Verohallinnon rekrytointiprosessia koskeva tietosuoja-asetuksen artikla 30:n mukainen seloste käsittelytoimista

1 a) Rekisterinpitäjä

Verohallinto
Vääksyntie 4, 00510 Helsinki
Puhelinvaihde 029 512 000

Rekisterinpitäjän edustaja

Merja Jämsä, henkilöstöpalvelupäällikkö
Verohallinto
Vääksyntie 4, 00510 Helsinki
Puhelinvaihde 029 512 000

Tietosuojavastaava

Helena Hynynen, johtava asiantuntija
Verohallinto
Vääksyntie 4, 00510 Helsinki
Puhelinvaihde 029 512 000

Rekisterin nimi Valtiolle.fi rekrytointijärjestelmän, IDATWEB-asianhallintajärjestelmän (rekrytointiin liittyvät asiakirjat) ja Rekrytointipankin henkilörekisteri
Turvallisuustietorekisteri
1 b) Käsittelyn tarkoitus  Verohallinnon rekrytointiprosessiin liittyvä hakijan hakemusten käsittely ja arkistointi sekä hakijan ja rekrytoivan henkilön käyttöoikeuksien hallinnointi valtiolle.fi-järjestelmän osalta. Hakijan henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen. Rekrytoijan käyttöoikeuksiin liittyvien henkilötietojen käsittely perustuu lainsäädäntöön. Verohallinnon henkilöstön rekrytointiin ja turvallisuuteen liittyen Kehitys- ja tietohallintoyksikön Turvallisuusyksikkö toteuttaa henkilöturvallisuusselvityksiin ja kansainvälisiin henkilöturvallisuustodistuksiin liittyvän palvelun Verohallinnossa ja tallentaa ja käsittelee turvallisuusselvityksiin liittyvät henkilötiedot.
c) Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä

Hakemuksiin liittyvät tiedot: hakijan yksilöintitiedot (nimi, osoite, puhelin, sukupuoli, muu mahdollinen yhteystieto), hakijan hakemuksessa esittämät tiedot itsestään, esimerkiksi koulutus- ja työkokemustiedot, muut hakijan hakemuksensa tueksi toimittamat tiedot kuten nimikirja/ansioluettelo, koulu- ja opintotodistukset, työtodistukset, hakijan ilmoittamat suosittelijat, muut työnhakuun ja virantäytön ehtoihin liittyvät tarpeelliset tiedot.

Hakijan käyttöoikeuksiin liittyvät tiedot: etunimi, sukunimi, sukupuoli, syntymäaika, osoite, postinumero, postitoimipaikka, maa, maakunta, kunta, puhelin, matkapuhelin, sähköposti. Rekrytoijan käyttöoikeuksiin liittyvät tiedot ovat vastaavat lisättynä Kieku-henkilönumerolla.

Turvallisuusselvityslakiin perustuvat henkilötiedot hakijoista.

d) Henkilötietojen vastaanottajien ryhmät, joille henkilötietoja on luovutettu tai luovutetaan

Tietoja voidaan luovuttaa ainoastaan voimassa olevan lainsäädännön velvoittamissa ja sallimissa rajoissa tai rekisterinpitäjän suostumuksella. Hakemusasiakirjat ovat viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain (JulkL, 621/1999) tarkoittamia julkisia asiakirjoja, joita annetaan nähtäväksi pyydettäessä. Henkilöstösuunnittelija tai -asiantuntija luovuttavat pyydettäessä JulkL:n 13 § ja 16 §:n edellytysten mukaisesti. Salassa pidettäviä tietoja annetaan nähtäväksi ja luovutetaan vain 1) asianomaisen suostumuksella, 2) asianosaiselle tai 3) lakiin perustuvan oikeuden nojalla.

