Välfärdsområdena anmäler löner och förmåner som de betalat ut till inkomstregistret

I början av år 2023 överförs ansvaret för att organisera social- och hälsovården och räddningsväsendets tjänster från kommunerna till de nya välfärdsområdena. På samma gång övergår personal från kommunerna och samkommunerna till att vara arbetstagare inom välfärdsområdena.

Till inkomstregistret anmäler välfärdsområdet

  • löner och andra ersättningar som det betalat ut till arbetstagare
  • lagstadgade förmåner som det betalat ut.

Välfärdsområdena kan också tillsammans bilda en välfärdssammanslutning. Sammanslutningen anmäler uppgifterna till inkomstregistret på samma sätt som välfärdsområdet.

I samband med detta börjar välfärdsområdena också dra nytta av de inkomstuppgifter som fås ur inkomstregistret i sitt beslutsfattande. En separat överenskommelse om inledande av utnyttjandet av uppgifter görs med inkomstregistret. Läs mer om uppgiftstillstånd för informationsanvändare.

Gör så här när du anmäler uppgifter för välfärdsområdets räkning

Kontrollera följande ärenden redan innan du börjar anmäla uppgifter:

Om du anmäler uppgifter som gäller välfärdsområdet till inkomstregistret via ett gränssnitt, till exempel ett löneprogram, behöver du åtkomst till gränssnittet och ett lönecertifikat.

Om välfärdsområdet anmäler uppgifter i inkomstregistrets elektroniska tjänst, ska de personer som lämnar in anmälningar beviljas behövliga befogenheter.

    • Eftersom det handlar om ett välfärdsområde, befullmäktigas personerna med en ansökan.
    • När befogenheterna är i ordning, är det möjligt att logga in i tjänsten med personliga nätbankskoder, mobilcertifikat eller certifikatkort.

Om välfärdsområdet betalar ut förmåner, ska även dessa anmälas till inkomstregistret.

När en arbetstagare har övergått till att tjänstgöra för välfärdsområdet, ska välfärdsområdets FO-nummer och pensionsarrangemangsnummer användas i anmälningen av löner. Om det finns flera försäkringar, ska också arbetsolycksfallsförsäkringens försäkringsnummer uppges. Kommunens tidigare pensionsarrangemangsnummer och arbetsolycksfallsförsäkringsnummer kan inte användas.

Kommunen rättar uppgifter som den anmält tidigare

Om du upptäcker fel eller brister i de uppgifter som anmälts före år 2023, ska tidigare anmälningar som lämnats in med kommunens eller samkommunens FO-nummer korrigeras. Använd de pensionsarrangemangsnummer och arbetsolycksfallsförsäkringsnummer för kommunen vilka gällde på utbetalningsdagen i den ursprungliga anmälan. Välfärdsområdet kan inte korrigera de uppgifter som kommunen lämnat.

Välfärdsområdet betalar inkomster som flutit in före år 2023

Välfärdsområdet kan till arbetstagaren betala övertidsersättning eller andra tillägg som flutit in då arbetstagaren fortfarande arbetade i kommunens eller samkommunens tjänst. I så fall är välfärdsområdet betalare och den ursprungliga anmälan rättas inte. Välfärdsområdet lämnar in en anmälan enligt utbetalningsdagen om en utbetald prestation och meddelar den period för vilken inkomsten flutit in som intjäningsperiod för inkomsten. Intjäningsperioden kan med andra ord också gälla den tid då arbetstagaren ännu var anställd hos kommunen.

När betalaren är ett välfärdsområde ska du ange välfärdsområdets pensionsarrangemangsnummer i anmälan. Använd välfärdsområdets pensionsarrangemangsnummer även om arbetstagaren inte har övergått till anställning hos välfärdsområdet. Ange i dessa fall 31.12.2022–31.12.2022 som anställningsförhållandets giltighetstid.

Kommunen anmäler en prestation till för högt belopp som en ogrundad förmån

Om en kommun eller samkommun betalat för mycket till en arbetstagare, ska den rätta anmälan för den ursprungliga utbetalningsdagen och anteckna den överbetalda andelen som en ogrundad förmån. I den ersättande anmälan ska man använda de pensionsarrangemangsnummer och arbetsolycksfallsförsäkringsnummer för kommunen vilka gällde på utbetalningsdagen i den ursprungliga anmälan.

Återkrav anmäls då en prestation till för högt belopp betalas tillbaka

När en arbetstagare betalat tillbaka en prestation till för högt belopp, anmäls återkravet med anmälan för den löneutbetalningsperiod under vilken prestationen till för högt belopp betalats tillbaka. Om ett välfärdsområde återkräver en prestation som kommunen tidigare betalt, anmäl återkravet med välfärdsområdets FO-nummer. Uppge det pensionsarrangemangsnummer och det nummer på en eventuell arbetsolycksfalls- och yrkessjukdomsförsäkring vilket gällde på återkravsdagen i anmälan.

