Användarna berättar – arbetspensionsbolag: uppgifter i realtid är grundtanken bakom inkomstregistret

11.10.2021

Arbetspensionsbolagen behöver de uppgifter som anmäls till inkomstregistret för sina grundläggande uppgifter, handläggning av arbetspensionsförsäkringsavgifter, beviljande av pensioner och beräkning av dessa.

De viktigaste uppgifterna är inkomst som omfattas av arbetspensionsförsäkring samt uppgifter om vart den ska hänvisas, till exempel inkomsttagarens och betalarens identifierare samt pensionsarrangemangsnummer. Dessutom behöver arbetspensionsbolagen uppgifter om anställningsförhållandets upphörande, till exempel start- och slutdatum för anställningsförhållandet samt orsaken till att anställningsförhållandet avslutats.

– Dessvärre är det inte alla som anmäler kompletta uppgifter om anställningsförhållandets upphörande, vilket leder till att det krävs utredningar och extra arbete vid ansökan om pension. Inom arbetspensionssektorn skulle vi säkerligen även ha nytta av frånvarouppgifter, förutsatt att prestationsbetalarna anmäler dem i tillräcklig omfattning, säger Mia Turku, utvecklingschef vid Arbetspensionsförsäkringsbolaget Varma.

Problem förekommer också vid anmälan av inkomsttagarens identifierare och pensionsarrangemangsnumret, dvs. numret på arbetsgivarens arbetspensionsförsäkring.

– Det är viktigt att alltid i första hand använda finsk personbeteckning som inkomsttagarens identifierare. Dessutom ska pensionsarrangemangsnumret alltid anges, om ett sådant finns. Om arbetsgivaren har en gällande försäkring ska denne inte göra anmälningar till inkomstregistret som tillfällig arbetsgivare, utan använda pensionsarrangemangsnumret som hänför sig till arbetspensionsförsäkringen. Annars tvingas vi alltid korrigera uppgifterna. Då ber vi anmälaren makulera den ursprungliga anmälan och lämna in en helt ny anmälan i ärendet, påpekar Turku.

Realtidsaspekten är till fördel för alla

Utöver för beviljande av pensioner använder arbetspensionsbolagen uppgifterna i inkomstregistret för att fastställa arbetspensionsförsäkringsavgifter. Arbetspensionsbolagen har till stor del övergått till realtidsvärlden, där försäkringspremier fastställs utifrån uppgifterna i inkomstregistret varje månad i stället för årsvis.

– Realtidsaspekten är en stor grej för oss i arbetspensionssektorn och vi skulle gärna se att även de andra som använder uppgifterna i inkomstregistret skulle övergår till realtidsvärlden i allt större omfattning, säger Turku, som i år och nästa år även är ordförande för den gemensamma stödgruppen för arbetspensionssektorn.

Att inkomstregistret har möjliggjort uppgifter i realtid har haft stor inverkan på såväl processerna som arbetsrutinerna i arbetspensionsbolagen. Exempelvis tar arbetspensionssektorn emot anmälningar gällande löner från inkomstregistret via ett gemensamt bakgrundssystem. Med hjälp av satsningarna har Varma till exempel kunnat automatisera systemens funktion och gjort avsevärda besparingar.

– Inom hela arbetspensionssektorn upplevde vi genast från början att realtidsvärlden är vår grej och vi såg att den gynnar både oss och kunderna sett till helheten. Detta är även av stor betydelse för samhället, säger Turku, och uppmuntrar även andra informationsanvändare att dra full nytta av de möjligheter som realtidsaspekten erbjuder.

Gemensamt ansvar för kvaliteten på uppgifterna

Arbetspensionssektorns önskan är att arbetsgivarna och de övriga prestationsbetalarna ska anmäla uppgifterna till inkomstregistret korrekt på första försöket. En annan önskan gäller övervakning av uppgifterna: när uppgifterna övervakas så effektivt som möjligt och i realtid kan anmälarna korrigera fel utan onödigt dröjsmål. 

– Inom arbetspensionssektorn fastställer vi och samlar in försäkringspremier i realtid, och om någon annan informationsanvändare ber att få en anmälan korrigerad till exempel först ett år senare, kan korrigeringen även påverka försäkringspremierna och i sista hand till och med pensionerna. Det är tråkigt för både kunderna och oss, när ändringen sker först efter en lång tid, säger Turku.

Det är inte enbart arbetsgivarna i egenskap av uppgiftsanmälare som har en nyckelroll, utan även deras lönesystem.

– Lönesystemen behöver kunna framställa de uppgifter som krävs i anmälan i högkvalitativ form för att uppgifterna ska kunna användas effektivt. Dessutom skulle också alla vi sektorer som använder uppgifterna kunna se över våra processer och fundera på vad vi själva kan göra för att förbättra kvaliteten på uppgifterna.

Blickar framåt

Inom arbetspensionssektorn följer man med intresse hur påföljdsavgiften som detta år införts för försummelse att anmäla löner kommer att inverka.

– I vår sektor är moroten för att göra korrekta anmälningar att då blir försäkringspremiebeloppen korrekta. Inom hela sektorn följer vi med en viss frekvens till exempel alltjämt upp dubbla anmälningar. Och åtminstone bland Varmas kunder har begäran om korrigering av dubbla anmälningar mottagits positivt och kunderna har varit ganska duktiga med att korrigera sina anmälningar, säger Turku.

Härnäst flyttas fokus i arbetspensionsbolagen från framställning av förmånsuppgifter till användning av dem.

– Först fokuserade vi på att framställa korrekta uppgifter vid rätt tid. Det var ju så sent som i början av detta år som vi började anmäla uppgifter till inkomstregistret, och i sektorn är vi nybörjare när det gäller användning av uppgifter ur användarens perspektiv.

Inkomstregistret har haft stor inverkan på resurserna, processerna och automationsgraden inom arbetspensionssektorn, och därför vill vi delta aktivt i utvecklingen av inkomstregistret även i fortsättningen. Viktiga teman för arbetspensionsbolagen är ett dialogbaserat samarbete samt att inkomstregistret är driftsäkert och att störningar i registret åtgärdas snabbt.

– Inom pensionsbranschen har vi utmärkt oss för att komma med idéer. Våra mest centrala och kritiska behov sett till helheten har vi redan fått igenom vid de årliga ändringarna. Till exempel har vi besparats många korrigeringar genom att betalarens identifierare och inkomsttagarens identifierare inte kan bytas på en ersättande anmälan.

En av idéerna från arbetspensionssektorn gäller utveckling av rapporteringen i inkomstregistret.

– För att förbättra kvaliteten på uppgifterna borde rapporteringen ses över ur ett vidare perspektiv. Vi ser potential redan i hur våra data kunde kombineras med data i inkomstregistret. Vi tycker att det vore mycket bra att testa detta i en liten pilotgrupp för att se om en rapport som kombinerar uppgifter är till nytta även enligt andra, föreslår Turku.

I serien Användarna berättar ger organisationer som använder uppgifter i inkomstregistret sin syn på fördelarna och utmaningarna med användning av uppgifterna.

Läs också: