Anmälan av information till inkomstregistret: frånvarouppgifter

Har getts
2.11.2018
Diarienummer
VH/2213/07.01.05/2018
Giltighet
2.11.2018 - Tills vidare

Anvisningen är avsedd för prestationsbetalare. Anvisningen innehåller en beskrivning av

  • anmälning av avlönade och oavlönade frånvaron till inkomstregistret
  • anmälning av uppgifter om ansökning om FPA-ersättning till inkomstregistret
  • korrigering av frånvarouppgifter.

Anvisningen har uppdaterats 2.11.2018:

  • I kapitel 4 har värde 10 Studieledighet tagits bort och värde 7 Partiell vårdledighet lagts till värdelistan för orsak till avlönad frånvaro. Handledningen har preciserats så att anmälan av lön från frånvarotid alltid är obligatoriskt. Handledningen för avsnitt 4.14 har preciserats så att avlönad studieledighet kan anmälas genom att använda värdet "Avlönad frånvaro på grund av en annan orsak."
  • I avsnitt 5.1 har uppgifterna som behövs till FPA:s ersättningsansökan specificerats. I avsnitt 5.2 har leveranssättet för FPA:s brev specificerats. I avsnitt 5.4 har specifikationens maximilängd specifierats.

Anvisningen har uppdaterats 15.11.2018:

  • I kapitel 3 har kodvärden för oavlönad frånvaro korrigerats.

Anvisningen har uppdaterats 5.12.2018:

  • I kapitel 3 har kodvärden för oavlönad frånvaro korrigerats.

Anvisningen har uppdaterats 21.12.2018:

  • I avsnitt 5.4 har den tillåtna längden för specifikationen av betalningen korrigerats till 29 tecken.

1 Frånvaro

Det är frivilligt att anmäla frånvarouppgifter till inkomstregistret. Om frånvarouppgifter anmäls på omfattande sätt i anmälan om löneuppgifter, begär inte uppgiftsanvändarna och inkomsttagarna separata intyg över sådan frånvaro som anmälts på rätt sätt till inkomstregistret av prestationsbetalaren. Uppgiftsanvändarna kan dra nytta av frånvarouppgifter, om de anmäls regelbundet.

De betalda prestationerna anmäls till inkomstregistret antingen som ett totalt belopp (anmälningssätt 1) eller mer specificerat än det obligatoriska anmälningssättet genom att använda de för ändamålet avsedda särskilda kompletterande inkomstslagen (anmälningssätt 2). Anmälningen av frånvarouppgifter anknyter inte till sättet att anmäla penninglöner. Med andra ord är det möjligt att anmäla frivilliga kompletterande frånvarouppgifter, trots att penningslönen anmäls med anmälningssätt 1. På motsvarande sätt kan betalaren låta bli att anmäla frånvarouppgifter, trots att den anmäler penninglöner på specificerat sätt enligt anmälningssätt 2.

Frånvaron anmäls enbart vad gäller inkomsttagare som står i ett anställningsförhållande. Om inkomsttagaren inte står i ett anställningsförhållande eller uppdragsförhållande, anmäls inte frånvaron till inkomstregistret.

Om oklarheter förekommer i de anmälda uppgifterna, begär användarna av uppgifterna i inkomstregistret närmare uppgifter i första hand av den kontaktperson som ansvarar för materialinnehållet, antingen per telefon eller med skyddad e-post. Därför är det viktigt att anmäla e-postadressen för kontaktpersonen för innehållet. Adressen kan vara till exempel en e-postadress för en grupp, vilken läses dagligen och varifrån frågor styrs till den sakkunnige inom den aktuella anmälan.

Uppgifter om en inkomsttagares frånvaro anmäls senast i anmälan för följande löneutbetalningsperiod. Till exempel frånvaron under löneutbetalningsperioden 01/20xx ska alltså anmälas senast med anmälan för löneutbetalningsperioden 02/20xx. På så sätt får användarna av uppgifterna, såsom handläggarna av förmåner, tillgång till frånvarouppgifterna tillräckligt snabbt.

Frånvarouppgifter anmäls enbart för heldagsfrånvaron. Informationsinnehållet i en anmälan till inkomstregistret möjliggör inte att del- eller heltidsfrånvaro avskiljs från varandra. En partiell frånvaro anmäls enbart om en sjukfrånvaro som varat i åtminstone en hel dag börjat mitt under arbetsdagen. Vid behov utreder uppgiftsanvändarna uppgifter som gäller partiell frånvaro från andra ställen ån från inkomstregistret.

Frånvaron som pågår hela dagen och anknyter till utförande av deltidsarbete anmäls inte. Till exempel är det möjligt att komma överens om deltidsarbete till 50 % av arbetstiden på så sätt att arbete utförs på heltid varannan vecka. I så fall anmäls inte de veckor då arbete inte utförs utifrån deltidsarbetet som frånvaro i inkomstregistret. Om en inkomsttagare är till exempel deltidspensionerad, anmäls inte de så kallade pensionsveckorna och inte heller de veckor då inkomsttagaren inte är i arbete som frånvaro. Om en frånvaro som beror på en annan orsak än pension utsträcker sig till en vecka då arbete inte utförs på grund av pensionen, anmäls dock frånvaron normalt. Till exempel kan sjukfrånvaro börja under en arbetsvecka och fortsätta under en pensionsvecka.

Om en inkomsttagare är borta från arbetet till exempel på grund av rehabilitering, anmäls enbart heldagsfrånvaron i frånvarouppgifterna.

1.1 Anmälningsperiod för frånvaro

Anmälningsperioden för frånvaro är den period för vilken eventuella frånvaron för inkomsttagaren är kända för anmälaren vid anmälningstidpunkten. Betalaren anmäler som startdatum det datum fram till vilket frånvaroperioderna tidigare anmälts (den dag som följer efter den tidigare anmälda tidsperioden antecknas). Som slutdatum anmäls den dag till vilken frånvaron är känd av anmälaren eller i arbetsgivarens system.

En frånvaro som överenskommits för en tidpunkt i framtiden, till exempel tiden för faderskapsledighet eller rehabilitering, anmäls i det skede då alla frånvaron som föregår denna också är kända.

Exempel 1. Anmälningsperioden för frånvaro, inte en enda frånvarodag

I anmälarorganisationen antecknar cheferna inkomsttagarnas frånvaro i arbetsgivarens system i regel senast på den dag som följer efter frånvaron. När löneuppgifterna för anställda med månadslön anmäls till inkomstregistret till exempel för september 10.9.20xx, har frånvaron antecknats i arbetsgivarens system åtminstone fram till 8.9.20xx. Frånvaron i augusti har anmälts till inkomstregistret fram till 8.8.20xx i anmälan om löneuppgifter för augusti. I så fall anges i anmälan om löneuppgifter för september 9.8.20xx som startdatum och 8.9.20xx som slutdatum i anmälningsperioden för frånvaro.



Andra uppgifter som hör till Frånvaro-datagruppen anmäls inte, eftersom inkomsttagaren inte varit borta från sitt arbete en enda arbetsdag.

Exempel 2. Anmälningsperiod för frånvaro, en sjukdag (jfr. exempel 1)Inkomsttagaren har varit sjuk 15.8 och fått sjuklön för denna dag.

Startdatumet för en anmälningsperiod för frånvaro ska vara samma eller ett tidigare datum än startdatumet i den tidigare frånvaroperioden för samma anmälan. Slutdatumet för anmälningsperioden för frånvaron ska vara det samma eller ett senare datum än slutdatumet i den senaste frånvaroperioden. Till exempel då en flera månader lång moderskapsledighet anmäls, ska slutdatumet i anmälningsperioden för frånvaron vara samma eller senare än slutdatumet för moderskapsledigheten.

