Anmälan av information till inkomstregistret: penninglöner och poster som ska dras av från lönen

I denna anvisning beskrivs

• lönebegreppet
• de två sätten att anmäla penninglöner till inkomstregistret
• avskiljandet av lön och arbetsinkomst i inkomstregistret
• tidsfristerna för anmälan av penninglöner
• anmälan av poster som ska dras av från lönen.

Denna anvisning ersätter den tidigare anvisningen Anmälan av information till inkomstregistret: penninglöner och poster som ska dras av från lönen. I anvisningen har tabellen om inkomstslag i avsnitt 1.3 kompletterats, i vilka grunderna för socialförsäkringsavgifterna kan variera. I exempel 6 har dessutom beloppen på nettolönen och den lön som ska betalas korrigerats. Principerna i anvisningen motsvarar till innehållet den tidigare anvisningen.

Arbetstagarens och arbetsgivarens socialförsäkringsavgifter som nämns i exemplen har beräknats enligt de procent som var i kraft år 2018.

1 Anmälan av penninglön

1.1 Lönebegreppet

Lön är vederlag som ska betalas eller som enligt överenskommelse ska betalas för arbete som utförts inom ramen för ett anställningsförhållande (arbets- eller tjänsteförhållande) eller utifrån ett direktörsavtal. Enligt pensionslagen för den offentliga sektorn ses uppdrag, förtroendeuppgifter och förtroendeuppdrag vilka ska försäkras och uppdrag som närståendevårdare och familjevårdare som anställningsförhållanden under vissa förutsättningar.  Lagstiftningen om olycksfalls- och yrkessjukdomsförsäkring innehåller också försäkringsbestämmelser för vissa grupper med tanke på olycksfall och yrkessjukdomar. Enligt dessa är det möjligt att grupperna i fråga försäkras på samma sätt som personer som står i anställningsförhållande, men detta innebär inte att de som hör till dessa grupper har ett anställningsförhållande.

Inkomstbegreppen i den lagstiftning som informationsanvändarna av inkomstregistret tillämpar avviker ofta från varandra, varför lönebegreppet inte är det samma hos varje informationsanvändare. En del informationsanvändare använder termen arbetsinkomst för lön. För en del informationsanvändare är lönebegreppet bredare än för andra.

Ur skattelagstiftningens synvinkel är lön ett bredare begrepp än till exempel arbetsinkomst, som utgör grund för arbetspensions- eller arbetslöshetsförsäkring. I beskattningen kan också annat vederlag som betalats för arbete inom ramen för ett anställningsförhållande ses som lön.

Skillnaden kan också uppstå på grund av att en del informationsanvändare fastställer inkomsten enligt betalningstidpunkten och en del enligt intjäningstidpunkten.

Termerna lön och arbetsinkomst kan av ovan nämnda orsaker inte i alla brukssammanhang användas som synonymer till varandra. Närmare anvisningar om tolkningen av lönebegreppet fås från Skatteförvaltningens, försäkringsbolagets och Arbetslöshetsförsäkringsfondens webbsidor eller genom att kontakta aktörerna i fråga.

1.2 Två sätt att anmäla utbetalda penninglöner

 Den anmälan om löneuppgifter som ska ges till inkomstregistret ersätter flera olika anmälningar som för närvarande ska ges till informationsanvändarna. Eftersom inkomstbegreppen är olika hos informationsanvändarna, rekommenderas det att prestationsbetalarna anmäler penninglöner på specificerat sätt (anmälningssätt 2). Penninglöner ska dock anmälas åtminstone som ett totalbelopp (anmälningssätt 1).

Specificerad anmälan av penninglöner (s.k. anmälningssätt 2)

• Betalaren använder separata, kompletterande inkomstslag. Den anmälda lönen består i så fall av de anmälda inkomsterna, då betalaren inte behöver räkna ihop inkomsterna.
• När uppgifterna anmäls med kompletterande inkomstslag (36 stycken), kan alla aktörer som använder uppgifter i inkomstregistret dra nytta av uppgifterna i sin verksamhet.
• Uppgifter enligt anmälningssätt 2 ska ges inom samma tidsfrist som obligatoriska uppgifter.

