Anmäl löneuppgifterna till inkomstregistret från och med år 2019

Inkomstregistret införs 1.1.2019. Löneuppgifter kan anmälas tidigast den 1.1.2019.

Löne- och förvärvsinkomster anmäls till inkomstregistret från och med 1.1.2019. Arbetsgivare eller andra prestationsbetalare, som  föreningar eller hushåll, anmäler uppgifterna efter varje betalningstransaktion.

Uppgifter som ska anmälas till inkomstregistret är löner som betalas för utfört arbete, naturaförmåner, arvoden, arbetsersättningar samt andra förvärvsinkomster. Även skattefria och skattepliktiga kostnadsersättningar ska anmälas. 

Löne- och förvärvsinkomster som betalats under år 2018 eller dessförinnan ska som förut anmälas separat till respektive myndighet. De sista årsanmälningarna om löneuppgifter till Skatteförvaltningen, arbetspensionsanstalterna, arbetsolycksfallsförsäkringsbolagen och Arbetslöshetsförsäkringsfonden ges för år 2018.

Från och med år 2020 lämnas även information om pensioner och förmåner till inkomstregistret.

Lägg märke till följande

  • det finns ingen nedre gräns i euro för uppgifter som ska anmälas till inkomstregistret
  • ersättningar för resekostnader ska anmälas, även om ingen penninglön betalas
  • ersättningar som betalats till arbetsgivaren anmäls inte
  • kapitalinkomster som betalas av arbetsgivaren, såsom ränta på lönefordran och garantiprovision ska också anmälas.

Vilka uppgifter ska anmälas till inkomstregistret? 

Arbetsgivaren eller en annan prestationsbetalare anmäler betalade löner och andra förvärvsinkomster i anmälan om löneuppgifter separat för varje inkomsttagare. I en anmälan lämnas information om en inkomsttagare för en betalningsgång.  I samma anmälan kan dock flera inkomstslag anmälas för samma inkomsttagare, exempelvis penninglön, naturaförmåner och kilometerersättningar.

Information som ska ges i anmälan om löneuppgifter 

  • Identifieringsuppgifter
    • exempelvis uppgifter om inkomsttagaren och betalaren, löneutbetalningsperioden och -dagen 
  • Löner och förvärvsinkomster
    • exempelvis olika löner, arbetstidsersättningar eller ersättningar för undantagssituationer samt ersättningar som anknyter till avslutande av ett anställningsförhållande eller till permittering 
  • Inkomstslag som ska anmälas separat, om de betalas
    • exempelvis naturaförmåner, kostnadsersättningar, arbetsersättningar eller bruksavgifter
    • prestationer baserade på organisationens vinstfördelning
    • endast betalningar som omfattas av förskottsinnehållning, arbetsersättningar, utbetalningar till idrottare
  • Poster som ska dras av från lönen
    • exempelvis förskottsinnehållning, källskatt och socialförsäkringsavgifter som betalas av arbetstagare
  • Uppgifter om anställningsförhållande
    • exempelvis avlöningens typ, form, varaktighet, enhetspris, veckoarbetstid, yrkesklass
  • Försäkringsuppgifter
    • exempelvis försäkringsnumren i pensionsbranschen och olycksfallsförsäkringar
  • Frånvarouppgifter
    • exempelvis avlönad och oavlönad frånvaro samt orsakerna till dessa, lön för avlönad frånvarotid
  • Ogrundad förmån
    • belopp och vilken löneutbetalningsperiod och vilket inkomstslag den ogrundade förmånen hänför sig till
  • Återkrav
    • belopp och vilken löneutbetalningsperiod och vilket inkomstslag återkravet hänför sig till

I anmälan om löneuppgifter anges bland annat inte 

  • medlemsavgifter till fackföreningar eller avgifter till arbetslöshetskassor
  • förtroendepersonsavgifter som betalas direkt till partier
  • känsliga uppgifter om frånvaroorsaker
  • den största delen av kapitalinkomster, såsom räntor eller dividender
  • rese- och logiersättningar som arbetsgivaren betalat enligt verifikat
  • arbetsinkomst som fastställts för en försäkrad företagare enligt lagen om pension för företagare eller lagen om pension för lantbruksföretagare.

