Utlämnande av beskattningsuppgifter

Innehåll

1 Sekretess avseende beskattningsuppgifter
1.1 Skattskyldigas beskattningsuppgifter är i regel sekretessbelagda
1.2 Offentliga beskattningsuppgifter har definierats separat
2 Utlämnande av sekretessbelagda uppgifter
2.1 Grund för att få sekretessbelagda uppgifter
2.2 Specificering av informationsbegärans omfattning och användningssyfte
2.3 Sekretess av mottagna uppgifter
3 Den som begär uppgifter
3.1 Part
3.1.1 Part i beskattningsärende
3.1.2 En annans uppgifter på basis av partsställning
3.1.3 Begränsningar av en parts rätt att ta del av uppgifter
3.2 Uppgifter som behövs för avvittring och arvskifte
3.3 Utlämnande av uppgifter ur en bouppteckning för att se till intressen, rättigheter eller skyldigheter
3.4 Rätt till uppgifter med stöd av annan lagstiftning
3.5 Informationsbegäran av myndigheter
3.5.1 Utlämning av uppgifter som omfattas av spärrmarkering
4 Nödvändiga fullmakter
4.1 Begäran om uppgifter med fullmakt
4.2 Olika parters fullmakter
4.2.1 Dödsbos befullmäktigande
4.2.2 Befullmäktigande av advokat
4.2.3 Befullmäktigande av intressebevakare
4.2.4 Befullmäktigande av bolagsrepresentant
5 Personbeteckning och en persons kontaktuppgifter som en del av beskattningsuppgifterna
5.1 Utlämnande av personbeteckning och kontaktuppgifter
5.2 Spärrmarkering
6 Beslut om att inte lämna ut begärda uppgifter
7 Handläggningstid för informationsbegäran och sätt på vilket uppgifter lämnas ut
8 Avgifter

1 Sekretess avseende beskattningsuppgifter

1.1 Skattskyldigas beskattningsuppgifter är i regel sekretessbelagda

Enligt 4 § i lagen om offentlighet och sekretess i fråga om beskattningsuppgifter (1346/1999, lagen om skatteuppgifter) är beskattningshandlingar som gäller den skattskyldiges ekonomiska ställning samt andra sådana beskattningshandlingar av vilka framgår uppgifter om en identifierbar skattskyldig sekretessbelagda handlingar. Skatteförvaltningen kan lämna ut sekretessbelagda uppgifter endast när så föreskrivs i lag. I lagen om skatteuppgifter föreskrivs separat om en parts rätt att ta del av uppgifter i vissa situationer. Om parters rätt att få sekretessbelagda uppgifter som berör dem föreskrivs i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999, offentlighetslagen). Även i övrig lagstiftning kan det finnas särskilda bestämmelser om rätten att få beskattningsuppgifter trots sekretess.

1.2 Offentliga beskattningsuppgifter har definierats separat

I 2 kap. i lagen om skatteuppgifter föreskrivs separat om att vissa beskattningsuppgifter är offentliga. Offentliga uppgifter är endast de uppgifter som uttryckligen nämns i lagen, såsom inkomstbeskattningens och fastighetsbeskattningens offentliga uppgifter. Erhållandet av dessa uppgifter kräver ingen särskild grund, och det finns separata anvisningar om utlämnande av dem.

I lagen föreskrivs det uttömmande om de offentliga beskattningsuppgifterna. Uppgifterna är offentliga med det innehåll som ursprungligen offentliggjordes. Även om en kunds beskattning skulle ändras, förändras inte de offentliga uppgifterna. När det gäller offentliga uppgifter kan Skatteförvaltningen inte lämna ut mer detaljerade eller kompletterande uppgifter om en enskild skattskyldig. Skatteförvaltningen kan inte heller tolka eller bedöma en enskild skattskyldigs offentliga beskattningsuppgifter. Till exempel uppgifter om sammansättningen av eller källan för en persons beskattningsbara förvärvs- eller kapitalinkomster kan inte lämnas ut.

