Huolellisuusvelvoitteet alustaoperaattorille

Alustaoperaattorin on noudatettava lain mukaisia huolellisuusmenettelyitä. Niiden tarkoituksena on tutkia ja tunnistaa alustaa käyttävät myyjät, kerätä heistä tarvittavat tiedot ja varmistaa tietojen oikeellisuus. Näin varmistetaan, että 

• alustaoperaattori ilmoittaa Verohallinnolle kaikki raportoivat myyjät
• ilmoitetut tiedot ovat oikein
• poikkeuksen alaisia myyjiä ei ilmoiteta.

Huolellisuusmenettelyt on toteutettava jokaisen raportointikauden aikana. Raportointikausi tarkoittaa kalenterivuotta.

Poikkeuksen alaiset myyjät

Alustaoperaattorin ei pidä ilmoittaa Verohallinnolle niin sanottuja poikkeuksen alaisia myyjiä.

Poikkeuksen alaisia myyjiä ovat:

• Julkisen vallan yksiköt, esimerkiksi valtiot, osavaltiot, kunnat tai niiden omistamat virastot tai laitokset 
• Pörssiyhtiöt tai niiden lähiyksiköt, joiden osakkeilla käydään säännöllisesti kauppaa vakiintuneilla arvopaperimarkkinoilla
• Myyjät, jotka ovat raportointikauden aikana
• vuokranneet saman alustaoperaattorin alustan kautta kiinteistökokonaisuutta yli 2 000 kertaa tai
• myyneet tavaroita alle 30 kertaa ja joista saatujen vastikkeiden määrä on yhteensä enintään 2 000 euroa. Tämä poikkeus koskee vain tavaran myyntiä.

Myyjän poikkeuksen alaisuus arvioidaan jokaiselta raportointikaudelta erikseen. Esimerkiksi tavaramyynnin raja-arvojen alittuminen ja ylittyminen pitää varmistaa toteutuneiden myyntien perusteella raportointikauden lopussa.

Mitä tietoja myyjistä pitää kerätä?

Alustaoperaattorin on kerättävä tietyt tiedot alustalla toimivista myyjistä. Kerättävät tiedot määräytyvät sen mukaan, onko myyjä luonnollinen henkilö vai yritys.

Myyjänä on luonnollinen henkilö

Jos myyjä on luonnollinen henkilö, myyjästä pitää kerätä seuraavat tiedot:

• etu- ja sukunimi 
• ensisijainen osoite
• kaikki myyjälle annetut verotunnisteet (TIN) ja niiden antaneiden valtioiden nimet
• arvonlisäverotunniste (jos saatavilla) 
• Syntymäaika.

Myyjästä on kerättävä syntymäpaikkatieto, jos myyjän asuinvaltio ei anna myyjälle verotunnistetta tai jos myyjän asuinvaltio ei edellytä myyjälle annetun verotunnisteen keräämistä.

Myyjänä on yritys

Jos myyjä on yritys, myyjästä pitää kerätä seuraavat tiedot:

• virallinen nimi
• ensisijainen osoite
• kaikki myyjälle annetut verotunnisteet (TIN) ja niiden antaneiden valtioiden nimet
• arvonlisäverotunniste (jos saatavilla) 
• yritysrekisterinumero
• EU:ssa sijaitsevat kiinteät toimipaikat, joiden kautta myyjä tekee myyntejä tai vuokrauksia, sekä näiden toimipaikkojen sijaintivaltiot.

Huom. Suomessa verotunniste tarkoittaa luonnollisella henkilöllä henkilötunnusta ja yrityksellä Y-tunnusta.

Tiedot vuokralle annetusta omaisuudesta

Jos myyjä vuokraa alustalla kiinteistökokonaisuutta, alustaoperaattorin on kerättävä nämä tiedot:

• kiinteistökokonaisuuden osoite
• kiinteistörekisterinumero (kiinteistötunnus) tai sitä vastaava tunniste.

Kiinteistökokonaisuudella tarkoitetaan kaikkia samassa katuosoitteessa sijaitsevia asuin- tai liikehuoneistoja, pysäköintipaikkoja tai kiinteää omaisuutta, joilla on sama omistaja ja joita sama myyjä tarjoaa alustalla vuokralle.

