Företagare: När du betalar lön, anmäl uppgifterna till inkomstregistret

Prestationsbetalaren anmäler uppgifter om betalda prestationer till inkomstregistret. Löneuppgifterna anmäls elektroniskt med anmälan om löneuppgifter och arbetsgivarens separata anmälan.

Till inkomstregistret anmäls uppgifter om löner som utbetalats för utfört arbete, naturaförmåner, arvoden, arbetsersättningar samt övriga förvärvsinkomster. Även skattefria kostnadsersättningar, dvs. betalda dagtraktamenten, måltidsersättningar och kilometerersättningar, samt alla skattepliktiga kostnadsersättningar ska anmälas.

Anmäl uppgifterna elektroniskt

Uppgifterna anmäls elektroniskt till inkomstregistret. Uppgifterna kan enklast anmälas till inkomstregistret direkt från lönesystemet via det tekniska gränssnittet.

I tjänsten Palkka.fi, som är avsedd för småföretagare och hushåll, kan man bekanta sig med elektronisk löneberäkning och anmälning. Det är möjligt att beräkna löner som företaget betalat i tjänsten Palkka.fi och anmäla uppgifterna direkt till inkomstregistret, och då behöver man inte lämna in separata anmälningar till inkomstregistret.

Uppgifterna kan anmälas till inkomstregistret också via e-tjänsten. Uppgifterna kan anmälas genom att ladda upp uppgifterna som XML-filer eller genom att mata in uppgifterna med en webblankett. Inloggningen till inkomstregistrets e-tjänst sker med personliga nätbankskoder, mobilcertifikat eller certifikatkort.

Om företaget inte ännu tagit i bruk e-tjänsterna, är det nu ett bra tillfälle att övergå till dem. Detta kräver inlärning av ny praxis och ändring, men medför lättnader i arbetsgivarens vardag i lång sikt.

Uppgifterna kan anmälas till inkomstregistret på pappersblankett endast av särskilda skäl. Som särskilda skäl betraktas en situation där man inte rimligen kan förutsätta att uppgiftslämnaren ska lämna in anmälan elektroniskt. Så är fallet till exempel då en fysisk person, ett dödsbo, en tillfällig arbetsgivare eller en utlänning inte kan lämna in uppgifter elektroniskt. Uppgifter kan inte heller lämnas in till inkomstregistret per telefon, utan anmälan är formbunden.

Bevilja fullmakt för användningen av e-tjänsten

Om företaget anmäler uppgifterna via inkomstregistrets e-tjänst, kan uppgifterna på företagets vägnar anmälas av en person med en viss organroll i företaget. Alternativt kan personen med firmateckningsrätt i företaget (t.ex. verkställande direktören, verkställande direktörens ställföreträdare eller en enskild näringsidkare) befullmäktiga till exempel en bokföringsbyrå att anmäla uppgifterna till inkomstregistret på dess vägnar.

Man kan bevilja fullmakt i tjänsten Suomi.fi-fullmakter. Läs mera om befullmäktigande.

Ska lön som tas ut av företagets ägare anmälas till inkomstregistret?

Huruvida företagets ägare kan lyfta lön från företaget är av betydelse när det gäller att anmäla uppgifter om löner till företagets ägare.

  • Lön som betalats till ett aktiebolags ägare ska anmälas till inkomstregistret.
  • En firmaföretagare kan inte ta ut lön, utan uttagen betraktas som privata uttag. Privata uttag som görs av en firmaföretagare ska inte anmälas till inkomstregistret. Firmaföretagets privata uttag behandlas i företagets bokföring och de anmäls på skattedeklarationen. Om firman emellertid har arbetstagare, ska de löner som firmaföretagaren betalat till arbetstagarna anmälas till inkomstregistret.
  • Löneinkomst som betalats till en FöPL- eller LFöPL-försäkrad företagare ska anmälas till inkomstregistret.

Så här anmäler du löneförskott

Uppgifter om löneförskott kan anmälas till inkomstregistret med samma anmälan om löneuppgifter med vilken man anmält den egentliga lönen, om löneförskottet och den egentliga lönen betalas till inkomsttagaren under samma kalendermånad.

