Den digitala utvecklingen på Skatteförvaltningen 1947–2019

Datateknik införs vid Skatteförvaltningen 

Allting började med hålkort 

Datateknik infördes för första gången vid Skatteförvaltningen 1947, då de första hålkortsmaskinerna togs i bruk vid Helsingfors skatteberedningsverk. Hålkorten, på vilka data sparades genom perforering, mångdubblade prestandan jämfört med de gamla arbetsrutinerna som byggde på papper, penna och kalkylator. Fram till 1960 skaffade Skatteförvaltningen fem hålkortsmaskiner till olika delar av landet. 

Den första egentliga datorn, IBM 1401, togs i bruk vid Skatteförvaltningen i Helsingfors 1961, och fram till mitten av 1960-talet byggdes ett nätverk som bestod av sju datacentraler. Datacentralerna skötte skattebyråernas kalkyluppgifter, kontrollerade betalningar samt bland annat förhandsifyllda skattedeklarationer och producerade skatteböcker. Automatisk databehandling (adb) blev en väsentlig del av beredningen och verkställandet av beskattningen. 

På 1960-talet planerade man att centralisera datatekniken inom statsförvaltningens olika sektorer till Statens datorcentral (VTKK), och även Skatteförvaltningens datacentral överfördes till VTKK 1968. Därefter insåg man dock relativt snabbt att beskattningen krävde separat planerings- och programmeringsarbete. Därför började Skattestyrelsen, som inrättats 1970, anställa planerare på nytt, och stegvis tog Skatteförvaltningen allt mer över utvecklingen av sin datateknik. 

År 1984 fattade finansministeriet ett principbeslut om att beskattningens ADB-funktioner skulle överföras från VTKK till Skatteförvaltningen. Den databehandling som beskattningen krävde hade blivit så omfattande att det inte längre var ekonomiskt att sköta den via VTKK. Skatteförvaltningen använde dock också VTKK:s tjänster ända till 1990-talet. 

”Adb-kaoset” och lärdomarna av det 

”Under 1990 blev Skatteförvaltningens automatiska databehandling ett allmänt samtalsämne.” (Skattestyrelsens årsberättelse 1990) 

Beskattningen 1989 borde ha blivit klar fram till slutet av oktober 1990, så att skatteåterbäringarna och kvarskatterna skulle ha gått till betalning i december på normalt sätt. Sommaren 1990 började det dock sippra ut information om ADB-problem, som kunde leda till dröjsmål i beskattningen. Tidningarna publicerade artiklar om ”ADB-kaoset”, och 1990–1991 behandlades ärendet även i regeringen och riksdagen. 

Allting berodde på ett reformprojekt (VTL-projektet) som hade startats 1988 och vars syfte var att utveckla ett nytt skatteberäkningssystem med Skattestyrelsens egna personalresurser. I VTL-projektet infördes nya verktyg och ett nytt programmeringsspråk, och samtidigt medförde den pågående totalreformen av beskattningen en hel del extra arbete. 

De upprepade dröjsmålen i det komplicerade projektet ledde till kaos i beskattningens normala tidsschema. Beskattningen 1989 blev till slut klar i slutet av mars 1991, fem månader för sent. Medborgarna som sett fram emot sina skatteåterbäringar före julen fick dem först i slutet av våren. 

Dröjsmålen åtgärdades inom ett par år, och beskattningen blev klar i tid 1992. Det var en hård upplevelse för Skatteförvaltningen, men man tog också lärdom av det hela: därefter har stora reformer genomförts stegvis med en tillräckligt stor projektorganisation. Samtidigt fästes uppmärksamhet vid att säkerställa beskattningen även i situationer med övergångstider och systembyten.

Grunden för e-tjänster

Skatteförslag

I årtionden var skattedeklarationen en årlig mardröm som skulle göras i januari och som krävde en hel del tid och besvär. Skattskyldiga sammanställde uppgifter om sina inkomster, bifogade nödvändiga kvitton och postade skattedeklarationen till Skatteförvaltningen. 