2 Utlämnande av sekretessbelagda uppgifter

2.1 Grund för att få sekretessbelagda uppgifter

Skatteförvaltningen kan lämna ut sekretessbelagda beskattningsuppgifter endast om den som begär uppgifterna har framfört en lagstadgad rättighet som grund för begäran och Skatteförvaltningen säkerställt att personen har denna rättighet. I praktiken ska den som begär uppgifter i informationsbegäran exakt specificera vilka beskattningsuppgifter hen begär. Den som begär uppgifter ska uppge

• vilka specifika handlingar eller beskattningsuppgifter begäran gäller
• vilken tidsperiod eller vilka skatteår begäran gäller
• på vilken grund uppgifter begärs
• på vilken lagbestämmelse erhållandet av uppgifter baserar sig på.

Innan Skatteförvaltningen kan lämna ut en annan skattskyldigs sekretessbelagda uppgifter ska Skatteförvaltningen alltid säkerställa att den som begär uppgifterna har rätt till dem. Skatteförvaltningen kan endast lämna ut sådana uppgifter som är nödvändiga för den lagstadgade uppgift eller det lagstadgade ändamål som utgör grund för begäran om information.

Om informationsbegäran är så allmän att de uppgifter som behövs för utlämnande av uppgifter inte framgår av den ber Skatteförvaltningen om precisering av informationsbegäran. Om informationsbegäran inte preciseras kan Skatteförvaltningen inte lämna ut de begärda uppgifterna.

2.2 Specificering av informationsbegärans omfattning och användningssyfte

I allmänhet är föremålet för utlämnandet av uppgifter en annan persons sekretessbelagda beskattningsuppgifter. En annan persons beskattningsuppgifter kan endast lämnas ut i den omfattning som föreskrivs i lag. Skatteförvaltningen måste därför innan uppgifterna lämnas ut, försäkra sig om att den som begär uppgifterna har rätt att ta del av alla de uppgifter som informationsbegäran gäller. Man kan till exempel ur sekretessbelagda beskattningshandlingar lämna ut endast en viss begränsad del, som endast innehåller de uppgifter som den som begär om dem har rätt till. Om den som begär uppgifterna till exempel har rätt att få en viss enskild uppgift, som framgår av en sida i handlingen eller en del av den, lämnar Skatteförvaltningen endast ut denna del av handlingen, inte hela handlingen. Rätten för den som begär om uppgifter till att få en annan skattskyldigs sekretessbelagda beskattningsuppgifter kan alltså vara begränsad till vissa enskilda uppgifter eller handlingar. Då kan Skatteförvaltningen inte lämna ut bakgrundsinformation eller andra uppgifter gällande ärendet, även om övriga uppgifter eventuellt skulle vara nödvändiga eller nyttiga för den som begärt dem.

Till exempel om en efterlevande make med stöd av 13 § 2 mom. i lagen om skatteuppgifter begär beskattningsuppgifter som behövs för boutredning, ska man i begäran specificera vilka uppgifter begäran gäller och varför uppgifterna ifråga är nödvändiga i boutredningen. Om omfattningen av de uppgifter som behövs och deras användningssyfte inte framgår av begäran ber Skatteförvaltningen om preciseringar av de uppgifter som behövs och deras användningssyfte. När uppgifter begärs gäller det att undvika att göra en ospecifik begäran av uppgifter. Om den som begär uppgifter exempelvis behöver en viss handling (t.ex. bouppteckning) i sin helhet ska hen i begäran precisera att begäran gäller hela handlingen och utreda varför hen har rätt att få och behöver hela handlingen trots sekretess. Skatteförvaltningen kan endast lämna ut de uppgifter vars behov utreds tillförlitligt.

Informationsbegäran kan endast gälla befintliga beskattningsuppgifter. Skatteförvaltningen kan inte lämna ut sådana handlingar eller uppgifter som den saknar. Skatteförvaltningen kan inte heller upprätta handlingar eller nya beskattningsuppgifter endast för att lämna ut uppgifter. I den mån som det är fråga om befintliga beskattningsuppgifter som finns samlade i till exempel IT-system, kan Skatteförvaltningen dock lämna ut dem på ett ändamålsenligt och säkert sätt.

