Återbäring av moms till finländsk näringsidkare i de övriga EU-länderna

Från och med den 1.1.2010 ska ett finländskt momsskyldigt företag göra sin ansökan om återbäring av moms via den elektroniska webbtjänsten som upprätthålls av Skatteförvaltningen: ALVEU -tjänsten. Tjänsten öppnades i början av januari 2010.

Det nya elektroniska ansökningsförfarandet gäller ansökningar som görs efter 31.12.2009. Dessa ansökningar kan alltså avse momspliktiga förvärv som skett under år 2009. Ansökan ska göras inom nio (9) månader efter det kalenderår ansökningsperioden gäller. Om ansökan t.ex. avser en tidsperiod under år 2009 är den sista inlämningsdagen den 30.9.2010.

Pappersansökan, som skickas per post, kan alltså fr.o.m. 1.1.2010 inte längre användas. Ändringen grundar sig på direktivet 2008/9/EG.

Sökanden lämnar sin ansökan via Skatteförvaltningens ALVEU -tjänst. Inloggningen i tjänsten sker med Katso-koderna. Enskild näringsidkare kan också logga in i tjänsten via tunnistus.fi –tjänsten med sina nätbankkoder eller sitt chipförsedda personkort.

Grunderna för återbäring av moms

Vem kan inte använda ALVEU -tjänsten?

I samband med att sökanden lämnar in sin ansökan, kontrollerar Skatteförvaltningen att sökanden är momsskyldig och vidarebefordrar uppgiften tillsammans med ansökan till återbäringslandet. Intyg om verksamhetens art behöver inte längre bifogas ansökan.

Om företagets hemort är på Åland kan ALVEU-tjänsten inte användas. I stället kan det åländska företaget ansöka om momsåterbäring från andra EU-länder genom att använda förfarandet i det s.k. 13. direktivet (86/560/EG). Ansökan görs på återbäringslandets blankett och till den bifogas intyget om mervärdesskatteskyldighet samt fakturorna i original. Intyget fås från Mariehamns skattebyrå.

Rätt till momsåterbäring

I Finland momsregistrerad näringsidkare som köper varor eller tjänster i ett annat EU-land, kan på ansökan få tillbaka den moms som ingår i varornas och tjänsternas inköpspris. Också moms som betalats i samband med import av en vara kan återbäras.

Finländska näringsidkare är berättigade till momsåterbäring för varor och tjänster som köpts i ett annat EU-land samt varor som importerats till ett annat EU-land förutsatt att:

• tillhandahållande av transporttjänster och stödtjänster till dessa, vilka är undantagna från skatteplikt i enlighet med direktivet 2006/112/EG
• leverans av varor och tillhandhållande av tjänster som omfattas av s.k. omvänd
• skattskyldighet då köparen är momsskyldig. Momsen på inköpen kan återbäras om:
• • förvärvet hänför sig till sökandens affärsverksamhet i Finland och som, om den bedrivits i ifrågavarande land skulle ha medfört momsskyldighet eller berättigat till återbäring eller
  • förvärvet hänför sig till sådan försäljning av varor och tjänster som den finländska näringsidkaren idkat i ifrågavarande land för vilken köparen är momsskyldig.

Rätten till återbäring motsvarar till sin omfattning avdragsrätten hos företag som är momsskyldiga i ifrågavarande stat.

Om företaget i Finland idkar både försäljning av varor och tjänster som är momspliktigt och sådan försäljning som är momsfritt kan företaget endast som återbäring för den andel av momsen som ingår i inköpet av en vara eller tjänst som används i den momspliktiga verksamheten (artikel 6 i direktivet 2008/9/EG). 

På grund av marginalbeskattningen som tillämpas på resebyråtjänster får en finländsk researrangör/resebyrå inte återbäring för tjänster och varor som han i sitt eget namn har köpt av en näringsidkareför i ett annat EU-land att direkt användas av resenären.

Allmänt om återbäringsförfarandet

Ansökan ska göras inom 9 månader efter det kalenderår ansökningsperioden gäller. Den sista inlämningsdagen är den 30.9.

Det minsta beloppet som återbärs är 50 euro för hela kalenderåret och 400 euro för ett årskvartal eller motsvarande belopp i återbäringslandets nationella valuta.

Ansökningsperioden ska vara en period som är minst tre på varandra följande månader under ett och samma kalenderår. Det är skäl att ta reda på eventuella övriga begränsningar i ansökningsperioden från återbäringslandets skattemyndighet.

Sökande kan använda ombud. Då ska till ansökan bifogas fullmakt som noggrant individualiserar ombudets befogenheter. Eftersom återbäringsländerna har olika krav på ombudet, lönar det sig att kontrollera saken hos återbäringslandets skattemyndighet.

Återbäringslandets skattemyndighet kan kräva att bränslefakturor på minst 250 euro och andra fakturor på minst 1 000 euro eller motsvarande storleks fakturor i nationell valuta ska bifogas skannade till ansökan.

