Laskutuspalveluyritysten maksamat matkakustannusten korvaukset ennakkoperinnässä ja tuloverotuksessa

Antopäivä
6.11.2017
Diaarinumero
A201/200/2017

Asian kuvaus

Tässä kannanotossa kerrotaan, miten laskutuspalveluyritykset voivat erilaisissa tilanteissa käsitellä matkakustannusten korvauksia ennakkoperinnässä. Kannanotossa selvitetään myös, miten matkakustannusten korvauksia käsitellään työn suorittajan tuloverotuksessa.

Taustaa

Yleistä laskutuspalveluyritysten toiminnasta

Laskutuspalveluyritykset tarjoavat työn suorittajille mahdollisuuden laskuttaa omia asiakkaitaan perustamatta omaa yritystä. Lisäksi laskutuspalveluyritykset hoitavat työn suorittajan puolesta erilaisia verotukseen ja vakuuttamiseen liittyviä velvollisuuksia ja perivät tästä palkkion. Työ- ja sosiaalivakuutuslainsäädännössä laskutuspalveluyrityksiä käyttäviä henkilöitä pidetään yleensä yrittäjinä. Verotuksessa laskutuspalveluyritys ja työn suorittaja voivat kuitenkin sopia työsuhteen muodostumisesta, jolloin laskutuspalveluyritys on muodollisesti työn suorittajan työnantaja.

Työn suorittaja sopii asiakkaansa kanssa työstä maksettavasta korvauksesta. Kun työn suorittaja laskuttaa asiakasta laskutuspalveluyrityksen kautta, asiakas maksaa laskun työn suorittajan sijaan laskutuspalveluyritykselle. Laskutuspalveluyrityksen työn suorittajalle edelleen maksama korvaus on palkkaa, jos laskutuspalveluyritys ja työn suorittaja ovat sopineet työsuhteen muodostumisesta. Jos työsuhteesta ei ole sovittu, laskutuspalveluyrityksen työn suorittajalle maksama suoritus on työkorvausta.

Työstä maksettavan korvauksen lisäksi laskutuspalveluyritykset saattavat maksaa työn suorittajalle erilaisia matkakustannusten korvauksia kuten kilometrikorvauksia ja päivärahoja. Matkakustannusten korvausten verokohtelu vaihtelee ja tilanteesta riippuen korvaukset voivat olla:
a) verovapaita
b) veronalaisia, mutta ne voidaan maksaa ennakonpidätystä toimittamatta
c) korvausta todellisista kustannuksista ja tilanteesta riippuen verovapaita tai veronalaisia
d) palkkaa.

A. Verovapaat matkakustannusten korvaukset

Verovapaita matkakustannusten korvauksia voi maksaa vain työnantaja. Verovapaita matkakustannusten korvauksia ovat ainoastaan tuloverolain 71 §:ssä tarkoitetut korvaukset, jotka maksetaan sovitun palkan lisäksi ja Verohallinnon verovapaista matkakustannusten korvauksista antaman päätöksen (jäljempänä Verohallinnon kustannuspäätös) mukaisina.

B. Ennakonpidätystä toimittamatta maksettavat matkakustannusten korvaukset

Jos työnantaja ei maksa matkakustannusten korvauksia sovitun palkan lisäksi, se voi kuitenkin yleensä maksaa korvauksia ennakonpidätystä toimittamatta. Tällöin korvaukset ovat työntekijälle veronalaisia. Työntekijä voi vaatia työstä aiheutuneita kustannuksia vähennettäväksi omassa verotuksessa tulonhankkimiskuluina.

Myös työkorvauksen saajalle voi maksaa matkakustannusten korvauksia ennakonpidätystä toimittamatta, jos korvaus maksetaan matkakustannusten korvausten perusteista ja määristä annetun Verohallinnon kustannuspäätöksen mukaisesti ja luonnolliselle henkilölle. Maksetut korvaukset ovat työkorvauksen saajalle veronalaista tuloa. Näissä tilanteissa työkorvauksen saaja voi vaatia työstä aiheutuneita kustannuksia vähennettäväksi omassa verotuksessa tulonhankkimiskuluina.

C. Korvaus matkustamisesta aiheutuneista todellisista kustannuksista

Työnantaja voi maksaa työn suorittajalle myös matkustamisesta aiheutuneita todellisia kustannuksia tositteita (esimerkiksi matkalippu) vastaan. Tällaisia kustannuksia työnantaja voi maksaa verovapaasti, jos maksetut korvaukset eivät ylitä kustannusten selvitettyä määrää.

Työkorvauksen saajalle ei voi maksaa todellisia matkakustannuksia verovapaasti. Maksaja voi kuitenkin maksaa luonnolliselle henkilölle ennakonpidätystä toimittamatta liikenteenharjoittajan antaman tositteen tai muun luotettavan selvityksen mukaisen määrän, jonka korvauksen saaja osoittaa matkustamiskustannuksista suorittaneensa. Saaja voi vaatia hänelle aiheutuneita kuluja vähennettäväksi omassa verotuksessa.

