Anmälan av information till inkomstregistret: naturaförmåner och kostnadsersättningar

Har getts
31.10.2018
Diarienummer
VH/2147/00.01.00/2018
Giltighet
31.10.2018 - 12.3.2019

Anvisningen är avsedd för prestationsbetalare. Anvisningen beskriver med hjälp av exempel hur olika naturaförmåner och kostnadsersättningar anmäls till inkomstregistret.

Utbetalda prestationer ska alltid anmälas till inkomstregistret åtminstone som ett totalbelopp (begränsad precisionsnivå för anmälan, s.k. anmälningssätt 1). Vid behov kan utbetalaren anmäla prestationer på mer specificerat sätt än i det obligatoriska anmälningssättet med hjälp av separata kompletterande inkomstslag (anmälan med högre precisionsnivå, s.k. anmälningssätt 2). Oberoende av anmälningssättet för penninglöner, ska naturaförmåner och skattefria kostnadsersättningar alltid anmälas separat under egna inkomstslag.

I exemplen i anvisningen beskrivs anmälan av uppgifter såväl som totalbelopp som med specifikationer. I exemplen anges inte alla uppgifter som är obligatoriska att lämna, utan enbart uppgifter som är nödvändiga i anmälan av naturaförmåner och kostnadsersättningar. Till exempel anmälan av förskottsinnehållning är inte föremål för särskilda anvisningar. De penningbelopp som används i exemplen är av exemplifierande karaktär och beloppet på socialförsäkringsavgifter, förskottsinnehållningsprocenten och skattefria kostnadsersättningar ska granskas årligen. Förskottsinnehållningen fastställs utifrån den mottagarspecifika förskottsinnehållningsprocenten.

I anvisningen beskrivs anmälning i inhemska situationer. Anmälan av uppgifter till inkomstregistret i internationella situationer beskrivs i anvisningen Anmälan av information till inkomstregistret: internationella situationer. Frågor som gäller ställföreträdande betalare och lönegaranti behandlas i anvisningen Anmälan av information till inkomstregistret: prestationer av ställföreträdande betalare.

Denna anvisning ersätter den tidigare anvisningen Anmälan av information till inkomstregistret: naturaförmåner och kostnadsersättningar. Anvisningen har uppdaterats:

  • tidsfristerna för anmälan av naturaförmåner har preciserats
  • handledningen har preciserats i sådana fall, där naturaförmånen delas upp mellan två löneutbetalningsperioder
  • handledningen har preciserats angående anmälan av debiterad ersättning och försäkringsuppgift i anknytning till ersättningen
  • anmälningstidpunkten för den skattefria andelen av personalbiljetten har preciserats
  • en handledning för behandlingen av reseförskott har lagts till
  • en handledning för det nya värdet av uppgiften Typ av dagtraktamente (Skattefria ersättningar relaterade till arbete i utlandet) har lagts till
  • handledningen för inkomstslaget som ska användas har ändrats: om arbetsgivaren betalar ut ersättningar för resekostnader på basis av ett kollektivavtal på lindrigare grunder än vad som fastställts i Skatteförvaltningens beslut, ska den skattepliktiga andelen anmälas med inkomstslaget Annan skattepliktig förmån till personalen
  • en handledning för anmälan av kostnadsersättningar som i ett öppet bolags eller kommanditbolags lönebokföring behandlats som delägarens privata placering har lagts till
  • handledningen för anmälan av kostförmån har ändrats i sådana fall där ersättningen för kostförmånen motsvarar dess beskattningsvärde.

1 Naturaförmåner

En naturaförmån är ett vederlag för arbete, vilken arbetstagaren får av arbetsgivaren i annan än i penningform. En naturaförmån är skattepliktig löneinkomst, på vilken den arbetsgivare som gett förmånen ska verkställa förskottsinnehållning och betala socialförsäkringsavgifter.

Om en arbetsgivare inte alls betalar ut penninglön till en arbetstagare, är det inte möjligt att verkställa förskottsinnehållning på naturaförmånen. Om man till en arbetstagare inte betalat ut penninglön som räcker för att innehålla arbetstagarens arbetspensionsförsäkringssvgift och arbetslöshetsförsäkringspremie, kan arbetsgivaren innehålla dessa arbetstagarens försäkringsavgifter i samband med senare löneutbetalningar inom den tidsram som föreskrivs i lagen. Arbetsgivaren anmäler dessa betalningar till inkomstregistret under punkterna Arbetstagarens arbetslöshetsförsäkringspremie och Arbetsgivarens arbetspensionsförsäkringsavgift med anmälan för den utbetalningsdag, då de innehållits av arbetstagaren. Förskottsinnehållning på naturaförmåner anmäls till inkomstregistret enbart om den verkställts.

Om arbetstagaren endast får naturaförmån, utan att någon penninglön utbetalas, ska beloppet på naturaförmånen anmälas månatligen till inkomstregistret och som betalningsdag ska i anmälan om löneuppgifter anges den dag i månaden, exempelvis den sista dagen i månaden, då förmånen har enligt nyttjandeprincipen varit tillgänglig för inkomsttagaren.

Om arbetstagaren utbetalas lön i två veckors perioder, kan en del av arbetsgivarna dela upp förmånen för vardera period. Om prestationsbetalaren så önskar, kan förmånen anmälas två gånger i månaden genom att dela beskattningsvärdet åt samma månads två olika löneutbetalningsperioder. Detta förutsätter ändå att lönen för vardera löneutbetalningsperiod utbetalas under samma månad. Det rekommenderas dock att naturaförmåner endast anmäls en gång i månaden.

Naturaförmåner anmäls till inkomstregistret också i det fallet att arbetsgivaren till arbetstagaren betalat ett belopp som motsvarar naturaförmånens penningvärde eller en större ersättning, och inget belopp återstår att lägga till lönen. Ersättningen för naturaförmånen ska anges med samma anmälan om löneuppgifter som naturaförmånen. Om arbetsgivaren har tagit ut ett större belopp på naturaförmånen än dess beskattningsvärde,  anges som ersättning för naturaförmånen högst det belopp som motsvarar dess beskattningsvärde på anmälan om löneuppgifter. Beloppet som tagits ut minskar den beskattningsbara inkomsten och arbetsinkomsten som utgör grunden för socialförsäkringsavgifterna.

Skatteförvaltningen fastställer årligen penningvärdet på naturaförmåner med ett beslut. Om beskattningsvärdet inte fastställts separat genom ett beslut av Skatteförvaltningen är värdet på naturaförmånen dess gängse värde.

1.1 Naturaförmåner som alltid anmäls som egna inkomstslag

Av naturaförmånerna ska, förutom bilförmåner och personalbiljetter, också ränteförmåner för bostadslån alltid anmälas som egna inkomstslag.

1.1.1 Bilförmån

En bilförmån uppstår för en arbetstagare när arbetsgivaren till arbetstagarens eller hans eller hennes familjs förfogande ställer en bil som arbetsgivaren äger eller besitter och som det är tillåtet att använda för privat bruk.

Arbetsgivaren anmäler beloppet på bilförmånen till inkomstregistret under inkomstslaget Bilförmån. Det är inte av betydelse om arbetsgivaren anmäler penninglönerna som totalbelopp (anmälningssätt 1) eller på specificerat sätt (anmälningssätt 2). Förutom bilförmånen ska arbetsgivaren som Typ av bilförmån-uppgift anmäla om det handlar om en bruksförmån eller en fri bilförmån. Det handlar om en bruksförmån då en arbetstagare själv betalar åtminstone bilens drivkraftskostnader. Det handlar om en fri bilförmån då en arbetsgivare betalar alla kostnader av bilen.

Arbetsgivaren ska till inkomstregistret anmäla information om Bilens åldersgrupp. A, B, C eller U ska väljas från listan över värden. Naturaförmånsbilarna har delats in i tre åldersgrupper (A, B och C) enligt det år när bilen tagits i bruk enligt registerutdraget. Som ibruktagningsår betraktas det år när första registrering av bilen gjorts. Bilar hör under de tre första driftåren till åldersgrupp A, under de tre därpå följande åren till åldersgrupp B och därefter till åldersgrupp C. Värde U avser en bilförmån som är i användning och fåtts utomlands. Det år då bilen tagits i bruk är i så fall inte av betydelse.

Om driftskostnaderna för arbetstagarens bilförmån räknas som ett kilometerspecifikt värde i stället för ett månatligt värde, ska arbetsgivaren anmäla uppgiften Antal kilometer till inkomstregistret. I punkten anges det antal kilometer som körts med en tjänstebil som är i privat bruk. Arbetsgivaren kan anmäla antalet kilometer enligt löneperiod eller alternativt senast med årets sista deklaration.

Exempel 1: En arbetstagare har i januari fått tillgång till en fri bilförmån, som räknats enligt Skatteförvaltningens naturaförmånsbeslut och som har ett månatligt värde på 750 euro. Beloppet på bilförmånen anmäls för januari:

Uppgifter som ska anmälas euroa
Bilförmån  750.00
Typ av bilförmån: Fri bilförmån  
Bilens åldersgrupp: A   

Arbetsgivaren kan debitera självriskandelen för bilförmånen av arbetstagarens nettolön. I så fall betalar arbetstagaren i praktiken självrisken och denna självriskandel av bilförmånen sänker den förmån som ska beskattas eller slopar den helt och hållet. Om självriskandelen av bilförmånen är lägre än bilförmånens beskattningsvärde, behandlas differensen mellan beskattningsvärdet och den ersättning som tas ut för bilförmånen som en skattepliktig naturaförmån för arbetstagaren. Om självriskandelen motsvarar beskattningsvärdet av bilförmånen, uppkommer ingen beskattningsbar förmån. Arbetsgivaren anmäler beskattningsvärdet på naturaförmånen till inkomstregistret med inkomstslaget Bilförmån och beloppet på den självriskandel som tagits ut av arbetstagaren med inkomstslaget Ersättning för bilförmån.

Bilförmånen ska anmälas också i det fallet att arbetsgivaren av arbetstagaren tagit ut ett belopp som motsvarar naturaförmånens penningvärde eller en större ersättning, och inget belopp återstår att lägga till i lönen.

Den självriskandel som tagits ut av arbetstagaren anmäls separat under inkomstslaget Ersättning för bilförmån. Förmånens beskattningsbara värde anmäls även då till sitt fulla belopp med inkomstslaget Bilförmån,  och det ersättningsbelopp som tagits ut dras inte av bilförmånen.

Exempel 2: En arbetstagare har i januari fått tillgång till en bruksförmånsbil vars månatliga värde är 350 euro. Utbetalaren av prestationen tar ut en självriskandel på 100 euro från arbetstagarens nettolön. Differensen mellan beloppet på bilförmånen och självriskandelen utgör beloppet på den skattepliktiga bilförmånen.

Uppgifter som ska anmälas euroa
Bilförmån  350.00
Typ av bilförmån: Bruksförmån  
Bilens åldersgrupp: A  
Ersättning för bilförmån 100.00

1.1.2 Personalbiljettförmån

En personalbiljett är en personlig resebiljett för kollektivtrafiken, vilken arbetsgivaren gett till en arbetstagare för resan mellan bostaden och arbetsstället. En del av personalbiljettens värde är skattefri och en del är skattepliktig. Den skattepliktiga andelen är en naturaförmån och den betraktas som en lön. En personalbiljett är skattefri inkomst upp till 300 euro. Dessutom är biljetten skattefri inkomst till den del förmånen överstiger 750 euro, dock inte högre än till 3 400 euro. En arbetsgivare ska alltid anmäla en personalbiljett till inkomstregistret, också i det fallet att ingen beskattningsbar förmån förekommer.

Om arbetstagaren köper biljetten själv och arbetsgivaren betalar biljettpriset eller en del av detta till arbetstagaren, anses den andel som arbetsgivaren betalat i sin helhet utgöra lön för arbetstagaren.

Arbetsgivaren anmäler den skattefria andelen av en personlig kollektivtrafikbiljett som den bekostat för en arbetstagare under inkomstslaget Skattefri andel av personalbiljett. Den andel som ska ses som lön ska anmälas av arbetsgivaren under inkomstslaget Andel av personalbiljett som betraktas som lön. Uppgifterna ska specificeras, eftersom de påverkar beloppet på det avdrag som arbetstagaren kan göra i beskattningen utifrån resor mellan hemmet och arbetsstället. En anmälan om personalbiljett ges till inkomstregistret alltid under nedan nämnda inkomstslag. Det är inte av betydelse om arbetsgivaren anmäler penninglönerna som ett totalbelopp (anmälningssätt 1) eller på specificerat sätt (anmälningssätt 2) till inkomstregistret.

Den andel som betraktas som lön är underställd förskottsinnehållning och socialförsäkringsavgifter. Förskottsinnehållning verkställs inte på den skattefria andelen och socialförsäkringsavgifter betalas inte.

En personalbiljettförmån anmäls som inkomst för den löneutbetalningsperiod då förmånen behandlats i arbetstagarens löneberäkning. Om den skattefria personalbiljettförmånen inte behandlas i löneberäkningssystemet alls, kan den skattefria personalbiljettförmånen anmälas endast en gång i året. Det rekommenderas dock att förmånen anges i anmälan för den månad under vilken den ges. Om inkomsttagaren exempelvis ges en personalbiljettförmån på 300 euro i februari, anges uppgiften i anmälan om löneuppgifter för februari månad.

Exempel 3: En arbetsgivare har gett en arbetstagare en personalbiljett värd 300 euro. Naturaförmån uppstår inte. Utbetalaren av prestationen anmäler 300 euro till inkomstregistret under inkomstslaget Skattefri andel av personalbiljett.

Exempel 4: En arbetsgivare har i januari gett en arbetstagare en personalbiljett värd 800 euro. Arbetsgivaren tar inte ut ersättning av arbetstagaren för biljetten. En personalbiljett är skattepliktig inkomst i den utsträckning som förmånens värde överstiger 300 euro och understiger 750 euro, varför en skattepliktig naturaförmån uppstår till ett belopp på 450 euro (den andel som ses som lön). andel av personalbiljett.

Uppgifter som ska anmälas euroa
Skattefri andel av personalbiljett 350.00
Andel av personalbiljett som betraktas som lön 450.00 

Exempel 5: En arbetsgivare har gett en arbetstagare en personalbiljett värd 5 000 euro. Arbetsgivaren tar inte ut ersättning av arbetstagaren för biljetten. Arbetsgivaren anmäler 2 050 euro (5 000 – 3 400 + 750 – 300) till inkomstregistret under inkomstslaget Andel av personalbiljett som betraktas som lön. Med inkomstslaget Skattefri andel av personalbiljett anmäler arbetsgivaren 2 950 euro (300 + 3 400 – 750).

