Turvakiellon alaisten tietojen käsittely Verohallinnossa

Ohjetta (A21/00 99 00/2011) on muutettu väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista annetun lain (661/2009) 36 §:n sekä Verohallinnon turvakieltomenettelyssä helmikuussa 2014 toteutettujen muutosten johdosta.

1 Yleistä

Henkilö voi pyytää turvakieltoa Digi- ja väestötietovirastosta tai osoite- ja muiden yhteystietojensa salassapitoa muilta viranomaisilta. Molemmista yhteystietojen suojaa koskevista toimenpiteistä käytetään nimitystä turvakielto. Turvakielto voi olla vain luonnollisella henkilöllä.

Turvakielto liittyy usein henkilön hankalaan elämäntilanteeseen, jossa hänellä on perusteltu syy suojata omia ja perheensä yhteystietoja. Verohallinnon velvollisuutena on huolehtia siitä, ettei turvakielto vaikeuta henkilön veroasioiden hoitamista ja, että turvakiellossa oleva asiakas saa häntä koskevat asiat tiedoksi.

Verohallinnossa kaikkien asiakkaiden osoite- ja muut yhteystiedot ovat verotustietoina salassa pidettäviä (verotustietojen käsittelystä tarkemmin ohjeessa ”Salassapito- ja tietosuojavelvoitteet Verohallinnossa” dnro1935/09/2006). Turvakielto antaa henkilölle lisäsuojaa verotustietojen salassapidon lisäksi. Turvakiellon alaiset tiedot on Verohallinnossa luokiteltu verotustietoina suojaustasolle III.

2 Turvakielto ja sen alkaminen

Turvakielto voi olla joko merkitty väestötietojärjestelmään¹  tai se voi olla viranomaiskohtainen². Käytännössä lähes kaikki Verohallinnossa käsiteltävät turvakiellot on merkitty väestötietojärjestelmään.

Turvakieltoa pyytävä henkilö ohjataan hakemaan väestötietojärjestelmään merkittävää turvakieltoa Digi- ja väestötietovirastosta. Suomessa ei ole kaikkia viranomaisia yleisesti velvoittavaa turvakieltorekisteriä. Digi- ja väestötietovirastoon merkitty turvakielto antaa kuitenkin henkilölle laajan suojan, koska käytännössä kaikki viranomaiset käyttävät Digi- ja väestötietoviraston tietoja ja saavat tiedon henkilön turvakiellosta.

_______________________

 ¹ laki väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista 661/2009 36 §, jäljempänä väestötietolaki

 ² laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999 24 §:n 1 mom. 31) kohta, jäljempänä julkisuuslaki
_______________________

2.1 Turvakielto väestötietojärjestelmässä

Väestötietolain 36 §:n mukaisesti henkilölle voidaan merkitä turvakielto väestötietojärjestelmään, jos hänellä on perusteltu syy epäillä itsensä tai perheensä terveyden tai turvallisuuden tulevan uhatuksi. Turvakielto on ensimmäisen kerran voimassa viisi vuotta. Sitä voidaan jatkaa kaksi vuotta kerrallaan. Erityisestä syystä turvakielto voidaan merkitä myös toistaiseksi voimassa olevana. Turvakieltoa ei poisteta väestötietojärjestelmästä henkilön kuollessa.  

Väestötietojärjestelmään merkitty turvakielto koskee henkilön kotikunta-, asuinpaikka- tai osoitetietoa ja muuta yhteystietoa. Turvakielto koskee myös henkilön omistuksessa tai hallinnassa olevan kiinteistön, rakennuksen ja huoneiston yksilöinti- ja sijaintitietoja, jos niitä ei voida käsitellä erillään turvakiellon kohteena olevista tiedoista, silloin kun henkilön tietoja luovutetaan väestötietojärjestelmästä.

Digi- ja väestötietovirasto on käytännesäännöissään tulkinnut turvakiellon ulottuvan myös sellaisiin tietoihin, jotka voivat paljastaa laissa mainitut yhteystiedot. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi kotipaikkatunnus, kunnan osa-alue ja vuodenvaihteen kuntatieto sekä edellinen kotikuntatieto ja tieto seurakunnasta.³ 

Turvakieltoa hakevalla on mahdollisuus ilmoittaa väestötietojärjestelmään ns. turvallinen osoite (yhteysosoite). Yhteysosoite on merkitty väestötietojärjestelmään vain henkilön tavoittamiseksi. Turvallinen osoite ei ole turvakiellon alainen tieto ja sitä käsitellään Verohallinnossa samalla tavoin kuin muitakin yhteystietoja.⁴  

_______________________

³  Väestötietojärjestelmään rekisteröidyn turvakiellon ja sen alaisten tietojen käsittelyn käytännesäännöt (Väestörekisterikeskus 28.2.2013 Dnro 715/420/13)

⁴ Verohallinnolla on laissa säädetty oikeus käsitellä turvakiellon alaisia osoitetietoja eikä Verohallinto saa automaattisesti tietoa ns. turvallisesta osoitteesta. Se on kuitenkin saatavilla esimerkiksi VTJkysely-palvelussa.

