Seloste henkilötietojen käsittelystä Verohallinnon henkilöverotuksen palvelunumeroiden tekoälyavusteisessa puhebotissa

Verohallinto
PL 325, 00052 VERO
puh. 029 512 000  

Verohallinto
PL 325, 00052 VERO
Puh. 029 512 000 (vaihde)  

Verokorttipuhebotti:

Verokorttibotti auttaa asiakasta tekemään tiettyjä verokorttiin liittyviä muutoksia. Puhebotti yksilöi ja tunnistaa asiakkaan, jonka jälkeen se ohjaa keskustelua ja kerää asiakkaalta tarvittavat tiedot verokorttia varten sääntöperusteisen logiikan perusteella. Tämä toteutuu muuntamalla asiakkaan puhe tekstiksi, käsittelemällä tekstiä ennalta määriteltyjen kriteerien pohjalta ja muodostamalla tekstimuotoisia kysymyksiä ja vastauksia, joita puhebotti muuntaa puheeksi esitettäväksi asiakkaalle.

Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn henkilön tunnistamiseksi, sekä verokortin laatimiseksi. Lisäksi henkilötietoja käsitellään palvelun kehittämiseksi, laadunvarmistukseen sekä virhetilanteiden selvittämiseksi.

Kotitalousvähennyksen puhebotti:

Henkilöverotuksen yleisneuvonnan puhebotti neuvoo asiakasta kotitalousvähennykseen liittyvissä kysymyksissä. Puhebotti vastaanottaa asiakkaan esittämän kysymyksen puheen muodossa, muuntaa sen tekstiksi, hakee vastauksen Verohallinnon virallisesta aineistosta ja muuntaa vastauksen puheeksi, jota se esittää asiakkaalle. Puhebotti ei tallenna varsinaista puhetta eikä se pysty tunnistamaan yksittäistä henkilöä.

Puhebotti ei tee tulkintoja, eli epäselvissä tai muutoin hankalissa tapauksissa se ohjaa asiakasta asiakasneuvojalle.

Tallennettuja henkilötietoja käsitellään myös palvelun kehittämiseksi, laadunvarmistukseen sekä virhetilanteiden selvittämiseksi.  

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on ensisijaisesti rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen täyttäminen ja julkisen vallan käyttö. Nämä perustuvat erityisesti seuraaviin säännöksiin: 

• Hallintolain (434/2003) 8 §
• Verohallinnosta annetun lain (503/2010) 2 §  Henkilöasiakkaan verovelvollisuutta koskevat pykälät verokorttipuhebotin osalta myös verotusmenettelystä annetun lain (1558/1995) 2 luku  

Verokorttipuhebotti käsittelee seuraavia henkilötietoryhmiä:

• Puhebotin toiminnallisuus edellyttää puheen käsittelyä. Puhetta ei tallenneta, vaan muunnetaan välittömästi tekstimuotoon.
• Asiakkaan tunnistamista varten käsitellään tunnistamisessa tarvittavia henkilötietoja.
• Verokortin laadintaa varten käsitellään verotukseen liittyviä henkilötietoja.
• Palvelun kehittämisessä ja laadunvarmistuksessa käsitellään palvelun käyttöön ja palautteeseen liittyviä tietoja sekä puhelua koskevia tietoja.

Kotitalousvähennyksen puhebotti käsittelee seuraavia henkilötietoryhmiä:

• Puhebotti neuvoo yleisellä tasolla, ei henkilökohtaisissa asioissa. Asiakkaan ei tule kertoa botille mitään henkilötietoja, eikä häntä myöskään tunnisteta. Puhebotti käsittelee asiakkaan puhetta, mutta puhe ei tallennu vaan se muunnetaan välittömästi tekstimuotoon.
• Lisäksi käsitellään seuraavia puhelua koskevia tietoja: soiton ajankohta, puhelun kesto ja puhelinnumero.

Tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään. Verokorttibotin osalta tietoja kerätään myös verokortin laadinnan yhteydessä.

Verohallinnon käyttämät järjestelmäntoimittajat, palveluntuottajat ja sopimuskumppanit toimivat henkilötietojen käsittelijöinä.

Puhebottijärjestelmä säilyttää järjestelmässä käsitellyt tiedot 30 päivän ajan, minkä jälkeen ne poistetaan automaattisesti järjestelmästä.

Verotustietojen osalta henkilötietojen säilytysaika määräytyy verotusmenettelyn, verovalvonnan, verotusta koskevien muutoksenhakuaikojen ja muutoksenhakuprosessin sekä perintätoimenpiteiden vaatiman ajan perusteella.

