Anmälan av information till inkomstregistret: frånvarouppgifter

Anvisningen är avsedd för prestationsbetalare. Anvisningen innehåller en beskrivning av

• anmälning av avlönade och oavlönade frånvaron till inkomstregistret
• anmälning av uppgifter om ansökning om FPA-ersättning till inkomstregistret
• korrigering av frånvarouppgifter.

Denna anvisning ersätter den tidigare anvisningen Anmälan av information till inkomstregistret: frånvarouppgifter. Anvisningen har uppdaterats:

• I kapitel 1 har lagts till anvisningar om möjligheten att anmäla frånvarouppgifter med en egen anmälan separat från betalda prestationer.
• I kapitel 1 har anvisningarna för anmälan av partiell sjukfrånvaro uppdaterats.
• I kapitel 2 har anvisningarna för anmälan om oavbruten frånvaro uppdaterats. Ett nytt exempel 5 har lagts till kapitlet.
• I kapitel 2.1 och 2.2 har anvisningarna uppdaterats i anslutning till FPA:s ersättningsansökan.
• I kapitel 3.2 och 3.3 har omnämnandena om familjeledigheter som inletts före 1.8.2022 strukits ur orsakskoden.
• I kapitel 3.7 har exemplet på oavlönad alterneringsledighet strukits. Anvisningarna om orsakskoden har dessutom uppdaterats genom att notera att dess giltighetstid upphör 1.4.2025.
• I tabellen i kapitel 4 har ersättning för semesterkostnader lagts till som en ny orsakskod 23. Samtidigt har små tekniska tillägg gjorts till de koder som nämns i kapitlet.
• I kapitel 4.1 har lagts till ett nytt exempel 13 samt anvisningar om anmälan av ”Frånvaron fortsätter till”-datum.
• Ett nytt kapitel 4.15 Avlönad frånvaro: ersättning för semesterkostnader har lagts till. I kapitlet behandlas anmälan om ersättning för semesterkostnader. Ett nytt exempel 23 har lagts till.
• Ett nytt kapitel 4.3 Avlönad partiell sjukfrånvaro (FPA: ansökan om partiell sjukdagpenning för arbetsgivare) har lagts till. Samtidigt har numreringen av de övriga kapitlen om avlönad frånvaro ändrats.
• I kapitel 4.4 har omnämnandena om familjeledigheter som inletts före 1.8.2022 strukits från exemplen. Anvisningarna i kapitlet om kompletteringslönens inverkan på ansökan om familjeledighetsersättningar har kompletterats.
• I kapitel 4.6 har anvisningarna för ansökan om rehabiliteringspenning uppdaterats.
• Innehållet i kapitel 5 har uppdaterats och en tabell över dagpenningar och ersättningar som ansöks från FPA har lagts till.
• Kapitel 5.1 har uppdaterats och underkapitlen 5.1.1, 5.1.2 och 5.1.3 om olika typer av betalningsuppgift har lagts till. I kapitlen behandlas mer ingående de uppgifter som är obligatoriska med tanke på ersättningsansökan.
• De tidigare kapitlen 5.2 Beslut av FPA till en arbetsgivare med FO-nummer och 5.3 Beslut av FPA till en person som fungerar som arbetsgivare har strukits. Anvisningarna i kapitlen har delvis flyttats till kapitel 5. I och med förändringarna har även numreringen av de övriga kapitlen ändrats.
• Ett nytt kapitel 5.5 Återkallande av ersättningsansökan har lagts till. I kapitlet behandlas återkallande av FPA:s ersättningsansökan genom makulering.
• Till kapitel 6.1 har lagts ett nytt exempel 25 om anmälan av anmälningsperioden för frånvaro.
• I kapitel 6.2.1 har anvisningarna för korrigering av en omotiverad frånvaroperiod uppdaterats. Om frånvaroperioden omfattade FPA:s ersättningsansökan ska anmälan korrigeras genom makulering.
• Ett nytt kapitel 6.2.2 om korrigering av frånvarouppgifter när en frånvaroperiod inte har anmälts har lagts till.
• Kapitel 6.6 Korrigering av en FPA-ansökan har uppdaterats och ett nytt exempel 30 har lagts till. I kapitlet har lagts till anvisningar för korrigering i olika situationer.

Preciseringar av teknisk karaktär har också lagts till i anvisningen. I övrigt motsvarar anvisningens riktlinjer till sitt innehåll den tidigare anvisningen.

1 Frånvaro

Det är frivilligt att anmäla frånvarouppgifter till inkomstregistret. Om frånvarouppgifter anmäls på omfattande sätt i anmälan om löneuppgifter, begär inte uppgiftsanvändarna och inkomsttagarna separata intyg över sådan frånvaro som anmälts på rätt sätt till inkomstregistret av prestationsbetalaren. Uppgiftsanvändarna kan dra nytta av frånvarouppgifter, om de anmäls regelbundet.

De betalda prestationerna anmäls till inkomstregistret antingen som ett totalt belopp (anmälningssätt 1) eller mer specificerat än det obligatoriska anmälningssättet genom att använda de för ändamålet avsedda särskilda kompletterande inkomstslagen (anmälningssätt 2). Anmälningen av frånvarouppgifter anknyter inte till sättet att anmäla penninglöner. Med andra ord är det möjligt att anmäla frivilliga kompletterande frånvarouppgifter, trots att penningslönen anmäls med anmälningssätt 1. På motsvarande sätt kan betalaren låta bli att anmäla frånvarouppgifter, trots att den anmäler penninglöner på specificerat sätt enligt anmälningssätt 2.

Betalaren kan anmäla frånvarouppgifterna antingen med samma anmälan om löneuppgifter som de betalda prestationerna eller med en egen anmälan om löneuppgifter som endast innehåller frånvarouppgifter. Om uppgifterna anmäls med en egen anmälan ska man samtidigt uppge nödvändiga uppgifter om anställningsförhållandet, yrkesklass samt uppgifter om arbetspensionsförsäkringen och arbetsolycksfallsförsäkringen. Genom att anmäla frånvarouppgifter med en egen anmälan kan inkomstuppgifterna korrigeras och makuleras utan att det påverkar behandlingen av frånvarouppgifter i uppgiftsanvändarnas processer.

Frånvaron anmäls enbart vad gäller inkomsttagare som står i ett anställningsförhållande. Om inkomsttagaren inte står i ett anställningsförhållande eller uppdragsförhållande, anmäls inte frånvaron till inkomstregistret.

Om oklarheter förekommer i de anmälda uppgifterna, begär användarna av uppgifterna i inkomstregistret närmare uppgifter i första hand av den kontaktperson som ansvarar för materialinnehållet, antingen per telefon eller med skyddad e-post. Därför är det viktigt att anmäla e-postadressen för kontaktpersonen för innehållet. Adressen kan vara till exempel en e-postadress för en grupp, vilken läses dagligen och varifrån frågor styrs till den sakkunnige inom den aktuella anmälan.

Uppgifter om en inkomsttagares frånvaro anmäls senast i anmälan för följande löneutbetalningsperiod. Till exempel frånvaron under löneutbetalningsperioden 01/20xx ska alltså anmälas senast med anmälan för löneutbetalningsperioden 02/20xx. På så sätt får användarna av uppgifterna, såsom handläggarna av förmåner, tillgång till frånvarouppgifterna tillräckligt snabbt.

I regel anmäls frånvarouppgifter enbart för heldagsfrånvaro. Partiell sjukfrånvaro anmäls om

• sjukfrånvaro som varat minst en hel dag har börjat mitt under föregående arbetsdag
• en heltidsanställd inkomsttagare arbetar 40–60 % av sin normala arbetstid på grund av arbetsoförmåga till följd av sjukdom.

Läs mer om anmälan om partiell sjukfrånvaro i kapitel 4.3.

Frånvaron som pågår hela dagen och anknyter till utförande av deltidsarbete anmäls inte. Till exempel är det möjligt att komma överens om deltidsarbete till 50 % av arbetstiden på så sätt att arbete utförs på heltid varannan vecka. I så fall anmäls inte de veckor då arbete inte utförs utifrån deltidsarbetet som frånvaro i inkomstregistret. Om en inkomsttagare är till exempel deltidspensionerad, anmäls inte de så kallade pensionsveckorna och inte heller de veckor då inkomsttagaren inte är i arbete som frånvaro. Om en frånvaro som beror på en annan orsak än pension utsträcker sig till en vecka då arbete inte utförs på grund av pensionen, anmäls dock frånvaron normalt. Till exempel kan sjukfrånvaro börja under en arbetsvecka och fortsätta under en pensionsvecka. 

Om en inkomsttagare är borta från arbetet till exempel på grund av rehabilitering, anmäls enbart heldagsfrånvaron i frånvarouppgifterna.

1.1 Anmälningsperiod för frånvaro

Anmälningsperioden för frånvaro är den period för vilken eventuella frånvaron för inkomsttagaren är kända för anmälaren vid anmälningstidpunkten. Betalaren anmäler som startdatum det datum fram till vilket frånvaroperioderna tidigare anmälts (den dag som följer efter den tidigare anmälda tidsperioden antecknas). Betalaren kan som startdatum även ange det datum som ingår i den tidigare anmälda anmälningsperioden (se exemplen 16 a, 16 b och 18). Som slutdatum anmäls den dag till vilken frånvaron är känd av anmälaren eller i arbetsgivarens system. Anmälningsperioden för frånvaro ska anmälas även då inkomsttagaren inte har varit frånvarande från sitt arbete under anmälningsperioden. På detta sätt får informationsanvändarna kännedom om att det inte har funnits någon frånvaro under denna period.

En frånvaro som överenskommits för en tidpunkt i framtiden, till exempel tiden för faderskapsledighet eller rehabilitering, anmäls i det skede då alla frånvaron som föregår denna också är kända.

Andra uppgifter som hör till Frånvaro-datagruppen anmäls inte, eftersom inkomsttagaren inte varit borta från sitt arbete en enda arbetsdag.

Startdatumet för en anmälningsperiod för frånvaro ska vara samma eller ett tidigare datum än startdatumet i den tidigare frånvaroperioden för samma anmälan. Slutdatumet för anmälningsperioden för frånvaron ska vara det samma eller ett senare datum än slutdatumet i den senaste frånvaroperioden. Till exempel då en flera månader lång moderskapsledighet anmäls, ska slutdatumet i anmälningsperioden för frånvaron vara samma eller senare än slutdatumet för moderskapsledigheten.

Anmälningsperiod för frånvaro anmäls i varje anmälan om löneuppgifter. Om ändringar inte äger rum i uppgifterna, anmäls samma uppgifter på nytt.

Användarna av uppgifter kan begära precisioner av ansvarspersonen för innehållet, om uppgifterna är motstridiga eller om en anmälningsperiod för frånvaro inte fortsätter oavbrutet från en anmälan till den följande.

Anmälningsperioden för frånvaro kan vara av olika längd för olika anmälningar. Tidsintervallet kan vara överlappande på olika anmälningar, till exempel om en frånvaroperiod är känd långt in i framtiden, och nya anmälningar senare ges för denna (se exemplen 18 och 19 om anmälning av moderskaps- och föräldraledighet). En anmälningsperiod för frånvaro kan överlappa ett tidigare anmält tidsintervall också om den tidigare anmälda frånvaron fortsätter oavbrutet. Tidsintervallet kan börja före 1.1.2019, om den oavbrutna frånvaron som ska anmälas börjat innan denna tid.

Betalaren kan börja anmälningen av frånvaron till inkomstregistret också mitt under kalenderåret. Om anmälningsperioder för frånvaro anmälts och fel upptäcks i dessa senare, ska betalaren rätta de felaktiga uppgifterna. Alla ändrade uppgifter ska rättas, detta påverkas inte av om frånvaron anmälts i den ursprungliga anmälningsperioden eller inte. Om uppgiftsanvändarna behöver frånvaron för den tid då betalaren inte anmält en period av frånvaro till inkomstregistret, utreder användarna dessa från andra ställen. Om betalaren anmält en anmälningsperiod om frånvaro, litar uppgiftsanvändarna på den information som finns i inkomstregistret.

Anmälningsperioden för frånvaro behövs i handläggningen av förmåner. Utifrån tidsintervallet får uppgiftsanvändarna information om för vilken tid frånvarouppgifter anmälts och om frånvaron förekommit under tidsperioden i fråga. 

Om det senare kommer fram att en anmälningsperiod som gäller frånvaro är felaktig, ger betalaren en ersättande anmälan till inkomstregistret. Korrigering av uppgifter beskrivs närmare i anvisningen Korrigering av anmälningsperioder som gäller frånvaro beskrivs också i kapitel 6.1 i denna anvisning.

2 Frånvaroperioder

En frånvaroperiod kan vara oavlönad eller avlönad. En inkomsttagare kan vara borta från arbetet på grund av flera olika orsaker under samma löneutbetalningsperiod. Enbart en orsak till frånvaro anmäls för varje frånvaroperiod. .Om frånvaron fortsätter med samma orsakkan man med en senare anmälan ange samma startdatum och ändra frånvarons slutdatum. Om FPA:s ersättningsansökan bifogas till en avlönad frånvaroperiod anges frånvaroperioden endast för den tid för vilken ansökan inte har gjorts tidigare.

Inkomstregistret granskar inte om frånvaroperioden anmälts partiellt eller i sin helhet redan tidigare eller om samma tid ingår i en annan avlönad eller oavlönad frånvaroperiod.

Varje oavbrutna frånvaroperiod anmäls separat. En oavbruten frånvaro kan innehålla veckoledighet, men en avlönad och oavlönad period ska anmälas som olika perioder. Om FPA:s ersättningsansökan görs för oavbruten avlönad frånvaro, får perioden inte delas upp i kortare frånvaroperioder i anmälan, om inte även lönebeloppet ändras enligt dessa. En sådan situation kan uppstå till exempel när lönen för sjukdomstid ändras till partiell lön utifrån bestämmelser i kollektivavtalet. Om inkomsttagaren till exempel är frånvarande två veckor, varav hen under den senare får partiell lön, anmäls frånvaroperioderna i perioder om en vecka.

Frånvaroperioder utnyttjas i så gott som alla avgöranden om förmåner. I samband med orsakerna till frånvaro har det refererats på vilka förmåner varje anmälan om frånvaro påverkar och vad som särskilt ska beaktas i anmälningen av frånvaro.

Felaktigt anmälda uppgifter ska rättas med en ersättande anmälan.

Inverkan av veckoledighet på anmälningen av en frånvaroperiod

En frånvaroperiod anmäls till inkomstregistret på det sätt som inkomsttagaren kommit överens om tillsammans med sin chef om frånvaron, antingen som en period också vad gäller veckoledighet eller separat före och efter veckoledigheten. Anmälningssättet kan inverka på behandlingen av förmånen, om inkomsttagaren ansöker om en förmån också för tiden för veckoledighet, till exempel för lördag utan att handläggarna av förmånerna har information om veckoledighet.

2.1 Startdatum

Som startdatum anmäls startdatumet för varje oavbruten frånvaroperiod. Om orsaken till frånvaron ändras under en oavbruten frånvaro, ska frånvaron anmälas som en egen tidsperiod.

Det är möjligt att det anmäls att frånvaroperioden börjar tidigare än löneutbetalningsperioden och slutar senare än löneutbetalningsperioden.

Om en frånvaro som anmälts tidigare fortsätter oavbrutet, anmäls startdatumet för den oavbrutna frånvaron eller kalenderdagen efter det tidigare anmälda slutdatumet som startdatum. Om det handlar om avlönad frånvaro och FPA:s ersättningsansökan görs för perioden, anges som startdatum alltid kalenderdagen efter det tidigare angivna slutdatumet.

2.2 Slutdatum

Som slutdatum anmäls slutdatumet för varje oavbruten frånvaroperiod.

Om frånvaron fortsätter tillsvidare, anmäls som slutdatum slutdatumet för arbetsförhållandet eller till exempel kalenderårets sista dag eller en annan dag från och med vilken en ny preciserande anmälan lämnas in om frånvaron. Om det handlar om avlönad frånvaro och FPA:s ersättningsansökan görs för perioden, anges som slutdatum det datum då arbetsgivarens skyldighet att betala lön för frånvarotiden upphör. För tiden efter ansökan lämnas en ny anmälan.

2.3 Antalet arbetsdagar under frånvaroperioden

Som antalet frånvarodagar anmäls det antal arbetsdagar som ingår i frånvaroperioden.Antalet omfattar följande arbetsdagar:

• inkomsttagaren har varit frånvarande hela dagen och fått lön
• inkomsttagaren har varit frånvarande en del av dagen på grund av partiell vårdledighet eller rehabilitering

Antalet frånvarodagar är en kompletterande tilläggsuppgift som kan anmälas frivilligt. Anmälning av tidsmässiga frånvaroperioder (start- och slutdatum) räcker för största delen av de uppgiftsanvändare som drar nytta av frånvarouppgifter.

3 Oavlönad frånvaro

Betalaren väljer orsaken till den oavlönade frånvaron från värdelistan.

Värdelistan av oavlönade frånvaron 

Kod	Förklaring
1	Sjukdom
2	Partiell sjukfrånvaro
3	Föräldraledighet
4	Särskild graviditetsledighet
5	Rehabilitering
6	Sjukt barn eller tvingande familjeskäl
7	Partiell vårdledighet
8	Utbildning
9	Alterneringsledighet (används för frånvaro före 1.4.2025)
10	Studieledighet
11	Strejk eller lockout
12	Avbrott i utbud av arbete
13	Tjänstledighet
14	Repetitionsövning
15	Militär- eller civiltjänst
16	Permittering
17	Vårdledighet
99	Annan orsak

Uppgifter om frånvaroorsaker av känslig karaktär anmäls inte till inkomstregistret.

3.1 Oavlönad sjukfrånvaro

Orsaken väljs om inkomsttagaren på grund av sjukdom eller ett olycksfall är borta från arbetet och lön inte betalas för tiden för frånvaro. Frånvaro på grund av ett arbetsolycksfall kan anmälas enbart som avlönad frånvaro. Om lön inte betalas under frånvaro som orsakats av ett olycksfall i arbetet (t.ex. om arbetsgivaren inte har skyldighet att betala lön för sjuktid på grund av ett olycksfall i arbetet, eftersom lönebetalningsskyldigheten enligt kollektivavtalet upphört), anmäls frånvaron som sjukfrånvaro.

Antingen har ett läkarintyg uppvisats för arbetsgivaren för frånvarotiden eller så är arbetstagaren borta från arbetet med en egen anmälan. Detta påverkar inte anmälningen av frånvaro.

Frånvaron ska fortsätta i åtminstone en full arbetsdag, annars anmäls den inte till inkomstregistret. 

Betalaren anmäler den arbetsdag från och med vilken inkomsttagarens oavbrutna sjukfrånvaro börjat som startdatum. Som startdatum anmäls det datum då inkomsttagaren avlägsnat sig från arbetsplatsen på grund av sjukdom, det vill säga att inkomsttagaren varit i arbete en del av dagen innan insjuknandet. Om lön för ordinarie arbetstid betalas för en avbruten arbetsdag, anmäls den avbrutna arbetsdagen som avlönad frånvaro. En förutsättning är att den frånvaro som ska anmälas fortsätter åtminstone under följande kalenderdag som avlönad eller oavlönad frånvaro. Enskilda sjukfrånvaron som inte varar i en hel arbetsdag anmäls inte till inkomstregistret. Om en inkomsttagare insjuknar då arbetsdagen upphört, anmäler inte betalaren arbetsdagen i fråga som en frånvarodag.

Inom timlönebranscher kan den första dagen vara en oavlönad karensdag, och längden på sjukfrånvaron inverkar på hur den fastställs. I dessa situationer anmäls frånvaron efter att det står klart om karensdagen är avlönad eller inte.

3.2 Oavlönad föräldraledighet

Orsaken väljs om inkomsttagaren på grund av graviditetsledighet eller föräldraledighet helt och hållet är borta från sitt arbete i en full arbetsdag utan att lön betalas till inkomsttagaren för frånvarotiden.

Om kompletteringslön i enlighet med det kollektivavtal som tillämpas inom branschen betalas för tiden för graviditetsledighet eller föräldraledighet (inkomstslag 204, Kompletteringslön för förmånstid), anmäls frånvaron först som oavlönad frånvaro, så att anmälningen av frånvaro inte ska dra ut på tiden.

Betalaren anmäler beloppet på kompletteringslönen med anmälan om löneuppgifter med anmälningssätt 1 eller 2 efter att inkomsttagaren överlämnat förmånsbeslutet till betalaren. I detta sammanhang rättas vid behov tidsperioden för oavlönad frånvaro i den utsträckning som kompletteringsdagpenning betalas för frånvarotiden.

Betalaren anmäler som startdag för frånvaron den hela arbetsdag från och med vilken inkomsttagarens oavbrutna oavlönade sjukfrånvaro börjat.

3.3 Oavlönad särskild graviditetsledighet

Orsaken väljs om en gravid inkomsttagare, i en full arbetsdag och utan att lön betalas till inkomsttagaren för frånvarotiden, helt och hållet är borta från sitt arbete på grund av en farlig omständighet som anknyter till arbetsuppgifterna eller arbetsförhållandena. I dessa situationer ska arbetsgivaren alltid lämna in en separat anmälan till FPA, vilken redogör för inkomsttagarens arbetsuppgifter och arbetsförhållanden. Anmälan görs i FPA:s e-tjänst eller med blankett SV96.

FPA använder informationen om oavlönad särskild graviditetsledighet i behandlingen av en ansökan om särskild graviditetspenning. Den särskilda graviditetspenning som ska betalas för tiden för oavlönad särskild graviditetsledighet betalas till inkomsttagaren.

Betalaren anmäler som startdatum för frånvarotiden den arbetsdag från och med vilken inkomsttagarens oavbrutna sjukfrånvaro börjat.

3.4 Oavlönad frånvaro på grund av rehabilitering

Orsaken väljs om inkomsttagaren på heltid är förhindrad från att utföra sitt arbete på grund av deltagande i yrkesinriktad eller medicinsk rehabilitering utan att lön betalas till inkomsttagaren för frånvarotiden. Rehabiliteringen kan också vara rehabilitering av en närstående, såsom ett eget barn. Partiell oavlönad rehabiliteringsfrånvaro anmäls inte till inkomstregistret.

Betalaren anmäler som startdatum för frånvarotiden den arbetsdag från och med vilken inkomsttagarens oavbrutna sjukfrånvaro börjat.

FPA använder informationen om oavlönad frånvaro på grund av rehabilitering i behandlingen av en ansökan om rehabiliteringspenning. Den rehabiliteringspenning som ska betalas för tiden för oavlönad frånvaro på grund av rehabilitering betalas till inkomsttagaren.

Rehabiliteringen kan genomföras i flera perioder och perioderna är kända i förväg. Varje rehabiliteringsperiod anmäls dock först då övriga frånvaron är kända fram till det att rehabiliteringsperioden börjar.

3.5 Oavlönad frånvaro på grund av sjukdom hos barn eller ett tvingande familjeskäl

Orsaken väljs om inkomsttagaren är förhindrad från att utföra sitt arbete hela dagen och lön inte betalas till honom eller henne för hela frånvarotiden. Arbetet hindras av någon av följande orsaker:

•  Ett barn under 10 år till inkomsttagaren eller ett annat barn under 10 år som bor i inkomsttagarens hushåll har plötsligt insjuknat.
•  Frånvaron är nödvändig på grund av särskild vård av en familjemedlem eller en annan närstående person till inkomsttagaren.
•  Omedelbar närvaro av inkomsttagaren är nödvändig på grund av en oförutsägbar och tvingande orsak i samband med en sjukdom eller olycka som drabbat hans eller hennes familj.

Betalaren anmäler som startdag för frånvarotiden den arbetsdag från och med vilken inkomsttagarens oavbrutna sjukfrånvaro börjat. Som heldagsfrånvaro ses en situation där inkomsttagaren varit borta från sitt arbete åtminstone 6 timmar.

3.6 Oavlönad frånvaro på grund av utbildning

Orsaken väljs om orsaken till oavlönad heldagsfrånvaro för inkomsttagaren är en utbildning på order av arbetsgivaren, en utbildning som arbetsmarknadsorganisationernas samarbetsavtal förutsätter eller teoretiska studier som hör till en läroavtalsutbildning utan att lön för frånvarotiden betalas till inkomsttagaren.

3.7 Oavlönad frånvaro på grund av alterneringsledighet

Orsaken väljs om inkomsttagaren och arbetsgivaren ingår ett tidsbundet avtal om alterneringsledighet för inkomsttagaren. Systemet med alterneringsledighet upphävdes 1.8.2024 och av denna anledning anmäls alltså alterneringsledigheter som inletts före 1.8.2024.

3.8 Oavlönad frånvaro på grund av studieledighet

Orsaken väljs om arbetsgivaren befriat inkomsttagaren från de arbetsuppgifter som hör till hans eller hennes anställningsförhållande för att avlägga studier som uppfyller villkoren i lagen om studieledighet utan att lön betalas till inkomsttagaren under frånvaron.

Orsaken väljs också om studiefrånvaro beviljats för inkomsttagaren.

3.9 Oavlönad frånvaro på grund av strejk eller lockout

Orsaken väljs i följande situationer:

• Inkomsttagaren avbryter för hela dagen uppgifter som hör till anställningen på grund av en konfliktåtgärd, utan att lön för frånvaron betalas till inkomsttagaren.
• Arbetsgivaren hindrar en inkomsttagare från att sköta uppgifter som hör till anställningen under en hel dag på grund av en konfliktåtgärd, utan att lön för frånvaron betalas till inkomsttagaren.

3.10 Oavlönad frånvaro på grund av avbrott i utbud av arbete

Orsaken väljs om det är omöjligt för inkomsttagaren att arbeta hela dagen på grund av orsaker som är oberoende av inkomsttagaren, utan att lön betalas till inkomsttagaren för frånvaron.

3.11 Oavlönad tjänstledighet

Orsaken väljs om inkomsttagaren är på oavlönad tjänstledighet och orsaken till tjänstledigheten inte finns i listrutan eller orsaken till tjänstledigheten inte är känd, till exempel om inkomsttagaren är tjänstledig för att tjänstgöra för en annan arbetsgivare.

3.12 Oavlönad frånvaro på grund av repetitionsövning

Orsaken väljs om inkomsttagaren deltar i repetitionsövningar utan att arbetsgivaren alls betalar lön för repetitionstiden.

3.13 Oavlönad frånvaro på grund av beväringstjänst eller civiltjänst

Orsaken väljs om inkomsttagaren utför bevärings- eller civiltjänsten.

3.14 Oavlönad permittering

Orsaken väljs om inkomsttagaren permitteras på heltid.

3.15 Oavlönad vårdledighet

Orsaken väljs om inkomsttagaren är heldagsvårdledig. Partiell vårdledighet anmäls inte till inkomstregistret om det handlar om frånvaro under en del av dagen. Oavlönad heldagsfrånvaro vid partiell vårdledighet anmäls med orsakskoden vårdledighet. Uppgiftsanvändarna begär vid behov separat en utredning över längden på den partiella vårdledigheten, genomförandesättet eller lönefördelningen.

3.16 Avlönad frånvaro på grund av en annan orsak

Orsaken väljs om orsaken till frånvaron inte finns i listrutan. Som annan orsak anmäls till exempel olovlig frånvaro från arbetet.

4 Avlönad frånvaro

Betalaren väljer orsaken till den avlönade frånvaron från värdelistan.

Värdelistan av avlönade frånvaron

Kod	Förklaring
1	Sjukdom
2	Partiell sjukfrånvaro
3	Föräldraledighet
4	Särskild graviditetsledighet
5	Rehabilitering
6	Sjukt barn eller tvingande familjeskäl
7	Partiell vårdledighet
8	Utbildning
13	Tjänstledighet
14	Repetitionsövning
18	Söckenhelg
19	Pekkasledighet
20	Arbetsolycka
21	Semester
22	Partiell frånvaro på grund av rehabilitering
23	Ersättning för semesterkostnader
99	Annan orsak

Anmälan av lön från frånvarotid är alltid obligatoriskt. Det lönebelopp som ska anmälas innefattar penninglön samt naturaförmåner.

Det är endast möjligt att skicka FPA:s ersättningsansökan om orsakskoden för frånvaron är 1, 3, 4, 5 eller 23.

Även om orsakskoden för avlönad frånvaro skulle på anmälan vara 1, 3, 4, 5 eller 23, skapas någon förmånsansökan inte automatiskt på grund av den. FPA behandlar anmälan som en ansökan endast om man utöver lönen för frånvarotiden och den korrekta orsakskoden även anmäler Typ av betalningsuppgift på anmälan (se kapitel 5.1).

Uppgifter om frånvaroorsaker av känslig karaktär anmäls inte till inkomstregistret.

4.1 Anmälning av ”Frånvaron fortsätter till”-dagen

Betalare kan anmäla dag då den avlönade frånvaroperioden upphör i ”Frånvaron fortsätter till”. Anmälan av datum innebär att betalaren vet att frånvaron kommer att fortsätta som avlönad. Som uppgift anmäls den sista dagen för vilken lön betalas under den aktuella frånvaron. Därefter kan frånvaron fortsätta oavlönad. Dagen anmäls när bägge av de följande villkoren uppfylls:

• den avlönade frånvaron fortsätter utan avbrott till den aktuella dagen
• mer löner anmäls för frånvarotiden senare.

Dagen anmäls inte i ”Frånvaron fortsätter till”, om den lön som betalas för frånvarotiden anmäls i sin helhet.

Om man för tiden för avlönad frånvaro gör FPA:s ersättningsansökan (Typ av betalningsuppgift: FPA, ansökan om dagpenning), använder FPA uppgiften för att utreda betalningsmottagaren.

• FPA betalar dagpenning till arbetsgivaren fram till den dag som angetts i ”Frånvaron fortsätter till”.
• FPA betalar dagpenning till inkomsttagaren efter den dag som angetts i ”Frånvaron fortsätter till”, om rätten till förmånen fortsätter.

Dagpenningen betalas alltid i efterskott.

Om betalaren inte känner till hur länge inkomsttagarens oavbrutna frånvaro fortsätter, men det är sannolikt att frånvaron fortsätter, kan man som ”Frånvaron fortsätter till”-datum anmäla den dag fram till vilken arbetsgivaren är skyldig att betala lön. Korrigering av ”Frånvaron fortsätter till”-dagen beskrivs i punkt 6.4.

Exempel 13: Anmälan av tidpunkten då lönebetalningsskyldigheten upphör som ”Frånvaron fortsätter till”-datum

Inkomsttagaren har insjuknat allvarligt och har från och med 3.3 tills vidare uteblivit från sitt arbete. Enligt kollektivavtalet betalas under sjukfrånvaroperioden ordinarie månadslön oavkortad för högst 50 sjukdagar per kalenderår. Betalaren gör en första ansökan om sjukdagpenning till FPA för frånvaro under perioden 3.3–31.3 och anger datumet 22.4 som ”Frånvaron fortsätter till”-datum. Genom att anmäla den sista möjliga avlönade frånvarodagen säkerställer betalaren att FPA har information om arbetsgivarens rätt till sjukdagpenning fram till 22.4. Därefter betalar FPA ut sjukdagpenningen till inkomsttagaren själv.

4.2 Avlönad sjukfrånvaro (FPA: sjukdagpenningsansökan för arbetsgivare)

Orsaken väljs om inkomsttagaren på grund av sjukdom eller arbetsoförmåga som orsakats av ett annat olycksfall än ett olycksfall i arbetet är borta åtminstone en hel dag från arbetet och lön betalas till inkomsttagaren under frånvaron. Denna orsak väljs också då inkomsttagaren varit inblandad i en trafikolycka, offer för misshandel eller ett brott eller då han eller hon drabbats av ett olycksfall under fritiden och lön betalas för frånvarotiden. Olycksfall i arbetet väljs som orsak till frånvaro som orsakats av ett olycksfall i arbetet.

Ett läkarintyg eller ett intyg av en hälsovårdare har överlämnats till arbetsgivaren för frånvarotiden eller så är inkomsttagaren borta från arbetet utifrån en egen anmälan. Detta påverkar inte anmälningen av frånvaro.

Frånvaron ska fortsätta i åtminstone en full arbetsdag, annars anmäls den inte till inkomstregistret.

Typ av betalningsuppgift som anges för FPA:s ansökan om ersättning anmäls endast om man för frånvaroperioden ansöker om sjukdagpenning till arbetsgivaren. Det finns vissa förutsättningar för ansökan om sjukdagpenning, och det är inte motiverat att ansöka om sjukdagpenning för alla avlönade frånvaroperioder. Om man ansöker om sjukdagpenning t.ex. för sådana frånvaroperioder som är kortare än självrisktiden, medför ansökningarna extra arbete för de olika parterna.

Betalaren anmäler den arbetsdag från och med vilken inkomsttagarens oavbrutna sjukfrånvaro börjat som startdatum. Som startdatum anmäls det datum då inkomsttagaren avlägsnat sig från arbetsplatsen på grund av sjukdom, det vill säga att inkomsttagaren varit i arbete en del av dagen innan insjuknandet. Om lön för ordinarie arbetstid betalas för en avbruten arbetsdag, anmäls den avbrutna arbetsdagen som avlönad frånvaro. En förutsättning är att den frånvaro som ska anmälas fortsätter åtminstone under följande kalenderdag som avlönad eller oavlönad frånvaro. Enskilda sjukfrånvaron som inte varar i en hel arbetsdag anmäls inte till inkomstregistret. Om en inkomsttagare insjuknar då arbetsdagen upphört, anmäler inte betalaren arbetsdagen i fråga som frånvarodag.

Om sänkt lön för sjuktid betalas för sjuktiden i enlighet med kollektiv- eller tjänstekollektivavtalet, ska denna lön anmälas till inkomstregistret. Betalaren anmäler lönen antingen med inkomstslaget Partiell lön för sjuktid (anmälningssätt 2) eller Lön totalt (anmälningssätt 1).