Arbetsgivaren kan debitera självriskandelen från arbetstagarens nettolön. Självriskandelen anmäls under inkomstslaget Ersättning för personalbiljett.

Exempel 6: En arbetsgivare har gett en arbetstagare en personalbiljett värd 1 000 euro. Arbetsgivaren debiterar 200 euro av arbetstagarens nettolön. Beloppet av den skattepliktiga naturaförmånen och lönen är 250 euro (750 – 300 – 200). Arbetstagaren får en skattefri förmån på 550 euro (300 + 1 000 – 750). Arbetsgivaren anmäler uppgifterna till inkomstregistret:

Uppgifter som ska anmälas euroa
Skattefri andel av personalbiljett 550.00
Andel av personalbiljett som betraktas som lön 250.00 
Ersättning för personalbiljett 200.00

Exempel 7: En arbetsgivare har gett en arbetstagare en personalbiljett värd 1 000 euro. Arbetsgivaren debiterar 500 euro av arbetstagarens nettolön. Beloppet på den skattepliktiga naturaförmånen vore 450 euro utan den ersättning som tagits ut av arbetstagaren. Eftersom den ersättning som tagits ut är större än förmånens beskattningsvärde, uppkommer ingen beskattningsbar naturaförmån. Arbetstagarens skattefria förmån är 500 euro.

Uppgifter som ska anmälas euroa
Skattefri andel av personalbiljett 500.00
Ersättning för personalbiljett 500.00

1.2 Naturaförmåner som kan anmälas på två sätt

Det är möjligt att anmäla uppgifter till inkomstregistret på begränsat eller mer omfattande sätt. Av naturaförmånerna anmäls förutom bilförmåner och personalbiljetter också ränteförmåner för bostadslån alltid på specificerat sätt under egna inkomstslag. Däremot kan bostadsförmåner, telefonförmåner och kostförmåner anmälas på två sätt: antingen som ett totalbelopp under inkomstslaget Övriga naturaförmåner eller alternativt under egna inkomstslag.

Om en arbetsgivare anmäler en bostadsförmån, telefonförmån och kostförmån som ett totalbelopp under inkomstslaget Övriga naturaförmåner, ska arbetsgivaren därtill specificera de naturaförmåner som det anmälda totalbeloppet innehåller. Detta görs med Typ av förmån-uppgiften.

Om arbetsgivaren anmäler Bostadsförmånen, Telefonförmånen och Kostförmånen under egna separata inkomstslag, anmäls inte dessa förmåner under inkomstslaget Övriga naturaförmåner.

Trots att utbetalaren anmäler dessa tre naturaförmåner (bostadsförmån, telefonförmån och kostförmån) under egna inkomstslag, kan penninglöner anmälas med samma anmälan om löneuppgifter på någotdera sättet, som ett totalbelopp eller med en specifikation.

Exempel 8:En arbetstagares lön under löneutbetalningsperioden är 3 650 euro. Lönen består av tidlön på 2 700 euro, övertidsersättningar på 300 euro, en telefonförmån på 20 euro och en bostadsförmån på 630 euro.

Arbetsgivaren kan anmäla penninglönerna (3 000 euro) på två sätt, antingen genom att anmäla dem som ett totalbelopp eller genom att specificera dem med kompletterande inkomstslag:

 
Obilgatorisk miniminivåAlternativt sätt
Anmälningssätt 1euroaAnmälningssätt 2euroa
Lön totalt 3000.00 Tidlön 2700.00
    Övertidsersättning   300.00

Naturaförmåner ska specificeras genom att ge uppgifter om dessa åtskilt från penningslönerna. Arbetsgivaren anmäler de utbetalda naturaförmånerna antingen med inkomstslaget Övriga naturaförmåner, då också informationen Typ av förmån ska ges, eller genom att anmäla Bostadsförmån och Telefonförmån under egna inkomstslag.

Inkomstslag som anmäls separat
Anmälandets miniminivåeuroaKompletterande anmälningssätteuroa
Övriga naturaförmåner 650.00 Telefonförmån   20.00
Typ av förmån: Telefonförmån   Bostadsförmån 630.00
Typ av förmån: Bostadsförmån      

1.2.1 Bostadsförmån

En arbetstagare får en bostadsförmån när arbetsgivaren låter arbetstagaren använda en bostad som arbetsgivaren äger eller besitter utifrån ett hyresförhållande som grundar sig på ett anställningsförhållande eller som en förmån som ingår i lönen.

Arbetsgivaren kan anmäla bostadsförmånen separat under ett eget inkomstslag eller som ett totalbelopp under inkomstslaget Övriga naturaförmåner. Om arbetsgivaren ger anmälan på det senare sättet, ska denne dessutom med hjälp av uppgiften Typ av förmån, som anknyter till inkomstslaget Övriga naturaförmåner, anmäla att den inkomst som anmälts under inkomstslaget Övriga naturaförmåner omfattar bostadsförmånen. Om förmånen anmäls separat under inkomstslaget Bostadsförmån, anmäls den inte längre under inkomstslaget Övriga naturaförmåner

1.2 Telefonförmån

En arbetstagare får en telefonförmån då arbetsgivaren betalar kostnader, också för privat användning under fritiden, för ett telefonabonnemang som arbetsgivaren bekostat.

Arbetsgivaren kan anmäla telefonförmånen separat under det egna inkomstslaget eller som ett totalbelopp under inkomstslaget Övriga naturaförmåner. Om arbetsgivaren ger anmälan på det senare sättet, ska denne dessutom med hjälp av uppgiften Typ av förmån, som anknyter till inkomstslaget Övriga naturaförmåner, anmäla att den inkomst som anmälts under inkomstslaget Övriga naturaförmåner omfattar telefonförmånen. Om förmånen anmäls separat under inkomstslaget Telefonförmån, anmäls den inte längre under inkomstslaget Övriga naturaförmåner

1.2.3 Kostförmån

En arbetstagare får en kostförmån om arbetsgivaren erbjuder sin arbetstagare en måltid till ett lägre pris än gängse pris eller helt vederlagsfritt. Arbetsgivaren kan subventionera måltidskostnader med en måltidsbiljett eller andra riktade betalinstrument eller genom att ordna måltider på arbetsplatsen.

Arbetsgivaren kan anmäla kostförmånen separat som ett eget inkomstslag eller som ett totalbelopp under inkomstslaget Övriga naturaförmåner. Om arbetsgivaren ger anmälan på det senare sättet, ska denne dessutom med hjälp av uppgiften Typ av förmån, som anknyter till inkomstslaget Övriga naturaförmåner, anmäla att den inkomst som anmälts under inkomstslaget Övriga naturaförmåner omfattar kostförmånen. Om förmånen anmäls separat med inkomstslaget Kostförmån, anmäls det inte längre under inkomstslaget Övriga naturaförmåner. 

