Kirjoitusohjeet vero.fi-sisällöntuottajalle

1. Suunnittele

Kun teet uuden sivun tai uusit vanhaa sisältöä, aloita aina tyhjältä pöydältä. Älä katso nykyistä sisältöä aluksi!

Tutki ja selvitä, miten käyttäjät hakevat asiaasi hakukoneista!

Hyviä työkaluja avainsanatutkimuksen tueksi ovat

Selvitä, löytyykö sivu helposti suoraan Googlesta ja vero.fi:n oman haun kautta? Vastaako se hakuun ja tarpeeseen?

Listaa 5 yleisintä asiaa, joita aiheesta kysytään – muista yhteydenottoanalyysi ja web-kävijäanalyysi sekä chat. Kysy myös asiakaspalvelusta!

Selvitä, mitä aiheesta jo kerrotaan vero.fi:ssä. Älä tee päällekkäistä sisältöä.

Rakenna tärkeimmistä teemoista selkeitä sisältökokonaisuuksia. (Huom.! 5 yleisintä kysymystä.)

Tee jokaisesta sivusta oma kokonaisuutensa. Sivun pitää toimia yksinään esimerkiksi sellaiselle, joka tulee suoraan sivulle vaikkapa hakukoneen kautta.

Mieti, mikä on tekstin tärkein tehtävä. Mitä asiakkaan pitää osata tehdä, kun hän on lukenut tekstin?

Haitari on harvoin parempi ratkaisu kuin sisällön palastelu hierarkkisiksi sivuiksi. Vero.fi:ssä hierarkkinen navigointi ja sisällön järjestäminen hierarkkisiksi sisältösivuiksi on ensisijainen navigointitapa.

Mieti aina ensin, voisiko haitarin sijaan käyttää muita vaihtoehtoja sisällön esittämiseen.

Olisiko mahdollista esimerkiksi

  • jakaa sisältö alasivuiksi
  • karsia sisältöä.

Voit harkita haitarin käyttöä, jos haitarien otsikot ovat selvästi toisensa poissulkevia eli käyttäjä todennäköisesti tarvitsee tietoa vain yhden otsikon alta.

Älä käytä haitaria, jos

  • käyttäjää saattaa kiinnostaa useampi kuin yksi otsikko tai hänen täytyy avata useampi kuin yksi haitari saadakseen vastauksen kysymykseensä
  • sisältöä on sivulla tai haitarin sisällä liian vähän
  • haitarin otsikoita on liikaa.

Huom.! Haitari sopii hyvin sivun loppuun kerättyihin usein kysyttyihin kysymyksiin.

2. Kirjoita

Pidä kirkkaana mielessä: mitä, kenelle, miksi?

Navigaatio-otsikot vasemmassa valikossa ovat sanoja, joista klikkaamalla lukija saa auki pääsivun tai alasivun.

Kirjoita navigaatio-otsikoista selkeitä, asiasanatyyppisiä sekä sivun tai sivuston osan sisältöä kuvaavia. Hyvät navigaatio-otsikot ovat perusmuotoisia ja keskenään samantyylisiä.

Esimerkki 1 sivulta Varainsiirtovero:

Asunto-osake
Uudiskohde
Autopaikka ja muut tilat
Kiinteistö

Esimerkki 2 sivulta Esitäytetty veroilmoitus:

Näin ilmoitat verkossa
Näin ilmoitat paperilla
Näin tarkistat veroilmoituksen

Vältä kuitenkin sijoittamasta valikkoon samanlaisia sanoja lähekkäin. Esimerkiksi montaa vero-alkuista sanaa ei kannata sijoittaa valikkoon allekkain.

Muista, että navigaatio-otsikko on eri asia kuin tekstin pääotsikko eli H1-tason otsikko!

Kirjoita sisällölle kuvaava pääotsikko ja selkeät väliotsikot. Otsikko vastaa mielellään jo niihin kysymyksiin, joita käyttäjät kysyvät ja joilla he hakevat tietoa (vrt. avainsanatutkimus). Aktiivinen otsikko houkuttelee, älä käytä etikettiotsikoita.

Pääotsikko kertoo lukijalle riittävästi tekstin sisällöstä sekä sen kohderyhmästä.

