Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin: palkkatietoilmoituksen pakolliset ja täydentävät tiedot
- Antopäivä
- 2.11.2026
- Diaarinumero
- VH/5644/05.00.00/2026
- Voimassaolo
- 1.1.2027 - Toistaiseksi
Ohje on tarkoitettu suoritusten maksajille. Ohjeessa kuvataan tulorekisterin palkkatietoilmoituksella annettavat pakolliset tiedot ja vapaaehtoisesti annettavat täydentävät tiedot. Osa pakollisista tiedoista on annettava jokaisella ilmoituksella, osa vain tietyissä tilanteissa, esimerkiksi tietyn suorituksen maksamisen yhteydessä. Osa tiedoista on täydentäviä lisätietoja, joiden ilmoittaminen on maksajalle vapaaehtoista.
Pakollisten ja täydentävien tietojen sisältö kuvataan yleisellä tasolla. Tietojen ilmoittamista käsitellään tarkemmin myös muissa tulorekisterin yksityiskohtaisissa ohjeissa. Tulolajien selitteet löytyvät sivulta Palkkojen tulolajit.
Tässä ohjeessa käsitellään vain palkkatietoilmoituksen tietoja. Maksajan pitää lisäksi tietyissä tilanteissa antaa työnantajan erillisilmoitus. Työnantajan erillisilmoituksen antaminen kuvataan ohjeessa Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin: työnantajan erillisilmoitus.
Tämä ohje korvaa aikaisemman Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin: palkkatietoilmoituksen pakolliset ja täydentävät tiedot -nimisen ohjeen.
Ohjeeseen on tehty seuraavat muutokset ja lisäykset:
- Ohjeistusta on kielenhuollettu ja sanamuotoja yhdenmukaistettu. Kielenhuollossa on hyödynnetty Microsoft Copilotia.
- Lukuun 1.3.1 on lisätty ohjeistusta palkka-avoimuutta koskevista raportointivelvoitteista.
- Lukuun 1.3.2 on lisätty uudet sijaisomaishoitajia, sijaisperhehoitajia ja tukiperheitä koskevat tulolajit sekä uusi ”Työsuhdeoptio, listaamaton yhtiö ja lykätty vero” -tulolaji taulukkoon.
- Luvusta 1.3.3 on poistettu 31.12.2026 päättyvät tulolajit taulukosta.
- Lukuun 1.4 on lisätty ohjeistusta palkka-avoimuutta koskevista raportointivelvoitteista.
- Lukuun 2 on Lisätty ohjeistusta täydentävien tietojen osalta oikaisuvaatimukseen liittyen.
- Lukuun 2.1.1 on lisätty ohjeistusta palkka-avoimuutta koskevista raportointivelvoitteista.
- Lukuja 2.1.2 ja 3.3 on tiivistetty ja toisteisia kohtia poistettu.
- Luvun 4 taulukossa on huomioitu edellä mainitut muutokset.
Lisäksi on tehty muita teknisluonteisia korjauksia. Muilta osin ohjeen linjaukset vastaavat sisällöltään aikaisempaa ohjetta.
1 Säännönmukaisesti annettavat pakolliset tiedot
Säännönmukaisesti annettavat pakolliset tiedot vastaavat vuosi-ilmoitustietoja, jotka Verohallinto, työeläkelaitokset, Työllisyysrahasto ja työtapaturmavakuutusyhtiöt ovat ennen vuotta 2019 keränneet. Näiden pakollisten tietojen perusteella ainakin edellä mainitut sosiaalivakuuttajat ovat luopuneet palkkoihin liittyvistä vuosi-ilmoituksista. Verohallinto on luopunut vuosi-ilmoitusten lisäksi työnantajasuoritusten osalta oma-aloitteisten verojen veroilmoituksista.
Yhden maksutapahtuman tiedot on ilmoitettava tulorekisteriin kokonaisuutena. Maksettavien tulojen lisäksi ilmoitetaan samalla kertaa myös tuloista vähennettävät erät ja tarvittavat tulonsaajan ja maksajan lisätiedot. Maksusuoritusta, vähennettäviä eriä sekä tulonsaajan ja maksajan lisätietoja ei voi jakaa eri ilmoituksille. Kun kaikki maksutapahtumaan liittyvät tiedot ilmoitetaan yhtenä kokonaisuutena, tiedon käyttäjät saavat tarvitsemansa tiedot oikein eikä suorituksen maksajalta tarvitse pyytää lisäselvitystä. Tietyissä poikkeustilanteissa tulorekisteri ohjaa käyttämään kahta eri ilmoitusta, jotta tiedon käyttäjät saavat tarvitsemansa tiedot myös näissä tilanteissa oikein. Kaikki maksutapahtumaan liittyvät tiedot, kuten tulonsaajan ja maksajan lisätiedot, on tällöin annettava molemmilla ilmoituksilla.
Alla kuvataan säännönmukaisesti ilmoitettavia pakollisia tietoja.
1.1 Palkkatietoilmoituksen tunnistetiedot ja aineiston tekniset tiedot
Osa palkkatietoilmoituksen tiedoista pitää antaa jokaisella ilmoituksella. Tällaisia pakollisia tunnistetietoja ovat esimerkiksi
- palkanmaksukausi
- palkanmaksupäivä tai muu ilmoituspäivä
- aineiston tekniset tiedot.
Aineiston tekniset tiedot pitää ilmoittaa silloin, kun tiedot ilmoitetaan teknisen rajapinnan kautta tai lataamalla ne tiedostona. Teknisiä tietoja ovat esimerkiksi
- aineistotyyppi
- aineiston muodostamishetki
- tietolähde
- maksajan aineistoviite
- aineiston omistaja
- aineiston muodostaja
- aineiston lähettäjä
- virheellisten ilmoitusten käsittelyn ohjaus
- aineiston yhteyshenkilö.
1.2 Palkkatietoilmoituksen yksilöinti- ja yhteystiedot
Ilmoituksella pitää yksilöidä suorituksen maksaja ja tulonsaaja joko
- asiakastunnisteella tai sen puuttuessa
- muiden tunnistetietojen avulla.
Suorituksen maksajasta annetaan ensisijaisesti suomalainen asiakastunniste (esimerkiksi Y-tunnus tai henkilötunnus). Jos maksajalla ei ole suomalaista asiakastunnistetta, annetaan ulkomainen tunniste. Tällöin pitää antaa myös tarkentavia yksilöinti- ja yhteystietoja, kuten maksajan nimi ja osoitetiedot. Vastaavat tiedot on annettava myös silloin, kun suorituksen maksaja on tilapäinen työnantaja.
Myös tulonsaaja yksilöidään ensisijaisesti suomalaisella asiakastunnisteella. Jos tulonsaajalla ei ole suomalaista asiakastunnistetta, annetaan ulkomainen tunniste. Tällöin on annettava myös henkilön tai yrityksen nimi ja osoitetiedot. Jos tulonsaaja on luonnollinen henkilö, ilmoitetaan myös syntymäaika ja sukupuoli. Jos tulonsaajalla on sekä suomalainen että ulkomainen tunniste, ilmoitetaan molemmat tunnisteet.
1.3 Tulolajit
Tulorekisteriin ilmoitetaan palkat ja muut suoritukset tulolajien avulla. Jokaisella tulolajilla on oma koodiarvonsa. Palkkatietoilmoituksella käytössä olevat tulolajit on ryhmitelty seuraavasti:
- 100-sarjan tulolajit – maksetut rahapalkat yhteissummana
- Rahapalkkojen ilmoittamisen suppeampi tarkkuustaso, ns. ilmoitustapa 1
- 200-sarjan tulolajit – maksetut rahapalkat eriteltyinä
- Rahapalkkojen ilmoittamisen laajempi tarkkuustaso, ns. ilmoitustapa 2
- Vaihtoehtoinen tapa ilmoittaa palkat
- 200-sarjan tulolajit sisältyvät 100-sarjan tuloihin
- 300-sarjan tulolajit – erikseen ilmoitettavat tulolajit
- Tulot eivät sisälly 100-sarjan tulolajeihin
- 400-sarjan tulolajit – tuloista vähennettävät erät
Osa palkkatietoilmoituksella käytössä olevista tulolajeista on säännönmukaisesti ilmoitettavia pakollisia tietoja silloin, kun kyseisiä tuloja maksetaan. Luokittelu vastaa tulotietojärjestelmästä annetun lain 6 §:ssä säädettyjä tietoja. Säännönmukaisesti annettavat tiedot ovat sellaisia, joita jokin tulorekisterin tiedon käyttäjistä tarvitsee lakisääteisten tehtävien hoitamisessa. Nämä tehtävät koskettavat kaikkia tulonsaajia, esimerkiksi verotuksen tai sosiaalivakuuttamisen kautta.
Työnantajat ja muut suoritusten maksajat ovat ilman eri pyyntöä velvollisia antamaan pakolliset tulolajit silloin, kun kyseistä tuloa maksetaan.
Seuraavissa luvuissa kuvataan säännönmukaisesti ilmoitettavia pakollisia tulolajeja.
1.3.1 Rahapalkat
Maksetut rahapalkat ilmoitetaan joko yhteissummana tai eritellysti. Maksaja valitsee ilmoituksella käytettävän ilmoitustavan. Samalla ilmoituksella voi käyttää vain yhtä ilmoitustapaa. Jos rahapalkat ilmoitetaan ilmoitustavalla 1 eli suppeammalla tarkkuustasolla, samalla ilmoituksella ei voi ilmoittaa palkkoja ilmoitustavalla 2 eli laajemmalla tarkkuustasolla eikä päinvastoin. Ilmoitustapaa voi kuitenkin vaihdella eri ilmoituksilla.
Suorituksen maksajan pitää ilmoittaa maksamansa rahapalkat vähintään yhteissummana. Tämä on rahapalkkojen ilmoittamisen vähimmäistaso eli ilmoitustapa 1. Jos suorituksen maksaja käyttää ilmoitustapaa 1, tiedot ilmoitetaan alla olevilla tulolajeilla:
Ilmoitustapa 1 (ns. rahapalkkojen ilmoittamisen suppea tarkkuustaso)
| Koodi* | Tulolajin nimi |
|---|---|
| 101 | Palkka yhteissumma |
| 102 | Palkkasumma, joka on työeläkevakuutusmaksun alainen |
| 103 | Palkkasumma, joka on sosiaalivakuutusmaksujen alainen |
| 104 | Palkkasumma, joka on sairausvakuutusmaksun alainen |
| 105 | Palkkasumma, joka on työttömyysvakuutusmaksun alainen |
| 106 | Palkkasumma, joka on työtapaturma- ja ammattitautivakuutusmaksun alainen |
*Tulolajin nimen edessä oleva koodi on palkkatietoilmoituksella käytössä oleva tulolajin koodiarvo.
Rahapalkat voidaan ilmoittaa myös eritellysti laajemmalla tarkkuustasolla. Tällöin tiedot palvelevat paremmin esimerkiksi etuuskäsittelyä, asiakasmaksujen määräämistä ja tilastointia. Jos tiedot ilmoitetaan puutteellisina tai tulorekisterin ohjeistuksen vastaisesti, tulonsaajalle voidaan myöntää etuus väärin perustein tai väärän suuruisena tai etuuden ratkaisu voi viivästyä. Käytännössä tämä johtaa usein lisäselvityspyyntöön tiedon ilmoittajalle.
Ilmoitustavan valintaan vaikuttaa myös työnantajan palveluksessa olevien työntekijöiden määrä. Rahapalkat on ilmoitettava 1.1.2027 alkaen ilmoitustavalla 2, jos työnantajalla on kalenterivuoden aikana säännöllisesti palveluksessaan vähintään 150 työntekijää. Jos työntekijöitä on 100–149, vastaava velvollisuus alkaa 1.1.2030. Ilmoittamisvelvollisuus perustuu palkka-avoimuuteen liittyviin raportointivelvoitteisiin. Työnantajille, joilla on palveluksessaan alle 100 työntekijää, ilmoitustavan 2 käyttö säilyy vapaaehtoisena, mutta sitä suositellaan. Palkka-avoimuuteen liittyvistä raportointivelvoitteista kerrotaan tarkemmin tulorekisterin yksityiskohtaisessa ohjeessa Palkat: Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin.
Rahapalkkojen ilmoittamisen laajempi tarkkuustaso kuvataan lyhyesti tämän ohjeen luvussa 2.1 Täydentävät tulolajit.
Ohjeessa Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin: rahapalkat ja palkasta vähennettävät erät kuvataan esimerkkien avulla tarkemmin kahta eri tapaa ilmoittaa maksetut rahapalkat. Tulolajien selitteet kuvataan sivulla Palkkojen tulolajit.
1.3.2 Erikseen ilmoitettavat tulolajit
Jos maksaja maksaa rahapalkkojen lisäksi tiettyjä muita tuloja, myös ne on ilmoitettava erikseen. Nämä tulolajit eivät sisälly rahapalkkojen ilmoitustapoihin 1 ja 2. Erikseen ilmoitettavat tulolajit vastaavat pääosin niitä suorituslajeja, jotka on aiemmin eritelty Verohallinnolle annettavissa ilmoituksissa.
Tiedon käyttäjät tai osa tiedon käyttäjistä tarvitsee näistä tuloista eritellyt tiedot. Siksi seuraavat tulolajit ilmoitetaan erikseen:
| Koodi | Tulolajin nimi | Koodi | Tulolajin nimi |
|---|---|---|---|
| 302 | Asuntolainan korkoetu | 339 | Työpanokseen perustuva osinko tai ylijäämä (palkka) |
| 304 | Autoetu | 340 | Työpanokseen perustuva osinko tai ylijäämä (työkorvaus) |
| 308 | Hallintoelimen jäsenyydestä maksettu palkkio | 341 | Työsuhdematkalipun verovapaa osuus |
| 309 | Henkilöstörahastosta nostettu rahasto-osuus ja ylijäämä (veronalainen 80%) | 342 | Työsuhdematkalipun palkaksi katsottu osuus |
| 310 | Henkilöstölle annettu rahalahja | 343 | Työsuhdeoptio |
| 311 | Kilometrikorvaus (verovapaa) | 344 | Sijaisperhehoitajan palkkio |
| 312 | Kunnaneläinlääkärin toimenpidepalkkio | 345 | Tukiperheelle maksettu palkkio |
| 313 | Käyttökorvaus ansiotuloa | 346 | Sijaisomaishoitajan palkkio |
| 314 | Käyttökorvaus pääomatuloa | 350 | Urheilijarahastoon siirretty palkka |
| 315 | Muu henkilöstölle suunnattu veronalainen etu | 351 | Urheilijarahastosta maksettu palkka |
| 316 | Muu veronalainen ansiotulo | 352 | Vakuutuspalkka |
| 319 | Omaishoitajan palkkio | 353 | Veronalainen kustannusten korvaus |
| 320 | Osakepalkkio | 354 | Yksityisen hoidon tuen kuntalisä |
| 321 | Sijaismaksajan maksama palkka, josta työnantaja maksaa työnantajan sosiaalivakuutusmaksut (työeläke-, sairaus-,työttömyys- sekä työtapaturma- ja ammattitautivakuutus) | 355 | Yksityisen hoidon tuki (palkka) |
| 322 | Sijaismaksajan maksama palkka, josta työnantaja maksaa työnantajan työeläkevakuutusmaksun | 356 | Yksityisen hoidon tuki (työkorvaus) |
| 323 | Sijaismaksajan maksama palkka, josta työnantaja maksaa työnantajan työttömyysvakuutusmaksun | 357 | Yleishyödyllisen yhteisön maksama kilometrikorvaus |
| 324 | Sijaismaksajan maksama palkka, josta työnantaja maksaa työtapaturma- ja ammattitautivakuutusmaksun | 358 | Yleishyödyllisen yhteisön maksama päiväraha |
| 325 | Sijaismaksajan maksama palkka, josta työnantaja maksaa työnantajan sairausvakuutusmaksun | 359 | Perusteeton etu |
| 327 | Perhehoitajan kustannusten korvaus | 361 | Työsuhdeoptio, jonka merkintähinta on luovutusajankohtana alhaisempi kuin markkinahinta |
| 328 | Perhehoitajan palkkio | 362 | Rajoitetusti verovelvolliselle maksettu rojalti |
| 329 | Perhepäivähoitajan kustannusten korvaus | 363 | Polkupyöräedun verovapaa osuus |
| 331 | Päiväraha | 364 | Polkupyöräedun palkaksi katsottu osuus |
| 332 | Pääomatuloa oleva suoritus | 365 | Ehdollinen osakepalkkio |
| 335 | Sovittelijan kulukorvaus | 366 | Tekijänoikeuskorvaus ansiotuloa |
| 336 | Työkorvaus | 367 | Rahana maksettu osakepalkkio |
| 337 | Työnantajakohtaisen sairaskassan maksama täydennyspäiväraha | 368 | Rahana maksettu työsuhdeoptio |
| 338 | Työnantajan maksama eläke | 369 | JuEL-työnantajan maksama työansio, jonka työn suorittaja on laskuttanut laskutuspalveluyrityksen kautta |
| 383 | Työsuhdeoptio, listaamaton yhtiö ja lykätty vero |
1.3.3 Palkasta vähennettävät erät
Alla mainitut palkasta vähennettävät erät ovat pakollisia tietoja:
| Koodi | Tulolajin nimi |
|---|---|
| 401 | Autoedusta peritty korvaus |
| 402 | Ennakonpidätys |
| 403 | Luottamushenkilömaksu |
| 404 | Lähdevero |
| 405 | Lähdeverovähennys |
| 407 | Muista luontoiseduista peritty korvaus |
| 410 | Työnantajan maksaman kollektiivisen lisäeläkevakuutuksen maksu (voimassaolo päättyy 31.12.2026) |
| 411 | Työnantajan maksaman kollektiivisen lisäeläkevakuutuksen työntekijältä peritty osuus (voimassaolo päättyy 31.12.2026) |
| 412 | Työntekijän sairausvakuutusmaksu |
| 413 | Työntekijän työeläkevakuutusmaksu |
| 414 | Työntekijän työttömyysvakuutusmaksu |
| 415 | Työsuhdematkalipusta peritty korvaus |
| 418 | Vapaaehtoisen yksilöllisen eläkevakuutuksen maksu (voimassaolo päättyy 31.12.2026) |
| 419 | Vähennys ennen ennakonpidätystä |
| 420 | Polkupyöräedusta peritty korvaus |
Palkasta vähennettävien erien ilmoittamista kuvataan ohjeessa Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin: rahapalkat ja palkasta vähennettävät erät.
1.4 Muut säännönmukaisesti annettavat tiedot
Edellä on kuvattu palkkatietoilmoituksen tulolajeihin liittyviä pakollisia tietoja. Palkkatietoilmoituksella on muitakin tietoja, jotka on annettava tiettyjen laissa säädettyjen edellytysten täyttyessä. Nämä tiedot koskevat esimerkiksi maksajaa, tulonsaajaa tai maksettua suoritusta.
Maksajasta ilmoitetaan
- maksajan tyyppi, jos maksaja on
- kansainvälinen erityisjärjestö
- kotitalous
- tilapäinen työnantaja (ei TyEL-vakuutussopimusta)
- julkisyhteisö
- ulkomainen työnantaja
- ulkomainen konserniyhtiö
- valtio
- valtion liikelaitos tai erillishallinnollinen valtion laitos
- tieto maksajan aliorganisaatiosta, jos maksajalla on Kevan ilmoittajakoodiston mukainen aliorganisaatio
- maksajan aliorganisaatio: virastotunniste, jos suorituksen maksajana on valtion virasto
- sijaismaksajan antamat tiedot varsinaisesta työnantajasta, jos maksaja toimii sijaismaksajana – vastaavasti varsinaisen työnantajan pitää ilmoittaa sijaismaksajan maksamat palkat, joista työnantaja maksaa sosiaalivakuutusmaksut.
Tulonsaajasta ilmoitetaan
- tulonsaajan lisätiedot, jos ne koskevat tulonsaajaa:
- Ahvenanmaan maantielautalla työskentelevä henkilö
- avainhenkilö
- diplomaattisen edustuston maksamaa palkkaa saava henkilö
- EPPO-lain mukaista vakuutuspalkkaa saava henkilö
- esiintyvä taiteilija
- osaomistaja, jos tulonsaaja on työttömyysturvalain (1290/2002) mukainen osaomistaja
- rajakunnassa työskentelevä henkilö
- tulonsaaja on oleskellut Suomessa enintään 183 päivää verosopimuksessa tarkoitettuna ajanjaksona
- työnantaja maksaa työntekijän puolesta verot (nettopalkkasopimus)
- ulkomailla asuva vuokratyöntekijä
- ulkomailla asuva vuokratyöntekijä ilma-aluksella
- ulkomailla asuva vuokratyöntekijä vesialuksella
- ulkomailla työskentelevä henkilö
- urheilija
- yhteisö
- yrittäjä, ei YEL- tai MYEL-vakuuttamisvelvollisuutta
- tieto siitä, jos tulonsaaja on rajoitetusti verovelvollinen sekä lisäksi
- asuinvaltio
- asuinvaltion verotunniste (TIN), jos tunniste on käytössä rajoitetusti verovelvollisen asuinvaltiossa
- yhteystiedot asuinvaltiossa.
- tieto siitä, jos rajoitetusti verovelvolliselle maksetusta suorituksesta on toimitettu ennakonpidätys lähdeveron perimisen sijasta.
Tulonsaajan palvelussuhteesta ilmoitetaan
- tieto siitä, jos palvelussuhde päätetään vanhuuseläkkeelle siirtymisen perusteella
- palvelussuhteen tyyppi, jos työnantajalla on kalenterivuoden aikana säännöllisesti palveluksessaan vähintään 150 työntekijää (vuodesta 2030 alkaen, jos työntekijöitä 100–149)
- osa-aikaisuuden prosentti, jos työntekijä tekee osa-aikatyötä ja työnantajalla on kalenterivuoden aikana säännöllisesti palveluksessaan vähintään 150 työntekijää (vuodesta 2030 alkaen, jos työntekijöitä 100–149)
- säännöllinen sovittu viikkotyöaika, jos työnantajalla on kalenterivuoden aikana säännöllisesti palveluksessaan vähintään 150 työntekijää (vuodesta 2030 alkaen, jos työntekijöitä 100–149)
- palvelussuhteen voimassaolo, jos kyseessä on JuEL:n (julkisten alojen eläkelain) mukaan vakuutettu palvelussuhde (ml. Suomen Pankin palvelussuhde)
- palvelussuhteen päättymisen syy, jos kyseessä on JuEL:n mukaan vakuutettu palvelussuhde
- ammattiluokka ja muut ammattia koskeva tiedot, jos tulonsaajalla on työtapaturma- ja ammattitautivakuutus tai kyseessä on JuEL:n tai MEL:n mukaan vakuutettu palvelussuhde
- rekisteröinnin peruste, jos kyseessä on JuEL:n mukaan vakuutettu palvelussuhde.
Vakuuttamisesta ilmoitetaan
- työeläkelaitoksen yhtiötunnus ja eläkejärjestelynumero, jos tulonsaaja on työeläkevakuutettu
- työtapaturma- ja ammattitautivakuutuksen vakuutusnumero ja yhtiön tunniste (Y-tunnus), jos työnantajalla on samanaikaisesti voimassa useita työtapaturma- ja ammattitautivakuutuksia
- tieto työeläkevakuutuksesta, eli tieto, onko henkilö vakuutettu työntekijän eläkelakien mukaan vai yrittäjän eläkelakien mukaan
- vakuuttamisen poikkeustilanteen tyyppi -tieto, jos työnantajalla ei ole velvollisuutta vakuuttaa tulonsaajaa tai tulonsaaja ei kuulu Suomen sosiaaliturvan soveltamispiiriin
- tulolajiin liittyvä vakuuttamistiedon tyyppi -tieto, jos tulosta maksetut sosiaalivakuutusmaksut poikkeavat tulolajille määritellystä oletuksesta.
Maksetusta tulosta ilmoitetaan
- tieto siitä, jos maksettu suoritus on ollut perusteetonta etua
- tulon takaisinperintää koskevat tiedot
- tieto siitä, jos tulo on maksettu merityötulona ja cross trade -aika, jos tulonsaajalla on oikeus cross trade -vähennykseen.
Kansainvälisestä työskentelystä ilmoitetaan
- tieto siitä, soveltuuko kuuden kuukauden sääntö
- työskentelypäivien lukumäärä, jos tulo on maksettu rajoitetusti verovelvolliselle vuokratyöntekijälle
- työskentelypäivien lukumäärä, jos tulo on maksettu rajoitetusti verovelvolliselle vuokratyöntekijälle ilma-aluksella
- työskentelypäivien lukumäärä, jos tulo on maksettu rajoitetusti verovelvolliselle vuokratyöntekijälle vesialuksella
- ulkomaan työskentelyn tiedot. Ilmoitettavat pakolliset tiedot vaihtelevat sen mukaan, mistä ilmoituksesta (lomaketyypistä) on kyse (NT1, NT2, työnantajan ilmoitus Suomessa oleskelujaksoista ja vuokratyöntekijän aloittamisilmoitus):
- edustajan tiedot
- tieto siitä, jos edustaja ilmoittaa tiedot työnantajan puolesta
- suomalaisen työn teettäjän tiedot
- toimeksiantajan tiedot
- työskentelyvaltio
- oleskeluajat Suomessa
- työskentelyaika Suomessa ja vuokratyöntekijän työskentelypäivien lukumäärä
- työskentelyjaksot ulkomailla
- oleskelujaksot työskentelyvaltiossa
- tieto siitä, onko työskentelyvaltiolla oikeus verottaa palkkaa
- tieto siitä, rasittaako palkka työskentelyvaltiossa olevan kiinteän toimipaikan tulosta
- arvio vuokratyöntekijän palkasta.
1.5 Milloin pakolliset tiedot pitää ilmoittaa?
Tiedot ilmoitetaan tulorekisteriin pääsäännön mukaan viimeistään viidentenä kalenteripäivänä maksupäivän jälkeen. Jos ilmoituksen määräpäivä on arkilauantai tai pyhäpäivä, tiedot voi ilmoittaa seuraavana arkipäivänä. Tiedon käyttäjille esimerkiksi etuuskäsittelyssä on usein hyödyllistä, jos maksaja voi ilmoittaa tiedot tulorekisteriin jo ennen määräpäivää.
Suorituksen maksupäivällä tarkoitetaan sitä päivää, jolloin suoritus on tulonsaajan käytettävissä, esimerkiksi nostettavissa tulonsaajan tililtä. Lakiin kirjattu viiden kalenteripäivän määräaika koskee pakollisia tietoja (laki tulotietojärjestelmästä 6 § ja 8 §).
