Behandling av spärrmarkerade uppgifter inom Skatteförvaltningen

Har getts
14.9.2011
Diarienummer
A21/00 99 00/2011
Giltighet
1.11.2011–3.3.2014
Bemyndigande
2 § 2 mom. i L om skatteförvaltningen (503/2010)

Anvisningen Behandling av spärrmarkerade uppgifter inom Skatteförvaltningen (1250/09/2008) har ändrats till följd av ikraftträdandet av lagen om befolkningsdatasystemet och Befolkningsregistercentralens certifikattjänster (661/2009). Behandlingen av spärrmarkerade uppgifter i de olika programmen och skattebyråerna de spärrmarkeringsansvarigas uppgifter finns nu i särskilda artiklar.  

1. Allmänt

En personkund kan anhålla om spärrmarkering hos Magistraten eller att hans eller hennes kontaktuppgifter ska hållas hemligt för övriga myndigheter. Dessa åtgärder som syftar till att skydda kontaktuppgifterna kallas nedan spärrmarkering. Spärrmarkering kan inte beviljas företag eller organisationer.

Spärrmarkeringen hänför sig ofta till en besvärlig livssituation där personen har grundad anledning att få sina egna och familjens kontaktuppgifter hemlighållna. Skatteförvaltningen ska se till att spärrmarkeringen inte gör det svårare för personen att uträtta sina skatteärenden.

Adress- och övriga kontaktuppgifter som behandlas av Skatteförvaltningen är sekretessbelagda beskattningsuppgifter (om behandlingen av beskattningsuppgifter, se anvisningen ”Skyldighet att iaktta sekretess och integritetsskydd i Skatteförvaltningen (1935/6/2006). Behandlingen av sekretessbelagda uppgifter har skyddats särskilt och spärrmarkeringen ger kunden ytterligare skydd vid sidan om sekretessen. Spärrmarkerade uppgifter har klassificerats till skyddsnivå III.

2. Spärrmarkering och dess början

Spärrmarkeringen kan vara registrerad i befolkningsdatasystemet1 eller gälla en enskild myndighet2.

En kund som anhåller om spärrmarkering anvisas i första hand att ansöka om befolkningsdatasystemets spärrmarkering hos Magistraten. Finland har inte en allmän "spärrmarkeringsregister” som i allmänhet förpliktar myndigheterna. En spärrmarkering i befolkningsdatasystemet ger emellertid sökanden omfattande skydd, eftersom alla myndigheter som använder befolkningsdata får veta om spärrmarkeringen.

Man berättar åt kunden att Skatteförvaltningen alltid får uppgift om spärrmarkeringen i befolkningsdatasystemet, och detta registreras i Skatteförvaltningens datasystem och beaktas inom Skatteförvaltningen.

_______________________

1 36 § i L om befolkningsdatasystemet och Befolkningsregistercentralens certifikattjänster 661/2009, nedan befolkningsdatalagen.
2 24 § 1 mom. 31 punkten i L om offentlighet i myndigheternas verksamhet 621/1999, nedan offentlighetslagen.

_______________________

2.1 Spärrmarkering i befolkningsdatasystemet

Enligt 36 § i befolkningsdatalagen kan en sådan person ansöka om spärrmarkering i befolkningsdatasystemet som har grundad och uppenbar anledning att misstänka att hans eller hennes eller familjens hälsa eller säkerhet är hotad. En spärrmarkering i befolkningsdatasystemet kan första gången gälla i högst fem år. Efter det kan giltighetstiden förlängas med två år i sänder. Spärrmarkeringen är i kraft till giltighetstidens utgång också vid personens död.

Spärrmarkerade uppgifter är enligt befolkningsdatalagen följande:

”uppgifter om hemkommun och bostad samt adress och andra kontaktuppgifter som gäller personen, dennes make eller maka eller barn som bor i samma hushåll samt uppgifter som specificerar och lokaliserar sådana fastigheter, byggnader, lägenheter eller lokaler som ovan nämnda personer äger eller innehar, om uppgifterna inte kan behandlas separat från de uppgifter som omfattas av spärrmarkeringen".

