Representationsutgifterna vid beskattningen

Utdrag ur Skattemeddelande 4/1993

1. Ny 8 § 8 punkt NärSkL

Avdragbarheten av representationsutgifterna har begränsats genom lagen (1539/92) av 30.12.1992. Enligt den nya 8 § 8 punkt NärSkL är 50 procent av representationsutgifternas belopp avdragbart. Det nya stadgandet tillämpas första gången vid beskattningen för 1993. Begränsningen gäller även de skattskyldiga vilkas till detta år hänförliga räkenskapsperiod har börjat redan under kalenderåret 1992.

Enligt den tidigare 8 § 8 punkten NärSkL var skäliga representationsutgifter avdragbara enligt det som skattestyrelsen närmare bestämde. Skattestyrelsen hade med stöd av stadgandet utfärdat ett beslut (6/72) 31.12.1971 där å ena sidan definierades de representationsutgifter som betraktades som skäliga och å andra sidan förordnades om verifiering och utredning av dessa utgifter.

I den nya lagen ingår inga stadganden av representationsutgifter ha således upphävts 31.12.1992 (1709/92). Det upphävda beslutet tillämpades sista gången vid beskattningen för år 1992.

2. Representationsutgifternas belopp

Enligt det nya stadgandet är 50 procent av representationsutgifterna avdragbara. Skäligheten av de sammanlagda representationsutgifterna värderas inte längre, utan den avdragbara andelen av representationsuppgifterna beräknas genom att halvera företagets sammanlagda representationsutgifter.

Skälighet krävs inte heller av en enskild representationsutgift. Om en enskild representationsutgift dock innefattar en sådan andel som inte hör till näringsverksamheten, kan den till den del inte avdras från näringsinkomsten. Beroende av företagsformen är det då fråga om antingen oavdragbar privatutgift eller förtäckt dividendutdelning.

3. Begreppet representationsutgift

Avsikten med lagändringen är att begränsa avdragbarheten av representationsutgifterna. Själva begreppet ändras däremot inte till följd av det nya stadgandet. Således kan man vid definieringen av representationsutgiften fortfarande beakta den tidigare rätts- och beskattningspraxisen.

Representationsavsikt

Som representationsutgifter betraktas sådana av gästfrihet eller annan uppmärksamhet gentemot kunder, affärsbekanta eller andra på näringsidkares näringsverksamhet verkande personer föranledda utgifter, genom vilka rörelseidkaren försöker skapa nya affärsförbindelser, bibehålla eller förbättra förutvarande eller annars främja verksamheten.

Enligt principerna i NärSkL avdras vid beräkningen av inkomsten alla utgifter för inkomstens förvärvande oberoende av deras egentliga verkan på det hur inkomsterna inflyter. Representationskostnadernas avdragande vid beskattningen förutsätter inte att representationen har lett till positiva resultat, t.ex. till ett avtal.

Representation som hänför sig till utomstående

Kännetecknade för representationsutgifter är att de hänför sig till andra än företaget självt. Utgifter som hänför sig till företagets egen personal betraktas inte som representationsutgifter. Således är t.ex. gåvor som ges till personalen för bemärkelsedagen eller långvarig tjänst inte representationsgåvor. Således är t.ex. gåvor som ges till personalen för bemärkelsedagen eller långvarig tjänst inte representationsgåvor. Resor som erbjudits till företagets anställda behandlas inte heller som representationsutgifter. Företaget kan vanlingen avdra utgifterna som hänför sig till personalen i sin helhet antingen såsom löneutgifter eller andra utgifter för inkomstens förvärvande. Utgifter som förorsakas av företagets förvaltningsorgans sammanträden anses inte heller vara representationsutgifter.

Representation som ansluter sig till näringsverksamheten

Alla utgifter som avdras från näringsinkomster skall enligt 7 § NärSkL ansluta sig till näringsverksamheten. Som representationsutgifter kan inte avdras företagarens eller delägarens privata levnadsutgifter, t.ex. utgifterna för hans egen bemärkelsedag.

Stadgandena i NärSkL tillämpas endast vid beskattningen av de skattskyldiga som bedriver näringsverksamhet. Andra skattskyldiga har inte representationsutgifter avsedda i NärSkL, utan man kan avdra posterna som anses vara avdragbara utgifter för inkomstens förvärvande enligt ISkL eller GSL.