Tulolajien ilmoittaminen eritellysti, tarkemmalla tasolla (ilmoitustapa 2), on pääsääntöisesti vapaaehtoista. Rahapalkat on aina ilmoitettava viimeistään viidentenä kalenteripäivänä maksupäivän jälkeen, vaikka ne ilmoitettaisiin eritellysti täydentäviä tulolajeja käyttämällä (ilmoitustapa 2). Jos tulotiedot ilmoitetaan laajemmalla tarkkuudella, tiedon käyttäjien ei tarvitse yleensä pyytää lisätietoja suorituksen maksajalta.
Palkkaennakko voidaan ilmoittaa samassa määräajassa kuin saman palkanmaksukauden aikana myöhemmin maksettava palkka, jos palkat maksetaan saman kalenterikuukauden aikana. Lisäksi rekisteröity yhdistys voi ilmoittaa enintään 200 euron suuruiset kertasuoritukset tulorekisteriin kuukausittain viimeistään maksupäivää seuraavan kalenterikuukauden viidentenä päivänä.
Laissa säädetään myös tietyistä määräaikaa koskevista poikkeuksista. Poikkeukset liittyvät tiettyjen tietojen ilmoittamiseen, käytettävään ilmoituskanavaan sekä siihen, mikä taho tiedot ilmoittaa. Tietojen ilmoittamisen määräajoista ja niiden poikkeuksista kerrotaan tarkemmin sivulla Ilmoittamisen määräajat. Täydentäviä tulolajeja käsitellään luvussa 2.1 Täydentävät tulolajit.
2 Täydentävät tiedot
Tulorekisteriin voi ilmoittaa pakollisten tietojen lisäksi täydentäviä tietoja. Täydentävien tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin on suorituksen maksajalle vapaaehtoista. Kaikki täydentävät tiedot ovat kuitenkin sellaisia, jotka suorituksen maksajan pitää lain nojalla pyynnöstä antaa tiedon käyttäjille. Täydentävät tiedot ovat välttämättömiä esimerkiksi tulonsaajan lakisääteisten etuuksien tai asiakasmaksujen toimeenpanossa tai muiden tiedon käyttäjien tehtävien hoitamisessa. Tietoja käytetään esimerkiksi sosiaalivakuuttamisen tarpeisiin.
Kyse on lisätiedoista, jotka suurimmaksi osaksi saadaan yritysten palkkahallinnon tietojärjestelmistä. Tiedot liittyvät lähes poikkeuksetta johonkin pakollisesti ilmoitettavaan tulotietoon. Täydentävät tiedot täsmentävät säännönmukaisesti ilmoitettavia pakollisia tietoja, jotka eivät muutoin ole riittäviä esimerkiksi lakisääteisten etuuksien toimeenpanossa.
Osa täydentävistä tiedoista ilmoitetaan yksittäisinä tulolajeina, ja osa muodostaa erillisiä tietokokonaisuuksia. Suositus on, että täydentävät tulolajit ja muut täydentävät lisätiedot annettaisiin mahdollisimman kattavasti, jolloin kaikki tulorekisteristä tietoja saavat tiedon käyttäjät voivat hyödyntää tietoja tarvitsemallaan tarkkuudella. Samalla yhden ilmoituksen periaate toteutuu, ja rekisterissä olevia tietoja ei tarvitse pyytää suorituksen maksajalta tai tulonsaajalta jälkikäteen.
Tulonsaajan tekemään tietojen kiistoon perustuva, suorituksen maksajalle osoitettava selvityspyyntö voi koskea puuttuvaa pakollista tietoa tai ilmoitusta. Täydentäviä tietoja ei katsota oikaisuvaatimusmenettelyn yhteydessä puuttuviksi, vaikka tulonsaaja esittäisi sellaisen vaatimuksen.
Kaikki ilmoituksen tiedoissa olevat virheet on korjattava. Jos suorituksen maksaja on ilmoittanut täydentäviä tietoja (esim. tulonsaajan poissaoloja), maksaja on velvollinen oikaisemaan myös niitä koskevat virheet ilman aiheetonta viivytystä. Tutustu tarkemmin korjattaviin tietoihin ohjeen Tietojen korjaaminen tulorekisterissä luvussa 1.3.
Täydentävät tiedot kuvataan seuraavissa luvuissa.
2.1 Täydentävät tulolajit
2.1.1 Rahapalkat
Maksetut rahapalkat ovat pakollisia, säännönmukaisesti ilmoitettavia tietoja, jotka on ilmoitettava tulorekisteriin viiden kalenteripäivän kuluessa maksusta. Maksaja voi halutessaan ilmoittaa maksamansa rahapalkat pakollista summatasoa eritellymmin. Tällöin suorituksen maksaja ilmoittaa tulotiedot tarkemmalla tasolla kuin mitä säännönmukaisesti ilmoitettavilta pakollisilta tiedoilta edellytetään (ns. rahapalkkojen ilmoitustapa 2).
Vaadittavaan ilmoitustapaan vaikuttaa työnantajan säännöllisesti palveluksessa olevien työntekijöiden määrä. Jos työnantajalla on kalenterivuoden aikana säännöllisesti palveluksessaan vähintään 150 työntekijää, rahapalkat on ilmoitettava ilmoitustavalla 2 (1.1.2027 alkaen). Jos työntekijöitä on 100–149, ilmoitustapaan 2 siirtyminen tulee pakolliseksi 1.1.2030 alkaen.
Työnantajille, joilla on palveluksessaan alle 100 työntekijää, ilmoitustavan 2 käyttö on jatkossakin vapaaehtoista mutta suositeltavaa. Ilmoitustavalla 1 annettu palkkatulon yhteissumma ei sellaisenaan riitä useissa etuuskäsittelyyn liittyvissä tilanteissa. Etuuskäsittelyssä tarvitaan eriteltyjä tietoja esimerkiksi tulonsaajalle maksetuista vuosilomakorvauksista, tulospalkkioista, luentopalkkioista, lomarahoista, erilaisista olosuhdelisistä, ylityökorvauksista ja työajantasauskorvauksista, jotka kaikki sisältyvät pakollisena ilmoitettavaan palkan yhteissummaan (ns. ilmoitustapa 1).
Kun suorituksen maksaja ilmoittaa rahapalkat ilmoitustavalla 2, osa tiedon käyttäjistä voi hyödyntää tietoja toiminnassaan suoraan, esimerkiksi etuuskäsittelyssä tai asiakasmaksujen määräämisessä. Niille tiedon käyttäjille, jotka eivät tarvitse tietoja eriteltyinä, tulonsaajan palkka on eriteltyjen tietojen yhteissumma. Maksajan ei tarvitse erikseen ilmoittaa palkan yhteissummaa. Tällöin suorituksen maksajalla on käytössään alla luetellut tulolajit.
Ilmoitustapa 2 (ns. rahapalkkojen ilmoittamisen laaja tarkkuustaso)
| Koodi | Tulolajin nimi | Koodi | Tulolajin nimi |
|---|---|---|---|
| 201 | Aikapalkka | 220 | Provisiopalkka |
| 202 | Aloitepalkkio | 221 | Sunnuntaityökorvaus |
| 203 | Bonuspalkka | 222 | Synteettinen optio |
| 204 | Etuusajalta maksettu täydennyspalkka | 223 | Tulospalkkio |
| 205 | Hätätyökorvaus | 224 | Työaikapankin rahakorvaus |
| 206 | Iltatyökorvaus | 225 | Työajantasauskorvaus |
| 207 | Iltavuorolisä | 226 | Työsuhteeseen perustuva osakeanti |
| 208 | Irtisanomisajan korvaus | 227 | Urakkapalkka |
| 209 | Kilometrikorvaus (veronalainen) | 229 | Vahingonkorvaus päättämistilanteissa |
| 210 | Kokouspalkkio | 230 | Varallaolokorvaus |
| 211 | Lauantaityökorvaus | 231 | Vapaaehtoinen korvaus päättämistilanteessa |
| 212 | Lisätyökorvaus | 232 | Viikkolepokorvaus |
| 213 | Lomaraha | 233 | Voittopalkkio |
| 214 | Luentopalkkio | 234 | Vuosilomakorvaus |
| 215 | Luottamustoimipalkkio | 235 | Ylityökorvaus |
| 216 | Muu maksettu lisä | 236 | Yötyökorvaus |
| 217 | Odotusajan korvaus | 237 | Yövuorolisä |
| 218 | Olosuhdelisä | 238 | Muu säännöllinen lisä |
| 219 | Sairausajan osapalkka | 239 | Vastikevapaan korvaus |
Vaikka suorituksen maksaja erittelisikin maksamansa rahapalkat ilmoitustapa 2:n mukaisesti, ne ovat edelleen säännönmukaisesti ilmoitettavia pakollisia tietoja, jotka on annettava viiden kalenteripäivän kuluessa maksupäivästä.
Rahapalkkojen ilmoitustavat eivät liity muihin vapaaehtoisesti ilmoitettaviin täydentäviin lisätietoihin. Ilmoitustapaa 1 käyttävä työnantaja voi samalla ilmoituksella antaa myös muita täydentäviä lisätietoja, kuten poissaolotietoja tai tulolajien ansaintakausia. Vastaavasti ilmoitustapaa 2 käyttävä työnantaja voi halutessaan jättää muut täydentävät lisätiedot ilmoittamatta.
Tulonsaajalle maksetun suorituksen yhteissumma muodostuu ilmoitustapa 1:n tai ilmoitustapa 2:n palkoista ja tämän lisäksi erikseen ilmoitettavista tulolajeista (katso luku 1.3).
Maksettujen rahapalkkojen kahta ilmoitustapaa käsitellään tarkemmin ohjeessa Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin: rahapalkat ja palkasta vähennettävät erät.
2.1.2 Erikseen ilmoitettavat tulolajit
Erikseen ilmoitettavia, säännönmukaisesti annettavia tulolajeja on kuvattu edellä luvussa 1.3.2. Osassa näistä tulolajeista tiedot voidaan ilmoittaa tulorekisteriin useammalla kuin yhdellä tavalla.
Luontoisedut (asunto-, ravinto-, puhelin- ja muut luontoisedut) on ilmoitettava vähintään yhteissummana Muu luontoisetu -tulolajilla (317). Yhteissumman lisäksi on eriteltävä, mitä luontoisetuja ilmoitettu yhteissumma sisältää. Erittely tehdään Edun tyyppi -tiedon avulla.
Asuntoetu, puhelinetu ja ravintoetu voidaan vaihtoehtoisesti ilmoittaa myös niitä koskevilla omilla tulolajeillaan:
- 301 Asuntoetu
- 330 Puhelinetu
- 334 Ravintoetu.
Jos nämä luontoisedut ilmoitetaan niiden omilla tulolajeilla, niitä ei ilmoiteta yhteissummana tulolajilla Muu luontoisetu (317). Näiden kolmen luontoisedun ilmoittamisen tapa ei ole sidoksissa rahapalkkojen ilmoitustapoihin 1 tai 2. Vaikka työnantaja ilmoittaisi rahapalkat yhteissummana (ilmoitustapa 1), voi nämä luontoisedut eritellä omilla tulolajeillaan tai toisinpäin.
Sen sijaan autoetu, polkupyöräetu, työsuhdematkalippu ja asuntolainan korkoetu on aina eriteltävä ja ilmoitettava omilla tulolajeillaan. Aihetta kuvataan tarkemmin ohjeessa Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin: luontoisedut ja kustannusten korvaukset.
Verovapaat päivärahat on ilmoitettava vähintään yhteissummana erikseen ilmoitettavalla tulolajilla Päiväraha (331). Päiväraha-tulolajilla ilmoitetaan verovapaiden päivärahojen ja ateriakorvausten yhteismäärä. Lisäksi on ilmoitettava, mitä päivärahoja summa sisältää. Päivärahan tyyppi voi olla
- ateriakorvaus
- kokopäiväraha
- osapäiväraha
- ulkomaan päiväraha
- ulkomaan työskentelyyn liittyvät verovapaat korvaukset.
Päiväraha-tulolajilla ilmoitetaan maksettujen päivärahojen yhteissumma ja Päivärahan tyyppi -tiedon avulla eritellään, mitä edellä mainitusta tyypeistä tulolajin summa sisältää.
Maksaja voi halutessaan ilmoittaa ateriakorvauksen erillisellä tulolajilla (303). Jos ateriakorvaus ilmoitetaan omalla tulolajillaan, sitä ei ilmoiteta Päiväraha-tulolajin (331) yhteissummassa. Aihetta kuvataan tarkemmin ohjeessa Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin: luontoisedut ja kustannusten korvaukset.
Palkkio työsuhdekeksinnöstä (326) voidaan ilmoittaa joko omalla tulolajillaan tai käyttökorvauksena (313) tai palkkana riippuen siitä, pidetäänkö palkkiota vastikkeena työstä eli kuuluuko tulonsaajan työsopimuksessa sovittuihin työtehtäviin keksiminen. Tulolaji kuvataan tarkemmin sivulla Palkkojen tulolajit.
2.1.3 Palkasta vähennettävät erät
Alla mainittujen palkasta vähennettävien erien ilmoittaminen on vapaaehtoista:
| Koodi | Tulolajin nimi |
|---|---|
| 406 | Maksettava palkka |
| 408 | Nettopalkasta vähennettävä muu erä |
| 409 | Nettopalkka |
| 416 | Ulkomaille maksettu vero |
| 417 | Ulosmittaus |
2.2 Muut täydentävät lisätiedot
Alla luetellut lisätiedot täydentävät palkkatietoilmoituksen säännönmukaisesti ilmoitettavia pakollisia tietoja:
Maksajaan liittyviä lisätietoja ovat
- tieto maksajan aliorganisaatiosta, jos maksaja käyttää maksajan omaa aliorganisaation tunnistetta
- asiointikieli
- maksajan tyyppi, jos maksaja on kotitalouksien työnantajarinki.
Tulonsaajaan liittyviä lisätietoja ovat
- tulonsaajan toimipaikka
- tulonsaajan aliorganisaatio
- tulonsaajan lisätiedot, eli tieto siitä, jos tulonsaaja on
- laskutuspalvelua käyttävä henkilö, jolla ei ole Y-tunnusta
- osakasasemassa maksajaan
- valtion työllisyysmäärärahoilla työllistetty.
Poissaoloja koskevia tietoja ovat
- poissaolojen ilmoitusjakso
- palkallista poissaoloa koskevat tiedot
- poissaolojakso
- poissaolopäivien lukumäärä
- poissaolon syy
- palkan määrä palkallisen poissaolon ajalta
- arvioitu päivämäärä, johon asti poissaolo jatkuu
- korvaushakemustiedot Kelaa varten
- palkatonta poissaoloa koskevat tiedot
- poissaolojakso
- poissaolopäivien lukumäärä
- poissaolon syy.
Palvelussuhdetta koskevia tietoja ovat
- tieto siitä, onko tulonsaaja palvelussuhteessa
- palvelussuhteeseen sovellettava työehtosopimus
- palvelussuhteen tyyppi
- palvelussuhteen kesto
- palvelussuhteen päättymisen syytä koskevat tiedot
- jos kyseessä on JuEL:n mukaan vakuutettu palvelussuhde ml. Suomen Pankin palvelussuhde, tieto on pakollinen
- palkkauksen muoto
- osa-aikaisuusprosentti
- säännöllinen sovittu viikkotyöaika
- vapaamuotoinen ammattinimike.
Vakuuttamiseen liittyviä tietoja ovat
- sosiaaliturvaa koskeva todistus
- työtapaturma- ja ammattitautivakuutuksen vakuutusnumero ja yhtiötunnus (Y-tunnus)
- tieto on pakollinen, jos työnantaja on vakuuttanut työntekijänsä usealla vakuutuksella
- työeläkelaitosta varten annettava maksun viitenumero ja maksun tarkenne.
Maksettuun tuloon liittyviä tietoja ovat
- tulojen ansaintakaudet
- tieto siitä, jos suoritus on maksettu muuna kuin rahana
- tieto siitä, jos maksettu suoritus on kertaluonteinen
- palkan yksikköä koskevat tiedot
- yksikkö: tunti, päivä, viikko, jakso
- yksikön hinta
- yksikön lukumäärä
- takaisinperityn tulon alkuperäinen maksupäivä ja siitä maksuhetkellä toimitettu ennakonpidätys tai lähdevero
- tulojen nostettavissaolojaksot, jos tulo on merityötuloa
Kansainväliseen työskentelyyn liittyviä tietoja ovat
- työskentelyajat Suomessa silloin, kun ei ole kyse vuokratyöntekijöistä
- osoite työskentelyvaltiossa
- työskentelypaikkakunta
- rahapalkka kuukaudessa
- muut korvaukset ja edut.
2.3 Milloin täydentävät tiedot pitää ilmoittaa?
Laissa säädetty viiden kalenteripäivän määräaika ilmoittamiselle koskee vain pakollisia tietoja. Täydentävien lisätietojen ilmoittamiselle ei ole erikseen säädetty määräaikaa. Käytännössä tiedon käyttäjät tarvitsevat täydentäviä tietoja yleensä samanaikaisesti muiden tulorekisteriin ilmoitettavien pakollisten tietojen kanssa. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi tietyt palvelussuhdetiedot. Tämän vuoksi on suositeltavaa, että täydentävät tiedot annetaan, mikäli mahdollista, samanaikaisesti pakollisten tietojen kanssa.
Kaikkia täydentäviä tietoja ei välttämättä tiedetä vielä kuluvan palkkakauden aikana. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi poissaolotiedot silloin, kun palkka maksetaan kesken palkkakauden. Poissaolotietojen osalta suositellaan, että edellisen palkkakauden poissaolot ilmoitetaan viimeistään kuluvan palkkakauden ilmoituksella. Näin tiedot ovat tiedon käyttäjien hyödynnettävissä riittävän nopeasti. Aihetta kuvataan tarkemmin ohjeessa Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin: poissaolotiedot .
Jos suorituksen maksaja ei kohtuudella pysty tai muutoin halua ilmoittaa täydentäviä tietoja ajantasaisesti tulorekisteriin, tiedon käyttäjät voivat joutua kysymään suorituksen maksajalta tietoja myöhemmin erikseen. Tällöin maksaja voi ilmoittaa tiedot myöhemmin tulorekisteriin, korjata tulorekisterissä olevia tietoja tai ilmoittaa täydentävät tiedot tietojen käyttäjälle, esimerkiksi erillisellä palkkatodistuksella. Laki ei velvoita maksajaa ilmoittamaan täydentäviä tietoja, joten tulonsaaja ei voi vaatia niiden ilmoittamista.
Vaikka rahapalkat ilmoitettaisiin eritellysti täydentäviä tulolajeja käyttämällä (ilmoitustapa 2), palkkatiedot on aina ilmoitettava viimeistään viidentenä kalenteripäivänä maksupäivän jälkeen. Tästä pääsäännöstä poiketaan, jos kyseessä on palkkaennakko tai rekisteröidyn yhdistyksen maksama enintään 200 euron kertasuoritus. Näitä tilanteita käsitellään tarkemmin ohjeessa Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin: rahapalkat ja palkasta vähennettävät erät.
3 Täydentävät tiedot – mitä hyötyä niiden ilmoittamisesta on?
3.1 Mihin pakollisia tietoja käytetään?
Edellä luvussa 1 on kuvattu säännönmukaisesti annettavia pakollisia tietoja. Vastaavasti luvussa 2 on kuvattu vapaaehtoisesti annettavia täydentäviä tietoja.
Jos suorituksen maksaja ilmoittaa palkat ilmoitustavan 1 mukaisesti rahapalkkojen ilmoittamisen suppeammalla tarkkuustasolla, eikä muita täydentäviä lisätietoja anneta, tulorekisteriin palkkatietoilmoituksella toimitetut tiedot korvaavat seuraavat aiemmat vuosi- ja kuukausi-ilmoitustietovirrat:
- Palkkasummailmoitus
- Annettu vuosittain Työllisyysrahastolle.
- Palkkailmoitus
- Annettu vuosittain työtapaturmavakuutusyhtiölle.
- Vuosi-ilmoitus tai kuukausi-ilmoitus
- Annettu vuosittain tai kuukausittain työeläkelaitokselle.
- Työnantajan tai suorituksen maksajan vuosi-ilmoitus (lomake 7801 ja tietuekuvaus VSPSERIE) sekä siihen liittyvät muut tietovirrat
- Palkansaajan kustannusten korvaukset (VSPSKUST)
- Työnantajan tai suorituksen maksajan vuosi-ilmoitus, saajakohtainen erittely ilman kustannusten korvauksia (VSPSERIK) ja
- Työnantajan vuosi-ilmoituksen maksajakohtaiset yhteenvetotiedot (VSPSVYHT)
- Annettu vuosittain Verohallinnolle.
- Rajoitetusti verovelvollisen vuosi-ilmoitus (lomake 7809 ja tietuekuvaus VSRAERIE)
- Annettu vuosittain Verohallinnolle.
- Verovuonna 2019 koskee palkkojen A-alkuisia ja R-alkuisia suorituslajeja, paitsi etuuksia koskevat suorituslajit (AE ja RE)
- Veroilmoitus oma-aloitteisista veroista, työnantajasuoritusten tiedot (lomake 4001 ja tietuekuvaus VSRTASKV)
- Annettu kuukausittain tai pidennetyn verokauden mukaisesti Verohallinnolle.
- Veroilmoitus oma-aloitteisista veroista, muiden oma-aloitteisten verojen tiedot, veron tunnus 25 ”Ennakonpidätys osakeyhtiöltä, osuuskunnalta tai muulta yhteisöltä” (lomake 4001 ja tietuekuvaus VSRMUUKV)
- Annettu kuukausittain Verohallinnolle.
- Veroilmoitus oma-aloitteisista veroista, muiden oma-aloitteisten verojen tiedot, veron tunnus 69 ”Lähdevero koroista ja rojalteista (rajoitetusti verovelvollisilta rajoitetusti verovelvollisille maksettujen käyttökorvausten osalta (lomake 4001 ja tietuekuvaus VSRMUUKV)
- Annettu kuukausittain tai pidennetyn verokauden mukaisesti Verohallinnolle.
- Kansainvälistä verotusta koskevat ilmoitukset:
- Vuokratyönantajan aloittamisilmoitus (6147a)
- Ilmoitus ulkomaanpalkasta, jonka ennakonpidätyksessä on sovellettu kuuden kuukauden sääntöä, ns. ulkomaantyön tarkkailuilmoitus (5053a)
- NT1, ilmoitus ennakonpidätyksen toimittamisesta Suomessa, kun työ tehdään muussa pohjoismaassa (6134a)
- NT2, ilmoitus ennakonpidätyksen toimittamatta jättämisestä Suomessa – ulkomaantyö (5052a)
- Annettu Verohallinnolle.
3.2 Mitä tulorekisteriin ilmoitettavat tiedot eivät korvaa?
Tulorekisterin palkkatietoilmoitus ei korvaa
- työnantajan palkkalaskelmaa
- Tilastokeskukselle tai työmarkkinajärjestöille annettavia, tiettyjä työnantajan tilastollisia velvoitteita (tilastointivelvoitteet eivät koske kaikkia suorituksen maksajia).
Palkkatietoilmoituksen ulkopuolelle jäävät myös seuraavat tiedot:
- ammattiyhdistysjäsenmaksut ja työttömyyskassamaksut
- puolueelle suoraan maksettavat luottamushenkilömaksut
- suurin osa pääomatuloista, kuten korot ja osingot
- arkaluonteiset poissaolon syytiedot:
- Tartuntatauti ja kudosten luovutus poissaolon perusteena on rajattu tulorekisterin ulkopuolelle, jotta tulonsaajan tietosuoja on turvattu.
- Tartuntatautietuus ja luovutuspäiväraha haetaan jatkossakin kuten nykyisin, suoraan Kelalta.
Tulonsaaja hakee jatkossakin etuuksia samaan tapaan kuin ennenkin, mutta periaate on, että tulotiedot saadaan tulorekisteristä.
Tulorekisteri koskee vain tietojen ilmoittamista eikä se vaikuta suorituksen maksajan maksuvelvoitteisiin tai rahavirtoihin. Myös tulorekisteriaikana suorituksen maksajan pitää maksaa esimerkiksi oma-aloitteiset verot Verohallinnolle, työeläkevakuutusmaksut eläkelaitokselle, työttömyysvakuutusmaksut Työllisyysrahastolle ja työtapaturma- ja ammattitautivakuutusmaksut tapaturmavakuutusyhtiölle.
Tulorekisterin tiedon käyttäjinä on vain rajattu joukko viranomaisia ja muita tiedon käyttäjiä. Näin ollen tulorekisterin ulkopuolelle jäävät muun muassa vapaaehtoisten vakuutusten tiedon tarpeet, esimerkiksi tilanteet, joissa tarvitaan tietoja sairauskuluvakuutusta varten. Tietoja voidaan luovuttaa tulorekisteristä vain lakisääteisten työtapaturmien ja liikennevakuutuksen korvauskäsittelyä varten sekä muihin lakisääteisten vakuutusten hoitamiseen liittyviin tehtäviin.
3.3 Mitä hyötyä täydentävien tietojen ilmoittamisesta on?
Täydentävät tulolajit ja muut täydentävät lisätiedot ovat välttämättömiä osalle tiedon käyttäjistä esimerkiksi etuuden myöntämisen tai maksamisen perusteeksi. Jos työnantaja ilmoittaa täydentävät tiedot samassa yhteydessä maksamiensa palkkojen kanssa, hänen ei tarvitse ilmoittaa tietoja moneen kertaan eri tahoille. Seuraavassa kuvataan tiedon käyttäjäkohtaisesti täydentävien tietojen käyttötarpeita sekä niiden ilmoittamisesta saatavia hyötyjä.
Työllisyys-, kehittämis- ja hallintokeskus (KEHA-keskus)
KEHA-keskus hyödyntää tulorekisteristä saatuja tietoja maksaessaan valtionavustuksia. Ilmoitustavan 1 mukaiset tiedot eivät ole tähän tarkoitukseen riittävän tarkkoja. Kun rahapalkat ilmoitetaan ilmoitustavan 2 mukaisesti ja samalla annetaan täydentävät tiedot, KEHA-keskuksen ei tarvitse pyytää tuen hakijalta erillisiä lisäselvityksiä tulotiedoista. Pakollisten ja vapaaehtoisten tietojen antaminen mahdollisimman kattavasti sujuvoittaa maksatusta.
