Yrittäjä: Kun maksat palkkaa, ilmoita tiedot tulorekisteriin

Suorituksen maksaja ilmoittaa maksetut suoritukset tulorekisteriin. Palkkatiedot ilmoitetaan sähköisesti palkkatietoilmoituksella ja työnantajan erillisilmoituksella.

Tulorekisteriin ilmoitetaan tiedot tehdystä työstä maksetuista palkoista, luontoiseduista, palkkioista, työkorvauksista sekä muista ansiotuloista. Myös verovapaat kustannusten korvaukset, eli päivärahat, ateriakorvaukset ja kilometrikorvaukset, sekä kaikki veronalaiset kustannusten korvaukset ilmoitetaan.

Ilmoita tiedot sähköisesti

Tiedot ilmoitetaan tulorekisteriin sähköisesti. Vaivattominta on ilmoittaa tiedot tulorekisteriin suoraan palkkajärjestelmästä rajapinnan kautta.

Sähköiseen palkanlaskentaan ja ilmoittamiseen voi tutustua esimerkiksi pienyrittäjille ja kotitalouksille suunnatussa maksuttomassa Palkka.fi-palvelussa. Palkka.fi-palvelussa on mahdollista laskea yrityksen maksamat palkat ja ilmoittaa tiedot suoraan tulorekisteriin, jolloin erillisiä ilmoituksia tulorekisteriin ei tarvitse tehdä.

Tiedot voidaan ilmoittaa tulorekisteriin myös sähköisessä asiointipalvelussa. Tiedot voi ilmoittaa lataamalla tiedot xml-tiedostona tai syöttämällä tiedot verkkolomakkeella. Tulorekisterin sähköisen asiointipalveluun tunnistaudutaan henkilökohtaisilla pankkitunnuksilla, mobiilivarmenteella tai varmennekortilla.

Jos yritys ei vielä käytä sähköisiä asiointipalveluita, nyt on hyvä hetki siirtyä sähköiseen asiointiin. Se vaatii uusien käytäntöjen opettelua ja muutosta, mutta tuo pitkällä aikavälillä helpotusta työnantajan arkeen.

Tiedot voidaan ilmoittaa tulorekisteriin vain erityisestä syystä paperilomakkeella. Erityinen syy tarkoittaa tilannetta, jossa ei kohtuudella voitaisi edellyttää tietojen antamista sähköisesti. Näin on esimerkiksi silloin, kun luonnollisella henkilöllä, kuolinpesällä, satunnaisella työnantajalla tai ulkomaalaisella ei ole mahdollisuutta antaa tietoja sähköisesti. Tietoja ei voi ilmoittaa tulorekisteriin myöskään puhelimitse, vaan tiedot tulee ilmoittaa määrämuotoisesti.

Sähköisen asiointipalvelun käyttöön voi tehdä valtuutuksen

Jos yritys käyttää tietojen ilmoittamiseen tulorekisterin sähköistä asiointipalvelua, tiedot voi ilmoittaa yrityksen puolesta henkilö, jolla on yrityksessä tietty toimielinrooli. Vaihtoehtoisesti yrityksen nimenkirjoitusoikeudellinen (esimerkiksi toimitusjohtaja, toimitusjohtajan sijainen tai yksityinen elinkeinonharjoittaja) voi valtuuttaa esimerkiksi tilitoimiston ilmoittamaan tiedot puolestaan tulorekisteriin.

Valtuutuksen voi tehdä palvelussa Suomi.fi-valtuudet. Lue lisää valtuuttamisesta.

Pitääkö yrityksen omistajan palkat ilmoittaa?

Yrityksen omistajien palkkatietojen ilmoittamisessa merkitystä on sillä, voiko yrityksen omistaja nostaa yrityksestä palkkaa.

  • Osakeyhtiön omistajalle maksettu palkka ilmoitetaan tulorekisteriin.
  • Toiminimiyrittäjä ei voi nostaa palkkaa, vaan nostot ovat yksityisnostoja. Toiminimiyrittäjän yksityisnostoja ei ilmoiteta tulorekisteriin. Toiminimen yksityisnostoja käsitellään toiminimen kirjanpidossa, ja ne ilmoitetaan veroilmoituksella. Jos toiminimellä on kuitenkin työntekijöitä, toiminimiyrittäjän työntekijöille maksamat palkat ilmoitetaan tulorekisteriin.
  • YEL- ja MYEL-vakuutetulle yrittäjälle maksettu palkkatulo ilmoitetaan tulorekisteriin.

