Återbäring av mervärdesskatt till utländska näringsidkare

1 Beslut

Detta beslut är ett beslut enligt 28 d § i lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019, nedan informationshanteringslagen) om att Skatteförvaltningen inför ett automatiserat beslutsförfarande vid återbäring av mervärdesskatt till utländska näringsidkare. Beslutsförfarandet som avses i beslutet om införande används för sådana beslut om återbäring av mervärdesskatt där mottagaren av beslutet är en utländsk näringsidkare.

2 Motivering

2.1 Inledning

Det automatiserade beslutsfattandet i beskattningen baserar sig på förvaltningslagen (434/2003), bestämmelser om beskattningsförfarande och annan specialreglering i anknytning till beskattningen. I informationshanteringslagen föreskrivs dessutom om tjänsteansvar för det automatiserade beslutsfattandet och förutsättningar för dess införande. Genom dessa bestämmelser garanteras att kraven för god förvaltning uppfylls, tjänsteansvaret riktas rätt, beslut fattas på ett genomskinligt sätt och det automatiserade beslutsfattandet kontrolleras tillräckligt.

Då de automatiserade besluten gäller fysiska personer ska förfarandet uppfylla även dataskyddslagstiftningens krav.

Ärendena i beslutsförfarandet för återbäring av mervärdesskatt till utländska näringsidkare är sådana att de enligt förvaltningslagen kan avgöras automatiserat. En fysisk person kan framställa en begäran om omprövning av beslut hen mottagit, vilket är ett av kraven för automatiserat beslutsfattande, ifall beslutet inte motsvarar hens yrkanden. I beslutsförfarandet iakttas kraven i förvaltningslagen och informationshanteringslagen och när ärendet avser fysiska personer även kraven i dataskyddslagstiftningen. Det automatiserade beslutsförfarandet har också dokumenterats och testats omsorgsfullt och behövliga ansvarspersoner utsetts. Skatteförvaltningen har genomfört det automatiserade beslutsförfarandet och de automatiserade beslut som fattas i förfarandet enligt gällande bestämmelser och krav. Genom förfarandet implementeras de lagstadgade förpliktelser som ålagts Skatteförvaltningen bland annat om rättsprinciperna inom förvaltningen, hur ärenden ska inledas, hur ärenden ska utredas och parter höras, hur ärenden ska avgöras samt hur förvaltningsbeslut ska motiveras och delges. Också de övriga principerna om adekvat behandling och god förvaltning uppfylls.

2.2 Kraven i förvaltningslagen

Bestämmelser om kraven för det automatiserade beslutsförfarandet finns i förvaltningslagen i kap. 8 b Automatiserat avgörande av ärenden. I kapitlet finns nya bestämmelser om förutsättningarna för automatiserat avgörande, rättsskydd och om myndigheters skyldighet att meddela en part om att ärendet har avgjorts automatiserat. Regleringen ger myndigheten behörigheten att fatta automatiserade beslut på de villkor som anges i kapitlet.

Enligt 53 e § i förvaltningslagen är det fråga om ett automatiserat avgörande om en myndighet genom automatisk databehandling träffar ett avgörande som avslutar behandlingen av ett ärende, utan att avgörandet granskas och godkänns av en fysisk person. En myndighet kan enligt 53 e § i förvaltningslagen avgöra ett ärende automatiserat när det i ärendet inte ingår omständigheter som förutsätter prövning från fall till fall. Ett ärende kan avgöras automatiserat också när en tjänsteman eller annan handläggare av ärendet har bedömt de omständigheter som förutsätter prövning från fall till fall. Det automatiserade avgörandet ska grunda sig på behandlingsregler som myndigheten upprättat med stöd av tillämplig lag och förhandsprövning.

Enligt motiveringen för 53 e § i förvaltningslagen (regeringens proposition 145/2022 s. 101) kan automatiserat avgörande för det första användas för ärenden vars avgörande tillräckligt entydigt kan härledas direkt från lagstiftningen och fallets faktiska omständigheter. För det andra kan det automatiserade avgörandet omfatta ärenden där den lagstiftning som utgör grunden för avgöranden lämnar mycket rum för tolkning men där myndigheten i fråga om sådana ärenden har en etablerad praxis enligt vilken ärenden med vissa drag (typfall) alltid avgörs på samma sätt.