Om betalaren anmäler FPA-ansökningsuppgifter i anmälan om löneuppgifter (typ av betalningsuppgift: FPA, ansökan om dagpenning), ska partiell lön som betalats ut för sjuktiden anmälas som en egen tidsperiod (i exemplet 26.4–30.4), för att beloppet på dagpenningen ska kunna fördelas rätt mellan arbetsgivaren och inkomsttagaren. Om betalaren anmäler partiell lön för sjuktid med anmälningssätt 2, utnyttjar inte FPA informationen om partiell lön för sjuktid som en del av ansökningsinformationen vid handläggningen av arbetsgivarens ansökan.

4.3 Avlönad partiell sjukfrånvaro (FPA: ansökan om partiell sjukdagpenning för arbetsgivare)

Orsaken väljs om en heltidsanställd inkomsttagare arbetar 40–60 % av sin normala arbetstid på grund av arbetsoförmåga till följd av sjukdom. Arbetstiden kan minskas per dag eller vecka. Som frånvarotid anges den tidsperiod för vilken man har avtalat om deltidsarbete.

Om lönen för partiell sjukfrånvaro motsvarar lönen för heltidsarbete, kan betalaren i anmälan om löneuppgifter ange FPA:s ansökningsuppgifter (Typ av betalningsuppgift: FPA, ansökan om dagpenning). Om endast partiell lön betalas för partiell sjukfrånvaro gör inkomsttagaren själv ansökan om partiell sjukdagpenning till FPA och betalaren anger inte typen av betalningsuppgift för frånvaron.

Uppgifterna i avtalet om deltidsarbete som ingåtts under den partiella sjukfrånvaron skickas till FPA i e-tjänsten för arbetsgivare senast två veckor efter att ansökan har skickats.

Läs mer om partiell sjukdagpenning på FPA:s webbplats.

4.4 Avlönad föräldraledighet (FPA: ansökan om graviditetspenning eller föräldrapenning för arbetsgivare och ansökan om familjeledighetsersättning för arbetsgivare)

Orsaken väljs om inkomsttagaren på grund av graviditetsledighet eller föräldraledighet helt och hållet är borta från sitt arbete minst i en full arbetsdag och lön betalas för frånvarotiden till inkomsttagaren.

Om kompletteringslön i enlighet med det kollektivavtal som tillämpas inom branschen betalas för tiden för graviditetsledighet (inkomstslag 204, Kompletteringslön för förmånstid), anmäls frånvaron först som oavlönad frånvaro, så att anmälningen av frånvaro inte ska dra ut på tiden.

Betalaren anmäler beloppet på kompletteringslönen med anmälan om löneuppgifter med anmälningssätt 1 eller 2 efter att inkomsttagaren överlämnat förmånsbeslutet till betalaren. I detta sammanhang rättas vid behov tidsperioden för oavlönad frånvaro i den utsträckning som kompletteringslön betalas.

Betalaren ger inte typen av betalningsuppgift FPA, ansökan om dagpenning, när kompletteringslön i enlighet med det kollektivavtal som tillämpas inom branschen betalas under föräldraledighet (inkomstslag 204, Kompletteringslön för förmånstid). Familjeledighetsersättning kan sökas om kompletteringslön har betalats under graviditetsledigheten eller föräldraledigheten för en adoptivmor för minst 30 dagar eller en månad (t.ex. 15.9–14.10 eller 1–28.2).

4.5 Avlönad särskild graviditetsledighet (FPA: ansökan om särskild graviditetspenning för arbetsgivaren)

Orsaken väljs om inkomsttagaren på grund av sina arbetsuppgifter eller en riskfaktor som anknyter till hans eller hennes arbetsförhållanden är förhindrad från att utföra arbete under åtminstone en hel arbetsdag och lön betalas till inkomsttagaren för frånvarotiden. I dessa situationer ska arbetsgivaren alltid lämna in en separat anmälan till FPA, vilken redogör för inkomsttagarens arbetsuppgifter och arbetsförhållanden. Anmälan görs i FPA:s e-tjänst eller med blankett SV96. Om en moderskapsledighet som börjar är känd redan då anmälan görs, anmäls den som en separat frånvaro.

Lön för frånvarotid är en obligatorisk uppgift om särskild graviditetspenning ansöks till arbetsgivaren.

För att behandla ansökan behövs också en av arbetsgivaren ifylld anmälan om arbetsförhållandena och frånvaron från arbetet, vilken arbetsgivaren kan göra i FPA:s e-tjänst eller på blanketten SV96.

4.6 Avlönad frånvaro på grund av rehabilitering (FPA: ansökan som gäller rehabiliteringspenning för arbetsgivaren)

Orsaken väljs om en inkomsttagare är förhindrad att utföra sitt arbete på heltid på grund av rehabilitering och arbetsgivaren betalar lön för frånvaron eller för rehabilitering på arbetsplatsen. Rehabiliteringens dagliga längd ska vara minst 4 timmar.

Betalaren kan för rehabiliteringstiden ange FPA:s ansökningsuppgifter (Typ av betalningsuppgift: FPA, ansökan om dagpenning), om rehabiliteringen grundar sig på ett rehabiliteringsbeslut som fattats av FPA, välfärdsområdet eller företagshälsovården. Rehabiliteringsbeslutet kan gälla inkomsttagaren själv eller en närstående. Ansökningsuppgifterna anges också i situationer där inkomsttagaren deltar i rehabiliteringen av en närstående, såsom ett eget barn.

För utbetalning av rehabiliteringspenning krävs ett intyg över deltagande som inkomsttagaren ska lämna till FPA. Ta del av FPA:s anvisning Ansökan om rehabiliteringspenning till arbetsgivaren.

4.7 Avlönad frånvaro på grund av sjukdom hos barn eller ett tvingande familjeskäl

Orsaken väljs om inkomsttagaren är förhindrad från att utföra sitt arbete hela dagen och lön betalas till honom eller henne för hela frånvarotiden. Arbetet hindras av någon av följande orsaker:

• Ett barn under 10 år till inkomsttagaren eller ett annat barn under 10 år som bor i inkomsttagarens hushåll har plötsligt insjuknat.
• Inkomsttagarens frånvaro är nödvändig på grund av särskild vård av en familjemedlem eller en annan närstående person till honom eller henne.
• Omedelbar närvaro av inkomsttagaren är nödvändig på grund av en oförutsägbar och tvingande orsak i samband med en sjukdom eller olycka som drabbat hans eller hennes familj.

Orsaken väljs även då grunden för frånvaron är ledighet för vård av anhörig i enlighet med arbetsavtalslagen 7 b §.

4.8 Avlönad frånvaro på grund av utbildning

Orsaken väljs om orsaken till inkomsttagarens heldagsfrånvaro är utbildning på order av arbetsgivaren, en utbildning som förutsätts av arbetsmarknadsorganisationernas samarbetsavtal, en yrkesfacksutbildning eller en teoretisk utbildning som hör till en läroavtalsutbildning och lön betalas till inkomsttagaren för frånvarotiden.

4.9 Avlönad tjänstledighet

Orsaken väljs om inkomsttagaren är på avlönad tjänstledighet och orsaken till tjänstledigheten inte är känd.

4.10 Avlönad frånvaro på grund av repetitionsövning

Orsaken väljs om en inkomsttagare deltar i en repetitionsövning och lön för frånvarotid betalas för denna tid, till exempel differensen mellan reservistlönen och den normala lönen.

4.11 Avlönad frånvaro på grund av söckenhelg

Orsaken väljs om anmälningsperioden för frånvaron omfattar en söckenhelg, för vilken lön för frånvarotid betalas. Till exempel långfredag och annandag påsk anmäls som söckenhelger om dessa är avlönade lediga dagar.

4.12 Avlönad pekkasledighet

Orsaken väljs om anmälningsperioden för frånvaro innehåller en avlönad pekkasledighet. Avlönad pekkasledighet är en avlönad frånvaro om ersättning för utjämningsdag betalas till inkomsttagaren.

4.13 Avlönad frånvaro på grund av olycksfall i arbetet

Orsaken väljs om det vid tidpunkten för anmälan är känt att inkomsttagarens frånvaro beror på ett olycksfall i arbetet eller yrkessjukdom och lön för frånvarotid betalas för denna tid. Samma tidsperiod anmäls inte som sjukfrånvaro.

4.14 Avlönad semester

Orsaken väljs om anmälningsperioden för frånvaron omfattar semesterdagar eller en semesterperiod för vilken semesterlön betalas. Om en inkomsttagare insjuknar under semestern, anmäls den tid då semesterdagarna förbrukas som semestertid. I så fall kan en del av semestertiden vara förenlig med semesterlagen eller så kallad självrisktid för semestern vilken överenskommits i kollektivavtalet, vilken inte leder till att semestern flyttas. Även de extra lediga dagar som kompletterar semestern ska anmälas med orsakskoden Semester för frånvaro.