Spärrmarkeringen gäller således också kontaktuppgifter om den spärrmarkerade personens make eller barn. Magistraten kan utvidga spärrmarkeringen att gälla även anhöriga och detta leder inte till åtgärder hos Skatteförvaltningen.

Befolkningsregistercentralen har i sina praktiska regler tolkat att också sådana uppgifter ska spärrmarkeras som kan avslöja spärrmarkerade uppgifter. Sådana uppgifter är t.ex. hemortskod, kommundel och kommunuppgift vid årsskiftet samt föregående hemkommun och församlingsuppgift3.

Den som ansöker om spärrmarkering kan anmäla till befolkningsdatasystemet en s.k. trygg adress (kontaktadress). Kontaktadressen registreras i befolkningsdatasystemet endast för att kunna få tag i personen4. Den trygga adressen omfattas inte av spärrmarkeringen, utan den behandlas på samma sätt som övriga kontaktuppgifter.

_______________________

3 Praxisregler för spärrmarkering som registrerats i befolkningsdatasystemet (Befolkningsregistercentralen 1.3.2010 Dnr 86/420/10).

4Till följd av befolkningsdatalagens bestämmelser om ikraftträdande kan trygg adress införas i datasystemen först mot utgången av år 2011. Av den anledningen har de flesta spärrmarkeringskunderna inte en sådan uppgift i registret.

_______________________

2.2 Spärrmarkering som beviljats av Skatteförvaltningen

Enligt 24 § 1 mom. 31 punkten kan en person begära att hans kontaktuppgifter ska hållas hemliga om han har grundad anledning att misstänka att hans eller hennes egen eller familjens hälsa eller säkerhet kan komma att hotas. Enligt motiveringen för lagen (RP 30/1998) ska den myndighet som mottagit en begäran utreda om det finns grundad anledning enligt lagrummet att hemlighålla uppgiften.

Hemlighållandet av kontaktinformationen kan nekas endast om personen i fråga inte anför lagstadgade skäl för sin begäran. Om personen redan har beviljats spärrmarkering i befolkningsdatasystemet och den har registrerats i Skatteförvaltningens datasystem, har han i regel inte behov att få sin kontaktinformation skyddad genom att Skatteförvaltningen meddelar ett särskilt beslut om detta.

Spärrmarkerad kontaktinformation som avses i offentlighetslagen är uppgiften om hemkommun och bostad i kommunen, uppgiften om tillfällig bostad, hemligt telefonnummer och annat telefonnummer samt annan kontaktuppgift. Med annan kontaktinformation avses t.ex. telefax eller e-postadress.

Offentlighetslagen anger inte någon tidsfrist för begränsningar att lämna ut kontaktinformation. Personen kan anhålla om hemlighållande av sina kontaktuppgifter och begränsa utlämnandet av dem för en viss tid. Om han inte själv begär att begränsningen ska gälla en viss tid, är begränsningen i kraft tills vidare. En spärrmarkering som gäller tills vidare utgår på basis av en skriftlig anmälan från personen.

Man ansöker om spärrmarkering enligt offentlighetslagen genom att framställa en begäran om det till Skatteförvaltningen. Ansökan går vidare till den spärrmarkeringsansvarige för behandling och denna ansökan registreras inte i registratorskontoret. Ansökan kan innehålla sekretessbelagda uppgifter (t.ex. 24 § 1 mom. 26 eller 31 punkten i offentlighetslagen). Den spärrmarkeringsansvarige behandlar och avgör ansökan. Den spärrmarkerade får söka ändring i avgörandet enligt bestämmelserna om ändringssökande i ett förvaltningsärende.

2.3 Spärrmarkeringens början och utgång

Spärrmarkeringsuppgiften kommer från befolkningsdatasystemet till Skatteförvaltningen såsom direktöverföring. En spärrmarkering som Skatteförvaltningen beviljat införs direkt i Skatteförvaltningens kundregister.

