Anmälan av uppgifter om lönetransparens

Vem räknas med i företagets antal anställda?

Räkna med alla arbetstagare som arbetar för ditt företag.

Platsen där arbetet utförs har ingen betydelse. Räkna också med arbetstagare som skickats utomlands för att arbeta.

Om ett finländskt företag har ett fast driftställe i ett annat land, räkna inte med de arbetstagare som arbetar där, om deras lön betalas enligt bestämmelserna i landet i fråga. Uppgifter om lönetransparens behöver inte heller anmälas om dessa arbetstagare.

Du kan lämna arbetstagare som utför tillfälligt eller kortvarigt säsongsarbete utanför personalstyrkan. Sådana är till exempel sommararbetare, praktikanter samt andra säsongs- eller extraanställda.

Om ditt företag hör till en koncern, räkna endast med ditt eget företags arbetstagare. Räkna inte ihop hela koncernens personalstyrka.

Räknas personer som får mötesarvoden eller arbetsersättningar med i personalantalet?

Nej.

Räkna endast med personer som arbetar i ditt företags tjänst som arbetstagare. Räkna inte med utomstående personer till vilka du betalar till exempel mötesarvoden eller arbetsersättningar.

Vid vilken tidpunkt uppskattas antalet arbetstagare i företaget?

Arbetstagarantalet bedöms inte utifrån situationen under en dag.

Granska antalet arbetstagare under hela kalenderåret. Anmälningsskyldigheten uppkommer det kalenderår under vilket antalet arbetstagare första gången överskrider lagens tillämpningsgräns under största delen av året. I praktiken innebär detta minst nio månader.

Även i fråga om arbetsgivarens separata anmälan görs granskningen på årsnivå. Det avgörande är alltså inte antalet arbetstagare en viss dag eller i slutet av året, utan situationen för hela året.

Vad innebär det att det finns ett regelbundet antal arbetstagare under kalenderåret?

Detta har tolkats som att antalet arbetstagare överskrider gränsen under minst nio månader per år.

Om antalet arbetstagare varierar på båda sidor om tillämpningsgränsen, bör arbetsgivaren förutse en eventuell anmälningsskyldighet redan på förhand och frivilligt meddela de uppgifter som ska anges i anmälan om löneuppgifter.

Oberoende av om du är anmälningsskyldig lönar det sig att som arbetsgivare anmäla uppgifterna till inkomstregistret så heltäckande som möjligt. På så sätt får informationsanvändarna uppgifterna direkt från inkomstregistret och ber arbetsgivaren inte separat om dem.

Hur definieras en arbetstagargrupp?

Arbetsgivaren bestämmer själv hur många olika arbetstagargrupper företaget har.

Med arbetstagargrupp avses arbetstagare som utför liknande eller likvärdigt arbete. Grupperingen måste grunda sig på icke-diskriminerande, objektiva och könsneutrala kriterier. Du kan alltså inte bilda grupper slumpmässigt.

Identifiera likvärdigt arbete med hjälp av en bedömningsmetod enligt arbets- eller tjänstekollektivavtalet eller genom någon annan metod. Målet är att gruppera arbetstagare vars uppgifter är likvärdiga till sin svårighetsgrad.

Beakta följande kriterier i bedömningen

• kompetens som behövs i arbetet
• ansvarsmängden
• arbetets belastning
• arbetsförhållanden
• andra faktorer som är väsentliga för uppgiften.

Alla faktorer behöver inte betonas på samma sätt. Vilka faktorer som är viktigast beror på uppgiften.

I bedömningen jämförs arbetsuppgifterna, inte arbetstagarna. Syftet är inte att bedöma en enskild arbetstagares kompetens eller arbetsprestation.

Om bedömningen av arbetets svårighetsgrad utgör en del av lönesystemet i ett arbets- eller tjänstekollektivavtal kan du använda samma bedömningskriterier i grupperingen av arbetstagarna. Till samma grupp av arbetstagare hör då arbetstagare som utför samma eller likvärdigt arbete enligt kriterierna i arbets- eller tjänstekollektivavtalet.

Kan jag använda bedömningskriterierna i kollektivavtalet för gruppering av arbetstagare?

Ja.

Om man i ett kollektivavtal som är bindande för arbetsgivaren har kommit överens om kriterierna för bedömning av arbetets svårighetsgrad, kan du använda dem i grupperingen av arbetstagarna.