Till exempel bifogas inte fakturor eller importdokument till ansökan som görs till Sverige och Österrike.

Transportbolagets (åkeri) tanking av bränsle, som betalats med inhemskt bränslebolags betalkort

I momsbeskattningen får man göra avdrag för faktura/kvitto som utfärdats av en momsskyldig försäljare.

Innan de nya faktureringsbestämmelserna i momsbeskattningen trädde i kraft 1.1.2004 godkände återbäringsländerna i regel återbäring för sammandragsfakturan av det inhemska bränslebolaget, då det ur fakturan framgick att bränslet hade tankats i det ifrågavarande återbäringslandet, dvs man behövde inte bifoga kvitton till ansökan som utfärdats av den verkliga bränsleförsäljaren eller kvitton som automaten vid bensinstationen skrivit ut. Faktureringsbestämmelserna som trädde i kraft genom det s.k. faktureringsdirektivet 1.1.2004 ändrade praxisen. Trots detta godkände många återbäringsländer fortfarande återbäring för enbart sammandragsfakturan eller så att man till den bifogade kvittona.

Fr.o.m. 1.1.2010 bifogas inte längre fakturorna till ansökan som betyder att återbäringslandet inte har ett skriftligt dokument från vilket det kan kontrollera i vilket land inköpet har gjorts. I återbäringsdirektivet 2008/9/EG stadgas bl.a. att man i återbäringsansökan utom i fråga om import, ska uppge varu- eller tjänsteleverantörens registreringsnummer för mervärdesskatt eller skatteregistreringsnummer som tilldelats av den återbetalande medlemsstaten i enlighet med artiklarna 239 och 240 i momsdirektiv 2006/112/EG.

På grund av det ovan nämnda kan man inte i det elektroniska förfarandet ansöka om återbäring av en sammandragsfaktura som är utfärdad av ett finskt bränslebolag utan man ska i ansökan specificera kvittona som utfärdats av den utländska bränsleförsäljaren eller kvittona som man skrivit ut från bränsleautomaten.

Mera information

EU kommissionen har på sin webbplats i maj 2010 publicerat dokumentet “Vademecum for the electronic refund procedure to taxable persons not established in the member state of refund but established in another member state”. Det finns länk till dokumentet på Skatt.fi (Företags- och samfundskunder > Öppet bolag och kommanditbolag > Momsbeskattning > Återbäring till utlänningar).

Närmare information om återbäringsförfarandet i varje EU-land kommer att finnas tillgänglig på ifrågavarande skattemyndighets webbplats. På Skatteförvaltningens webbplats kommer att finnas länkar till skattemyndigheternas webbplatser i de andra EU-länderna.

Det är skäl att på återbäringsländernas egna webbplatser kontrollera t.ex. på vilket språk ansökan ska göras, myntenhet, koderna med vilka varorna och tjänsterna ska uppges, eventuella begränsningar i det årliga antalet ansökningar, ombudets befogenheter och huruvida skannade fakturor ska bifogas.

Ansökan om momsåterbäring

Ansökan anses ha gjorts endast då alla uppgifter som det EU-land från vilket återbäring söks, har förutsatt i enlighet med artiklarna 8, 9 och 11 i direktivet 2008/9/EG. I artikel 8 stadgas vilka uppgifter som ska ges om sökanden och fakturorna. I artikel 9 stadgas hur inköpen ska beskrivas (koderna). I artikel 11 stadgas på vilket sätt man ska beskriva den verksamhet för vilket inköpen har gjorts.

Att lämna in ansökan i Skatteförvaltningens ALVEU-tjänst

Autenticering

För att kunna använda ALVEU-tjänsten behövs Katso-kod med behörigheten

Utlänningsåterbetalningssökande. Inloggningen i tjänsten sker med Katso-koderna. Enskild näringsidkare kan också logga in i tjänsten via www.tunnistus.fi–tjänsten med sina nätbankkoder eller sitt chipförsedda personkort. Autenticering och inloggning till ALVEU-tjänsten sker via Skatteförvaltningens webbsida E-tjänster > ALVEU-tjänsten (www.skatt.fi/alveu).

Om återbäringslandet godkänner att man använder ombud, kan företaget befullmäktiga ombudet att på företagets vägnar göra återbäringsansökan i ALVEU-tjänsten. Befullmäktigandet av ombudet sker i Katso-tjänsten. Förutsättningarna för att använda ett ombud framgår av den anvisning som finns publicerad på återbäringslandets skattemyndighets webbplats.

ALVEU is meant and designed as relating to the client (applicant). Therefore the clients information cannot be found under the agent’s information. Even in a case where the agent manages the submittal of the refund application on behalf of the taxable person, the taxable person’s contact details i.e. the taxable person’s e-mail address, street address, postal code and city must be entered in Client Information. It is not allowed to enter the information on the agent here.

