Korrigering av löneuppgifter som anmälts till inkomstregistret

Till inkomstregistret anmäls endast korrigeringar som hänför sig till anmälningar som lämnats 1.1.2019 eller senare.

Uppgifter som gäller prestationer som gjorts före 2019 korrigeras direkt till den behöriga myndigheten. Undantag är prestationer som återkrävts1.1.2019 eller därefter och som anmäls till inkomstregistret även om den ursprungliga inkomsten betalats före 2019.

Betalaren ska korrigera en felaktig eller bristfällig anmälan omedelbart

När ett fel har upptäckts ska arbetsgivaren eller någon annan prestationsbetalare omedelbart korrigera de fel i löneuppgifterna som anmälts.

Information om en ogrundad förmån ska utan dröjsmål anmälas senast inom en månad räknat från tidpunkten då den ogrundade förmånen upptäcktes.

Uppgifter om återkrävda belopp ska lämnas in senast på den femte kalenderdagen efter den dag då man tagit del av information om återbetalningen, dess utbetalare och den ogrundade förmån som återbetalningen hänför sig till.

Om inkomsttagaren lägger märke till ett fel i sina uppgifter ska denne be prestationsbetalaren korrigera uppgifterna i inkomstregistret. Inkomstregistermyndigheten eller inkomsttagaren kan inte korrigera uppgifter i inkomstregistret.

Uppgifter som anmälts till inkomstregistret kan administreras och korrigeras så länge som de sparas i inkomstregistret. Uppgifterna i inkomstdatasystemet sparas i 10 år från och med början av det år som följer på det år då de registrerats. 

Uppgifter korrigeras vanligen med en ersättande anmälan

Fel i löneuppgifter ska vanligen korrigeras genom att lämna in en ersättande anmälan. I vissa situationer ska den ursprungliga anmälan makuleras och därefter ska en ny anmälan med korrekta uppgifter lämnas in.

Alla felaktiga uppgifter ska korrigeras

Alla felaktiga uppgifter i en anmälan, såväl obligatoriska som kompletterande, ska korrigeras. Även uppgifter som saknades i den ursprungliga anmälan ska inkluderas i den ersättande anmälan.

Om inkomsterna som anmälts i anmälan om löneuppgifter förändras så att arbetsgivarens sjukförsäkringsavgift samtidigt ändras, ska betalaren även korrigera arbetsgivarens separata anmälan.

Korrigera uppgifterna i första hand via det tekniska gränssnittet eller e-tjänsten

Det rekommenderas att uppgifterna korrigeras via det tekniska gränssnittet eller e-tjänsten. För korrigering av uppgifter är det inte av betydelse på vilket sätt den ursprungliga anmälan han lämnats in. Till exempel anmälningar som lämnats in via det tekniska gränssnittet kan korrigeras med webblanketten i e-tjänsten och anmälningar som lämnats in via laddningstjänsten kan korrigeras via det tekniska gränssnittet.

Olika felsituationer

Ett fel i anmälan kan hänföra sig till antingen anmälan eller betalningen.

Ett fel i anmälan innebär att inkomsten har betalats ut på rätt sätt, men anmälts fel till inkomstregistret. Det är fråga om fel i anmälan i följande situationer:

  • Anmälan om inkomsttagare innehåller ett inmatningsfel.
  • Inkomst som betalats har anmälts med fel inkomstslag.
  • Man har anmält en obligatorisk uppgift fel eller helt glömt bort att anmäla den. Till exempel
    • en naturaförmån som inkomsttagare som en löntagare har tillgång till inte anmälts
    • inkomstslagets försäkringsuppgift har anmälts fel eller inte alls
    • uppgiften om begränsat skattskyldiga inkomsttagare har anmälts fel eller inte alls.

Anmälan måste ibland korrigeras även av andra orsaker än fel. Arbetsförhållandena eller inkomsttagarens skattskyldighetsställning kan förändras och den ursprungliga anmälan måste korrigeras retroaktivt genom en ersättande anmälan. Om till exempel en utländsk inkomsttagares arbetstid förlängs så att en begränsat skattskyldig person blir allmänt skattskyldig, ska uppgifterna korrigeras.

Korrigeringar kan göras ett obegränsat antal gånger.