Ota otsikoinnissa huomioon nämä asiat:

  • Navigaatio-otsikko – Pääotsikossa täytyy olla navigaatio-otsikko eli niin sanotut valikkosanat. Aloita otsikko mielellään valikkosanoilla. Sanat voivat olla taivutetussa muodossa.
    • Esimerkki: Juomapakkausvero – milloin pakkauksesta täytyy maksaa veroa?
      (valikkosana on Juomapakkausvero)
  • Verbi – Käytä otsikossa verbiä, joka ohjaa toimimaan tai kertoo toiminnasta. Käytä etenkin kehotusmuotoa.
    • Esimerkki: Asunto-osakkeen ostaja – maksa varainsiirtovero ja tee ilmoitus
    • Esimerkki: Ennakon täydennysmaksu on poistunut
  • Näkökulma – Otsikosta on tärkeää käydä ilmi, mistä näkökulmasta teksti käsittelee asiaa.
    • Vertaa: a) Työkalut b) Voit vähentää työkaluista aiheutuneet kustannukset verotuksessa
  • Asiasana – Kirjoita otsikkoon asiasana, etenkin jos täsmällinen aihe ei käy ilmi valikkosanasta. Asiasana vaikuttaa myös hakukonelöydettävyyteen.
    • Vertaa: a) Näin maksat verot b) Näin maksat verot vuokratuloista

Tarkista, että samaa otsikkoa ei käytetä muualla, esimerkiksi syventävissä ohjeissa tai palvelun etusivulla. Testaa otsikkoasi vero.fi:n haun avulla. Jos tuloksissa on samantapainen otsikko, muokkaa otsikkoasi erottuvaksi.

Kun teet otsikkoa, tarkastele koko sivua. Otsikon ja sivun pitää toimia itsenäisenä kokonaisuutena.

Otsikon jälkeen ei kirjoiteta alaotsikkoa. H1- ja H2-tason otsikoita ei siis kirjoiteta suoraan allekkain.

Kirjoita väliotsikko jokaiselle uudelle asialle. Hyvä otsikointi välittää sisällön pääasiat myös irrallaan tekstistä. Käytä väliotsikoita tiuhaan, jotta myös mobiililaitteella näkyy yhdellä näytöllä ainakin yksi väliotsikko kerrallaan.

Sijoita sivun ydinsanoma ja tärkeimmät asiat ensimmäiseen ja toiseen tekstikappaleeseen. Käytä avainsanoja ja niiden synonyymeja vaihdellen.

Keskity siihen, mikä on asiakkaan eli tekstin lukijan näkökulmasta tärkein asia – mitä asiakkaan pitää tietää tai tehdä. Mene suoraan asiaan.

Tekstissä ei käytetä ingressityyliä. Aloituskappaletta ei siis korosteta millään erityisellä tyylillä, kuten suuremmalla fontilla tai lihavoinnilla.

Tekstin alussa ei myöskään ole tarpeen selostaa sitä, mitä kerrot tekstissä myöhemmin uudelleen. Orientoi kuitenkin lukijaa aiheeseen. Jos tekstisi koostuu esimerkiksi useista pienemmistä kokonaisuuksista tai kuvaat tilanteita eri näkökulmista, voit kirjoittaa alkuun tiiviin koonnin. Kirjoita lyhyesti ja ytimekkäästi. Pitkä alkukappale ei palvele lukijaa.

Esimerkkejä otsikoinnista ja tekstin aloituksesta

Kiinteistövero – tarkista verotuspäätös ja maksa vero

”Ohjeet koskevat sekä henkilöasiakkaita että yritys- ja yhteisöasiakkaita.
Kiinteistön omistajana saat vuosittain kiinteistöverotuspäätöksen ja maksat kiinteistöveron. Kiinteistöjä ovat esimerkiksi tontti ja sillä mahdollisesti sijaitsevat rakennukset – kuten omakotitalo – tai maa-alue ja sillä sijaitseva kesämökki.”

Ilmoita maapohjan käyttötarkoituksen muutoksesta

”Eri maatyyppejä verotetaan eri tavoin. Ilmoita meille, jos maan käyttötarkoitus muuttuu.”

Kerro vain olennainen. Älä siis yritä kertoa kaikkea, mitä asiaan liittyy.