 Anmälan av penninglöner som ett totalbelopp (s.k. anmälningssätt 1)

• Betalaren anmäler penninglönerna som ett totalbelopp. Uppgiften motsvarar prestationsslagen Lön för huvudsyssla och Lön för bisyssla i Skatteförvaltningens årsanmälan.
• Om lönerna anmäls som ett totalbelopp, kan en del av informationsanvändarna bli tvungna att begära närmare uppgifter, eftersom uppgifterna inte är tillräckligt noggranna för alla användare om de anmäls på begränsat sätt. Till exempel FPA behöver närmare uppgifter om penninglöner då den beviljar sjukdagpenning eller föräldraledighetspenning.

Anmälningssätt 1 och anmälningssätt 2 kan inte användas samtidigt på samma anmälan. Anmälningssätten kan dock ändras i olika anmälningar.

Nedan finns exempel på anmälan av uppgifter. I exemplen anges inte alla obligatoriska uppgifter, utan endast de uppgifter som behövs för att behandla ärendet.  

Exempel 1: En lön på totalt 2 785 euro betalas till en inkomsttagare. Lönen bildas förutom av en normal månadslön (2 100 euro) av en bonus (500 euro) och kvällsskiftstillägg (185 euro). 

Betalaren kan anmäla penninglönerna på två sätt, antingen genom att anmäla dem som ett totalbelopp eller genom att specificera dem med kompletterande inkomstslag:

 

Obligatorisk miniminivå:		Alternativt sätt:
Anmälningssätt 1	euro	Anmälningssätt 2	euro
Lön totalt	2785.00	Tidlön	2100.00
		Bonuslön	500.00
		Kvällsskiftstillägg	185.00

När anmälningssätt 2 används, bildas inkomsttagarens lön av totalbeloppet på de anmälda inkomstslagen. Betalaren behöver inte meddela totalbeloppet på de anmälda inkomstslagen.

1.3 Specifikation av arbetsinkomst och lön i anmälan

Ovan beskrivs hur en del informationsanvändare har ett bredare inkomstbegrepp än andra. Även termerna för inkomst avviker från varandra; en del använder arbetsinkomst och en del lön. Med anmälan om löneuppgifter till inkomstregistret kan en betalare på samma gång anmäla de inkomster som ligger till grund för avgifterna till olika socialförsäkringsanstalter, även om beloppet på inkomsterna varierar.

Anmälningssätt 1 för penninglöner (inkomstslag Lön totalt) omfattar det sammanlagda beloppet på löner och arbetsinkomster som är underställda de olika socialförsäkringsavgifterna för arbetsgivare och arbetstagare (arbetspensionsförsäkringsavgifter, sjukförsäkringsavgifter, arbetslöshetsförsäkringspremier samt försäkringspremier för arbetsolycksfalls- och yrkessjukdomsförsäkring).

• Om en viss del av en prestation som betalas ut inte utgör vederlag som betalats för arbetet och följaktligen inte utgör grund för någon av ovan nämnda socialförsäkringsavgifter, ska det i inkomstslaget Lön totalt, genom att använda uppgiftsgruppen Försäkringsuppgiftens typ, antecknas att inkomsten inte omfattas av försäkringsavgiften i fråga.
• Därtill anmäler betalaren separat den del av inkomsten, som ligger till grund för socialförsäkringsavgiften i fråga genom att använda de underinkomstslag som anknyter till anmälningssätt 1:
  • Lönesumma som omfattas av socialförsäkringsavgifter
  • Lönesumma som omfattas av arbetspensionsförsäkringsavgifter
  • Lönesumma som omfattas av sjukförsäkringsavgifter
  • Lönesumma som omfattas av arbetslöshetsförsäkringsavgifter
  • Lönesumma som omfattas av arbetsolycksfalls- och yrkessjukdomsförsäkringsavgifter

Om den anmälda inkomsten inte i någon utsträckning är underställd socialförsäkringsavgifter, anmäler betalaren med hjälp av Försäkringsuppgiftens typ att beloppet inte är underställt socialförsäkringsavgifter. I så fall behöver inte betalaren bekräfta informationen om alla olika socialförsäkringsavgifter genom att använda underinkomstslagen.