Vid behov kan man vända sig till Skatteförvaltningen för att få råd om den utredning som behövs i begäran om utlämnande. Syftet med rådgivningen är att hjälpa dem som behöver uppgifter i att rikta informationsbegäran rätt. Rätten till att få ta del av uppgifter regleras dock på många håll i lagstiftningen. De tjänstemän som arbetar i Skatteförvaltningens kundrådgivning känner inte nödvändigtvis till all lagstiftning som berättigar till att ta del av uppgifter. Därför ger Skatteförvaltningen inte allmän rådgivning om all lagstiftning som eventuellt berättigar till utlämnande av uppgifter. I synnerhet när man begär information med stöd av någon annan lagstiftning än lagen om skatteuppgifter och offentlighetslagen är det däremot nödvändigt att för Skatteförvaltningen utreda innehållet i den lagstiftning som ger rätt att lämna ut uppgifter. Skatteförvaltningen är skyldig att bistå den som begär information att rikta begäran att gälla sådana uppgifter som hanteras vid Skatteförvaltningen.

2.3 Sekretess av mottagna uppgifter

Sekretessbelagda uppgifter som Skatteförvaltningen lämnat ut får endast användas för det syfte som uppgifterna lämnats ut för. Uppgifter lämnas alltså ut endast för det syfte som i informationsbegäran utretts som grund för rätten att ta del av uppgifter. Erhållna uppgifter får inte användas för andra syften. Mottagaren av sekretessbelagda beskattningsuppgifter är också skyldig att hemlighålla de mottagna uppgifterna. En annan persons sekretessbelagda beskattningshandlingar får till exempel inte delas på internet eller på annat sätt lämnas ut till andra personer.

3 Den som begär uppgifter

3.1 Part

Enligt 11 § 1 mom. i offentlighetslagen avses med part den som i ett ärende är sökande eller anför besvär eller någon annan vars rätt, fördel eller skyldighet ärendet direkt gäller. En part har också rätt att få information om innehållet i andra än offentliga handlingar, om handlingen kan eller har kunnat påverka behandlingen av partens ärende.

3.1.1 Part i beskattningsärende

Handlingar som behandlas i beskattningen är beskattningshandlingar, och innehållet i dem är beskattningsuppgifter. Part i ett beskattningsärende är den vars beskattningsärende påverkas av handlingarna. Till exempel en fysisk persons egna beskattningsuppgifter och -handlingar är information som hen har rätt till som part. När en part begär att få sina egna beskattningsuppgifter behöver hen inte separat motivera behovet eller användningen av uppgifterna. Handlingar och uppgifter i anknytning till beskattningsärendet kan även innehålla en annan skattskyldigs beskattningsuppgifter. Som part har en skattskyldig rätt att få sådana uppgifter även om de gäller en annan person. Parter i till exempel en bouppteckningshandling eller ett avvittringsavtal och till dessa relaterade beskattningshandlingar är alla de vars beskattning påverkas av dessa handlingar och de uppgifter handlingarna innehåller. På motsvarande sätt kan exempelvis vid överlåtelse av egendom en utredning som lämnats till Skatteförvaltningen av den ena parten påverka beskattningen av den andra parten i överlåtelsen. Då har parten rätt att få dessa utredningar.

En parts rätt till att ta del av beskattningsuppgifter uppstår inte på basis av att personen har ett anhängigt ärende hos en annan myndighet eller till exempel i domstol. Om man är part i ett tvistemål blir man inte part i beskattningen, även om en annan persons beskattningsuppgifter skulle vara till nytta i domstol. Till exempel en person som befinner sig i ett civilrättsligt tvistemål med ett dödsbo är ändå inte en part i dödsboets beskattning.

3.1.2 En annans uppgifter på basis av partsställning

En parts rätt till att ta del av uppgifter kan också gälla en annan skattskyldigs uppgifter när uppgifterna har påverkat eller har kunnat påverka behandlingen av det egna beskattningsärende som gäller den som begär uppgifter. Sådana sekretessbelagda beskattningsuppgifter om en annan skattskyldig lämnas endast ut i den mån som den andra personens beskattningsuppgifter påverkar eller har påverkat beskattningen av den person som begär uppgifterna. Andra uppgifter lämnas inte ut. Om till exempel en av parterna i samma rättshandling har lämnat utredningar om rättshandlingen till sin egen beskattning, kan denna utredning påverka också den andra partens beskattning. Därför har denna andra part rätt att som part få beskattningsuppgifterna i utredningen. En sådan utredning kan dock ingå i en handling som också innehåller sådana uppgifter som inte har något att göra med den andra personens beskattning. Eftersom dessa uppgifter inte påverkar beskattningen kan de inte lämnas ut. Av detta skäl kan utlämnandet av uppgifter gälla endast en viss del av handlingen. På motsvarande sätt har till exempel en arbetstagare rätt att få uppgifter om en skattegranskningsrapport som gäller arbetsgivaren i den mån den handlar om löner och andra prestationer som betalats ut till hen.