Detta förändrades i mitten av 1990-talet. Den kraftiga ökningen i användningen av datateknik gjorde det möjligt för Skatteförvaltningen att samla in uppgifter av olika parter: arbetsgivare, FPA, pensionsanstalter och banker. De skattskyldiga behövde inte längre sammanställa uppgifterna, utan beskattningen kunde verkställas utan att besvära kunderna. 

Lösningen var skatteförslag: Skatteförvaltningen använde uppgifter som den sammanställt och skickade ett skatteförslag till den skattskyldige. Skattebetalarna skulle därefter kontrollera förslaget och vid behov rätta uppgifterna. Skatteförslaget gjorde det möjligt att vända Skatteförvaltningens servicekoncept upp och ner. Det blev ombytta roller för Skatteförvaltningen och skattebetalarna. 

Införandet av skatteförslaget började med ett pilotprojekt i samband med beskattningen 1995, i vilket 12 orter och 358 000 löntagare, pensionärer och studerande deltog. Projektet var en framgång som resulterade i mindre besvär för kunderna och gav Skatteförvaltningen kostnadsbesparingar. 

Förfarandet utvidgades i snabb takt, och följande år fick redan 1,6 miljoner kunder skatteförslag. Vid millennieskiftet fick 80 procent av löntagarna och pensionärerna, sammanlagt tre miljoner kunder skatteförslag. 

Skatteförslaget baserade sig på omfattande utnyttjande av datateknik och var ett konkret bevis på de möjligheter som datatekniken gav. Skatteförslaget kom dock på konventionellt sätt på papper liksom Skatteförvaltningens alla kundtjänster. 

Internetrevolutionen 

Den kraftigt ökande användningen av internet från och med mitten av 1990-talet revolutionerade Skatteförvaltningens tjänster. Användningen av internet i kundkommunikationen började utredas 1995. Det första www-baserade intranätsystemet Apaja, avsett för intern kommunikation, infördes 1997 och följande år lanserades webbtjänsten för kunder, www.skatt.fi. Webbplatsen lanserades på finska, svenska och engelska. 

I början var webbtjänsten enkelriktad och möjliggjorde inte växelverkan. Webbplatsen Skatt.fi fokuserade därför på att sprida information: där fanns skatteanvisningar och information om aktuella skattefrågor. Via webbplatsen kunde man också läsa och skriva ut största delen av Skatteförvaltningens blanketter. 

Tjänsten användes aktivt från första början: under det första halvåret besöktes webbplatsen nästan 800 000 gånger. Den populäraste sidan på Skatt.fi var kalkylatorn för uppskattning av skattesatsen. Skatt.fi blev den viktigaste servicekanalen för både skattebetalarna och -mottagarna (kommunerna, församlingarna och staten). 

Tillgången till information från Skatteförvaltningen förbättrades avsevärt tack vare webbplatsen. Förändringen var omfattande, eftersom kommunikationen hade skett per brev och olika slags meddelanden samt via telefontjänsten före det. Nu blev skatteanvisningarna lättillgängliga på ett och samma ställe. 

Internet skapade grunden för digitala tjänster som var oberoende av tid och plats. Många besök till eller telefonsamtal med skattebyrån blev onödiga. Kunderna blev inte ännu av med pappersblanketterna på åratal, men på 2000-talet digitaliserades allt fler beskattningsområden.

Från papper till den digitala världen 

Tyvi

År 1996 startade finansministeriet projektet Tyvi (Tietovirrat Yrityksiltä Viranomaisille), vars mål var att harmonisera myndigheternas informationsinsamling. Tidigare skickades samma företagsrelaterade uppgifter på olika blanketter till olika myndigheter, vilket kunde leda till fel och orsakade extra arbete. Nu var syftet att samla in uppgifterna elektroniskt.

Systemet gick ut på att företagen skickade uppgifterna elektroniskt till Tyvi-operatörer som förmedlade dem vidare till Skatteförvaltningen. Efter pilotprojekt gjordes de första Tyvi-dataöverföringarna 1997. 