Skatteförvaltningens alla förfaranden grundar sig på lagstiftningen. Således grundar sig även det automatiska beslutsfattandet på normer och regler. Med lagstiftning avses lagstiftningen i vid bemärkelse, dvs. från EU-rätt till författningar på lägre nivå och rättspraxis. Skatteförvaltningen har prövat på förhand vilka av de ärenden som detta beslut avser som är sådana som kan avgöras automatiserat så att resultatet är ett lagenligt avgörande. Ärenden som kan avgöras automatiserat är delvis sådana där avgörandet entydigt kan härledas från lagstiftningen och utifrån rådande fakta och omständigheter. Delvis är ärendena sådana där Skatteförvaltningen har vedertagen beslutspraxis vilket gör att ärenden alltid avgörs på samma sätt.

Det automatiserade avgörandet grundar sig på behandlingsregler som har upprättats på förhand. Med behandlingsregler avses enligt regeringens proposition (145/2022 s. 109) av en fysisk person på förhand upprättade regler avsedda att styra behandlingen och avgörandet av förvaltningsärenden i automatisk databehandling, såsom vilka variabler som påverkar verksamhetsprocessens förlopp samt på vilket sätt och på vilka grunder eventuella interimistiska åtgärder vidtas i ärendet, i vilket skede en fysisk person deltar i processen och hur avgörandet i ärendet kommer till. Till behandlingsreglerna hör också de regler utifrån vilka ett ärende tas till en automatiserad verksamhetsprocess eller flyttas bort för behandling av en fysisk person.

Behandlingsregler är även selektionsvillkor utifrån vilka ett ärende behandlas automatiserat eller selekteras till en handläggare för behandling så att denne avgör de delar som förutsätter prövning från fall till fall. När behandlingsreglerna har utarbetats har de bestämmelser beaktats enligt vilka Skatteförvaltningen ska pröva de inkomna uppgifterna och redogörelserna på ett sätt som är motiverat med hänsyn till ärendets art och omfattning, ett lika bemötande av de skattskyldiga samt skattekontrollens behov. Dessa bestämmelser ingår i 9 § i lagen om beskattningsförfarandet beträffande skatter som betalas på eget initiativ (768/2016). Om den skattskyldige ges tillfälle att bli hörd innan ärendet avgörs och hen lägger fram en fritt formulerad redogörelse, ska redogörelsen styras till en handläggare för behandling.

Selektionsvillkoren är enhetliga och de grundar sig hos Skatteförvaltningen på en kontinuerlig riskanalys. Dessutom kan inkonsekvenser i uppgifter identifieras i vissa selektioner. Selektionsvillkor kan vara exempelvis motstridigheter mellan inlämnade deklarationsuppgifter och övriga uppgifter som Skatteförvaltningen har till sitt förfogande. Det är också möjligt att utnyttja olika slags stickprov, såsom att plocka var tionde eller hundrade skattskyldig.

Skatteförvaltningen tillämpar inte i sina avgöranden sådan logik som i stället för regler skulle basera sig exempelvis på sannolikhetstänkande (s.k. maskininlärningsteknik). Ett automatiserat beslut grundar sig således alltid på regler som fastställts genom lag eller härletts från lag till en vedertagen avgörandepraxis inom Skatteförvaltningen och vilka kan formas och programmeras till behandlingsregler i Skatteförvaltningens datasystem.

Bestämmelser om rättsskyddsförutsättning finns i 53 f § i förvaltningslagen. Det är ett ytterligare villkor för att ett ärende som gäller fysiska personer kan avgöras automatiserat. Enligt rättsskyddsförutsättningen förutsätter ett automatiserat avgörande av ett ärende att den fysiska person som beslutet avser ska få begära omprövning av avgörandet till alla delar genom en omprövningsbegäran, som behandlas hos den myndighet som fattat beslutet eller hos en myndighet som tillsammans med den hör till samma personuppgiftsansvarig. Detta krävs dock inte om en parts yrkande som inte rör någon annan part godkänns genom ett automatiserat avgörande.

