Ilmoita palkkatiedot tulorekisteriin vuodesta 2019 alkaen

Tulorekisteri otetaan käyttöön 1.1.2019.

Palkka- ja ansiotulot ilmoitetaan tulorekisteriin 1.1.2019 alkaen. Työnantaja tai muu suorituksen maksaja, kuten yhdistys tai kotitalous, ilmoittaa tiedot jokaisen maksutapahtuman jälkeen.

Tulorekisteriin ilmoitettavia tietoja ovat tehdystä työstä maksetut palkat, palkkiot, työkorvaukset sekä muut ansiotulot kuten luontoisedut. Myös verovapaat ja veronalaiset kustannusten korvaukset on ilmoitettava. 

Vuonna 2018 ja sitä ennen maksetut palkka- ja ansiotulot ilmoitetaan entiseen tapaan kullekin viranomaiselle erikseen. Viimeiset palkkatietojen vuosi-ilmoitukset Verohallinnolle, työeläkelaitoksille, työtapaturmavakuutusyhtiöille ja Työttömyysvakuutusrahastolle annetaan vuodelta 2018.

Tiedot etuuksista ja eläkkeistä ilmoitetaan tulorekisteriin vuodesta 2020 alkaen.

Huomaa, että

  • tulorekisteriin ilmoitettavilla tiedoilla ei ole euromääräistä alarajaa
  • matkakustannusten korvaukset on ilmoitettava, vaikka rahapalkkaa ei maksettaisi
  • työnantajalle maksettuja korvauksia ei ilmoiteta
  • työnantajan maksamat pääomatulot, kuten palkkasaatavan korot ja takausprovisiot on myös ilmoitettava.

Mitä tietoja tulorekisteriin ilmoitetaan? 

Työnantaja tai muu suorituksen maksaja ilmoittaa maksetut palkat ja muut ansiotulot palkkatietoilmoituksella jokaisesta tulonsaajasta erikseen. Yhdellä ilmoituksella ilmoitetaan yhden tulonsaajan yhden maksukerran tiedot.  Samalla ilmoituksella voi kuitenkin ilmoittaa samalle tulonsaajalle useita erilajisia tuloja, esimerkiksi rahapalkkaa, luontoisetuja ja kilometrikorvauksia.

Palkkatietoilmoituksella annettavat tiedot 

  • Yksilöinti- ja tunnistetiedot
    • esimerkiksi tiedot tulonsaajasta ja maksajasta, palkanmaksukausi- ja päivä 
  • Palkat ja ansiotulot
    • esimerkiksi erilaiset palkat, työaika- ja poikkeustilannekorvaukset sekä palvelussuhteen päättämiseen ja lomautukseen liittyvät korvaukset 
  • Erikseen ilmoitettavat tulolajit, jos niitä maksetaan
    • esimerkiksi luontoisedut, kustannusten korvaukset, työ- ja käyttökorvaukset
    • organisaation voitonjakoon perustuvat suoritukset
    • vain ennakonpidätyksen alaiset suoritukset, työkorvaukset, urheilijalle maksetut suoritukset
  • Palkasta vähennettävät erät
    • esimerkiksi ennakonpidätys, lähdevero ja työntekijältä perityt sosiaalivakuutusmaksut
  • Palvelussuhteen tiedot
    • esimerkiksi palkkauksen tyyppi, muoto, kesto, yksikköhinta, viikkotyöaika, ammattiluokka
  • Vakuuttamistiedot
    • esimerkiksi eläkealan ja työtapaturmavakuuttajien vakuutusnumerot
  • Poissaolotiedot
    • esimerkiksi palkalliset ja palkattomat poissaolot sekä niiden syyt, palkallisen poissaoloajan palkka
  • Perusteeton etu
    • määrä ja mihin palkkakauteen ja tulolajiin perusteeton etu kohdistuu
  • Takaisinperintä
    • määrä ja mihin palkkakauteen ja tulolajiin takaisinperintä kohdistuu

Palkkatietoilmoituksella ei ilmoiteta esimerkiksi 

  • ammattiyhdistysjäsenmaksuja eikä työttömyyskassamaksuja
  • puolueelle suoraan maksettavia luottamushenkilömaksuja
  • arkaluonteisia poissaolon syytietoja
  • suurinta osaa pääomatuloista, kuten korkoja tai osinkoja. 