Työvoimaviranomainen
Työvoimaviranomainen hyödyntää tulorekisteristä saatuja tietoja maksaessaan tukia ja korvauksia (muun muassa palkkatukea). Ilmoitustavan 1 mukaiset tulotiedot eivät ole työvoimaviranomaisen tarpeisiin riittävän tarkkoja. Tämän vuoksi työnantajalta joudutaan kysymään lisätietoja esimerkiksi siitä, mistä maksettu rahapalkka koostuu (erittely), palkkauksen muodosta ja palvelussuhteen voimassaolosta. Kun suorituksen maksaja ilmoittaa rahapalkat ilmoitustavan 2 mukaisesti ja antaa myös täydentävät lisätiedot, työvoimaviranomaisen ei tarvitse erikseen pyytää työnantajilta lisäselvityksiä tulotiedoista eikä palvelussuhteen tiedoista. Pakollisten ja vapaaehtoisten tietojen antaminen mahdollisimman kattavasti sujuvoittaa maksatusta.
Kela
Kela hyödyntää tulorekisteristä saatuja tietoja laajasti kaikkien niiden etuuksien käsittelyssä, joissa palkkatulot, palvelussuhteet, poissaolot tai työaika vaikuttavat etuuden myöntämiseen, myönnettävän etuuden määrään tai maksussa olevan etuuden maksun jatkumiseen. Pakolliset tiedot eivät yleensä yksin riitä useiden etuuksien käsittelyssä. Tällaisia etuuksia ovat esimerkiksi perustoimeentulotuki, asumisen tuet, joustava ja osittainen hoitoraha, ja yleistuki.
Kun työnantaja ilmoittaa myös vapaaehtoiset tiedot, työnantaja tai etuuden hakija voi välttyä erillisiltä tuloselvityksiltä. Tärkeimpiä tarvittavia vapaaehtoisia tietoja ovat palvelussuhdetiedot, palkkakaudesta poikkeavat ansaintakaudet sekä palkattomat poissaolojaksot.
Jos Kela ei voi ilmoitetun palkan perusteella päätellä, tekikö henkilö kokoaikatyötä, palkan maksajalta voidaan joutua pyytämään erillinen selvitys kalenteriviikkoisesta työajasta työssäoloehdon täyttymisen arvioimiseksi. Palvelussuhteen tyyppiä koskevien tietojen (osa-aikaisuus ym.) ja palkattomien poissaolojen ilmoittaminen poistaisi useimmiten lisäselvitystarpeen.
Osa-aikaisuutta, palkattomia poissaolojaksoja ja sairausajan palkkaa koskevat tarkentavat tiedot helpottavat niiden asiakkaiden etuushakemuksen käsittelyä, jotka hakevat soviteltua yleistukea palkkansa lisäksi sekä sairausajan palkan osalta työkyvyttömyyseläkkeellä olevien ansiovalvontaa. Tieto säännöllisestä sovitusta viikkotyöajasta helpottaa niiden asiakkaiden etuushakemuksen käsittelyä, jotka hakevat joustavaa tai osittaista hoitorahaa, tai soviteltua yleistukea.
Kelan päivärahojen ja korvausten hakeminen on mahdollista tulorekisterin vapaaehtoisilla tiedoilla. Hakemustietoihin tarvitaan poissaolo- ja palvelussuhdetietoja. Lue lisää Korvaushakemus Kelalle – Tulorekisteri.
Työllisyysrahasto
Työttömyysvakuutusmaksun määräämistä varten Työllisyysrahastolle riittää ilmoitustavan 1 mukainen erittely palkkasummatiedosta. Etuuskäsittelyssä näin ilmoitetut tiedot eivät kuitenkaan yleensä riitä. Yhteissumma voi sisältää tuloeriä, joita Työllisyysrahasto ei voi huomioida palkanmäärittelyssä eikä aikuiskoulutustuen määrän sovittelussa. Täydentävien tietojen ilmoittaminen vähentää tämän vuoksi lisätietopyyntöjä.
Työttömyysvakuutusmaksun määräytymistä varten täydentävistä tiedoista tarvittavia tietoja ovat muun muassa:
- asiointikieli
- palvelussuhteessa: kyllä/ei
- kansainväliset tilanteet – vapaaehtoiset tiedot.
Työllisyysrahasto tarvitsee osaomistaja-tietoa, jos henkilö on työttömyysturvalain (1290/2002) mukainen osaomistaja. Tieto yrityksen osaomistajasta on tärkeä, jotta työttömyysvakuutusmaksut määrätään oikein. Yrityksen osaomistajat maksavat pienempää työttömyysvakuutusmaksua kuin palkansaajat.
Irtisanovan työnantajan muutosturvamaksun käsittelyssä Työllisyysrahasto tarvitsee tietyissä tapauksissa palkkatietoja. Tähän tarkoitukseen Työllisyysrahastolle riittää ilmoitustavan 1 mukainen erittely palkkatiedoista.
Työnantajan työttömyysturvan omavastuumaksun käsittelyssä Työllisyysrahasto tarvitsee tietyissä tapauksissa palkkatietoja. Työllisyysrahasto ei kuitenkaan pysty hyödyntämään palkkatietoja, jotka on ilmoitettu vain ilmoitustavan 1 mukaisesti. Omavastuumaksun käsittelyssä Työllisyysrahasto tarvitsee palkkatietoja samalla tavalla kuin työttömyyskassat.
Ilmoitustavalla 2 annetut tulotiedot voivat olla hyödynnettävissä myös palkanmäärittelyssä, mutta se edellyttää, että samaa ilmoitustapaa on käytetty joka kuukausi. Mikäli tiedot on jonain kuukautena ilmoitettu eri tavalla, niitä ei voida hyödyntää palkanmäärittelyssä.
Kunnat
Kunnat tarvitsevat tiedot ilmoitustavan 2 tarkkuudella, koska kaikkia tulolajeja ei oteta huomioon asiakasmaksua määriteltäessä. Muista täydentävistä lisätiedoista tarvitaan ainakin ansaintakausia. Jos näitä tietoja ei ilmoiteta tulorekisteriin, tietoja joudutaan kysymään asiakkaalta.
Tilastokeskus
Tilastokeskuksen tehtävä on tuottaa luotettavia tilastoja suomalaisesta yhteiskunnasta kaikkien käyttöön. Osa tiedoista saadaan rekistereistä, mutta ne tiedot, joita ei muista lähteistä saada, kerätään Tilastokeskuksen omilla tiedonkeruilla. Palkka- ja työvoimakustannustilastojen osalta täydentävien tietojen laadukas ja systemaattinen ilmoittaminen saattaa vapauttaa suoritusten maksajia (työnantajia) Tilastokeskuksen lisätiedonkeruilta.
Tilastokeskuksen kannalta on erityisen tärkeää, että vapaaehtoiset tiedot ilmoitetaan johdonmukaisesti jokaisella ilmoituksella. Jos tietoja ilmoitetaan satunnaisesti, puuttuvia tietoja varten on järjestettävä täydentäviä tiedonkeruita, joita on vaikea kohdentaa. Tämä vaikeuttaa myös aikasarjojen muodostamista ja tiedon laadun varmistamista.
Tässä tapauksessa Tilastokeskuksen (TK) ylläpidettäviä tiedonkeruita ovat esimerkiksi:
- TK:n ammattinimiketiedonkeruu (selkokielinen ammattinimi)
- TK:n toimipaikkatiedonkeruut (julkinen ja yksityinen sektori)
- TK:n yksityisen sektorin kuukausipalkkatiedonkeruu
- TK:n yksityisen sektorin tuntipalkkatiedonkeruu
- TK:n kuntasektorin kuukausipalkkatiedonkeruu
- TK:n kuntasektorin tuntipalkkatiedonkeruu
- Tulonjakotilaston puolelta muita hallinnollisia aineistoja.
Erityisesti Tilastokeskus tarvitsee seuraavat tiedot:
- maksetut rahapalkat ilmoitustapa 2:n mukaisena
- tulojen ansaintakaudet
- vapaamuotoinen ammattinimike
- tulonsaajan toimipaikkaa koskevat tiedot
- tieto palvelussuhteen koko- ja osa-aikaisuudesta
- osa-aikaisuuden prosenttiosuus
- palkkauksen muoto
- työsuhteen laji
- säännöllinen sovittu viikkotyöaika
- palkallisten poissaolopäivien määrä, syyt ja palkan määrä
- palkattomien poissaolopäivien määrä ja syyt
- palkan yksikköä koskevat tiedot.
Erityishuomio sosiaali- ja terveydenhuollon uudistuksesta ja hyvinvointialueista: Myös täydentävien tietojen, erityisesti toimipaikkaa koskevien tietojen, ilmoittaminen systemaattisesti hyvinvointialueen toiminnan alusta alkaen on erittäin tärkeää. Tämä parantaa ja helpottaa tietojen vertailtavuutta ja laadunvarmistusta, vaikka Tilastokeskus jatkossakin kerää osittain samoja tietoja tarkemmalla tasolla Kunta- ja hyvinvointialuetyönantajat KT:n toimeksiannosta. Lisäksi tulorekisterin kautta tiedot saadaan käyttöön paljon nopeammin kuin erillisten lisätiedonkeruiden kautta, mikä auttaa osaltaan kokonaiskuvan muodostamisessa esimerkiksi poliittisen päätöksenteon tueksi.