Fysiska personer kan framställa en omprövningsbegäran enligt rättsskyddsförutsättningen av alla avgöranden på vilka detta beslut om införande av automatiserat beslutsfattande tillämpas. Bestämmelser om omprövningsförfarande finns i lagen om beskattningsförfarande beträffande skatter som betalas på eget initiativ (768/2016). En begäran om omprövning behandlas vid skatterättelsenämnden eller av Skatteförvaltningen. Skatterättelsenämnden är en del av Skatteförvaltningen och Skatteförvaltningen är den personuppgiftsansvarige också i skatterättelsenämndens ärenden. En omprövningsbegäran är inte avgiftsbelagd.

Om automatiserat beslutsfattande använts för att avgöra ett förvaltningsbeslut ska det enligt 53 g § i förvaltningslagen av beslutet framgå att ärendet har avgjorts automatiserat samt var det beslut om införande som avses i 28 d § i informationshanteringslagen finns att tillgå. Om det inte meddelas något förvaltningsbeslut i ärendet med stöd av någon annan lag, ska uppgifterna dock meddelas parten på något annat sätt senast när behandlingen av ärendet avslutas.

I det automatiserade avgörandet som meddelas på grund av beslutet om införande ska antecknas att ärendet har avgjorts automatiserat på det sätt som anges i 53 e § i förvaltningslagen. I beslutet ska anges adressen där beslutet om införande finns att tillgå. Beslutet finns i det allmänna datanätet, dvs. på Skatteförvaltningens webbplats.

2.3 Kraven enligt informationshanteringslagen

I 6 a kap. i informationshanteringslagen finns bestämmelser som främjar principen om god förvaltning. Bestämmelserna handlar bland annat om dokumentering av den automatiserade verksamhetsprocessen, kvalitetssäkring, kvalitetskontroll och införande av förfarandet. I kapitlet ingår också bestämmelser om hur tjänsteansvaret för det automatiserade beslutsfattandet fördelas. Genom bestämmelserna regleras ytterligare hur myndigheten ser till att de uppgifter som används vid automatiserat avgörande är uppdaterade och felfria samt informerar om det automatiserade beslutsförfarandet.

Skatteförvaltningen har på det sätt som förutsätts i 28 a § i informationshanteringslagen registrerat i bestående form vilka ansvar som ingår i det automatiserade beslutsförfarandet samt vilka omständigheter som ligger bakom förfarandet. När Skatteförvaltningen har upprättat behandlingsreglerna har den säkerställt att det automatiserade beslutsfattandet är lagenligt och uppfyller villkoren i den materiella lagstiftningen såväl som lagstiftningen som gäller förfarandet. I samband med att behandlingsreglerna upprättats och dokumenterats har det utretts hur man säkerställer att det automatiserade beslutsförfarandet är icke-diskriminerande. Av behandlingsreglerna framgår även hur ärendet utreds tillräckligt och hur avgörandet motiveras eller varför det inte behöver motiveras. Också frågor kring till exempel barnens rättigheter har bedömts i detta sammanhang. Skatteförvaltningen har även i behandlingsreglerna beaktat att om avgörandet av ärendet förutsätter prövning från fall till fall ska behandlingen till denna del överföras till en handläggare. Skatteförvaltningen har säkerställt att det i minst fem år från det att ett ärende har avgjorts kan påvisas vilka behandlingsregler som tillämpats vid det automatiserade avgörandet och i vilka faser en handläggare har deltagit i behandlingen.

Efter att behandlingsreglerna dokumenterats har Skatteförvaltningen enligt 28 b och c § i informationshanteringslagen säkerställt att det automatiserade beslutsförfarandet motsvarar dokumentationen och att kvaliteten övervakas systematiskt. Skatteförvaltningen har dessutom anlitat till exempel språkvårdare för att säkerställa att kravet på gott språkbruk uppfylls i dokument som ges till den skattskyldige och andra parter även när dokument upprättas automatiserat.

Skatteförvaltningen kontrollerar också med hjälp av testning att det automatiserade beslutsförfarandet uppfyller kraven. Behövliga planer för kvalitetssäkring och kvalitetskontroll har utarbetats. I dem beskrivs hur det automatiserade beslutsförfarandets kvalitet och de automatiserade avgörandenas felfrihet ska uppföljas och hur myndigheten ska vidta korrigeringsåtgärder, om det upptäcks ett fel i en automatiserad verksamhetsprocess. Ansvarspersoner har utsetts för att säkerställa det automatiserade beslutsförfarandets kvalitet samt för kvalitetskontroll och hantering av felsituationer.

