Henkilöasiakkaan tai kontrolloivan henkilön tiedoissa tapahtuvat muutokset
Uuden tilin avaamisen edellytyksenä on, että finanssilaitos on saanut asiakkaalta luotettavan itse annetun todistuksen (ks. tarkemmin FATCA ja CRS/DAC2 -syventävät ohjeet). Finanssilaitos voi pitää tilin avaamisen yhteydessä saatua itse annettua todistusta luotettavana, jos mikään muu tieto ei ole ristiriidassa sen kanssa. Finanssilaitoksen tulee tutkia kaikki sillä asiakkaasta oleva tieto mukaan lukien kaikki rahanpesun estämistä tai asiakkaan tuntemista koskevan menettelyn (AML/KYC) mukaisesti kerätty dokumentaatio. Itse annettua todistusta voidaan pitää luotettavana, jos finanssilaitos edellä mainittujen asiakastietojen tutkimisen jälkeen ei tiedä eikä sillä ole syytä tietää, että itse annettu todistus on virheellinen tai epäluotettava.
Asiakkaalle ei saa avata tiliä, ellei asiakkaalta ole saatu luotettavaa itse annettua todistusta. Itse annetussa todistuksessa tulee olla vaatimus siitä, että tilinhaltija ilmoittaa finanssilaitokselle sellaisista olosuhteiden muutoksistaan, jotka vaikuttavat tilinhaltijan verotuksen asuinvaltion määrittämiseen.
Finanssilaitoksen tulee seurata asiakkaan olosuhteissa tapahtuvia muutoksia. Mikäli asiakkaan tiedoissa havaitaan muutoksia, tulee asiakkaalta saada luotettava selvitys itse annetun todistuksen päivittämiseksi ajan tasalle. Asiakkaan tulee huomioida, että puutteellisten tietojen antaminen voi johtaa siihen, että tiedot ilmoitetaan tarpeettomasti tai virheellisesti Verohallinnolle. Väärien tietojen antaminen voi johtaa vero- tai rikosoikeudellisiin seuraamuksiin.
Uusi tili: asiakkaalta on saatu itse annettu todistus
CRS/DAC2
Kun finanssilaitos tietää tai sillä on syy tietää asiakkaan olosuhteiden muuttuneen siten, ettei aikaisemmin saatu itse annettu todistus tai muu tilinhaltijan osalta saatu asiakirjanäyttö ole enää luotettava, on finanssilaitoksen selvitettävä olosuhteiden muutos seuraavan 90 kalenteripäivän aikana tai kalenterivuoden viimeiseen päivään (31.12) mennessä, riippuen siitä, kumpi ajankohta on kyseisessä tapauksessa myöhäisempi. Kun asiakkaalta on saatu itse annetun todistuksen päivitys olosuhteissa tapahtuneista muutoksista yllä mainittujen aikarajojen puitteissa, tulee asiakas raportoida päivitetyn itse annetun todistuksen tietojen mukaan.
Esimerkki aikarajan soveltamisesta
Jos finanssilaitoksella on ollut syy tietää asiakkaan olosuhteiden muutoksesta 30.6., finanssilaitoksella on aikaa selvittää olosuhteiden muutosta 31.12. saakka. Jos finanssilaitoksella on syy tietää asiakkaan olosuhteiden muutoksesta esimerkiksi 15.11., on finanssilaitoksella seuraavat 90 päivää selvittää olosuhteiden muutosta.
Esimerkki raportointivaltioista
Jos olosuhteiden muutos tapahtuu 30.6., on finanssilaitoksella vuoden viimeiseen päivään asti aikaa selvittää olosuhteiden muutosta. Asiakas tulee raportoida siihen maahan, jonka asiakas on päivitetyssä itse annetussa todistuksessa ilmoittanut verotuksen kotivaltiokseen.
Jos olosuhteiden muutos tapahtuu 15.11., voi finanssilaitos käsitellä asiakasta kyseiseltä vuodelta annettavalla ilmoituksella vielä aiemman maatiedon mukaisesti, eli uutta tietoa ei tarvitse huomioida (ts. finanssilaitoksella on 90 päivää aikaa selvittää olosuhteiden muutosta). Mikäli asiakkaalta on saatu päivitys itse annetun todistuksen osalta, tulee asiakas raportoida voimassa olevan itse annetun todistuksen mukaan.
Esimerkki kun asiakkaalta ei ole saatu päivitystä itse annettuun todistukseen
Jos asiakkaan olosuhteissa on tapahtunut muutos, eikä raportoiva finanssilaitos ole pystynyt hankkimaan vahvistusta alkuperäisen itse annetun todistuksen luotettavuudesta, sen on kohdeltava asiakastaan siinä valtiossa asuvana, jonka asiakas ilmoittaa asuinvaltiokseen alkuperäisessä itse annetussa todistuksessa. Lisäksi finanssilaitoksen on katsottava asiakkaan verotuksen asuinvaltioksi myös se valtio, joka on mahdollisesti asiakkaan asuinvaltio olosuhteissa tapahtuneen muutoksen seurauksena. Vaikka asiakkaalta ei olekaan saatu päivitystä alkuperäiseen itse annettuun todistukseen, raportoidaan tili kuitenkin siten, että itse annettu todistus on saatu (CRS972) ja suomalainen henkilötunnus voidaan ilmoittaa vuosi-ilmoituksen TIN-elementissä.
FATCA
Kun finanssilaitos tietää tai sillä on syy tietää asiakkaan olosuhteiden muuttuneen siten, ettei aikaisemmin saatu itse annettu todistus tai muu tilinhaltijan osalta saatu dokumentaatio ole enää luotettava, on finanssilaitoksen selvitettävä olosuhteiden muutos seuraavan 90 kalenteripäivän aikana. Käytännössä finanssilaitos voi kuitenkin Suomessa noudattaa CRS/DAC2:n aikarajoja, sillä edellytyksellä, että raportointi tapahtuu oikein.
Aiempi tili: asiakkaalta on saatu itse annettu todistus
Aiemman tilin osalta finanssilaitos voi soveltaa uutta tiliä koskevia huolellisuusmenettelyjä. CRS- ja DAC2:n yhteydessä uudella tilillä tarkoitetaan 1.1.2016 tai sen jälkeen avattua ja FATCA:ssa 1.7.2014 tai sen jälkeen avattua tiliä. Mikäli aiemman tilin osalta, josta on saatu itse annettu todistus, finanssilaitoksella on syytä tietää asiakkaan olosuhteiden muuttuneen, tulee raportoivan finanssilaitoksen noudattaa samoja huolellisuus- ja raportointimenettelyjä kuin edellisessä kohdassa.
Aiempi tili: asiakkaalta ei ole saatu itse annettua todistusta
Kun finanssilaitos tietää tai sillä on syy tietää, että aiemman tilinhaltijan olosuhteissa on tapahtunut muutos, tulee finanssilaitoksen saada asiakkaaltaan itse annettu todistus tai asiakirjanäyttö, joka selvittää asiakkaan verotuksen asuinvaltion seuraavan 90 kalenteripäivän aikana tai kalenterivuoden viimeiseen päivään saakka 31.12. riippuen siitä, kumpi ajankohta on kyseisessä tapauksessa myöhäisempi. Jos finanssilaitos ei pysty hankkimaan itse annettua todistusta tai asiakirjanäyttöä lainkaan tai kyseiseen ajankohtaan mennessä, tulee asiakas raportoida voimassaolevien tunnusmerkkien osoittamiin valtioihin.