Tulonsaajan toimipaikkaa koskevien tietojen ilmoittaminen on erittäin tärkeää, jotta tietojen perusteella voidaan määrittää suoritusten maksajan (yrityksen tai kuntasektorin toimijan) toimipaikkarakenne ja kohdistamaan palkansaajatiedot oikeille toimipaikoille. Toimipaikkaa koskevien tietojen ilmoittamista kuvataan enemmän ohjeessa Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin: palvelussuhteen tiedot, luku 4 Tulonsaajan toimipaikka.
Työeläkeala
Työeläkeala ei välttämättä tarvitse tulotietoja ilmoitustavan 2 tarkkuudella, mutta tiedot auttavat epäselvien tapausten selvittämisessä. Niitä käytetään esimerkiksi työsuhteen ja yrittäjyyden rajanvedossa, eläkkeen perusteena olevan työansion arvioinnissa, eläkeoikeuden tutkimisessa, työansion kohdentamisessa, kokoaikatyön arvioinnissa ja vakuuttamisen valvonnassa. Tarvittavia tietoja ovat erityisesti
- maksajan syntymäaika ja asiointikieli, jos maksajan tunniste on muu kuin Y-tunnus tai suomalainen henkilötunnus
- tulonsaajan syntymäaika ja sukupuoli, jos tulonsaajan tunniste on muu kuin suomalainen henkilötunnus
- maksajan katuosoite tai postilokero ja postinumero, jos kyseessä on tilapäinen työnantaja.
JuEL:n osalta välttämättömiä tietoja ovat myös esimerkiksi palvelussuhteen voimassaolo ja muut Kevan pakolliset tiedot.
Työsuojelu
Ilmoitustavan 2 mukaisesti ilmoitettujen tietojen ja muiden täydentävien lisätietojen avulla voidaan arvioida muun muassa työsuhteen vähimmäisehtojen toteutumista palkkauksen osalta. Jos maksaja ilmoittaa täydentäviä tietoja, tietojen antaminen vähentää työnantajaan kohdistuvia kyselyjä ja lisäselvittelyä. Lisäksi jos tiedot on ilmoitettu kattavasti ja työsuhteen vähimmäisehdot toteutuvat (suhteessa vertailutietoon), ei välttämättä tarvitse suorittaa valvontatoimenpiteitä työsuhteen vähimmäisehtojen osalta (palkkaus). Täydentävien tietojen antaminen johtaa kyselyiden vähenemiseen, jolloin myös tarkastustoiminta nopeutuu ja tehostuu, kun tarkastajalla on etukäteistietoa valvontakohteesta. Systemaattisesti ja kattavasti toimitetut laajat palkkatiedot voivat olla hyödyksi palkka- tai syrjintäasian selvittelyssä.
Tapaturmavakuuttajat
Ilmoitustavan 1 tiedot eivät riitä silloin, kun työtapaturmayhtiö on maksamassa työntekijälle ansionmenetyskorvausta työtapaturman tai ammattitaudin aiheuttaman työkyvyttömyyden perusteella.
Korvauksen määrittämisessä tarvitaan tietoja, jotka sisältyvät vain ilmoitustapaan 2 tai muihin täydentäviin lisätietoihin. Jos työntekijä on työkyvytön sen jälkeen, kun työtapaturmasta on kulunut 28 päivää, ansionmenetyskorvauksen perusteena käytetään vuosityöansiota. Vuosityöansion laskennassa tarvitaan tieto työntekijälle maksetusta lomarahasta. Lisäksi otetaan huomioon esimerkiksi poissaolojen vaikutus työansioihin.
Jos suorituksen maksaja on käyttänyt ilmoitustapaa 1, tiedot maksetusta lomarahasta sekä mahdollisista palkattomista poissaoloista ja näiden syistä joudutaan pyytämään työnantajalta. Vuosityöansiossa otetaan huomioon myös erillistehtävään perustuvat suoritukset. Siten esimerkiksi muussa kuin palvelussuhteessa maksettu kokouspalkkio kysytään erikseen suorituksen maksajalta, koska se sisältyy vain ilmoitustapaan 2.
Jos suorituksen maksaja ilmoittaa maksetut suoritukset ilmoitustavan 2 mukaisella tarkkuudella ja antaa tarvittavat muut täydentävät lisätiedot, ansionmenetyskorvauksen maksaminen voidaan mahdollisesti hoitaa tulorekisteristä saatavien tietojen avulla ilman, että työnantajalta tai muulta suorituksen maksajalta joudutaan erikseen kysymään näitä tietoja. Ilmoitustavasta riippumatta työnantajan on annettava työtapaturmasta ja ammattitaudista tapaturmayhtiölle työtapaturma- ja ammattitautilain mukainen vahinkotapahtumailmoitus.
Tapaturmavakuuttajat tarvitsevat erityisesti seuraavia tietoja:
- tieto siitä, onko tulonsaaja palvelussuhteessa maksajaan
- palvelussuhteen tyyppi
- palvelussuhteen kesto
- palkkauksen muoto
- sovellettava työehtosopimus
- tulonsaajan osakasasema
- ansaintakausi
- poissaolotiedot
- palkanlisät ja niiden ansaintakaudet.
Työttömyyskassat
Työttömyyskassat hyödyntävät tulorekisteristä saatuja tietoja etuuksien käsittelyssä. Ilmoitustavalla 1 ilmoitetut tulotiedot eivät riitä, koska työttömyysturvassa voidaan huomioida vain tietyt työhön perustuvat tulot. Jollei ilmoitustavan 2 mukaisia tulolajeja ja muita täydentäviä lisätietoja anneta, työttömyyskassat joutuvat kysymään esimerkiksi seuraavia lisätietoja:
- palvelussuhteen tyyppi (kokoaikainen/osa-aikainen)
- palvelussuhteen kesto
- palkkauksen muoto
- palvelussuhteen päättymisen syy
- palkanlisät
- työsuhteen päättymiseen liittyvät korvaukset
- palkattoman poissaolon ajanjakso
- osa palkattomien poissaolojen syistä
- palkalliset poissaolot
- palvelussuhteeseen sovellettava työehtosopimus (olennainen mm. sovittelun ja arkipyhien kannalta)
- tulolajien ansaintakaudet, jos tuloa maksetaan poikkeukselliselta ansaintakaudelta tai kyseessä on tulospalkkio tai bonuspalkka.
Työttömyyskassat käyttävät palkallisten poissaolojen tietoja mm. lomapalkan määrän ja arkipyhäkorvauksen selvittämisessä.
Jos tietoja ei anneta ilmoitustapa 2:n tarkkuudella eikä samalla anneta muita täydentäviä lisätietoja, työttömyyskassat joutuvat edelleen pyytämään palkkatodistuksia työnantajalta päivärahan laskemista varten.
Verohallinto
Verohallinto hyödyntää tulorekisteristä saatuja tietoja laajasti sekä suorituksen maksajan työnantajavelvoitteiden muodostamisessa sekä tulonsaajan verotuksen toimittamisessa. Ilmoitustapa 1 on usein riittävä, mutta ilmoitustapa 2 on myös Verohallinnon kannalta suositeltava. Annettaessa ilmoitukset suppeammalla ilmoitustavalla 1, Verohallinto voi joutua pyytämään maksajalta lisätietoja. Kun maksaja ilmoittaa myös vapaaehtoisesti annettavia tietoja, maksaja voi välttyä selvityspyynnöiltä. Tärkein tarvittava vapaaehtoinen tieto on takaisinperinnän lisätiedoissa ilmoitettava ”alkuperäinen maksupäivä”.
4 Pakolliset ja täydentävät tiedot taulukossa
| Pakolliset tiedot | Täydentävät tiedot |
|---|---|
| Aineiston tekniset tiedot ja muut tiedot | |
|
|
| Yksilöinti- ja yhteystiedot | |
|
Ilmoituksella on yksilöitävä suorituksen maksaja ja tulonsaaja joko
Jos tulonsaajalla ei ole suomalaista asiakastunnistetta, tiedot ilmoitetaan ulkomaisella tunnisteella. Tällöin on annettava myös
Jos maksajalla ei ole suomalaista asiakastunnistetta, tiedot ilmoitetaan ulkomaisella tunnisteella. Tällöin on annettava myös
|
|
| Maksajan tiedot | |
|
|
| Tulonsaajan tiedot | |
|
|
| Tulonsaajan palvelussuhteen tiedot | |
Jos työnantajalla on kalenterivuoden aikana säännöllisesti palveluksessaan vähintään 100 työntekijää, seuraavat tiedot ovat pakollisia:
|
|
| Vakuuttamisen tiedot | |
|
|
| Maksettuun tuloon liittyvät tiedot | |
|
|
| Kansainväliseen työskentelyyn liittyvät tiedot | |
|
|
| Poissaolotiedot | |
|
|
| Tulolajit | |
| Rahapalkat | |
Jos työnantajalla on kalenterivuoden aikana säännöllisesti palveluksessaan vähintään 100 työntekijää, seuraavat tiedot ovat pakollisia:
|
|
| Erikseen ilmoitettavat tulolajit | |
|
|
| Palkasta vähennettävät erät | |
|
|
| Tulolajeihin liittyvät lisätiedot | |
|
|