Obligatoriska och kompletterande uppgifter

Den information som ska ges i anmälan om löneuppgifter till inkomstregistret kan vara antingen obligatoriska uppgifter som ska ges i samband med varje anmälan eller kompletterande uppgifter. De kompletterande uppgifterna preciserar de obligatoriska uppgifterna.

Obligatoriska uppgifter är exempelvis

  • identifieringsuppgifter, såsom löneutbetalningsperioden och -dagen samt uppgifter om prestationsbetalarna och -mottagarna
  • en del av inkomstslagen i anmälan om löneuppgifter (exempelvis naturaförmåner och kostnadsersättningar) då nämnda inkomster betalas
  • anmälan av penninglöner åtminstone som ett totalbelopp (mer begränsad noggrannhetsnivå för anmälan av penninglöner).

Om penninglönerna anmäls som en total summa, kan en del av informationsanvändarna bli tvungna att begära noggrannare uppgifter, eftersom begränsat anmälda uppgifter inte är tillräckligt noggranna för alla användare.

Kompletterande uppgifter

Kompletterande uppgifter är exempelvis

  • kompletterande inkomstslag, såsom specifikt anmälda penninglöner (bredare noggrannhetsnivå)
  • andra tilläggsuppgifter, exempelvis vissa uppgifter om anställningsförhållande, frånvaro och intjäningsperioder för inkomstslag. 

Kompletterande uppgifter ska helst anmälas till inkomstregistret så fullständigt som möjligt, så att alla informationsanvändare som får uppgifter ur registret kan använda dem med önskad noggrannhet. De kompletterande uppgifterna är nödvändiga exempelvis för informationsanvändare som beviljar förmåner, för att de ska kunna bevilja och betala förmåner.

Om arbetsgivaren anger nödvändiga kompletterande uppgifter samtidigt med uppgifter om betalda löner minskas de utredningar som görs efteråt. Om uppgifterna inte anmäls kan informationsanvändarna bli tvungna att rikta informationsförfrågningar till betalaren.

Läs mer om obligatoriska och kompletterande uppgifter.

Penninglöner kan anmälas till inkomstregistret på två olika sätt

Specificerad anmälan av penninglöner (s.k. anmälningssätt 2)

  • Det rekommenderas att anmäla penninglönerna specificerat genom att använda särskilda, kompletterande inkomstslag (större noggrannhet för anmälan av penninglöner). Den angivna lönen består då av de anmälda inkomsterna och betalaren behöver inte räkna ihop dem.
  • Specificerat anmälda uppgifter är i inkomstregistret på den noggrannhetsnivå som motsvarar informationsanvändarnas behov.

Anmälan av penninglöner som ett totalbelopp (s.k. anmälningssätt 1)

  • Penninglöner måste dock åtminstone anmälas som ett totalbelopp (mindre noggrannhet för anmälan av penninglöner). Om lönerna anmäls som en total summa, kan en del av informationsanvändarna bli tvungna att begära noggrannare uppgifter, eftersom begränsat anmälda uppgifter inte är tillräckligt noggranna för alla användare.

Lägg märke till att det inte går att använda anmälningssätten 1 och 2 samtidigt i samma anmälan. Anmälningssätten kan emellertid ändras i olika anmälningar.

Anmälningssättet för penninglöner har inget samband med övriga kompletterande tilläggsuppgifter. Även om penninglönerna anmäls specificerat (anmälningssätt 2), kan arbetsgivaren låta bli att ge övriga tilläggsuppgifter, exempelvis frånvarouppgifter eller intjäningsperioder för inkomstslag. Om penninglönerna anmäls endast som ett totalbelopp (anmälningssätt 1), kan dock andra tilläggsuppgifter lämnas i samma anmälan.

Läs mer om anmälan av penninglöner.

Naturaförmåner, kostnadsersättningar och andra inkomster som ska anmälas separat

Förutom löner som betalats i pengar ska betalaren anmäla vissa inkomster separat, om de betalas. Dessa inkomster som ska anmälas separat ingår inte i anmälan av penninglöner (anmälningssätten 1 och 2).

Inkomster som ska anmälas separat är exempelvis

  • naturaförmåner, kostnadsersättningar samt arbetsersättningar eller bruksavgifter
  • inkomster relaterade till internationellt arbete, såsom försäkringslön
  • idrottares och uppträdande artisters inkomster
  • anställningsoption
  • arvode för närstående- och familjevårdare
  • stöd för privat vård

Arbetsgivaren ska även anmäla betalda kapitalinkomster, såsom ränta på lönefordran och garantiprovisioner.

Den totala summan som betalats till inkomsttagaren, och ska anmälas till inkomstregistret, består alltså förutom av penninglöner dessutom av inkomst som anmäls separat samt poster som avdras från inkomsten.