Anmälan av information till inkomstregistret: företagsomstruktureringar

Har getts
28.9.2020
Diarienummer
VH/6377/00.01.00/2020
Giltighet
28.9.2020 - Tills vidare

1 Olika sätt att genomföra en företagsomstrukturering

En företagsomstrukturering kan genomföras på olika sätt, till exempel som en fusion, fission eller verksamhetsöverlåtelse.

Vid en fusion fusioneras ett eller flera bolag med ett övertagande bolag eller också bildar minst två bolag tillsammans ett nytt övertagande bolag.

Vid en fission övergår ett bolags tillgångar och skulder (helt eller delvis) till två eller flera övertagande bolag. Vid en total fission upplöses det ursprungliga bolaget och två eller flera nya bolag kan bildas i anslutning till delningen.

Vid en verksamhetsöverlåtelse överlåter bolaget enligt överenskommelse de tillgångar som hänför sig till verksamhetsgrenen och de skulder som hänför sig till tillgångarna som överförs till det aktiebolag som fortsätter verksamheten. Överföringen kan ske antingen till ett bolag som bildas för verksamhetsöverföringen eller till ett befintligt bolag.

En företagsomstrukturering träder i kraft när den har antecknats i handelsregistret. Efter företagsomstruktureringen är det företag som fortsätter verksamheten arbetsgivare.

Sättet att genomföra företagsomstruktureringen är inte ensamt avgörande för hur sättet att lämna uppgifter till inkomstregistret ändras eller om det ändras över huvud taget. Detaljerna i företagsomstruktureringen avgör om det blir ändringar i anmälningsskyldigheten.

Om företaget försätts i konkurs påverkar även det skyldigheten att lämna uppgifter. Ett konkursbo kan i egenskap av ställföreträdande betalare betala arbetstagarnas löner på den egentliga arbetsgivarens vägnar. Då anmäler konkursboet i egenskap av ställföreträdande betalare de löner som konkursboet betalat och konkursgäldenären anmäler i egenskap av egentlig arbetsgivare de av konkursboet betalda lönerna för vilka arbetsgivaren betalar socialskyddsavgifter. För alla anmälningar som getts av den ställföreträdande betalaren ska också den egentliga arbetsgivarens motsvarande anmälningar göras. Beroende på situationen lämnas den egentliga arbetsgivarens anmälan antingen av den arbetsgivare som gått i konkurs eller av den som sköter konkursen. Mer information om konkurser finns i anvisningen Anmälan av information till inkomstregistret: prestationer som betalas av en ställföreträdande betalare.

2 När betalaren eller betalarens FO-nummer ändras till följd av en företagsomstrukturering

FO-numret kan ändras till följd av en företagsomstrukturering eller till exempel om företagsformen ändras.

Anställda i ett företag som lagts ned vid en företagsomstrukturering kan till följd av omstruktureringen överföras till det företag som övertar verksamheten. De övergående arbetstagarnas löner anmäls till inkomstregistret med det övertagande bolagets FO-nummer från den tidpunkt när företagsomstruktureringen träder i kraft.

En företagsomstrukturering kan också genomföras så att ett helt nytt bolag med nytt FO-nummer fortsätter verksamheten (till exempel om ett helt nytt bolag bildas i anslutning till en fusion). I en sådan situation ska lönerna till anställda i de bolag som upphört anmälas i det nya bolagets namn från och med att företagsomstruktureringen trätt i kraft.

När verksamheten fortsätter med det övertagande företagets FO-nummer, påverkar företagsomstruktureringen inte anmälningar och rättelser av löneuppgifterna för de inkomsttagare som var i det övertagande företagets tjänst före företagsomstruktureringen.

Huruvida FO-numret för den som betalar prestationen ändras till följd av företagsomstruktureringen är det väsentliga även vid en verksamhetsöverlåtelse eller en fission.

Löner som betalats efter företagsomstruktureringen anmäls till inkomstregistret på normalt sätt enligt kontantprincipen. Det företag som fortsätter verksamheten anmäler betalda prestationer till inkomstregistret senast på den femte kalenderdagen efter betalningsdagen.