4.15 Avlönad frånvaro: ersättning för semesterkostnader

Ersättningen för semesterkostnader är inte egentlig frånvaro och de branscher som utnyttjar frånvarouppgifterna behandlar inte den anmälda ersättningen för semesterkostnader som frånvaro. När anmälningsperioden för frånvaro i inkomstregisteranmälan innehåller en ersättning för semesterkostnader, förblir uppgifterna om den tidigare perioden för anmälan om frånvaro i kraft som frånvarouppgift.

Orsaken väljs endast när arbetsgivaren med anmälan om löneuppgifter till inkomstregistret ansöker om ersättning för semesterkostnader från FPA för en arbetstagare vars semester bestäms enligt semesterlagen eller semesterlagen för sjömän. Ersättning för semesterkostnader söks alltid med en egen anmälan och den får inte innehålla andra frånvarouppgifter.

Som frånvaroperiod anges den graviditets- och föräldraledighetstid som har tjänat in semester enligt lagen. Graviditets- och föräldraledigheten kan också ha varit oavlönad. Även i det fall att ledigheten helt eller delvis har varit oavlönad anges ledigheten som avlönad i ansökan om ersättning för semesterkostnader. På så sätt får FPA information om för vilken period ersättning för semesterkostnader söks.

Tidsperioden anges som hela kalendermånader. Läs mer om semesterkostnadsersättning på FPA:s webbplats.

Som lönebelopp anges den del av semesterlönen eller semesterersättningen som intjänats under den anmälda graviditets- och föräldraledigheten.

Om frånvaron på grund av ledigheten inte har varit oavbruten, anmäls vid behov flera frånvaroperioder. Då kan man ansöka om ersättning efter en enskild föräldraledighetsperiod.

4.16 Avlönad frånvaro på grund av en annan orsak

Orsaken väljs om orsaken till den avlönade frånvaron inte finns i listrutan. Frånvaron kan vara till exempel ledighet som kumulerats av övertidsarbete, avlönad studieledighet, utbytesledighet eller så kallad saldoledighet.

5 Ansökningar om ersättning av FPA

En arbetsgivare kan ansöka om dagpenning och ersättningar från FPA med en anmälan om löneuppgifter till inkomstregistret.

Dagpenningar och ersättningar

Dagpenningar	Ersättningar
Sjukdagpenning Partiell sjukdagpenning Rehabiliteringspenning Föräldradagpenning särskild graviditetspenning graviditetspenning föräldrapenning	Familjeledighetsersättning Ersättning för semesterkostnader

Ansökningar om dagpenning och ersättning kan lämnas in via inkomstregistret när arbetsgivaren i FPA:s e-tjänst för arbetsgivare först har angett

1. samtycke till att ta emot e-beslut
2. kontonummer.

Det är möjligt att sköta ärenden i FPA:s e-tjänst för arbetsgivare för en person som har nödvändiga Suomi.fi-fullmakter eller som har rätt att sköta ärenden i arbetsgivarens namn på basis av sin ställning i ett offentligt register (t.ex. verkställande direktör, näringsidkare). Läs mer om tjänsten på FPA:s webbplats.

Ansökan kan göras i inkomstregistret när följande uppgifter anges i anmälan om löneuppgifter:

• Uppgifter om betalaren
  
  • FO-nummer
  • Betalarens kontaktperson som ansvarar för materialinnehållet och e-postadress som kontaktuppgifter
• Inkomsttagarens finländska personbeteckning
• Dessutom behövs följande uppgifter beroende på vilken förmån arbetsgivaren ansöker om:
  
  • anställningsuppgifter
  • yrkesklass
  • frånvarouppgifter
  • uppgifter i ersättningsansökan.

Det rekommenderas också att uppgifter om arbetspensions- och olycksfallsförsäkringen anmäls. För betalare som omfattas av pensionslagen för den offentliga sektorn är det obligatoriskt att anmäla uppgifter om arbetspensionsförsäkringen.

Ansökan om ersättning kan göras antingen med samma anmälan om löneuppgifter som de betalda prestationerna eller med en egen anmälan om löneuppgifter som endast innehåller ersättningsansökan, om den innehåller alla nödvändiga uppgifter. Närmare information om obligatoriska uppgifter i ansökningar om dagpenningar och ersättningar finns i kapitel 5.1 och dess underkapitel.

När ansökan har gjorts formellt korrekt sparas den i inkomstregistret. Ansökan förmedlas till FPA följande dag och ett PDF-dokument skapas. Ansökan handläggs vid FPA enligt uppgifterna i handlingen. Arbetsgivaren och inkomsttagaren kan granska ansökningshandlingen i FPA:s e-tjänst.

Ansökningshandlingen skapas inte hos FPA om

• anmälan inte är formellt korrekt
• de uppgifter som anges i den ersättande anmälan är exakt likadana som i den ursprungliga anmälan
• den felaktiga anmälan makuleras samma dag som den har sänts till inkomstregistret.

5.1 Typ av betalningsuppgift

Ansökningshandlingen skapas hos FPA när man med en anmälan som innehåller en avlönad frånvaroperiod anger typen av betalningsuppgift i ersättningsansökan samt andra uppgifter som behövs för ansökan. Typerna av betalningsuppgift är

• FPA, ansökan om dagpenning (kodvärde 1)
• FPA, familjeledighetsersättning (kodvärde 2)
• FPA, semesterkostnadsersättning (kodvärde 3).

5.1.1 Ansökan om dagpenning

Som typ av betalningsuppgift kan väljas FPA, ansökan om dagpenning, om arbetsgivaren har rätt att få sjukdagpenning, partiell sjukdagpenning, rehabiliteringspenning, särskild graviditetspenning, graviditetspenning eller föräldrapenning utifrån ett kollektiv- eller tjänstekollektivavtal eller ett annat avtal. Arbetsgivaren har inte rätt till dagpenning under semester, övertidsledighet eller sparad ledighet.

Ansökan om dagpenning skapas om anmälan innehåller följande uppgifter:

• Anställningsuppgifter
  
  • Startdatum för anställningsförhållandets giltighetstid
  • Slutdatum för anställningsförhållandets giltighetstid, om den är känd
  • Avlöningsform (månadslön, timlön eller ackordslön)
• Yrkesklass
  
  • Typ av yrkesklass = Statistikcentralens yrkesklassificering (TK10) samt yrkesklassens kod
  • Om anmälaren endast har tillgång till Kevas nomenklatur, ska även yrkesbeteckningen anges.
• Frånvarouppgifter
  
  • Start- och slutdatum för anmälningsperioden för frånvaro
  • Start- och slutdatum för avlönad frånvaro
    
    • Tidsperioden ska ingå i anställningstiden.
    • Perioden får inte överlappa en annan frånvaroperiod.
  • ”Frånvaron fortsätter till”-datum, dvs. det uppskattade slutdatumet för frånvaron
    
    • Sista dagen för vilken lön betalas under den aktuella frånvaron.
    • Uppgiften anges inte om den avlönade frånvaron inte fortsätter och lönerna har angetts i sin helhet för frånvaron i fråga.
    • Uppgiften är frivillig.
  • Orsak till den avlönade frånvaron
    
    • Sjukdom (1)= ansökan om sjukdagpenning
    • Partiell sjukfrånvaro (2) = ansökan om partiell sjukdagpenning
    • Föräldraledighet (3) = ansökan om föräldradagpenning (graviditetspenning och föräldrapenning)
    • Särskild graviditetsledighet (4) = ansökan om särskild graviditetspenning
    • Rehabilitering (5)= ansökan om rehabiliteringspenning
  • Lönebelopp som betalats för frånvarotiden
    
    • Som belopp anges den lön för frånvarotiden för vilken arbetsgivaren på basis av anställnings- eller tjänstevillkoren har rätt till FPA:s dagpenning.
    • Som belopp anges inte 0,00 euro.
  • Uppgifter i ersättningsansökan
    
    • Typ av betalningsuppgift: 1 FPA, ansökan om dagpenning
    • Betalningens referensnummer (högst 20 tecken, får endast innehålla siffror) eller betalningsspecifikation (högst 29 tecken)
      
      • Frivilliga uppgifter
    • Eventuella tilläggsuppgifter till ansökan om ersättning (högst 850 tecken)
      
      • Uppgifterna i anmälan om löneuppgifter förmedlas till behövliga delar till FPA när ansökan formellt är korrekt, så det är onödigt att ange dem på nytt i tilläggsuppgifterna.

Utöver ansökan behöver FPA i allmänhet tilläggsutredningar för att förmånsrätten ska kunna avgöras. De vanligaste tilläggsutredningarna som behövs av arbetsgivarna är

• läkarintyg
  
  • sjukdagpenning
  • partiell sjukdagpenning
• uppgifter om deltidsarbete
  
  • partiell sjukdagpenning
• uppgifter om arbetsförhållandena
  
  • särskild graviditetspenning.