Yksityiskohtaiset ohjeet ja verotusmenettely kuuluvat syventäviin ohjeisiin. Älä käsittele poikkeuksia tai vain harvoja koskevia asioita, elleivät ne ole aiheuttaneet paljon virheitä tai hämmennystä.

Lakipykälät mainitaan vain poikkeustapauksissa.

Kirjoita lyhyitä virkkeitä.

Pilko pitkät virkkeet lyhyemmiksi. Neljä lausetta yhdessä virkkeessä on liikaa.

Käytä kevyitä ja lyhyitä tekstiblokkeja, vältä pitkiä tekstimassoja. Verkkoon sopivat myös yhden virkkeen mittaiset kappaleet – pienemmällä näytöllä sellainen voi mennä usealle riville.

Kirjoita vaihtelevasti erimittaisia kappaleita – ne tekevät tekstistä helpommin lähestyttävää.

Kirjoita ymmärrettävästi. Käytä tavallisten ihmisten käyttämää kieltä ja termejä. Tarvittaessa rinnalla on oltava myös tarkat termit, joita käytetään asioinnissa.

Muista toimintakehotteet – ohjaa kävijää eteenpäin!

Kirjoita jutustellen ja väännä rautalangasta.

Kirjoita aktiivista kieltä ja vältä passiivia.

Jos lainaat lakia, älä kopioi vaan muotoile asia uudelleen.

Älä toista.

Sinuttele. Verohallinto on me.

  • Kun viittaat tekstissä ensimmäisen kerran Verohallintoon, koko nimi on hyvä mainita. Käytä sen jälkeen me-muotoa.

Säilytä sama tyyli tekstin alusta loppuun.

Aseta tekstinkäsittelyohjelmassa palstan leveydeksi 6,5 senttiä. Näin saat selville, miltä tekstisi näyttää mobiililaitteen ruudulta.

  • Kun teksti näyttää kapealla palstalla miellyttävältä ja helposti luettavalta, se toimii varmasti melko hyvin myös mobiililaitteissa.
  • Jos kappaleet ovat pitkiä ja teksti näyttää raskaalta, tee enemmän kappalejakoja ja muokkaa virkkeistä lyhyempiä.

Opettele kirjoittamaan ensisijaisesti kapealle palstalle: Säädä palstan leveys jo ennen kuin alat kirjoittaa uutta tekstiä. Kirjoittaessasi huomaat välittömästi, milloin kappaleista ja virkkeistä tulee liian pitkiä. Näin opit muokkaamaan tekstiä samalla kun kirjoitat.

Varmista, että tekstissä on linkkejä myös alasivuille. Navigaatio ei näy mobiilissa, joten on erityisen tärkeää, että lukija pääsee linkeistä alasivuille.

3. Karsi, muokkaa ja tarkista

Etsi tekstiisi selkeintä ja parasta mahdollista ilmaisutapaa.

Käy teksti läpi ja karsi vielä.

Katso olemassa olevaa sisältöä aiheesta, haluatko vielä lisätä jotain?

Karsi vielä.

Sijoita asiat luetelmaan, kun luettelet useampia asioita joko yhdessä virkkeessä tai kappaleessa. Voit muotoilla luetelman yhdestä virkkeestä, jolloin allekkain kirjoitettu luettelo muodostaa virkkeen. Voit muotoilla luetelman myös useista virkkeistä siten, että jokainen luetelman kohta muodostuu itsenäisestä virkkeestä.

Luettelomerkkinä on pallukka.

Tee luetelmista yksitasoisia eli sijoita yhdessä luetelmassa jokainen kohta samalle tasolle.

Olennaisen tiedon voi tarvittaessa perustellusti laittaa kaksitasoiseen luetelmaan. Vältä kuitenkin sellaisia luettelorakenteita, joissa on useita luetelmakohtia ja niillä jokaisella edelleen monia alakohtia. Tällainen luetelma näyttää sekavalta.

Huomaa, että luetelma kirjoitetaan eri tavalla sen mukaan, muodostuuko luetelma yhdestä vai useammasta virkkeestä.

Jos luetelma muodostaa yhden virkkeen

  • kirjoita jokainen asia omaan kohtaan
  • aloita jokainen kohta pienellä alkukirjaimella
  • älä merkitse eri kohtien perään mitään merkkejä
  • sijoita piste vasta viimeisen kohdan loppuun.