Työnantajan erillisilmoitus 

Työnantaja antaa tarvittaessa lisäksi työnantajan erillisilmoituksen tiedoista, jotka eivät kohdistu yksittäiseen tulonsaajaan. Erillisilmoitus annetaan, kun 

  • ilmoitetaan kyseisen kohdekuukauden aikana maksettujen työnantajan sairausvakuutusmaksujen yhteismäärä ja siitä mahdollisesti tehdyt vähennykset
  • maksaja kuuluu työnantajarekisteriin eikä palkkoja ole maksettu lainkaan kyseisen kohdekuukauden aikana (Ei palkanmaksua -tieto).

Tulorekisteriin ilmoitetaan sekä pakollisia että täydentäviä tietoja

Tulorekisteriin palkkatietoilmoituksella ilmoitettavat tiedot voivat olla joko jokaisen ilmoituksen yhteydessä annettavia pakollisia tietoja tai täydentäviä tietoja. Täydentävät tiedot täsmentävät pakollisesti ilmoitettavia tietoja.

Pakollisia tietoja ovat esimerkiksi

  • yksilöinti- ja tunnistetiedot, kuten palkanmaksukausi ja -päivä sekä tiedot suorituksen maksajista ja saajista
  • osa palkkatietoilmoituksen tulolajeista (esimerkiksi luontoisedut ja kustannusten korvaukset) silloin, kun kyseisiä tuloja maksetaan
  • rahapalkkojen ilmoittaminen vähintään yhteissummana (rahapalkkojen ilmoittamisen suppeampi tarkkuustaso).

Jos rahapalkat ilmoitetaan yhteissummana, osa tiedon käyttäjistä saattaa kuitenkin joutua kysymään tarkempia tietoja, sillä suppeammin ilmoitettuna tiedot eivät ole riittävän tarkkoja kaikille käyttäjille.

Täydentävät tiedot

Täydentäviä tietoja ovat esimerkiksi

  • täydentävät tulolajit, kuten rahapalkkojen ilmoittaminen eritellysti (laajempi tarkkuustaso)
  • muut lisätiedot, esimerkiksi tietyt palvelussuhdetta koskevat tiedot, poissaolotiedot sekä tulolajien ansaintajaksot. 

Täydentävät tiedot on hyvä ilmoittaa tulorekisteriin mahdollisimman kattavasti, jotta kaikki tulorekisteristä tietoja saavat tiedon käyttäjät voivat hyödyntää tietoja tarvitsemallaan tarkkuudella. Täydentävät tiedot ovat esimerkiksi etuuksia myöntäville tiedon käyttäjille välttämättömiä tietoja etuuden myöntämisen tai maksamisen perusteeksi.

Kun työnantaja antaa tarvittavat täydentävät tiedot samassa yhteydessä maksamiensa palkkojen kanssa, jälkikäteen tehtävät selvitykset vähenevät. Jos tiedot jätetään ilmoittamatta, tiedon käyttäjät voivat joutua kysymään suorituksen maksajalta tietoja myöhemmin erikseen.

Rahapalkat voi ilmoittaa tulorekisteriin kahdella eri tavalla

Rahapalkkojen ilmoittaminen eritellysti (ns. ilmoitustapa 2)

  • Suositeltavaa on ilmoittaa rahapalkat eritellysti siten, että käytetään erillisiä, täydentäviä tulolajeja (rahapalkkojen ilmoittamisen laajempi tarkkuustaso). Näin ilmoitettuna palkka muodostuu ilmoitetuista tuloista eikä maksajan tarvitse laskea tuloja yhteen.
  • Eritellysti ilmoitettuna tiedot ovat tulorekisterissä sillä tarkkuustasolla, jolla tiedon käyttäjät tarvitsevat tietoa.

Rahapalkkojen ilmoittaminen yhteissummana (ns. ilmoitustapa 1)

  • Rahapalkat on ilmoitettava kuitenkin vähintään yhteissummana (rahapalkkojen ilmoittamisen suppeampi tarkkuustaso). Jos palkat ilmoitetaan yhteissummana, osa tiedon käyttäjistä saattaa joutua kysymään tarkempia tietoja, sillä suppeammin ilmoitettuna tiedot eivät ole riittävän tarkkoja kaikille käyttäjille.

Huomaa, että ilmoitustapoja 1 ja 2 ei voi käyttää yhtä aikaa samalla ilmoituksella. Ilmoitustapoja voi kuitenkin vaihdella eri ilmoituksilla. Korjaustilanteissa on ilmoitettava aina samalla ilmoitustavalla, jolla alkuperäinen ilmoitus on tehty.