De tilläggsutredningar som behövs för förmånsärendet ska i allmänhet lämnas in till FPA inom två veckor efter att ansökan har skickats in. Arbetsgivaren kan göra nödvändiga anmälningar och skicka bilagor till ansökan om dagpenning i FPA:s e-tjänst för arbetsgivare. Om det i läkarintyget står att ett intyg redan har förmedlats till FPA, ska arbetsgivaren inte skicka intyget till FPA på nytt.

För en frånvaroperiod kan uppgifter för ansökan om ersättning (typ av betalningsuppgift) anges bara en gång. Om samma frånvaroperiod anmäls även med senare anmälningar ska uppgifterna för ansökan om ersättning inte anges på nytt. Om frånvaroperioden eller dess uppgifter för ansökan om ersättning behöver korrigeras ska de korrekta uppgifterna lämnas med en ersättande anmälan. Betalaren korrigerar den anmälan om löneuppgifter där uppgifterna i ersättningsansökan ursprungligen har angetts. Läs mer i kapitel 6.6 Korrigering av en FPA-ansökan.

Arbetsgivaren kan inte ansöka om dagpenning om

• kompletteringslön betalas för frånvarotiden
• lön för sjuk-, rehabiliterings- eller familjeledighet betalas enligt lönegarantin.

5.1.2 Familjeledighetsersättning

Som typ av betalningsuppgift kan väljas FPA, familjeledighetsersättning, när arbetsgivaren orsakas kostnader för en kvinnlig arbetstagares föräldraskap. Anmälan ska innehålla följande uppgifter:

• Anställningsuppgifter
  
  • Uppgift om anställning på heltid eller deltid. Alternativt kan man ange deltidsprocenten.
  • Startdatum för anställningsförhållandets giltighetstid
  • Slutdatum för anställningsförhållandets giltighetstid, om den är känd
• Frånvarouppgifter
  
  • Start- och slutdatum för anmälningsperioden för frånvaro
  • Orsak till den avlönade frånvaron: Föräldraledighet
  • Start- och slutdatum för avlönad frånvaro
• Uppgifter i ersättningsansökan för FPA
  
  • Typ av betalningsuppgift: 2 FPA, familjeledighetsersättning
  • Betalningens referensnummer (högst 20 tecken, får endast innehålla siffror) eller betalningsspecifikation (högst 29 tecken)
    
    • Frivilliga uppgifter
  • Eventuella tilläggsuppgifter till ansökan om ersättning (högst 850 tecken)
    
    • Uppgifterna i anmälan om löneuppgifter förmedlas till behövliga delar till FPA när ansökan formellt är korrekt. Det är onödigt att ange uppgifterna på nytt i tilläggsuppgifterna.

Familjeledighetsersättningen är en engångsersättning, och den kan erhållas endast då arbetsgivaren utifrån kollektiv- eller tjänstekollektivavtal eller arbetsavtal har betalat lön på basis av graviditet eller adoption till sin arbetstagare för minst en månads tid under perioden för graviditetspenning eller för föräldrapenning för adoptivförälder. Den betalda lönen kan också vara kompletteringslön. Se närmare exempel 20.

Ansökan om familjeledighetsersättning lämnas in endast en gång, till exempel när lön har betalats ut för minst en månad (t.ex. 1.2–28.2) eller för minst 30 dagar (t.ex. 15.8–14.9) eller då den sista raten av avlönad graviditetsledighet eller föräldraledighet för adoptivförälder betalas ut. Se närmare exempel 19.

Ersättning för semesterkostnader

Som typ av betalningsuppgift kan väljas FPA, ersättning för semesterkostnader om arbetsgivaren är skyldig att betala semesterlön eller semesterersättning för semester som enligt lag intjänats på basis av graviditets- eller föräldraledighet.

Man kan också ansöka om ersättning för semesterkostnader hos FPA för semester som tjänats in på basis av särskild graviditetsledighet.

Anmälan ska innehålla följande uppgifter:

• Frånvarouppgifter
  
  • Start- och slutdatum för anmälningsperioden för frånvaro
  • Lönebelopp som betalats för frånvarotiden
    
    • Som belopp anges den del av semesterlönen eller semesterersättningen som enligt lag intjänats under graviditets- och föräldraledigheten.
    • Som belopp anges inte 0,00 euro.
  • Start- och slutdatum för avlönad frånvaro
    
    • Tidsperioden ska ingå i anställningstiden.
    • Tidsperioden anges som kalendermånader.
      
      • Under den månad som anmälan gäller ska föräldradagpenning ha betalas för minst 14 dagar.
      • Startdatum ska vara den första dagen i månaden.
      • Slutdatum ska vara den sista dagen i månaden.
  • Orsak till den avlönade frånvaron
    
    • Ersättning för semesterkostnader (23)

Ersättning för semesterkostnader kan sökas efter en oavbruten frånvaroperiod. Ersättning ska sökas inom två år från ingången av den kalendermånad för vilken ersättning önskas.

5.2 Behandling av uppgiften Referensnummer för betalningen och Specifikation av betalning

Det referensnummer som anknyter till FPA:s ersättningsansökan får vara högst 20 tecken långt och det får innehålla enbart siffror.

Den specifikation som anknyter till FPA:s ansökan om ersättning får vara högst 29 tecken lång. Specifikationen får innehålla siffror, bokstäver och vanligaste specialtecken (t.ex. - _ & + /).

Den specifikation som anknyter till FPA:s ersättningsansökan är en alternativ uppgift till ett referensnummer. 

Om ansökningar som bildats utifrån flera anmälningar om löneuppgifter till inkomstregistret används i samma förmånsavgörande, och Specifikation av betalning- eller Referensnummer för betalningen-uppgifter anmälts i dessa, använder FPA enbart den uppgift som getts för den senare tidsperioden (Specifikation av betalning eller Referensnummer för betalningen).

5.3 Utbetalning av förmån till arbetsgivaren

FPA handlägger ansökningar som formellt sett är korrekta (se punkten 5.1).

FPA betalar förmånen till arbetsgivarens bankkonto. Arbetsgivaren kan anmäla kontonumret i FPA:s e-tjänst.

5.4 Tilläggsuppgifter till ansökan om ersättning

I tilläggsuppgifterna i ersättningsansökan kan man skriva en fritt formulerad text som man vill inkludera i FPA:s ersättningsansökan. Texten kan vara högst 850 tecken lång. I ytterligare information ska man inte ange uppgifter som redan angetts i ansökan på nytt.

5.5 Återkallande av ersättningsansökan

Ersättningsansökan kan återkallas via inkomstregistret endast genom att makulera anmälan. En sådan situation kan komma i fråga exempelvis när ansökan har gjorts för fel person. Läs mer om makulering av anmälan i kapitel 6 i anvisningen Korrigering av uppgifter i inkomstregistret.

Om ansökan återkallas är rekommendationen att betalaren ger FPA ytterligare information om situationen exempelvis genom att skicka ett meddelande via e-tjänsten för arbetsgivare eller genom att ringa FPA:s Telefontjänst för arbetsgivare. Om FPA har hunnit fatta beslut om ansökan som återkallas kan makuleringen av ansökan exempelvis leda till att en förmån som betalats ut utan grund återkrävs.

Ersättningsansökan kan inte återkallas med en ersättande anmälan.

6 Korrigering av frånvarouppgifter

6.1 Korrigering av anmälningsperioden för frånvaro

Om en betalare har anmält en felaktig anmälningsperiod för frånvaro, kan uppgiften korrigeras på olika sätt beroende på huruvida typ av betalningsuppgift har anmälts för frånvaroperioden.

1. Typ av betalningsuppgift har anmälts för frånvaroperioden:
   • Betalaren ger en ersättande anmälan där anmälningsperioden för frånvaro rättas och lämnar frånvaroperioderna på nytt, liksom också de uppgifter som tidigare varit korrekta.
2. Typ av betalningsuppgift har inte anmälts för frånvaroperioden, vilket innebär att uppgiften kan korrigeras på två alternativa sätt:
   • Betalaren ger en ersättande anmälan där anmälningsperioden för frånvaro rättas och lämnar frånvaroperioderna på nytt, liksom också de uppgifter som tidigare varit korrekta.
   • Betalaren ger inte någon ersättande anmälan, utan anmäler anmälningsperioden för frånvaro i följande anmälan på så sätt att den innehåller de dagar för vilka frånvarouppgifter getts på fel sätt i den tidigare anmälan. Den nya anmälningsperioden för frånvaro kan ha en annan längd än den tidigare anmälan (se exempel 24). Om samma tid tid har angetts som anmälningsperiod för frånvaro i flera anmälningar om löneuppgifter, utnyttjar användarna av uppgifterna endast den senaste anmälan (med undantag av en anmälningsperiod för frånvaro där semesterkostnadsersättning har angetts som orsak till avlönad frånvaro).

