Köp av natura- och personalförmåner med riktade betalmedel

Anvisningen anknyter till helheten: Beskattning av löneinkomster

Arbetsgivare kan erbjuda sin personal helt eller delvis skattefria natura- och personalförmåner i form av riktade betalmedel. I denna anvisning behandlas de villkor som betalmedlet ska uppfylla för att beräkningsgrunderna och bestämmelserna om skattefria natura- och personalförmåner ska kunna tillämpas.

Texterna i anvisningen har redigerats och preciserats men sakinnehållet är detsamma.

1 Inledning

Arbetsgivare kan erbjuda sin personal helt eller delvis skattefria natura- och personalförmåner i form av riktade betalmedel. Med riktade betalmedel avses betalmedel vars användning har begränsats till enbart vissa på förhand bestämda användningsändamål. Riktade betalmedel kan vara till exempel pappersvärdesedlar och elektroniska värdesedlar, betalkort och mobilapplikationer.

Det finns företag på marknaden som tillhandahåller riktade betalmedel som tekniskt fungerar på olika sätt. I denna anvisning behandlas de allmänna villkor som det riktade betalmedlet ska uppfylla för att de natura- och personalförmåner som arbetsgivaren erbjuder i form av ett riktat betalmedel ska vara helt eller delvis skattefria. Anvisningen tar inte ställning till olika tekniska lösningar, utan alla riktade betalmedel ska uppfylla kraven i kapitlen 2–5 oavsett hur medlet har förverkligats.

För att natura- och personalförmåner som har ordnats i form av riktade betalmedel ska kunna betraktas som skattefria ska de även uppfylla villkoren i inkomstskattelagen och i Skatteförvaltningens beslut om de grunder som ska iakttas vid beräkningen av naturaförmåner samt i anvisningarna Naturaförmåner i beskattningen och Personalförmånerna i beskattningen.

Om betalmedlet inte uppfyller de villkor som har beskrivits i denna anvisning eller medlet används för att betala andra än de natura- och personalförmåner som anges i kapitel 4.1, anses förmånen utgöra skattepliktig löneinkomst för arbetstagaren till sitt fulla gängse värde. Till exempel en värdesedel som arbetstagaren mottagit ska värderas till sitt nominella värde på samma sätt som saldo som laddats på ett betalkort. För lön gäller normala arbetsgivarskyldigheter.

2 Allmänt om villkoren för att använda ett betalmedel 

Ett riktat betalmedel som arbetsgivaren har gett sina arbetstagare ska uppfylla vissa krav som gäller användningen av betalmedlet. Leverantören av betalmedlet ska se till att alla följande villkor uppfylls:

1. Den enda som kan använda natura- eller personalförmånen är arbetstagaren och betalmedlet är personligt (se kapitel 3)
2. Betalmedlet kan användas enbart för separat fastställda ändamål och produkter (se kapitel 4.1)
   1. Betalningar har begränsats tekniskt (se kapitel 4.2)
   2. Kontroll vid betalningen (se kapitel 4.3)
3. Villkoren som gäller serviceleverantören har kontrollerats (se kapitel 5)
4. Betalmedlet får inte bytas mot pengar och ingen växel får ges vid betalning med betalmedlet.

3 Förmånen är endast avsedd för arbetstagaren 

Personal- och naturaförmåner som betalas i form av riktade betalmedel är avsedda endast för arbetstagarens bruk. Av denna orsak ska det riktade betalmedlet vara personligt så att endast den som fått förmånen av sin arbetsgivare kan utnyttja medlet. Det ska också gå att verifiera på efterhand vems betalmedel som har använts som betalning för en tjänst eller produkt.

Det finns många olika sätt att genomföra betalmedlets personbundenhet, till exempel med fingeravtrycksidentifiering eller ansiktsigenkänning, med arbetstagarens namn eller en identifierande nummerserie som finns tryckt på en pappersvoucher eller med underskrift som serviceleverantören behåller i sin verifikation.

Om arbetstagaren använder ett riktat betalmedel för att köpa en seriebiljett eller ett seriekort, ska biljetten eller kortet förses med arbetstagarens namn eller en kod som gör det möjligt att identifiera arbetstagaren. Dessutom får seriebiljetten eller -kortet användas till att betala endast arbetstagarens egen biljett, dvs. en biljett per evenemang.