Turvallisuusselvityksiä koskeva rekisteri on Verohallinnon sisäistä käyttöä varten eikä tietoja luovuteta ulkopuolisille. Tietoja ei luovuteta Verohallinnon sisällä muuhun käyttötarkoitukseen. Ulkopuoliselle taholle voidaan luovuttaa selvityksen diaarinumero sekä tieto hyväksytystä selvityksestä. 

e) Henkilötietojen siirtäminen kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.
f) Eri tietoryhmien poistamisen suunnitellut määräajat Rekrytointeihin kohdistetut hakemukset poistuvat valtiolle.fi-järjestelmästä kuusi kuukautta prosessin päättämisen jälkeen. Avoimet hakemukset poistuvat järjestelmästä kuuden kuukauden kuluttua viimeisen tallennuksen jälkeen. Hakijan tiedot poistetaan niiden oltua vuoden käyttämättä. Ennen poistoa hakijalle ilmoitetaan asiasta. Hakija voi myös itse pyytää tietojensa poistoa. IDATWEB-asianhallintajärjestelmässä hakemuksia säilytetään kaksi vuotta. Rekrytointipankissa hakijatietoja säilytetään vuosi, jonka jälkeen hakijalta kysytään, haluaako hän edelleen olla mukana vai poistetaanko hänen tietonsa rekisteristä.
g) Kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

A. Manuaalinen aineisto
Manuaalinen aineisto käsitellään koulutetun henkilökunnan toimesta tietojen suojaustasoa vastaavassa lukituissa tiloissa. Kaikista uusista Verohallinnon henkilöistä on tehty suojelupoliisin toimesta vähintään suppea turvallisuusselvitys. Verohallinnossa jo työskentelevien osalta turvallisuusselvitys tehdään erillisen ohjeistuksen mukaan.

B. Digitaalisesti käsiteltävät aineistot
Rekisterin tiedot on suojattu asiattomalta katselulta, muuttamiselta ja hävittämiseltä. Suojaus perustuu käyttövaltuushallintaan, tietokantojen ja palvelinten tekniseen suojaukseen, tilojen fyysiseen suojaukseen, kulunvalvontaan, tietoliikenteen suojaukseen sekä tietojen varmuuskopiointiin. 

Pääsy- ja käsittelyoikeus tietoihin myönnetään työtehtävien perusteella. Pääsy järjestelmään perustuu henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin. Toiminnan asianmukaisuuden valvomiseksi käytetään hallinnollisia kontrolleja.

Tietolähteet silloin kun tietoja ei ole saatu rekisteröidyltä

Hakijan erillisellä suostumuksella työnhaun kannalta tarpeellisia tietoja voidaan hankkia muista tietolähteistä ja tallentaa Valtiolle.fi-järjestelmään. Rekrytoijan käyttöoikeuksiin liittyvät tiedot kerätään henkilöstösuunnittelijan tekemän käyttöoikeuspyynnön perusteella.

Valtiolle.fi-käyttöoikeudet: Verohallinnossa rekrytointipalvelun asiantuntijat pyytävät Palkeista pääkäyttäjäoikeudet. Esimiehet pyytävät muut käyttöoikeudet rekrytointipalvelun asiantuntijoilta.

Artikla 15:n mukainen rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin.

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Rekisteröidyllä on itsellään pääsy hakemustietoihin Valtiolle.fi -tietojärjestelmän kautta. Muiden henkilötietojen osalta, kuin mihin rekisteröidyllä itsellään on pääsy Valtiolle.fi-tietojärjestelmän kautta, voi rekisteröity tehdä tarkastuspyynnön rekisterinpitäjän edustajalle (tämän selosteen kohta 1).

Rekisterin sisältämiä tietoja ei käytetä profilointiin eikä tietoihin kohdisteta automaattista päätöksentekoa.

Artikla 16:n mukainen oikeus tietojen oikaisemiseen Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Pyyntö oikaisusta tulee osoittaa rekisterinpitäjän edustajalle (tämän selosteen kohta 1).