Luetelma voi muodostua myös itsenäisistä virkkeistä:

  • Sijoita jokainen kokonaisuuteen kuuluva virke omaan luetelman kohtaan.
  • Aloita jokainen luetelman kohta isolla alkukirjaimella ja päätä se pisteeseen.

Luetelma kaikkine osineen on tavallista leipätekstiä. Esimerkiksi luetelman johdantovirke ei voi olla väliotsikko, jonka alapuolella on pienellä alkukirjaimella alkavia luetelmakohtia.

Luetelman eri kohtien jälkeen ei tule mitään välimerkkejä eikä sanoja ”ja” tai ”tai”.

Katso tarkemmat ohjeet luetelmasta Kielitoimiston ohjepankista

Käytä numeroitua luetteloa, kun annat toimintaohjeita, joilla on selkeä järjestys.

Numeroituja toimintaohjeita voi sijoittaa toimintaohje-lohkoihin. Niissä otsikkotyylinä on oletuksena versaali eli suuraakkoset eli ”isot kirjaimet”.

Katso esimerkkejä:

Kun kirjoitat tekstiä lohkoihin – tai taulukoihin – kiinnitä erityistä huomiota tekstin tavutukseen! Pidä huoli, että etenkin isoilla kirjaimilla näkyvä teksti jakautuu eri riveille järkevästi ja on helposti hahmotettavissa. Lisää siis sanaan tarvittaessa tavutus itse, kun olet julkaisemassa tekstiä vero.fi:ssä.

Sulkumerkit

Sulkumerkkejä on hyvä käyttää harkiten keskellä tekstiä. Sulkeiden sisään ei myöskään ole hyvä sijoittaa suuria tekstimääriä. Usein sulkeiden sisään sijoitetun tiedon voi kirjoittaa suoraan tekstiin tai muotoilla eri tavalla. 

Joskus sulkumerkkejä kuitenkin pitää vero.fi:ssä käyttää. Tyypillisiä tilanteita ovat esimerkiksi:

  • verkkosivun nimi linkin jälkeen, jos linkki vie ulos vero.fi-sivustolta
    • Esimerkki: Ilmoita verkossa (lomake.fi)
  • lomakkeen numero
    • Esimerkki: Asunto- ja kiinteistöyhteisön veroilmoitus (lomake 3059)
  • olennainen lisätieto tai tarkennus
    • Esimerkki: Vero on 2 % kauppahinnasta (ja mahdollisista muista vastikkeista) sekä yhtiölainaosuudesta.
  • esimerkki, joka havainnollistaa edellä kerrottua
    • Esimerkki: käsitelty (leimattu) paperinen ilmoitus

Katso ohje sulkeiden käytöstä Kielitoimiston ohjepankista

Ajatusviiva

Ajatusviiva on yhdysmerkkiä pidempi viiva (–). Käytä ajatusviivaa muun muassa silloin, kun ilmaiset raja-arvoja, kuten päivämääriä, kellonaikoja ja rahasummia.

Esimerkiksi:

  • ma–pe klo 8–16
  • Chat on auki 9–15.
  • 1.1.2015–31.12.2016
  • 5 000–25 000 euroa

Saat ajatusviivan, kun valitset editorista ensin "Erikoismerkki" ja avautuvasta valikosta "en dash".

Lue ajatusviivan käytöstä tarkemmin Kielitoimiston ohjepankista

Yhdysmerkki

Yhdysmerkki on ajatusviivaa lyhyempi viiva, jonka saat näppäimistöstä automaattisesti (-). Yhdysmerkkiä käytetään erilaisten yhdyssanojen osien välissä.

Lue yhdysmerkin käytöstä tarkemmin Kielitoimiston ohjepankista

Lyhenteitä ei käytetä. Euron lyhenteenä voit kuitenkin tarvittaessa käyttää euron tunnusta – lähinnä esimerkeissä. Jos et saa merkkiä tuotettua (näppäimistöllä Alt Gr + E), voit merkitä euron lyhenteeksi e:n.

Luvut kirjoitetaan numeroin.

Älä kirjoita erillisiä lukuja peräkkäin. (Esim. Asiakkaita oli vuonna 2009 2 000. ⇒ Vuonna 2010 asiakkaita oli 2 000.)