Försök dock göra återkrav som gäller prestationer som kommunen gjort innan ansvaret för anordnandet överförs till välfärdsområdena. Då anmäls såväl den ogrundade förmånen som återbetalningen med kommunens FO-nummer.

Om välfärdsområdet återkräver en prestation till för högt belopp som kommunen eller samkommunen gjort, ska det alltid göras som bruttoindrivning. Nettoåterkrav får inte tillämpas.

Läs mer om korrigering av uppgifter och behandling av prestationer till för högt belopp

Bytet av arbetsgivare avbryter anställningsförhållandet

När personalen övergår till att vara arbetstagare för välfärdsområdet, upphör anställningsförhållandet hos kommunen eller samkommunen. Därför anmäls inte heller anställningsförhållandet till inkomstregistret som ett oavbrutet förhållande.

Välfärdsområdet uppger som startdag för anställningsförhållandet den dag då arbetstagarna har övergått till välfärdsområdets tjänst, det vill säga 1.1.2023. Uppge i anmälan välfärdsområdets pensionsarrangemangsnummer och koden för en underorganisation till en utbetalare enligt Kevas anmälarkoder. Pensionsarrangemangsnumret ska vara giltigt på den angivna startdagen för anställningsförhållandet.

På motsvarande sätt meddelar kommunen eller samkommunen att anställningsförhållandet har upphört den 31.12.2022 och uppger också kommunens eller samkommunens pensionsarrangemangsnummer i anmälan.

Om en arbetstagare är på oavlönad ledighet när hen övergår till välfärdsområdet, ska välfärdsområdet anmäla uppgifterna om anställningsförhållandet till inkomstregistret från och med 1.1.2023 genom att lämna in en anmälan om löneuppgifter utan förvärv.

Det rekommenderas också att anmälan om löneuppgifter innehåller uppgifter om arbetstagarnas arbetsställen i de nya välfärdsområdena.

Läs mer om anmälning av uppgifter om ett anställningsförhållande.

Kommunen anmäler och rättar tidigare frånvarouppgifter

Om du anmäler frånvarouppgifter för arbetstagarna för tiden före övergången till anställning hos välfärdsområdet, ska kommunens eller samkommunens FO-nummer användas. Om det är nödvändigt att rätta uppgifter om anställningsförhållandet eller frånvaron under denna tid, rättas uppgifterna med kommunens eller samkommunens FO-nummer.

Läs mer om anmälning av uppgifter om frånvaro.

Välfärdsområdet som ställföreträdande betalare: löner till en personlig assistent

Välfärdsområdena ansvarar även i fortsättningen för handikappservicen, till exempel för anordnandet av personlig assistans. Om välfärdsområdet betalar ut lön till en personlig assistent ur egna medel för den assisterade personens räkning, fungerar välfärdsområdet som ställföreträdande betalare. Välfärdsområdet ska till inkomstregistret anmäla uppgifter om de löner som det betalat ut som ställföreträdande betalare.

Ofta sköter en ställföreträdande betalare på den assisterade personens vägnar även andra arbetsgivarskyldigheter, såsom anmälningar för den egentliga arbetsgivaren, arbetsgivarens separata anmälningar och socialförsäkringsavgifter.

För att välfärdsområdet ska kunna sköta dessa ärenden, ska den få en fullmakt av den assisterade personen. Trots bemyndigandet kvarstår skyldigheten att betala sjukförsäkringspremier fortfarande för den assisterade personen. För att kunna betala sjukförsäkringspremier behöver välfärdsområdet referensen för betalning av skatter på eget initiativ för den assisterade personen.

Läs mer om anmälningar av ställföreträdande betalare och den egentliga arbetsgivaren.

Välfärdsområdet betalar ut olika arvoden

Välfärdsområdena ska anmäla de arvoden som de betalat ut till inkomstregistret, såsom arbetsersättningar, mötesarvoden och kostnadsersättningar. Om utbetalaren av en arbetsersättning omfattas av pensionslagen för den offentliga sektorn (OffPL), ska den betala arbetspensionsförsäkringsavgiften för arbetstagare utifrån ett uppdragsavtal med en enskild person, om inkomsttagaren inte har en försäkring enligt lagen om pension för företagare. Uppgifterna ska anmälas till inkomstregistret och det spelar ingen roll om inkomsttagaren är införd i förskottsuppbördsregistret.

Också familje- och närståendevårdsverksamheten överförs till välfärdsområdena. Pensionslagen för den offentliga sektorn (OffPL) omfattar de familjevårdare som ingått uppdragsavtal med välfärdsområdet.

Läs mer om anmälning av olika arvoden och kostnadsersättningar.

I Kevas anvisningar om inkomstregistret finns mer information om arvoden för familje- och närståendevård, arbetsersättningar för försäkrade enligt OffPL och om försäkring av olika arvoden för förtroendeuppdrag.

Bekanta dig också:

Kevas webbplats om välfärdsområden