Anmälningsperiod för frånvaro anmäls i varje anmälan om löneuppgifter. Om ändringar inte äger rum i uppgifterna, anmäls samma uppgifter på nytt.
Användarna av uppgifter kan begära precisioner av ansvarspersonen för innehållet, om uppgifterna är motstridiga eller om en anmälningsperiod för frånvaro inte fortsätter oavbrutet från en anmälan till den följande.

Anmälningsperioden för frånvaro kan vara av olika längd för olika anmälningar. Tidsintervallet kan vara överlappande på olika anmälningar, till exempel om en frånvaroperiod är känd långt in i framtiden, och nya anmälningar senare ges för denna (se exemplen 16 och 17 om anmälning av moderskaps- och föräldraledighet). En anmälningsperiod för frånvaro kan överlappa ett tidigare anmält tidsintervall också om den tidigare anmälda frånvaron fortsätter oavbrutet. Tidsintervallet kan börja före 1.1.2019, om den oavbrutna frånvaron som ska anmälas börjat innan denna tid.

Betalaren kan börja anmälningen av frånvaron till inkomstregistret också mitt under kalenderåret. Om anmälningsperioder för frånvaro anmälts och fel upptäcks i dessa senare, ska betalaren rätta de felaktiga uppgifterna. Alla ändrade uppgifter ska rättas, detta påverkas inte av om frånvaron anmälts i den ursprungliga anmälningsperioden eller inte. Om uppgiftsanvändarna behöver frånvaron för den tid då betalaren inte anmält en period av frånvaro till inkomstregistret, utreder användarna dessa från andra ställen. Om betalaren anmält en anmälningsperiod om frånvaro, litar uppgiftsanvändarna på den information som finns i inkomstregistret.

Exempel 3. En inkomsttagare har varit permitterad på heltid från och med 15.8 och vid anmälningstidpunkten av permitteringen är det känt att den pågår fram till 15.10.

 

Anmälningsperioden för frånvaro behövs i handläggningen av förmåner. Utifrån tidsintervallet får uppgiftsanvändarna information om för vilken tid frånvarouppgifter anmälts och om frånvaron förekommit under tidsperioden i fråga.

Om det senare kommer fram att en anmälningsperiod som gäller frånvaro är felaktig, ger betalaren en ersättande anmälan till inkomstregistret. Korrigering av uppgifter beskrivs närmare i anvisningen Korrigering av uppgifter i inkomstregistret. Korrigering av anmälningsperioder som gäller frånvaro beskrivs också i kapitel 6.1 i denna anvisning.

2 Frånvaroperioder

En inkomsttagare kan vara borta från arbetet på grund av flera olika orsaker under samma löneutbetalningsperiod. Enbart en orsak anmäls för varje frånvaroperiod. Om frånvaron fortsätter med samma orsak, är det möjligt att med en senare anmälan ange samma begynnelsedag och ändra slutdagen för frånvaron.

Inkomstregistret granskar inte om frånvaroperioden anmälts partiellt eller i sin helhet redan tidigare eller om samma tid ingår i en annan avlönad eller oavlönad frånvaroperiod. Systemen hos uppgiftsanvändarna kan däremot jämföra den anmälda frånvaroperioden mot en tidigare anmäld frånvaroperiod och fråga ytterligare uppgifter av betalaren om uppgifterna är motstridiga. Därtill kan förmånshandläggaren eller inkomsttagaren kontakta betalaren om inexaktheter förekommer i frånvaroperioderna.

Felaktigt anmälda uppgifter ska rättas med en ersättande anmälan.

Varje oavbrutna frånvaroperiod anmäls separat. En oavbruten frånvaro kan innehålla veckoledighet, men en avlönad och oavlönad period ska anmälas som olika perioder.

Frånvaroperioder utnyttjas i så gott som alla avgöranden om förmåner. I samband med orsakerna till frånvaro har det refererats på vilka förmåner varje anmälan om frånvaro påverkar och vad som särskilt ska beaktas i anmälningen av frånvaro.

Inverkan av veckoledighet på anmälningen av en frånvaroperiod

En frånvaroperiod anmäls till inkomstregistret på det sätt som inkomsttagaren kommit överens om tillsammans med sin chef om frånvaron, antingen som en period också vad gäller veckoledighet eller separat före och efter veckoledigheten. Anmälningssättet kan inverka på behandlingen av förmånen, om inkomsttagaren ansöker om en förmån också för tiden för veckoledighet, till exempel för lördag utan att handläggarna av förmånerna har information om veckoledighet.

Exempel 4. Anmälning av frånvaro för tiden för veckoledighet 

En inkomsttagare arbetar från måndag till fredag (5 dagar per vecka) och är borta från jobbet på fredag och måndag på grund av att barnet är sjukt. Frånvaron anmäls som oavbruten frånvaro och som orsak anges ”Sjukt barn eller tvingande familjeskäl”. Om en inkomsttagare ansöker om specialvårdspenning, kan den beviljas också lördagar som faller bort.

2.1 Startdatum

Som startdatum anmäls startdatumet för varje oavbruten frånvaroperiod. Om orsaken till frånvaron ändras under en oavbruten frånvaro, ska frånvaron anmälas som en egen tidsperiod.

Det är möjligt att det anmäls att frånvaroperioden börjar tidigare än löneutbetalningsperioden och slutar senare än löneutbetalningsperioden. Om en frånvaro som anmälts tidigare fortsätter oavbrutet, anmäls startdatumet för den oavbrutna frånvaron eller kalenderdagen efter det tidigare anmälda slutdatumet som startdatum.

2.2 Slutdatum

Som slutdatum anmäls startdatumet för varje oavbruten frånvaroperiod. Om frånvaron fortsätter tillsvidare, anmäls som slutdatum slutdatumet för arbetsförhållandet eller till exempel kalenderårets sista dag eller en annan dag från och med vilken en ny preciserande anmälan lämnas in om frånvaron.

2.3 Antal frånvarodagar

Som antalet frånvarodagar anmäls det antal arbetsdagar som ingår i frånvaroperioden. Antalet frånvarodagar är en kompletterande tilläggsuppgift som kan anmälas frivilligt. Anmälning av tidsmässiga frånvaroperioder (start- och slutdatum) räcker för största delen av de uppgiftsanvändare som drar nytta av frånvarouppgifter.

3 Oavlönad frånvaro

Betalaren väljer orsaken till den oavlönade frånvaron från värdelistan.

Kod

Förklaring

1

Sjukdom

2

Partiell sjukfrånvaro

3

Moderskaps-, faderskaps- och föräldraledighet

4

Särskild moderskapsledighet

5

Rehabilitering

6

Sjukt barn eller tvingande familjeskäl

7

Partiell vårdledighet

8

Utbildning

9

Alterneringsledighet

10

Studieledighet

11

Strejk eller lockout

12

Avbrott i utbud av arbete

13

Tjänstledighet

14

Repetitionsövning

15

Militär- eller civiltjänst

16

Permittering

17

Vårdledighet

99

Annan orsak

 

Uppgifter om frånvaroorsaker av känslig karaktär anmäls inte till inkomstregistret.

3.1 Oavlönad sjukfrånvaro

Orsaken väljs om inkomsttagaren på grund av sjukdom eller ett olycksfall är borta från arbetet och lön inte betalas för tiden för frånvaro. Frånvaro på grund av ett arbetsolycksfall kan anmälas enbart som avlönad frånvaro. Om lön inte betalas under frånvaro som orsakats av ett olycksfall i arbetet (t.ex. om arbetsgivaren inte har skyldighet att betala lön för sjuktid på grund av ett olycksfall i arbetet, eftersom lönebetalningsskyldigheten enligt kollektivavtalet upphört), anmäls frånvaron som sjukfrånvaro.

Antingen har ett läkarintyg uppvisats för arbetsgivaren för frånvarotiden eller så är arbetstagaren borta från arbetet med en egen anmälan. Detta påverkar inte anmälningen av frånvaro.

Frånvaron ska fortsätta i åtminstone en full arbetsdag, annars anmäls den inte till inkomstregistret.

Betalaren anmäler den arbetsdag från och med vilken inkomsttagarens oavbrutna sjukfrånvaro börjat som startdatum. Som startdatum anmäls det datum då inkomsttagaren avlägsnat sig från arbetsplatsen på grund av sjukdom, det vill säga att inkomsttagaren varit i arbete en del av dagen innan insjuknandet. Om lön för ordinarie arbetstid betalas för en avbruten arbetsdag, anmäls den avbrutna arbetsdagen som avlönad frånvaro. En förutsättning är att den frånvaro som ska anmälas fortsätter åtminstone under följande kalenderdag som avlönad eller oavlönad frånvaro. Enskilda sjukfrånvaron som inte varar i en hel arbetsdag anmäls inte till inkomstregistret. Om en inkomsttagare insjuknar då arbetsdagen upphört, anmäler inte betalaren arbetsdagen i fråga som en frånvarodag.

Inom timlönebranscher kan den första dagen vara en oavlönad karensdag, och längden på sjukfrånvaron inverkar på hur den fastställs. I dessa situationer anmäls frånvaron efter att det står klart om karensdagen är avlönad eller inte.

Exempel 5. Anmälan om oavlönad sjukfrånvaroperiod 

- En inkomsttagare underrättar sin chef om en sjukdom och går hem mitt under arbetsdagen måndag 13.5 och meddelar att han är borta på grund av sjukdomen fram till torsdag 16.5. Inkomsttagaren uppsöker läkare fredag 17.5 och överlämnar ett läkarintyg om arbetsoförmåga för tiden 17.5–26.5. 

- Betalaren anmäler sjukfrånvaron till inkomstregistret för tiden 13.5–26.5 och periodiserar frånvaron i avlönad och oavlönad frånvaro beroende på för vilken tid arbetsgivaren betalare lön för sjuktid. 

- Arbetstagaren återgår till arbetet måndag 27.5 och fortsätter att jobba fram till tisdag 4.6 då han insjuknar på nytt och överlämnar ett läkarintyg för tiden onsdag 5.6 till onsdag 12.6. Därefter återgår han till arbetet torsdag 13.6.

- Arbetsgivaren betalare inte längre lön för frånvarotiden, men däremot lön för insjuknandedagen. Betalaren anmäler en avlönad sjukfrånvaro till inkomstregistret för insjuknandedagen 4.6 och en oavlönad sjukfrånvaro för tiden 5.6–12.6. 

3.2 Oavlönad moderskaps-, faderskaps- eller föräldraledighet

Orsaken väljs om inkomsttagaren på grund av moderskaps-, faderskaps- eller föräldraledighet helt och hållet är borta från sitt arbete i en full arbetsdag utan att lön betalas till inkomsttagaren för frånvarotiden.

Om kompletteringslön i enlighet med det kollektivavtal som tillämpas inom branschen betalas för tiden för moderskaps-, faderskaps- och föräldraledighet (inkomstslag 204, Kompletteringslön för förmånstid), anmäls frånvaron först som oavlönad frånvaro, så att anmälningen av frånvaro inte ska dra ut på tiden.
Betalaren anmäler beloppet på kompletteringslönen med anmälan om löneuppgifter med anmälningssätt 1 eller 2 efter att inkomsttagaren överlämnat förmånsbeslutet till betalaren. I detta sammanhang rättas vid behov tidsperioden för oavlönad frånvaro i den utsträckning som kompletteringsdagpenning betalas för frånvarotiden.

Betalaren anmäler som startdag för frånvaron den hela arbetsdag från och med vilken inkomsttagarens oavbrutna oavlönade sjukfrånvaro börjat.

Exempel 6. Anmälning av oavlönad faderskapsledighet

En inkomsttagare anmäler att han håller faderskapsledighet 23.5.20xx–30.6.20xx. Betalaren anmäler faderskapsledigheten i den anmälan som ges då frånvaron fram till faderskapsledigheten är känd av betalaren.


FPA använder informationen om oavlönad moderskaps-, faderskaps- eller föräldraledighet i behandlingen av en ansökan om föräldradagpenning. Dagpenningen betalas till inkomsttagaren själv för frånvarotiden.

3.3 Oavlönad särskild moderskapsledighet

Orsaken väljs om en gravid inkomsttagare, i en full arbetsdag och utan att lön betalas till inkomsttagaren för frånvarotiden, helt och hållet är borta från sitt arbete på grund av en farlig omständighet som anknyter till arbetsuppgifterna eller arbetsförhållandena. I dessa situationer ska arbetsgivaren alltid lämna in en separat anmälan till FPA, vilken redogör för inkomsttagarens arbetsuppgifter och arbetsförhållanden. Anmälan görs i FPA:s e-tjänst eller med blankett SV96.

Den särskilda moderskapspenning som ska betalas för tiden för oavlönad moderskapsledighet betalas till inkomsttagaren.

Betalaren anmäler som startdatum för frånvarotiden den arbetsdag från och med vilken inkomsttagarens oavbrutna sjukfrånvaro börjat.

Exempel 7. Anmälning av oavlönad särskild moderskapsledighet

Ett kemiskt ämne, strålning, en smittsam sjukdom eller en annan motsvarande omständighet anknyter till inkomsttagarens arbetsuppgifter eller arbetsförhållanden och äventyrar hennes eller fostrets hälsa, utan att arbetsgivaren kan erbjuda annat arbete för de normala arbetsdagarna (intyg SV 96). En inkomsttagare blir särskild moderskapsledig 23.5, men är på semester 29.5–4.6. Den oavlönade frånvaron anmäls som tre perioder. 

3.4 Oavlönad frånvaro på grund av rehabilitering

Orsaken väljs om inkomsttagaren på heltid är förhindrad från att utföra sitt arbete på grund av deltagande i yrkesinriktad eller medicinsk rehabilitering utan att lön betalas till inkomsttagaren för frånvarotiden. Partiell oavlönad rehabiliteringsfrånvaro anmäls inte till inkomstregistret.

Betalaren anmäler som startdatum för frånvarotiden den arbetsdag från och med vilken inkomsttagarens oavbrutna sjukfrånvaro börjat.

Exempel 8. Anmälning av oavlönad rehabiliteringsfrånvaro

En inkomsttagare deltar i en rehabiliteringskurs, som genomförs i tre perioder. Betalaren anmäler tiden 23.5.20xx–30.6.20xx för den första perioden. De följande perioderna (12.10.–17.10.20xx och 1.2.–5.2.20xx) anmäls först då alla andra eventuella frånvaron är kända fram till dess att dessa börjar.

 

Rehabiliteringen kan genomföras i flera perioder och perioderna är kända i förväg. Varje rehabiliteringsperiod anmäls dock först då övriga frånvaron är kända fram till det att rehabiliteringsperioden börjar.