D. Korvaus on palkkaa

Työnantajan maksamat matkakustannusten korvaukset ovat työntekijälle palkkaa silloin, kun niitä maksetaan matkoilta, joilta työntekijä ei ole oikeutettu korvauksiin. Korvaukset ovat palkkaa esimerkki silloin, kun niitä maksetaan asunnon ja varsinaisen työpaikan välisiltä matkoilta. Korvaukset ovat palkkaa myös silloin, kun niitä on maksettu vastoin Verohallinnon kustannuspäätöksen mukaisia aika- ja kilometrirajoja.

Jos matkakustannusten korvauksia on maksettu Verohallinnon kustannuspäätöksen mukaan, mutta suurempina kuin päätöksessä on määrätty verovapaaksi, ylimenevä osa on työntekijän palkkaa.

Matkalasku ja maksajan selvitysvelvollisuus

Työn suorittajan on esitettävä matkakustannusten korvausten maksajalle matkalasku, josta tulee käydä ilmi muun muassa matkan tarkoitus, kohde, tarvittaessa matkareitti, matkustamistapa, matkan alkamis- ja päättymisajankohdat.

Maksajan on myös selvitettävä, työskenteleekö työn suorittaja varsinaisella työpaikalla vai erityisellä työntekemispaikalla ja onko hän ylipäänsä oikeutettu verovapaisiin matkakustannusten korvauksiin.

Välittömästi työstä aiheutuneiden kustannusten vähentäminen

Työnantaja voi vähentää työstä välittömästi johtuvat kustannukset ennen ennakonpidätyksen toimittamista (ennakkoperintälaki 15 §). Tällaisia kustannuksia ovat työvälineistä sekä valmistus- ja tarveaineista aiheutuneet menot, matka- ja edustusmenot sekä muut palkansaajalle työn suorittamisesta välittömästi aiheutuneet menot.

Kannanotto

A. Palkan lisäksi maksettavat verovapaat matkakustannusten korvaukset

Laskutuspalveluyritys voi maksaa matkakustannusten korvauksia verovapaasti vain, jos sen ja työn suorittajan välillä on työsuhde ja korvaus maksetaan sovitun palkan lisäksi. Käytännössä tämä edellyttää, että työn suorittaja ja asiakas ovat sopineet matkakustannusten korvausten maksamisesta palkkion lisäksi ja kustannusten erittely näkyy laskulla.

Esimerkki 1*: Työn suorittaja ja asiakas ovat sopineet, että 500 euron palkkion lisäksi asiakas maksaa mahdolliset matkakustannusten korvaukset. Asiakkaan saamassa laskussa on eritelty palkkio 500 euroa ja kolme kokopäivärahaa (á 41 euroa, yhteensä 123 euroa). Asiakas maksaa laskutuspalveluyritykselle yhteensä 623 euroa. Työn suorittaja toimittaa laskutuspalveluyritykselle matkalaskun, josta laskutuspalveluyritys tarkastaa, että edellytykset verovapaiden matkakustannusten korvaamiselle täyttyvät.

Tässä tapauksessa matkakustannusten korvaukset ovat työn suorittajalle verovapaita. Laskutuspalveluyritys toimittaa ennakonpidätyksen 500 euron palkasta. Laskutuspalveluyritys ilmoittaa korvaukset vuosi-ilmoituksella verovapaana kohdassa 50–56. Työn suorittaja ei voi vaatia hänelle korvattuja verovapaita kustannuksia vähennettäväksi omassa tuloverotuksessaan.

Jos laskutuspalveluyrityksen ja työn suorittajan välillä ei ole työsuhdetta, laskutuspalveluyrityksen maksama palkkio on työkorvausta, eikä se voi maksaa matkakustannusten korvauksia työn suorittajalle verovapaasti. Laskutuspalveluyrityksen on ilmoitettava matkakustannusten korvaukset vuosi-ilmoituksella kohdassa 14 (rahapalkan/suorituksen määrä) yhdessä muun palkkion kanssa. Työkorvauksen saaja voi vaatia hänelle aiheutuneita kustannuksia vähennettäväksi omassa tuloverotuksessaan.

B. Ennakonpidätystä toimittamatta maksettavat veronalaiset matkakustannusten korvaukset

Jos laskutuspalveluyritys ei maksa matkakustannusten korvauksia sovitun palkan lisäksi, se voi kuitenkin yleensä maksaa korvauksia ennakonpidätystä toimittamatta. Tällöin korvaukset ovat työn suorittajalle veronalaisia, mutta tämä voi vaatia hänelle työstä aiheutuneita kustannuksia vähennettäväksi omassa verotuksessaan tulonhankkimiskuluna.

Esimerkki 2*: Työn suorittaja ja asiakas ovat sopineet kokonaisveloituksesta 500 euroa, joka kattaa myös työstä aiheutuneet matkakustannukset. Asiakas maksaa 500 euron laskun laskutuspalveluyritykselle. Työn suorittaja toimittaa laskutuspalveluyritykselle matkalaskun kolmesta päivärahasta (á 41 euroa, yhteensä 123 euroa).