Rahapalkkojen ilmoitustavoilla ei ole yhteyttä muihin täydentäviin lisätietoihin. Vaikka rahapalkat ilmoitettaisiin eritellysti (ilmoitustapa 2), työnantaja voi jättää muut lisätiedot antamatta, esimerkiksi poissaolotiedot tai tulolajien ansaintajaksot. Jos taas rahapalkat ilmoitetaan pelkästään yhteissummana (ilmoitustapa 1), samalla ilmoituksella voi silti ilmoittaa muita lisätietoja.

Luontoisedut, kustannusten korvaukset ja muut erikseen ilmoitettavat tulot

Rahana maksettujen palkkojen lisäksi maksajan on ilmoitettava tietyt tulot erikseen, jos niitä maksetaan. Nämä erikseen ilmoitettavat tulot eivät sisälly rahapalkkojen ilmoittamiseen (ilmoittamistavat 1 ja 2).

Erikseen ilmoitettavia tuloja ovat esimerkiksi

  • luontoisedut, kustannusten korvaukset sekä työ- ja käyttökorvaukset
  • kansainväliseen työskentelyyn liittyvät tulot, esimerkiksi vakuutuspalkka
  • urheilijan ja esiintyvän taiteilijan saamat tulot
  • työsuhdeoptio
  • omaishoitajan ja perhehoitajan palkkio
  • yksityisen hoidon tuki.

Työnantajan on ilmoitettava myös maksamansa pääomatulot, kuten palkkasaatavan viivästyskorot ja takausprovisiot.

Saajalle maksetun, tulorekisteriin ilmoitettavan tulon yhteissumma muodostuu siis rahapalkkojen lisäksi näistä mahdollisesti erikseen ilmoitettavista tuloista sekä tuloista vähennettävistä eristä.

Milloin maksetut palkat ja muut suoritukset ilmoitetaan tulorekisteriin?

Rahana maksetut suoritukset

Ilmoita maksetut palkat tulorekisteriin viimeistään viidentenä kalenteripäivänä maksupäivän jälkeen.

  • Suorituksen maksupäivä on se päivä, jolloin suoritus on saajan käytettävissä, esimerkiksi nostettavissa saajan tililtä (ns. palkkapäivä).
  • Maksupäivän jälkeiseen viiden kalenteripäivän laskemiseen otetaan mukaan lauantai, sunnuntai tai muu pyhäpäivä, mutta jos ilmoituksen määräpäivä on lauantai, sunnuntai tai muu pyhäpäivä, tiedot voi ilmoittaa seuraavana arkipäivänä.

Esimerkki: Työnantaja maksaa työntekijän palkan 15.1.2019. Lauantai, sunnuntai tai muu pyhäpäivä ei vaikuta maksupäivän jälkeisen viidennen kalenteripäivän laskemiseen, mutta koska ilmoituksen määräpäivä on sunnuntai 20.1.2019, työnantajan on ilmoitettava maksamansa palkka tulorekisteriin viimeistään maanantaina 21.1.2019.

Jos saajalle maksetaan rahasuorituksen lisäksi myös muuna kuin rahana annettuja etuja

  • ilmoita kaikki saajaa koskevat tiedot viimeistään viidentenä kalenteripäivänä maksupäivän jälkeen.

Muuna kuin rahana annetut edut ja suoritukset

Jos kyse on pelkästään muuna kuin rahana annetuista eduista tai suorituksista (esimerkiksi työntekijälle on annettu pelkästään luontoisetu, kuten asunto- tai autoetu, eikä lainkaan rahasuoritusta), ilmoita niitä koskevat tiedot tulorekisteriin kuukausittain, viimeistään edun saamiskuukautta seuraavan kalenterikuukauden viidentenä päivänä.

Yksityishenkilö ja kuolinpesä

Yksityishenkilön ja kuolinpesän on annettava tiedot maksetuista suorituksista kuukausittain viimeistään maksukuukautta seuraavan kalenterikuukauden viidentenä päivänä.

Esimerkki: Kotitalous maksaa palkkaamalleen lastenhoitajalle palkan 15.1. Kotitalouden on ilmoitettava maksamansa palkka tulorekisteriin viimeistään maksukuukautta seuraavan kalenterikuukauden viidentenä päivänä eli 5.2.  

Jos henkilö tai kuolinpesä kuuluu työnantajarekisteriin, tiedot on kuitenkin annettava viimeistään viidentenä kalenteripäivänä maksupäivän jälkeen.

Vakuutuspalkka

Ilmoita tiedot vakuutuspalkan määrästä kuukausittain viimeistään työskentelyä seuraavan kalenterikuukauden viidentenä päivänä.