3.5 Oavlönad frånvaro på grund av sjukdom hos barn eller ett tvingande familjeskäl

Orsaken väljs om inkomsttagaren är förhindrad från att utföra sitt arbete hela dagen och lön inte betalas till honom eller henne för hela frånvarotiden. Arbetet hindras av någon av följande orsaker:

  •  Ett barn under 10 år till inkomsttagaren eller ett annat barn under 10 år som bor i inkomsttagarens hushåll har plötsligt insjuknat.
  •  Frånvaron är nödvändig på grund av särskild vård av en familjemedlem eller en annan närstående person till inkomsttagaren.
  •  Omedelbar närvaro av inkomsttagaren är nödvändig på grund av en oförutsägbar och tvingande orsak i samband med en sjukdom eller olycka som drabbat hans eller hennes familj.

Betalaren anmäler som startdag för frånvarotiden den arbetsdag från och med vilken inkomsttagarens oavbrutna sjukfrånvaro börjat. Som heldagsfrånvaro ses en situation där inkomsttagaren varit borta från sitt arbete åtminstone 6 timmar.

Exempel 9. Oavlönad frånvaro, då inkomsttagaren är borta från arbetet på grund av vård av ett sjukt barn 


3.6 Oavlönad frånvaro på grund av utbildning

Orsaken väljs om orsaken till oavlönad heldagsfrånvaro för inkomsttagaren är en utbildning på order av arbetsgivaren, en utbildning som arbetsmarknadsorganisationernas samarbetsavtal förutsätter eller teoretiska studier som hör till en läroavtalsutbildning utan att lön för frånvarotiden betalas till inkomsttagaren.

3.7 Oavlönad frånvaro på grund av alterneringsledighet

Orsaken väljs om inkomsttagaren och arbetsgivaren ingår ett tidsbundet avtal om alterneringsledighet för inkomsttagaren.

Exempel 10. Anmälning av alterneringsledighet till inkomstregistret 


3.8 Oavlönad frånvaro på grund av studieledighet

Orsaken väljs om arbetsgivaren befriat inkomsttagaren från de arbetsuppgifter som hör till hans eller hennes anställningsförhållande för att avlägga studier som uppfyller villkoren i lagen om studieledighet utan att lön betalas till inkomsttagaren under frånvaron.

Orsaken väljs också om studiefrånvaro beviljats för inkomsttagaren.

3.9 Oavlönad frånvaro på grund av strejk eller lockout

Orsaken väljs i följande situationer:

  •  Inkomsttagaren avbryter för hela dagen uppgifter som hör till anställningen på grund av en konfliktåtgärd, utan att lön för frånvaron betalas till inkomsttagaren.
  •  Arbetsgivaren hindrar en inkomsttagare från att sköta uppgifter som hör till anställningen under en hel dag på grund av en konfliktåtgärd, utan att lön för frånvaron betalas till inkomsttagaren.

3.10 Oavlönad frånvaro på grund av avbrott i utbud av arbete

Orsaken väljs om det är omöjligt för inkomsttagaren att arbeta hela dagen på grund av orsaker som är oberoende av inkomsttagaren, utan att lön betalas till inkomsttagaren för frånvaron.

3.11 Oavlönad tjänstledighet

Orsaken väljs om inkomsttagaren är på oavlönad tjänstledighet och orsaken till tjänstledigheten inte finns i listrutan eller orsaken till tjänstledigheten inte är känd, till exempel om inkomsttagaren är tjänstledig för att tjänstgöra för en annan arbetsgivare.

3.12 Oavlönad frånvaro på grund av repetitionsövning

Orsaken väljs om inkomsttagaren deltar i repetitionsövningar utan att arbetsgivaren alls betalar lön för repetitionstiden.

3.13 Oavlönad frånvaro på grund av beväringstjänst eller civiltjänst

Orsaken väljs om inkomsttagaren utför bevärings- eller civiltjänsten.

3.14 Oavlönad permittering

Orsaken väljs om inkomsttagaren permitteras på heltid.

3.15 Oavlönad vårdledighet

Orsaken väljs om inkomsttagaren är heldagsvårdledig. Partiell vårdledighet anmäls inte till inkomstregistret om det handlar om frånvaro under en del av dagen. Oavlönad heldagsfrånvaro vid partiell vårdledighet anmäls med orsakskoden vårdledighet. Uppgiftsanvändarna begär vid behov separat en utredning över längden på den partiella vårdledigheten, genomförandesättet eller lönefördelningen.

3.16 Avlönad frånvaro på grund av en annan orsak

Orsaken väljs om orsaken till frånvaron inte finns i listrutan.

4 Avlönad frånvaro

Betalaren väljer orsaken till den avlönade frånvaron från värdelistan.

Kod

Förklaring

1

Sjukdom

2

Partiell sjukfrånvaro

3

Moderskaps-, faderskaps- och föräldraledighet

4

Särskild moderskapsledighet

5

Rehabilitering

6

Sjukt barn eller tvingande familjeskäl

7

Partiell vårdledighet

8

Utbildning

13

Tjänstledighet

14

Repetitionsövning

18

Söckenhelg 

19

Pekkasledighet

20

Arbetsolycka

21

Semester

22

Partiell frånvaro på grund av rehabilitering

99

Annan orsak

 

Anmälan av lön från frånvarotid är alltid obligatoriskt. Det är endast möjligt att skicka FPA:s ersättningsansökan om orsakskoden för frånvaron är 1, 3, 4 eller 5.

Uppgifter om frånvaroorsaker av känslig karaktär anmäls inte till inkomstregistret.

4.1 Anmälning av ”Frånvaron fortsätter till”-dagen

Betalaren anmäler det datum fram till vilket lön kommer att betalas för denna frånvaro. Anmälning av datum innebär att betalaren har information om att frånvaron fortsätter, men lönen för frånvarotiden kan ännu inte anmälas då anmälan i fråga lämnas. ”Frånvaron fortsätter till”-dagen får inte ingå i den anmälda frånvaroperioden.


FPA använder datumet i de situationer där arbetsgivaren har rätt att få sjukdagpenning som betalas av FPA utifrån ett arbetskontrakt, ett kollektivavtal eller ett annat avtal utan att betalaren kan anmäla den lön för sjuktid som ska betalas för hela frånvarotiden med samma anmälan. Om datumet anmälts, betalar inte FPA sjukdagpenning för inkomsttagare (orsakskod 1), moderskaps-, faderskaps- eller föräldrapenning (orsakskod 3), särskild moderskapspenning (orsakskod 4) eller rehabiliteringspenning (orsakskod 5) till någon innan den betalare som meddelat datumet anmält den lön för sjuktid som betalats fram till datumet.

Dagpenningen betalas alltid i efterskott.

Exempel 11. Anmälning av ”Frånvaron fortsätter till”-datum

En inkomsttagare har överlämnat ett läkarintyg över arbetsoförmåga 10.8.20xx–15.10.20xx och beloppet på lönen för sjuktid kan anmälas enbart för augusti. Eftersom det nödvändigtvis inte är känt om den avlönade tiden fortsätter efter löneutbetalningsperioden, anmäls som datum det datum fram till vilket det är känt att den avlönade tiden åtminstone fortsätter. 

- Tidigare har en lön för sjuktid anmälts till inkomstregistret för tiden 10.8–31.8 och 30.9 har anmälts som ”Frånvaron fortsätter till”-datum. 

- FPA har fått uppgifterna från inkomstregistret och 12.8 gett ett avgörande om sjukdagpenning för tiden 22.8–15.10 utifrån de ansökningsuppgifter som arbetsgivaren anmält till inkomstregistret och de framlagda läkarutlåtandena. I samband med beslutet har dagpenningen betalats till arbetsgivaren fram till 31.8. I beslutet har det meddelats att ett nytt beslut senare ges för tiden 1.9–30.9 vad gäller fördelningen av förmånen mellan arbetsgivaren och inkomsttagaren och att förmånen betalas till inkomsttagaren från och med 1.10. 