Till representationsutgifter räknas alla de utgiftsposter som uppstått i representationssyfte. Representationsupgifterna kan omfatta t. ex. följande poster:

• Utgifter som direkt föranletts av representation, såsom restaurangsutgifter och utgifter för representationsgåvor
• Rese- och logiutgifter för representationsresor
• Löner
  Lönerna av företagets anställda är avdragbara i sin helhet även till den del de deltar i representationstillfällen. Däremot lönerna som direkt föranleds av representation, t.ex. lönerna av serveringspersonalen som avlönats för representationstillfället, hör till representationsutgifter.
• Utgifter föranledda av fastigheter, lägenheter, båtar, o.a.dyl. egendom som används för representation och avskrivningar för anskaffningsutgifter av sådan egendom. Eftersom fastighetsskatten jämställs i NärSkL med utgifter som förorsakas av fastigheter som används inom näringsverksamheten, räknas till en representationsfastighet hänförlig fastighetsskatt till representationsutgifterna på samma sätt som andra fastighetsutgifter.

Används egendomen endast delvis för representationsändamål, betraktas den del av utgifterna som motsvarar användningen för representation som representationsutgifter. Den återstående delen av utgifterna utgör beroende på användningsändamålet antingen i sin helhet avdragbara affärskostnader eller i sin helhet oavdragbara privata utgifter.

4. Särskilda fall

Representationsutgifter liknar olika marknadsförings- och PR-utgifter samt utgifter som uppkommer i samband med förhandlingarna. Affärsutgifter är vanligen avdragbara i sin helhet med undantag av representationsutgifterna.

4.1 Representationsutgifter och marknadsförings- och reklamutgifter

Om avdragbarheten av marknadsförings- och reklamutgifter stadgas i 8 § 5 punkten NärSkL. Enligt stadgandet betraktas som avdragbara utgifterna för annonsering, kundtidningar och -publikationer, sedvanliga reklamgåvor, reklamvisningar o.a.dyl. utgifter. Avdragbarheten av reklamgåvorna har alltså begränsats så att den gäller endast sedvanliga gåvor.

En reklamvisning är vanligen en öppen tillställning med fritt inträde. Reklamvisningarna avses vanligen för en osorterad kundkrets t.ex. på mässorna. Avsikten med reklamvisningarna är att öka information om företaget och dess produkter. Till reklamvisningen kan anslutas ringa serveringar som inte kan betraktas som representation.

Ett representationstillfälle är ofta en sluten tillställning som avses endast för vissa personkretsar. Representationstillfällen är ofta fritt umgänge, men de kan innefatta även demonstreringar av företagets nyhetsprodukter eller annat program.

Marknadsföring till målgrupper

Företagen kan sköta marknadsföringen av sina produkter så att marknadsföringen riktas till olika målgrupper, i vilket fall man erbjuder en på ett bestämt sätt valt målgrupp av kunderna till tillställningen. Dessa tillställningar passar inte i ramerna för den ovan beskrivna reklamvisningen, även om deltagarantalen kan vara rätt stora.

I rättspraxisen har sådana demonstreringar som riktats till en begränsad krets behandlats i HFD:s utslag 1989 B 506. I avgörandet ansågs att utgifterna för kaffeserveringen i demonstreringen hade inte visats vara andra än representationsutgifter. I detta fall bestod bolagets varusortiment endast av receptbelagda mediciner och därför kunde man inte använda vanligare marknadsföringsmetoder. Bolagets marknadsföring hade riktats till läkare och sjukvårdspersonal. Bolaget krävde att utgifterna föranledda av kaffetillställningarna borde avdragas som reklamutgifter.

Enligt den ovannämnda rättspraxisen betraktas en tillställning med serveringar som ordnats för en begränsad grupp i första hand som en representationstillställning även då avsikten är att demonstrera företagets produkter.

Företagsbesök

I synnerhet stora företag ordnar informationsbesök för olika grupper t.ex. till företagets industriella anläggningar. I samband med besöken serveras ofta kaffe o.a.dyl. förfriskningar. Utgifterna som föranleds av dessa tillställningar skall betraktas som PR-utgifter, då det är frågan om besök av skolelever, studeranden, pensionärer o.a.dyl. grupper. Avsikten med sådana besök är kanske att skapa en positiv inställning till företaget och dess verksamhet. Däremot besök som ordnats för företagets enskilda kunder betraktas som representationstillfällen.

Öppna informationstillfällen som ordnas för medierna med kaffe- o.a.dyl. serveringar, t.ex. i samband med offentliggörandet av bokslutet, betraktas inte som representationstillfällen.

Reklamgåvor och representationsgåvor

I 8 § 5 NärSkL punkten avsedda sedvanliga reklamgåvor är t.ex. prover på företagets produkter, gåvor som företaget ger till kunderna för deras bemärkelsedagar och till kunderna givna faddergåvor och bröllopsgåvor. Reklamgåva är en massagåva med obetydligt värde som ges samtidigt till flera mottagare. Företagets namn eller logotyp har ofta tryckts på reklamgåvorna. Även företagets egna produkter kan ges i reklamsyfte.