Om arbetsgivaren tar ut en ersättning för kostförmånen som motsvarar dess beskattningsvärde, anmäls till inkomstregistret informationen Ersättningen för kostförmånen motsvarar beskattningsvärdet: Ja. Som beskattningsvärde på kostförmånen anmäls i så fall 0 euro med inkomstslaget Kostförmån. Betalaren kan om hen så önskar i stället för 0 euro anmäla med samma inkomstslag kostförmånens beskattningsvärde. Om arbetstagaren debiteras en ersättning på kostförmånen som motsvarar dess beskattningsvärde, får inte inkomstslaget Övriga naturaförmåner användas. Det belopp som tagits ut för kostförmånen anmäls inte separat med uppgiften Ersättning för andra naturaförmåner.

1.3 Övriga skattepliktiga naturaförmåner

Med inkomstslaget Övriga naturaförmåner anmäls totalbeloppet på förmåner som getts i annan än i penningform, såsom bostads-, telefon- och kostförmåner, förutom om dessa anmälts till inkomstregistret under egna inkomstslag.

Övriga naturaförmåner som anmäls för inkomstslaget utgörs av till exempel garage-, motorcykel- och båtförmån, liv- och pensionsförsäkringspremier som anses vara lön, förmåner som grundar sig på ospecificerade presentkort samt, naturaförmåner till sjömän i sjömanstjänst.

Arbetsgivaren ska i samband med anmälan under inkomstslaget Övriga naturaförmåner anmäla de naturaförmåner som det utbetalda beloppet omfattar. Detta görs genom att ge Typ av förmån-uppgiften: Bostadsförmån, Telefonförmån, Kostförmån, Andra förmåner. Flera värden kan väljas för samma belopp.

Om en naturaförmån undantagsvis inte är underställd ovan nämnda socialförsäkringsavgifter, anmäler prestationsutbetalaren denna separat genom att använda uppgiftsgruppen Typ av försäkringsuppgift. Försäkring beskrivs närmare i anvisningen Anmälan av information till inkomstregistret: uppgifter i anslutning till försäkrande.

Exempel 9: En arbetsgivare har för en arbetstagares räkning betalat hans pensionsförsäkringsavgift- eller arbetslöshetsförsäkringspremie, då det inte längre är möjligt att ta ut dem från arbetstagarens lön. Det belopp som arbetsgivaren betalat anses inte vara arbetsförvärv som ligger till grund för pension, arbetslöshetsförsäkringspremien och inte heller premier för arbetsolycksfalls- och yrkessjukdomsförsäkring. Till inkomstregistret anmäls det belopp som arbetsgivaren betalat under inkomstslaget Övriga naturaförmåner och till anmälan bifogas Typ av försäkringsuppgift-uppgiften Underställd arbetspensionsförsäkringsavgiften: Nej, Underställd försäkringspremie för arbetsolycksfalls- och yrkessjukdomsförsäkring: Nej och Underställd arbetslöshetsförsäkringspremien: Nej. Inkomsten är enbart underkastad sjukförsäkringsavgiften.

Om en arbetsgivare betalar pensions- eller försäkringspremier för en arbetstagares räkning ännu då det är möjligt att ta ut dem från lönen, utgör detta i regel arbetsförvärv som ligger till grund för arbetstagarens pension, på vilken arbetspensionsförsäkringsavgifter ska betalas. I så fall anmäls informationen genom att använda inkomstslaget Övriga naturaförmåner. Inkomsten är dock underställd alla försäkringsavgifter och därför är det inte är nödvändigt att ge Typ av försäkringsuppgift.

1.4 Ersättning för andra naturaförmåner

En arbetsgivare kan ta ut självriskandelen från arbetstagarens nettolön också vad gäller andra naturaförmåner än bilförmåner och personalbiljetter. Självriskandelen anmäls till inkomstregistret under inkomstslaget Ersättning för andra naturaförmåner.

Om naturaförmånen som anmälts med inkomstslaget Övriga naturaförmåner inte omfattas av socialförsäkringsavgifter och prestationsbetalaren har anmält detta genom att använda datagruppen Typ av försäkringsuppgift, ska en motsvarande uppgift Typ av försäkringsuppgift läggas till i inkomstslaget Ersättning för andra naturaförmåner till den del, som den debiterade ersättningen hänför sig till en förmån, som inte omfattas av socialförsäkringsavgifter.

Ersättningen för naturaförmånen ska anmälas med samma anmälan om löneuppgifter som naturaförmånen, även om ersättningen skulle tas ut på förhand eller senare. Om ersättningen inte anmäls med samma månads anmälan som naturaförmånen, anser socialförsäkrarna arbetsinkomsten vara högre än vad den i verkligheten är, och socialförsäkringsavgiften för naturaförmånen grundar sig då på fel belopp.

Om arbetsgivaren tagit ut ersättning på naturaförmånen till ett högre belopp än vad naturaförmånens beskattningsvärde är, anmäls med anmälan om löneuppgifter högst det belopp som motsvarar beskattningsvärdet för ersättning av naturaförmåner. Beloppet som tagits ut minskar den skattepliktiga inkomsten och arbetsinkomsten som utgör grunden för socialförsäkringsavgifterna. Naturaförmånen anmäls till sitt fulla beskattningsvärde även då, och ersättningen som debiterats dras inte av.

Exempel 10: En arbetstagare har av sin arbetsgivare fått en elcykelförmån. Arbetsgivaren har räknat att det månatliga beloppet på cykelförmånen uppgår till 125 euro. Arbetsgivarens självriskandel är 50 euro i månaden.

Uppgifter som ska anmälaseuroa
Övriga naturaförmåner 125.00
Typ av förmån: Övriga förmåner  
Ersättning av andra förmåner   50.00

Exempel 11: En arbetstagare har av sin arbetsgivare fått en bostadsförmån vars värde är 650 euro. Arbetstagaren betalar 200 euro för bostadsförmånen. Därtill får arbetstagaren en telefonförmån på 20 euro. Arbetsgivaren kan anmäla bostadsförmånen eller telefonförmånen antingen med det begränsade eller mer omfattande anmälningssättet.

Anmälandets miniminivåeuroaKompletterande anmälningssätteuroa
Övriga naturaförmåner 670.00 Bostadsförmån 650.00
Typ av förmån: Bostadsförmån   Telefonförmån   20.00
Typ av förmån: Telefonförmån      
Ersättning för andra naturaförmåner 200.00 Ersättning för andra naturaförmåner 200.00

Om arbetsgivaren tar ut en ersättning för en kostförmån vilken motsvarar förmånens beskattningsvärde, anmäls till inkomstregistret informationen Ersättningen för kostförmånen motsvarar beskattningsvärdet: Ja. Som beskattningsvärde på kostförmånen anmäls 0 euro med inkomstslaget Kostförmån. Betalaren kan om hen så önskar i stället för 0 euro med samma inkomstslag anmäla kostförmånens beskattningsvärde Om en ersättning som motsvarar beskattningsvärdet på kostförmånen tas ut av arbetstagaren, får inte beloppet på kostförmånen anmälas genom att använda inkomstslaget Övriga naturaförmåner och ge Typ av förmån-uppgiften: Kostförmån, eftersom det genom att använda inkomstslaget ifråga med samma anmälan är möjligt att ge information också om andra naturaförmåner. Det är inte möjligt att specificera beloppet på kostförmånen i euro utifrån totalbeloppet.