Säilytysaika on pääasiassa 12 vuotta sen verovuoden tai verokauden päättymisestä, jota tieto tai asiakirja koskee (esimerkiksi veroilmoituksen ja verotuspäätöksen tiedot). Säilytysajat määräytyvät kuitenkin verolaji- ja asiakohtaisesti ja voivat olla myös 12 vuotta pidempiä. Säilytysajat voivat myös poiketa yksittäisissä tapauksissa muutoksenhaun, verojen perinnän tai verorikosasian käsittelyn johdosta, jolloin säilytysaika on pidempi.

Verotustietoja arkistoidaan myös yleisen edun mukaisesti, jolloin noudatetaan Arkistolaitoksen seulontapäätösten mukaista säilytysaikaa.

Puhelua koskevat tiedot säilytetään korkeintaan tunnin ajan, jonka jälkeen ne poistetaan tai anonymisoidaan.

Tiedot säilytetään sähköisessä muodossa käyttöoikeuksin rajatussa järjestelmässä.

Tietoihin pääsevät vain erikseen nimetyt henkilöt käyttämällä heille luovutettuja käyttäjätunnus-salasanayhdistelmiä.

Tietoja käsittelevät vain sellaiset henkilöt, joiden tehtäviin käsittely kuuluu. Kaikki tietoja käsittelevät henkilöt on turvallisuusselvitetty (Turvallisuusselvityslaki (726/2014).

Puhebotti ei suorita henkilöiden arviointia, profilointia eikä pisteytystä, sillä järjestelmä ei automaattisesti analysoi tai luokittele käyttäjiä, eikä henkilötietoja käytetä käyttäjäprofiilien muodostamiseen.

Puhebottiin ei liity sellaista automatisoitua päätöksentekoa, jolla olisi oikeusvaikutuksia tai muita merkittäviä vaikutuksia henkilön kannalta, koska puhebotin tehtävänä on antaa neuvontaa ja laatia verokortti rekisteröidyn antamien tietojen perusteella.

1) Oikeus saada pääsy tietoihin (artikla 15)

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että sinua koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä. Jos näitä henkilötietoja käsitellään, voit pyytää jäljennökset omista tiedoistasi. Niiden järjestelmien osalta, mihin sinulla ei ole pääsyä, voit tehdä tarkastuspyynnön täältä.

Poikkeus: Ilmoittajansuojelulain 31 §:n 2 ja 3 momentin mukaan tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukaista rekisteröidyn oikeutta päästä tietoihin voidaan rajoittaa ilmoittajansuojelulain nojalla ilmoitettujen henkilötietojen osalta, jos se on välttämätöntä ja oikeasuhtaista ilmoituksen paikkaansa pitävyyden selvittämisen turvaamiseksi tai ilmoittajan henkilöllisyyden suojaamiseksi. Sinulle annetaan tiedoksi rajoituksen syyt ja sinulla on oikeus pyytää tietojen antamista tietosuojavaltuutetulle tietosuojalain 34 §:n 3 ja 4 momentin mukaisesti.

2) Oikeus tietojen oikaisemiseen (artikla 16)

Sinulla on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä sinua koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot.

Puutteelliset tiedot on oikeus saada täydennetyiksi muun muassa toimittamalla lisäselvityksiä. Tietojen mahdollinen puutteellisuus ja täydentäminen ratkaistaan ottamalla huomioon, mitä tarkoitusta varten henkilötietoja käsitellään.

3) Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (artikla 18)

Sinulle on tietyissä tilanteissa oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa tietojen käsittelyä. Verohallinnon henkilöstön henkilötietojen käsittelyssä tämä tulee lähinnä kysymykseen tilanteessa, jossa henkilö kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden ja siksi aikaa, että tieto korjataan.

Poikkeus: Ilmoittajansuojelulain 31 §:n 1 momentin mukaan tietosuoja-asetuksen 18 artiklaa rekisteröidyn oikeudesta käsittelyn rajoittamiseen ei sovelleta ilmoittajansuojelulaissa tarkoitettuun henkilötietojen käsittelyyn.

4) Vastustamisoikeus (artikla 21)

Sinulla on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella, milloin tahansa vastustaa sinua koskevien henkilötietojen käsittelyä. Tällaisessa tilanteessa Verohallinto arvioi, onko käsittelyyn olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää etusi, oikeutesi tai vapautesi, tai jos tietojen käsittely tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Jos Verohallinto katsoo, että käsittely on tarpeen, voi Verohallinto kieltäytyä pyynnöstäsi. Voit tässä tapauksessa saattaa asian valvontaviranomaisen käsiteltäväksi.

Vastustamisoikeutta ei sovelleta, kun käsittely perustuu Verohallinnon lakisääteiseen velvoitteeseen (tietosuoja-asetuksen 6 art. 1 c).

5) Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa sinulla on vakinainen asuinpaikka tai työpaikka taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos katsot, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta, sanotun kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.

Suomessa toimivaltaisen valvontaviranomaisen yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Kirjaamo: 029 566 6768
Sähköposti (kirjaamo): tietosuoja(at)om.fi