Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin: rahapalkat ja palkasta vähennettävät erät

Antopäivä
23.12.2019
Diaarinumero
VH/6312/00.01.00/2019
Voimassaolo
23.12.2019 - Toistaiseksi

Tässä ohjeessa kuvataan

  • palkkakäsite
  • kaksi tapaa ilmoittaa rahapalkat tulorekisteriin
  • palkan ja työansion erotteleminen tulorekisterissä
  • rahapalkkojen ilmoittamisen määräajat
  • palkasta vähennettävien erien ilmoittaminen.

Tämä ohje korvaa aikaisemman Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin: rahapalkat ja palkasta vähennettävät erät -nimisen ohjeen. Ohjeeseen on tehty seuraavat muutokset ja lisäykset:

  • Luvun 1.3 listaan on lisätty kaksi tulolajia, joissa sosiaalivakuutusmaksujen perusteet voivat vaihdella. Lisäksi lukuun on lisätty esimerkki vuosilomaa täydentäviltä lisävapaapäiviltä maksettavan korvauksen ilmoittamisesta.
  • Lukuun 1.4 on tehty vuoden 2020 voimaan tulevien muutosten vaikutukset tietojen ilmoittamisen määräaikoihin.
  • Lukuun 2 on lisätty ohjaus ilmoituksen antamisesta yhtenä kokonaisuutena.

Muutoin ohjeen linjaukset vastaavat sisällöltään aikaisempaa ohjetta.

Esimerkeissä mainitut työntekijän ja työnantajan sosiaalivakuutusmaksut on laskettu vuoden 2020 prosenteilla.

1 Rahapalkkojen ilmoittaminen

1.1 Palkkakäsite

Palkka on palvelussuhteessa (työ- tai virkasuhteessa) tai johtajasopimuksen perusteella tehdystä työstä maksettava tai maksettavaksi sovittu vastike. Julkisten alojen eläkelain mukaan vakuutettavat toimeksiannot, luottamustoimet ja -tehtävät, sekä omais- ja perhehoitajan tehtävät katsotaan palvelussuhteiksi tietyin edellytyksin. Työtapaturma- ja ammattitautivakuuttamisen lainsäädännössä on myös tapaturmien ja ammattitautien varalle tiettyjä ryhmiä koskevia vakuuttamissäännöksiä, joiden mukaan kyseiset ryhmät saatetaan vakuuttaa kuten palvelussuhteiset, mutta tämä ei tee näihin ryhmiin kuuluvista henkilöistä palvelussuhteisia.

Tulorekisterin tiedon käyttäjien soveltamassa lainsäädännössä tulokäsitteet poikkeavat usein toisistaan, minkä vuoksi palkan käsite ei ole jokaisella tiedon käyttäjällä samanlainen. Osa tiedon käyttäjistä käyttää palkasta termiä työansio. Osalla tiedon käyttäjistä tulokäsite on toisen tiedon käyttäjän tulokäsitettä laajempi.

Verolainsäädännön näkökulmasta palkka on laajempi käsite kuin esimerkiksi työeläke- tai työttömyysvakuuttamisen perusteena oleva työansio. Verotuksessa palkaksi voidaan katsoa muukin kuin palvelussuhteessa tehdystä työstä maksettu vastike.Ero voi muodostua myös siitä, että osa tiedon käyttäjistä arvioi tuloa maksuhetken ja osa ansaintahetken mukaan.

Nimityksiä palkka ja työansio ei voi edellä mainituista syistä kaikissa käyttöyhteyksissä käyttää toistensa synonyymeina. Tarkempia ohjeita palkkakäsitteen tulkintaan saa Verohallinnon, vakuutusyhtiöiden ja Työllisyysrahaston internet-sivuilta tai ottamalla yhteyttä kyseisiin tahoihin.   

1.2 Kaksi tapaa ilmoittaa maksetut rahapalkat

Tulorekisteriin annettava palkkatietoilmoitus korvaa tiedon käyttäjille aiemmin annetut useat eri ilmoitukset. Koska tulokäsitteet ovat tiedon käyttäjillä erilaisia, on suositeltavaa, että suorituksen maksaja ilmoittaa rahapalkat eritellysti (ilmoitustapa 2). Rahapalkat on ilmoitettava kuitenkin vähintään yhteissummana (ilmoitustapa 1).