Exempel 2: Ett initiativarvode på 1 000 euro betalas till en inkomsttagare. Det förvalda värdet för inkomstslaget Initiativarvode enligt anmälningssätt 2 är att betalningen är underställd socialförsäkringsavgifter.  Det initiativ för vilket arvodet betalas ut till inkomsttagaren anknyter dock inte till arbetet enligt arbetsavtalet med arbetstagaren, och därför utgör inkomsten inte grund för socialförsäkringsavgifter i denna situation.

Betalaren anmäler inkomsten antingen med inkomstslaget Lön totalt (anmälningssätt 1) eller med det kompletterande inkomstslaget Initiativarvode (anmälningssätt 2). Med bägge anmälningssätt ska betalaren med hjälp av uppgiften Försäkringsuppgiftens typ ange att inkomsten inte är underställd socialförsäkringsavgifter.

 

Obligatorisk miniminivå:		Alternativt sätt:
Anmälningssätt 1	euro	Anmälningssätt 2	euro
Lön totalt	1000.00	Initiativarvode	1000.00
Försäkringsuppgiftens typ: Omfattas av socialförsäkringsavgifter   Som grund för försäkringsavgift: Nej		Försäkringsuppgiftens typ: Omfattas av socialförsäkringsavgifter   Som grund för försäkringsavgift: Nej

Exempel 3: Ett arvode för förtroendeuppdrag på 600 euro betalas ut till en inkomsttagare. Arvode för förtroendeuppdrag är inkomst som är underställd sjukförsäkringsavgiften, men inte inkomst som är underställd arbetspensionsförsäkringsavgifter, arbetslöshetsförsäkringspremier eller försäkringspremier för arbetsolycksfalls- och yrkessjukdomsförsäkring. Förtroendeuppdrag är annan inkomst än inkomst som omfattas av sjukförsäkring enbart i det fallet att inkomsttagaren står i arbetsförhållande till betalaren av arvordet. I detta exempel är inte inkomsttagaren i arbetsförhållande till betalaren av arvodet. Betalaren har dock tecknat en frivillig arbetspensionsförsäkring för den förtroendevalda, varför inkomsten utgör pensionsgrundande inkomst.

Betalaren anmäler:

 

Obligatorisk miniminivå:		Alternativt sätt:
Anmälningssätt 1	euro	Anmälningssätt 2	euro
Lön totalt	600.00	Arvode för förtroendeuppdrag	600.00
Försäkringsuppgiftens typ: Underställd arbetslöshetsförsäkringsavgift   Som grund för försäkringsavgift: Nej		Försäkringsuppgiftens typ: Underställd arbetspensionsförsäkringsavgift   Som grund för försäkringsavgift: Ja
Försäkringsuppgiftens typ: Underställd arbetsolycksfalls- och yrkessjukdomsförsäkringspremier   Som grund för försäkringsavgift: Nej

 

I inkomstslaget Arvode för förtroendeuppdrag enligt anmälningssätt 2 är förvalet att det inte är underställt arbetspensionsförsäkringsavgifter, arbetslöshetsförsäkringspremier eller försäkringspremier för arbetsolycksfalls och yrkessjukdomsförsäkring. Däremot är inkomstslaget underställt sjukförsäkringsavgifter.

På basis av uppgiften betalas sjukförsäkringsavgiften och arbetspensionsförsäkringsavgiften, men inte arbetslöshetsförsäkringspremie eller försäkringspremie för arbetsolycksfalls- och yrkessjukdomsförsäkring. När betalaren använder inkomstslaget Arvode för förtroendeuppdrag, behöver inte de förvalda avgifterna bekräftas.

Vid användning av anmälningssätt 1 utgörs förvalet av att inkomsten omfattas av socialförsäkringsavgifter. I så fall ska prestationsbetalaren i samband med anmälan av arvodet för förtroendeuppdrag med uppgiften Försäkringsuppgiftens typ bekräfta att inkomsten inte omfattas av arbetslöshetsförsäkringspremier eller försäkringspremier för arbetsolycksfalls- och yrkessjukdomsförsäkring. 

Om den utbetalda prestationen enbart partiellt är oförenlig med det förvalda värdet för inkomstslaget, anges separata uppgifter om inkomstslaget för de prestationer som avviker från det förvalda värdet.