ALVEU -tjänsten är avsedd och konstruerad för kunden (sökande). Därför kan man inte hitta kundernas uppgifter under ombudets uppgifter. Också då ombudet sköter om att göra återbäringsansökan på företagets vägnar, ska i Kunduppgifter ovillkorligen uppges företagets egna kontaktuppgifter dvs företagets e-postadress, gatuadress, postnummer och postanstalt. Det är inte tillåtet att här uppge ombudets uppgifter.

Att göra ansökan om momsåterbäring

Att göra ansökan av momsåterbäring i ALVEU -tjänsten består av fyra faser.

Fas 1: Kunduppgifter

Uppgifter som har skapats på basis av din autentisering:

• FO-nummer, namn, hemland

Uppgifter som ges när ansökan för första gången skapas i ALVEU:

• E-postadress
• Gatuadress
• Postnummer
• Postanstalt
• Telefonnummer
• Verksamhetens art: Företaget meddelar med hjälp av NACE-koder för vilket ändamål har varor och tjänster, som ansökan avser, anskaffats. Företagets branschkod finns bl.a. på YTJ, då man från denna 5-siffriga kod utelämnar den sista nummern.

Följande gång är de ovan nämnda uppgifterna förhandsifyllda och de kan ändras.

Fas 2: Ansökans grunduppgifter - Skapa ny ansökan

Uppgifter om ansökan:

• Ansökningsperiod
• Här väljs EU-land från vilket återbäring söks
• Välj språket för de fritt formulerade texterna.

Tjänsten erbjuder de språk som återbäringslandet godkänner.

Beskrivning av affärsverksamheten, för vilken anskaffningarna har gjorts:

• Verksamhetens art. Här kan noggrannare vid behov specificeras verksamhetens art som har uppgetts tidigare i fas 1 Kunduppgifter.
  Här specificeras ännu noggrannare, för vilket ändamål de varor och tjänster har anskaffats. Välj NACE-kod, som bekriver verksamhetens art.
• I punkt “Vi meddelar att vi under ovannämnda tidsperiod i det EU-land från vilket återbäring söks.” Välj ett eller två alternativ av tre med kryss:
• • Om företaget under ansökningsperioden i det land från vilket återbäring söks inte har levere rat varor eller tillhandahållit tjänster, kryssa för det första alternativet. T.ex. företagets ar- bets tagare har varit på arbets-, kongress- och seminarieresor i det ifrågavarandet landet. Ansökan består huvudsakligen av hotellfakturor, taxiresor, hyra av bil.
  • Om företaget endast har levererat varor och tillhandhållit tjänster för vilka köparen är moms skyldig, kryssa för det andra alternativet. I detta fall har köparen på grund av omvänd skatt skyldighet varit skyldig att betala skatten i stället för säljaren dvs företaget som söker återbäring.
  • Om företaget I det land från vilket återbäring söks endast har utfört vissa transporttjänster eller tjänster som ansluter sig till dem som har stadgats som momsfria, kryssa för det sista alternativet. Inköpen består då vanligen av bränsle, som har tankats i fordonskombination.

Uppgifter om ombudet

Dessa uppgifter ges endast i så fall att företaget har ombudet och att återbetalningslandet godkänner dess användning:

• ID och typ
  • Typ: 
    • momsnummer: Väljs om ombudet har FO-nummer och är registrerad för moms i Finland. Väljs också då ombudet är ett utländskt företag som har momsregisteringsnummer sitt hemlandet.
    • skatteregisternummer: Väljs då ombudet är en utlänning som inte i sitt hemland har ett momsregisteringsnummer.
    • annat ID: Väljs om ombudet har FO-nummer men inte är registerad för moms i Fin land eller om ombudet är en privatperson.
• Namn
• Hemland
• Telefonnummer
• E-postadress
• Gatuadress
• Postnummer
• Postanstalt

Bankförbindelse i EU-land

Här meddelas bankförbindelsen, dvs till vilket konto man vill att återbäringen ska betalas.

• Kontoinnehavarens namn
• Kontoinnehavarens roll
• Eget konto
• Ombudets konto, om återbäringslandet godkänner betalningen på ombudets konto
• IBAN-kontonummer
• BIC-kod
• Kontots myntenhet

Fas 2: Ansökans grunduppgifter – Välj ansökan som ska ändras

Här väljs från förteckningen av ansökningarna en sådan som redan har skickats eller som har sparats som halvfärdig och vars uppgifter man vill ändra.

Återbäringsansökan utgörs av i den specifierade fakturor. På grund härav, kan man inte bifoga nya fakturor till en ansökan som redan har skickats. Om man har glömt fakturor ska man för dessa göra en ny ansökan, men då ska man beakta minimibeloppet som återbärs (50 euro/ 400 euro) och huruvida återbäringslandet accepterar flere ansökningar för samma tidsperiod.