Rahapalkkojen ilmoittaminen eritellysti (ns. ilmoitustapa 2)

  • Maksaja käyttää erillisiä, täydentäviä tulolajeja. Näin ilmoitettuna palkka muodostuu ilmoitetuista tuloista eikä maksajan tarvitse laskea tuloja yhteen.
  • Kun tiedot ilmoitetaan täydentävillä tulolajeilla (36 kappaletta), kaikki tulorekisterin tietoja käyttävät tahot voivat hyödyntää tietoja toiminnassaan.
  • Ilmoitustavan 2 tiedot on annettava samassa määräajassa kuin pakolliset tiedot.

Rahapalkkojen ilmoittaminen yhteissummana (ns. ilmoitustapa 1)

  • Maksaja ilmoittaa rahapalkat yhteissummana. Tieto vastaa aiemmin Verohallinnolle annetun vuosi-ilmoituksen suorituslajeja päätoimen palkat ja sivutoimen palkat.
  • Jos palkat ilmoitetaan yhteissummana, osa tiedon käyttäjistä saattaa joutua kysymään tarkempia tietoja, sillä suppeammin ilmoitettuna tiedot eivät ole riittävän tarkkoja kaikille käyttäjille. Esimerkiksi Kela tarvitsee tarkemmat tiedot rahapalkoista myöntäessään sairauspäivärahaa tai vanhempainpäivärahaa.

Ilmoitustapaa 1 ja ilmoitustapaa 2 ei voi käyttää yhtä aikaa samalla ilmoituksella. Ilmoitustapoja voi kuitenkin vaihdella eri ilmoituksilla.

Alla on kuvattu esimerkkejä tietojen ilmoittamisesta. Esimerkeissä ei ole esitetty kaikkia pakollisesti annettavia tietoja, vaan ainoastaan asian käsittelemisessä tarpeelliset tiedot.

Esimerkki 1: Tulonsaajalle maksetaan palkkaa yhteensä 2 785 euroa. Palkka muodostuu normaalin kuukausipalkan (2 100 euroa) lisäksi bonuksesta (500 euroa) ja iltavuorolisästä (185 euroa).

Maksaja voi ilmoittaa rahapalkat kahdella eri tavalla, joko ilmoittamalla rahapalkat yhteissummana tai ilmoittamalla rahapalkat eritellymmin täydentävillä tulolajeilla: 

Esimerkki 1.
Pakollinen vähimmäistaso Vaihtoehtoinen tapa
Ilmoitustapa 1 euroa Ilmoitustapa 2 euroa

101 Palkka yhteissumma

2785.00

201 Aikapalkka

2100.00

 

 

203 Bonuspalkka

500.00
   

207 Iltavuorolisä

185.00

Ilmoitustapaa 2 käytettäessä tulonsaajan palkka muodostuu ilmoitettujen tulolajien yhteissummasta. Maksajan ei tarvitse antaa ilmoitettujen tulolajien yhteissummaa.

1.3 Työansion ja palkan erotteleminen ilmoituksella

Edellä on kuvattu, kuinka osalla tiedon käyttäjistä tulokäsite on laajempi kuin toisilla. Myös tuloista käytettävät termit eroavat: osa käyttää terminä työansiota ja osa palkkaa. Tulorekisterin palkkatietoilmoituksella maksaja voi ilmoittaa yhdellä kertaa maksujen perusteena olevat tulot eri sosiaalivakuuttajille, vaikka tulot olisivat erisuuruiset.

Rahapalkkojen ilmoitustapa 1 (tulolaji Palkka yhteissumma (101)) sisältää työnantajan ja työntekijän eri sosiaalivakuutusmaksujen (työeläke-, sairaus-, työttömyys- sekä työtapaturma- ja ammattitautivakuutusmaksujen) alaiset palkat ja työansiot yhteensä.