3.1.3 Begränsningar av en parts rätt att ta del av uppgifter

I 11 § 2 mom. i offentlighetslagen föreskrivs om undantag på basis av vilka en parts rätt att ta del av uppgifter kan begränsas. Undantagen kan gälla situationer där utlämnande av uppgifter skulle strida mot ett synnerligen viktigt allmänt intresse, ett barns intresse eller ett annat synnerligen viktigt enskilt intresse. Grunden för begränsningen kan till exempel vara att säkerställa skatteövervakningen. I en sådan situation har en part inte rätt att erhålla uppgifter om skatteövervakning i den mån som uppgifterna kan äventyra tillsynen. Att till exempel lämna ut uppgifter om gränsen för urval eller utredning i euro strider mot ett mycket viktigt allmänt intresse. Allmän kunskap om att Skatteförvaltningen väljer de ärenden som ska utredas strider dock inte mot allmänt intresse.

3.2 Uppgifter som behövs för avvittring och arvskifte

Enligt 13 § 2 mom. i lagen om skatteuppgifter lämnar Skatteförvaltningen ut beskattningsuppgifter till efterlevande make, make eller en av tingsrätten förordnad boutredningsman, skiftesman eller delägare i boet, om beskattningsuppgifterna behövs för utredning av boet eller förrättande av avvittring eller arvskifte.

Skatteförvaltningen kan lämna ut sekretessbelagda uppgifter endast till den del som de är nödvändiga för att förrätta avvittring eller arvskifte. Den som begär om uppgifter ska i sin begäran specificera vilka uppgifter hen behöver och varför. Vid behov kan Skatteförvaltningen begära ytterligare utredningar av informationsbehovets grunder och omfattning. Skatteförvaltningen lämnar endast ut de uppgifter vars behov utreds tillförlitligt.

Även om det i ordalydelsen i 13 § 2 mom. i lagen om offentlighet och sekretess i fråga om beskattningsuppgifter föreskrivs om utlämnande av uppgifter till make, kan också ex-makens beskattningsuppgifter lämnas ut till den andra efter att äktenskapsskillnad vunnit laga kraft om avvittring inte har förrättats mellan dem och dessa uppgifter enligt utredning behövs för att förrätta avvittring. Rätten att få uppgifter gäller endast beskattningsuppgifter under äktenskapstiden. Uppgifter kan också lämnas ut till en skiftesman eller boutredningsman.

3.3 Utlämnande av uppgifter ur en bouppteckning för att se till intressen, rättigheter eller skyldigheter

Ett bouppteckningsinstrument som innehas av Skatteförvaltningen är beskattningsuppgifter och därför sekretessbelagt. Skatteförvaltningen kan lämna ut uppgifter ur en bouppteckning endast om den som begär uppgifterna har lagstadgad rätt till att ta del av uppgifterna. Skatteförvaltningen kan trots sekretesskyldigheten lämna ut uppgifter ur en bouppteckning som förvaras av Skatteförvaltningen till en enskild person som behöver uppgifterna för att se till sina intressen, rättigheter eller skyldigheter (lagen om skatteuppgifter 13 § 1 mom.). Med detta avses en situation där till exempel ett intresse eller en rättighet inte skulle tillgodoses utan bouppteckning. Endast de uppgifter som är nödvändiga för det användningssyfte som den som begär om uppgifterna redogjort för lämnas ut ur bouppteckningen. De övriga uppgifterna som inte är nödvändiga för att tillgodose de intressen, rättigheter eller skyldigheter som framförs i begäran döljs ur bouppteckningen.

När man begär om uppgifter ur bouppteckningen för att tillgodose intressen, rättigheter eller skyldigheter, ska man i begäran om uppgifter specificera de uppgifter som behövs och utreda varför dessa uppgifter behövs. Om man till exempel i begäran om uppgifter beställer bouppteckningen i sin helhet, ska den som begär om uppgifterna utreda varför hela bouppteckningen är nödvändig för det begärda användningssyftet. Utredningen ska vara så exakt att man på basis av den kan konstatera att hela bouppteckningshandlingen är nödvändig. I praktiken, till exempel i en situation där man bara vill säkerställa delägarna i boet, behövs inte nödvändigtvis hela bouppteckningen. Å andra sidan kan till exempel en annan myndighet kräva att hela bouppteckningshandlingen bifogas till exempel en ansökan. Det väsentliga är att den som begär om uppgifterna specificerar de uppgifter hen behöver tillräckligt detaljerat och motiverar varför uppgifterna ifråga behövs.