Tässä tapauksessa matkakustannusten korvaukset ovat työn suorittajalle veronalaisia, mutta laskutuspalveluyritys voi maksaa ne ennakonpidätystä toimittamatta. Ennakonpidätys toimitetaan 377 eurosta (500 euroa - 123 euroa). Laskutuspalveluyrityksen on ilmoitettava matkakustannusten korvaukset kohdassa 14 yhdessä palkan kanssa sekä lisäksi kohdassa 17 on ilmoitettava 123 euroa (kohdissa 50–56 ei ilmoiteta mitään). Työn suorittaja voi omassa tuloverotuksessaan vaatia hänelle mahdollisesti syntyneitä lisääntyneitä elantokustannuksia vähennettäväksi tulonhankkimiskuluina.

Laskutuspalveluyritys voi maksaa matkakustannusten korvauksia ennakonpidätystä toimittamatta myös työkorvauksen saajalle (vain luonnolliselle henkilölle), jos korvausten perusteet ja määrät ovat Verohallinnon kustannuspäätöksen mukaisia. Maksetut korvaukset ovat saajalleen veronalaisia ja laskutuspalveluyrityksen on ilmoitettava ne vuosi-ilmoituksella kohdassa 14 yhdessä muun palkkion kanssa. Työkorvauksen saaja voi vaatia kustannuksia vähennettäväksi omassa tuloverotuksessaan.

C. Korvaus matkustamisesta aiheutuneista todellisista kustannuksista

Laskutuspalveluyritys voi maksaa työn suorittajalle matkustamisesta aiheutuneita todellisia kustannuksia (esimerkiksi matkalippu) tositteita vastaan verovapaasti, jos heidän välillään on työsuhde ja maksetut korvaukset eivät ylitä kustannusten selvitettyä määrää.

Esimerkki 3*: Työn suorittaja ja asiakas ovat sopineet kokonaisveloituksesta 500 euroa, joka kattaa myös työstä aiheutuneet matkakustannukset. Asiakas maksaa 500 euron laskun laskutuspalveluyritykselle. Työn suorittaja toimittaa laskutuspalveluyritykselle selvityksen asiakkaan luokse tehdystä matkasta sekä kaksi junalippua yhteensä 50 euroa.

Tässä tapauksessa junalipuista maksettu korvaus 50 euroa on työn suorittajalle verovapaata. Laskutuspalveluyritys toimittaa ennakonpidätyksen palkasta, josta on vähennetty junalippujen hinta eli 450 eurosta. Junalipuista maksettua korvausta ei ilmoiteta vuosi-ilmoituksella.

Jos laskutuspalveluyritys maksaa palkkion työkorvauksena, se ei voi maksaa työn suorittajalle verovapaasti todellisia matkustamisesta aiheutuneita kustannuksia. Laskutuspalveluyritys voi kuitenkin maksaa todellisia matkustamisesta aiheutuneita kustannuksia ennakonpidätystä toimittamatta, jos maksettu korvaus ei ylitä kustannusten selvitettyä määrää. Työn suorittaja voi tällöin vaatia hänelle aiheutuvia kuluja vähennettäväksi omassa tuloverotuksessa.

D. Matkakustannusten korvaus veronalaisena palkkana

Jos laskutuspalveluyritys on maksanut matkakustannusten korvauksia vastoin Verohallinnon päätöksen mukaisia edellytyksiä (esimerkiksi aika- ja kilometrirajoja), korvaukset eivät ole miltään osin verovapaita. Korvaukset rinnastetaan tällöin palkkaan ja ne ilmoitetaan palkkana kohdassa 14 (eikä miltään osin kohdassa 50–56).

Esimerkki 4*: Työn suorittaja ja asiakas ovat sopineet, että 500 euron palkkion lisäksi asiakas maksaa mahdolliset matkakustannusten korvaukset. Asiakkaan saamassa laskussa on eroteltu palkkio 500 euroa ja kolme kokopäivärahaa (á 41 euroa, yhteensä 123 euroa). Asiakas maksaa laskutuspalveluyritykselle yhteensä 623 euroa. Työn suorittaja toimittaa laskutuspalveluyritykselle matkalaskun. Laskutuspalveluyritys toteaa, että verovapaan päivärahan maksamisen edellytykset eivät täyty.

Tässä tapauksessa perusteettomat matkakustannusten korvaukset ovat työn suorittajalle veronalaista palkkaa. Laskutuspalveluyritys toimittaa ennakonpidätyksen 623 eurosta. Laskutuspalveluyrityksen on ilmoitettava vaaditut matkakustannusten korvaukset vuosi-ilmoituksella palkkana kohdassa 14. Työn suorittaja voi vaatia omassa tuloverotuksessaan vähennettäväksi todellisia työstä aiheutuneita kustannuksia.

*) Yksinkertaisuuden vuoksi esimerkissä ei ole huomioitu työn suorittajan mahdollisesti laskuttamaa arvonlisäveroa eikä palkkaan liittyviä työnantajasuorituksia.

johtava veroasiantuntija Tero Määttä

ylitarkastaja Minna Palomäki