Hyvinvointialueet ilmoittavat maksamansa palkat ja etuudet tulorekisteriin

Sosiaali- ja terveydenhuollon sekä pelastustoimen palvelujen järjestämisvastuu siirtyy kunnilta uusille hyvinvointialueille vuoden 2023 alussa. Samassa yhteydessä siirtyy henkilöstöä kunnista ja kuntayhtymistä hyvinvointialueiden työntekijöiksi.

Hyvinvointialue ilmoittaa tulorekisteriin

  • työntekijöille maksamansa palkat ja muut suoritukset
  • maksamansa lakisääteiset etuudet.

Hyvinvointialueet voivat myös muodostaa yhdessä hyvinvointiyhtymän. Yhtymä ilmoittaa tiedot tulorekisteriin samalla tavalla kuin hyvinvointialue.

Samassa yhteydessä hyvinvointialueet aloittavat myös tulorekisteristä saatavien tulotietojen hyödyntämisen omassa päätöksenteossaan. Tietojen käyttämisen aloittamisesta sovitaan tulorekisterin kanssa erikseen. Lue lisää tiedon käyttäjien tietoluvista.

Toimi näin, kun ilmoitat tietoja hyvinvointialueen puolesta

Tarkista seuraavat asiat jo ennen tietojen ilmoittamisen aloittamista:

Jos ilmoitat hyvinvointialueen tietoja tulorekisteriin rajapinnan kautta, esimerkiksi palkkaohjelmasta, tarvitset rajapinnan käyttöoikeuden ja palkkojen varmenteen.

Jos hyvinvointialue ilmoittaa tietoja tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa, ilmoitukset antaville henkilöille pitää myöntää tarvittavat valtuudet.

    • Koska kyse on hyvinvointialueesta, henkilöt valtuutetaan hakemuksella.
    • Kun valtuudet ovat kunnossa, palveluun kirjaudutaan henkilökohtaisilla verkkopankkitunnuksilla, mobiilivarmenteella tai varmennekortilla.

Jos hyvinvointialue maksaa etuuksia, myös ne pitää ilmoittaa tulorekisteriin.

Kun työntekijä on siirtynyt hyvinvointialueen palvelukseen, käytä palkkojen ilmoittamisessa hyvinvointialueen Y-tunnusta ja eläkejärjestelynumeroa. Ilmoita myös työtapaturmavakuutuksen vakuutusnumero, jos vakuutuksia on useampia. Aikaisempaa kunnan eläkejärjestelynumeroa ja työtapaturmavakuutuksen vakuutusnumeroa ei voi käyttää.

Kunta korjaa aiemmin ilmoittamansa tiedot

Jos huomaat ennen vuotta 2023 ilmoitetuissa tiedoissa virheitä tai puutteita, korjaa aiemmat ilmoitukset, jotka on annettu kunnan tai kuntayhtymän Y-tunnuksella. Käytä alkuperäisen ilmoituksen maksupäivänä voimassa olleita kunnan eläkejärjestelynumeroa ja työtapaturmavakuutuksen vakuutusnumeroa. Hyvinvointialue ei voi korjata kunnan ilmoittamia tietoja.

Hyvinvointialue maksaa ennen vuotta 2023 kertyneitä tuloja

Hyvinvointialue voi maksaa työntekijälle ylityökorvauksia tai muita lisiä, jotka ovat kertyneet ajalta, jolloin työntekijä työskenteli vielä kunnan tai kuntayhtymän palveluksessa. Tällöin maksajana on hyvinvointialue, eikä alkuperäistä ilmoitusta korjata. Hyvinvointialue antaa maksamastaan suorituksesta maksupäivän mukaisesti ilmoituksen ja ilmoittaa tulon ansaintakaudeksi sen ajanjakson, jolta tulo on kertynyt. Ansaintakausi voi siis olla myös ajalta, jona työntekijä oli vielä kunnan palveluksessa.

Kunta ilmoittaa maksamansa liikasuorituksen perusteettomaksi eduksi

Jos kunta tai kuntayhtymä on maksanut työntekijälle liikaa, sen on korjattava alkuperäisen maksupäivän ilmoitus ja merkittävä liikasuorituksen osuus perusteettomaksi eduksi. Käytä korvaavassa ilmoituksessa alkuperäisen ilmoituksen maksupäivänä voimassa olleita kunnan eläkejärjestelynumeroa ja työtapaturmavakuutuksen vakuutusnumeroa.

Takaisinperintä ilmoitetaan, kun liikasuoritus maksetaan takaisin

Kun työntekijä on palauttanut liikasuorituksen, ilmoitetaan takaisinperintä sen palkanmaksukauden ilmoituksella, jonka aikana liikasuoritus on maksettu takaisin. Jos hyvinvointialue perii takaisin suorituksen, jonka kunta on aikaisemmin maksanut, ilmoita takaisinperintä hyvinvointialueen Y-tunnuksella. Merkitse ilmoitukseen takaisinperintäpäivänä voimassa oleva eläkejärjestelynumero ja mahdollinen työtapaturma- ja ammattitautivakuutuksen vakuutusnumero.