När spärrmarkeringen börjar avregistreras all kontaktinformation om den spärrmarkerade personen och han eller hon får antingen en trygg adress från befolkningsdatasystemet eller i brist på den använder man den spärrmarkerade adressen. Den spärrmarkerade personen får ett brev om behandlingen av spärrmarkeringen och om saker som han eller hon ska iaktta om spärrmarkeringen (bl.a. om man fungerar som ombud, anmälan om bankkontouppgift samt en sammanslutnings eller ett bolags adress). Adressändringar som spärrmarkeringskunden eventuellt meddelat i befolkningsdatasystemet överförs inte till Skatteförvaltningen, utan den spärrmarkerade personen uppmanas att anmäla om adressändringen även till Skatteförvaltningen.

Efter att spärrmarkeringen utgått hämtas personens adressuppgifter automatiskt från befolkningsdatasystemet. För att skydda den spärrmarkerade personen iakttas emellertid en 30 dagars karens innan skyddet för spärrmarkerade uppgifter anses gå ut.

3.Spärrmarkerade uppgifter och deras behandling inom Skatteförvaltningen

Spärrmarkerade uppgifter är

  • adressuppgifter: hemadress, postadress, verksamhetsställets adress, ombudets adress
  • övriga kontaktuppgifter: telefonnummer, faxnummer och e-postadress
  • kommun där man är bosatt: kommunnummer, föregående hemkommun
  • församling: finns t.ex. i ämbetsbevis som bifogats till bouppteckningsinstrument
  • annan uppgift av vilka föregående uppgifter framgår

Andra uppgifter om personen är inte spärrmarkerade. Spärrmarkeringen gäller således inte beskattningsuppgifter om inkomst, förmögenhet, avdrag e.d. av vilka spärrmarkerade uppgifter inte framgår. Uppgiften om kyrkosamfund – dvs. uppgiften om personen i fråga hör till den evangelisk-lutherska kyrkan eller något annat kyrkosamfund – är inte spärrmarkerad.

Spärrmarkeringen gäller också uppgifter som specificerar och lokaliserar sådana fastigheter, byggnader, lägenheter eller lokaler som personen äger eller innehar, om uppgifterna inte kan behandlas separat från de spärrmarkerade uppgifterna. Ur Skatteförvaltningens synvinkel är spärrmarkeringskundens uppgifter om ägande eller innehav av fastigheter, byggnader och lägenheter sekretessbelagda beskattningsuppgifter. Uppgifterna kommer i praktiken från Lantmäteriverket och de behandlas endast i syfte att verkställa beskattningen. Behandlingen av dessa uppgifter har inte begränsats på samma sätt som den spärrmarkerade personens egentliga kontaktuppgifter.

3.1 Spärrmarkeringsansvariga och ansvaret för behandling

Behandlingen av spärrmarkerade uppgifter styrs av Skatteförvaltningens stabs- och rättsenhet och Huvudstadsregionens skattebyrå. Uppgifterna som gäller de spärrmarkerade personernas kundregistrering har centraliserats till de s.k. spärrmarkeringsansvariga5  på Huvudstadsregionens skattebyrå. Den spärrmarkeringsansvarige ska vara pålitlig och i ordinarie tjänsteförhållande till Skatteförvaltningen. Enhetschefen utser de spärrmarkeringsansvariga. Innan en tjänsteinnehavare utses som spärrmarkeringsansvarig kan man låta göra en säkerhetsutredning om honom eller henne.

De spärrmarkeringsansvariga har i uppgift att sköta kundregistreringen av spärrmarkerade personer. Beskattningen av spärrmarkerade personer verkställs i sig utan några specialarrangemang. Detta betyder att den som verkställer beskattningen för en spärrmarkerad person eventuellt måste behandla även spärrmarkerad kontaktinformation då det är nödvändigt för beskattningen (t.ex. utredningar i samband med resekostnads- eller hushållsavdrag).

_______________________

5 Enligt befolkningsdatalagen får spärrmarkerade uppgifter behandlas endast av personer till vars arbetsuppgifter behandlingen av sådana uppgifter direkt hör.