Tyvi visade sig vara en fungerande tjänst. Användningen av den ökade till följd av Skatteförvaltningens föreskrift 2004, enligt vilken företag med över 40 anställda skulle använda Tyvi för att lämna in uppgifter till Skatteförvaltningen. År 2007 inlämnades redan över 90 procent av företagens årsanmälningar elektroniskt. 

Tyvi var en avgiftsfri tjänst för företagen, men Skatteförvaltningen betalade ersättningar för dataöverföringen till operatörerna. Detta uppmuntrade för sin del Skatteförvaltningen att 2005 utveckla sin tjänst Ilmoitin.fi som fungerade parallellt med Tyvi och via vilken företagen kunde lämna in Tyvi-anmälningar. 

FODS

Ett annat projekt som främjade insamlingen av företagsuppgifter var Företags- och organisationsdatasystemet (FODS), som Skatteförvaltningen utvecklade i slutet av 1990-talet tillsammans med Patent- och registerstyrelsen (PRH). Systemet infördes våren 2001. Därefter kunde företag med en anmälan bli införda i förskottsuppbördsregistret, arbetsgivarregistret, momsregistret, försäkringsregistret och handelsregistret. Företagsuppgifterna förmedlades till myndigheterna från en blankett. 

FODS underlättade avsevärt papperskriget i samband med etablering av företag och ändringsanmälningar. FODS avgiftsfria informationstjänst (ytj.fi), där vem som helst kunde söka företagsuppgifter, lanserades sommaren 2001. Tjänsten innehöll alla offentliga uppgifter om företag och organisationer som införts i Skatteförvaltningens register samt handels- och stiftelseregistren. 

Effektiviseringen av informationsinsamlingen med hjälp av elektroniska system såsom Tyvi och FODS gjorde det möjligt för Skatteförvaltningen att även utveckla tjänsterna för privatkunder. Ett bra exempel på detta var den förhandsifyllda skattedeklarationen som infördes i samband med beskattningen 2005. Den kombinerade å ena sidan skatteförslaget och å andra sidan den konventionella skattedeklarationen, som fortfarande fylldes i av över 1,5 miljoner personer. Nu fick alla privatkunder en förhandsifylld skattedeklaration utifrån Skatteförvaltningens uppgifter, och ett gemensamt förfarande infördes för dem. 

Interaktiva elektroniska tjänster 

År 2006 införde Skatteförvaltningen en elektronisk ärendehanteringsmiljö, som erbjöd ett standardiserat sätt att tillhandahålla nya e-tjänster. Därefter började Skatteförvaltningen utveckla nya interaktiva tjänster. 

Palkka.fi, en avgiftsfri e-tjänst för små arbetsgivare – företag eller privatpersoner – för löneräkning, lönebetalning och myndighetsanmälningar, lanserades 2006 efter ett pilotprojekt. Den kompletterade liksom tjänsten Tyvi, som riktade sig till större arbetsgivare, informationsinsamlingen och underlättade för sin del företagarnas pappersarbete. 

Pilotprojektet för interaktiva tjänster för privatkunder var Skattekortet på nätet, en e-tjänst för ändring av skattekort. Kunderna loggade in i den med sina nätbankskoder eller ett chipförsett personkort och fyllde i de ändrade inkomst- och avdragsuppgifterna för ett nytt skattekort. Tjänsten infördes först i Joensuuregionen, Österbotten och Birkaland 2006, och i början av följande år blev den tillgänglig i hela landet. Därefter kunde alla kunder ändra skattekort på webben. 

Skattekortet på nätet var Skatteförvaltningens första interaktiva tjänst för privatkunder. Redan under det första året 2007 ändrades 200 000 skattekort på webben. 

Tjänsten Skattedeklaration på nätet lanserades i sin tur våren 2008. Till en början kunde man i tjänsten deklarera avdrag för resekostnader. Tjänsten utvidgades gradvis: 2009 kunde man via tjänsten deklarera hushållsavdrag och bland annat underhållsavgifter samt överlåtelsevinster och -förluster, 2010 hyresintäkter och 2011 förändringar i förvärvsinkomster. 