Pyri kuitenkin tekemään kunnan maksamien suoritusten takaisinperinnät ennen kuin järjestämisvastuu siirtyy hyvinvointialueille. Tällöin sekä perusteeton etu että takaisinmaksu ilmoitetaan kunnan Y-tunnuksella.

Jos hyvinvointialue perii takaisin kunnan tai kuntayhtymän maksaman liikasuorituksen, pitää se aina tehdä bruttoperintänä. Nettoperintää ei saa käyttää.

Lue lisää tietojen korjaamisesta ja liikamaksujen käsittelystä

Työnantajan vaihtuminen katkaisee palvelussuhteen 

Kun henkilökunta siirtyy hyvinvointialueen työntekijöiksi, palvelussuhde kuntaan tai kuntayhtymään päättyy. Siksi palvelussuhdetta ei myöskään tulorekisteriin ilmoiteta yhdenjaksoisena.

Hyvinvointialue ilmoittaa palvelussuhteen alkupäiväksi sen päivän, jona työntekijät ovat siirtyneet hyvinvointialueen palvelukseen, eli 1.1.2023. Anna ilmoituksessa hyvinvointialueen eläkejärjestelynumero ja Kevan ilmoittajakoodiston mukainen maksajan aliorganisaation tunniste. Eläkejärjestelynumeron pitää olla voimassa ilmoitettuna palvelussuhteen alkupäivänä.

Vastaavasti kunta tai kuntayhtymä ilmoittaa palvelussuhteen päättyneeksi 31.12.2022, ja antaa ilmoituksessa kunnan tai kuntayhtymän eläkejärjestelynumeron.

Jos työntekijä on palkattomalla vapaalla siirtyessään hyvinvointialueen palvelukseen, hyvinvointialueen pitää ilmoittaa palvelussuhdetiedot tulorekisteriin 1.1.2023 alkaen antamalla palkkatietoilmoitus ilman ansioita.

Suositus on myös ilmoittaa palkkatietoilmoituksessa tiedot uusien hyvinvointialueiden työntekijöiden toimipaikoista.

Lue lisää palvelussuhdetietojen ilmoittamisesta.

Kunta ilmoittaa ja korjaa aiemmat poissaolotiedot

Jos ilmoitat työntekijöiden poissaolotietoja ajalta ennen hyvinvointialueen palvelukseen siirtymistä, käytä kunnan tai kuntayhtymän Y-tunnusta. Jos tämän ajan palvelussuhde- tai poissaolotietoja on tarve korjata, ne korjataan kunnan tai kuntayhtymän Y-tunnuksella.

Lue lisää poissaolotietojen ilmoittamisesta.

Hyvinvointialue sijaismaksajana: henkilökohtaisen avustajan palkat

Hyvinvointialueet vastaavat jatkossa myös vammaispalveluista, esimerkiksi henkilökohtaisen avun järjestämisestä. Jos hyvinvointialue maksaa henkilökohtaisen avustajan palkan omista varoistaan avustettavan henkilön puolesta, se toimii sijaismaksajana. Hyvinvointialueen on ilmoitettava tulorekisteriin tiedot sijaismaksajana maksamistaan palkoista.

Usein sijaismaksaja hoitaa avustettavan henkilön puolesta myös muut työnantajavelvollisuudet, kuten varsinaisen työnantajan ilmoitukset, työnantajan erillisilmoitukset ja sosiaalivakuutusmaksut.

Jotta hyvinvointialue voi hoitaa nämä asiat, sen pitää saada avustettavalta henkilöltä valtuutus. Valtuutuksesta huolimatta sairausvakuutusmaksuvelvoite jää silti edelleen avustettavalle henkilölle. Voidakseen hoitaa myös sairausvakuutusmaksut hyvinvointialue tarvitsee avustettavan henkilön oma-aloitteisten verojen maksuviitteen.

Lue lisää sijaismaksajan ja varsinaisen työnantajan ilmoituksista.

Hyvinvointialue maksaa erilaisia palkkioita

Hyvinvointialueiden on ilmoitettava tulorekisteriin maksamansa palkkiot, kuten työkorvaukset, kokouspalkkiot ja kustannusten korvaukset. Kun työkorvauksen maksaja kuuluu julkisten alojen eläkelain piiriin (JuEL), sen pitää maksaa työnantajan työeläkevakuutusmaksu yksityishenkilön toimeksiantosopimuksen perusteella, jos tulonsaajalla ei ole yrittäjän eläkelain mukaista vakuutusta. Tiedot on ilmoitettava tulorekisteriin, eikä merkitystä ole sillä, vaikka tulonsaaja olisikin ennakkoperintärekisterissä.

Myös perhe- ja omaishoitotoiminta siirtyy hyvinvointialueille. Julkisten alojen eläkelain (JuEL) piiriin kuuluvat ne perhehoitajat, jotka ovat tehneet hyvinvointialueen kanssa toimeksiantosopimuksen.

Lue lisää erilaisten palkkioiden ilmoittamisesta ja kustannusten korvausten ilmoittamisesta.

Tulorekisteriä koskevissa Kevan ohjeissa on lisätietoa perhe- ja omaishoidon palkkioista, JuEL:n mukaan vakuutettujen työkorvauksista sekä luottamustoimien eri palkkioiden vakuuttamisesta.