Sähköinen asiointi tuo monia hyötyjä
Yrityspalvelu PAJU Oy on käyttänyt sähköistä ilmoittamista tulorekisterin perustamisesta lähtien. Toimitusjohtaja Kimmo Pajukankaan kokemukset kuvaavat hyvin, miten sähköinen asiointi helpottaa yritysten arkea.
"Kun ilmoitukset lähtevät suoraan palkkaohjelmasta tulorekisteriin, työ on minuutin homma", Kimmo sanoo.
Sähköisyys toi helpotuksen
Paperi-ilmoitusten haasteeksi muodostui se, että jo yhden rastin puuttuminen saattoi johtaa ilmoituksen hylkäämiseen ja aiheuttaa ylimääräistä työtä.
“Jos kaikki ilmoitukset olisi pitänyt hoitaa paperilla, se olisi ollut ihan mahdoton rumba. Olisimme tarvinneet pari työntekijää lisää”, Kimmo kertoo.
Muutos sujui helposti
Sähköisen ilmoittamisen käyttöönotto sujui vaivattomasti: yrityksen käytössä olevat palkanlaskentaohjelmat päivitettiin niin, että ilmoitukset voitiin lähettää ohjelmista suoraan tulorekisteriin. Yrityksen asiakkaille lähetettiin sähköpostitse pyynnöt Suomi.fi-valtuuksista ja selkeät ohjeet, joiden avulla valtuudet saatiin hoidettua nopeasti.
Muutos ei vaatinut erityistä perehdytystä – vain ohjelmistopäivityksen. Sen jälkeen ilmoitusten lähettäminen on onnistunut muutamalla klikkauksella.
”Sähköisessä ilmoittamisessa mahdolliset virheet tulevat heti näkyviin, ja ne saa korjattua saman tien.”
Tulokset käytännössä
Sähköinen ilmoittaminen on tuonut merkittäviä hyötyjä:
Nopeus – tiedot siirtyvät tulorekisteriin suoraan palkkaohjelmasta.
Virheiden väheneminen – virheet näkyvät heti ja ne voi korjata saman tien.
Kustannussäästöt – postitus- ja käsittelykulut jäivät pois.
Luotettavuus – ilmoitukset siirtyvät suoraan järjestelmästä toiseen.
“Työ on helpottunut todella paljon. Aikaa ja kustannuksia säästyy, ja voi keskittyä olennaiseen”, Kimmo summaa.
Katse tulevaan
Kimmo toivoo, että myös kaikki yhdistykset ja yhtymät voisivat jatkossa antaa sähköisen valtuutuksen entistä helpommin.
“Kun se saadaan kuntoon, paperista voidaan vihdoin luopua kokonaan”, hän toteaa.