Sijaismaksajan maksama palkka

Työnantajan on ilmoitettava tiedot niistä sijaismaksajan maksamista palkoista, joista työnantaja on velvollinen maksamaan sosiaalivakuutusmaksut, viimeistään seuraavan kalenterikuukauden viidenteen päivään mennessä.

Perusteeton etu

Ilmoita tieto perusteettomasta edusta viipymättä, viimeistään kuukauden kuluessa sen jälkeen kun perusteeton etu on havaittu.  

Takaisin maksettu määrä

Ilmoita tiedot takaisin maksetuista määristä viimeistään viidentenä kalenteripäivänä sen päivän jälkeen, jona on saatu tieto takaisin perityn määrän maksamisesta, sen maksajasta ja siitä, mihin perusteettomaan etuun maksu liittyy.

Ulkomaan työskentely

Tiedot on annettava viimeistään viidentenä kalenteripäivänä ensimmäisen ulkomaan työskentelystä maksetun palkan maksupäivän jälkeen.

Tiedot Suomessa oleskeluajoista voidaan kuitenkin antaa viimeistään maksuvuotta seuraavan vuoden tammikuun loppuun mennessä.

Paperilomakkeella ilmoittamisen määräaika

Paperilomakkeella tietojen antamisen määräaika on 5 kalenteripäivän sijaan 8 kalenteripäivää. Tiedot voi ilmoittaa paperilomakkeella vain erityisestä syystä. Erityinen syy voi olla esimerkiksi silloin, jos sähköinen ilmoittaminen on yksityishenkilölle, kuolinpesälle, satunnaiselle työnantajalle tai ulkomaalaiselle teknisen esteen vuoksi mahdotonta.

Täydentävien tietojen antamisaika

Täydentävät tiedot on suositeltavaa antaa samanaikaisesti pakollisten tietojen kanssa aina, kun se on mahdollista. Tällöin tietoa tarvitsevien käyttäjien ei tarvitse pyytää täydentäviä tietoja myöhemmin erikseen.

  • Huomaa, että rahapalkat on aina ilmoitettava viimeistään viidentenä kalenteripäivänä maksupäivän jälkeen, vaikka ne ilmoitettaisiin eritellysti täydentäviä tulolajeja käyttämällä (ilmoitustapa 2).

Aina täydentävien tietojen ilmoittaminen ei onnistu samanaikaisesti pakollisten tietojen kanssa, esimerkiksi jos kyse on poissaolotiedoista, ja palkka maksetaan kesken palkkakauden. Edellisen palkkakauden poissaolot on hyvä ilmoittaa kuitenkin viimeistään kuluvan palkkakauden ilmoituksella, jotta tiedot olisivat käytettävissä ajoissa. 

Tietoja voi ilmoittaa myös etukäteen

Tiedot maksetuista suorituksista voi ilmoittaa tulorekisteriin myös etukäteen (esimerkiksi suoraan palkka-ajosta), mutta aikaisintaan 45 päivää ennen maksupäivää.

Joitakin tietoja voi ilmoittaa tulevaisuuteen ilman aikarajoituksia, esimerkiksi työskentely- ja oleskeluajanjaksot sekä poissaolotiedot. Jos tiedetään etukäteen, että esimerkiksi tulonsaajan määräaikainen työsuhde kestää vuoden, voi palvelussuhteen päättymisajaksi ilmoittaa kyseisen ajankohdan. Sitä vastoin tulevaisuudessa alkava palvelussuhde voidaan ilmoittaa tulorekisteriin aikaisintaan 45 päivää ennen palvelussuhteen alkamista.

Työnantajan erillisilmoituksen antamisaika

Työnantajan erillisilmoitus on annettava kuukausittain, viimeistään seuraavan kalenterikuukauden viidentenä päivänä, kun ilmoitetaan esimerkiksi kyseisen kohdekuukauden aikana maksettujen työnantajan sairausvakuutusmaksujen yhteismäärä.

Virheellinen ilmoitus pitää korjata

Tulorekisteriin tehdään vain 1.1.2019 ja sen jälkeen annettuihin ilmoituksiin tarvittavat korjaukset.

Jos vuonna 2019 tai sen jälkeen korjataan ennen vuotta 2019 maksettujen suoritusten tietoja, näitä korjauksia ei ilmoiteta tulorekisteriin. Aikaisemmin kuin 1.1.2019 maksettuja suorituksia koskevien tietojen korjaukset tehdään suoraan kullekin tietoa käyttävälle taholle.