Att FO-numret har ändrats ska tas i beaktande även vid betalning av skatter på eget initiativ. Sådana skatter på eget initiativ som har anmälts med det nya FO-numret ska också betalas med referensnumret för detsamma FO-numret. Betalaren ska alltid säkerställa att FO-numrets referensnummer för skatter på eget initiativ används vid betalningen av skatter på eget initiativ.

2.1 Anmälan av pensionsarrangemangnummer

När ett företags verksamhet upphör till följd av en företagsomstrukturering upphör även avtalet om pensionsförsäkring. När lön betalas efter företagsomstruktureringen ska också lönerna till de arbetstagare som övergått i det övertagande bolagets tjänst anmälas med det övertagande företagets pensionsarrangemangnummer. Om verksamheten fortsätter i ett helt nytt bolags namn (dvs. till exempel om ett helt nytt bolag bildas i anslutning till en fusion), ska ett separat pensionsförsäkringsavtal upprättas för detta bolag.

2.2 Anmälan av uppgifter om arbetsolycksfalls- och yrkessjukdomsförsäkring

Arbetsolycksfallsförsäkringsbolagets bolagskod och försäkringsnumret för arbetsolycksfalls- och yrkessjukdomsförsäkringen är obligatoriska uppgifter bara om arbetsgivaren försäkrat sina arbetstagare med fler än en lagstadgad arbetsolycksfalls- och yrkessjukdomsförsäkring.

Vid en företagsomstrukturering ska arbetsolycksfalls- och yrkessjukdomsförsäkringen avslutas. Det övertagande företagets försäkring omfattar även det överlåtna företagets funktioner från och med att företagsomstruktureringen träder i kraft. Om verksamheten fortsätter i ett helt nytt bolag (till exempel om ett helt nytt bolag bildas vid fusion), ska det nya bolaget teckna en egen arbetsolycksfalls- och yrkessjukdomsförsäkring.

Försäkringen ska tecknas innan anställningsförhållandet inleds, dvs. försäkringen ska vara i kraft då arbetstagaren inleder sitt arbete.

2.3 Anmälan av uppgifter om anställningsförhållande

Ett anställningsförhållande anmäls inte som ett anställningsförhållande utan avbrott om verksamheten har fortsatt med ett nytt bolags FO-nummer efter företagsomstruktureringen. Som anställningsförhållandets första dag anges den dag när företagsomstruktureringen trädde i kraft.

3 Korrigering av löneuppgifter efter en  företagsomstrukturering

Arbetsgivaren eller någon annan prestationsbetalare ska utan dröjsmål korrigera en felaktig uppgift som anmälts, när felet har upptäckts.

Även vid en företagsomstrukturering kan det bli aktuellt att korrigera uppgifter som anmälts tidigare. Korrigeringen görs i allmänhet genom att en ersättande anmälan lämnas för den ursprungliga betalningsdagen.

Om betalarens kundnummer har ändrats, ska den tidigare anmälan korrigeras med det gamla kundnumret genom att en ersättande anmälan lämnas för den ursprungliga betalningsdagen. Korrigering av uppgifter med det gamla kundnumret förutsätter att kundnumret har varit i kraft på den ursprungliga betalningsdagen. Som uppgifter om arbetspensionsförsäkring anmäls det pensionsarrangemangnummer som var i kraft på den ursprungliga betalningsdagen. Om betalaren har haft flera arbetsolycksfallsförsäkringar, anges det försäkringsnummer som var i kraft på betalningsdagen.

En ersättande anmälan kan lämnas via det tekniska gränssnittet om möjligheten att hantera ärenden även på en annans vägnar har registrerats i inkomstregistret som användningsändamål för det tekniska gränssnittet. Om fullmakterna för det företag som inte längre har verksamhet fortfarande är i kraft är det möjligt att göra en korrigering med webblanketten i inkomstregistrets e-tjänst. Suomi.fi-fullmakter som getts innan företagets verksamhet upphörde är i kraft i 12 månader från att FO-numret upphörde att gälla. Om det inte är möjligt att lämna en elektronisk anmälan kan korrigeringen göras på en pappersblankett.