Exempel 12: En arbetsgivare har av sin arbetsgivare fått en bostadsförmån vars värde är 650 euro och en telefonförmån på 20 euro. Därtill har arbetstagaren fått en kostförmån på 200 euro och arbetsgivaren har tagit ut ett belopp som motsvarar dess beskattningsvärde från arbetstagarens nettolön. Arbetsgivaren kan anmäla bostadsförmånen eller telefonförmånen antingen med det begränsade eller mer omfattande anmälningssättet.

Anmälandets miniminivåeuroaKompletterande anmälningssätteuroa
Övriga naturaförmåner 670.00 Bostadsförmån 650.00
Typ av förmån: Bostadsförmån   Telefonförmån   20.00
Typ av förmån: Telefonförmån   Kostförmån     0.00*
Kostförmån    0.00*    
Ersättningen för kostförmånen mostsvarar beskattningsvärdet: Ja   Ersättningen för kostförmånen mostsvarar beskattningsvärdet: Ja  

* Betalaren kan alternativt också anmäla i fältet kostförmånens beskattningsvärde 200 euro.

Om arbetsgivaren tar ut av arbetstagaren endast en del av kostförmånens beskattningsvärde, anmäls kostförmånens belopp till inkomstregistret antingen med inkomstslaget Kostförmån eller med inkomstslaget Övriga naturaförmåner och genom att ange Typ av förmån: Kostförmån. Ersättningen som tagits ut av arbetstagaren minskar den beskattningsbara kostförmånens belopp. Eurobeloppet som tagits ut av kostförmånen anmäls med inkomstslaget Ersättning för andra naturaförmåner.

Exempel 13: Arbetstagaren har fått av arbetsgivaren en kostförmån som laddats på ett betalkort. Arbetsgivaren laddar ett saldo på 218,40 euro för 21 dagar enligt det dagliga nominella värdet 10,40 euro (21 x 10,40) som kostförmån. Naturaförmånens beskattningsvärde är 75% av det nominella värdet, dvs. 163,60 euro (7,80 euro / måltid). Arbetsgivaren har tagit ut hälften av förmånen ur arbetstagarens lön, dvs. 81,90 euro.

Anmälandets miniminivåeuroaKompletterande anmälningssätteuroa
Övriga naturaförmåner 163.80 Kostförmån 163.80
Typ av förmån: Kostförmån      
Ersättning för andra naturaförmåner 81.90 Ersättning för andra naturaförmåner 81.90

1.5 Naturaförmåner och nyttjandeprincipen

Naturaförmåner anmäls till inkomstregistret enligt nyttjandeprincipen. En förmån är inkomst för den tidpunkt, då den stått till arbetstagarens förfogande. En anmälan om löneuppgifter ges utifrån den tidpunkt då en naturaförmån använts. Om arbetstagaren endast får naturaförmån, utan att någon penninglön utbetalas, ska beloppet på naturaförmånen anmälas månatligen till inkomstregistret och i anmälan om löneuppgifter ska som betalningsdag anges den dag i månaden, exempelvis den sista dagen i månaden, då förmånen har enligt nyttjandeprincipen varit tillgänglig för inkomsttagaren.

Exempel 13: En arbetstagare har en bil- och telefonförmån som kontinuerliga naturaförmåner. Anmälan om arbetstagarens löneuppgifter för maj har getts till inkomstregistret 20.5.2019 genom att använda den högre, kompletterande anmälningssättet, dvs. de separata inkomstslagen Bilförmån och Telefonförmån:

Uppgifter som ska anmälaseuroa
Tidlön 3280.00
Bilförmån   450.00
Typ av bilförmån: Bruksförmån  
Bilens åldersgrupp: A  
Typ av förmån: Övriga förmåner  
Telefonförmån   20.00
Förskottinnehållning 630.00
Arbetstagarens arbetspensionsförsäkringsavgift 167.89
Arbetstagarens arbetslöshetsförsäkringspremie   43.68
Löneberäkningen får 10.6.2019 information om att en arbetstagares naturaförmånsbil bytts 1.5.2019 och att värdet på den nya naturaförmånsbilen är 520 euro. Anmälan om löneuppgifter för maj ska korrigeras, liksom också den separata arbetsgivaranmälan för maj. Förskottsinnehållningen, arbetstagarens arbetspensionsförsäkringsavgift och arbetslöshetsförsäkringspremien anmäls enligt det belopp som tagits ut av arbetstagaren i löneutbetalningen i maj.
Ersättande anmälan
Uppgifter som ska anmälaseuroa
Tidlön 3280.00
Bilförmån   520.00
Typ av bilförmån: Bruksförmån  
Bilens åldersgrupp: A  
Typ av förmån: Övriga förmåner  
Telefonförmån    20.00
Förskottsinnehållning  630.00
Arbetstagarens arbetspensionsförsäkringsavgift  167.89
Arbetstagarens arbetslöshetsförsäkringspremie    43.68

Arbetstagarens arbetspensionsförsäkringsavgift och arbetslöshetsförsäkringspremien, vilka inte tagits ut i maj, tas ut i samband med följande löneutbetalning i juni, då också arbetsgivaravgifterna betalas. I följande löneutbetalning korrigeras också beloppet på förskottsinnehållningen till rätt belopp (förskottsinnehållning verkställs utifrån följande belopp: tidlön 3 280 + bilförmån 520 + korrigeringen av bilförmånen 70). Korrigeringen beskrivs närmare i anvisningen Korrigering av uppgifter i inkomstregistret.

Om löneutbetalningsdagen för en arbetstagare infaller till exempel mitt i månaden, ges informationen om beloppet på kostförmånen till inkomstregistret innan visshet fåtts om totalbeloppet på kostförmånen under den aktuella månaden (till exempel eventuella frånvaron är inte kända av arbetsgivaren). Därför har det ansetts tillräckligt att en kostförmån preciseras till rätt belopp senast med följande anmälan av löneuppgifter. Beloppet på kostförmånen i december ska korrigeras genom att ge en ersättande anmälan för december, så att beloppet på kostförmånen korrigeras för rätt skatteår. Om kostförmånen genomförs med ett saldobaserat betalmedel (till exempel ett betalkort), ska avstämningen göras senast i årets sista anmälan om löneuppgifter. Se närmare i Skatteförvaltningens anvisning Naturaförmåner i beskattningen.

2 Kostnadsersättningar

2.1 Skattefria ersättningar för resekostnader som utbetalas till arbetstagare

Ersättning för resekostnader, dagtraktamente, måltidsersättning, logiersättning, nattresepenning och gränsöverskridningspenning av arbetsgivaren är inte skattepliktig inkomst. Skattefria kilometerersättningar, dagtraktamenten och måltidsersättningar ska anmälas till inkomstregistret.

Arbetsreseersättning som utbetalas till en arbetstagare är skattefri inkomst enbart i den utsträckning som den betalats enligt Skatteförvaltningens beslut om skattefria resekostnadsersättningar. Det gällande beslutet finns på adressen skatt.fi > Detaljerade skatteanvisningar > Beslut. Om ersättningar för resekostnader betalas ut i strid med tids- och kilometergränserna i Skatteförvaltningens beslut, är de skattepliktiga i sin helhet och de anmäls som lön till inkomstregistret. Om arbetsgivaren betalar arbetstagaren ersättningar för resekostnader till ett högre belopp än vad som fastställts i Skatteförvaltningens beslut, är  endast det belopp som fastställts i Skatteförvaltningens beslut skattefri. Andelen som överskrider detta belopp är skattepliktig lön för arbetstagaren.

