Tulorekisteriin ilmoitettujen palkkatietojen korjaaminen
Tulorekisteriin ilmoitetaan 1.1.2019 ja sen jälkeen maksetut suoritukset sekä näihin tuloihin tehtävät korjaukset.
Jos vuonna 2019 tai sen jälkeen korjataan ennen vuotta 2019 maksettujen suoritusten tietoja, näitä korjauksia ei ilmoiteta tulorekisteriin. Ennen 1.1.2019 maksettuja suorituksia koskevien tietojen korjaukset tehdään suoraan asianomaiselle viranomaiselle.
- Huomaa, että 1.1.2019 tai sen jälkeen takaisinperityt suoritukset ilmoitetaan tulorekisteriin, vaikka alkuperäinen tulo olisi maksettu ennen vuotta 2019.
Virheellinen tai puutteellinen ilmoitus pitää korjata viipymättä
Työnantajan tai muun suorituksen maksajan pitää korjata ilmoittamansa virheellinen tieto viivytyksettä, kun virhe on huomattu. Jos tulonsaaja huomaa tiedoissaan virheen, hänen on pyydettävä korjausta suorituksen maksajalta.
- Tieto perusteettomasta edusta on annettava viivytyksettä, kun virhe on huomattu, ja viimeistään kuukauden kuluessa sen jälkeen, kun perusteeton etu on havaittu.
- Tieto takaisin maksetusta määrästä pitää antaa viimeistään 5. kalenteripäivänä sen päivän jälkeen, jona on saatu tieto takaisin perityn määrän maksamisesta, sen maksajasta ja siitä, mihin perusteettomaan etuun maksu liittyy.
Tulorekisteriin ilmoitettuja tietoja voidaan ylläpitää ja korjata niin kauan, kuin niitä tulorekisterissä säilytetään. Tiedot säilytetään tulotietojärjestelmässä 10 vuotta tiedon tallentamisvuotta seuraavan vuoden alusta lukien.
Mitä tietoja pitää korjata?
Kaikki ilmoituksella virheellisesti annetut tiedot, sekä pakolliset että täydentävät, on korjattava. Myös alkuperäisestä ilmoituksesta puuttuneet tiedot pitää sisällyttää korvaavaan ilmoitukseen.
Jos esimerkiksi palkkatietoilmoituksen tulotiedot muuttuvat siten, että myös maksettavan työnantajan sairausvakuutusmaksun määrä muuttuu, maksajan on korjattava palkkatietoilmoituksen lisäksi työnantajan erillisilmoituksella ilmoitettua työnantajan sairausvakuutusmaksun yhteismäärää.
Korjaamisen kannalta ei ole merkitystä, millä tavalla alkuperäinen ilmoitus on annettu. Esimerkiksi teknisen rajapinnan kautta annettuja ilmoituksia voidaan korjata sähköisessä asiointipalvelussa verkkolomakkeella ja latauspalvelun kautta annettuja ilmoituksia voidaan korjata teknisen rajapinnan kautta.
Ilmoituksen korjaamisen kannalta ei ole merkitystä myöskään sillä, onko esimerkiksi rahapalkat ilmoitettu tulorekisteriin yhteissummana vai eritellysti (ilmoitustapa 1 ja 2).
- Huomaa, että jos maksaja korjaa rahapalkkojen tietoja sähköisen asiointipalvelun verkkolomakkeella, valittua ilmoitustapaa ei kuitenkaan voi korjauksen yhteydessä vaihtaa.
Erilaisia virhetilanteita
Ilmoituksessa oleva virhe voi liittyä joko ilmoittamiseen tai maksamiseen. Ilmoittamisen virhe tarkoittaa, että tulo on maksettu oikein, mutta se on ilmoitettu tulorekisteriin väärin. Maksamisen virheessä taas ilmoitus on annettu oikein, mutta tulo on maksettu väärän suuruisena.
Ilmoittamiseen liittyvästä virheestä on kyse silloin, kun tulo on maksettu oikein, mutta se on ilmoitettu tulorekisteriin väärin. Tulonsaajaa koskevaan ilmoitukseen on tullut esimerkiksi näppäilyvirhe tai maksettu tulo on ilmoitettu väärällä tulolajilla.
Virhe voi johtua myös siitä, että pakollinen tieto on ilmoitettu väärin tai unohdettu kokonaan ilmoittaa. Tiedot on korjattava, jos esimerkiksi tulonsaajan käytössä ollut luontoisetu on jäänyt ilmoittamatta. Tiedot on korjattava myös silloin, jos tulolajin vakuuttamistieto tai tieto rajoitetusti verovelvollisesta tulonsaajasta on ilmoitettu väärin tai se on jäänyt ilmoittamatta.
Jos alkuperäisellä ilmoituksella on annettu virheellinen tieto tai ilmoituksesta on puuttunut tieto, ilmoitus on korjattava oikeaksi korvaavalla ilmoituksella. Korjaamiskertojen määrää ei ole rajoitettu eli tietoja voi korjata useamman kerran.
Ilmoitusta saatetaan joutua korjaamaan muustakin syystä kuin virheen vuoksi. Työskentelyolosuhde tai tulonsaajan verovelvollisuusasema saattaa muuttua, ja alkuperäistä ilmoitusta on korjattava korvaavalla ilmoituksella taannehtivasti. Jos esimerkiksi ulkomaisen tulonsaajan työskentelyaikaa pidennetään siten, että rajoitetusti verovelvollisesta henkilöstä tulee yleisesti verovelvollinen, tiedot pitää korjata.