Det är fråga om fel i betalningen när anmälan har gjorts på korrekt sätt sett till den utbetalda inkomsten, men att inkomsten har betalats ut till för litet eller stort belopp.

Om inkomsttagaren har fått för lite lön, till exempel därför att man glömt att betala övertidsersättningar, korrigeras inte den ursprungliga anmälan. I detta fall ska en ny anmälan om en prestation glömts bort och som sedan betalats lämnas in till inkomstregistret senast på den femte kalenderdagen efter betalningsdagen. Om inkomsttagaren har fått för mycket lön, ska den överbetalade andelen anmälas som en ogrundad förmån.

Korrigering av förskottsinnehållning

Även förskottsinnehållning kan ha verkställts till ett för stort eller litet belopp. Betalaren har till exempel kunnat begå ett räknefel eller använt fel förskottsinnehållningssats.

En förskottsinnehållning som verkställts till ett för högt belopp korrigeras genom att minska förskottsinnehållningen på den lön som betalas senare under samma kalenderår.

Om samma inkomsttagare inte längre betalas lön under samma kalenderår, kan den förskottsinnehållning som verkställts till för stort belopp korrigeras genom att återbetala innehållningen som verkställts till för stort belopp till inkomsttagaren. Förskottsinnehållningen som återbetalats till inkomsttagaren ska anmälas till inkomstregistret med en separat anmälan om löneuppgifter, när innehållningen som verkställts till för högt belopp har betalats till mottagarens konto. Innehållning som verkställts till för högt belopp ska anmälas som ett negativt tal till inkomstregistret.

Innehållning som verkställts till för högt belopp ska återbetalas till inkomsttagaren under samma kalenderår. Den kan inte längre korrigeras följande kalenderår genom att anmäla en negativ förskottsinnehållning. Om innehållningen som verkställts till för högt belopp inte hinner återbetalas i tid, kan den inte längre återbetalas till inkomsttagaren, utan hela beloppet av förskottsinnehållningen räknas inkomsttagaren tillgodo i betalningsårets beskattning.

Se exempel på korrigering av uppgifter i inkomstregistret i anvisningen Korrigering av uppgifter i inkomstregistret (kapitel 2.3).

Negativa tal kan endast anmälas i undantagsfall

I inkomstregistret kan man inte korrigera inkomstuppgifter genom att använda negativa tal, dvs. tal med minus som förtecken. Inkomst som anmälts eller betalats fel korrigeras genom att lämna in en ersättande anmälan, med vilken man anmäler inkomstens korrekta belopp eller förändrade art, till exempel att inkomsten som betalats ändras till en ogrundad förmån.

I vissa undantagssituationer kan vissa inkomstslag, till exempel förskottsinnehållningen och de socialförsäkringsavgifter som uppburits av arbetstagaren, anmälas som negativa tal. En sådan situation kan till exempel uppkomma om anställningen har upphört och det har verkställts förskottsinnehållning på inkomsten som betalats till inkomsttagaren till för högt belopp och inga prestationer betalas till inkomsttagaren under samma kalenderår.

I fråga om användningen av negativa tal är det bra att komma ihåg att

  • en negativ förskottsinnehållning får anmälas med en anmälan om löneuppgifter endast om förskottsinnehållningen inte kan korrigeras genom att minska förskottsinnehållningen på senare löner
  • negativa skatter och arbetstagaravgifter får anmälas endast om pengar faktiskt har återbetalats till personen.

Viktigt att uppmärksamma vid anmälan och korrigering av uppgifter

 

  • Med anmälan om löneuppgifter anmäls endast prestationer som faktiskt betalats till en person och skatter och andra avgifter på dem som faktiskt debiterats. Förskottsinnehållning, arbetstagaravgifter och andra ersättningar anmäls inte till inkomstregistret, om dessa inte faktiskt debiterats.
  • Till inkomstregistret ska inte anmälas tekniska avdrag som görs i lönesystemet, såsom överföringar av inkomster från ett löneslag till ett annat.
  • Till inkomstregistret ska inte anmälas artificiella återkrav.

Se närmare information om och exempel på korrigerar i anvisningen Korrigering av uppgifter i inkomstregistret

Korrigering av uppgifter i inkomstregistret

En infograf, i vilken man beskriver hur uppgifter korrigeras i inkomstregistret.