Värdet av arbetstagarens förmån utgör till sitt fulla belopp skattepliktig löneinkomst för arbetstagaren om någon annan än arbetstagaren själv, till exempel arbetstagarens familjemedlemmar, har möjligheten att använda förmånen och det riktade betalmedlet. Likaså anses förmånen utgöra skattepliktig löneinkomst till sitt fulla belopp om arbetsgivaren ger arbetstagaren namnlösa eller annars oidentifierbara betalmedel.

4 Betalmedlets användningsändamål och -begränsningar

4.1 Begränsning av användningen till bestämda ändamål 

Bestämmelser om natura- och personalförmåner finns i inkomstskattelagen (1535/1992, ISkL). Arbetsgivaren kan anordna följande förmåner med ett riktat betalmedel:

• massage som arbetsgivaren ordnar som rekreations- eller hobbyverksamhet (ISkL 69 § 1 mom. 4 punkten)
• motions- och kulturverksamhet på arbetstagarens eget initiativ (ISkL 69 § 5 mom.)
• frivillig hälsovård då den i övrigt uppfyller de lagstadgade villkoren (ISkL 69 § 1 mom. 1 punkten, se närmare Skatteförvaltningens anvisning Personalförmånerna i beskattningen)
• kostförmån (ISkL 64 § 1 mom.)
• personalbiljett (ISkL 64 § 3 mom.).

Leverantören av betalmedlet har ansvaret för att betalmedlet endast kan användas för att köpa tillåtna tjänster och produkter. Det riktade betalmedlet ska realiseras så att medlet inte går att använda som betalning för andra tjänster och produkter än dem som ingår i arbetsgivarens natura- och personalförmåner. Detta kan kontrolleras antingen så att betalningar för andra tjänster och produkter spärras tekniskt (se kapitel 4.2) eller så att betalningsmottagaren vid betalningen kontrollerar att betalmedlet används som betalning för enbart tillåtna tjänster och produkter (se kapitel 4.3). 

4.2 Tekniska användningsbegränsningar

Att betalmedlet kan användas enbart för sådana tjänster eller produkter som ingår i skatteförmånen realiseras till exempel då tjänsten eller produkten betalas med en separat betalterminal som inte går att använda för att betala andra tjänster eller produkter än sådana som ingår i skatteförmånen.

Den tekniska begränsningen av betalmedel kan också arrangeras så att samma betalterminal som för andra betalningar används, men så att betalterminalen eller kassasystemet automatiskt begränsar betalningarna med betalmedlet enbart till tillåtna användningsändamål. Då ska den tekniska begränsningen grunda sig på en produktspecifik begränsning. Enbart en branschspecifik begränsning räcker alltså inte, eftersom samma serviceleverantör kan sälja både tjänster som berättigar till skatteförmåner och andra tjänster.

Leverantören av betalmedlet ska kontrollera att de tekniska användningsbegränsningarna förverkligas. Det betyder i praktiken att leverantören av ett riktat betalmedel innan den ingår ett avtal med serviceleverantören ska kontrollera att serviceleverantörens betalterminal eller kassasystem fungerar så att det riktade betalmedlet endast kan användas för tillåtna ändamål.

Riktade betalmedel kan också användas för betalningar på obemannade kassor om betalningarna har begränsats enligt ovan genom tekniska arrangemang (se också kapitel 4.3).

4.3 Kontroll vid betalning 

I stället för tekniska arrangemang kan användningen av riktade betalmedel för tillåtna ändamål begränsas även så att betalningsmottagaren alltid vid betalningar kontrollerar vilket betalmedel kunden använder för att betala för en tjänst eller produkt och försäkrar sig om att betalmedlet endast används för tillåtna tjänster och produkter. Samma villkor gäller också kontaktlösa betalningar.