Arbetsgivarens separata anmälan 

Vid behov ger arbetsgivaren dessutom arbetsgivarens separata anmälan om uppgifter som inte hänför sig till en enskild inkomsttagare. En separat anmälan lämnas in, om 

  • man anmäler det sammanlagda beloppet av arbetsgivarens sjukförsäkringsavgifter som betalats under betalningsmånaden i fråga och därav eventuellt gjorda avdrag
  • betalaren finns i arbetsgivarregistret och inga löner har betalats ut under betalningsmånaden i fråga (uppgiften Ingen lönebetalning).

Både obligatoriska och kompletterande uppgifter anmäls till inkomstregistret

Den information som ska ges i anmälan om löneuppgifter till inkomstregistret kan vara antingen obligatoriska uppgifter som ska ges i samband med varje anmälan eller kompletterande uppgifter. De kompletterande uppgifterna preciserar de obligatoriska uppgifterna.

Obligatoriska uppgifter är exempelvis

  • identifieringsuppgifter, såsom löneutbetalningsperioden och -dagen samt uppgifter om prestationsbetalarna och -mottagarna
  • en del av inkomstslagen i anmälan om löneuppgifter (exempelvis naturaförmåner och kostnadsersättningar) då nämnda inkomster betalas
  • anmälan av penninglöner åtminstone som ett totalbelopp (mer begränsad noggrannhetsnivå för anmälan av penninglöner).

Om penninglönerna anmäls som en total summa, kan en del av informationsanvändarna bli tvungna att begära noggrannare uppgifter, eftersom begränsat anmälda uppgifter inte är tillräckligt noggranna för alla användare.

Kompletterande uppgifter

Kompletterande uppgifter är exempelvis

  • kompletterande inkomstslag, såsom specifikt anmälda penninglöner (bredare noggrannhetsnivå)
  • andra tilläggsuppgifter, exempelvis vissa uppgifter om anställningsförhållande, frånvaro och intjäningsperioder för inkomstslag. 

Kompletterande uppgifter ska helst anmälas till inkomstregistret så fullständigt som möjligt, så att alla informationsanvändare som får uppgifter ur registret kan använda dem med önskad noggrannhet. De kompletterande uppgifterna är nödvändiga exempelvis för informationsanvändare som beviljar förmåner, för att de ska kunna bevilja och betala förmåner.

Om arbetsgivaren anger nödvändiga kompletterande uppgifter samtidigt med uppgifter om betalda löner minskas de utredningar som görs efteråt. Om uppgifterna inte anmäls kan informationsanvändarna bli tvungna att rikta informationsförfrågningar till betalaren.

Penninglöner kan anmälas till inkomstregistret på två olika sätt

Specificerad anmälan av penninglöner (s.k. anmälningssätt 2)

  • Det rekommenderas att anmäla penninglönerna specificerat genom att använda särskilda, kompletterande inkomstslag (större noggrannhet för anmälan av penninglöner). Den angivna lönen består då av de anmälda inkomsterna och betalaren behöver inte räkna ihop dem.
  • Specificerat anmälda uppgifter är i inkomstregistret på den noggrannhetsnivå som motsvarar informationsanvändarnas behov.

Anmälan av penninglöner som ett totalbelopp (s.k. anmälningssätt 1)

  • Penninglöner måste dock åtminstone anmälas som ett totalbelopp (mindre noggrannhet för anmälan av penninglöner). Om lönerna anmäls som en total summa, kan en del av informationsanvändarna bli tvungna att begära noggrannare uppgifter, eftersom begränsat anmälda uppgifter inte är tillräckligt noggranna för alla användare.