Dock är det möjligt att ändra vissa fakturauppgifter i en redan skickad ansökan. Man kan t.ex. korrigera koden som bekriver inköpets art. Fakturans nummer och datum kan inte ändras. Det är också möjligt att radera en enskild faktura i en ansökan som redan skickats. Man kan alltså radera inkorrekta fakturor. Den redigerade ansökans nya version skickas till återbäringslandet genom att klicka på knappen Skicka uppgifterna. Skattemyndigheten i återbäringslandet handlägger den ursprungliga och den förändrade ansökan enligt sina egna metoder.
Med hjälp av följande uppgifter kan man söka efter en viss ansökan:

• Ansökningsperiod
• EU-land från vilket återbäring söks
• Ansökans nummer

Tidsfristen för att göra en fullständig ansökan är 30.9. Om man efter tidsfristen upptäcker, att det saknas uppgifter eller att uppgifter behöver korrigeras, tillåter ALVEU kompletteringar och korrigeringar, men huruvida återbäringslandet beaktar den nya versionen avgörs av återbäringslandet.

Fas 3: Specification av fakturor och importdokument

1. Lägg till faktura eller importdokument
Systemet ger automatiskt ett ordningsnummer för varje faktura/importdokument.

Ge följande uppgifter:

• Fakturans eller importdokumentets nummer
  Med fakturans nummer avses det det nummer som den utländska försäljaren har givit åt fakturan/kvittot. Här kan man t.ex. inte uppge fakturanumret som finns på det finska bränslebolagets sammandragsfaktura, utan varje kvitto av en utländsk bränsleförsäljare ska skilt specificeras.
• Fakturans eller importdokumentets datum
  Om en ansökan som görs till Sverige för tiden år 2009 innehåller en förskottsfaktura som är daterad år 2008 och återbäring inte tidigare har sökts för fakturan och fakturan har be talats under år 2009, uppges i stället för fakturans datum fakturans betalningsdag som inföll år 2009.
• Beskrivning av importdokumentets ID på det valda språket
  Om importdokumentet inte har nummer, skriv en beskrivning på det valda språket.

2. Lägg till specifikationsuppgifter

Som förhandsifyllda uppgifter visas de uppgifter som angas i föregående punkt.

Följande uppgifter ges:

• Är det fråga om en förenklad faktura
  Om fakturan endast innehåller uppgifterna för förenklad faktura väljs Ja-alternativet
• Säljarens namn, momsnummer eller skatteregisternummer, land, gatuadress, postnummer och postanstalt.
• Om ansökan görs till Sverige kan man för sådana förenklade fakturor som inte innehåller säljarens address, i punkt address uppge “unknown” (okänd).
• Ansökan om återbäring av moms på avgift för passage via Öresundsförbindelsen görs till Sverige, oberoende av om den faktureras av en svensk eller dansk.
• De köpta varornas eller tjänsternas art (kod och underkod) eller beskrivning av varornas/ tjänsternas art på det valda språket
  Tjänsten erbjuder endast de koder som är i användning i det ifrågavarande återbäringslandet
• Priset exkl. moms
• Momsbeloppet
• Andel som berättigar till avdrag i %
  Här uppges den andel av inköpet som har använts i företagets verksamhet som berättigar till avdrag. Om endast en del av inköpet har använts I avdragsgill verksamhet medges återbäring endast till denna del. Procenttalet kan vara mellan 0,01-99,99. Om hela inköpet har använts i avdragbar användning kan punkten lämnas oifylld. Tjänsten uppfattar att en tom punkt avser 100 % avdrag.

Fakturor samt ombudets fullmakt som bifogad fil och Välj bifogad fil

Den bifogade filens storlek eller om filerna är fler kan tillsammans vara högst 5 MB. Om storleken överskrids, kontrollera ifrågavarande återbäringslandets anvisning eller från den förutnämnda Vademecum hur skattemyndigheten vill att man ska gå till väga.

• Filens namn
• Filtyp
  De tillåtna filtyperna är: Tiff, Jpeg och Pdf. Pdf rekommenderas.
• Beskrivning av filens innehåll

Fas 4: Skicka ansökan

Tjänsten har gjort upp ett sammandrag över ansökans uppgifter. Om det finns något att korrigera kan man ännu återvända och ändra uppgifter.

Obs! Ansökan anses ha gjorts endast då alla uppgifter som det EU-land från vilket återbäring söks, har förutsatt i enlighet med artikel 8 (uppgifterna om sökanden och fakturorna), 9 (inköpens koder) och 11 (kod med vilket beskrivs den verksamhet för vilket inköpen har gjorts).

När ansökan har skickats till Skatteförvaltningen, skickar Skatteförvaltningen omedelbart ett meddelande om att ansökan har kommit fram till Skatteförvaltningen. Efter detta vidareförmedlar Skatteförvaltningen ansökan vidare till återbäringslandet.

Om sökandes momsskyldighet inte var i kraft under ansökningsperioden förmedlar Skatteförvaltningen inte återbäringsansökan vidare till det andra EU-landet. Sökanden får ett meddelande om detta. Ytterligare ger Skatteförvaltningen ett överklagbart beslut som skickas per post.