Näin ilmoitat palkkaennakon

Palkkaennakkoa koskevat tiedot voi ilmoittaa tulorekisteriin samalla palkkatietoilmoituksella, jolla varsinainen maksettu palkka ilmoitetaan, jos palkkaennakko ja varsinainen palkka maksetaan tulonsaajalle saman kalenterikuukauden aikana.

Jos palkkaennakko maksetaan eri kalenterikuukauden aikana kuin varsinainen palkka, on ilmoitus annettava tulorekisteriin viiden päivän kuluessa palkkaennakon maksupäivästä.

Esimerkki: Työntekijälle maksetaan palkkaennakkoa 10.1. ja varsinainen palkka 31.1. Palkkaennakko ja varsinainen palkka on ilmoitettava tulorekisteriin palkkatietoilmoituksella viimeistään 5.2. Vaihtoehtoisesti maksaja voi ilmoittaa palkkaennakon erikseen omalla ilmoituksellaan viimeistään 15.1. ja varsinaisen palkan omalla ilmoituksellaan viimeistään 5.2.

Näin ilmoitat luontoisedut

Luontoisedut ovat sen kuukauden tuloa, jolloin etu on ollut tulonsaajan käytettävissä. Tiedot luontoisedusta voi ilmoittaa samalla ilmoituksella, jolla ilmoitetaan maksettu rahapalkka. Vaihtoehtoisesti tiedot luontoisedusta voidaan ilmoittaa tulorekisteriin kuukausittain, viimeistään edun saamiskuukautta seuraavan kalenterikuukauden viidentenä päivänä.

Luontoisedun voi ilmoittaa myös sen kertymiskuukautta seuraavan kuukauden tuloksi, jos luontoisedun kertymiskuukaudelta maksetaan rahapalkkaa vasta seuraavan kalenterikuukauden aikana. Tässä tapauksessa luontoisedun ilmoittamisen määräaika on rahapalkan maksukuukautta seuraavan kuukauden 5. päivänä.

Jos puhelinetu käsitellään palkanlaskennassa tammikuussa etukäteen koko vuodelta, voidaan puhelinetu ilmoittaa myös tulorekisteriin etukäteen kerran vuodessa. Näin voidaan toimia, kun maksettava tulo ei ole työeläke-, työttömyys- eikä työtapaturma- ja ammattitautivakuutusmaksujen alaista, kuten YEL-vakuutetuilla osakkailla. Edellytyksenä on myös, ettei henkilölle makseta mitään muuta tuloa, tai ole annettu muuta etua.

Lue lisää luontoisetujen ilmoittamisesta.

Näin ilmoitat matkakustannusten korvaukset

Myös verovapaat ja veronalaiset kustannusten korvaukset on ilmoitettava tulorekisteriin.

Verovapaista kustannusten korvauksista ilmoitetaan kilometrikorvaukset, päivärahat ja ateriakorvaukset. Verovapaat matkakustannusten korvaukset on ilmoitettava tulorekisteriin viimeistään maksukuukautta seuraavan kuukauden viidentenä päivänä.

Suoritukset voi ilmoittaa yhdellä ilmoituksella kerran kuukaudessa, vaikka kustannusten korvausten maksupäiviä olisi useita saman kuukauden aikana. Maksupäiväksi ilmoitukselle merkitään tällöin kuukauden viimeisin kustannusten korvausten maksupäivä.

Veronalaiset kustannusten korvaukset on ilmoitettava viiden päivän kuluessa maksupäivästä.

Tulorekisteriin ei ilmoiteta esimerkiksi

  • työnantajan tositteen perusteella maksamia matka- ja majoittumiskorvauksia, kuten matkalippua tai hotellilaskua
  • työnantajalle kuuluvia kulueriä
    • esimerkiksi työntekijä ostaa työmaalle kahvia ja pullaa ja kulut korvataan kuittien mukaan maksajalle
    • esimerkiksi työntekijä tankkaa firman auton omalla rahallaan ja tämä maksetaan kulukorvauksena palkan yhteydessä
  • työnantajalle maksettuja korvauksia
  • sosiaalivakuutusmaksujen perusteena käytettävää työtuloa, joka määritetään yrittäjän eläkelain tai maatalousyrittäjän eläkelain mukaan vakuutetulle yrittäjälle
  • yritystuloja
    • poikkeuksena tästä: Tulorekisteriin ilmoitetaan ennakkoperintärekisteriin kuulumattomalle työn suorittajalle maksetut vastikkeet (tulolajilla 336 Työkorvaus), joista pitää toimittaa ennakonpidätys. Ilmoitus on tehtävä riippumatta siitä, onko työkorvauksen saaja luonnollinen henkilö, osakeyhtiö, avoin yhtiö tai kommandiittiyhtiö.