Efter att företagsomstruktureringen trätt i kraft är det vanligt att sådana löner eller kostnadsersättningar betalas som hänför sig till tiden före företagsomstruktureringen. Om betalningsdagen infaller efter företagsomstruktureringen, ska betalningarna anmälas på vanligt sätt med betalarens kundnummer och det pensionsarrangemangnummer som är i kraft på betalningsdagen samt ett eventuellt försäkringsnummer från olycksfallsförsäkringsbolaget. Anmälningar som lämnats tidigare ska inte korrigeras.

Ett fel i löneuppgifterna kan hänföra sig till antingen anmälan eller betalningen. Ett fel i anmälan betyder att inkomsten har betalats rätt men anmälts felaktigt till inkomstregistret. Vid ett fel i betalningen däremot har anmälan gjorts korrekt i förhållande till den utbetalda inkomsten men inkomsten har betalats ut till fel belopp. Läs mer om hur anmälningar till inkomstregistret ska korrigeras och makuleras.

3.1 Fel i anmälan

Ett fel som uppkommit i anmälningsskedet ska korrigeras så att en ersättande anmälan lämnas för den ursprungliga betalningsdagen med det kundnummer som var i kraft den dagen. Som arbetspensionsanstaltens pensionsarrangemangnummer anges det nummer som fortfarande var i kraft på den ursprungliga betalningsdagen, likaså efter behov ett eventuellt försäkringsnummer från olycksfallsförsäkringsbolaget.

I vissa fall ska en anmälan korrigeras så att den ursprungliga anmälan makuleras. Därefter lämnas en ny anmälan med korrekta uppgifter för den ursprungliga betalningsdagen. Sådana situationer är bland annat korrigeringar av pensionsarrangemansnumret och vissa försäkringsuppgifter. Om en korrigering görs så att den tidigare anmälan makuleras och en ny anmälan lämnas ska det pensionsarrangemangnummer som var i kraft på den ursprungliga betalningsdagen användas även i den nya anmälan.

3.2 Fel i betalning

3.2.1 Betalning till för lågt belopp – mer betalas efter företagsomstruktureringen

Om inkomsttagaren har fått för lite lön ska den ursprungliga anmälan inte korrigeras. Däremot ska betalaren lämna en ny anmälan om den bortglömda prestationen senast den femte kalenderdagen efter betalningen av den.

Exempel 1: Bolag K fusioneras 1.5.2020 med bolag T. Bolag T fortsätter sin verksamhet med det gamla FO-numret och pensionsarrangemangnumret. Bolag K:s tidigare nummer är inte längre i kraft efter fusionen 1.5.2020.

Inkomsttagaren har arbetat i K:s tjänst före fusionen och efter fusionen i T:s tjänst. I juni uppdagas att övertidsersättningar som uppkommit i början av 2020 inte har betalats till inkomsttagaren.

Felet korrigeras i samband med T:s löneutbetalning 30.6.2020. De belopp som saknats betalas från T:s konto och registreras i T:s bokföring.

Exempel 2: Bolag K fusioneras 1.5.2020 med bolag T till den nya organisationen S. Den nya organisationen får ett nytt FO-nummer och ett nytt pensionsarrangemangnummer. Ingetdera av de överlåtande bolagens nummer är längre i kraft efter fusionen 1.5.2020.

Inkomsttagaren har arbetat i K:s tjänst före fusionen och efter fusionen i S:s tjänst. I juni uppdagas att övertidsersättningar som uppkommit i början av 2020 inte har betalats till inkomsttagaren.

Felet korrigeras i samband med S:s löneutbetalning 30.6.2020. De belopp som saknats betalas från S:s konto och registreras i S:s bokföring.