_______________________

2.2 Verohallinnon myöntämä turvakielto

Julkisuuslain 24 §:n 1 mom. 31) kohdan mukaisesti henkilö voi pyytää yhteystietojensa salassapitoa, jos hänellä on perusteltu syy epäillä itsensä tai perheensä terveyden tai turvallisuuden tulevan uhatuksi. Lain perustelujen (HE 30/1998) mukaan pyynnön vastaanottaneen viranomaisen on selvitettävä, onko tiedon salassa pitämiselle lainkohdassa tarkoitettu perusteltu syy.

Kieltäytyminen yhteystietojen salassapidosta voi tulla kysymykseen ainoastaan silloin, kun henkilö ei esitä lainkohdan mukaisia perusteita pyynnölleen. Jos henkilölle on jo myönnetty väestötietojärjestelmään merkitty turvakielto, ei hänellä pääsääntöisesti ole enää tarvetta saada yhteystietojaan salatuksi erillisellä Verohallinnon antamalla päätöksellä.

Julkisuuslaissa tarkoitettuja turvakiellon alaisia yhteystietoja ovat tieto kotikunnasta ja siellä olevasta asuinpaikasta, tieto tilapäisestä asuinpaikasta, salaisesta puhelinnumerosta ja tai muusta puhelinnumerosta ja muu yhteystieto. Muulla yhteystiedolla tarkoitetaan esimerkiksi faksi tai sähköpostiosoitetta.

Julkisuuslaissa ei ole asetettu määräaikaa yhteystietojen luovutusrajoitukselle. Henkilöä voi pyytää yhteystietojensa salassapitoa ja luovutusrajoitusta määräajaksi. Ellei henkilö itse pyydä luovutusrajoitusta tietyksi ajaksi, se on voimassa toistaiseksi. Toistaiseksi voimassa oleva turvakielto päättyy henkilön kirjallisen ilmoituksen perusteella.

Julkisuuslain turvakieltoa haetaan esittämällä tätä asiaa koskeva hakemus Verohallinnolle. Hakemus siirretään suoraan turvakieltovastuuhenkilön käsiteltäväksi eikä hakemusta kirjata kirjaamossa. Hakemus saattaa sisältää salassa pidettäviä tietoja⁵. Turvakieltovastuuhenkilö käsittelee ja ratkaisee hakemuksen. Henkilöllä on oikeus hakea ratkaisuun muutosta siten kuin hallintoasian muutoksenhausta säädetään.

_______________________

⁵ Esimerkiksi julkisuuslain 24 §:n 1 mom. 26) kohdan mukaisia tietoja rikoksen uhriksi joutumisesta tai 31) kohdan mukaisia tietoja suojattavasta osoitteesta.

_______________________

2.3 Turvakiellon alkaminen ja päättyminen

Verohallinto saa väestötietojärjestelmästä tiedon väestötietojärjestelmään merkitystä turvakiellosta ja tiedon turvakiellossa olevan henkilön kotiosoitteesta.

Verohallinnon myöntämä turvakielto merkitään Verohallinnon asiakasrekisteriin. Verohallinto saa myös tällöin väestötietojärjestelmästä tiedon henkilön kotiosoitteesta.

Verohallinto ei lähetä asiakkaalle erityistä kirjettä turvakiellon alkamisen johdosta. Verohallinnon internetsivuilla on lisätietoja turvakiellon alaisten tietojen käsittelystä Verohallinnossa ja missä tilanteissa asiakkaan pitää huomioida turvakielto erityisesti. Näitä tilanteita ovat asianhoitajana toimiminen, pankkitilitiedon ilmoittaminen sekä yhtymän tai yhtiön osoitteen rekisteröinti.

3 Turvakiellon alaiset tiedot ja niiden käsittely Verohallinnossa

Henkilöä koskevat muut tiedot eivät ole turvakiellon alaisia. Turvakielto ei siten ulotu sellaisiin tuloja, varallisuutta, vähennyksiä tms. koskeviin verotustietoihin, joista ei ilmene turvakiellon alaisia tietoja. Kirkkokuntatieto, eli tieto siitä kuuluuko henkilö evankelis-luterilaiseen tai johonkin muuhun kirkkokuntaan, ei ole turvakiellon alainen tieto.

