Poissaolojen ilmoittaminen

Anna poissaolotiedot riippumatta siitä, onko työntekijällä ollut poissaoloja vai ei.

Ilmoita poissaolotiedot vain palvelussuhteessa eli työ- tai virkasuhteessa olevista työntekijöistäsi. Tietoja ei anneta esimerkiksi hallituksen jäsenistä tai työkorvauksen saajista.

Voit ilmoittaa poissaolotiedot joko omana ilmoituksenaan tai palkanmaksun yhteydessä. Anna ilmoitus kummassakin tapauksessa palkkatietoilmoituksella.

Tiedot kannattaa ilmoittaa viimeistään poissaoloa seuraavalla palkkatietoilmoituksella. Esimerkiksi tammikuun poissaolot ilmoitetaan siis viimeistään helmikuun ilmoituksella. Näin tiedon käyttäjät saavat poissaolotiedot riittävän nopeasti käyttöönsä.

Poissaolotietojen ilmoittaminen tulorekisteriin on vapaaehtoista mutta suositeltavaa. Voit aloittaa poissaolojen ilmoittamisen tulorekisteriin koska tahansa, myös kesken kalenterivuoden.

Ilmoita aina poissaolojen ilmoitusjakso, vaikka poissaoloja ei olisi ollut

Anna työntekijän poissaolojen ilmoitusjakso jokaisen palkanmaksun yhteydessä. Ilmoita tieto, vaikka työntekijä ei olisi ollut poissa.

Poissaolojen ilmoitusjakso on ajanjakso, jolta ilmoitat poissaolotiedot. Anna tieto säännöllisesti jokaisella palkkatietoilmoituksella.

Ilmoita poissaolojen ilmoitusjaksosta seuraavat tiedot:

  • Alkupäivä: Päivä, johon asti poissaolojaksot on aikaisemmin ilmoitettu. Esimerkiksi edellisen ilmoitusjakson loppupäivää seuraava päivä.
  • Loppupäivä: Päivä, johon asti poissaolot ovat maksajan tiedossa.

Jos työntekijällä ei ole ollut poissaoloja, riittää, että ilmoitat poissaolojen ilmoitusjakson. Jos poissaoloja on ollut, ilmoita lisäksi palkalliset ja palkattomat poissaolojaksot.

Jos tulevalle ajalle on sovittu poissaolo, esimerkiksi vanhempainvapaa tai kuntoutusjakso, ilmoita se vasta siinä vaiheessa, kun myös kaikki sitä edeltävät poissaolot ovat tiedossa.

Huolehdi, että poissaolojen ilmoitusjakso jatkuu aukottomasti ilmoitukselta toiselle.

Kun ilmoitat poissaolojen ilmoitusjakson jokaisella palkkatietoilmoituksella, tiedon käyttäjät saavat poissaoloja koskevat tiedot aukottomasti tulorekisteristä eivätkä pyydä niistä erillisiä todistuksia.

Jos poissaoloja on ollut, ilmoita poissaolojen ilmoitusjakso ja poissaolojaksot

Jos työntekijä on ollut poissa, ilmoita poissaolojen ilmoitusjakson lisäksi poissaolojaksot. Ilmoita palkalliset ja palkattomat jaksot erikseen.

Ilmoita vain koko päivän poissaolot. Ilmoita osapäiväinen poissaolo, jos vähintään yhden kokonaisen päivän jatkunut sairauspoissaolo on alkanut kesken työpäivän.

Palkaton poissaolo on yhtäjaksoinen poissaolo, jonka ajalta työntekijälle ei ole maksettu palkkaa. Jos poissaolojaksoja on useampi, ilmoita ne kaikki erikseen.

Anna kustakin palkattomasta poissaolosta seuraavat tiedot:

  • Poissaolon syy: Ilmoita yhdelle poissaolojaksolle vain yksi syy.
  • Poissaolon alkupäivä: Anna yhtäjaksoisen poissaolojakson alkupäivä.
    • Jos poissaolo jatkuu samasta syystä, voit myöhemmällä ilmoituksella antaa saman alkupäivän ja muuttaa poissaolon loppupäivää.
  • Poissaolon loppupäivä: Anna yhtäjaksoisen poissaolojakson loppupäivä.
    • Jos poissaolo jatkuu toistaiseksi, ilmoita loppupäiväksi palvelussuhteen päättymispäivä tai esimerkiksi kalenterivuoden viimeinen päivä.

Ilmoita lisäksi aina poissaolojen ilmoitusjakso. Varmista, että ilmoittamasi poissaolojakso sisältyy poissaolojen ilmoitusjaksoon.