3.4 Rätt till uppgifter med stöd av annan lagstiftning

Bestämmelser om utlämnande av beskattningsuppgifter kan förutom i lagarna gällande Skatteförvaltningen också finnas i annan lagstiftning. I de flesta situationer handlar det om en annan myndighets rätt att få beskattningsuppgifter för sin verksamhet. I dessa situationer ska den part som begär om uppgifter uppge den lag som begäran om information baserar sig på samt de uppgifter eller uppgiftstyper som begärs med stöd av bestämmelsen.

I viss lagstiftning kan ges rätt till endast vissa beskattningsuppgifter som nämns i lagen. Då lämnar Skatteförvaltningen endast ut dessa uppgifter, även om den som begär om uppgifterna eventuellt också kunde behöva andra beskattningsuppgifter. Sekretessbelagda uppgifter kan lämnas ut först efter att man försäkrat sig om rätten att få uppgifterna. Därför kan man i begäran om ytterligare utredningar i samband med utlämnande av uppgifter också begära ytterligare information om vilka uppgifter som behövs och varför.

3.5 Informationsbegäran av myndigheter

En myndighet har inte på basis av sin myndighetsställning allmän rätt att få ta del av sekretessbelagda beskattningsuppgifter. Skatteförvaltningen kan inte lämna ut uppgifter enbart på basis av att myndigheten anger att beskattningsuppgifterna är nödvändiga för att sköta myndighetsuppgifterna. En myndighet kan få uppgifter ur sekretessbelagda beskattningshandlingar endast om rätten till information är lagstadgad. Den begärande myndigheten ska föra fram den bestämmelse som rätten till att ta del av uppgifterna baserar sig på. Till exempel i 287.3 § i fastighetsbildningslagen (554/1995) föreskrivs särskilt om Lantmäteriverkets rätt till information trots sekretessbestämmelserna för att sköta uppgifter relaterade till fastighetsförrättningen. Om Lantmäteriverket således ska sköta en uppgift enligt 287.3 § i fastighetsbildningslagen kan verket få parternas identifikations- och kontaktuppgifter för att sköta uppgifterna i nämnda bestämmelse. Den begärande myndigheten ska alltid ha en sådan uttrycklig lagstadgad rätt för att få sekretessbelagda beskattningsuppgifter.

Rätten att ta del av uppgifter ur en bouppteckning för att tillgodose intressen, rättigheter eller skyldigheter enligt 13 § 1 mom. i lagen om skatteuppgifter tillämpas endast på begäran av utlämnande av uppgifter för enskilda ändamål, dvs. det är inte fråga om en myndighets intressen, rättigheter eller skyldigheter. Med stöd av 13.1 § i lagen om skatteuppgifter kan man undantagsvis även lämna ut uppgifter till en myndighet när myndigheten bevakar enskilda intressen. Till exempel i ett inlösenfall har myndigheten inte någon uttrycklig rätt till att få ta del av uppgifter, men en bouppteckning behövs för att säkerställa att en enskild person inte förlorar sina intressen eller rättigheter.

I en begäran om information ska myndigheterna alltid ange den relevanta lagbestämmelsen, som ger rätt till att få de begära uppgifterna, och därtill en utredning om vilket användningssyfte uppgifterna begärs för. Vid behov kan myndigheterna också bli ombedda om ytterligare utredningar av rätten till information.

Om det för en myndighet framkommit ett nytt, eventuellt ofta återkommande behov av uppgifter, som myndigheten har lagstadgad rätt till, kan myndigheten kontakta Skatteförvaltningens informationstjänst. På basis av kontakten kan en blankett för regelbundet utlämnande av uppgifter eller ett annat liknande förfarande tas i bruk, där man specificerar innehållet i begäran om uppgifter och hur uppgifterna ska lämnas ut så att utlämningsförfarandet kan ordnas på ett för båda myndigheter så effektivt och kostnadseffektivt sätt som möjligt.