  • Jos jokin osa maksetusta suorituksesta ei ole työstä maksettua vastiketta eikä siten ole perusteena jollekin edellä mainitulle sosiaalivakuutusmaksulle, Palkka yhteissumma -tulolajiin merkitään Vakuuttamistiedon tyyppi -tietoryhmää käyttäen, ettei tulo ole ko. vakuutusmaksun alainen.
  • Lisäksi maksaja ilmoittaa erikseen sen osan tulosta, joka on ko. sosiaalivakuutusmaksun perusteena käyttämällä ilmoitustapa 1:een liittyviä alatulolajeja:

    o   Palkkasumma, joka on sosiaalivakuutusmaksujen alainen (103)

    o   Palkkasumma, joka on työeläkevakuutusmaksun alainen (102)

    o   Palkkasumma, joka on sairausvakuutusmaksun alainen (104)

    o   Palkkasumma, joka on työttömyysvakuutusmaksun alainen (105)

    o   Palkkasumma, joka on työtapaturma- ja ammattitautivakuutusmaksun alainen (106).

Jos ilmoitettu tulo ei ole miltään osin sosiaalivakuutusmaksujen alainen, maksaja ilmoittaa Vakuuttamistiedon tyyppi -tietoa käyttäen, ettei summa ole sosiaalivakuutusmaksujen alainen. Maksajan ei tällöin tarvitse vahvistaa tietoa kaikista eri sosiaalivakuutusmaksuista käyttämällä alatulolajeja.

Esimerkki 2: Tulonsaajalle maksetaan 1 000 euron aloitepalkkio. Ilmoitustapa 2:n mukaisessa Aloitepalkkio-tulolajissa (202) on oletuksena, että suoritus on sosiaalivakuutusmaksujen alainen.  Aloite, josta palkkio tulonsaajalle maksetaan, ei kuitenkaan liity työntekijän työsopimuksessa sovittuun työhön, minkä vuoksi tässä tilanteessa tulo ei ole sosiaalivakuutusmaksujen perusteena.

Maksaja ilmoittaa tulon joko Palkka yhteissumma -tulolajilla (ilmoitustapa 1) tai täydentävällä Aloitepalkkio-tulolajilla (ilmoitustapa 2). Kummallakin tavalla ilmoitettuna maksajan on eriteltävä Vakuuttamistiedon tyyppi -tiedon avulla, ettei tulo ole sosiaalivakuutusmaksujen alainen.

Esimerkki 2.
Pakollinen vähimmäistaso Vaihtoehtoinen tapa
Ilmoitustapa 1 euroa Ilmoitustapa 2 euroa
101 Palkka yhteissumma 1000.00 202 Aloitepalkkio 1000.00

Vakuuttamistiedon tyyppi:
Sosiaalivakuutusmaksujen alainen
Vakuutusmaksun perusteena: Ei

  Vakuuttamistiedon tyyppi:
Sosiaalivakuutusmaksujen alainen
Vakuutusmaksun perusteena: Ei
 

Esimerkki 3: Tulonsaajalle maksetaan luottamustoimipalkkiota 600 euroa. Luottamustoimipalkkio-tulolajissa (215) on oletuksena, että tulo on sairausvakuutusmaksun alaista tuloa, mutta se ei ole työeläke-, työttömyys- eikä työtapaturma- ja ammattitautivakuutusmaksun alaista tuloa. Luottamustoimi on muidenkin kuin sairausvakuutuksen alaista tuloa vain, jos tulonsaaja on työsuhteessa palkkion maksajaan. Tällöin maksaja voi ilmoittaa luottamustoimipalkkio-tulolajiin merkittävän vakuuttamistiedon avulla, että suoritus on ko. maksujen perusteena.  Tässä esimerkissä tulonsaaja ei ole työsuhteessa palkkion maksajaan. Palkkion maksaja on kuitenkin ottanut luottamustoimen hoitajalle vapaaehtoisen työeläkevakuutuksen, joten tulo on eläkkeen perusteena olevaa tuloa.

Maksaja ilmoittaa:

Esimerkki 3.
Pakollinen vähimmäistaso Vaihtoehtoinen tapa
Ilmoitustapa 1 euroa Ilmoitustapa 2 euroa
101 Palkka yhteissumma 600.00 215 Luottamustoimipalkkio 600.00
Vakuuttamistiedon tyyppi:
Työttömyysvakuutusmaksun alainen
Vakuutusmaksun perusteena: Ei
Vakuuttamistiedon tyyppi:
Työeläkevakuutusmaksun alainen
Vakuutusmaksun perusteena: Kyllä
Vakuuttamistiedon tyyppi:
Työtapaturma- ja ammattitautivakuutusmaksun alainen
Vakuutusmaksun perusteena: Ei

Ilmoitustapa 2:n mukaisessa Luottamustoimipalkkio-tulolajissa on oletuksena, ettei se ole työeläke-, työttömyys- eikä työtapaturma- ja ammattitautivakuutusmaksun alainen. Sitä vastoin tulolaji on sairausvakuutusmaksun alainen.

