Användarvillkor för inkomstregistrets e-tjänst

Diarienummer
VH/4252/00.01.02/2021

Giltighet
1.9.2021 - Tills vidare

Bakgrund och definitioner

Om inkomstregistret och dess e-tjänst föreskrivs i lagen om inkomstdatasystemet (53/2018).

Med definitionerna i dessa användarvillkor avses följande:

Prestationsbetalare är arbetsgivare, uppdragsgivare eller andra motsvarande prestationsbetalare eller förmånsgivare som ger förmåner i annan form än pengar.

Informationsanvändare är myndigheter eller andra aktörer som sköter offentliga uppdrag och till vilka uppgifter ur inkomstdatasystemet förmedlas.

Inkomsttagare är fysiska personer, dödsbon eller juridiska personer till vilka prestationer som ska anmälas till inkomstregistret har betalats eller som har beviljats förmåner som ska anmälas till inkomstregistret i annan form än pengar.

Tjänst är inkomstregistrets e-tjänst som är tillgänglig via det allmänna datanätet.

Tjänsteanvändare är prestationsbetalare, informationsanvändare eller inkomsttagare som börjar använda tjänsten och godkänner dessa användarvillkor.

Syfte med tjänsten

Tjänsten är avsedd för prestationsbetalare, informationsanvändare och inkomsttagare. Tjänstens innehåll och funktioner varierar beroende på i vilken av ovan nämnda roller tjänsten används. Innehållet beskrivs detaljerat nedan i respektive punkt i användarvillkoren.

Tjänsten är avgiftsfri.

Personuppgiftsansvarig, uppgifternas riktighet och förvaring av uppgifter

Personuppgiftsansvarig för inkomstregistret är Inkomstregisterenheten vid Skatteförvaltningen.

Prestationsbetalarna svarar för att de uppgifter som de lämnar till inkomstregistret är riktiga och att felaktiga uppgifter rättas.

De inkomstuppgifter som prestationsbetalare lämnar förvaras i 10 år i inkomstregistret från utgången av betalningsåret. Inkomstuppgifterna i inkomstregistret är sekretessbelagda, och de utlämnas endast enligt bestämmelserna i ovan nämnda lag.

Godkännande av användarvillkoren

Dessa användarvillkor tillämpas på användningen av tjänsten. Tjänsteanvändare ska omsorgsfullt ta del av användarvillkoren. Genom att använda tjänsten godkänner användaren användarvillkoren och förbinder sig att använda tjänsten enligt dem. På detta sätt säkerställs att tjänsten fungerar korrekt och felfritt.

Inkomstregisterenheten kan ändra användarvillkoren utan förhandsbesked. Ändringarna träder i kraft efter att användarvillkoren har publicerats på inkomstregistret.fi.

Tjänsteanvändarens ansvar

Den som använder tjänsten ska använda tjänsten enligt dessa användarvillkor, gällande lagstiftning, myndighetsföreskrifter och Inkomstregisterenhetens anvisningar. Tjänsteanvändaren svarar för att den utrustning och programvara samt de datakommunikationsförbindelser med vilka tjänsten används fungerar och är säkra.

Tjänsteanvändaren har rätt att lägga till en länk till tjänstens förstasida på sin webbplats. I anslutning till länken ska "inkomstregistrets e-tjänst" nämnas. Tjänsten ska öppnas i ett tomt fönster utan ramar i webbläsaren via länken. Det är förbjudet länka tjänsten på annat sätt.

Identifiering i tjänsten

Inloggning i tjänsten sker på inkomstregistret.fi. Identifieringen i tjänsten sker med identifieringsmetoderna på Suomi.fi (personliga nätbankskoder, mobilcertifikat eller certifikatkort). Utländska organisationer och deras representanter identifierar sig med hjälp av identifieringstjänsten Finnish Authenticator.

Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata svarar för identifieringstjänsterna och administrationen av dem. På användningen av identifieringstjänsterna tillämpas användarvillkoren för Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata för respektive tjänst. Inkomstregisterenheten svarar inte till någon del för en tredje parts verksamhet, inte heller för innehållet i de uppgifter, produkter eller tjänster denne tillhandahåller eller för att dessa fungerar.

Funktioner för prestationsbetalare

Prestationsbetalare kan använda följande funktioner i tjänsten:

1. Anmälan om uppgifter om betalda prestationer till inkomstregistret och rättelse av felaktiga uppgifter i inkomstregistret. Det finns två alternativ för anmälan och rättelse av uppgifter i tjänsten:

• Laddningstjänsten där uppgifter kan laddas upp till inkomstregistret som XML-filer. Då ska löneräkningssystemet skapa en fil som laddas upp till inkomstregistret via tjänsten. Filen ska skapas enligt anvisningarna i punkten Dokumentation på inkomstregistret.fi.
• En webblankett med vilken uppgifterna i en enskild anmälan om inkomstuppgifter matas in i inkomstregistret. Uppgifter i en enskild anmälan om inkomstuppgifter i inkomstregistret kan också rättas med webblanketten.