Förskottsinnehållning verkställs inte och socialförsäkringsavgifter betalas inte på skattefria ersättningar för resekostnader.

Skattepliktiga kostnadsersättningar ska alltid anmälas till inkomstregistret. Skattefria kostnadsersättningar anmäls om det är fråga om dagtraktamente, måltidsersättning, kilometerersättning eller annan motsvarande situation, som avses i Skatteförvaltningens beslut om en allmän skyldighet att lämna uppgifter. Skyldigheten att anmäla dessa prestationer till inkomstregistret motsvarar den tidigare deklarationsskyldigheten i beskattningen.

Ersättningar för arbetsresekostnader är skattefria om de betalas till en arbetstagare utifrån ett verifikat av en trafikidkare (till exempel en tågbiljett). Sådana ersättningar anmäls inte till inkomstregistret.

Inte heller logiersättning, nattresepenning eller gränsöverskridningspenning anmäls till inkomstregistret.

Reseförskott är ett belopp som arbetsgivaren betalar, med vilket man täcker till exempel kostnader som förorsakats av en resa, så som tolkningskostnader. Reseförskott behövs inte anmälas till inkomstregistret. Om ändå en del av reseförskottet förblir oanvänt och skattefria kostnadsersättningar som ska betalas kvittas åt inkomsttagaren, ska arbetsgivaren som dagtraktamente, kilometerersättning eller kostnadsersättning anmäla den andel som har ansetts vara ersättning åt inkomsttagaren. Skyldigheten att lämna uppgifter uppstår, när reseräkningen är gjord och utav det överstora förskottet har kvitterats kostnadsersättningar som ska betalas åt inkomsttagaren.

2.1.1 Kilometerersättning (skattefri)

Skattefri kilometerersättning kan betalas ut såväl till personer i anställningsförhållande som till personer som inte är i anställningsförhållande, men som får personliga arvoden enligt förskottsuppbördslagen, såsom mötes- eller föreläsningsarvoden.

Beloppet på skattefri kilometerersättning anmäls under inkomstslaget Kilometerersättning (skattefri). Därtill ska Antal kilometer-uppgiften anmälas. I punkten i fråga anges antalet kilometer som utgör grunden för den utbetalda skattefria kilometerersättningen. Kilometeruppgiften kan anges enligt löneperiod. Uppgiften om antalet kilometer som utgör grunden för de betalda skattefria kilometerersättningarna under det aktuella året ska dock anmälas senast i den sista anmälan för året.

2.1.2 Ersättningar för kostnader för resor mellan bostaden och ett särskilt arbetsställe, vilka betalas ut inom byggbranschen

Enligt kollektivavtalet för byggbranschen ska en ersättning för kostnader för dagliga resor mellan bostaden och ett särskilt arbetsställe betalas ut utifrån en särskild tabell. Om en ersättning enligt kollektivavtalet uppgår till högst beloppet på kilometerersättningen enligt Skatteförvaltningens beslut, är ersättningen skattefri. Större ersättningar än denna är skattepliktiga i den utsträckning som de överstiger maximibeloppet enligt beslutet. Anmälan av skattepliktiga ersättningar beskrivs i kapitel 2.2 Skattepliktiga ersättningar för resekostnader till arbetstagare.

Med inkomstslaget Kilometerersättning (skattefri) anmäls totalbeloppet på resekostnader som betalats ut enligt kollektivavtalet för byggbranschen. Antalet kilometer anmäls inte i punkten Antal kilometer.

2.1.3 Dagtraktamente

Dagtraktamente är en skattefri kostnadsersättning för skäliga måltids- och andra levnadskostnader som förorsakas ersättningsmottagaren för arbetsresa. Skatteförvaltningen fastställer årligen de skattefria beloppen genom ett beslut om ersättning för skattefria resekostnader.

Med inkomstslaget Dagtraktamente anmäls det totala beloppet på skattefria dagtraktamenten och måltidsersättningar. Därtill ska Typ av dagtraktamente-uppgiften anmälas. Flera värden kan väljas för samma belopp. Typ av dagtraktamente kan vara

  • måltidsersättning
  • inrikes heldagstraktamente
  • inrikes partiellt dagtraktamente
  • utlandsdagtraktamente
  • skattefria ersättningar relaterade till arbete i utlandet.

Om ett dagtraktamente halveras på grund av en måltid som arbetsgivaren bjuder på, anmäls också det halverade dagtraktamentet med Typ av dagtraktamente-uppgiften som inrikes heldagstraktamente eller utlandsdagtraktamente. På motsvarande sätt anmäls ett halverat inrikes dagtraktamente som partiellt dagtraktamente med uppgiften Typ av dagtraktamente.

Måltidsersättningar anmäls med inkomstslaget Dagtraktamente, enbart om de inte anmälts som separata Måltidsersättning-inkomstslag, se punkt 2.1.4 Måltidsersättning.

Med inkomstslaget Dagtraktamente anmäls också följande skattefria ersättningar som anknyter till arbete utomlands:

  • den skattskyldiges och familjemedlemmarnas flytt- och resekostnader till arbetsstaten och tillbaka
  • sedvanlig privat servicepersonal som arbetsgivaren bekostar utomlands
  • utbildning av barn på grundskole- och gymnasienivå som arbetsgivaren bekostar.

Som Typ av dagtraktamente anmäls i så fall Skattefria ersättningar relaterade till arbete utomlands.

2.1.4 Måltidsersättning

Det är möjligt att en skattefri måltidsersättning betalas ut skattefritt för måltidskostnader på grund av en arbetsresa, om det inte är möjligt för arbetstagaren att inta en måltid under matpausen på sitt sedvanliga matställe och en måltid inte ordnats till exempel som en måltid som arbetsgivaren bekostar inom ramen för ett kurspaket. Skattefri måltidsersättning kan inte heller betalas ut för samma arbetsresa på samma gångs som ett skattefritt dagtraktamente.

Under inkomstslaget Måltidsersättning anmäls enbart beloppen på skattefria måltidsersättningar. Om den utbetalda ersättningen överstiger maximibeloppet enligt Skatteförvaltningens beslut eller om den betalas ut i strid med grunderna enligt beslutet, anmäls betalningen som lön som är underställd socialförsäkringsavgifter genom att använda löneinkomstslagen, till exempel tidlön.

Måltidsersättning kan anmälas separat, men den ska åtminstone anges som ett totalbelopp under inkomstslaget Dagtraktamente. Då ska man dessutom med uppgiften Typ av ersättning, som anknyter till inkomstslaget, anmäla att den ersättning som anmälts med inkomstslaget Dagtraktamente omfattar måltidsersättning. 

Om en måltidsersättning anmäls separat, anmäls den inte med Dagtraktamente-inkomstslaget. 

Exempel 14: En arbetstagares bruttolön är 3 488 euro, som består av en provisionslön på 3 100 euro, ett miljötillägg på 110 euro och en ersättning för arbetstidsutjämning på 150 euro. Utöver penninglön har inkomsttagaren fått en kostförmån för 20 dagar till ett värde på 128 euro. Dessutom betalas till arbetstagaren som kostnader för arbetsresan ett heldagstraktamente på 123 euro för tre dagar, en måltidsersättning för en dag på 10,25 euro och kilometerersättning för en 150 kilometers arbetsresa med egen bil till ett belopp på 61,50 euro.