Exempel 4: Dellön för sjuktiden till ett belopp på 1 700 euro betalas till en person. I inkomstslaget Dellön för sjuktiden är förvalet att inkomsten är underställd socialförsäkringsavgifter. Det utbetalda beloppet innehåller dock en prestation till ett belopp på 200 euro, vilken inte är underställd socialförsäkringsavgifter.

Betalaren kan anmäla inkomsterna enligt anmälningssätt 1 eller 2:

 

Obligatorisk miniminivå:		Alternativt sätt:
Anmälningssätt 1	euro	Anmälningssätt 2	euro
Lön totalt	1700.00	Dellön för sjuktiden	1500.00
Försäkringsuppgiftens typ: Omfattas av socialförsäkringsavgifter   Som grund för försäkringsavgift: Nej		Dellön för sjuktiden	200.00
Lönesumma som omfattas av socialförsäkringsavgifter	1500.00	Försäkringsuppgiftens typ: Omfattas av socialförsäkringsavgifter   Som grund för försäkringsavgift: Nej

Enligt den inlämnade uppgiften betalas socialförsäkringsavgifter utifrån 1 500 euro, men inte på det separat anmälda beloppet på 200 euro, till vilken den separata uppgiften ”Försäkringsuppgiftens typ – Nej” fogats. Inkomsttagarens skattepliktiga inkomst är 1 700 euro.

I de kompletterande inkomstslagen i anmälningssätt 2 för löner, finns det förvald information om huruvida inkomstslaget omfattas av socialförsäkringsavgifter eller inte. Vad gäller vissa inkomstslag kan det förvalda värdet ändras vid behov. Information om inkomstslagen och de förvalda värdena för dessa finns i dokumentet Förklaringar på inkomstslag och poster som ska dras av från inkomsterna på webbsidan Dokumentation.

Exempel 5: En arbetstagares penninglön är 5 000 euro. Beloppet består av tidlön på 4 700 euro och lön för väntetid på 300 euro. Tidlönen är underställd socialförsäkringsavgifter, men inte lönen för väntetid.

Prestationsbetalaren anmäler inkomstuppgiften enligt anmälningssätt 1 med inkomstslaget Lön totalt (5 000 euro). Eftersom lönen för väntetid inte är underställd någon socialförsäkringsavgift, anmäler betalaren därtill separat 4 700 euro under det till anmälningssätt 1 anknutna underinkomstslaget ”Lönesumma som omfattas av socialförsäkringsavgifter”. Dessutom ska betalaren i inkomstslaget Lön totalt (5 000 euro) markera Försäkringsuppgiftens typ och välja ”Omfattas av socialförsäkringsavgifter – Som grund för försäkringsavgift – Nej”. 

Betalaren anger uppgifterna enligt anmälningssätt 1 eller alternativt med kompletterande inkomstslag enligt anmälningssätt 2, när de prestationer som är underställda socialförsäkringsavgifter inte behöver specificeras separat:

 

Obligatorisk miniminivå:		Alternativt sätt:
Anmälningssätt 1	euro	Anmälningssätt 2	euro
Lön totalt	5000.00	Tidlön	4700.00
Försäkringsuppgiftens typ:   Omfattas av socialförsäkringsavgifter: Som grund för försäkringsavgift: Nej		Lön för väntetid	300.00
Lönesumma som omfattas av socialförsäkringsavgifter	4700.00

 

Följaktligen förmedlas uppgifterna enligt anmälningssätt 1 till rätt belopp till informationsanvändarna: 5 000 euro beskattas som lön, men socialförsäkringsavgiften fastställs utifrån 4 700 euro. Trots att förvalet i inkomstslaget Lön totalt är att det omfattas av socialförsäkringsavgifter, betalas inte socialförsäkringsavgifter utifrån 5 000 euro, eftersom betalaren anmäler den till inkomstslaget anknutna uppgiften Försäkringsuppgiftens typ (Omfattas av socialförsäkringsavgifter – Som grund för försäkringsavgift – Nej).

Det ska också beaktas att till exempel arbetspensionslagen för den offentliga sektorn, vad gäller arbetspensionsförsäkring, avviker från lagen för pension om arbetstagare bland annat i fråga om mötesarvoden, föreläsningsarvoden, förtroendeuppdrag och förtroendeuppgifter.