- I samband med löneuppgifterna för september anmäls lön för sjuktid för tiden 1.9–30.9 och på samma gång anmäls 15.10 som ”Frånvaron fortsätter till”-datum, eftersom det framgått att partiell lön betalas för hela frånvaron till inkomsttagaren. 

- FPA får information om anmälan om löneuppgifter för september och granskar 2.10 det tidigare inlämnade beslutet om sjukdagpenning om betalning av dagpenning. I samband med beslutet betalas dagpenning till arbetsgivaren 1.9–30.9. I beslutet meddelas det att ett nytt beslut senare ges för tiden 1.10–15.10 vad gäller fördelningen av dagpenningen mellan arbetsgivaren och inkomsttagaren.

Korrigering av ”Frånvaron fortsätter till”-dagen beskrivs i punkt 6.4.

4.2 Avlönad sjukfrånvaro (FPA: sjukdagpenningsansökan för arbetsgivare)

Orsaken väljs om inkomsttagaren på grund av sjukdom eller arbetsoförmåga som orsakats av ett annat olycksfall än ett olycksfall i arbetet är borta åtminstone en hel dag från arbetet och lön betalas till inkomsttagaren under frånvaron. Denna orsak väljs också då inkomsttagaren varit inblandad i en trafikolycka, offer för misshandel eller ett brott eller då han eller hon drabbats av ett olycksfall under fritiden och lön betalas för frånvarotiden. Olycksfall i arbetet väljs som orsak till frånvaro som orsakats av ett olycksfall i arbetet.

Ett läkarintyg eller ett intyg av en hälsovårdare har överlämnats till arbetsgivaren för frånvarotiden eller så är inkomsttagaren borta från arbetet utifrån en egen anmälan. Detta påverkar inte anmälningen av frånvaro.

Frånvaron ska fortsätta i åtminstone en full arbetsdag, annars anmäls den inte till inkomstregistret.

Betalaren anmäler den arbetsdag från och med vilken inkomsttagarens oavbrutna sjukfrånvaro börjat som startdatum. Som startdatum anmäls det datum då inkomsttagaren avlägsnat sig från arbetsplatsen på grund av sjukdom, det vill säga att inkomsttagaren varit i arbete en del av dagen innan insjuknandet. Om lön för ordinarie arbetstid betalas för en avbruten arbetsdag, anmäls den avbrutna arbetsdagen som avlönad frånvaro. En förutsättning är att den frånvaro som ska anmälas fortsätter åtminstone under följande kalenderdag som avlönad eller oavlönad frånvaro. Enskilda sjukfrånvaron som inte varar i en hel arbetsdag anmäls inte till inkomstregistret. Om en inkomsttagare insjuknar då arbetsdagen upphört, anmäler inte betalaren arbetsdagen i fråga som frånvarodag.

FPA drar inte nytta av information om partiell sjukfrånvaro och det är inte möjligt att ansöka om partiell sjukdagpenning med en anmälan om löneuppgifter.

Exempel 12: Anmälning av avlönad sjukfrånvaro utan FPA-ansökan


Exempel 13: Ansökan om sjukdagpenning, lön för frånvarotiden anmäls på en gång

Exempel 14 a: Ansökan om sjukdagpenning då löneutbetalningen för frånvaron anmäls med två anmälningar (första anmälan)

Ett läkarintyg har lämnats in till FPA fram till 30.4.20xx. Inkomsttagaren har inte andra anställningsförhållanden.

FPA ger ett beslut om sjukdagpenning för tiden 31.3–30.4.20xx till arbetsgivaren och inkomsttagaren.

Beslutet redogör för att dagpenning betalas fram till 15.4.20xx och hur dagpenningen fördelas mellan arbetsgivaren och inkomsttagaren.

Ett nytt beslut meddelas om utbetalningen av dagpenning från och med 16.4.20xx efter att inkomstregistret mottagit en anmälan om lön för sjuktid och en ansökan om dagpenning från FPA från och med 16.4.20xx.

Exempel 14 b: Ansökan om sjukdagpenning då löneutbetalningen för frånvarotiden anmäls med två anmälningar och lönen för frånvarotiden delvis är partiell lön (andra anmälan)


Om sänkt lön för sjuktid betalas för sjuktiden i enlighet med kollektiv- eller tjänstekollektivavtalet, ska denna lön anmälas till inkomstregistret. Betalaren anmäler lönen antingen med inkomstslaget Partiell lön för sjuktid (anmälningssätt 2) eller Lön totalt (anmälningssätt 1).

Om betalaren anmäler FPA-ansökningsuppgifter i anmälan om löneuppgifter (typ av betalningsuppgift: FPA, ansökan om dagpenning), ska partiell lön som betalats ut för sjuktiden anmälas som en egen tidsperiod (i exemplet 26.4–30.4), för att beloppet på dagpenningen ska kunna fördelas rätt mellan arbetsgivaren och inkomsttagaren. Om betalaren anmäler partiell lön för sjuktid med anmälningssätt 2, utnyttjar inte FPA informationen om partiell lön för sjuktid som en del av ansökningsinformationen vid handläggningen av arbetsgivarens ansökan.

4.3 Avlönad moderskaps-, faderskaps- eller föräldraledighet (FPA: ansökan om moderskaps-, faderskaps- eller föräldraledighetspenning för en arbetsgivare och arbetsgivarens ansökan om familjeledighetsersättning)

Orsaken väljs om inkomsttagaren på grund av moderskaps-, faderskaps- eller föräldraledighet helt och hållet är borta från sitt arbete i en full arbetsdag och lön betalas för frånvarotiden till inkomsttagaren.

Exempel 15. Ansökan om moderskapspenning för tiden för moderskapsledighet (första anmälan)

I detta exempel anmäls lönerna enligt löneutbetalningsperiod (kalendermånad) och enbart 3 frånvarodagar ingår i den första anmälan. Anmälaren har redan då den första anmälan ges information om fram till vilket datum lön betalas för moderskapsledighetstiden.

Exempel 16. Ansökan om moderskapspenning och familjeledighetsersättning för tiden för moderskapsledighet (andra anmälan), då lönerna anmäls enligt löneutbetalningsperiod (enligt kalendermånad)



Om kompletteringslön i enlighet med det kollektivavtal som tillämpas inom branschen betalas för tiden för moderskaps-, faderskaps- och föräldraledighet (inkomstslag 204, Kompletteringslön för förmånstid), anmäls frånvaron först som oavlönad frånvaro, så att anmälningen av frånvaro inte ska dra ut på tiden.

Betalaren anmäler beloppet på kompletteringslönen med anmälan om löneuppgifter med anmälningssätt 1 eller 2 efter att inkomsttagaren överlämnat förmånsbeslutet till betalaren. I detta sammanhang rättas vid behov tidsperioden för oavlönad frånvaro i den utsträckning som kompletteringsdagpenning betalas.

Exempel 17 a. Anmälning av moderskapsledighet, då kompletteringslön betalas till inkomsttagaren (första anmälan)

Exempel 17 b. Rättelse av en frånvarouppgift i en situation med kompletteringslön (ersättande anmälan)

En ersättande anmälan ges då inkomsttagaren till arbetsgivaren överlämnat beslutet om moderskaps- och föräldrapenning och kompletteringslön betalas till inkomsttagaren. I exemplet återstår inte kompletteringslön att betala för de första 56 vardagarna av moderskapsledigheten, då beloppet på dagpenningen är 90 % av en trehundradel av årsinkomsterna. Observera att antalet vardagar ska räknas separat för varje kalenderår. Antalet vardagar under samma tidsperiod varierar under olika kalenderår.