En representationsgåva väljs mera individuellt med tanke på mottagaren. Representationsgåvan ges till en person som är i affärsförbindelse med företaget, t.ex. på bemärkelsedagen. Om föremålet har ett jämförelsevis litet värde och är sådant som företaget annars ger i reklamsyfte, betraktas det inte som representationsgåva även om den ges på bemärkelsedagen. Om en gåva ges i samband med sjösättningen av ett fartyg eller då en stor byggnad blivit färdig, betraktas den som representationsgåva.

Alkoholgåvor har alltid i beskattningspraxisen ansetts vara anslutna med representation.

4.2. Representationsutgifter och förhandlingsutgifter

Eftersom avsikten med representationsuppgifterna är att skapa nya affärsförbindelser och förbättra de förutvarande, betraktas utgifterna som riktar sig till utanför rörelsen såsom representationsutgifter. Utgifterna för företagets interna möten eller förvaltningsorganens sammanträden hör inte till de representationsutgifter vilkas avdragsrätt har begränsats. Även revisionsutgifterna samt utgifterna som uppkommit i samband med förhandlingar med andra specialister betraktas närmast som förhandlingsutgifter som kan avdras i sin helhet. Förhandlingsutgifter kan uppstå även i möten med myndigheterna.

Med företagets interna möten kan jämställas sådana förhandlingar mellan företagen inom samma koncern där man behandlar ärenden i anslutning till koncernens verksamhet, t.ex. budgetering eller personalfrågor. Men om avsikten med gästfriheten som riktar sig till koncernbolagets representant är att skapa eller främja affärsförbindelser mellan bolagen, skall situationen behandlas på samma sätt som en motsvarande situation mellan två separata bolag.

När avsikten med gästfriheten i samband med kundförhandlingar är att främja avtals- eller andra affärsförhandlingar, hör utgifterna för serveringen till representationsutgifter. Till förhandlingsutgifterna kan i praktiken räknas endast obetydliga utgifter för sedvanlig servering. Om man i samband med kundförhandlingen bjuder på förfriskningar eller lunch i företagets egen matsal, kan utgifterna för serveringen betraktas som förhandlingsutgifter som kan avdras i sin helhet.

4.3 Representationsresor

Rekreationsresor som arrangerats för kunder, leverantörer eller andra affärsbekanta anses vara representationsresor. Om resans huvudsakliga avsikt är representation, behandlas utgifterna såsom representationsutgifter. Sådana är i det fall även utgifterna som förorsakats av resans värd, t.ex. resekostnaderna för företagets egna anställda. Representationsutgifter är även resekostnader för företagets egna anställda. Representationsutgifter är även resekostnaderna t.ex. till festtillfällen av kundrörelser. Med representationsresor sammankopplas ofta sådana sammanträdanden, besök på mässor osv. att utgifterna för dessa kan avdras som andra utgifter för affärsverksamhet.

Resor som ordnats för bolagets revisorer, styrelseorganens medlemmar eller förtroendemän anses inte vara representationsresor. Kan resorna av dessa grupper inte anses som nödvändiga för affärsverksamheten eller administration och revision, kan utgifterna inte heller avdras som utgifter för annan näringsverksamhet (HFD 9.4.1975 L 1442 II 561).

Eftersom representationsutgifterna skall ansluta sig till inkomstens förvärvande inom näringsverksamheten, kan man inte avdra utgifter för företagarens, delägarens eller hans familjemedlems privata resor såsom representationsutgifter.

5. Deklarering av representationsutgifterna

Näringsverksamhetens skattedeklarationer för skatteåret 1993 har en uträkning om resultat av olika förvärvskällor. I denna uträkning deklareras och läggs till räkenskapsperiodens vinst bl.a. hälften av de representationsutgifter som bokförts som utgifter. På bilageblanketten 63 anges de sammanlagda representationsutgifterna separat.

Representationsutgifterna omfattas av samma verifikations- och utredningsskyldighet som andra utgifter av näringsverksamheten. Näringsidkares beskattning beror på bokföringen och enligt bokföringslagen skall alla bokföringar basera sig på verifierande, godtagbara verifikat. Eftersom representationsutgifterna ofta liknar levnadskostnader och därutöver är det ofta svårt att skilja representationsutgifterna från andra närastående utgifter av näringsverksamhet, skall representationsutgifterna basera sig på verifikat i fråga om vilka man vid behov skall kunna utreda utgifternas karaktär och deras anslutning till näringsverksamheten.