Tiedot on kerättävä kaikesta vuokrattavasta omaisuudesta. Merkitystä ei ole sillä, missä maassa se sijaitsee.

Miten tietojen luotettavuus varmistetaan?

Alustaoperaattorin on varmistettava, että sen keräämät tiedot ovat luotettavia. Tämä tehdään vertaamalla keskenään alustaoperaattorilla olevia arkistotietoja muihin alustaoperaattorin käytössä oleviin tietoihin ja asiakirjoihin. Lisäksi verotunnisteen ja arvonlisäverotunnisteen voimassaolo on varmistettava käyttämällä valtion tai EU:n tarjoamia maksuttomia sähköisiä palveluja.

Tarkistuspalveluita:

• Y-tunnus (Suomi): Yritys- ja yhteisötietojärjestelmä YTJ-palvelu
• Verotunnisteen (TIN) muoto: Verotunnisteiden online-tarkistusmoduuli Euroopan komissio.
• Arvonlisäverotunnisteen (VAT) voimassaolo EU:n alueella: ALV-tietojen vaihtojärjestelmä (VIES) Euroopan komissio

Jos alustaoperaattori havaitsee, että jokin tieto ei ole enää luotettava, sen on pyydettävä myyjältä uusi tieto tai asiakirja ja varmistettava tiedon luotettavuus.

Voiko aiemmin kerättyä tietoa käyttää?

Huolellisuusmenettelyt on toteutettava jokaisen raportointikauden aikana. Alustaoperaattori voi kuitenkin käyttää aiemmin kerättyjä tietoja, jos seuraavat ehdot täyttyvät:

• tiedot on kerätty ja todennettu viimeisten 36 kuukauden aikana
• ei ole syytä epäillä, että tiedot ovat tai niistä on tullut virheellisiä tai muuten epäluotettavia.

Myyjän asuinpaikan määrittäminen

Alustaoperaattorin on tunnistettava alustalla toimivan myyjän asuinpaikka.

Myyjän asuinpaikka on se valtio, jossa myyjällä on ensisijainen osoite. Jos myyjällä ei ole verotunnistetta ensisijaisen osoitteen mukaisesta asuinpaikasta, on asuinpaikka jokainen EU:n jäsenvaltio, josta myyjällä on verotunniste.

Jos myyjä on ilmoittanut alustaoperaattorille EU:ssa sijaitsevasta kiinteästä toimipaikasta, myyjän asuinpaikka on myös tämän toimipaikan sijaintivaltio.

Jos myyjä ei toimita tietoja

Jos myyjä ei anna vaadittuja tietoja, alustaoperaattorin on muistutettava myyjää tietojen toimittamisesta tarvittaessa kaksi kertaa.

Jos myyjä ei toimita tietoja muistutuksista huolimatta 60 päivän kuluttua alkuperäisestä pyynnöstä, alustaoperaattorin on joko:

• suljettava myyjän tili alustalla ja estettävä häntä rekisteröitymästä uudelleen tai
• keskeytettävä vastikkeiden maksut myyjälle, kunnes tämä toimittaa pyydetyt tiedot. Tämä koskee vastikkeita, jotka myyjä saa alustan kautta tekemistään myynneistä tai vuokrauksista.

Jos alustaoperaattori ei saa pyynnöistä huolimatta tietoja tai luotettavaa selvitystä, sen on ilmoitettava Verohallinnolle ne tiedot, jotka sillä on käytettävissä.

Tietojen kirjaamis- ja säilyttämisvelvollisuus 

Alustaoperaattorin on kirjattava ne toimet ja tiedot, joiden avulla se täyttää huolellisuusvelvoitteensa ja ilmoittaa tiedot Verohallinnolle.

Kirjatut tiedot ja toimenpiteet on säilytettävä vähintään kuusi vuotta sen raportointikauden päättymisestä, jota ne koskevat. Tiedot on pystyttävä esittämään, jos Verohallinto pyytää niitä.