Om löneförskottet betalas under en annan kalendermånad än den egentliga lönen, måste anmälan lämnas in till inkomstregistret senast på den femte dagen efter betalningsdagen för löneförskottet.

Exempel: Till en arbetstagare betalas löneförskott 10.1 och egentlig lön 31.1. Löneförskottet och den egentliga lönen ska anmälas till inkomstregistret med anmälan om löneuppgifter senast 5.2. Alternativt kan betalaren anmäla löneförskottet separat med en egen anmälan senast 15.1 och den egentliga lönen med en egen anmälan senast 5.2.

Så här anmäler du naturaförmåner

Naturaförmåner betraktas som inkomst för den månad då förmånen har varit tillgänglig för inkomsttagaren. Uppgifter om en naturaförmån kan anmälas med samma anmälan som utbetalade penninglöner. Uppgifter om en naturaförmån kan alternativt anmälas till inkomstregistret en gång om månaden, dock senast på den femte dagen i den kalendermånad som följer efter den månad då förmånen mottagits.

En naturaförmån kan också anmälas som inkomst för den månad som följer efter den månad då naturaförmånerna har flutit in, om penninglön för den månad då naturaförmånen har flutit in betalas ut under följande kalendermånad. I detta fall är tidsfristen för anmälan av naturaförmånen den 5:e dagen i den månad som följer efter betalningsmånaden av penninglöner.

Ifall telefonförmånen behandlas i löneberäkningen på förhand i januari för hela året, kan telefonförmånen också anmälas på förhand till inkomstregistret en gång om året. Detta förfarande kan användas, när inkomsten som ska utbetalas inte omfattas av försäkringsavgifter för arbetspensions-, arbetslöshets- eller arbetsolycksfalls- och yrkessjukdomsförsäkring, som för t.ex. YEL-försäkrade delägare. En förutsättning är också att inga andra inkomster utbetalas till personen och att personen inte heller fått andra förmåner.

Läs mera om att anmäla naturaförmåner.

Så här anmäler du ersättningar för resekostnader

Även skattefria och skattepliktiga kostnadsersättningar ska anmälas till inkomstregistret.

Av skattefria kostnadsersättningar ska kilometerersättningar, dagtraktamenten och måltidsersättningar anmälas. Skattefria ersättningar för resekostnader ska anmälas till inkomstregistret senast på den femte dagen i den månad som följer på månaden då lönen betalats.

Prestationerna kan anmälas med en anmälan en gång i månaden även om det under samma månad finns flera betalningsdagar för kostnadsersättningar. Som betalningsdag på anmälan anges i detta fall den senaste betalningsdagen för kostnadsersättningar i månaden.

Skattepliktiga kostnadsersättningar ska anmälas inom fem dagar från utbetalningsdagen.

Till inkomstregistret anmäls inte till exempel:

  • rese- och logiersättningar som arbetsgivaren betalat utifrån ett verifikat, så som resebiljett eller hotellräkning
  • kostnadsposter som tillhör arbetsgivaren
    • till exempel en arbetstagare köper kaffe och bulle till en arbetsplats och kostnaderna ersätts enligt kvitton till betalaren
    • till exempel en arbetstagare tankar firmans bil med egna pengar och denna kostnad ersätts i samband med lönen
  • ersättningar som betalats till arbetsgivaren
  • arbetsinkomst som används som grund för socialförsäkringsavgifterna och som fastställs för en företagare som är försäkrad enligt lagen om pension för företagare eller lagen om pension för lantbruksföretagare
  • företagsinkomster
    • ett undantag till detta: Till inkomstregistret anmälas vederlag som betalats till en arbetsutförare som inte är införd i förskottsuppbördsregistret (med inkomstslaget 336 Arbetsersättning), och för vilka förskottsinnehållning ska verkställas. Anmälan ska göras oavsett om mottagaren av arbetsersättningen är en fysisk person, ett aktiebolag, ett öppet bolag eller ett kommanditbolag.