Korrigering av löneuppgifter som anmälts till inkomstregistret

Till inkomstregistret anmäls endast korrigeringar gällande anmälningar som lämnats 1.1.2019 eller senare.

Korrigeringarna anmäls inte till inkomstregistret, om man 2019 eller därefter korrigerar betalningar som gjorts före 2019. Uppgifter som gäller betalningar som gjorts före 1.1.2019 korrigeras direkt till den behöriga myndigheten.

  • Observera att prestationer som återkrävts 1.1.2019 eller därefter anmäls till inkomstregistret, även om den ursprungliga inkomsten utbetalats före 2019.

En felaktig eller bristfällig anmälan ska korrigeras utan dröjsmål

När felet har upptäckts ska arbetsgivaren eller någon annan prestationsbetalare utan dröjsmål korrigera en felaktig uppgift som anmälts. En inkomsttagare som upptäcker ett fel i sina uppgifter ska be om rättelse av prestationsbetalaren.

  • Information om en ogrundad förmån ska utan dröjsmål anmälas senast inom en månad räknat från tidpunkten då den ogrundade förmånen upptäcktes.
  • Uppgifter om återbetalda belopp ska lämnas in senast den femte kalenderdagen efter den dag då man tagit del av information om utbetalningen av det återkrävda beloppet, dess utbetalare och den ogrundade förmån till vilken utbetalning anknyter.

Uppgifterna i inkomstregistret kan administreras och korrigeras så länge som de sparas i registret. Uppgifterna i inkomstdatasystemet sparas 10 år från och med början av året efter att de införts. 

Vilka uppgifter ska korrigeras?

Alla uppgifter som uppgetts felaktigt i anmälan, både obligatoriska och kompletterande, ska korrigeras. Också uppgifter som fattades i den ursprungliga anmälan ska inkluderas i den ersättande anmälan.

Prestationsutbetalaren ska också korrigera arbetsgivarens inlämnade separata anmälan som används för att anmäla det sammanlagda beloppet av arbetsgivarens sjukförsäkringsavgift, om inkomstuppgifterna i anmälan om löneuppgifter ändras så att beloppet av arbetsgivarens sjukförsäkringsavgift som ska betalas samtidigt ändras.

För korrigeringen har det ingen betydelse hur den ursprungliga anmälan har lämnats. Till exempel anmälningar som har lämnats genom det tekniska gränssnittet kan korrigeras med webblanketten i e-tjänsten och anmälningar som lämnats genom laddningstjänsten genom det tekniska gränssnittet.

För korrigeringen av en anmälan har det inte heller någon betydelse, om till exempel penninglöner har anmälts som ett totalt belopp eller specificerat till inkomstregistret (anmälningssätt 1 och 2).

  • Observera att det valda anmälningssätet dock inte kan bytas i samband med en korrigering, om betalaren korrigerar uppgifterna om penninglönerna med webblanketten i e-tjänsten.

Olika felsituationer

I en anmälan kan ett fel anknyta till antingen anmälan eller betalningen. Ett fel i anmälan innebär att inkomsten har utbetalats på rätt sätt, men den har anmälts fel till inkomstregistret. Då det gäller ett fel i betalningen har i sin tur anmälan getts på rätt sätt, men inkomsten har utbetalats till fel belopp.

Det är fråga om ett fel i anmälan när inkomsten har utbetalats på rätt sätt, men anmälts på fel sätt till inkomstregistret. I en anmälan som gäller inkomsttagaren har det till exempel blivit ett stavfel eller också har den utbetalda inkomsten anmälts med fel inkomstslag.

Ett fel kan också bero på att en obligatorisk uppgift har anmälts fel eller också att man helt glömt bort att anmäla denna. Uppgifterna ska korrigeras, om till exempel en naturaförmån som en löntagare har tillgång till inte anmälts. Uppgifterna ska korrigeras också i det fall att försäkringsuppgiften för inkomstslaget eller uppgiften om den skattskyldiga inkomsttagaren uppgetts fel eller inte anmälts.

En anmälan ska med en ersättande anmälan korrigeras så att den blir rätt, om man med den ursprungliga anmälan har uppgett en felaktig uppgift eller om det saknats något i anmälan. Antalet korrigeringsgånger har inte begränsats, dvs. uppgifter kan korrigeras många gånger.

Anmälan måste ibland korrigeras även av andra orsaker än fel. Arbetsförhållandena eller inkomsttagarens skattskyldighetsställning kan förändras, varvid den ursprungliga anmälan måste korrigeras retroaktivt med en ersättande anmälan. Uppgifterna måste korrigeras om till exempel arbetsperioden för en utländsk inkomsttagare förlängs så att en begränsat skattskyldig person blir allmänt skattskyldig.