3.5.1 Utlämning av uppgifter som omfattas av spärrmarkering

Uppgifter som omfattas av spärrmarkering kan endast lämnas till myndigheter. Utlämning av uppgifter som omfattas av spärrmarkering är exceptionellt även till myndigheter och förutsätter att den myndighet som begär uppgifterna framför en godtagbar grund för att få kontaktuppgifterna för en kund med spärrmarkering. Dessutom ska myndigheten förete en utredning om skydd för uppgifterna och hur uppgifterna ska användas (befolkningsdatalagen 44 § och offentlighetslagen 29.2 och 13 §). Myndigheter som begär en hel del beskattningshandlingar kan lämna en skriftlig utredning om användningen och skyddet av uppgifter med spärrmarkering till Skatteförvaltningens Stabs- och rättsenhet. Om utlämnandet även innehåller uppgifter som omfattas av spärrmarkering, ska man i informationsbegäran ange en godtagbar grund för erhållande av dessa uppgifter och en utredning av hur uppgifterna används och skyddas. Vid behov kan Skatteförvaltningen också begära ytterligare utredningar för utlämnande av uppgifter som omfattas av spärrmarkering.

4 Nödvändiga fullmakter

4.1 Begäran om uppgifter med fullmakt

En kund har rätt att anlita ombud i enlighet med 12 § i förvaltningslagen (434/2003). Ett befullmäktigat ombud ska förete fullmakt eller i övrigt bevisa sin rätt att agera för kundens räkning. En advokat eller ett rättsbiträde ska på begäran förete fullmakt. Ett befullmäktigat ombud kan ges sådana handlingar som huvudmannen har rätt att få, såvida ombudets rätt inte är begränsad.

Fullmakten ska bifogas begäran om uppgifter. Skatteförvaltningen ber den befullmäktigade att förete en fullmakt om det finns någon oklarhet om behörigheten eller dess omfattning. Det är särskilt viktigt att alltid tydligt specificera vem som beviljat fullmakt att till exempel sköta ett dödsbos ärenden, eftersom det beror på fullmaktsgivarens egen rätt att ta del av uppgifter i vilken omfattning uppgifter kan lämnas ut till en befullmäktigad. Fullmakt kan också beviljas som en tills vidare rätt att sköta vissa eller alla beskattningsärenden eller på annat sätt för en längre period. I så fall är det inte nödvändigt att skilt bifoga en fullmakt till varje begäran om utlämnande av uppgifter, utan man kan i begäran hänvisa till en redan tidigare inlämnad fullmakt. En fullmakt för längre tid kan ges på Skatteförvaltningens fullmaktsblankett. På Skatteförvaltningens webbplats finns heltäckande information om befullmäktigande.

4.2 Olika parters fullmakter

4.2.1 Dödsbos befullmäktigande

Delägarna i ett dödsbo kan ha befullmäktigat en person att sköta ett oskiftat dödsbos beskattningsärenden (på blankett 3630r). Ett sådant befullmäktigande berättigar den befullmäktigade att agera som en representant för dödsboet i förhållande till Skatteförvaltningen och dödsboets beskattningsuppgifter kan lämnas ut till hen.

Delägarna i ett dödsbo har dock som parter också själva rätten att få sådana uppgifter som påverkar deras beskattning. Av denna anledning kan uppgifter lämnas ut till en enskild delägare i dödsboet, även om hen inte har befullmäktigats av alla delägarna i dödsboet.

4.2.2 Befullmäktigande av advokat

I de flesta fall ska en advokat förete en fullmakt eller ett annat uppdrag som styrker rätten att få beskattningsuppgifter, eller till exempel ett beslut från tingsrätten om förordnande till boutredningsman (offentlighetslagen 11 §, lagen om skatteuppgifter 13.1 § och 13.2, 1 §). Det är inte nödvändigt att bifoga en fullmakt till begäran om uppgifter om advokatens rätt att företräda klienten annars är tydlig och det inte finns någon anledning att betvivla att fullmakten finns.

Dessutom ska det av en advokats begäran om uppgifter alltid framgå som vems advokat eller i vilken roll (till exempel som boutredningsman eller skiftesman) hen begär uppgifterna, eftersom rätten att lämna ut uppgifter bedöms utifrån huvudmannens rätt att ta del av uppgifterna.