I exempel 2 anmäls uppgifterna till inkomstregistret med betalarens dvs. S:s nummer och med det pensionsarrangemangnummer och eventuella försäkringsnummer som var i kraft vid den aktuella tidpunkten. Uppgifterna anmäls enligt kontantprincipen: Det har ingen betydelse under vilken tid de obetalda övertidsersättningarna har uppkommit. Avgörande är när ersättningarna betalas till inkomsttagaren. I den här situationen behöver anmälningar som lämnats tidigare inte korrigeras.

Om inkomsten hade betalats före fusionen 1.5.2020 men inte anmälts till inkomstregistret, skulle anmälan göras med K:s FO-nummer och med det pensionsarrangemangnummer och eventuella försäkringsnummer som var i kraft på den ursprungliga betalningsdagen.

3.2.2 Prestation till för högt belopp – anmälan efter företagsomstruktureringen

Rekommendationen är att inkomst som betalats till ett för högt belopp alltid anmäls som ogrundad förmån. Kvittning, det vill säga förskottslöneförfarande rekommenderas inte. En ogrundad förmån ska anmälas så att en ersättande anmälan lämnas för den ursprungliga betalningsdagen. En prestation till för högt belopp anges så att uppgiften Ogrundad förmån läggs till det ursprungliga inkomstslaget.

Att hantera prestationen som förskottslön med en anmälan om löneuppgifter till inkomstregistret är tillåtet endast om prestationen till för högt belopp kan återkrävas till fullt belopp i samband med den löneutbetalning som följer efter att felet upptäcktes.

Exempel 3: Bolag K har betalat för hög lön till inkomsttagaren 1.1–30.4.2020. Felet upptäcks efter 1.5.2020. K:s FO-nummer har inte varit i bruk sedan 1.5.2020. Inkomsttagaren har varit anställd i K fram till fusionen och hos organisation S efter fusionen.

Den ogrundade förmånen ska anmälas med en ersättande anmälan i K:s namn. I anmälan anges det FO-nummer, det pensionsarrangemangnummer och det eventuella försäkringsnummer som var i kraft vid den aktuella tidpunkten. Prestationen till för högt belopp anges så att uppgiften Ogrundad förmån läggs till det ursprungliga inkomstslaget. 

Läs mer om ogrundad förmån: Korrigering av uppgifter i inkomstregistret.

3.2.3 Arbetsgivarens separata anmälan korrigeras på samma gång

När en anmälan av löneuppgifter korrigeras och korrigeringen påverkar beloppet av arbetsgivarens sjukförsäkringsavgift ska även arbetsgivarens separata anmälan korrigeras.

Om en del av prestationen blivit en ogrundad förmån ska beloppet av arbetsgivarens sjukförsäkringsavgift beräknas utifrån det belopp som inte omfattar den ogrundade förmånen. Korrigeringen görs för den ursprungliga betalningsmånaden med det FO-nummer som gällde vid den tidpunkten.

3.2.4 Betalning till för högt belopp – återkrav efter företagsomstruktureringen

Om företagets verksamhet med det gamla FO-numret har upphört och fortsätter med ett annat FO-nummer, ska anmälan om ogrundad förmån och anmälan om återkrav lämnas med olika FO-nummer. På motsvarande sätt anges respektive företags arbetspensionsanstalts pensionsarrangemangnummer och olycksfallsförsäkringsbolags eventuella försäkringsnummer som var i kraft på vardera betalningsdagen.

Om inkomsttagaren har betalat tillbaka det som hen hade fått för mycket, ska återkravet anmälas på anmälan för den lönebetalningsperiod under vilken inkomsttagaren betalade tillbaka prestationen till för högt belopp.

Återkravet anmäls med kundnumret för det företag som inkomsttagaren gör återbetalningen till. I anmälan anges det pensionsarrangemangnummer och det eventuella försäkringsnummer som var i kraft på återkravsdagen.  

Exempel 4: Bolag K har betalat för hög lön till inkomsttagaren 1.1–30.4.2020. Felet upptäcks efter 1.5.2020. K:s FO-nummer har inte varit i bruk sedan 1.5.2020. Inkomsttagaren betalar prestationen till för högt belopp tillbaka till organisation S:s konto under sommaren. Inkomsttagaren har varit anställd i K fram till fusionen och i S efter fusionen.