Begränsning av användningen av betalmedlet och kontroll vid betalningstransaktionen kan gå till exempelvis så att 

• kassasystemet ger betalningsmottagaren ett meddelande om att betalningen görs med ett riktat betalmedel som är avsett endast för köp av en viss tjänst
• innan arbetstagaren betalar berättar hen för betalningsmottagaren att hen betalar med ett riktat betalmedel som är avsett för köp av en viss tjänst eller produkt och att serviceleverantören väljer detta betalmedel i betalningssystemet
• när arbetstagaren betalar ger hen betalningsmottagaren betalmedlet (till exempel en lunchsedel) eller visar upp ett kvitto i mobilapplikationen. I detta fall ska det av betalmedlet klart framgå att det är fråga om ett riktat betalmedel som endast är avsett för köp av tjänsten eller produkten i fråga och inte till exempel om ett allmänt betalmedel såsom bank- eller kreditkort.
• Kassasystemet skriver ut ett kvitto som arbetstagaren ska underteckna och lämna tillbaka till betalningsmottagaren då betalningen görs med ett riktat betalmedel som är avsett för köp av en viss tjänst.

Exempelvis följande åtgärder är inte tillräckliga:

• Arbetstagaren har fått anvisningar och förpliktats att informera betalningsmottagaren att hen betalar med ett riktat betalmedel.
• Betalningsmottagaren har förpliktats att fråga vilket betalmedel kunden använder.
• Meddelande som endast visas på kundens kvitto om att betalningen har gjorts med ett riktat betalmedel.

Om avsikten är att använda det riktade betalmedlet för att köpa något annat än skattestödda tjänster eller produkter, ska betalningsmottagaren ingripa och spärra betalningen av en sådan tjänst eller produkt med det riktade betalmedlet.

Det riktade betalmedlet kan inte användas på obemannade kassor, om inte kassasystemet larmar att en anställd kommer och kontrollerar att det riktade betalmedlet används endast för köp av tillåtna tjänster eller produkter. Betalmedlet uppfyller inte användningsvillkoren i denna anvisning om det är möjligt att använda medlet på en obemannad kassa utan betalningsmottagarens kontroll eller tekniska begränsningar (läs närmare om de tekniska begränsningarna i kapitel 4.2).

5 Kontroll av villkoren som gäller serviceleverantören

Mottagandet av skatteförmåner förutsätter att det riktade betalmedlet endast kan användas för lagstadgade ändamål. Av denna orsak ska leverantören av betalmedlet se till att följande villkor uppfylls innan betalmedlet kan användas för köp av en tjänst som tillhandahålls av en enskild serviceleverantör:

1. Leverantören av ett betalmedel ska på förhand försäkra sig om att en enskild serviceleverantörs tjänster uppfyller de lagstadgade villkoren. Om det till exempel är fråga om arbetstagarens frivilliga motions- och kulturverksamhet, ska leverantören av betalmedlet försäkra sig om att den serviceleverantör som godkänner betalmedlet tillhandahåller sådana motions- eller kulturtjänster som kan betraktas som en skattefri förmån.
2. Leverantören av ett betalmedel ska på förhand instruera en serviceleverantör som godkänner betalmedlet om vilka tjänster som kan och inte kan betalas med betalmedlet. Om det riktade betalmedlet har begränsats tekniskt så att det endast kan användas för tillåtna produkter och tjänster, ska leverantören av betalmedlet försäkra sig om att betalningsmottagaren endast använder en sådan betalterminal eller ett sådant kassasystem som kan känna igen det riktade betalmedlet och beakta de tekniska begränsningarna.
3. Leverantören av ett betalmedel ska försäkra sig om att en enskild serviceleverantör förbinder sig att iaktta anvisningarna från leverantören av betalmedlet. Detta kan fastställas exempelvis i avtalet mellan leverantören av betalmedlet och serviceleverantören.

6 Betalningar i pengar 

Eftersom det riktade betalmedlet endast kan användas för separat fastställda tjänster och produkter, får värdet som arbetsgivaren laddat på medlet inte bytas mot pengar och ingen växel får ges vid betalning med betalmedlet. Om arbetstagaren får växel när hen betalar med det riktade betalmedlet eller det går att byta det saldo som arbetsgivaren laddat mot pengar, anses hela det belopp som arbetsgivaren laddat in på betalmedlet utgöra lön för arbetstagaren.

ledande skattesakkunnig Tero Määttä

överinspektör Minna Palomäki