Med fel i betalning avses situationer då anmälan i sig är korrekt, men inkomsten har utbetalats till ett för högt eller lågt belopp. Ett fel i en betalning kan korrigeras på olika sätt, och en ersättande anmälan behövs inte alltid.

Den ursprungliga anmälan korrigeras inte, om en för låg lön har utbetalats till en inkomsttagare till exempel för att man glömt att betala övertidsersättningar. I fråga om den glömda betalningen lämnas då en ny anmälan till inkomstregistret senast den femte kalenderdagen efter betalningsdagen.

Rättelse av förskottsinnehållning

Också förskottsinnehållningen kan ha verkställts till ett för högt eller för lågt belopp. Betalaren kan till exempel ha gjort ett räknefel eller använt fel förskottsinnehållningsprocent. En prestationsbetalare kan enligt vissa förutsättningar rätta den verkställda förskottsinnehållningen. Se exempel på rättelse av förskottsinnehållning i anvisningen Korrigering av uppgifter i inkomstregistret (avsnitt 2.3).

Endast i exceptionella fall kan negativa tal anmälas

I inkomstregistret kan man inte korrigera inkomstslag genom att använda negativa tal, dvs. tal med minus som förtecken. En fel anmäld eller felaktigt utbetald inkomst korrigeras genom att lämna en ersättande anmälan där man uppger det rätta inkomstbeloppet eller den ändrade karaktären, till exempel ändring av den utbetalda inkomsten till grundlös förmån.

I vissa undantagssituationer kan vissa inkomstslag vara negativa tal, till exempel förskottsinnehållningen och de socialförsäkringsavgifter som uppburits av arbetstagaren. Denna situation uppstår om till exempel en anställning har upphört och förskottsinnehållningen på inkomsten som utbetalats till inkomsttagaren har utbetalats till ett för högt belopp, och inga andra prestationer kommer att utbetalas till inkomsttagaren under samma kalenderår.

Ogrundad förmån

I vissa situationer har inkomsttagaren inte rätt till en prestation som utbetalats till hen och som anmälts till inkomstregistret. Ogrundad förmån uppstår till exempel när betalningen har gjorts på felaktiga grunder, till fel person eller till fel belopp.

Information om en ogrundad förmån ska utan obefogat dröjsmål anmälas senast inom en månad från tidpunkten då den ogrundade förmånen upptäcktes.

En ogrundad förmån ska alltid anmälas när prestationsutbetalaren separat återkräver det utbetalda beloppet från inkomsttagaren. En ogrundad förmån är annars också bra att anmäla, om prestationen som utbetalats till ett för högt belopp inte i sin helhet kan korrigeras genast i samband med följande löneutbetalning.

  • Om en prestation som utbetalats till ett för högt belopp i följande löneutbetalningar korrigeras som en förskottslön som kan dras av från bruttolönen, kan man till inkomstregistret i fråga om prestationen som utbetalas senare endast anmäla det bruttobelopp som de facto utbetalats till inkomsttagaren och från vilket förskottsbetalningen dragits av.

Det är viktigt att skilja åt en grundlös förmån från andra prestationer till exempel för att man använder den rätta inkomsten som grund för förmånerna som utbetalas till en inkomsttagare.

En grundlös förmån kan anmälas på två olika sätt. Anmälningssättet beror på huruvida man redan hunnit anmäla inkomsten som annan inkomst till inkomstregistret eller om man lägger märke till att en ogrundad förmån utbetalats innan uppgifterna anmäls.

Se exempel på anmälan av ogrundad förmån i anvisningen Korrigering av uppgifter i inkomstregistret (kapitel 3).

Återkrav av betalning

När en inkomsttagare återbetalar en utbetald grundlös förmån eller någon annan prestation till prestationsbetalaren ska prestationsbetalaren anmäla återbetalningen till inkomstregistret. Det återkrävda beloppet korrigeras inte i den ursprungliga anmälan, utan det återkrävda beloppet anmäls med en ny anmälan för den löneperiod då den återbetalas.

En utbetald prestation kan återkrävas antingen till brutto- eller nettobeloppet.

  • En prestation som utbetalats i en bruttouppbörd återkrävs till samma belopp som prestationen utbetalats till inkomsttagaren, inklusive förskottsinnehållningen.
  • I en nettouppbörd återkrävs nettoprestationen från inkomsttagaren, med andra ord drar betalaren från beloppet av den debiterade förskottsinnehållningen. Betalaren drar av den aktuella förskottsinnehållningen från andra skatter som redovisas till Skatteförvaltningen.

Se exempel på återkrav av en utbetald prestation i anvisningen Korrigering av uppgifter i inkomstregistret (kapitel 4).

Anvisningen Korrigering av uppgifter i inkomstregistret (kapitel 6) innehåller exempel på situationer där uppgifter korrigeras genom att makulera den tidigare anmälan och därefter lämna en ny anmälan.