S anmäler återkravet på anmälan för den lönebetalningsperiod under vilken pengarna återbetalades. Anmälan ska lämnas med det FO-nummer och det pensionsarrangemangnummer och eventuella försäkringsnummer som var i kraft på den ursprungliga återkravsdagen. För prestationen till för högt belopp ska en anmälan om ogrundad förmån göras genom en korrigering av den ursprungliga anmälan som redogjorts för ovan.

Exempel 5: Inkomsttagaren har arbetat i bolag K:s tjänst. Anställningen upphörde i april 2020. Att anställningen hade upphört kom till löneadministrationens kännedom först i maj och därför betalades den sista lönen inte under april. I april betalades 500 euro för mycket i lön och därför ska en del av inkomsttagarens månadslön återkrävas. I maj betalas semesterpenning och semesterersättning för outtagen semester samt tillägg för kvälls- och helgskift (sammanlagt 700 euro).

Bolag K:s FO-nummer och pensionsarrangemangnummer har inte varit i bruk sedan 1.5.2020. Ersättningarna och tilläggen betalas från organisation S:s konto och registreras i S:s bokföring.

Uppgiften om den ogrundade förmånen (500 euro) lämnas med en anmälan i K:s namn som ersätter den ursprungliga anmälan. S anmäler uppgifterna om återkravet på anmälan för den lönebetalningsperiod under vilken pengarna återbetalades. Det som S har betalat (sammanlagt 700 euro) ska anmälas med S:s FO-nummer enligt kontantprincipen.

Efter en företagsomstrukturering finns det skäl att notera att ett återkrav av en prestation till för högt belopp från det gamla bolaget ska göras som ett bruttoåterkrav i det nya bolagets namn. Nettoåterkrav får inte tillämpas. Detta förfarande ska tillämpas om det bolag som återkräver prestationen till för högt belopp inte hade någon gällande skatteperiod när prestationen betalades ut till inkomsttagaren. Om bolaget inte har någon skatteperiod som återkravet kan hänföras till kommer uppgifterna inte att summeras rätt i Skatteförvaltningens datasystem. Summan av skatter på eget initiativ får inte vara negativ.

Läs mer om återkrav: Korrigering av uppgifter i inkomstregistret.

4 Korrigering av frånvarouppgifter efter en företagsomstrukturering

Om frånvarouppgifter anmäls för den tid som föregick företagsomstruktureringen ska de anges med FO-numret för det företag som var arbetsgivare före företagsomstruktureringen.

Exempel 6: Uppgifter om inkomsttagarens sjukfrånvaro i april kom in för sent till löneadministrationen och behandlas först i samband med lönebetalningen i maj. Inkomsttagarens totala lön för april ändras inte.

Inkomsttagaren var i bolag K:s tjänst under början av året. K:s FO-nummer har inte varit i bruk sedan 1.5.2020. Inkomsttagaren har varit i organisation S:s tjänst sedan 1.5.2020.

När arbetsgivaren anmäler frånvarouppgifterna till inkomstregistret ska de anmälas med K:s FO-nummer till den del de gäller frånvaro i april, när det gamla FO-numret fortfarande var i kraft. Om uppgifterna anmäls med S:s FO-nummer kan informationsanvändare inte nödvändigtvis hitta dem.

Full lön hade betalats för april även om 2/3 borde ha betalats för sjukledigheten. På grund av överbetalningen ska en del av lönen återkrävas.

Prestationen till för högt belopp ska korrigeras som en ogrundad förmån. Den ogrundade förmånen anmäls genom en korrigering av K:s anmälan om löneuppgifter för april och arbetsgivarens separata anmälan. Även frånvarouppgifterna ska korrigeras med K:s FO-nummer på anmälan om löneuppgifter för april.

När inkomsttagaren har betalat tillbaka prestationen till för högt belopp till S görs en anmälan om återkrav med S:s FO-nummer.