Tiedon perusteella suorituksesta maksetaan sairausvakuutusmaksu ja työeläkevakuutusmaksu, mutta ei työttömyysvakuutusmaksua eikä työtapaturma- ja ammattitautivakuutusmaksua. Kun maksaja käyttää Luottamustoimipalkkio-tulolajia, oletuksena olevia maksuja ei tarvitse vahvistaa.

Ilmoitustapa 1:tä käytettäessä oletuksena on, että tulo on sosiaalivakuutusmaksujen alainen. Tällöin suorituksen maksajan on luottamustoimipalkkiota ilmoittaessaan vahvistettava Vakuuttamistiedon tyyppi -tiedon avulla, ettei tulo ole työttömyys- eikä työtapaturma- ja ammattitautivakuutusmaksujen alainen.

Jos maksettu suoritus on osittain tulolajin oletusarvon vastainen, tulolajista annetaan erilliset tiedot niiden suoritusten osalta, jotka ovat oletusarvoisia ja niiden osalta, jotka poikkeavat oletusarvosta.

Esimerkki 4: Henkilölle maksetaan sairausajan osapalkkaa 1 700 euroa. Sairausajan osapalkka -tulolajissa (219) on oletuksena, että tulo on sosiaalivakuutusmaksujen alainen. Maksettu summa sisältää kuitenkin 200 euroa sellaista suoritusta, joka ei ole sosiaalivakuutusmaksujen alainen.

Maksaja voi ilmoittaa tulot joko ilmoitustapa 1:llä tai ilmoitustapa 2:lla:

Esimerkki 4.
Pakollinen vähimmäistaso Vaihtoehtoinen tapa
Ilmoitustapa 1 euroa Ilmoitustapa 2 euroa
101 Palkka yhteissumma 1700.00 219 Sairausajan osapalkka 1500.00
Vakuuttamistiedon tyyppi:
Sosiaalivakuutusmaksujen alainen
Vakuutusmaksun perusteena: Ei
  219 Sairausajan osapalkka 200.00
103 Palkkasumma, joka on sosiaalivakuutusmaksujen alainen 1500.00 Vakuuttamistiedon tyyppi:
Sosiaalivakuutusmaksujen alainen
Vakuutusmaksun perusteena: Ei
 

Annetun tiedon perusteella sosiaalivakuutusmaksut maksetaan 1 500 eurosta, mutta ei erikseen ilmoitetusta 200 eurosta, johon on liitetty erillinen "Vakuuttamistiedon tyyppi – Ei" -tieto. Tulonsaajan veronalainen tulo on 1 700 euroa.

Esimerkki 5: Työntekijän rahapalkka on 5 000 euroa. Summa koostuu aikapalkasta 4 700 euroa sekä odotusajan korvauksesta 300 euroa. Aikapalkka on sosiaalivakuutusmaksujen alainen, mutta odotusajan korvaus ei ole sosiaalivakuutusmaksujen alainen.

Suorituksen maksaja ilmoittaa tulotiedon ilmoitustapa 1:n mukaisena käyttämällä Palkka yhteissumma -tulolajia (101) (5 000 euroa). Koska odotusajan korvaus ei ole minkään sosiaalivakuutusmaksun alainen, maksaja ilmoittaa vielä erikseen 4 700 euroa ilmoitustapa 1:een liittyvällä alatulolajilla ”Palkkasumma, joka on sosiaalivakuutusmaksujen alainen (103)”. Lisäksi maksaja merkitsee Palkka yhteissumma -tulolajiin (5 000 euroa) Vakuuttamistiedon tyyppi -tiedon ja valitsee ”Sosiaalivakuutusmaksujen alainen – Vakuutusmaksun perusteena – Ei”. 