Vad annat i ALVEU-tjänsten?

Fas 1: På sidan Kunduppgifter finns en länk Meddelande, där man kommer att placera de meddelanden som återbäringslandet skickar elektroniskt till Skatteförvaltningen. Utöver meddelanden om att ansökan har mottagits, kommer också besluten att kunna läsas här, om det ifrågavarande återbäringslandet delgiver dem på detta sätt. Eftersom många återbäringsländer skickar mottagningsbeviset och några länder också beslutet till känna endast så att det placeras i portalen lönar det sig att då och då titta i Meddelande om det kommit meddelanden. Detta försäkrar att besvärstidsfrister inte försitts.

I faserna 2 och 3 finns det nere på sidan knappen Avbryt och spara. Man kan avbryta och registrera ansökan som halvfärdig och senare fortsätta med att ge uppgifter. Då man återvänder till ALVEU-tjänsten för att fortsätta med att ge uppgifter till den ifrågavarande ansökan, hitter man den genom att nere på sedan fas 1 via knappen Ändra tidigare ansökan gå till fas 2 Ansökans grunduppgifter – Välj ansökan som ska ändras. Genom att på denna sida t.ex. som sökuppgift ge EU-landet som den halvfärdiga ansökan avser får man som sökresultat alla ansökningar som företaget gjort till detta EU-land och som är halvfärdiga.

I tjänsten kan man bläddra och titta på redan skickade ansökningar. Var dock försiktig med att inte skicka eller lagra dessa ansökningar som halvfärdiga. Man kan bläddra redan skickade ansökningar då man nere på sidan Fas 1: Kunduppgifter klickar på Ändra tidigare ansökan – knappen. På sidan öppnas till denna tidpunkt gjorda ansökningar. In i ansökan kommer man med Redigera – knapppen. Då öppnas Fas 2: Ansökans grunduppgifter. Man kan titta på lagrade fakturor då man på nere på sidan klickar på Fortsätt på till specifikation av fakturor och förtullningsbeslut -knappen. Fakturorna listas upp.

På de flesta sidorna finns Utskriftsversion –knapp med vilken man kan skriva ut sidans uppgifter på papper.

Handläggningen av ansökan i återbäringslandet

Återbäringslandet tar emot återbäringsansökan och skickar ett meddelande om att ansökan har emottagits. Sättet på vilket återbäringslandets skattemyndighet meddelar att de har mottagit ansökan varierar. Skattemyndigheten kan skicka meddelandet om mottagandet med e-post till den e-postadress som uppgetts i återbäringsansökan, elektroniskt via den finska Skatteförvaltningen eller per brev. Det är också möjligt att skattemyndigheten skickar både e-post och ett elektroniskt meddelande, då får företaget två meddelanden om att ansökan har tagits emot. Om återbäringslandets skattemyndighet skickar meddelandet elektroniskt till Skatteförvaltningen, placerar Skatteförvaltningen meddelandet i ALVEU-tjänsten och kan då läsas där. Tag kontakt med återbäringslandets skattemyndighet om anmälan om mottagandet dröjer.

Ansökans handläggningstid är 4–8 månader från det att ansökan återbäringslandet tog emot ansökan. Om skattemyndigheten inte behöver begära någon ytterligare information, ska beslutet fattas inom fyra månader. Om skattemyndigheten däremot begär ytterligare information, ska beslutet fattas inom 6–8 månader från det att ansökan kommit in. Om skattemyndigheten inte följer tidsfristerna, ska ränta betalas på återbäringen. Det är möjligt att återbäringslandets skattemyndighet gör ett delbeslut. I detta fall betalas återbäringen i delar.

Information om återbäringsförfarandet

Uppgifter om återbäringsförfarandet ges av

Nylands företagsskattebyrå

Besöksadress: Semaforbron 12 C, 00520 Helsingfors
Postadress: PB 34, 00052 SKATT
www.skatt.fi/alveu
Telefon +358 20 697 063
Telefax +358 9 7311 4895

Eftersom EU-ländernas förfaranden och lagstiftning varierar, finns skattemyndighetens anvisningar på det enskilda EU-landets egna webbplats.

På skatt.fi –sidan finns länkar till de övriga EU-ländernas webbsidor.

EU kommissionen har på sin webbplats publicerat dokumentet “Vademecum for the electronic refund procedure to taxable persons not established in the member state of refund but established in another member state”. I dokumentet har komissionen samlat information från de enskilda EU-länderna om återbäringsförfarandet och återbäringsmyndighetens kontaktuppgifter. Det finns länk till dokumentet på Skatt.fi (Företags- och samfundskunder > Öppet bolag och kommanditbolag > Momsbeskattning > Återbäring till utlänningar).