Grunderna för socialförsäkringsavgifter kan beroende på situationen, trots att utbetalningen görs av samma betalare, variera inom följande inkomstslag:

• initiativarvode
• arvode för medlemskap i förvaltningsorgan
• penninggåva till personalen
• kilometerersättning (skattepliktig)
• mötesarvode
• föreläsningsarvode
• arvode för förtroendeuppdrag
• annan skattepliktig förmån till personalen
• övriga naturaförmåner
• ersättning för andra naturaförmåner
• lön totalt
• arvode för arbetstagares uppfinning
• aktiepremie
• dellön för sjuktiden
• syntetisk option
• anställningsoption
• aktieemission som grundar sig på arbetsförhållande
• försäkringslön och
• vinstarvode.

Försäkringsuppgiftens typ, som anknyter till ovan nämnda inkomstslag, beskrivs därtill i anvisningen Anmälan av information till inkomstregistret: uppgifter i anslutning till försäkrande (publiceras senare på svenska).

1.4 Tidsfrister för anmälan av uppgifter

 Betalningsdagen för prestationer och tidsfrister för anmälan

1. Utbetalningar som gjorts i penningform:

• Uppgifterna ska anmälas till inkomstregistret senast på den femte kalenderdagen efter utbetalningsdagen.
• Utbetalningsdagen utgörs av den dag då den utbetalda prestationen varit tillgänglig för inkomsttagaren, dvs. den så kallade lönedagen.
• I de fem kalenderdagar som räknas efter utbetalningsdagen inkluderas lördag, söndag eller annan helgdag, men om den utsatta dagen för anmälan är en lördag, söndag eller annan helgdag, kan uppgifterna anmälas följande vardag (lag om beräknande av laga tid 5 §).
• Fysiska personer och dödsbon ska anmäla uppgifter månatligen senast på den femte dagen i den månad som följer efter utbetalningsdagen. Om en person eller ett dödsbo införts i ett arbetsgivarregister enligt 31 § i förskottsuppbördslagen, ska uppgifterna dock lämnas in senast på den femte kalenderdagen efter utbetalningsdagen.

2. Förmåner och prestationer som gjorts i annan form än i penningform, om penningprestationer inte görs på samma gång till inkomsttagaren.

• Uppgifterna ska anmälas månatligen senast på den femte dagen i den kalendermånad som följer efter den månad då förmånen mottagits.
• Exempel: Enbart naturaförmåner betalas ut till en inkomsttagare.

3. Förmåner och prestationer som gjorts i annan form än i penningform, om också penningprestationer betalas på samma gång till inkomsttagaren:

• Alla uppgifter om inkomsttagaren ska anmälas senast på den femte dagen efter utbetalningsdagen.

Tidsfristerna gäller obligatoriska uppgifter, såsom penninglöner och arvoden (lag om inkomstdatasystemet 6 § och 8 §).

Tidsfrister för anmälan av uppgifter då anmälan gäller försäkringslön eller lön som betalats ut av en ställföreträdande betalare beskrivs på sidan Anmälan av information till inkomstregistret.

Anmälan av uppgifter i förskott

Uppgifter kan också lämnas in till inkomstregistret före betalningsdagen, till exempel direkt från lönekörningen. Uppgifter kan anmälas tidigast 45 dagar före betalningsdagen.

Också uppgifter om att ett avslutat anställningsförhållande kan anmälas i förväg. Anmälan beskrivs i de separata anvisningar Anmälan av information till inkomstregistret: uppgifter om ett anställningsförhållande och Anmälan av information till inkomstregistret: frånvarouppgifter (publiceras senare på svenska).

Uppgifter som lämnats in elektroniskt och på pappersblankett

Tidsfristen på fem dagar för penningprestationer gäller för uppgifter som lämnats in elektroniskt. Tidsfristen för att lämna in uppgifter på pappersblankett är 8 kalenderdagar i stället för 5 kalenderdagar. Uppgifterna kan anmälas på pappersblankett endast av särskilda skäl. Ett särskilt skäl kan vara till exempel att en elektronisk anmälan av tekniska skäl är omöjlig för en fysisk person, ett dödsbo, en tillfällig arbetsgivare eller en utlänning.

2 Anmälan av poster som ska dras av från lönen

I samma anmälan kan flera inkomstslag anmälas för samma inkomsttagare. Även om flera inkomstslag anmäls, kan de poster som ska dras av från lönen anmälas som ett totalbelopp som gäller alla inkomstslag.