_______________________

3.2 Säkerhet och uppföljning

Spärrmarkerade uppgifter får behandlas endast av sådana tjänstemän till vars arbetsuppgifter behandlingen av sådana uppgifter hör (spärrmarkeringsansvariga). Detta förverkligas t.ex. genom handledning och begränsade användarbehörigheter. Spärrmarkerade kontaktuppgifter får inte visas till andra t.ex. via användargränssnitt.

All behandling av spärrmarkerade uppgifter uppföljs med logguppgifter. I loggen sparas information om all behandling av den spärrmarkerade personens uppgifter, oberoende av om handläggaren är berättigad att se uppgifterna eller inte. Motiveringen är att personens kontaktuppgifter kan framgå av hans eller hennes övriga beskattningsuppgifter, även om handläggaren inte får se egentliga kontaktuppgifter. Spärrmarkeringsloggens uppgifter sparas i minst fem år. Loggfilerna uppföljs vid behov.

Utöver Skatteförvaltningens datasystem finns spärrmarkerade uppgifter också i olika handlingar. Manuellt förvarade handlingar skyddas på samma sätt som övriga handlingar som innehåller sekretessbelagda beskattningsuppgifter.

Samma skyddsprinciper tillämpas också i elektroniska servicetjänster. Tjänsterna har byggts upp så att de spärrmarkerade kontaktuppgifterna visas till personen själv

3.3 Spärrmarkering vid beskattningens verkställande

Den kontaktinformation som finns i kunddatabasen om den spärrmarkerade personen är avsedd endast för skattepost.

Spärrmarkeringskunden behöver inte nödvändigtvis bo i den adress som registrerats i kunddatabasen och uppgiften kan inte användas för ändamål där personens boende har betydelse för beskattningen. Den faktiska hemadressen har betydelse t.ex. för hushållsavdrag, utredningar av resor mellan bostaden och arbetsplatsen, överlåtelsebeskattning eller befrielse från överlåtelseskatt vid köp av första bostad.

Uppgiften om en spärrmarkeringskunds boende bör utredas med den spärrmarkerade personen eller med spärrmarkeringsansvarige som kan kontrollera uppgiften i befolkningsdatasystemet. Handläggaren får inte anlita postens webbtjänster eller andra utomstående söksystem för att söka en spärrmarkerad persons kontaktuppgifter.

3.4 Den spärrmarkerade personen som ombud eller delägare i en sammanslutning

En spärrmarkeringskund får inte registreras som befullmäktigat ombud. Ett ombud sköter beskattningsärenden för sin huvudman, och om man skyddar kontaktinformationen om ombudet, blir det väsentligt svårare att sköta ombudsuppgiften. Ombudets kontaktinformation får inte likadant skydd som den spärrmarkerade personens övriga kontaktuppgifter.

En sammanslutnings kontaktuppgift kan vara t.ex. adressen till en fastighet. Fastighetsadressen kan vara en spärrmarkerad uppgift om en delägare i sammanslutningen har beviljats spärrmarkering. En sammanslutning kan inte spärrmarkeras och en inkommen uppgift om en sammanslutningsdelägares spärrmarkering gör inte automatiskt att sammanslutningens kontaktuppgift spärrmarkeras.

Den spärrmarkerade personen bes iaktta dessa situationer och kontakta Skatteförvaltningen. Vid behov kan kunden ange en trygg adress som sin postadress. Om den spärrmarkerade personen är ombud, bör han eller hon också fundera om det är tryggt för honom eller henne att vara ombud. I sammanslutningar kan man använda en annan delägares kontaktuppgifter.

3.5 Spärrmarkerade kontaktuppgifter i Företags- och organisationsdatasystemets informationstjänst

I Företags- och organisationsdatasystemets (FODS) offentliga informationstjänst (www.ytj.fi) visas om spärrmarkeringskunderna endast den uppgift från Patent- och registerstyrelsens register som finns där om ort där kunden bedriver företagsverksamhet (kommunuppgift) samt de offentliga adress- och övriga kontaktuppgifter som kunden uttryckligen anmält för FODS. Om kunden anmält sin hemadress i FODS som företagsadress, är det problematiskt ur spärrmarkeringens synvinkel. En sådan kontaktuppgift avregistreras inte automatiskt när spärrmarkeringen träder i kraft.