EU kommissionhar på sin webbplats också publicerat dokumentet “Value added taxation in the Member States of the European Community”, där det bl.a. finns information om fakturaanteckningarna i förenklade fakturor i varje EU-land.

Bilaga

Frågor och svar om webbtjänsten ALVEU

Fråga: När jag anger fakturor, visas kodtexterna inte i sin helhet även om jag ändrar storleken på teckensnittet (åtminstone inte med Internet Explorer 8).

Svar: Tyvärr har listrutan endast ett begränsat antal tecken. Texten visas i sin helhet nedanför listrutan om du väljer den med länken “Lägg till”.

Fråga: När jag anger fakturor för vissa länder, får jag ett meddelande om att landet vill ha anskaffningskoden i form x.y.z, men det finns endast en kod. Så t.ex. i ansökan för Sverige med kod “6.” Logi. Det finns inga underkoder, även om programmet säger att de krävs.

Svar: Det är fråga om en anmärkning, för respektive medlemsstat använder antingen underkoder eller huvudkoder beroende på numret. Om underkoden finns, rekommenderar vi att du använder preciserande underkoder i den här punkten.

Fråga: Förekommer det problem, om flera personer har loggat in i ALVEU med samma KATSO-koder? Finns det begränsningar om hur många personer kan logga in med samma koder?

Svar: Det enda problemet som kan förekomma är att uppgifterna kan ändras utan att parterna vet om varandras ändringar. Personer som är samtidigt inloggade kan ändra uppgifterna i tjänsten, men endast den sista ändringen antecknas i kund- och ansökningsuppgifterna.

Fråga: Har auktoriseringsgivaren åtkomst till ansökningar som utarbetats av ombudet/agenten? Om så, kan han ändra uppgifterna på ansökan?

Svar: Ja, det har han och han kan också ändra uppgifterna på ansökan. Uppgifterna på ansökan är kundspecifika, inte ombudspecifika, dvs. den som beviljat auktoriseringen ser alla ansökningar som ombudet gjort.

Fråga: Vad händer om kunden upphäver ombudets/agentens auktorisering? Försvinner de sparade ansökningarna som ännu inte är färdiga? Om kunden auktoriserar ett nytt ombud, överförs den sparade ansökan till det nya ombudets uppgifter?

Svar: Om auktoriseringen upphävs, försvinner de sparade, halvfärdiga ansökningarna inte. Det nya ombudet ser alla ansökningar som det tidigare ombudet gjort, eftersom ansökningsuppgifterna är kundspecifika, inte ombudspecifika.

Fråga: Vad om kunden upphäver ombudets/agentens auktorisering då ansökan är under behandling? Kan det eventuella nya ombudet ändra uppgifterna på en ansökan som redan lämnats in? Skickas beslutet ändå till det gamla ombudet som utarbetade den ursprungliga ansökan?

Svar: Om auktoriseringen upphävs då ansökan är under behandling och ombudet är inloggat i ALVEU, avbryts sessionen inte mitt i arbetet. Beslutet skickas till den adress som antecknats på ansökan.

Fråga: Kan jag auktorisera flera ombud/agenter samtidigt för att göra återbäringsansökningar för mig i ALVEU?

Svar: Ja, det kan du.

Fråga: Kan jag utarbeta ansökningar själv i ALVEU samtidigt som ett ombud/en agent har en giltig auktorisering?

Svar: Ja, det kan du.

Fråga: Hur kan jag ansöka om momsåterbäring från ett annat EU-land, om den anskaffning som återbäringen gäller gjordes innan jag inledde min företagsverksamhet och jag registrerades som momsskyldig? I bokföringen betraktas anskaffningen som en anskaffning som berättigar till avdrag för ingående lager.

Svar: Utgångspunkten i återbäringsförfarandet är att sökanden är momsskyldig under ansökningsperioden. Om sökandens momsskyldighet är lagstadgad, dvs. du har anmält dig som momsskyldig, kan du be skattebyrån att tidigarelägga början av momsskyldigheten. Då måste du lämna in periodskattedeklarationerna även för den tidigarelagda tiden. Om du däremot har frivilligt ansökt om registrering som momsskyldig, kan början av momsskyldigheten inte tidigareläggas (173 § 2 mom. i mervärdesskattelagen) och således kan du inte heller ansöka om återbäring.

Fråga: Jag matar in uppgifter om fakturorna i fas 3/4. Uppgifterna går att mata in, men när jag försöker spara uppgifterna med knappen OK, försvinner arten av de köpta varorna eller tjänsterna och då kan jag inte spara uppgifterna, utan jag får ett felmeddelande i stället.

Svar: Är det möjligt att du kanske har glömt trycka på knappen Lägg till bredvid listrutan? Du måste trycka på knappen Lägg till för att spara varornas och/eller tjänsternas art på specifikationen.

Fråga: Det skulle vara fint om man kunde spara listan över fakturorna i elektronisk form som fil i ALVEU.