Arbetsgivaren kan anmäla uppgifterna på ett mer begränsat sätt genom att använda inkomstslaget Lön totalt eller alternativt anmäla uppgifterna på ett mer specificerat sätt med kompletterande inkomstslag. 

Obligatorisk miniminivåAlternativt sätt
Anmälningsätt 1euroaAnmälningssätt 2euroa
Lön totalt 3360.00 Provisionslön 3100.00
    Miljötillägg   110.00
    Ersättning för arbetsutjämning   150.00
Övriga naturaförmåner  128.00 Kostförmån   128.00
Typ av förmån: Kostförmån      
Dagtraktamente  133.25 Dagtraktamente   123.00
Typ av dagtraktamente: Måltidsersättning   Typ av dagtraktamente: Heldagstraktamente  
Typ av dagtraktamente: Heldagstraktamente   Måltidsersättning     10.25
Kilometerersättning (skattefri)    61.50 Kilometerersättning (skattefri)      61.50
Antal kilometer: 150*   Antal kilometer: 150*  

* Information om kilometeruppgiften kan anges enligt löneperiod, men senast i årets sista anmälan.

2.2 Skattepliktiga ersättningar för arbetsresekostnader till arbetstagare

Om ersättningar för resekostnader betalats ut i strid med tids- och kilometergränserna i Skatteförvaltningens beslut, är de i sin helhet skattepliktiga. Ersättningarna jämställs med lön.

Om kilometerersättning betalas ut i strid med Skatteförvaltningens beslut, anmäls de till inkomstregistret antingen under inkomstslaget Lön totalt (begränsat anmälningssätt 1) eller med inkomstslaget Kilometerersättning (skattepliktig) (mer omfattande anmälningssätt 2).

Om kilometerersättningar betalas ut enligt Skatteförvaltningens beslut, men till ett belopp som överstiger skattefriheten enligt beslutet, är ersättningarna partiellt lön och partiellt skattefria. Lönen är den del som överstiger de gränser som nämns i Skatteförvaltningens beslut. Denna del anmäls antingen med inkomstslaget Lön totalt eller Kilometerersättning (skattepliktig). Med inkomstslaget Kilometerersättning (skattefri) anmäls enbart skattefria ersättningar. Antalet skattefria kilometer anmäls under punkten Antal kilometer.

Förvalet i inkomstslaget Kilometerersättning (skattepliktig) är att den är underställd socialförsäkringsavgifter.

Exempel 15: En kilometerersättning på totalt 300 euro har betalats ut till en arbetstagare. Enligt Skatteförvaltningens beslut hade det skattefria beloppet uppgått till 200 euro. 100 euro anmäls som arbetstagarens lön.

Obligatorisk miniminivåAlternativt sätt
Anmälningssätt 1euroaAnmälningssätt 2euroa
Lön totalt 100.00 Kilometerersättning (skattepliktig) 100.00
Kilometerersättning (skattefri) 200.00 Kilometerersättning (skattefri) 200.00
Antal kilometer: 485   Antal kilometer: 485  

Om dagtraktamenten eller andra ersättningar som anmälts under inkomstslaget Dagtraktamente betalas utifrån lindrigare grunder än i Skatteförvaltningens beslut (till exempel heldagstraktamente för en arbetsresa som varat i 5 timmar), anmäls ersättningarna under inkomstslaget Lön totalt eller Annat betalt tillägg, då de också är underkastade socialförsäkringsavgifter.

Om ersättningar för arbetsresekostnader vilka betalats ut på lindrigare grunder är föremål för en överenskommelse i ett kollektivavtal, är ersättningarna inte underställda pensions- eller försäkringspremie för arbetsolycksfalls- eller yrkessjukdomsförsäkring. I sådana situationer anmäler arbetsgivaren inkomsten och på samma gång den del av utbetalningen som är underställd pensions-, samt försäkringspremie för arbetsolycksfalls- och yrkessjukdomsförsäkring. Ersättningarna är underställda arbetsgivarens sjukförsäkringsavgift.

Exempel 16: En penninglön på 2 000 euro har betalats ut till en arbetstagare. Därtill har ett dagtraktamente och en måltidsersättning betalats ut till ett sammanlagt belopp på 400 euro till arbetstagaren i enlighet med kollektivavtalet. Enligt Skatteförvaltningens beslut hade det skattefria beloppet uppgått till 240 euro. Också den skattepliktiga andelen på 160 euro av dagtraktamentena och måltidsersättningen ska anmälas som lön för arbetstagaren.

Om arbetsgivaren använder anmälningssätt 2, ska det observeras att det inte är möjligt att kombinera inkomstslaget Annat betalt tillägg med uppgiften Typ av försäkringsuppgift. Därför ska arbetsgivaren med inkomstslaget Annan skattepliktig förmån till personalen anmäla den del av prestationen som är
förknippad med särskilda undantag som gäller försäkringsuppgiften. Eftersom
förvalet för inkomstslaget Annan skattepliktig förmån till personalen är att prestationen inte är underställd socialförsäkringsavgifter, ska man i denna situation separat ge information om den försäkringsavgift som inkomsten är underställd av. I exempelfallet är inkomsten underställd arbetsgivarens sjukförsäkringsavgift, men inte övriga socialförsäkringsavgifter

Obligatorisk miniminivåAlternativt sätt
Anmälningssätt 1euroaAnmälningssätt 2euroa
Lön totalt 2160.00 Tidlön 2000.00
    Annan skattepliktig förmån till personalen   160.00
Typ av försäkringsuppgift: Underställd arbetspensionsförsäkringsavgiften: Som grund för försäkringsavgift: Nej      
Typ av försäkringsuppgift: Underställd försäkringspremie för arbetsolycksfalls- och yrkessjukdomsförsäkring: Som grund för försäkringsavgift: Nej      
Typ av försäkringsuppgift: Underställd arbetslöshetsförsäkringspremien: Som grund för försäkringsavgift: Nej      
Lönebelopp som är underställd arbetspensionsförsäkringsavgiften 2000.00 Typ av försäkringsuppgift: Underställd sjukförsäkringsavgiften: Som grund för försäkringsavgift: Ja  
Lönebelopp som är underställd försäkringspremien för arbetsolycksfalls- och yrkessjukdomsförsäkring 2000.00    
Lönebelopp som är underställd arbetslöshetsförsäkringsavgiften 2000.00    
Dagtraktamente 240.00 Dagtraktamente 240.00
Typ av dagtraktamente: Inrikes heldagstraktamente   Typ av dagtraktamente: Inrikes heldagstraktamente  
Typ av dagtraktamente: Måltidsersättning   Typ av dagtraktamente: Måltidsersättning  

2.3 Ersättningar för resekostnader av offentliga samfund

Också staten eller dess anstalter, kommuner eller kommunsammanslutningar, kyrkan, församlingar eller kyrkliga samfälligheter och universitet ska anmäla alla skattefria ersättningar för resekostnader, vilka betalats ut enligt grunderna i Skatteförvaltningens beslut. Också skattepliktiga kostnadsersättningar ska anmälas. Uppgifterna anmäls på det sätt som presenterats i kapitlen 2.1 Skattefria ersättningar för arbetsresekostnader till arbetstagare och 2.2 Skattepliktiga ersättningar för arbetsresekostnader till arbetstagare. Offentliga samfund ska i sin anmälan använda Typ av betalare-uppgiften Offentligt samfund eller Staten.