Lägg märke till att det inte går att använda anmälningssätten 1 och 2 samtidigt i samma anmälan. Anmälningssätten kan emellertid ändras i olika anmälningar.

Anmälningssättet för penninglöner har inget samband med övriga kompletterande tilläggsuppgifter. Även om penninglönerna anmäls specificerat (anmälningssätt 2), kan arbetsgivaren låta bli att ge övriga tilläggsuppgifter, exempelvis frånvarouppgifter eller intjäningsperioder för inkomstslag. Om penninglönerna anmäls endast som ett totalbelopp (anmälningssätt 1), kan dock andra tilläggsuppgifter lämnas i samma anmälan.

Naturaförmåner, kostnadsersättningar och andra inkomster som ska anmälas separat

Förutom löner som betalats i pengar ska betalaren anmäla vissa inkomster separat, om de betalas. Dessa inkomster som ska anmälas separat ingår inte i anmälan av penninglöner (anmälningssätten 1 och 2).

Inkomster som ska anmälas separat är exempelvis

  • naturaförmåner, kostnadsersättningar samt arbetsersättningar eller bruksavgifter
  • inkomster relaterade till internationellt arbete, såsom försäkringslön
  • idrottares och uppträdande artisters inkomster
  • anställningsoption
  • arvode för närstående- och familjevårdare
  • stöd för privat vård

Arbetsgivaren ska även anmäla betalda kapitalinkomster, såsom ränta på lönefordran och garantiprovisioner.

Den totala summan som betalats till inkomsttagaren, och ska anmälas till inkomstregistret, består alltså förutom av penninglöner dessutom av inkomst som anmäls separat samt poster som avdras från inkomsten.

När ska betalda löner och andra prestationer anmälas till inkomstregistret?

Prestationer som betalats i pengar

Anmäl betalda löner till inkomstregistret senast den femte kalenderdagen efter betalningsdagen.

  • Med betalningsdag avses den dag då prestationen är tillgänglig för mottagaren, t.ex. på mottagarens konto (s.k. lönedag).
  • I de fem kalenderdagar som räknas efter betalningsdagen tas lördag, söndag eller annan helgdag med, men om den utsatta dagen för anmälan är en lördag, söndag eller annan helgdag, kan uppgifterna anmälas följande vardag.

Exempel: En arbetsgivare betalar lön till en arbetstagare 15.1.2019. Lördag, söndag eller annan helgdag inverkar inte på räkningen av den femte kalenderdagen efter betalningsdagen, men då den utsatta dagen för anmälan är söndagen 20.1.2019, ska arbetsgivaren anmäla den betalade lönen till inkomstregistret senast måndagen 21.1.2019.

Om till mottagaren betalas förutom en penningprestation även förmåner och prestationer i annan form än pengar

  • anmäl alla uppgifter om mottagaren senast på den femte kalenderdagen efter betalningsdagen.

Förmåner och prestationer i annan form än pengar

Om det är fråga om enbart förmåner eller prestationer som getts i annan form än pengar (exempelvis fick arbetstagaren enbart en naturaförmån, såsom bostads- eller bilförmån, och ingen penningprestation), anmäl uppgifter om dem till inkomstregistret månatligen senast på den femte dagen i den kalendermånad som följer efter månaden då förmånen erhölls.

En fysisk person och ett dödsbo

En fysisk person eller ett dödsbo ska inlämna uppgifter om betalade prestationer månatligen senast på den femte dagen i den kalendermånad som följer efter betalningsmånaden.

Exempel: Ett hushåll betalar lön till sin anställda barnskötare 15.1. Hushållet ska anmäla till inkomstregistret lönen det betalat senast på den femte dagen i den kalendermånad som följer efter betalningsmånaden, alltså 5.2.  

Om personen eller dödsboet hör till arbetsgivarregistret ska uppgifterna emellertid lämnas in senast på den femte kalenderdagen efter betalningsdagen.