Bedömningskriterierna ska vara icke-diskriminerande, objektiva och könsneutrala.

Hur anmäler jag löneskillnader om det endast finns en arbetstagare i arbetstagargruppen?

Ange att endast ett kön är representerat i gruppen.

Ange ingen löneskillnad.

Måste löneskillnaderna anges om det endast finns en arbetstagare av motsatt kön i gruppen?

Ja.

Ange löneskillnaderna i arbetsgivarens separata anmälan även när det i gruppen endast finns en arbetstagare av motsatt kön och hens lön kan härledas ur de anmälda uppgifterna.

Uppgifterna är endast tillgängliga för jämställdhetsombudsmannen. Vi lämnar inte ut dem till inkomstregistrets andra informationsanvändare.

Kan en arbetstagare höra till flera arbetstagargrupper?

Nej.

Arbetstagaren kan höra till endast en grupp åt gången.

En del arbetstagare som utför samma arbete får högre lön på grund av fusionen. Hör de till samma eller olika arbetstagargrupper?

Oftast samma.

Om arbetstagarna utför samma eller likvärdigt arbete och deras arbete som helhet är lika krävande hör de till samma arbetstagargrupp. Enbart en löneskillnad innebär inte att arbetstagarna hör till olika grupper.

Varför anges löneskillnaderna separat som tim- och årsinkomster?

Tim- och årsinkomsterna kompletterar varandra.

När du anger uppgifterna separat som tim- och årsinkomster kan löneskillnaderna mellan könen jämföras och bedömas noggrannare.

Får jag en rapport från inkomstregistret som jag kan utnyttja för att anmäla löneskillnader?

Vi tillhandahåller ingen rapport där du kan se uppgifter grupperade enligt arbetstagargrupp. Du måste själv bilda arbetstagargrupperna och beräkna löneskillnaderna mellan könen.

Ska jag ange löneskillnaderna enligt betald arbetstid eller heltidsarbete?

Beräkna löneskillnaderna utifrån de faktiska utbetalda lönerna. Ange uppgifterna separat som timinkomster och årsinkomster.

Vilka lönedelar anges som grundlön, kompletterande poster och rörliga poster?

Grundlönen är en fast minimilön som betalas till arbetstagaren för ordinarie arbetstid utan tillägg. Den kan till exempel vara tidlön, provisionslön eller ackordslön.

Kompletterande poster är lönedelar som betalas utöver grundlönen och vars belopp i allmänhet förblir detsamma från en lönebetalning till en annan. Sådana är till exempel semesterpenning samt telefon- och bostadsförmån.

Rörliga poster är lönedelar vars belopp varierar. Sådana är till exempel övertidsersättningar, kvälls- och nattillägg, beredskapsersättningar samt bonusar.

Om företaget inte betalar ut kompletterande eller rörliga poster behöver löneskillnader i anslutning till dessa inte anmälas. Ange dock alltid löneskillnader som grundar sig på grundlönen.

Hur anmäls den individuella lönedelen?

Den individuella lönedelen anges antingen som en rörlig eller en kompletterande post. Anmälningssättet bestäms enligt det inkomstslag som används.

• Om du anmäler lönedelen med inkomstslag 216 Annat betalt tillägg, ange det som en rörlig post.
• Om du anmäler lönedelen med inkomstslag 238 Annat regelbundet tillägg, ange det som en kompletterande post.

Hur anmäls företagsspecifika tillägg?

Om det företagsspecifika tillägget betalas till hela personalen, ange det som en del av grundlönen.

Om tillägget betalas endast till en del av personalen, ange det som en kompletterande post.

Hur beaktas en ogrundad förmån vid anmälan om löneskillnader?

En ogrundad förmån minskar inte lönen när du beräknar löneskillnaderna mellan könen.

Behandla den ogrundade förmånen enligt samma inkomstslag som den ursprungliga prestationen. Om en ogrundad förmån hänför sig till exempelvis grundlönen, ska den behandlas som grundlön.

Påverkar återkrav löneskillnaderna mellan könen?

Ja. Återkrav minskar lönen när du beräknar löneskillnaderna mellan könen.

Behandla det återkrävda beloppet enligt samma inkomstslag som den ursprungliga betalningen. Om återkravet gäller till exempel grundlönen eller kompletterande poster, dra av beloppet från posten i fråga.