Prosenttimerkin käyttö on suotavaa %.

Kun teet taulukon, käytä esimääriteltyjä taulukkopohjia. Silloin et joudu koskemaan itse koodiin. Kirjoita taulukon selite sille varattuun kohtaan. Otsikoiden merkkaus tulee suoraan taulukkopohjasta.

Kaikissa vero.fi:hin tehdyissä taulukoissa täytyy olla sekä lyhyt selite <caption> että merkityt otsikkosarakkeet tai -rivit <th>

Poikkeus: Selitetekstiä ei tarvita, jos taulukon nimi on jo kirjoitettu leipätekstiin. Muista tuolloin poistaa valmiista taulukkopohjasta teksti "Täytä tähän taulukon kuvaus, esteettömyyttä silmällä pitäen, ei näy kuin ruudunlukijoille".

Avainsanat

Mieti, mitä sanoja asiakkaat käyttävät, kun he hakevat aiheestasi tietoa. Tutki Piwikiä ja käytä Googlen avainsanatyökalua ja hae jo keksimillesi termeille rinnakkaistermejä. Käytä tekstissä näitä sanoja.

Älä kuitenkaan ylioptimoi eli esimerkiksi toista samoja sanoja turhaan.

Navigaatio-otsikot

Vasemmassa valikossa näkyvät navigaatio-otsikot ovat linkkejä, jotka näkyvät myös Googlessa hakutulosten otsikkona. Käytä navigaatio-otsikoissa selkeitä, kuvaavia sanoja tai hyvin lyhyitä ilmaisuja – ja mielellään mahdollisimman erilaisia.

Otsikot

Varmista, että pääotsikon alussa on avainsana (mm. navigaatio-otsikko). Pääotsikon täytyy olla selkeä, sen pitää kertoa olennainen sivun sisällöstä, sisältää kokonainen ajatus ja kehottaa toimimaan. 

Käytä runsaasti väliotsikoita, jotka jäsentävät tekstiä selkeisiin asiakokonaisuuksiin. Käytä väliotsikoissa avainsanoja. Sijoita myös väliotsikkoon mielellään kokonainen ajatus ja toimintakehotus.

Linkit

Linkkejä on navigaatiossa ja leipätekstissä. Erityisen tärkeitä ovat toimitukselliset linkit eli ainutlaatuiset linkit osana tekstiä. Varmista, että linkkiteksti kertoo aina avautuvan sivun sisällöstä. Lue tarkempi linkitysohje

4. Testaa

Varmista, että tekstisi toimii.

Lue teksti ääneen kaverillesi, joka ei tunne aihetta. Ymmärsikö hän?

Lue teksti ääneen itsellesi. Jos joudut vetämään henkeä yhden virkkeen aikana, virke on liian pitkä. Jos itsekin takeltelet monimutkaisten termien kanssa, muuta ne yleistajuisemmiksi.

Uudet ja uudistetut tekstit pitää aina testata käyttäjillä. Arvioi, mikä testausvaihtoehto sopii tilanteeseesi. Pyydä apua verkkoviestinnästä myös testien suunnitteluun tarvittaessa. Testeissä kannattaa käyttää testiympäristöä.

Kevyt testaus

Kevyin vaihtoehto on testauttaa sisältöä muutamalla ihmisellä, joille aihe ei ole tuttu.

  1. Listaa usein kysyttyjä kysymyksiä.
  2. Tee kysymysten avulla tehtäviä.
  3. Pyydä testihenkilöitä tekemään tehtävät.
  4. Seuraa, miten testihenkilö suoriutuu tehtävistä ja kuuntele hänen kommenttejaan.
  5. Ota kommentit huomioon, kun kehität osiota tai muokkaat tekstejä entistä paremmiksi.
  6. Testaa vielä tekemäsi muutokset uusilla käyttäjillä tarvittaessa.

Laajempi käyttäjätestaus

Viestintäyksikön verkkoviestintätiimi toteuttaa 3–4 käyttäjätestausta vuodessa. Ehdota omaa aihetta mukaan!

Verkkoviestintätiimi voi myös auttaa laajemman käyttäjätutkimuksen järjestämisessä.

5. Seuraa ja kehitä

Tutki dataa ja paranna sisältöjä jatkuvasti.