2.4 Skattepliktig kostnadsersättning

En skattepliktig kostnadsersättning betalas till en arbetstagare som ersättning för kostnader som omedelbart uppkommit av skötseln av arbetsuppgifter. Med inkomstslaget Skattepliktig kostnadsersättning anmäls det totala beloppet av alla sådana skattepliktiga kostnadsersättningar som inte anmäls med andra inkomstslag.

Med inkomstslaget Skattepliktig kostnadsersättning anmäls skattepliktiga kostnadsersättningar vilka betalats ut på grund av andra orsaker än arbetsresor och på vilka arbetsgivaren inte verkställer förskottsinnehållning. Dessa kostnadsersättningar betalas ut utöver lönen. Dessa utgör bland annat kostnader för att skaffa arbetsredskap och material. Ersättning för dessa kostnader ses inte som lön då förskottsinnehållning verkställs, och arbetsgivaren lägger inte till dem i den lön som anmäls till inkomstregistret, till exempel under inkomstslaget Lön totalt eller Tidlön.

Om en arbetstagare har skaffat arbetsredskap och material för arbetsgivarens räkning ska kostnaderna för dem inte anmälas, om arbetsgivaren har ersatt dem till arbetstagaren mot verifikat.

Arbetsgivaren verkställer inte förskottsinnehållning på skattepliktiga kostnadsersättningar och betalar inte socialförsäkringsavgifter. Ersättningarna är dock skattepliktig inkomst för arbetstagaren. Arbetstagaren ska yrka på avdrag för de faktiska kostnaderna i sin skattedeklaration.

Exempel 17: En arbetsgivare betalar kostnaderna för användning av en motorsåg för sin arbetstagare. Lönen för löneutbetalningsperioden är 2 000 euro. Lönen omfattar lön för sågarbetet på 1 400 euro och lön för annat arbete på 600 euro. Arbetsgivaren betalar förutom lönen en ersättning på 450 euro för användningen av motorsåg. Förskottsinnehållning verkställs utifrån 2 000 euro.

Den lön som betalats ut för sågarbetet anmäls inte separat till inkomstregistret, utan arbetstagaren anmäler denna information i den egna beskattningen, så att motorsågsavdraget räknas till rätt belopp.

Med inkomstslaget Lön totalt eller Tidlön anmäls 2 000 euro och med inkomstslaget Skattepliktig kostnadsersättning anmäls 450 euro.

Exempel 18: En ersättning för arbetsredskap enligt kollektivavtalet betalas ut inom byggbranschen. Förskottsinnehållning verkställs inte och sjukförsäkringsavgifter betalas inte på sådan ersättning. Penningbeloppet på ersättningen anmäls under inkomstslaget Skattepliktig kostnadsersättning.

2.5 Avdrag före förskottsinnehållning

Med inkomstslaget Avdrag före förskottsinnehållning anmäls de omedelbara kostnader som uppkommit av arbetet och betalats själv av arbetstagaren, vilka arbetsgivaren drar av från bruttolönen innan förskottsinnehållningen verkställs. Exempel på sådana kostnader är bland annat kostnader som arbetstagaren själv betalat för användning av motorsåg och andra arbetsredskap. Kostnader av den här typen är också utgifter för arbetsresor, om arbetsgivaren inte betalar skattefria ersättningar resekostnader för dem utöver lönen.

Med inkomstslaget antecknas det avdrag som gjorts innan verkställandet av förskottsinnehållningen. Beloppet på det avdrag som anmälts i punkten ska också omfatta den lön som anmälts till inkomstregistret.

Exempel 19: En arbetstagare har själv betalat kostnader på 500 euro som åsamkats honom för användningen av motorsåg. En lön på 1 800 euro har betalats ut till en arbetstagare under löneperioden. Lönen utgörs av 1 600 euro för sågarbete och  200 euro för annat arbete. Förskottsinnehållning verkställs enligt förskottsuppbördslagen utifrån 1 300 euro (1 800 – 500).

Under inkomstslaget Lön anmäls 1 800 euro och med inkomstslaget Avdrag före förskottsinnehållning 500 euro.

Arbetstagaren kan i sin beskattning yrka på avdrag för användningen av motorsåg och redogöra för beloppet på den lön som betalats ut för sågarbetet. I verkställandet av arbetstagarens beskattning räknas avdraget utifrån andelen för lönen för sågarbetet (1 600 euro).

Om arbetsgivaren betalat för de kostnader som orsakats av användningen av motorsågen, beskrivs anmälningen i punkt 3.4 Skattepliktig kostnadsersättning.

Exempel 20: En musiker utlovas ett totalt arvode på 200 euro för en spelning. Resorna och resekostnaderna påverkar inte det betalda bruttobeloppet. Resekostnader ersätts med andra ord inte separat, vilket innebär att de är skattepliktiga.

Arbetsgivaren kan räkna beloppet på den prestation som är underställd förskottsinnehållning genom att från totalarvodet, utifrån arbetstagarens utredning, dra av resekostnader till ett belopp som kunde ersättas skattefritt. Arbetsgivaren kan skattefritt ersätta 41 cent/kilometer för 51 kilometer som resekostnader, det vill säga 20,91 euro och ett partiellt dagtraktamente på 19 euro. Det återstående belopp som är underställd förskottsinnehållning uppgår till 160,09 euro. Utifrån samma belopp betalar arbetsgivaren också arbetsgivarens sjukförsäkringsavgift.

200 euro anmäls under inkomstslaget Lön. Under inkomstslaget Avdrag före förskottsinnehållning anmäls 39,91 euro. Ingenting anmäls under inkomstslagen för ersättningar för skattefria resekostnader. Arbetstagaren kan yrka på avdrag av resekostnaderna i sin egen beskattning.

2.6 Andra kostnadsersättningar

En kostnadsersättning som behandlats i ett öppet bolags eller ett kommanditbolags delägares lönebokföring och som antecknats som en privat placering i bolaget anmäls till inkomstregistret med anmälan om löneuppgifter med ett lämpligt inkomstslag relaterat till respektive ersättning till exempel Dagtraktamente eller Kilometerersättning (skattefri). Anmälningsskyldigheten börjar när kostnadsersättningen antecknas i bokföringen som en privat placering. Från denna tidpunkt börjar den 5 kalenderdagar långa tidsfristen inom vilken anmälan ska lämnas in. Betalaren anmäler som betalningsdag dagen då anteckningen om kostnadsersättningen gjordes i bokföringen.

Kostnadsersättningar som anknyter till arbetsersättningar och bruksavgifter och ersättningar för resekostnader av allmännyttiga samfund beskrivs i anvisningen Anmälan av information till inkomstregistret: belöning av arbetstagare, prestationer som betalas ut till företagare och andra specialsituationer: kapitel 3 Prestationer som betalats ut till företag och företagare, kapitel 4 Bruksavgift, kapitel 5.1.2 Idrottararvode och kapitel 5.11 Ersättning som betalas ut av ett allmännyttigt samfund.