Työnantajan tai muun suorituksen maksajan pitää korjata ilmoittamansa virheellinen tieto viipymättä sen jälkeen, kun se on huomattu. Jos tulonsaaja huomaa tiedoissaan virheen, hänen on pyydettävä korjausta suorituksen maksajalta.

Maksajan on korjattava alkuperäinen ilmoitus korvaavalla ilmoituksella. Korvaavalla ilmoituksella annetaan kaikki tiedot uudelleen eli uusien ja muuttuneiden tietojen lisäksi myös alkuperäisessä ilmoituksessa oikein olleet tiedot.

Korvaava ilmoitus pitää pystyä kohdistamaan alkuperäiseen, korjattavaan ilmoitukseen. Tämän vuoksi tulorekisterin tietojen korjaamisessa pitää käyttää ilmoitusviitettä, jolla korjaukset kohdennetaan oikeaan ilmoitukseen.

Tulonsaajalla voi olla samalla palkanmaksukaudella ja -päivällä useita voimassaolevia ilmoituksia. Uusi ilmoitus ei korvaa aiemmin annettua ilmoitusta.

Myöhästymismaksu

Myöhästymismaksua määrätään vain niiden pakollisesti annettavien tietojen perusteella, joita työnantaja tai muu maksaja ilmoittaa tulorekisteriin myöhässä. Myöhästymismaksun määrää Verohallinto tulorekisteristä saatujen tietojen perusteella. Myöhästymismaksua ei määrätä yksityishenkilölle tai kuolinpesälle, ellei kyse ole elinkeinotoimintaan tai maa- ja metsätalouteen liittyvän suorituksen ilmoittamisesta.

Vaikka tiedot on yleensä annettava viiden kalenteripäivän jälkeen maksupäivästä, myöhästymismaksua ei ole kytketty samaan määräaikaan. Verohallinto määrää myöhästymismaksun, jos pakollisesti annettavat tiedot maksetuista suorituksista ilmoitetaan myöhemmin kuin maksupäivää seuraavan kalenterikuukauden kahdeksantena päivänä.

Tulorekisteritietoa koskeva myöhästymismaksu muodostuu päiväkohtaisesta ja suorituksen määrän perusteella määräytyvästä myöhästymismaksusta.

Maksun muodostuminen

1 - 45 päivää

  • Kalenterikuukauden ensimmäisen ilmoituksen myöhässä antamisesta lasketaan 3 euron päiväkohtainen myöhästymismaksu siihen saakka, kunnes tiedot ilmoitetaan tulorekisteriin.
  • Päiväkohtaista myöhästymismaksua määrätään enintään 45 päivän ajan eli yhteensä enintään 135 euroa.
  • Jos aikaisemmin määräajassa ilmoitettuja tietoja oikaistaan 45 päivän kuluessa määräajasta, myöhästymismaksua ei kuitenkaan määrätä.

Yli 45 päivää

  • Jos ilmoitus annetaan yli 45 päivää myöhässä, myöhästymismaksu on 135 euroa. Maksuun lisätään 1 prosentti myöhässä ilmoitetun veronalaisen suorituksen määrästä tai eläkkeen perusteena olevan työansion määrästä sen mukaan, kumpi näistä on suurempi.
  • Jos aikaisemmin ilmoitettuja tietoja oikaistaan yli 45 päivää määräajan jälkeen, myöhästymismaksua määrätään yksi prosentti myöhässä ilmoitetun veronalaisen suorituksen määrästä tai eläkkeen perusteena olevan työansion määrästä sen mukaan, kumpi näistä on suurempi. Myöhästymismaksua ei kuitenkaan määrätä, jos veronalaisen suorituksen tai eläkkeen perusteena olevan työansion määrä ei oikaisun johdosta muutu aiemmin ilmoitettua suuremmaksi.

Myöhästymismaksua määrätään enintään 15 000 euroa kalenterikuukaudelta.

Silloin, kun tietoja ei ilmoiteta tulorekisteriin lainkaan tai tiedot ovat puutteelliset eikä maksaja oma-aloitteisesti korjaa laiminlyöntiä ennen verojen ja maksujen määräämistä, ei määrätä myöhästymismaksua. Tällaisessa tilanteessa mahdollisia muita seuraamuksia ovat veronkorotus ja laiminlyöntimaksu.

Kuinka kauan tiedot säilyvät tulorekisterissä?

Tiedot säilytetään tulorekisterissä 10 vuotta tiedon tallettamisvuotta seuraavan vuoden alusta lukien.