Den spärrmarkerade personen bes iaktta detta och kontakta Skatteförvaltningen. Om personen vill skydda en kontaktuppgift som han eller hon anmält som offentlig, ska han eller hon välja för företaget någon annan adress än den skyddsmarkerade adressen.

3.6 Utlämnande av spärrmarkerade uppgifter

I befolkningsdatalagen anges att sådana uppgifter i befolkningsdatasystemet som omfattas av spärrmarkering inte får överlåtas vidare, om inte något annat bestäms i lag. Skatteförvaltningen överlåter inte vidare uppgifter som spärrmarkerats i befolkningsdatasystemet. Ett undantag är bouppteckningsinstrument som får överlåtas utan att täcka uppgifter, om mottagarmyndigheten som mottagit uppgifterna har gett en säkerhetsutredning. Närmare information om utlämnande av uppgifter i bouppteckningsinstrument behandlas i anvisningen nr 786/09/2005.

Uppgifter som omfattas av en spärrmarkering som meddelats av Skatteförvaltningen kan lämnas ut till en annan myndighet enligt 29 § 2 mom. i offentlighetslagen. Myndigheten som begär uppgifterna ska utreda hur uppgifterna kommer att skyddas. Spärrmarkerade uppgifter får inte lämnas till företag eller andra privathåll. Spärrmarkerade uppgifter får således inte lämnas ut även om personen har rätt att som part ta del av sekretessbelagda beskattningsuppgifter. En part har enligt 11 § 2 mom. 1 punkten i offentlighetslagen inte rätt att få del av en sådan handling om utlämnande av uppgifterna i handlingen strider mot ett synnerligen viktigt allmänt intresse.  

Myndighetsutredningen får formuleras fritt. Av utredningen ska emellertid framgå:

  • Motiverad lagstadgad rätt och behov att behandla spärrmarkerade uppgifter
    Utredning av att uppgiften behövs för lagstadgade uppgifter (personernas aktuella adressuppgifter finns att få i befolkningsdatasystemet).
  • Beskrivning av hur uppgifterna används
    Utredning som beskriver på allmän nivå att de spärrmarkerade uppgifterna används begränsat.
  • Beskrivning av hur de spärrmarkerade uppgifterna skyddas
    Utredning om hur behandlingen av uppgifterna har begränsats och skyddats.

Uppgiften om att kunden har spärrmarkering är inte juridiskt sett en spärrmarkeringsuppgift. Uppgiften är i alla fall sekretessbelagd som beskattningsuppgift. Skatteförvaltningen kan lämna ut uppgiften av särskilda skäl endast till andra myndigheter som har rätt att få sekretessbelagda beskattningsuppgifter.

4. Andra begränsningar av utlämnandet av kontaktuppgifter hos myndigheter

Utöver spärrmarkering är det inte möjligt för kunden att få begränsningar i utlämnandet av kontaktuppgifterna från Skatteförvaltningens register6. Några begränsningar behövs inte heller, eftersom kontaktuppgifterna är beskattningsuppgifter och således sekretessbelagda och de får lämnas ut endast såsom anges i lag. Skatteförvaltningen kan således inte lämna ut kontaktuppgifter t.ex. för direktmarknadsföring eller släktforskning.

Skatteförvaltningen har ingått ett särskilt avtal med Trafiksäkerhetsverket (TraFi) om hur spärrmarkerade uppgifter i fordonstrafikregistret ska behandlas inom Skatteförvaltningen.

_______________________

6 Exempelvis begränsningar enligt personuppgiftslagen (ytterligare information www.vrk.fi) och spärrmarkering i fordonstrafikregistret (ytterligare information www.trafi.fi). Dessa begränsningar påverkar inte Skatteförvaltningens verksamhet.

_______________________

5. Tilläggsinformation

Ytterligare information om denna anvisning ges av överinspektör Taito von Konow eller överinspektör Helena Hynynen.

 

Generaldirektör Mirjami Laitinen

Överinspektör Taito von Konow