FPA behandlar uppgifterna i anmälan som en del av betalarens och inkomsttagarens ansökan om moderskaps-, faderskaps- eller föräldraledighetspenning.

4.4 Avlönad särskild moderskapsledighet (FPA: ansökan om särskild moderskapspenning för arbetsgivaren)

Orsaken väljs om inkomsttagaren på grund av sina arbetsuppgifter eller en riskfaktor som anknyter till hans eller hennes arbetsförhållanden är förhindrad från att utföra arbete under åtminstone en hel arbetsdag och lön betalas till inkomsttagaren för frånvarotiden. I dessa situationer ska arbetsgivaren alltid lämna in en separat anmälan till FPA, vilken redogör för inkomsttagarens arbetsuppgifter och arbetsförhållanden. Anmälan görs i FPA:s e-tjänst eller med blankett SV96. Om en moderskapsledighet som börjar är känd redan då anmälan görs, anmäls den som en separat frånvaro.

Lön för frånvarotid är en obligatorisk uppgift om särskild moderskapspenning ansöks till arbetsgivaren.

Exempel 18. Arbetsgivaren ansöker om särskild moderskapspenning



FPA behandlar uppgifterna i anmälan som en del av ansökan om särskild moderskapspenning. För att behandla ansökan behövs också en av arbetsgivaren ifylld anmälan om arbetsförhållandena och frånvaron från arbetet, vilken arbetsgivaren kan göra i FPA:s e-tjänst eller på blanketten SV96.

4.5 Avlönad frånvaro på grund av rehabilitering (FPA: ansökan som gäller rehabiliteringspenning för arbetsgivaren)

Orsaken väljs om inkomsttagaren på heltid är förhindrad från att utföra sitt arbete på grund av deltagande i yrkesinriktad eller medicinsk rehabilitering och arbetsgivaren betalar lön för frånvarotiden. I punkten anges enbart heldagsfrånvaro.

Lön för frånvarotid är en obligatorisk uppgift, om rehabiliteringspenning ansöks till arbetsgivaren.

Exempel 19. En arbetsgivare ansöker om rehabiliteringspenning



FPA behandlar uppgifterna i anmälan som en del av ansökan om rehabiliteringspenning. Förutom ansökan behövs ett intyg över deltagande, som inkomsttagaren överlämnar till FPA.

4.6 Avlönad frånvaro på grund av sjukdom hos barn eller ett tvingande familjeskäl

Orsaken väljs om inkomsttagaren är förhindrad från att utföra sitt arbete hela dagen och lön betalas till honom eller henne för hela frånvarotiden. Arbetet hindras av någon av följande orsaker:

  •  Ett barn under 10 år till inkomsttagaren eller ett annat barn under 10 år som bor i inkomsttagarens hushåll har plötsligt insjuknat.
  •  Inkomsttagarens frånvaro är nödvändig på grund av särskild vård av en familjemedlem eller en annan närstående person till honom eller henne.
  •  Omedelbar närvaro av inkomsttagaren är nödvändig på grund av en oförutsägbar och tvingande orsak i samband med en sjukdom eller olycka som drabbat hans eller hennes familj.

4.7 Avlönad frånvaro på grund av utbildning

Orsaken väljs om orsaken till inkomsttagarens heldagsfrånvaro är utbildning på order av arbetsgivaren, en utbildning som förutsätts av arbetsmarknadsorganisationernas samarbetsavtal, en yrkesfacksutbildning eller en teoretisk utbildning som hör till en läroavtalsutbildning och lön betalas till inkomsttagaren för frånvarotiden.

4.8 Avlönad tjänstledighet

Orsaken väljs om inkomsttagaren är på avlönad tjänstledighet och orsaken till tjänstledigheten inte är känd.

4.9 Avlönad frånvaro på grund av repetitionsövning

Orsaken väljs om en inkomsttagare deltar i en repetitionsövning och lön för frånvarotid betalas för denna tid, till exempel differensen mellan reservistlönen och den normala lönen.

4.10 Avlönad frånvaro på grund av söckenhelg

Orsaken väljs om anmälningsperioden för frånvaron omfattar en söckenhelg, för vilken lön för frånvarotid betalas. Till exempel långfredag och annandag påsk anmäls som söckenhelger om dessa är avlönade lediga dagar.

4.11 Avlönad pekkasledighet

Orsaken väljs om anmälningsperioden för frånvaro innehåller en avlönad pekkasledighet. Avlönad pekkasledighet är en avlönad frånvaro om ersättning för utjämningsdag betalas till inkomsttagaren.

4.12 Avlönad frånvaro på grund av olycksfall i arbetet

Orsaken väljs om det vid tidpunkten för anmälan är känt att inkomsttagarens frånvaro beror på ett olycksfall i arbetet och lön för frånvarotid betalas för denna tid. Samma tidsperiod anmäls inte som sjukfrånvaro.

4.13 Avlönad semester

Orsaken väljs om anmälningsperioden för frånvaron omfattar semesterdagar eller en semesterperiod för vilken semesterlön betalas. Om en inkomsttagare insjuknar under semestern, anmäls den tid då semesterdagarna förbrukas som semestertid. I så fall kan en del av semestertiden vara förenlig med semesterlagen eller så kallad självrisktid för semestern vilken överenskommits i kollektivavtalet, vilken inte leder till att semestern flyttas.

4.14 Avlönad frånvaro på grund av en annan orsak

 

Orsaken väljs om orsaken till den avlönade frånvaron inte finns i listrutan. Frånvaron kan vara till exempel ledighet som kumulerats av övertidsarbete, avlönad studieledighet, utbytesledighet eller så kallad saldoledighet.

5 Ansökningar om ersättning av FPA

5.1 Typ av betalningsuppgift

En arbetsgivare kan ansöka om dagpenning från FPA med en anmälan om löneuppgifter till inkomstregistret. FPA behandlar en ansökan om dagpenning för en arbetsgivare i första hand utifrån valet av Typ av betalningsuppgift.

Betalaren väljer typen av betalningsuppgift i listrutan:

Kod

Förklaring

1

FPA, ansökan om dagpenning

2

FPA, familjeledighetsersättning 

Om ansökan formellt inte är rätt, sänder FPA en anmälan om felet per e-post till den i anmälan till inkomstregistret angivna e-postadressen för kontaktpersonen med ansvar för innehållet. E-postadressen kan också vara en gruppostadress.

En felaktig anmälan ska korrigeras genom att lämna in en ersättande anmälan. Om en ersättande anmälan inte lämnas in, kan FPA inte behandla ärendet.
En formellt korrekt ansökan som FPA tagit emot och eventuella anknutna formellt korrekta ersättande ansökningar visas i pdf-format i FPA:s e-tjänst, såväl för inkomsttagaren som för arbetsgivaren.

