Anmäl till inkomstregistret uppgifterna om löner som betalats ut

Uppgifter som anmälas till inkomstregistret är löner som betalats för utfört arbete, naturaförmåner, arvoden, arbetsersättningar samt andra förvärvsinkomster. Även skattefria och skattepliktiga kostnadsersättningar ska anmälas. Prestationer som betalats ut efter 1.1.2019 anmäls till inkomstregistret.

Arbetsgivaren eller annan prestationsbetalare anmäler de utbetalda lönerna och övriga förvärvsinkomster med anmälan om löneuppgifter separat för varje inkomsttagare. Med en anmälan anmäls i regel en inkomsttagares uppgifter för en betalningsgång.

I samband med detta kan man med samma anmälan anmäla flera olika inkomster för inkomsttagaren, t.ex. penninglön, naturaförmåner och kilometerersättning.

Från och med ingången av 2020 kan löneförskott och skattefria kostnadsersättningar som betalats under samma löneutbetalningsperiod anmälas på en och samma gång med en anmälan, även om flera betalningstransaktioner skulle ha skett under månaden. Detta gäller enbart anmälningar som betalats ut efter 1.1.2020.

Det finns ingen nedre gräns i euro för uppgifterna som ska anmälas till inkomstregistret, utan alla uppgifter ska anmälas. Undantag utgörs av tävlingspriser på högst 100 euro som betalats ut efter 1.1.2020. Dessa behöver inte anmälas till inkomstregistret om prismottagaren inte står i ett anställningsförhållande till betalaren.

Från och med år 2021 lämnas även information om pensioner och förmåner till inkomstregistret.

Information som ska ges med anmälan om löneuppgifter 

  • Identifieringsuppgifter
    • exempelvis uppgifter om inkomsttagaren och betalaren, löneutbetalningsperioden och -dagen 
  • Löner och förvärvsinkomster
    • exempelvis olika löner, arbetstidsersättningar eller ersättningar för undantagssituationer samt ersättningar som anknyter till avslutande av ett anställningsförhållande eller till permittering 
  • Inkomstslag som ska anmälas separat, om de betalas
    • exempelvis naturaförmåner, kostnadsersättningar, arbetsersättningar eller bruksavgifter
    • prestationer baserade på organisationens vinstfördelning
    • endast betalningar som omfattas av förskottsinnehållning, arbetsersättningar, utbetalningar till idrottare
  • Poster som ska dras av från lönen
    • exempelvis förskottsinnehållning, källskatt och socialförsäkringsavgifter som betalas av arbetstagare
  • Uppgifter om anställningsförhållande
    • exempelvis avlöningens typ, form, varaktighet, enhetspris, veckoarbetstid, yrkesklass
  • Försäkringsuppgifter
    • exempelvis försäkringsnumren i pensionsbranschen och olycksfallsförsäkringar
  • Frånvarouppgifter
    • exempelvis avlönad och oavlönad frånvaro samt orsakerna till dessa, lön för avlönad frånvarotid
  • Ogrundad förmån
    • belopp och vilken löneutbetalningsperiod och vilket inkomstslag den ogrundade förmånen hänför sig till
  • Återkrav
    • belopp och vilken löneutbetalningsperiod och vilket inkomstslag återkravet hänför sig till

Med anmälan om löneuppgifter anges bland annat inte 

  • medlemsavgifter till fackföreningar eller avgifter till arbetslöshetskassor
  • förtroendepersonsavgifter som betalas direkt till partier
  • känsliga uppgifter om frånvaroorsaker
  • den största delen av kapitalinkomster, såsom räntor eller dividender
  • rese- och logiersättningar som arbetsgivaren betalat enligt verifikat
  • arbetsinkomst som fastställts för en försäkrad företagare enligt lagen om pension för företagare eller lagen om pension för lantbruksföretagare
  • ersättningar som betalats till arbetsgivaren.

Arbetsgivarens separata anmälan 

Arbetsgivaren ger dessutom arbetsgivarens separata anmälan om uppgifter som inte hänför sig till en enskild inkomsttagare. En separat anmälan lämnas in, om 

  • man anmäler det sammanlagda beloppet av arbetsgivarens sjukförsäkringsavgifter som betalats under betalningsmånaden i fråga och därav eventuellt gjorda avdrag
  • betalaren finns i arbetsgivarregistret och inga löner har betalats ut under betalningsmånaden i fråga (uppgiften Ingen lönebetalning).

En felaktig anmälan ska korrigeras

Till inkomstregistret anmäls betalningar som betalats 1.1.2019 och därefter samt korrigeringar av dessa inkomster.

Om man 2019 eller därefter korrigerar betalningar som gjorts före 2019 anmäls korrigeringarna inte till inkomstregistret. Korrigeringar av uppgifter om betalningar som gjorts tidigare än 1.1.2019 görs direkt till respektive informationsanvändare.

Arbetsgivaren eller en annan prestationsbetalare ska korrigera en felaktig uppgift som anmälts utan dröjsmål efter att felet upptäckts. En inkomsttagare som upptäcker ett fel i sina uppgifter ska be om rättelse av prestationsbetalaren.

Betalaren ska korrigera den ursprungliga anmälan med en ersättande anmälan. I den ersättande anmälan ges alla uppgifter på nytt, alltså förutom de nya och ändrade uppgifterna ges även de korrekta uppgifter som fanns i den ursprungliga anmälan.

Den ersättande anmälan bör kunna anknytas till den ursprungliga anmälan som ska korrigeras. Därför ska man vid korrigering av uppgifter i inkomstregistret använda anmälningsreferensen, som hänför korrigeringarna till rätt anmälan.

Inkomsttagaren kan ha flera gällande anmälningar för samma löneutbetalningsperiod och -dag. Ny anmälan ersätter inte en tidigare anmälan.

Hur länge sparas uppgifterna i inkomstregistret?

Uppgifterna i inkomstregistret sparas i 10 år från och med början av följande år efter att de införts.