Skattedeklaration på nätet kompletterade den utveckling som börjat med skatteförslaget 1995. Målet var att tillhandahålla tjänster som orsakar kunderna så lite besvär som möjligt och där papper inte behöver skickas av och an. Nu var det för första gången möjligt att göra skattedeklarationen utan papper. Våren 2019 kompletterade över 80 procent sin skattedeklaration på webben.

Mot automatisk beskattning 

Kunder på webben 

En automatisering av beskattningen blev Skatteförvaltningens strategiska mål i början av 1990-talet. Tanken var att automatisera personbeskattningen så långt som möjligt. Största delen av beskattningsbesluten skulle fattas utifrån uppgifter som Skatteförvaltningen samlat in för kundens räkning och eventuella korrigeringar av kunden. Den automatiska processen skulle förbättra kundservicen och samtidigt skattskyldigas rättssäkerhet, eftersom processen blev enhetlig för alla. 

Automatiseringen fick större genomslagskraft i början av 2000-talet till följd av statens program för informationssamhället och produktiviteten som syftade till att effektivisera förvaltningen med hjälp av automatisering och e-tjänster. Under 2000- och 2010-talet minskade skötseln av ärenden på skattebyråerna till en bråkdel av vad den varit, och även anlitandet av telefontjänsten har minskat medan användningen av Skatteförvaltningens e-tjänster ökat kraftigt. 

En central faktor för e-tjänsternas kunder är att de är lätta att använda. Skatteförvaltningen drog på denna punkt nytta av bankernas växande utbud av e-tjänster och av att människorna vant sig vid att sköta bankärendena på webben. Både bankernas och Skatteförvaltningens e-tjänster kräver stark autentisering, och bankkoderna blev privatkundernas huvudsakliga identifieringssätt i Skatteförvaltningens e-tjänster. 

Strömlinjeformad förvaltning 

När Skattestyrelsen inrättades 1970 skapades en förvaltningsstruktur med tre nivåer, där länsskattebyråerna och skattebyråerna var underställda Skattestyrelsen. År 1993 fick Skatteförvaltningen två organisationsnivåer, och 2008–2013 blev den ett enda riksomfattande ämbetsverk. 

Utvecklingen av datasystemen och -kommunikationen hade en central ställning för att uppnå detta. De decentraliserade, regionala databaserna slogs ihop till en riksomfattande databas i början av 2000-talet. Skatteberednings- och rådgivningsuppgifterna, som tidigare skötts regionalt, kunde gradvis tillhandahållas nationellt. 

När kundservicen så småningom flyttades till webben hade det fysiska läget inte längre samma betydelse som tidigare. Därför kunde arbetsuppgifterna flyttas från tätt bosatta regioner och förläggas mer jämnt i hela landet under 2000-talet. Automatiseringen och de riksomfattande rutinerna gjorde verksamheten mer enhetlig och således fick också kunderna enhetligare service. 

MinSkatt 

Den viktigaste reformen på 2010-talet när det gäller e-tjänsterna var projektet VALMIS. I början av 2010-talet hade Skatteförvaltningen ca 70 olika datasystem, av vilka en del härstammade från 1980-talet. Eftersom systemen var skatteslagsspecifika måste anställda öppna flera applikationer på skrivbordet för att arbeta med olika skatteslag. Underhållet och utvecklingen av separata system var arbetsdrygt och orsakade extra kostnader. 

År 2013 fattade Skatteförvaltningen ett beslut om att ersätta dem med en färdig programvara. Reformprojektet döptes till Valmis, och till programvara valdes amerikanska GenTax. Projektet framskred, och 2016 började man överföra olika skatteslag till GenTax. De olika beskattningssystemen ersattes med ett system fram till slutet av 2019. Därefter hanteras de olika skatteslagen med en applikation. 

För kunderna blev reformen konkret när den nya e-tjänsten MinSkatt lanserades i början av 2016. De separata e-tjänsterna överfördes gradvis till MinSkatt under 2016–2019. År 2019 fanns alla tjänster för privat- och företagskundernas skatteslag i MinSkatt.