Maksaja ilmoittaa tiedot ilmoitustapa 1:n mukaisena tai vaihtoehtoisesti ilmoitustapa 2:n täydentäviä tulolajeilla, jolloin suorituksesta ei tarvitse eritellä erikseen sosiaalivakuutusmaksujen alaisia suorituksia:

Esimerkki 5.
Pakollinen vähimmäistaso Vaihtoehtoinen tapa
Ilmoitustapa 1 euroa Ilmoitustapa 2 euroa
101 Palkka yhteissumma 5000.00 201 Aikapalkka 4700.00
Vakuuttamistiedon tyyppi:
Sosiaalivakuutusmaksujen alainen:
Vakuutusmaksun perusteena: Ei
  217 Odotusajan korvaus 300.00
103 Palkkasumma, joka on sosiaalivakuutusmaksujen alainen  4700.00    

Näin myös ilmoitustapa 1:n tietojen perusteella tiedot välitetään oikean suuruisena tietoa käyttäville tahoille: tulonsaajalla verotetaan palkkana 5 000 euroa, mutta sosiaalivakuutusmaksu määrätään 4 700 eurosta. Vaikka Palkka yhteissumma -tulolajissa on oletuksena, että se on sosiaalivakuutusmaksujen alainen, 5 000 eurosta ei mene sosiaalivakuutusmaksuja, koska maksaja ilmoittaa tulolajiin liittyvän Vakuuttamistiedon tyyppi -tiedon (Sosiaalivakuutusmaksujen alainen – Vakuutusmaksun perusteena – Ei).

Huomioitavaa on myös, että esimerkiksi julkisten alojen työeläkelaki eroaa työeläkevakuuttamisessa yksityisen alan työntekijän eläkelaista mm. kokouspalkkioissa, luentopalkkioissa, luottamustoimissa ja luottamustehtävissä.

Palkkojen ilmoitustapa 2:n täydentävissä tulolajeissa on oletuksena tieto siitä, onko tulolaji sosiaalivakuutusmaksujen alainen vai ei. Joidenkin tulolajien kohdalla oletusarvoa voi tarvittaessa vaihtaa. Tietoa tulolajeista ja niiden oletusarvoista on sivulla Palkkojen tulolajit.

Sosiaalivakuutusmaksujen perusteet voivat saman maksajan maksamana tilanteesta riippuen vaihdella seuraavissa tulolajeissa:

  • aloitepalkkio (202)
  • hallintoelimen jäsenyydestä maksettu palkkio (308)
  • henkilöstölle annettu rahalahja (310)
  • kilometrikorvaus (veronalainen) (209)
  • kokouspalkkio (210)
  • luentopalkkio (214)
  • luottamustoimipalkkio (215)
  • muu henkilöstölle suunnattu veronalainen etu (315)
  • muu luontoisetu (317)
  • muista luontoiseduista peritty korvaus (407)
  • palkka yhteissumma (101)
  • palkkio työsuhdekeksinnöstä (326)
  • osakepalkkio (320)
  • sairausajan osapalkka (219)
  • työsuhteeseen perustuva osakeanti (226)
  • vakuutuspalkka (352)
  • voittopalkkio (233) ja
  • vähennys ennen ennakonpidätystä (419).

Esimerkki 6: Tulonsaajalle maksetaan 500 euroa korvausta vuosilomaa täydentäviltä lisävapaapäiviltä. Tulo ei ole työeläke-, työttömyys- eikä työtapaturma- ja ammattitautivakuutusmaksun alaista, mutta on sairausvakuutusmaksun alainen. Näin ollen maksaja ei voi käyttää tulolajia Vuosilomakorvaus (234), jonka oletuksena on, että tulo on kaikkien sosiaalivakuutusmaksujen alainen eikä tulolajin sosiaalivakuutusmaksujen oletuksia voi muuttaa. Tilanteessa on käytettävä toista tulolajia, jonka vakuuttamistiedot voidaan muuttaa.

Vuosilomaa täydentäviltä lisävapaapäiviltä maksettava korvaus ilmoitetaan tulolajilla Muu henkilöstölle suunnattu veronalainen etu (315). Kyseisessä tulolajissa on oletuksena, ettei se ole minkään sosiaalivakuutusmaksun alainen. Maksajan pitää muuttaa tulolajin oletus sairausvakuutusmaksun osalta ja ilmoittaa tiedot seuraavasti tulorekisteriin:

Esimerkki 6.
Uusi ilmoitus
Tulolajin tiedot euroa

315 Muu henkilöstölle suunnattu veronalainen etu

500.00
Vakuuttamistiedon tyyppi:
Sairausvakuutusmaksun alainen
Vakuutusmaksun perusteena: Kyllä
 

402 Ennakonpidätys (20 %)

 100.00

Tiedot vuosilomaa täydentäviltä lisäpäiviltä maksettavasta korvauksesta annetaan silloin, kun korvaus maksetaan. Kun henkilö pitää lomaa, ilmoitetaan tulorekisteriin henkilön saaman palkan määrä normaalisti. Poissaolon syykoodiksi ilmoitetaan Vuosiloma.