FPA, ansökan om dagpenning, kan väljas som typ av betalningsuppgift om följande villkor är uppfyllda:

  • Inkomsttagaren har en finländsk personbeteckning
  • E-postadressen för kontaktpersonen med ansvar för innehållet har anmälts.
  • Första giltighetsdagen för anställningsförhållande är angiven.
  • Frånvarotiden ingår i tiden för anställningsförhållandet.
  • Avlöningsformen har anmälts.
  • Statistikcentralens yrkesklassificering har anmälts som typ av yrkesklass och -beteckning. Om betalaren anmäler typ av yrkesklass och -beteckning enligt Kevas beteckningar, ska även en fri formulerad yrkesbeteckning anmälas.
  • Identifierare för yrkesklass eller -beteckning har meddelats.
  • En arbetsgivare har rätt att få sjukdagpenning, rehabiliteringspenning, moderskaps-, faderskaps- eller föräldrapenning eller särskild moderskapspenning utifrån kollektiv- eller tjänstekollektivavtalet eller ett annat avtal.
  • • Tidsperioden för avlönad frånvaro har anmälts och åtminstone en av följande orsakskoder ha anmälts för tidsperioden:
    • sjukdom = ansökan om sjukdagpenning
    • rehabilitering = ansökan om rehabiliteringspenning
    • Moderskaps-, faderskaps- eller föräldrapenning = ansökan om moderskapspenning, faderskapspenning eller föräldraskapspenning
    • särskild moderskapspenning = ansökan om särskild moderskapspenning
  • Ingen frånvaroperiod får överlappa en annan frånvaroperiod.
  • Därtill har arbetsgivaren till FPA anmält:
    • samtycket till att ta emot e-beslut
    • arbetsgivarens kontonummer för betalning av förmånen.

Om kompletteringslön betalas för frånvarotiden, kan dagpenning inte ansökas.

FPA, ansökan om familjeledighetsersättning, kan väljas som typ av betalningsuppgift, om följande villkor är uppfyllda:

  • Inkomsttagaren är en kvinna.
  • Inkomsttagaren har en finländsk personbeteckning
  • E-postadressen för kontaktpersonen med ansvar för innehållet har anmälts.
  • Avlönad moderskapsledighet eller föräldraledighet för en adoptivförälder har anmälts för åtminstone 30 dagar för inkomsttagaren med en tidigare anmälan eller med samma anmälan.
  • Typ av anställningsförhållande eller procentuell deltid har anmälts.
  • Inkomsttagarens anställningsförhållandets giltighet har anmälts vara minst 1 år och har pågått i minst tre månader före moderskapspenningperioden eller adoptivmoderns föräldrapenningperiod börjar.
  • Därtill har arbetsgivaren till FPA anmält:
    • samtycket till att ta emot e-beslut
    • arbetsgivarens kontonummer för betalning av familjeledighetsersättningen.

 

Ersättning för familjeledighet kan fås enbart då arbetsgivaren betalat lön på basis av graviditet eller adoption under en moderskapspenningperiod eller en adoptivmoderns föräldrapenningperiod minst under en månads tid utgående från tjänste- eller kollektivavtalet eller arbetsavtalet. Den betalda lönen kan också vara kompletteringslön. Se närmare exempel 17.

5.2 Beslut av FPA till en arbetsgivare med FO-nummer

FPA ger ett beslut om dagpenning eller familjeledighetsersättning elektroniskt. En arbetsgivare som har ett FO-nummer kan meddela ett samtycke till att ta emot e-beslut i FPA:s e-tjänst. Ett samtycke är i kraft fram till dess att det återkallas. Samtycket gäller också ett beslut om partiell sjukdagpenning, partiell rehabiliteringspenning, partiell föräldrapenning eller semesterersättning, trots att dessa förmåner inte kan ansökas med en anmälan om löneuppgifter till inkomstregistret.

FPA ger information om ett e-beslut per e-post. FPA sänder fortfarande kundbrev per post, till exempel begäran om tilläggsutredning och hörandebrev, såsom samtycke till rättelse av ett beslut. FPA postar i regel dessa brev till arbetsgivarens adress i FODS-tjänsten.

5.3 Beslut av FPA till en person som fungerar som arbetsgivare

När en enskild person fungerar som arbetsgivare, ger FPA beslut om dagpenning eller familjeledighetsersättning till den enskilde personens adress enligt FODS, fram till dess att de ändringar som gäller enskilda personer som fungerar som arbetsgivare gjorts i FPA:s e-tjänst.

5.4 Behandling av uppgiften Referensnummer för betalningen och Specifikation av betalning

Det referensnummer som anknyter till FPA:s ersättningsansökan får vara högst 20 tecken långt och det får innehålla enbart siffror.

 

Den specifikation som anknyter till FPA:s ersättningsansökan får vara högst 29 tecken långt och det får innehålla enbart siffror. En specifikation är en alternativ uppgift till ett referensnummer. 

Om ansökningar som bildats utifrån flera anmälningar om löneuppgifter till inkomstregistret används i samma förmånsavgörande, och Specifikation av betalning- eller Referensnummer för betalningen-uppgifter anmälts i dessa, använder FPA enbart den uppgift som getts för den senare tidsperioden (Specifikation av betalning eller Referensnummer för betalningen).

5.5 Betalning av dagpenning till arbetsgivaren

FPA handlägger ansökningar som formellt sett är korrekta (se punkten 5.1).

FPA betalar dagpenningen till arbetsgivarens bankkonto. Arbetsgivaren kan anmäla kontonumret i FPA:s e-tjänst.

En person som fungerar som arbetsgivare ska anmäla det bankkonto som ska användas i betalningen av dagpenning till FPA på en pappersblankett, fram till dess att de ändringar som gäller personer som fungerar som arbetsgivare genomförts i FPA:s e-tjänst.

5.6 Ansökan om dagpenning av FPA utifrån lönegaranti

Om lön för sjuktid betalas som lönegaranti, är det möjligt att med en anmälan om löneuppgifter till inkomstregistret ansöka också om sjukdagpenning av FPA.

Exempel 20. NTM-centralen betalar lön för sjuktid för tiden 15.3.20xx–3.4.20xx och ansöker om sjukdagpenning för denna tid från FPA.


6 Korrigerin av frånvarouppgifter

6.1 Korrigering av anmälningsperioden för frånvaro

Om en betalare anmäler en felaktig anmälningsperiod för frånvaro, kan uppgiften rättas med något av följande sätt:

• Betalaren ger en ersättande anmälan där anmälningsperioden för frånvaro rättas och lämnar frånvaroperioderna på nytt, liksom också de uppgifter som tidigare varit korrekta.
• Betalaren ger inte någon ersättande anmälan, utan anmäler anmälningsperioden för frånvaro i följande anmälan på så sätt att den innehåller de dagar för vilka frånvarouppgifter getts på fel sätt i den tidigare anmälan. Den nya anmälningsperioden för frånvaro kan ha en annan längd än den tidigare anmälan (se exempel 21). Om samma tid angetts som anmälningsperiod för frånvaro på flera anmälningar om löneuppgifter, utnyttjar uppgiftsanvändarna enbart den nyaste anmälan.

Exempel 21. En anmälningsperiod för frånvaro har tidigare getts med olika anmälningar för tiderna 15.1–14.2 och 15.2–14.3, utan att någon frånvaro angetts i dessa anmälningar. I april framkommer det att inkomsttagaren på grund av sjukdom varit borta från sitt arbete 13.2–14.3 och fått full lön för denna tid. Om lönen för sjuktid är samma som den tidigare anmälda penninglönen, är det möjligt att i en ny anmälan meddela en anmälningsperiod för frånvaro för tiden 13.2–14.3 eller 15.1–14.3 och på samma gång anmäla den avlönade frånvaro som tidigare inte meddelats för tiden 13.2–14.3.

Korrigering av uppgifter beskrivs närmare i anvisningen Korrigering av uppgifter i inkomstregistret.

6.2 Korrigering av en frånvaroperiod

6.2.1 En frånvaroperiod är omotiverad

Om en frånvaroperiod anmälts i sin helhet på felaktigt sätt, rättar betalaren uppgifterna med en ersättande anmälan. I den ersättande anmälan anges i övrigt samma uppgifter, men frånvaroperioden, orsaken till frånvaron och eventuella uppgifter om ansökan om FPA-ersättning lämnas inte alls. 