Turvakielto koskee myös henkilön omistuksessa tai hallinnassa olevan kiinteistön, rakennuksen ja huoneiston yksilöinti- ja sijaintitietoja, jos niitä ei voida käsitellä erillään turvakiellon kohteena olevista tiedoista. Verohallinnossa turvakiellon alaisen henkilön omistamat tai hallitsemat kiinteistöt ja rakennukset sekä huoneistot ovat salassa pidettäviä verotustietoja. Tiedot saadaan käytännössä Maanmittauslaitokselta ja tietoja käsitellään vain verotuksen toimittamista varten.  Näiden tietojen käsittelyä ei ole rajattu siten kuin turvakiellossa olevan henkilön varsinaisten yhteystietojen käsittelyä.

3.1 Turvakieltovastuuhenkilöt ja vastuu käsittelystä

Turvakiellon alaisten tietojen käsittelystä vastaa Pääkaupunkiseudun verotoimisto yhdessä Verohallinnon esikunta- ja oikeusyksikön kanssa. Turvakiellossa olevien henkilöiden asiakasrekisteröintitehtävät on keskitetty Pääkaupunkiseudun verotoimistoon ns. turvakieltovastuuhenkilöille⁶. Vastuuhenkilön tulee olla luotettava ja vakinaisessa virkasuhteessa Verohallintoon. Vastuuhenkilön nimeää yksikön päällikkö. Ennen nimeämistä vastuuhenkilölle tehdään turvallisuusselvitys.

Turvakiellossa olevien henkilöiden verotuksen toimittamisessa ei ole erityisjärjestelyitä. Tämä tarkoittaa, että henkilön verotusta toimittava virkailija saattaa joutua käsittelemään myös turvakiellolla suojattuja yhteystietoja silloin, kun se on tarpeen henkilön verotuksen toimittamisessa (esim. matkakuluvähennys- tai kotitalousvähennysasian selvittäminen).

_______________________

⁶  Väestötietolain mukaisesti turvakiellon alaisia tietoja saavat käsitellä vain sellaiset, joiden työtehtäviin turvakiellon alaisten tietojen käsittely välittömästi kuuluu.

_______________________

3.2 Suojaaminen ja seuranta

Turvakiellon alaisia tietoja käsittelevät vain sellaiset virkailijat, joiden tehtäviin näiden tietojen käsittely kuuluu (turvakieltovastuuhenkilöt). Tämä toteutetaan käyttöoikeuksilla ja ohjeistuksella. Turvakiellon alaisia yhteystietoja ei saa näyttää muille esimerkiksi sovellusten käyttöliittymissä.

Turvakiellon alaisten tietojen käsittelyä seurataan lokitietojen avulla. Lokiin tallentuvat tiedot turvakiellossa olevan henkilön tietojen on käsittelystä. Lokitiedot voidaan tallentaa, kun turvakiellossa olevan henkilön tietoja käsitellään riippumatta siitä, onko virkailijalla oikeus nähdä henkilön yhteystietoja. Seurannan perusteena on se, että henkilön yhteystiedot saattavat ilmetä hänen muista verotustiedoistaan, vaikka varsinaiset yhteystiedot on suojattu käyttöoikeuksin. Turvakieltolokin tietojen säilytysaika on 5 vuotta. Valvontaa tehdään tarvittaessa.

Verohallinnon tietojärjestelmän lisäksi turvakiellon alaisia tietoja on myös asiakirjoilla. Manuaalisesti säilytettävät asiakirjat suojataan samoin kuin muut salassa pidettäviä verotustietoja sisältävät asiakirjat.

Turvakiellon alaiset yhteystiedot suojataan myös sähköisissä asiointipalveluissa. Palvelut on tehty siten, että vain luotettavasti tunnistettu henkilö näkee itse omat turvakiellon alaisetkin yhteystietonsa.

3.3 Turvakielto verotuksen toimittamisessa

Turvakiellossa olevan henkilön osoitetiedot eivät ole nähtävillä verosovelluksissa. Asiakkaan asuinosoitteella on merkitystä esimerkiksi kotitalousvähennyksessä, asunnon ja työpaikan matkakulujen selvittämisessä, luovutusvoiton verotuksessa tai ensiasunnon varainsiirtoverovapaudessa.