Exempel 25: Anmälningsperioden för frånvaro har getts med två olika anmälningar för tiden 1.1–31.1 och 1.2–28.2. I anmälan för januari har anmälts avlönad frånvaro för tiden 10.1–15.1. (rehabilitering) och för perioden har som typ av betalningsuppgift angetts FPA, ansökan om dagpenning. Med anmälan för februari har anmälts semester under tiden 2.2–12.2. I mars framkommer det att inkomsttagaren på grund av sjukdom varit frånvarande från sitt arbete 19.1–20.1 och fått full lön för denna tid. Betalaren gör en ersättande anmälan för anmälan för januari och ger på nytt uppgifter om en rehabiliteringsperiod 10.1–15.1 för anmälningsperioden för frånvaro 1.1–31.1, på samma sätt som i den ursprungliga anmälan, samt de uppgifter om sjukfrånvaro för tiden 19.1–20.1 som saknades. Frånvarouppgifterna för februari ändras inte, så för den lämnas ingen ersättande anmälan.

Korrigering av uppgifter beskrivs närmare i anvisningen Korrigering av uppgifter i inkomstregistret.

6.2 Korrigering av en frånvaroperiod

Ta del av anvisningarna för korrigering av en FPA-ansökan i kapitel 6.6, om FPA-ansökan om ersättning har fogats till frånvarouppgiften.

6.2.1 En frånvaroperiod är omotiverad

Om en frånvaroperiod anmälts i sin helhet på felaktigt sätt, rättar betalaren uppgifterna med en ersättande anmälan. I den ersättande anmälan anges i övrigt samma uppgifter, men uppgifter om frånvaroperioden och orsaken till frånvaron lämnas inte alls. Om frånvaroperioden omfattade en ansökan om ersättning från FPA ska anmälan makuleras enligt kapitel 5.5.

6.2.2 Frånvaroperioden har inte anmälts

Om frånvaroperioden inte har anmälts för en tidigare anmäld frånvaroperiod, korrigerar betalaren uppgifterna med en ersättande anmälan. I den ersättande anmälan anges i övrigt samma uppgifter, men till anmälan läggs den saknade frånvaroperioden, orsaken till frånvaron och eventuella uppgifter om FPA:s ersättningsansökan.

6.2.3 Startdatumet för en frånvaroperiod är felaktigt

Om startdatumet för en frånvaroperiod anmälts på felaktigt sätt, rättar betalaren uppgifterna med en ersättande anmälan där man i övrigt anmäler samma uppgifter, förutom startdatumet som korrigeras till rätt datum.

6.2.4 Slutdatumet för frånvaroperioden är för sent

Om slutdatumet för frånvaroperioden anmälts felaktigt på så sätt att det rätta slutdatumet är tidigare än vad som angetts i anmälan, rättar betalaren uppgifterna med en ersättande anmälan. I den ersättande anmälan anges i övrigt samma uppgifter, men slutdatumet korrigeras till rätt datum.

6.2.5 Slutdatumet för frånvaroperioden är för tidigt

Om slutdatumet för frånvaroperioden anmälts felaktigt på så sätt att det rätta slutdatumet är senare än det som angetts i anmälan, rättar betalaren uppgifterna med ersättande anmälan. I den ersättande anmälan anges i övrigt samma uppgifter, men slutdatumet korrigeras till rätt datum. Om en frånvaro som anmälts tidigare fortsatt efter anmälningsperioden, kan frånvaron anmälas med följande anmälan (ny anmälan).

6.3 Korrigering av orsaken till frånvaro

Orsaken till frånvaro ska rättas om grunden för frånvaron anmälts felaktigt. En frånvaro kan ha enbart en orsak, och samma frånvarotid kan anmälas med enbart en orsak till frånvaron. Om en inkomsttagare är borta från arbetet på grund av flera orsaker eller om det under frånvaron kommer fram nya orsaker till frånvaron, anmäls till inkomstregistret den orsak utifrån vilken lön i första hand betalas.

Informationen ska rättas till exempel om en frånvaro som anmälts som sjukfrånvaro sist och slutligen orsakats av ett olycksfall i arbetet eller om inkomsttagarens semester ändras på grund av sjukdom, ett olycksfall eller en förlossning och detta framkommer först efter att anmälan sänts.

6.4 Korrigering av ”Frånvaron fortsätter till”-dagen

Betalaren ska korrigera fel i ”Frånvaron fortsätter till” genast när felet upptäcks, så att FPA inte betalar dagpenning utan grund för den tid då arbetsgivaren betalar lön. Anmälan av ”Frånvaron fortsätter till”-dagen beskrivs i kapitel 4.1.

6.4.1 Ett datum som infaller för sent ska korrigeras med ersättande anmälan

Om datumet i ”Frånvaron fortsätter till” infaller för sent ska uppgiften korrigeras med ersättande anmälan. Korrigering av andra frånvarouppgifter beskrivs i kapitel 6.1–6.3 i denna anvisning och i anvisningen Korrigering av uppgifter i inkomstregistret.

6.4.2 Datum som infaller för tidigt och löneuppgifter som saknas korrigeras i en ny anmälan

Om datumet i ”Frånvaron fortsätter till” infaller för tidigt korrigeras uppgiften i en ny anmälan. Samtidigt anmäls alltid också de löneuppgifter som saknas för den aktuella perioden, dvs. betalda prestationer.

Om den lön som betalas för frånvarotiden anmäls i sin helhet i den nya anmälan, anges inget datum i ”Frånvaron fortsätter till”, se kapitel 4.1.

6.5 Korrigering av lönebelopp för avlönad frånvaro

Om betalaren har anmält den lön som betalats för frånvarotiden felaktigt och samtidigt lämnat en ersättningsansökan till FPA (typ av betalningsuppgift 1, 2 eller 3), ska uppgiften om lönebelopp korrigeras med en ersättande anmälan. I den ersättande anmälan anges det totala lönebeloppet för den avlönade frånvaroperioden även om det skulle vara fråga om en tilläggsprestation som betalats senare.

Om lönebeloppet i anmälan varit felaktig, ska betalaren korrigera anmälan enligt anvisningarna för felaktiga löner, se anvisningen Korrigering av uppgifter i inkomstregistret, kapitel 2 och 3.

6.6 Korrigering av en FPA-ansökan

Om det efter att ansökan har skickats framkommer att uppgifter saknas eller att någon uppgift är felaktig, ska arbetsgivaren korrigera uppgifterna med en ersättande ansökan.

För att korrigera uppgifterna används referenser så att korrigeringen riktas till rätt ansökan. Vid FPA skapas en ansökan i PDF-format med ett nytt versionsnummer av den ersättande anmälan.

En ny anmälan ska inte användas för att korrigera uppgifter i en tidigare ansökan.

Korrigering av utbetalt belopp i FPA-ansökan

Förfarandet med en ersättande anmälan ska inte användas regelmässigt i situationer där lönebeloppet som betalas för frånvaron ändras på grund av senare betalningar. En ersättande anmälan, där det lönebelopp för frånvarotiden som angetts i frånvarouppgifterna är större än det som meddelats tidigare, leder vid FPA till att det tidigare beslutet justeras eller korrigeras samt i vissa fall även till att tidigare utbetald dagpenning eller ersättning återkrävs.

Om en tilläggsprestation undantagsvis hänför sig till frånvarotiden efter att ansökan lämnats in och man på grund av tilläggsprestationen vill korrigera en tidigare gjord ersättningsansökan, korrigeras ansökan enligt exempel 30.

Exempel 30: Ytterligare lön för frånvarotiden betalas senare

Betalaren har anmält avlönad sjukfrånvaro för tiden 10.5–31.5 och gjort en FPA-ansökan. I anmälan är lönen för frånvarotiden 2 500 euro. Senare betalas för sjukfrånvaron 100 euro i tilläggsprestation som betraktas som lön för sjuktid.

Betalaren lämnar en ersättande anmälan till den ursprungliga anmälan och ändrar däri lönen för frånvarotiden till 2 600 euro. I övrigt lämnas samma uppgifter som i den ursprungliga anmälan.

Makulering av ansökan

En felaktig ansökan makuleras endast i undantagsfall, exempelvis när anmälan har gjorts för fel person. Då handlar det om att återkalla ansökan (läs mer i punkt 5.5).

Närmare anvisningar om makulering finns i kapitel 6 i anvisningen Korrigering av uppgifter i inkomstregistret.

Ett fel upptäcks hos FPA

FPA utreder eventuella fel eller motstridiga uppgifter tillsammans med betalaren genom att kontakta den e-postadress för kontaktpersonen som angetts i anmälan.