4.2.3 Befullmäktigande av intressebevakare

En intressebevakare har rätt att få samma uppgifter som huvudmannen själv har rätt till. Intressebevakaren ska bifoga ett intressebevakningsbeslut eller en fullmakt till beställningen. Skatteförvaltningen kontrollerar intressebevakningsbeslutets giltighet och vilka ärenden som intressebevakaren har förordnats att sköta. På basis av dessa uppgifter bedöms om intressebevakningsförordnandet omfattar mottagande av uppgifter. Om intressebevakningsbeslutet ger rätt till långsiktig skötsel av beskattningsärenden kan fullmakten sparas hos Skatteförvaltningen som intressebevakarinformation. Då krävs inte separata fullmakter i den mån som begäran om uppgifter görs inom intressebevakningsfullmaktens gränser.

4.2.4 Befullmäktigande av bolagsrepresentant

Aktie- och personbolags beskattningsuppgifter ges till bolagets representanter eller av dem befullmäktigade parter. En representant för ett aktiebolag kan anses vara bolagets styrelse och för ett personbolag ansvariga bolagsmännen. Baserat på sin position har även bolagets vd rätt att agera som företagets representant. Ett bolag kan också befullmäktiga ett revisionsföretag eller en utsedd person att agera som dess representant. Enbart innehav av aktier i ett aktiebolag eller en andel som tyst bolagsman i ett personbolag ger inte rätt att erhålla bolagets beskattningshandlingar. Uppgift om bolagets lagstadgade representant finns i handelsregistret. Vid behov ska man i samband med begäran om uppgifter förete en utredning över rätten att representera företaget.

5 Personbeteckning och en persons kontaktuppgifter som en del av beskattningsuppgifterna

5.1 Utlämnande av personbeteckning och kontaktuppgifter

Personbeteckning och kontaktuppgifter är sekretessbelagda beskattningsuppgifter. Personbeteckningen identifierar en person, och om behandlingen av den föreskrivs uttryckligen i 29 § i dataskyddslagen (1050/2018). Rätten att behandla personbeteckning bedöms i samband med utlämnandet av bouppteckningar. Personbeteckningarna döljs i de begärda handlingarna när den som begär uppgifterna inte har rätt att behandla personbeteckningar i enlighet med 29 § i dataskyddslagen. Beställaren ska förete en grund för att få personbeteckningar. På basis av den framförda utredningen lämnas de personbeteckningar, som är nödvändiga för det syfte som bouppteckningen ges för, kvar i bouppteckningen. När den som begär om uppgifterna har rätt att få bouppteckningen som sådan, ges även personbeteckningarna som finns i bouppteckningen.

En adressuppgift i en beskattningshandling kan lämnas ut på samma grunder som andra beskattningsuppgifter. Till exempel kan en bouppteckning lämnas ut utan att dölja delägarnas adressuppgifter, om det framgår av begäran om uppgifter att bouppteckningen behövs inklusive adressuppgifter för att tillgodose intressen, rättigheter och skyldigheter i enlighet med 13 § i lagen om skatteuppgifter. Om begäran om utlämnande av uppgifter även gäller adressuppgifter, är det också skäl att i begäran utreda varför dessa uppgifter är nödvändiga.

Skatteförvaltningen är dock inte en allmän informationsmyndighet för adresser. En begäran om uppgifter som endast gäller adresser kan med stöd av 15 § i offentlighetslagen vidarebefordras till befolkningsdatamyndigheten dvs. Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata, som verkar som adressmyndighet, eller alternativt kan man be kunden att själv begära uppgifterna av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata.

5.2 Spärrmarkering

I 36 § i lagen om befolkningsdatasystemet och de certifikattjänster som tillhandahålls av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata (661/2009) föreskrivs om spärrmarkering. Om en person har grundad och uppenbar anledning att misstänka att hans eller hennes eller familjens hälsa eller säkerhet är hotad, kan Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata på hens ansökan fatta beslut om att uppgifter om hens hemkommun eller adress inte får lämnas ut ur befolkningsdatasystemet till andra än myndigheter.