6.2.2 Startdatumet för en frånvaroperiod är felaktigt

Om startdatumet för en frånvaroperiod anmälts på felaktigt sätt, rättar betalaren uppgifterna med en ersättande anmälan där man i övrigt anmäler samma uppgifter, förutom startdatumet som korrigeras till rätt datum.

6.2.3 Slutdatumet för frånvaroperioden är för sent

Om slutdatumet för frånvaroperioden anmälts felaktigt på så sätt att det rätta slutdatumet är tidigare än vad som angetts i anmälan, rättar betalaren uppgifterna med en ersättande anmälan. I den ersättande anmälan anges i övrigt samma uppgifter, men slutdatumet korrigeras till rätt datum.

6.2.4 Slutdatumet för frånvaroperioden är för tidigt

Om slutdatumet för frånvaroperioden anmälts felaktigt på så sätt att det rätta slutdatumet är senare än det som angetts i anmälan, rättar betalaren uppgifterna med ersättande anmälan. I den ersättande anmälan anges i övrigt samma uppgifter, men slutdatumet korrigeras till rätt datum. Om en frånvaro som anmälts tidigare fortsatt efter anmälningsperioden, kan frånvaron anmälas med följande anmälan (ny anmälan).

6.3 Korrigering av orsaken till frånvaro

Orsaken till frånvaro ska rättas om grunden för frånvaron anmälts felaktigt. En frånvaro kan ha enbart en orsak, och samma frånvarotid kan anmälas med enbart en orsak till frånvaron. Om en inkomsttagare är borta från arbetet på grund av flera orsaker eller om det under frånvaron kommer fram nya orsaker till frånvaron, anmäls till inkomstregistret den orsak utifrån vilken lön i första hand betalas.
Informationen ska rättas till exempel om en frånvaro som anmälts som sjukfrånvaro sist och slutligen orsakats av ett olycksfall i arbetet eller om inkomsttagarens semester ändras på grund av sjukdom, ett olycksfall eller en förlossning och detta framkommer först efter att anmälan sänts.

Exempel 22. Vad gäller anmälningsperioden 1.4–30.4 har oavlönad frånvaro på grund av sjukdom hos barn eller ett tvingande familjeskäl anmälts för en inkomsttagare för tiden 14.4– 17.4. Efter att anmälan sänts framkommer det att inkomsttagaren drabbats av ett olycksfall under fritiden 15.4 och därför är han berättigad till lön för sjuktid för tiden 15.4–25.4. Den frånvaroperiod som tidigare anmälts och orsaken till frånvaron ska rättas i inkomstregistret.

Frånvarouppgiften kan rättas på två sätt. Betalaren kan på nytt anmäla anmälningsperioden för frånvaro från och med 14.4 fram till dess att frånvaron är känd. I så fall anmäls en avlönad frånvaro för tiden 14.4–14.4. (orsak: sjukdom hos barn och tvingande familjeskäl) och en avlönad sjukfrånvaro för tiden 15.4 –25.4. Alternativt kan betalaren ge en ersättande anmälan, i vilken rätta frånvarouppgifter ges för anmälningsperioden för frånvaro 1.4–30.4

6.4 Korrigering av ”Frånvaron fortsätter till”-dagen

Om ett datum anmälts fel, ska betalaren rätta det i inkomstregistret så fort som möjligt så att FPA inte betalar dagpenning till inkomsttagaren själv för tiden för lönebetalning till arbetsgivaren, och inkomsttagaren inte utan grund måste vänta på betalningen av dagpenningen.

Om ett datum som infaller för tidigt anmälts som ”Frånvaron fortsätter till”-datum (FPA har betalat dagpenningen till inkomsttagaren eller en annan arbetsgivare, kan betalaren rätta misstaget på något av följande sätt:

- Datumet rättas genast med en ersättande anmälan.
- Lönen för frånvarotiden anmäls genast antingen för den tid som saknas med en ny anmälan, då ”Frånvaron fortsätter till”-datumet inte alls anmäls.
- Rätt datum anmäls genast med en ny anmälan och på samma gång anmäls en del av lönen för frånvarotiden.


Om FPA får anmälan innan dagpenningen betalats till inkomsttagaren eller en annan arbetsgivare utan grunder och utifrån den felaktiga uppgiften, ser FPA över beslutet och ger ett nytt beslut om betalningen. Om anmälan fås efter att dagpenningen betalats, kan beslutet om betalning av dagpenning rättas enbart med tillstånd av inkomsttagaren eller en eventuell arbetsgivare eller så ska korrigering av beslutet ansökas hos en instans för ändringssökande.

Om ett datum som infaller för sent anmälts som ”Frånvaron fortsätter till”-datum (FPA har inte betalat dagpenningen till någon), kan betalaren rätta misstaget på något av följande sätt:
- Datumet rättas genast med en ersättande anmälan.
- Lönen för frånvarotiden anmäls genast antingen för den tid som saknas med en ny anmälan, då ”Frånvaron fortsätter till”-datumet inte alls anmäls.
- Rätt datum anmäls genast med en ny anmälan och på samma gång anmäls en del av lönen för frånvarotiden.

6.5 Korrigering av en FPA-ansökan

Om arbetsgivaren ansöker om sjukdagpenning, moderskaps-, faderskaps eller föräldraledighetspenning, särskild moderskapspenning, rehabiliteringspenning eller ersättning för familjeledighet från FPA med en anmälan om löneuppgifter till inkomstregistret och det efter att anmälan sänts framkommer att det i ansökan fattas uppgifter eller att en uppgift som ska användas i ansökan är felaktig, ska arbetsgivaren rätta uppgifterna med en ersättande anmälan.

Om FPA upptäcker ett misstag eller en motstridig uppgift i en ansökan, sänder FPA en beskrivning av felet per e-post till den e-postadress för kontaktpersonen vilken angetts i anmälan. Om en e-postadress inte finns i anmälan, tar FPA kontakt med arbetsgivarens företrädare via de kontaktuppgifter som anmälts till FODS-tjänst.

En ansökan om dagpenning är formellt felaktig till exempel i följande situationer:
• Orsaken till en avlönad frånvaro är en annan än sjukdom, rehabilitering, moderskaps-, faderskaps- och föräldraledighet eller särskild moderskapsledighet.
• Flera frånvaroorsaker har anmälts för samma tidsperiod.
• Samma tidsperiod ingår i såväl oavlönad som avlönad frånvaro med samma eller olika orsaker.

FPA bildar ett pdf-dokument av ansökningsuppgifterna, vilket innehåller inkomstregistrets anmälningsreferens, betalarens anmälningsreferens och versionsnumret. Om en anmälan som innehåller ansökningsuppgifter och en anmälan som ersätter denna ges på samma dag, bildar FPA ett pdf-dokument enbart vad gäller den ersättande anmälan.

Om arbetsgivaren avlägsnar ansökningsuppgifterna antingen genom att makulera den ursprungliga anmälan eller genom att ge en ersättande anmälan för den anmälan från vilken ansökningsuppgifterna avlägsnats, bildar FPA ett nytt pdf-dokument om borttagningen av ansökningsuppgifter, vilket redogör för vilken ansökan som avlägsnats. Om den ursprungliga anmälan med ansökningsuppgifter och makuleringen av denna eller en ersättande anmälan i vilken ansökningsuppgifterna tagits bort mottas på samma dag, bildar FPA inte alls något pdf-dokument.

Det bildade pdf-dokumentet behandlas som en ansökan. Ansökan visas i FPA:s e-tjänst såväl för inkomsttagaren som för arbetsgivaren.