Detta beslut om införande publiceras på det sätt som anges i 28 e § i informationshanteringslagen på Skatteförvaltningens webbplats i det allmänna datanätet. Alla beslut om införande finns samlade på sidan Automatiserat beslutsfattande (vero.fi/automatiseratbeslutsfattande). På samma webbsida publicerar Skatteförvaltningen också, utifrån den dokumentation som avses i 28 a § 2 mom. i informationshanteringslagen och beslutet om införande, information om automatiserat avgörande av ärenden inom sitt verksamhetsområde, grunderna för att använda det automatiserade beslutsförfarandet och andra uppgifter som är centrala med avseende på kundens rättigheter.

2.4 Dataskyddslagstiftningen

Det automatiserade beslutsfattandet som hänför sig till fysiska personers ärenden ska också uppfylla kraven i den allmänna dataskyddsförordningen (EU 2016/679).

Dataskyddsförordningen förutsätter nationell lagstiftning om automatiserat individuellt beslutsfattande. Den rättsliga grunden för denna lagstiftning finns i kap. 8 b i förvaltningslagen och i kap. 6 a i informationshanteringslagen. Genom lagstiftningen har de skyddsåtgärder som ska iakttas i det automatiserade beslutsfattandet fastställts. Beslut om återbäring av mervärdesskatt till utländska näringsidkare samt situationer vid automatiskt beslutsfattande grundar sig på lag. Besluten uppfyller också kraven enligt artikel 22 i den allmänna dataskyddsförordningen.

Rätt att kräva mänskligt ingripande i behandlingen av uppgifterna

Enligt den allmänna dataskyddsförordningen hör det till skyddsåtgärderna bland annat att den registrerade (fysiska personen) har rätt att kräva mänskligt ingripande i avgörandet av ärendet. Denna skyddsåtgärd har genomförts med hjälp av rättsskyddsförutsättningen i 53 f § i förvaltningslagen, dvs. så att den registrerade kan begära omprövning av ett beslut som fattats automatiskt (läs mer i kapitel 2.2 Kraven i förvaltningslagen i denna anvisning).

Informering av den registrerade om det automatiserade beslutsförfarandet

I EU:s dataskyddsreglering och i den nationella lagstiftningen ingår bestämmelser enligt vilka den registrerade ska informeras om att ett beslut som avser hen eventuellt kommer att fattas automatiserat.

Bestämmelser om den personuppgiftsansvariges informeringsskyldighet och förfaranden i anslutning till den finns i artiklarna 12, 13 och 14 i dataskyddsförordningen. Den personuppgiftsansvarige ska direkt med stöd av dataskyddsförordningen informera den registrerade om det automatiserade beslutsfattandet. Syftet med informeringsregleringen i dataskyddsförordningen är att den registrerade får en täckande och klar helhetsbild av hur personuppgifter behandlas. Till detta hör skyldigheten att på förhand i samband med att ärendet inleds informera den registrerade om att beslutet i ärendet eventuellt fattas automatiserat.

Om automatiserat beslutsfattande använts för att avgöra ett förvaltningsbeslut ska det enligt 53 g § i förvaltningslagen av beslutet framgå att ärendet har avgjorts automatiserat samt var det beslut om införande som avses i 28 d § i informationshanteringslagen finns att tillgå. Bestämmelsen är en av skyddsåtgärderna som avses i dataskyddsförordningen. För att säkerställa en parts rättsskydd vid automatiskt avgörande av ett ärende ska parten informeras om att beslutet har fattats automatiserat. Säkerställandet av informeringsskyldigheten har behandlats också i kapitel 2.2 Kraven i förvaltningslagen.

Skatteförvaltningen har i sina automatiserade beslutsförfaranden beaktat den allmänna dataskyddsförordningens och förvaltningslagens krav. Skatteförvaltningen ger en fysisk person adekvat information om att hens ärende kan behandlas i det automatiserade beslutsförfarandet. Dessutom meddelar Skatteförvaltningen att en människa kommer att behandla ärendet om den registrerade söker ändring med en omprövningsbegäran i ett ärende som har avgjorts automatiserat.

