

Med stöd av skatteavtal och avtal om informationsutbyte kan uppgifter överföras utanför Europeiska unionen och Europeiska ekonomiska samarbetsområdet: Gällande skatteavtal

Särskilda kategorier av personuppgifter

Inom Skatteförvaltningen behandlas särskilda kategorier av personuppgifter i enlighet med artikel 9 och uppgifter om fällande domar i brottmål och överträdelser i enlighet med artikel 10. Sådana är uppgifter om kundens invaliditetsprocent, kyrkosamfund och medlemsavgifter till fackförening. I enskilda fall kan beskattningens datasystem även innehålla uppgifter om hälsotillstånd samt skattebrott och andra brott.

Skyddsprinciper

Skatteförvaltningen är skyldig att som statlig myndighet följa god informationshanteringssed och höjd dataskyddsnivå enligt förordningen om informationssäkerheten inom statsförvaltningen samt som personuppgiftsansvarig enligt artikel 32 i allmänna dataskyddsförordningen vidta åtgärder för att säkerställa en lämplig säkerhetsnivå. Skatteförvaltningens datasystemsydd har auditerats.

Beskattningsuppgifterna har skyddats mot obehörig läsning, ändring och förstöring. Skyddet bygger på passagekontroll, personliga användarnamn och begränsning av användarrättigheterna.

Behörigheten att läsa och ändra uppgifterna i registret har begränsats för att motsvara personalens arbetsuppgifter och läsningar och ändringar registreras i en logg.

Riktigheten av uppgifterna kontrolleras med hjälp av maskinella och manuella kontroller av datasystemen i olika skeden av databehandlingsprocessen.
Att uppgifterna inte försvinner säkras genom säkerhetskopior och fysiska skyddsåtgärder. Uppgifter som anknyter till registret som finns på papper har skyddats genom passagekontroll och låsta arkiv.

Tillgång till de egna uppgifterna

Alla parter har rätt att få del av sina beskattningshandlingar.

Enligt dataskyddsförordningen har var och en rätt att få veta vilka personuppgifter om hen den personuppgiftsansvarige behandlar. Personer har rätt att få tillgång till dessa uppgifter.

Vid Skatteförvaltningen ska begäran anföras skriftligt.

Rättelse av en uppgift

Ändring i beskattningen får sökas genom beskattningens sätt för ändringssökande. Man kan t.ex. framställa en omprövningsbegäran hos skatterättelsenämnden eller anföra besvär hos förvaltningsdomstolen.

Om registret innehåller en felaktig uppgift som inte kan överklagas genom de sätt för rättelse- och ändringssökande som anges i skattelagarna eller korrigeras med stöd av förvaltningslagen, kan den registrerade vända sig till Skatteförvaltningen och på ansökan få uppgiften rättad, kompletterad eller raderad ur registret med stöd av bestämmelserna som gäller dataskydd.

Mera information om behandling av beskattnings- och personuppgifter inom Skatteförvaltningen

SvarsBanken

Gå till Svarsbanken