Edellä mainittuihin tulolajeihin liittyviä Vakuuttamistiedon tyyppi -tietoja kuvataan lisäksi ohjeessa Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin: vakuuttamiseen liittyvät tiedot.

1.4 Tietojen ilmoittamisen määräajat

Suorituksen maksupäivä ja ilmoittamisen määräajat

1. Rahana maksetut suoritukset:

  • Tiedot pitää ilmoittaa tulorekisteriin viimeistään viidentenä kalenteripäivänä maksupäivän jälkeen.
  • Suorituksen maksupäivä on päivä, jona suoritus on tulonsaajan käytettävissä eli niin kutsuttu palkkapäivä.
  • Maksupäivän jälkeiseen viiden kalenteripäivän laskemiseen otetaan mukaan lauantai, sunnuntai tai muu pyhäpäivä, mutta jos ilmoituksen määräpäivä on lauantai, sunnuntai tai muu pyhäpäivä, tiedot voi ilmoittaa seuraavana arkipäivänä (laki säädettyjen määräaikain laskemisesta 5 §).
  • Yksityishenkilön ja kuolinpesän pitää ilmoittaa tiedot kuukausittain viimeistään maksupäivää seuraavan kuukauden viidentenä päivänä. Jos henkilö tai kuolinpesä on merkitty ennakkoperintälain 31 §:ssä tarkoitettuun työnantajarekisteriin, tiedot pitää kuitenkin ilmoittaa viimeistään viidentenä kalenteripäivänä maksupäivän jälkeen.
  • Verovapaat kustannusten korvaukset (päivärahat, ateriakorvaukset ja kilometrikorvaukset) voidaan ilmoittaa kuukausittain viimeistään maksupäivää seuraavan kuukauden viidentenä päivänä.
  • Maksetut palkkaennakot (työsopimuslaki 55/2001) voidaan ilmoittaa samassa määräajassa kuin saman palkanmaksukauden myöhemmin maksettava palkka edellyttäen, että palkat maksetaan saman kalenterikuukauden aikana. Säännös koskee myös palkkoja, jotka maksetaan saman kalenterikuukauden aikana osakeyhtiön osakkaalle, kommandiittiyhtiön tai avoimen yhtiön yhtiömiehelle tai johtavassa asemassa olevalle henkilölle, jonka ei katsota asemansa perusteella olevan työsuhteessa maksajaan, kuten osakeyhtiön tai osuuskunnan toimitusjohtajalle.
  • Rekisteröidyn yhdistyksen maksamat, enintään 200 euron suuruiset kertasuoritukset voidaan ilmoittaa kuukausittain viimeistään maksupäivää seuraavan kuukauden viidentenä päivänä.

2. Luontoisedut:

  • Jos tulonsaajalle annetaan pelkkä luontoisetu, se ilmoitetaan kuukausittain viimeistään seuraavan kalenterikuukauden viidentenä päivänä.
  • Jos tulonsaajalle maksetaan samalla rahasuorituksia, luontoisedun voi silti ilmoittaa viimeistään seuraavan kalenterikuukauden viidentenä päivänä. Vaihtoehtoisesti luontoisedun voi ilmoittaa yhdessä saman kuukauden rahapalkan kanssa viimeistään viidentenä kalenteripäivänä maksupäivän jälkeen.
  • Jos luontoisedun kertymiskuukaudelta maksetaan rahapalkkaa vielä kertymiskuukautta seuraavan kalenterikuukauden aikana, voidaan luontoisetu ilmoittaa myös sen kertymiskuukautta seuraavan kalenterikuukauden tuloksi. Ilmoitus on tällöin annettava viimeistään sitä kuukautta seuraavan kalenterikuukauden viidentenä päivänä, jonka tuloksi luontoisetu on ilmoitettu.
  • Esimerkki 7: Joulukuulta kertynyt palkka maksetaan 10.1. seuraavana vuonna. Maksaja voi ilmoittaa luontoisedun joulukuun tuloksi erillään joulukuun palkasta viimeistään 5.1. Vaihtoehtoisesti maksaja voi ilmoittaa luontoisedun tammikuun tuloksi yhdessä rahapalkan kanssa viimeistään 15.1. tai erikseen viimeistään 5.2.