Förhandsinformering

Om den skattskyldige inleder ett sådant ärende som kan avgöras automatiserat ska Skatteförvaltningen i regel informera den skattskyldige om detta på förhand, redan när ärendet inleds. Utländska näringsidkare som bedriver verksamhet i ett annat EU-land lämnar dock inte sina ansökningar om återbäring av mervärdesskatt via Skatteförvaltningens e-tjänst MinSkatt, utan via skattemyndighetens webbtjänst i det egna landet. När den skattskyldige inleder ärendet kan Skatteförvaltningen således ännu inte informera denne om att ärendet eventuellt kommer att avgöras automatiserat. Samma information finns också på vero.fi.

Om näringsidkaren är etablerad utanför EU, ansöker denne om återbäring av mervärdesskatt på en pappersblankett. Information om automatiserat beslutsfattande finns i vero.fi i anknytning till ansöknings-, deklarations- och anmälningsblanketter. Om ansökan, deklarationen eller anmälan gäller ett ärende som kan avgöras automatiserat nämns detta i vero.fi på blankettbeskrivningssidan, dvs. på den sida där man kan ladda ner den egentliga deklarations-, anmälnings- eller ansökningsblanketten. Informationen framgår inte av själva blanketterna, dvs. i uppgifterna på blanketten, och inte heller av deklarationsanvisningarna. Texten på blankettbeskrivningssidan kan inte med säkerhet ta ställning till om just en viss individuella deklaration eller ansökan kommer att avgöras helt eller delvis automatiserat, eftersom myndigheten inte på ett tillförlitligt sätt kan avgöra detta på förhand. Av informationen på samma sida framgår att det finns mer information om automatiserat beslutsfattande på adressen vero.fi/automatiseratbeslutsfattande.

Övriga skyddsåtgärder

I förvaltningslagen och de två lagarna om beskattningsförfarande finns bestämmelser om förfaranden som ska tillämpas vid beskattningen, såsom bestämmelser om utredning av ett ärende, hörande av parter, innehållet i och motivering av beslut, rättelse av fel, besvärsanvisning, delgivning och begäran om omprövning. Samma bestämmelser tillämpas också när ett automatiserat beslut fattas i ärendet. Bestämmelser som reglerar förfaranden, såsom rätten att bli hörd och få ett motiverat beslut samt ändringssökande och tjänsteansvar, är skyddsåtgärder som också gäller automatiserade avgöranden.

När Skatteförvaltningen behandlar personuppgifter har den som personuppgiftsansvarig genomfört också de övriga förpliktelserna i den allmänna dataskyddsförordningen.

Barnens ställning

Det automatiserade beslutsförfarandet vid beskattningen riktas inte särskilt till barn, utan besluten avser personer på samma sätt oavsett om det är fråga om en myndig eller omyndig person. Beskattningen baserar sig alltid på lag, och vid beskattningen och beslutsfattandet ska principen om likabehandling följas. Det har ingen betydelse vid beskattningen om avgörandet gäller en myndig person eller ett barn.

3 Förteckning över de handlingar som ligger till grund för beslutet om införande

Förteckning över de handlingar som ligger till grund för beslutet om införande

• 28 a §: Dokumentation av behandlingsregler (Beskrivning av behandlingsregler på en överordnad nivå – Återbäring av mervärdesskatt till utländska näringsidkare)
• 28 b och c §: Beskrivning av kvalitetssäkring och kvalitetskontroll
• Dataskyddsbeskrivning

4 Förvaringstid

Om det automatiserade beslutsförfarandet tas ur bruk ska Skatteförvaltningen förvara beslutet om införande i minst fem år efter det. Tidsfristen börjar löpa från ingången av året efter att förfarandet togs ur bruk (28 d 3 mom. informationshanteringslagen).

5 Sökande av ändring

Detta beslut om införande får inte överklagas (6 § 2 mom. i lagen om rättegång i förvaltningsärenden).

 

Den som fattat beslutet: produktgruppsdirektör Veijo Romppainen

Skatteförvaltningens kontaktuppgifter för ytterligare information om hur det automatiserade beslutsförfarandet används: 029 497 015 (Mervärdesbeskattning)