2. Granskning av inkomstuppgifter i inkomstregistret. I tjänsten kan man se alla inkomstuppgifter som en organisation anmält till inkomstregistret oberoende av via vilken kanal de anmälts till inkomstregistret (tekniskt gränssnitt, e-tjänsten, pappersblankett).

3. Beställning av rapporter om uppgifter som anmälts till inkomstregistret.

4. Administration av certifikat som används vid anmälan till inkomstregistret.

Prestationsbetalaren kan befullmäktiga en annan person eller organisation, till exempel en bokföringsbyrå, att sköta ärenden via tjänsten.

Prestationsbetalaren svarar för att uppgifterna i anmälan om inkomstuppgifter till inkomstregistret är riktiga och lämnas till inkomstregistret inom den lagstadgade tiden. Om det finns fel i uppgifterna ska prestationsbetalaren rätta dem utan obefogat dröjsmål. Prestationsbetalaren svarar för uppgifternas riktighet, även om en befullmäktigad part, såsom en bokföringsbyrå, gjort anmälan för prestationsbetalarens räkning.

Om en befullmäktigad part anmäler uppgifter till inkomstregistret för prestationsbetalarens räkning med stöd av prestationsbetalarens fullmakt svarar den befullmäktigade parten för att dess anmälningar är förenliga med prestationsbetalarens vilja.

Om den befullmäktigade parten med stöd av fullmakten har rätt att se inkomstuppgifter avseende prestationsbetalaren i inkomstregistret svarar den befullmäktigade parten för dessa uppgifters sekretess och informationssäkerhet.

Prestationsbetalaren och den befullmäktigade parten ska iaktta bestämmelserna om skyddet av personuppgifter.

Funktioner för informationsanvändare

Informationsanvändares representanter kan använda följande funktioner i tjänsten:

1. Granskning av inkomstuppgifter som prestationsbetalare anmält till inkomstregistret enligt informationsanvändarens åtkomsträttigheter .

2.Materialbeställningar från inkomstregistret till informationsanvändarens organisation.

3.Administration av användar- och användningsrättigheter som beviljats informationsanvändarens organisation.

4. Administration av certifikat som används vid utlämnande av inkomstregisteruppgifter.

Uppgifter förmedlas och utlämnas endast till informationsanvändare som avses i 13 § i lagen om inkomstdatasystemet. Inkomstregisterenheten ger respektive informationsanvändare separat beslut om förmedling och utlämnande av uppgifter till informationsanvändare. I beslutet fastställs de utlämnade uppgifternas användningssyfte, åtkomstprofiler och informationsanvändares roller i tjänsten.

Huvudanvändaren i informationsanvändarens organisation beviljar fullmakter för granskning av uppgifter och beställning material som behövs i informationsanvändarens roller i tjänsten. Den befullmäktigade svarar för sekretessen för de uppgifter som erhållits från inkomstregistret och för att uppgifter från inkomstregistret söks, används och behandlas endast för att utföra arbetsuppgifter enligt arbetsgivarens anvisningar.

Funktioner för inkomsttagare

Inkomsttagare kan använda följande funktioner i tjänsten:

1. Granskning av egna inkomstuppgifter i inkomstregistret.

2. Bildande av utdrag över egna inkomstuppgifter i inkomstregistret.

Inkomsttagaren kan ge en annan person fullmakt att sköta ärenden i tjänsten.

Om det finns fel i inkomstuppgifter i inkomstregistret ska inkomsttagaren be prestationsbetalaren rätta dem. Inkomstuppgifter förvaras alltid i den form prestationsbetalaren har fört in dem i inkomstregistret.

Inkomstregisterenheten får grundläggande personuppgifter, såsom adresser, direkt från befolkningsdatasystemet. Om det förekommer fel i dessa uppgifter ska inkomsttagaren alltid rätta dem direkt i befolkningsdatasystemet.

Inkomsttagaren kan dock anmäla sina kontaktuppgifter i inkomstregisterärenden och sitt språk för skötandet av inkomstregisterärenden via tjänsten. Dessutom kan man via tjänsten anmäla kontaktuppgifter för en person som befullmäktigat en annan person att sköta ärenden via tjänsten. Då svarar inkomsttagaren och den befullmäktigade personen för att de anmälda uppgifterna är riktiga och aktuella.

Begränsning av skadeståndsskyldighet

Inkomstregisterenheten eller tjänsteanvändaren svarar inte under några som helst omständigheter för indirekta skador såsom inkomstbortfall eller utebliven avkastning eller för annan motsvarande skada, om inget annat särskilt har avtalats.

Behandling av personuppgifter

Inkomstregisterenheten behandlar tjänsteanvändarnas personuppgifter enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning och övrig gällande dataskyddslagstiftning i syfte att sköta myndighetsuppgifter. Tjänsteanvändarnas personuppgifter används i myndighetskommunikation vid Inkomstregisterenheten.

Tillämplig lag och avgörande av tvister

På tjänsten och användningen av den tillämpas finsk lag, med undantag för internationella lagvalsregler.

Inkomstregisterenheten och tjänsteanvändaren strävar i första hand efter att avgöra tvister relaterade till användningen av e-tjänsten genom förhandlingar och i sista hand i behörig domstol.