Turvakiellossa olevan henkilön verotusta varten tarvittavat asumistiedot pitää selvittää henkilöltä itseltään taikka pyytää turvakieltovastuuhenkilöä selvittämään tieto Verohallinnon asiakastietojärjestelmästä tai väestötietojärjestelmästä. Turvakieltoasiakkaan yhteystietoja ei saa hakea Verohallinnon ulkopuolisista tietojärjestelmistä, kuten esimerkiksi postin osoitetietojärjestelmästä.   

Turvakieltovastuuhenkilö voi käyttää turvakieltoasiakkaan veropostin lähettämiseksi samoja menettelyitä kuin muidenkin asiakkaiden kohdalla. Turvakieltoasiakkaan osoitetiedoksi saa tietojärjestelmään tallentaa vain väestötietojärjestelmään tallennetun tai turvakieltoasiakkaan itse antaman yhteystiedon.

Turvakiellon alaisia tietoja ei saa listata tietokantapoiminnoissa. Turvakieltoasiakkaat pitää poistaa listauksilta kokonaan silloin, jos turvakiellon alaisia tietoja ei voida poiminnoissa suojata tietokohtaisesti esimeriksi poistamalla osoitetiedot. Tietokantapoiminnan tietosisällöstä pitää neuvotella tarkemmin Esikunta- ja oikeusyksikön kanssa, jos turvakiellon alaiset tiedot ovat yksittäisessä poiminnassa välttämättömiä esimerkiksi verovalvonnan toteuttamiseksi.

3.4 Turvakiellossa oleva henkilö asianhoitajana tai yhtymän osakkaana

Turvakiellossa olevaa henkilöä ei saa merkitä valtuutetuksi asianhoitajaksi. Valtuutettu asianhoitaja hoitaa päämiehensä veroasioita ja asianhoitajan yhteystietojen suojaamisesta aiheutuu olennaista haittaa tämän tehtävän hoitamiselle. Asianhoitajana toimivan yhteystietoa ei suojata siten kuin turvakiellossa olevan henkilön muita yhteystietoja.

Kiinteistöyhtymän yhteystiedoksi merkitään esimerkiksi kiinteistön osoite. Kiinteistön osoite saattaa olla turvakiellossa olevan yhtymän osakkaan turvakiellon alainen yhteystieto. Yhtymä ei voi olla turvakiellossa eikä Verohallintoon saapunut tieto yhtymän osakkaan turvakiellosta suojaa automaattisesti yhtymälle merkittyä yhteystietoa.

Henkilöä pyydetään huomioimaan nämä tilanteet ja ottamaan yhteyttä Verohallintoon. Asiakkaalla on mahdollisuus ilmoittaa postiosoitteeksi jokin turvallinen osoite. Asianhoitajatilanteessa henkilön tulee myös arvioida, onko hänen turvallista toimia asianhoitajana. Yhtymän osalta yhteystiedoksi voidaan merkitä myös jonkin toisen osakkaan yhteystieto.

3.5 Turvakiellon alainen yhteystieto yritys- ja yhteisötietojärjestelmän tietopalvelussa

Yritys- ja yhteisötietojärjestelmän (YTJ) julkisessa tietopalvelussa (ytj.fi) turvakiellossa olevalla henkilöllä näytetään vain Patentti- ja rekisterihallituksen rekistereistä saatu tieto yritystoiminnan harjoittamispaikasta (kuntatieto) sekä asiakkaan nimenomaisesti YTJ:tä varten ilmoittamat julkiset osoite- ja yhteystiedot. Turvakiellon kannalta ongelmallista on, jos asiakas on ilmoittanut yrityksensä osoitteeksi kotiosoitteensa. Tämä yhteystieto ei poistu automaattisesti turvakiellon alkaessa.

Henkilöä pyydetään huomioimaan tämä ja ottamaan yhteyttä Verohallintoon. Jos henkilö haluaa suojata tätä julkiseksi ilmoittamaansa yhteystietoa, tulee hänen muuttaa yrityksen osoitteeksi joku muu kuin hänen turvakiellon alainen osoitteensa.

3.6 Turvakiellon alaisten tietojen luovuttaminen

Väestötietolain mukaisesti väestötietojärjestelmään merkittyjä turvakiellon alaisia tietoja ei saa luovuttaa edelleen, ellei laissa toisin säädetä. Verohallinto ei luovuta väestötietojärjestelmästä saatuja turvakiellon alaisia tietoja edelleen. Poikkeuksena ovat perukirjat, jotka voidaan luovuttaa siten, ettei osoitetietoja ole poistettu, jos tietojen luovutuksensaajana oleva viranomainen on antanut selvityksen turvakiellon alaisten tietojen suojaamisesta. Lisätietoja Verohallinnon ohjeessa perukirjojen luovuttamisesta nro 786/09/2005.