Svar: Skatteförvaltningen är medveten om behovet och det är möjligt att en sådan funktion kommer att lanseras i framtiden. Filöverföring kan vara möjlig i början av år 2011.

Fråga: När jag sparar flera fakturor av ett och samma säljarföretag efter varandra, är det inte möjligt att ta den gamla uppgiften som underlag så att man inte behöver spara varenda faktura från början?

Svar: I framtiden kan det vara möjligt, om det blir möjligt att lämna fakturaspecifikationen som en fil. Filöverföring kan vara möjlig i början av år 2011.
Ett sätt att snabba upp inmatningen av fakturorna i ALVEU är att spara de återkommande uppgifterna först i Word och sedan med Kopiera - Klistra in överföra dem till respektive punkter i ALVEU. Så här undviker du åtminstone att skriva altting på nytt från början.

Fråga: I slutet av 2007 köpte mitt företag en maskin i Österrike. Maskinen såldes vidare inom Österrike. Är det möjligt att få återbäring av moms retroaktivt?

Svar: Om återbäring av moms till utlänningar ska ansökas under det kalenderår som följer efter inköpsåret. Sista inlämningsdagen för ansökan som gäller köp för 2007 var således 30.6.2008. Några länder har dock en längre inlämningstid för första ansökan och därför ber vi dig att kontakta skattemyndigheten i Österrike.

Fråga: Tidigare hade vi ett ombud/en agent som ansökte om återbäring av utländsk moms för oss skilt för varje kvartal. Kan vi i fortsättningen lämna in ansökan omedelbart när vi får fakturan?

Svar: Ansökan om återbäring av moms lämnas fortfarande in för en period på minst tre månader.

Fråga: Vad händer det med ansökningarna av sådana länder som inte har portal?

Svar: Om du menar att du står i beråd att skicka en ansökan till ett sådant EU-land, vars portal ännu inte färdig: Om portalen för återbäringslandets egna företag inte är färdig, spelar det ingen roll då ett finskt företag gör en ansökan till detta land. Du kan göra ansökan, skicka den till Skatteförvaltningen som sedan vidarebefordrar ansökan till återbäringslandet.

Fråga: Det sägs i Skatteförvaltningens anvisningar att det inte går att lägga till fakturor till en ansökan som redan lämnats in, men att man kan ta bort dem. Hur gör man det; om man tar bort verifikationer från ansökan, behöver ansökan skickas på nytt till myndigheten i återbäringslandet?

Svar: Om du vill ta bort fakturor från en inlämnad ansökan, logga in i ALVEU och i fas 1, välj: “Ändra tidigare ansökan” i den vänstra nederkanten på sidan Kunduppgifter. Välj därefter den ansökan från vilken du vill ta bort fakturor. Gå till fas 3: På sidan Specifikation av fakturor och importdokument finns det en förteckning av de bifogade fakturorna. Välj den faktura som du vill ta bort och klicka på knappen Ta bort. Bekräfta att du säkert vill ta bort fakturan. Därefter visas fakturan inte längre i förteckningen. När du har tagit bort alla fakturor som behövs, kan du skicka ansökan. Du får ett sammandrag av ansökningsuppgifterna och kontrollera då att antalet fakturor och återbäringsbeloppet är rätt. Om allting är rätt, tryck på knappen Skicka och vänta på bekräftelse om att Skatteförvaltningen har fått ansökan. Skatteförvaltningen vidarebefordrar ansökan till skattemyndigheten i återbäringslandet.

Fråga: Systemet kontrollerar giltigheten av kundens (sökandes) momsnummer då ansökan skickas och därför behöver man inte längre intyget om affärsverksamhetens natur. Vad händer om kundens momsnummer var giltigt under ansökningsperioden, men inte längre då ansökan skickas ut t.ex. på grund av fusion eller nedläggning av verksamheten? Är det då inte möjligt att göra ansökan?

Svar: Systemet kontrollerar att kunden har varit momsskyldig under ansökningsperioden. Således kan en kund i ditt exempel göra ansökan.

Fråga: Kan man infoga negativa kreditnotor till ansökan?

Svar: Ja, det är möjligt att infoga kreditnotor till ansökan. Specificera dem med ett minustecken i fas 3.

Fråga: Vad om det inte finns lämpliga koder för varans/tjänstens art i “produktlistan”?

Svar: Alla de koder som återbäringslandet har godkänt är tillgängliga. Skatteförvaltningen kan tyvärr inte påverka listan, eftersom den tas till ALVEU från EU-komissionens förordning.

Fråga: I fas 3 talas om koden och underkoden för köpta tjänster. Var hittar jag koderna och är de landspecifika?

Svar: I fas 3 visas endast de koder/underkoder som respektive land godkänner för köpta tjänster.

Fråga: Kan man alltid använda engelska?

Svar: När du har valt återbäringslandet i fas 2 “Ansökans grunduppgifter”, t.ex. Polen, visas en lista av de språk som landet godkänner.

Fråga: Var kan jag läsa inlämnade ansökningar utan att ändra dem?