3. Muuna kuin rahana annetut edut, muut kuin luontoisedut:

  • Jos tulonsaajalle annetaan pelkkä etu, se ilmoitetaan kuukausittain viimeistään seuraavan kalenterikuukauden viidentenä päivänä.
  • Jos tulonsaajalle maksetaan samalla rahasuorituksia, kaikki edut ja suoritukset pitää ilmoittaa viimeistään viidentenä päivänä maksupäivän jälkeen.
  • Muuna kuin rahana annettu etu on esimerkiksi tulonsaajalle annettu työsuhdeoptio, osakepalkkio tai työsuhteeseen perustuva osakeanti.

Määräajat koskevat pakollisia tietoja, kuten palkkatuloja ja palkkioita (laki tulotietojärjestelmästä 6 § ja 8 §).

Tietojen ilmoittamisen määräajat silloin, kuin ilmoitus koskee vakuutuspalkkaa tai sijaismaksajan maksamaa palkkaa, kuvataan sivulla Ilmoittamisen määräajat.

Tietojen ilmoittaminen etukäteen

Tiedot voi toimittaa tulorekisteriin myös ennen suorituksen maksupäivää, esimerkiksi suoraan palkka-ajosta. Tiedot voi ilmoittaa aikaisintaan 45 päivää ennen maksupäivää.

Myös tiedon palvelussuhteen päättymisestä voi ilmoittaa ennakkoon. Ilmoittaminen kuvataan erillisissä ohjeissa Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin: palvelussuhteen tiedot ja Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin: poissaolotiedot.

Sähköisesti ja paperilomakkeella annetut tiedot

Rahana maksettujen suoritusten viiden päivän määräaika koskee sähköisesti annettuja tietoja. Paperilomakkeella tietojen antamisen määräaika on 5 kalenteripäivän sijaan 8 kalenteripäivää. Tiedot voi ilmoittaa paperilomakkeella vain erityisestä syystä. Erityinen syy voi olla esimerkiksi silloin, jos sähköinen ilmoittaminen on yksityishenkilölle, kuolinpesälle, satunnaiselle työnantajalle tai ulkomaalaiselle teknisen esteen vuoksi mahdotonta.

2 Palkasta vähennettävien erien ilmoittaminen

Samalla ilmoituksella voi ilmoittaa useita tulolajeja samalle tulonsaajalle. Vaikka tulolajeja annettaisiin useita, palkasta vähennettävät erät voidaan ilmoittaa kaikista tulolajeista yhteissummana.

Rahapalkkojen lisäksi tietyt suoritukset on ilmoitettava erikseen, omilla tulolajeillaan, jos kyseisiä suorituksia maksetaan. Erikseen ilmoitettavia tulolajeja ovat esimerkiksi luontoisedut ja verovapaat kustannusten korvaukset. Tulonsaajalle maksetun suorituksen yhteissumma muodostuu ilmoitustapa 1:n tai ilmoitustapa 2:n palkoista JA tämän lisäksi erikseen ilmoitettavista tuloeristä SEKÄ tuloista vähennettävistä eristä.

Erikseen ilmoitettavien tulolajien, kuten luontoisetujen ja kustannusten korvausten ilmoittaminen kuvataan tarkemmin ohjeissa Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin: luontoisedut ja kustannusten korvaukset sekä Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin: työntekijän palkitseminen, yrittäjälle maksettavat suoritukset ja muut erityistilanteet.