Verohallinnon myöntämän turvakiellon alaisia tietoja voidaan antaa julkisuuslain 29 §:n 2 momentin mukaisesti toiselle viranomaiselle. Tietoja pyytävän viranomaisen on annettava selvitys, miten tietojen suojaus on tarkoitus järjestää.

Viranomaisen antama selvitys voi olla vapaamuotoinen. Selvityksen tulee kuitenkin sisältää seuraavat seikat:

• Perusteltu lakisääteinen oikeus ja tarve käsitellä turvakiellon alaisia tietoja
  Selvitys tarpeellisuudesta viranomaisen lakisääteisissä tehtävissä (henkilöiden ajantasaiset osoitetiedot on saatavissa väestötietojärjestelmästä).
• Kuvaus siitä miten tietoja käytetään
  Yleisluontoinen selvitys, josta käy ilmi, että turvakiellon alaisten tietojen käyttö on rajoitettua.   
• Kuvaus siitä miten turvakiellon alaisia tietoja suojataan
  Selvitys tietojen käsittelyn rajoittamisesta ja suojaamisesta.

Turvakiellon alaisia tietoja ei saa antaa yrityksille tai muille yksityisille tahoille. Turvakiellon alaisia tietoja ei saa luovuttaa, vaikka yrityksellä tai henkilöllä olisi asianosaisena oikeus saada salassa pidettäviä verotustietoja. Asianosaisella ei ole julkisuuslain 11 §:n 2 mom. 1) kohdan mukaisesti tiedonsaantioikeutta sellaiseen asiakirjaan, jonka antaminen olisi vastoin erittäin tärkeää yksityistä etua.  Vaikeissa soveltamistilanteissa tulee olla yhteydessä Esikunta- ja oikeusyksikköön.

Tieto siitä, että henkilölle on rekisteröity turvakielto, ei ole juridisesti turvakiellon alainen tieto. Tieto on kuitenkin verotustietona salassa pidettävä. Verohallinnosta tieto voidaan antaa perustellusta syystä vain viranomaiselle, joilla on laissa säädetty oikeus saada salassa pidettäviä verotustietoja.

3.7 Kansainvälinen tietojenvaihto

Verohallinto saa kansainvälisen tietojenvaihdon kautta verovelvollisten yhteystietoja, joita käytetään mm. verovelvollisen tunnistamiseksi ja yksilöimiseksi. Tietojenvaihdossa saatuja turvakieltoasiakkaan yhteystietoja saa käsitellä vain asiakkaan tunnistamismenettelyssä eikä niitä saa tallentaa Verohallinnon tietojärjestelmään asiakkaan yhteystiedoksi.

Verohallinnolla on tietojenvaihto- ja verosopimusten sekä tietojenvaihtoa koskevan sääntelyn nojalla velvollisuus luovuttaa verovelvollisten yhteystietoja. Verohallinto ei kuitenkaan luovuta näissä tilanteissa turvakiellon alaisia yhteystietoja. Turvakiellon alaisia tietoja voidaan antaa lain nojalla vain toiselle Suomen viranomaiselle.

4 Muut yhteystietojen luovutusrajoitukset viranomaisissa

Henkilöllä ei ole turvakiellon lisäksi mahdollista saada Verohallinnon rekistereihin muita yhteystietojen luovutusrajoituksia⁷. Luovutusrajoitukset eivät ole tarpeen, koska yhteystiedot ovat verotustietoina salassa pidettäviä ja niitä voidaan luovuttaa vain siten kuin laissa erikseen säädetään. Verohallinto ei siten voi luovuttaa yhteystietoja esimerkiksi suoramarkkinointi- tai sukututkimustarkoitusta varten.

Ajoneuvoliikennerekisteriin merkittyjen turvakiellon alaisten tietojen käsittelystä Verohallinnossa on sovittu Liikenteen turvallisuusviraston (TraFi) kanssa erikseen.

_______________________

⁷  Esimerkiksi väestötietolain luovutusrajoitukset (lisätietoa vrk.fi) ja ajoneuvoliikennerekisteriin merkittävä turvakielto (lisätietoja trafi.fi). Näillä rajoituksilla ei ole vaikutusta Verohallinnossa.

_______________________

pääjohtaja Pekka Ruuhonen

ylitarkastaja Taito von Konow