Förutom penninglöner, ska vissa prestationer anmälas separat, med egna inkomstslag, om prestationerna i fråga utbetalas. Till exempel naturaförmåner och skattefria kostnadsersättningar utgör inkomstslag som ska anmälas separat. Det totala belopp som betalats till inkomsttagaren bildas av löner enligt anmälningssätt 1 eller 2 och därtill av inkomstposter som anmäls separat samt av poster som ska dras av från inkomsten.

Anmälan av inkomstslag som ska anmälas separat, såsom naturaförmåner och kostnadsersättningar, beskrivs närmare i anvisningen Anmälan av information till inkomstregistret: naturaförmåner och kostnadsersättningar (publiceras senare på svenska). 

Uppgifter om poster som ska dras av från lönen kan ges med samma anmälan som för penninglöner enligt anmälningssätt 1 (lön totalt) eller anmälningssätt 2 (kompletterande inkomstslag) samt som för inkomstslag som ska anmälas särskilt (1 och 2).

 Poster som ska dras av från lönen är

• ersättning för bilförmån
• förskottsinnehållning
• avgift för förtroendevald
• källskatt
• källskatteavdrag
• ersättning för andra naturaförmåner
• övriga poster som ska dras av från nettolönen
• andel av kollektiv tilläggspensionsförsäkringsavgift som betalats av arbetsgivaren och som debiteras arbetstagaren
• arbetstagarens sjukförsäkringsavgift
• arbetspensionsförsäkringsavgift för arbetstagare
• arbetstagarens arbetslöshetsförsäkringsavgift
• ersättning för personalbiljett
• skatt som betalats till utlandet
• utmätning
• försäkringsavgift för en individuell, frivillig pensionsförsäkring
• avdrag före förskottsinnehållning.

Exempel 6: En inkomsttagares lön är 3 650 euro. Lönen består av tidlön på 2 700 euro, en bostadsförmån på 650 euro och övertidsersättning på 300 euro.

Betalaren kan anmäla penninglönerna (3 000 euro) på två sätt, antingen genom att anmäla dem som ett totalbelopp eller genom att anmäla penninglönerna på specificerat sätt med kompletterande inkomstslag:

 

Obligatorisk miniminivå:		Alternativt sätt:
Anmälningssätt 1	euro	Anmälningssätt 2	euro
Lön totalt	3000.00	Tidlön	2700.00
		Övertidsersättning	300.00
Inkomstslag som anmäls separat:
Alternativt sätt 1	euro	Alternativt sätt 2	euro
Övriga naturaförmåner	650.00	Bostadsförmån	650.00
Typ av förmån: bostadsförmån
Förskottsinnehållning	1460.00	Förskottsinnehållning	1460.00
Arbetspensionsförsäkringsavgift för arbetstagare	231.77	Arbetspensionsförsäkringsavgift för arbetstagare	231.77
Arbetstagarens arbetslöshetsförsäkringsavgift för arbetstagare	69.35	Arbetstagarens arbetslöshetsförsäkringsavgift för arbetstagare	69.35
Nettolön	1888.88	Nettolön	1888.88
Lön som ska betalas ut	1238.88	Lön som ska betalas ut	1238.88

Naturaförmåner ska specificeras enligt separata inkomstslag. Naturaförmåner anmäls antingen med inkomstslaget ”Övriga naturaförmåner” eller genom att anmäla bostadsförmånen som ett eget inkomstslag.

Förskottsinnehållning, arbetstagarens arbetspensionsförsäkringsavgift och arbetstagarens arbetslöshetsförsäkringspremie anmäls som poster som ska dras av från lönen. Därtill är det möjligt att frivilligt anmäla också inkomsttagarens nettolön och beloppet på den lön som ska betalas ut.

Om inkomsttagaren försäkrats enligt pensionslagen för den offentliga sektorn, är det möjligt att med samma anmälan om löneuppgifter anmäla enbart de inkomstslag som anmälts utifrån samma registrering. Närmare uppgifter om registrering av anställningsförhållanden finns i anvisningen Anmälan av information till inkomstregistret: uppgifter om ett anställningsförhållande (publiceras senare på svenska).