Kontaktuppgifter som omfattas av spärrmarkering får enligt befolkningsdatalagen eller offentlighetslagen inte lämnas ut till enskilda personer eller andra enskilda parter, inte ens till parter. Uppgifter som omfattas av spärrmarkering kan lämnas till den person som uppgifterna gäller. Således lämnar Skatteförvaltningen inte ut uppgifter som omfattas av spärrmarkering till någon enskild part på någon grund. Om behandling av uppgifter som omfattas av spärrmarkering finns en separat anvisning.

6 Beslut om att inte lämna ut begärda uppgifter

Skatteförvaltningen ska avgöra begäran om uppgifter. Det finns tre alternativa avgöranden:

• Skatteförvaltningen lämnar ut de begärda uppgifterna.
• Skatteförvaltningen lämnar ut de begärda uppgifterna delvis (dvs. nekar delvis).
• Skatteförvaltningen lämnar inte ut de begärda uppgifterna.

Beslutet om att lämna ut uppgifter baserar sig på den utredning som Skatteförvaltningen mottagit. Om det i den utredning som lämnats in påvisats grunder till att få endast en del av de begärda uppgifterna lämnar Skatteförvaltningen endast ut dessa uppgifter. När en begäran om utlämnande av eller rätten till att ta del av uppgifter är oklar, begär Skatteförvaltningen i regel att begäran om utlämnande av uppgifter kompletteras. En begäran om ytterligare utredning kan dock anses vara onödig, till exempel när man i en begäran om uppgifter begär om sekretessbelagda uppgifter utan att ange någon lagbestämmelse eller grund för utlämnandet av uppgifterna, eller om det på annat sätt är klart att de begärda uppgifterna inte kan lämnas ut för det begärda användningssyftet.

När Skatteförvaltningen inte lämnar ut några uppgifter alls eller endast ger uppgifterna delvis, skickas den som begärt uppgifterna ett nekande tillkännagivande. Där meddelas det nekande avgörandet och berättas att den som begärt om uppgifter kan lämna in tilläggsutredningar i ärendet eller begära att få ett överklagbart beslut av Skatteförvaltningen. Besvär över ett överklagbart beslut kan anföras hos förvaltningsdomstolen. Man kan också begära att få ett överklagbart beslut gällande ett delvis nekande avgörande.

7 Handläggningstid för informationsbegäran och sätt på vilket uppgifter lämnas ut

I 14 § i offentlighetslagen föreskrivs om handläggningstiden för informationsbegäran. Begäran om information ska behandlas utan dröjsmål och en begärd handling ska lämnas ut snarast möjligt. Ibland är det många handlingar som begärs, de innehåller sekretessbelagda delar eller en begäran om information orsakar annars mer arbete än vanligt eller kräver särskilda åtgärder. Då ska begäran om information avgöras och uppgifter ur en offentlig handling lämnas ut senast inom en månad efter att myndigheten har mottagit begäran om att få ta del av handlingen. Om begäran om information kräver ytterligare utredningar av kunden, ska ärendet behandlas utan dröjsmål efter att nödvändiga utredningar har mottagits.

Handlingar ska i regel lämnas ut på det sätt som kunden begärt. Uppgifterna lämnas dock ut på ett sådant sätt att sådana uppgifter som kunden inte har rätt till har dolts ur handlingarna. Detta görs genom att lämna ut en kopia av handlingen eller en del av den eller på annat sätt lämna ut enskilda uppgifter, till exempel i ett separat dokument, så att de sekretessbelagda uppgifterna har dolts. Kunden har inte rätt att fritt bekanta sig med sådana beskattningshandlingar, vars uppgifter hen inte till alla delar har rätt till.

8 Avgifter

Kopior av handlingar som begärs från Skatteförvaltningen är avgiftsbelagda om den som begär om uppgifterna inte anger en grund varför uppgifterna borde fås avgiftsfritt. Om den som begär om uppgifterna har rätt att få de begärda uppgifterna avgiftsfritt, ska hen i begäran om utlämnande framföra grunden för avgiftsfriheten.

En grund för avgiftsfrihet kan vara till exempel att handlingarna behövs för att sköta ett annat beskattningsärende. Dessutom är sådana handlingar, som den som begär om uppgifterna måste lämna in som utredning över sin ekonomiska ställning i ett ärende som är anhängigt vid en annan offentlig myndighet eller hos en enskild aktör avgiftsfria.

Ytterligare information om Skatteförvaltningens avgiftsbelagda tjänster och prestationer finns i anvisningen.