Svar: Tjänsten var ursprungligen avsedd för endast inlämnande av ansökningar.
Man kan dock läsa redan skickade ansökningar fritt, men var försiktigt att inte skicka dem på nytt eller spara dem som icke slutförda.

Du kan läsa redan inlämnade ansökningar i fas 1 genom att klicka på knappen Ändra tidigare ansökan i nederkanten av sidan Kunduppgifter. Knappen öppnar en sida där du kan läsa de tidigare ansökningarna. Använd redigeringsfunktionen för att öppna ansökan. Då öppnas sidan Ansökans grunduppgifter i Fas 2. Om du vill se fakturorna som sparats på ansökan, klicka på knappen Fortsätt till specifikation av fakturor och importdokument i sidans nedre kant. Det öppnas en förteckning över de fakturor som bifogats ansökan.

Om du läser ansökningarna så här, kom ihåg att inte spara eller skicka ansökan.

Fråga: Jag ansöker om återbäring från Tyskland. Måste jag infoga kvitton som bifogad fil? Finns det någon eurogräns?

Svar: Skattemyndigheten i återbäringslandet kan kräva att fakturorna för bränsle på minst 250 euro (skattegrund) och övriga fakturor på minst 1 000 euro (skattegrund) eller fakturor som motsvarar samma summa i nationell valuta skannas till ansökan.
Dvs. alla fakturor behöver nödvändigtvis inte bifogas.

Eftersom förfarandena och lagstiftningen varierar i de olika EU-länderna, läs också återbäringslandets anvisningar på respektive skattemyndighetens webbplats. Eller om det inte finns anvisningar, kontakta den lokala skattemyndigheten.

EU-komissionen har publicerat dokumentet “Vademecum for the electronic refund procedure to taxable persons not established in the member state of refund but established in another member state” om de olika EU-medlemsstaternas svar på detaljerna om ansökningsfarandet. Det finns länk till dokumentet på Skatt.fi (Företags- och samfundskunder > Öppet bolag och kommanditbolag > Momsbeskattning > Återbäring till utlänningar).

Fråga: Vad om det finns flera rader på fakturan, dvs. om den består av olika varor/tjänster? När jag har angett datumet och fakturans nummer, behöver jag t.ex. fem olika rader för fakturan.

Svar: Specificera “raderna” av en enskild faktura i fas 3 på ALVEU då du först anger fakturans specifikationsuppgifter. Välj därefter en kod som motsvarar varje “rad” i fakturan i listrutan för punkt “De köpta varornas och tjänsternas art” och alltid då du klickar på knappen “Lägg till”, visas de i listan nedanför. Ange därefter också beloppen, dvs. priset exkl. moms, momsbeloppet, återbäringsbeloppet, myntenhet.

Fråga: Vi har inte fått mottagningsbevis från återbäringslandet.

Svar: Kontakta skattemyndigheten i återbäringslandet.

Fråga: Varför får jag endast ett meddelande under “Meddelanden” i ALVEU av några ansökningar och av några endast ett e-postmeddelande, men båda av några andra?

Svar: Det finns tre olika sätt att skicka mottagningsbeviset och återbäringsländerna har själv valt sina sätt att göra det. Skattemyndigheten kan skicka meddelandet om mottagningen per e-post till den e-postadress som antecknats i återbäringsansökan, elektroniskt via Skatteförvaltningen i Finland eller som ett vanligt brev per post. Det är också möjligt att skattemyndigheten skickar såväl e-post som ett elektroniskt meddelande och då får man två meddelanden. Om skattemyndigheten i återbäringslandet skickar ett elektroniskt mottagningsbevis till Skatteförvaltningen, placerar Skatteförvaltningen beviset som ett meddelande i ALVEU.

Fråga: Kan vi lita på att om vi får en bekräftelse på finska under “Meddelanden” i ALVEU att återbäringslandet verkligen har fått ansökan?

Svar: Ja, ni kan lita på bekräftelsen. Alla återbäringsländer skickar inte separata bekräftelser per e-post, utan endast ett mottagningsbevis till Skatteförvaltningen i Finland. Då placerar Skatteförvaltningen beviset i ALVEU så att kunden kan läsa det där.

Fråga: Vad kan jag göra om den bifogade filen är för stor?

Svar: Kontrollera först att du inte har bifogat onödiga fakturor som gör att filen blir för stor. Ta bort dem för att minska storleken. Om det inte hjälper, kontakta skattemyndigheten i återbäringslandet och fråga hur man ska göra.

Fråga: Hur specificerar jag i ansökan till Sverige sådana kvitton som t.ex. inte har försäljarens adress? Sådana är ofta bl.a. kvitton för parkeringsavgifter.

Svar: I fråga om ansökan till Sverige kan du anteckna “unknown” på specifikationen för de adresser som inte framgår av dessa kvitton.

(Tidigare Skatteförvaltningens publikation 203r)