  • Poissaolojen ilmoitusjakson alkupäivän pitää olla sama tai aikaisempi kuin poissaolojakson alkupäivä. Samoin loppupäivän pitää olla sama tai myöhäisempi.
  • Esimerkiksi jos työntekijäsi on poissa 15.1.ā€’17.1. ja 31.1., niin poissaolojen ilmoitusjakson alkupäivän pitää olla 15.1. tai aiemmin ja loppupäivän 31.1. tai myöhemmin.
  • Poissaolojen ilmoitusjakso kertoo siis, miltä ajalta ilmoitat poissaolotiedot. Ilmoittamasi poissaolojaksot kertovat puolestaan, milloin työntekijäsi on ollut poissa.

Huolehdi myös, että poissaolojen ilmoitusjakso jatkuu aukottomasti ilmoitukselta toiselle.

Palkallinen poissaolo on yhtäjaksoinen poissaolo, jonka ajalta työntekijälle maksetaan palkkaa. Jos poissaolojaksoja on useampi, ilmoita ne kaikki erikseen.

Anna kustakin palkallisesta poissaolosta seuraavat tiedot:

  • Poissaolon syy: Ilmoita yhdelle poissaolojaksolle vain yksi syy.
  • Poissaolon ajalta maksettu palkka: Ilmoita se osuus palkasta, joka on maksettu poissaolon ajalta.
  • Poissaolon alkupäivä: Anna yhtäjaksoisen poissaolojakson alkupäivä.
    • Jos yhtäjaksoinen poissaolo jatkuu edelleen ja olet jo hakenut poissaolosta korvausta Kelalta, anna siinä tapauksessa uuden jakson alkupäiväksi edellisen jakson loppupäivää seuraava päivä.
    • Älä siis ilmoita samaa poissaoloa uudelleen ajalta, jolta olet jo hakenut Kelalta korvausta.
  • Poissaolon loppupäivä: Anna yhtäjaksoisen poissaolojakson loppupäivä.
    • Jos poissaolo jatkuu toistaiseksi, ilmoita loppupäiväksi palvelussuhteen päättymispäivä tai esimerkiksi kalenterivuoden viimeinen päivä.
    • Jos olet tekemässä samalla korvaushakemusta Kelalle, ilmoita poissaolon loppupäiväksi se päivä, johon asti pystyt ilmoittamaan palkan. Jos palkallinen poissaolo jatkuu vielä tämän päivän jälkeen, anna lisäksi Poissaolo jatkuu, mihin asti -tieto.
  • Poissaolopäivien lukumäärä: Ilmoita poissaolojaksoon sisältyvien työpäivien lukumäärä.
    • Laske lukumäärään seuraavat työpäivät:
      • työntekijä on ollut koko päivän poissa ja saanut palkkaa
      • työntekijä on ollut osan päivästä poissa osittaisen hoitovapaan tai kuntoutuksen vuoksi.
  • Ilmoita lisäksi Poissaolo jatkuu, mihin asti -tieto eli poissaolon arvioitu päättymispäivä, jos tiedossasi on, että palkallinen poissaolo jatkuu ilmoittamasi poissaolojakson jälkeen, mutta et pysty vielä ilmoittamaan poissaolon palkkaa kokonaisuudessaan.
    • Jos ilmoittamasi poissaolojakso kattaa koko poissaoloajan, arvioitua päättymispäivää ei ilmoiteta.
  • Täytä tarvittaessa myös Kelan korvaushakemustiedot.

Ilmoita lisäksi aina poissaolojen ilmoitusjakso. Varmista, että ilmoittamasi poissaolojakso sisältyy poissaolojen ilmoitusjaksoon.

  • Poissaolojen ilmoitusjakson alkupäivän pitää olla sama tai aikaisempi kuin poissaolojakson alkupäivä. Samoin loppupäivän pitää olla sama tai myöhäisempi.
  • Esimerkiksi jos työntekijäsi on poissa 15.1.ā€’17.1. ja 31.1., niin poissaolojen ilmoitusjakson alkupäivän pitää olla 15.1. tai aiemmin ja loppupäivän 31.1. tai myöhemmin.
  • Poissaolojen ilmoitusjakso kertoo siis, miltä ajalta ilmoitat poissaolotiedot. Ilmoittamasi poissaolojaksot kertovat puolestaan, milloin työntekijäsi on ollut poissa.

Huolehdi myös, että poissaolojen ilmoitusjakso jatkuu aukottomasti ilmoitukselta toiselle.

Työnantaja: tee samalla korvaushakemus Kelalle

Työnantajana voit hakea korvauksia Kelasta tulorekisterin palkkatietoilmoituksella.

Tarkista, mitä etuuksia voit hakea ja mitä tietoja hakemukseen tarvitaan

Poissaolotietojen korjaaminen

Korjaa virheellisesti antamasi poissaolotiedot korvaavalla ilmoituksella mahdollisimman pian sen jälkeen, kun virhe on havaittu.

Miten korjaan tiedot?

Yksityiskohtaiset ohjeet ja esimerkit

Tutustu esimerkkeihin ja lue lisää poissaolojen ilmoittamisesta ja korjaamisesta eri tilanteissa:

Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin: poissaolotiedot

Sivu on viimeksi päivitetty 19.4.2024