Henkilötietojen käsittely sosiaalisessa mediassa

Perustuslain mukaisesti viranomaisten tehtävänä on edistää yksilön mahdollisuuksia osallistua yhteiskunnalliseen toimintaan. Verohallinnon tulee viestinnän keinoin toteuttaa avoimuutta sekä tuottaa ja jakaa tietoa yleisölle. Verohallinnon nimenomaisena tehtävänä on mm. edistää oikeaa ja yhdenmukaista verotusta ja kehittää Verohallinnon palvelukykyä. Verohallinto käyttää sosiaalisen median kanavia tässä tehtävässä.

Luonnolliset henkilöt ja yhteisöt voivat viestiä Verohallinnon kanssa sosiaalisen median kanavien kautta. Verohallinto käyttämät sosiaalisen median kanavat ovat:

• Facebook
• X (entinen Twitter)
• Instagram
• Linkedin
• Tiktok
• Threads
• Bluesky
• Youtube

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on ohjata asiakkaita ja antaa tietoa Verohallinnon toiminnasta toteuttamalla viestintää ja asiakaspalvelua myös sosiaalisen median alustoilla Verohallinnon toimivallan mukaisesti. Henkilötietojen käsittelyperusteena on yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e alakohta. Verohallinnolla on perustuslain 14 §:n 4 momentin mukainen velvoite edistää yksilön mahdollisuuksia osallistua yhteiskunnalliseen toimintaan, viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/199) 20 §:n mukainen velvoite jakaa ja tuottaa tietoa toiminnastaan sekä Verohallinnosta annetuin lain (503/2010) 2 §:n mukainen velvoite edistää oikean ja yhdenmukaisen verotuksen toteutumista. Käsittelytapahtumia ovat asiakkaan antamat kommentit, kommentteihin vastaaminen ja osallistuminen keskusteluihin.

Sosiaalisen median alustoilla käsitellään seuraavia henkilötietoja:

• asiakkaan käyttämä nimitieto
• asiakkaan käyttämä yhteystieto
• asiakkaan käyttämä käyttäjätunnus
• asiakkaan tekemä julkaisu

Verohallinto käyttää henkilötietojen käsittelyssä Emplifi-palvelua. Emplifin avulla analysoidaan sosiaalisen median sisältöjen toimivuutta ja hallinnoidaan tilien sisältöjä, mukaan lukien viestejä ja kommentteja. Emplifissa käsitellään vain niitä henkilötietoja, jotka käyttäjä on tehnyt julkisiksi kyseisessä sosiaalisen median kanavassa. Lue lisää Emplifin tietoturvasta.

Verohallinto noudattaa kunkin sosiaalisen median alustan tietosuojakäytäntöjä, jotka voivat vaikuttaa henkilötietojen käsittelyyn näillä alustoilla. Tietosuojakäytännöt ovat saatavilla kullakin sosiaalisen median alustalla.

Viestinnän kohdentamisessa Verohallinto käyttää alustojen tarjoamia työkaluja. Ne voivat sisältää demografisia tietoja, sijaintitietoja ja tietoja kiinnostuksen kohteista. Verohallinto ei yhdistä mitään henkilötietoja viestin kohdentamiseksi eikä kohdentamisella pyritä vaikuttamaan käyttäjien mielipiteisiin tai valintoihin. Kohdennetun viestinnän tarkoituksena on tarjota relevantteja ja kiinnostavia sisältöjä asiakkaille sekä tehostaa verotukseen liittyvää viestintää.

Viestinnän kohdentamisen raportit sisältävät yleisiä demografisia tietoja, tietoa missä viesti esitettiin ja miten käyttäjät olivat viestin kanssa vuorovaikutuksessa. Kohdentaessaan viestintää käyttäjille Verohallinto toimii yhteistyössä sosiaalisen median palveluntarjoajan kanssa. Rekisteröidyn kannalta tämä tarkoittaa, että Verohallinto määrittelee viestinnän kohdentamisessa ainoastaan kohdeyleisön parametrit ja palveluntarjoaja käyttää käyttäjien henkilötietoja viestinnän kohdentamiseen Verohallinnon asettamien parametrien mukaisesti. Käyttäjät voivat hallita kohdentamisen asetuksia itse suoraan kunkin alustan asetuksissa. Verohallinto ja sosiaalisen median palveluntarjoaja ovat yhteisrekisterinpitäjiä niissä käsittelytoimenpiteissä, jotka koskevat viestinnän kohdentamista.

Henkilötietoja käsitellään vain niin kauan kuin se on tarpeellista viestintätarkoituksessa, tai kunnes käyttäjä ei enää ole jäsen tai seuraaja sosiaalisen median kanavissa. Käsittelyn kesto perustuu kunkin sosiaalisen median palveluntarjoajan palvelussaan määrittelemiin käsittelyaikoihin.

Verohallinto ei itse siirrä henkilötietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Sosiaalisen median alustojen palvelimet voivat sijaita EU:n/ETA-alueen ulkopuolella, ja tällöin tietojen siirto noudattaa alustojen omia tietosuojakäytäntöjä.

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamisessa voit olla yhteydessä Verohallintoon tai sosiaalisen median alustan tarjoajaan.