Maksamisen virhetilanteissa ilmoitus on annettu oikein, mutta tulo on maksettu liian pienenä tai suurena. Maksamisen virheen voi korjata eri tavoin, eikä aina tarvitse antaa korvaavaa ilmoitusta.
Jos tulonsaajalle on maksettu palkkaa liian vähän, koska on esimerkiksi unohdettu maksaa ylityökorvauksia, alkuperäistä ilmoitusta ei korjata. Tällöin unohtuneesta suorituksesta annetaan uusi ilmoitus tulorekisteriin viimeistään 5. kalenteripäivänä maksupäivän jälkeen.
Ennakonpidätyksen oikaiseminen
Myös ennakonpidätys on voitu toimittaa liian suurena tai liian pienenä. Maksaja on esimerkiksi voinut tehdä laskuvirheen tai käyttänyt väärää ennakonpidätysprosenttia. Suorituksen maksaja voi tietyin edellytyksin oikaista toimittamaansa ennakonpidätystä. Katso esimerkkejä ennakonpidätyksen oikaisemisesta ohjeesta Tietojen korjaaminen tulorekisterissä (luku 2.3.).
Negatiivisia lukuja voi ilmoittaa vain poikkeustapauksissa
Tulorekisterissä ei voi korjata tulolajeja käyttämällä negatiivisia eli miinusmerkkisiä lukuja. Väärin ilmoitettu tai väärin maksettu tulo korjataan antamalla korvaava ilmoitus, jossa ilmoitetaan tulon oikea määrä tai muuttunut luonne, esimerkiksi maksetun tulon muuttuminen perusteettomaksi eduksi.
Joissakin poikkeuksellisissa tilanteissa tietyt tulolajit, kuten ennakonpidätys ja työntekijältä perityt sosiaalivakuutusmaksut, voivat olla negatiivisia lukuja. Tällainen tilanne voi olla esimerkiksi silloin, jos työsuhde on päättynyt ja tulonsaajalle maksetusta tulosta on toimitettu ennakonpidätys liian suurena eikä hänelle enää makseta suorituksia saman kalenterivuoden aikana.
Perusteeton etu
Joissain tilanteissa tulonsaajalla ei ole oikeutta hänelle maksettuun suoritukseen, joka on ilmoitettu tulorekisteriin. Perusteeton etu syntyy esimerkiksi silloin, kun suoritus on maksettu väärin perustein, väärälle henkilölle tai väärän suuruisena.
Tieto perusteettomasta edusta on annettava ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään kuukauden kuluessa sen jälkeen, kun perusteeton etu on havaittu.
Perusteeton etu pitää ilmoittaa aina silloin, kun suorituksen maksaja erikseen perii liikaa maksetun summan takaisin tulonsaajalta. Perusteeton etu on hyvä muutoinkin ilmoittaa aina, kun liikasuoritusta ei kokonaan korjata heti seuraavan palkanmaksun yhteydessä.
- Jos liikasuoritus korjataan seuraavissa palkanmaksuissa bruttopalkasta vähennettävänä ennakkopalkkana, voidaan myöhemmin maksettavasta suorituksesta ilmoittaa tulorekisteriin vain tulonsaajalle tosiasiallisesti maksettu, ennakkosuorituksella vähennetty bruttomäärä.
Perusteettoman edun erottaminen muista suorituksista on tärkeää esimerkiksi siksi, että tulonsaajalle myönnettävien etuuksien perusteena käytetään oikeaa tuloa.
Perusteettoman edun ilmoittamiseen on kaksi eri tapaa. Ilmoittamistapaan vaikuttaa se, onko tulo jo ehditty ilmoittaa tulorekisteriin muuna tulona vai huomataanko maksettu perusteeton etu ennen tietojen ilmoittamista.
Katso esimerkkejä perusteettoman edun ilmoittamisesta ohjeesta Tietojen korjaaminen tulorekisterissä (luku 3).
Maksetun suorituksen takaisinperintä
Kun tulonsaaja maksaa aiheettomasti maksetun perusteettoman edun tai muun suorituksen takaisin suorituksen maksajalle, suorituksen maksajan pitää ilmoittaa tieto takaisinmaksusta tulorekisteriin. Takaisinperittyä summaa ei korjata alkuperäiseen ilmoitukseen, vaan takaisinperitty summa ilmoitetaan uudella, sen palkkakauden ilmoituksella, jolloin tulo peritään takaisin.
Maksettu suoritus voidaan periä takaisin joko bruttona tai nettona.
- Bruttoperinnässä maksettu suoritus peritään takaisin samansuuruisena kuin suoritus on maksettu tulonsaajalle, ennakonpidätys mukaan lukien.
- Nettoperinnässä tulonsaajalta peritään suoritus nettona, eli maksaja vähentää summasta perimänsä ennakonpidätyksen. Maksaja vähentää kyseisen ennakonpidätyksen muista Verohallinnolle tilitettävistä veroista.
Katso esimerkkejä maksetun suorituksen takaisinperinnästä ja sen ilmoittamisesta ohjeesta Tietojen korjaaminen tulorekisterissä (luku 4).
Katso tarkempia tietoja ja esimerkkejä korjaamisesta ohjeesta Tietojen korjaaminen tulorekisterissä.