Palkasta vähennettävien erien tiedot pitää antaa samalla ilmoituksella kuin ilmoitustapa 1:n (palkka yhteissumma) tai ilmoitustapa 2:n (täydentävät tulolajit) rahapalkat sekä erikseen ilmoitettavat tulolajit (1 ja 2). Yhden maksutapahtuman tiedot on ilmoitettava tulorekisteriin kokonaisuutena. Maksettavien tulojen lisäksi ilmoitetaan samalla kertaa myös tulosta vähennettävät erät ja tarvittavat tulonsaajan ja maksajan lisätiedot. Maksusuoritusta, vähennettäviä eriä sekä tulonsaajan ja maksajan lisätietoja ei voi jakaa eri ilmoituksille. Kun kaikki maksutapahtumaan liittyvät tiedot ilmoitetaan yhtenä kokonaisuutena, tiedon käyttäjät saavat tarvitsemansa tiedot oikein, eikä suorituksen maksajalta tarvitse pyytää lisäselvitystä. Tietyissä poikkeustilanteissa tulorekisteri ohjaa käyttämään kahta eri ilmoitusta, jotta tiedon käyttäjät saavat tarvitsemansa tiedot myös näissä tilanteissa oikein. Kaikki maksutapahtumaan liittyvät tiedot, kuten tulonsaajan ja maksajan lisätiedot, on tällöin annettava molemmilla ilmoituksilla.

Palkasta vähennettäviä eriä ovat

  • autoedusta peritty korvaus (401)
  • ennakonpidätys (402)
  • luottamushenkilömaksu (403)
  • lähdevero (404)
  • lähdeverovähennys (405)
  • muista luontoiseduista peritty korvaus (407)
  • nettopalkasta vähennettävä muu erä (408)
  • työnantajan maksaman kollektiivisen lisäeläkevakuutuksen työntekijältä peritty osuus (411)
  • työntekijän sairausvakuutusmaksu (412)
  • työntekijän työeläkevakuutusmaksu (413)
  • työntekijän työttömyysvakuutusmaksu (414)
  • työsuhdematkalipusta peritty korvaus (415)
  • ulkomaille maksettu vero (416)
  • ulosmittaus (417)
  • vapaaehtoisen yksilöllisen eläkevakuutuksen maksu (418)
  • vähennys ennen ennakonpidätystä (419).

Esimerkki 8: Tulonsaajan palkan määrä on 3 650 euroa. Palkka muodostuu 2 700 euron aikapalkasta, 650 euron asuntoedusta sekä 300 euron ylityökorvauksista.

Maksaja voi ilmoittaa rahapalkat (3 000 euroa) kahdella eri tavalla, joko ilmoittamalla rahapalkat yhteissummana tai antamalla rahapalkat eritellysti täydentävillä tulolajeilla:

Esimerkki 8.
Pakollinen vähimmäistaso   Vaihtoehtoinen tapa  
Ilmoitustapa 1 euroa Ilmoitustapa 2 euroa
101 Palkka yhteissumma 3000.00 201 Aikapalkka 2700.00
    235 Ylityökorvaus 300.00
Erikseen ilmoitettavat tulolajit
Vaihtoehtoinen tapa 1 euroa Vaihtoehtoinen tapa 2 euroa
317 Muu luontoisetu 650.00 301 Asuntoetu 650.00
Edun tyyppi: asuntoetu      
402 Ennakonpidätys 1460.00 402 Ennakonpidätys 1460.00
413 Työntekijän työeläkevakuutusmaksu 260.97 413 Työntekijän työeläkevakuutusmaksu 260.97
414 Työntekijän työttömyysvakuutusmaksu

45.62

414 Työntekijän työttömyysvakuutusmaksu

45.62

409 Nettopalkka

1883.76

409 Nettopalkka

1883.76

406 Maksettava palkka

1233.41

406 Maksettava palkka

1233.41

Luontoisedut on eriteltävä antamalla niitä koskevat tiedot erillisillä tulolajeilla. Luontoisedut ilmoitetaan joko tulolajilla ”Muu luontoisetu (317)” tai ilmoittamalla asuntoetu omana tulolajinaan.

Palkasta vähennettävinä erinä ilmoitetaan ennakonpidätys, työntekijän eläkevakuutusmaksu ja työntekijän työttömyysvakuutusmaksu. Lisäksi vapaaehtoisesti voidaan ilmoittaa myös tulonsaajan nettopalkan ja maksettavan palkan määrä.

Jos tulonsaaja on vakuutettu julkisten alojen eläkelain mukaan, yhdellä palkkatietoilmoituksella voi ilmoittaa vain samalla rekisteröinnin perusteella ilmoitettuja tulolajeja. Lisätietoja palvelussuhteen rekisteröinnistä on ohjeessa Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin: palvelussuhteen tiedot.