Information till arbetsgivare lättläst

Denna lättlästa text har genomförts som ett samarbetet med LL-center. 

Arbetsgivarna anmäler till inkomstregistret alla löner, arbetsersättningar och kostnadsersättningar som de har betalat åt sina anställda. Arbetsgivaren anmäler också de förskottsinnehållningar som dragits av löner och ersättningar samt de socialförsäkringsavgifter som dragits av.

Alla som betalar ut arvoden och ersättningar måste anmäla dem till inkomstregistret, också om de egentligen inte är arbetsgivare. Det här gäller till exempel föreningar och samfund
som betalar ut skattefria reseersättningar eller andra ersättningar för till exempel frivilligarbete.

Arbetsgivare och andra betalare ska anmäla följande uppgifter till inkomstregistret:

  • löner, arvoden, arbetsersättningar och andra betalda förvärvsinkomster
  • skattefria kostnadsersättningar
  • skattepliktiga kostnadsersättningar
  • betalda dagtraktamenten, måltidsersättningar och kilometerersättningar
  • naturaförmåner, som telefonförmån eller bilförmån.

Arbetsgivare gör regelbundet två olika anmälningar till inkomstregistret:anmälan om löneuppgifter och arbetsgivarens separata anmälan.

Efter att inkomstregistret har börjat användas behöver man inte längre göra årsanmälningar över löner, pensioner och förmåner.

Anmälan om löneuppgifter 

Arbetsgivare och andra prestationsbetalare ska anmäla löneuppgifter skilt för varje arbetstagare och för varje lönedag.

Arbetsgivaren ska anmäla löneuppgifterna senast fem dagar efter betalningsdagen. Lönedagen är den dag då lönen finns på arbetstagarens konto.

Också tillfälliga arbetsgivare ska anmäla löneuppgifter till inkomstregistret.

Som tillfälliga arbetsgivare räknas arbetsgivare som under ett år har endast en anställd arbetstagare eller högst fem arbetstagare som är anställda för en kortare tid än ett år.

Arbetsgivarens separata anmälan

Arbetsgivare och andra prestationsbetalare gör arbetsgivarens separata anmälan en gång i månaden.

Arbetsgivaren ska lämna in den separata anmälan senast den femte dagen i den månad som följer efter lönedagen.

I den separata anmälan ska arbetsgivaren lämna in det totala beloppet av arbetsgivarens sjukförsäkringsavgifter och vilka avdrag som har gjorts från sjukförsäkringsavgifterna.

Arbetsgivare som hör till arbetsgivarregistret ska göra arbetsgivarens separata anmälan också för de månader då inga löner har betalats ut.

Tillfälliga arbetsgivare gör arbetsgivarens separata anmälan endast de månader då de betalat ut löner.

Hur anmäler arbetsgivare uppgifter till inkomstregistret?

Arbetsgivare kan anmäla uppgifter till inkomstregistret på två olika sätt.

Arbetsgivare kan lämna in uppgifter till inkomstregistret direkt från sitt lönesystem eller system för reseersättningar.

Arbetsgivaren kan också lämna in uppgifterna via inkomstregistrets e-tjänst. Där kan man ladda upp uppgifterna som en fil eller skriva in uppgifterna på e-tjänstens webblankett.

Man loggar in i inkomstregistrets e-tjänst med bankkoder, mobilcertifikat eller certifikatkort. Logga in till inkomstregistret.

Endast om arbetsgivaren inte kan lämna in uppgifter elektroniskt får man använda en pappersblankett.

Viktigt!

  • Arbetsgivare måste anmäla alla betalda löner till inkomstregistret, också små summor.
  • Arbetsgivare måste anmäla alla kostnadsersättningar, som till exempel reseersättningar, också om de inte alls betalar ut lön.
  • Uppgifterna måste lämnas in elektroniskt. Endast med särskilda skäl kan man få lämna in uppgifter med en pappersblankett.
  • Arbetsgivare måste lämna in uppgifterna till inkomstregistret senast 5 dagar efter lönedagen.