Försäkringslön

Anmäl uppgifter om försäkringslönens belopp månatligen senast på den femte dagen i den kalendermånad som följer efter arbetsperioden.

Lön som betalas av en ställföreträdande betalare

Arbetsgivaren ska anmäla uppgifter om löner som betalats av ställföreträdande betalare, och för vilka arbetsgivaren ska betala socialförsäkringsavgifter, senast på den femte dagen i följande kalendermånad.

Ogrundad förmån

Anmäl uppgift om ogrundad förmån utan dröjsmål, senast inom en månad efter att den ogrundade förmånen har upptäckts.  

Återbetalt belopp

Anmäl uppgifter om återbetalda belopp senast på den femte kalenderdagen efter den dag då information om betalningen av återkrävt belopp, dess betalare och på vilken ogrundad förmån betalningen anknyter till har erhållits.

Arbete utomlands

Uppgifterna ska inlämnas senast på den femte kalenderdagen efter betalningsdagen för den första lönen för utlandsarbete.

Uppgifter om vistelser i Finland kan dock lämnas in senast före slutet av januari det år som följer efter betalningsåret.

Tidsfrist för anmälan på pappersblankett

Då uppgifter lämnas in på pappersblankett är tidsfristen 8 kalenderdagar i stället för 5. Uppgifterna kan anmälas på pappersblankett endast av särskilda skäl. Ett särskilt skäl kan vara exempelvis om en elektronisk anmälan av tekniska skäl är omöjlig för en fysisk person, ett dödsbo, en tillfällig arbetsgivare eller en utlänning.

Tidsfrist för kompletterande information

Det rekommenderas att kompletterande uppgifter inlämnas på samma gång som obligatoriska uppgifter alltid då det är möjligt. Då behöver de som använder informationen inte be om kompletterande uppgifter separat.

  • Lägg märke till att penninglöner alltid ska anmälas senast på den femte kalenderdagen efter betalningsdagen, även om de anmäls specificerat och kompletterande inkomstslag används (anmälningssätt 2).

Det går inte alltid att anmäla kompletterande uppgifter på samma gång som de obligatoriska uppgifterna, exempelvis om det är fråga om frånvarouppgifter och lönen betalas mitt under löneperioden. Frånvaro under föregående löneperiod ska helst anmälas senast med anmälan för pågående löneperiod, så att informationen anmäls tillräckligt snabbt för användarnas behov. 

Uppgifter kan också inlämnas på förhand

Uppgifter om betalade prestationer kan även anmälas till inkomstregistret på förhand (exempelvis direkt från lönekörningen), men dock tidigast 45 dagar före betalningsdagen.

För vissa uppgifter är anmälan på förhand inte begränsad, exempelvis uppgifter om arbets- och vistelseperioder samt frånvaro. Om man på förhand vet att exempelvis en visstidsanställds arbetsförhållande varar ett år kan tidpunkten i fråga anmälas som slutdatum för anställningsförhållandet. Däremot kan begynnelsetidpunkten för ett anställningsförhållande i framtiden tidigast anmälas till inkomstregistret 45 dagar innan det börjar.

Inlämningstid för arbetsgivarens separata anmälan

Arbetsgivarens separata anmälan ska lämnas in månatligen, senast på den femte dagen i följande kalendermånad, exempelvis vid anmälan av det sammanlagda beloppet av arbetsgivarens sjukförsäkringsavgifter som betalats under betalningsmånaden i fråga.

En felaktig anmälan ska korrigeras

Till inkomstregistret anmäls betalningar som betalats 1.1.2019 och därefter samt korrigeringar av dessa inkomster.

Om man 2019 eller därefter korrigerar betalningar som gjorts före 2019 anmäls korrigeringarna inte till inkomstregistret. Korrigeringar av uppgifter om betalningar som gjorts tidigare än 1.1.2019 görs direkt till respektive informationsanvändare.

Arbetsgivaren eller en annan prestationsbetalare ska korrigera en felaktig uppgift som anmälts utan dröjsmål efter att felet upptäckts. En inkomsttagare som upptäcker ett fel i sina uppgifter ska be om rättelse av prestationsbetalaren.

Betalaren ska korrigera den ursprungliga anmälan med en ersättande anmälan. I den ersättande anmälan ges alla uppgifter på nytt, alltså förutom de nya och ändrade uppgifterna ges även de korrekta uppgifter som fanns i den ursprungliga anmälan.

Den ersättande anmälan bör kunna anknytas till den ursprungliga anmälan som ska korrigeras. Därför ska man vid korrigering av uppgifter i inkomstregistret använda anmälningsreferensen, som hänför korrigeringarna till rätt anmälan.

Inkomsttagaren kan ha flera gällande anmälningar för samma löneutbetalningsperiod och -dag. Ny anmälan ersätter inte en tidigare anmälan.

Förseningsavgift

Förseningsavgift påförs endast för de obligatoriska uppgifter som arbetsgivaren eller en annan betalare anmäler för sent till inkomstregistret. Förseningsavgiften påförs av Skatteförvaltningen på basis av uppgifter som erhållits från inkomstregistret. Förseningsavgiften påförs inte en fysisk person eller ett dödsbo, om det inte är fråga om anmälan av en prestation relaterad till näringsverksamhet eller jord- och skogsbruk.

Även om uppgifterna vanligtvis ska anmälas inom fem kalenderdagar från betalningsdagen är förseningsavgiften inte kopplad till samma tidsfrist. Skatteförvaltningen påför en förseningsavgift, om de obligatoriska uppgifter som ska ges om betalade prestationer anmäls senare än på den åttonde dagen i den kalendermånad som följer efter betalningsdagen.

Förseningsavgiften som gäller inkomstregistret består av en förseningsavgift per dag och en förseningsavgift baserad på prestationsbeloppet.

Bestämning av avgiften

1 - 45 dagar

  • Förseningsavgiften för den första anmälan av uppgifter som ska anmälas per kalendermånad är tre euro för varje försenad dag ända tills uppgifterna anmäls till inkomstregistret.
  • Förseningsavgiften som räknas per dag påförs i högst 45 dagar, dvs. sammanlagt högst 135 euro.
  • Om uppgifter som anmälts inom tidsfristen rättas inom 45 dagar från tidsfristen påförs dock ingen förseningsavgift.

Över 45 dagar

  • Om anmälan lämnas mer än 45 dagar för sent, är förseningsavgiften 135 euro. Avgiften utökats med en procent av den anmälda skattepliktiga prestationens belopp eller med en procent av förvärvsinkomsten som utgör grunden för pensionen, beroende på vilket av dessa belopp som är större.
  • Om tidigare anmälda uppgifter rättas senare än 45 dagar efter tidsfristens utgång påförs en förseningsavgift som är en procent av den för sent anmälda skattepliktiga prestationen eller förvärvsinkomsten som utgör grunden för pensionen, beroende på vilket av dessa belopp som är större. Förseningsavgift påförs dock inte om beloppet på den skattepliktiga prestationen eller på förvärvsinkomsten som utgör grunden för pensionen till följd av ändringsanmälan inte blir större än vad som tidigare anmälts.

Förseningsavgift som påförs är högst 15 000 euro.

När uppgifter inte alls anmäls till inkomstregistret eller när uppgifterna är bristfälliga och betalaren inte på eget initiativ rättar till försummelsen innan skatter och avgifter fastställs, påförs ingen förseningsavgift. I en sådan situation är andra möjliga påföljder skatteförhöjning eller försummelseavgift.

Hur länge sparas uppgifterna i inkomstregistret?

Uppgifterna i inkomstregistret sparas i 10 år från och med början av följande år efter att de införts.