Anmälan av information till inkomstregistret: naturaförmåner och kostnadsersättningar

Anvisningen är avsedd för prestationsbetalare. Anvisningen beskriver med hjälp av exempel hur olika naturaförmåner och kostnadsersättningar anmäls till inkomstregistret.

Utbetalda prestationer ska alltid anmälas till inkomstregistret åtminstone som ett totalbelopp (begränsad precisionsnivå för anmälan, s.k. anmälningssätt 1). Vid behov kan utbetalaren anmäla prestationer på mer specificerat sätt än i det obligatoriska anmälningssättet med hjälp av separata kompletterande inkomstslag (anmälan med högre precisionsnivå, s.k. anmälningssätt 2). Oberoende av anmälningssättet för penninglöner, ska naturaförmåner och skattefria kostnadsersättningar alltid anmälas separat under egna inkomstslag.

I exemplen i anvisningen beskrivs anmälan av uppgifter såväl som totalbelopp som med specifikationer. I exemplen anges inte alla uppgifter som är obligatoriska att lämna, utan enbart uppgifter som är nödvändiga i anmälan av naturaförmåner och kostnadsersättningar. Till exempel anmälan av förskottsinnehållning är inte föremål för särskilda anvisningar , förutom i kapitel 1.6. De penningbelopp som används i exemplen är av exemplifierande karaktär och maximibeloppet på socialförsäkringsavgifter, förskottsinnehållningsprocenten och skattefria resekostnadsersättningar ska granskas årligen. Förskottsinnehållningen fastställs utifrån den mottagarspecifika förskottsinnehållningsprocenten.

I anvisningen beskrivs anmälning i inhemska situationer. Anmälan av uppgifter till inkomstregistret i internationella situationer beskrivs i anvisningen Anmälan av information till inkomstregistret: internationella situationer. Korrigering av uppgifter om anmälda naturaförmåner och kostnadsersättningar beskrivs i anvisningen Korrigering av uppgifter i inkomstregistret.

Denna anvisning ersätter den tidigare anvisningen Anmälan av information till inkomstregistret: naturaförmåner och kostnadsersättningar. Anvisningen har uppdaterats:

• anvisningarna om personalbiljettförmåner har ändrats så att den motsvarar ändringen som träder i kraft i början av 2021
• ett nytt avsnitt om anmälan av cykelförmån har lagts till
•  ett nytt avsnitt om anmälan av ränteförmån för bostadslån har lagts till
• anmälan av kostförmån har preciserats, när ersättningen för förmånen motsvarar beskattningsvärdet
• anmälan av måltidsersättning har preciserats, när ersättningen överstiger det maximala beloppet enligt Skatteförvaltningens beslut
• anvisningen för anmälan har preciserats när det gäller situationer där dagtraktamente och målstidsersättning betalas enligt
• kollektivavtal på lindrigare grunder än enligt Skatteförvaltningens anvisning
• anmälan av skattepliktig flyttningsersättning har preciserats
•  andra mindre preciseringar.

1 Naturaförmåner

En naturaförmån är ett vederlag för arbete, vilken arbetstagaren får av arbetsgivaren i annan än i penningform. En naturaförmån är skattepliktig löneinkomst, på vilken den arbetsgivare som gett förmånen ska verkställa förskottsinnehållning och betala socialförsäkringsavgifter.

Om en arbetsgivare inte alls betalar ut penninglön till en arbetstagare, är det inte möjligt att verkställa förskottsinnehållning på naturaförmånen. Om man till en arbetstagare inte betalat ut penninglön som räcker för att innehålla arbetstagarens arbetspensionsförsäkringsavgift och arbetslöshetsförsäkringspremie, kan arbetsgivaren innehålla dessa arbetstagarens försäkringsavgifter i samband med senare löneutbetalningar inom den tidsram som föreskrivs i lagen. Arbetsgivaren anmäler dessa betalningar till inkomstregistret under punkterna Arbetstagarens arbetslöshetsförsäkringspremie och Arbetsgivarens arbetspensionsförsäkringsavgift med anmälan för den utbetalningsdag, då de innehållits av arbetstagaren. Om arbetstagarens socialförsäkringsavgifter i en situation som beskrivits ovan inte tas ut av arbetstagaren vid en senare löneutbetalning, anmäls arbetstagaravgifter som arbetsgivaren betalat på anmälan om löneuppgifter som övrig naturaförmån till arbetstagaren, se närmare kapitel 1.3. Förskottsinnehållning på naturaförmåner anmäls till inkomstregistret enbart om den verkställts.

Uppgifterna om naturaförmåner ska lämnas in senast på den femte dagen i kalendermånaden som följer efter den månad då naturaförmånen flutit in. Om penninglön för den månad då naturaförmånen flutit in emellertid betalas ut under kalendermånaden som följer efter den månad då naturaförmånen flutit in, kan uppgifterna om naturaförmåner även lämnas in genom att anmäla naturaförmånen som inkomst för den kalendermånad som följer efter den månad då naturaförmånen flutit in. I dessa fall ska anmälan lämnas in senast på den femte dagen i den kalendermånad vars inkomst naturaförmånen har anmälts som. Med den månad då naturaförmånen har flutit in avses den månad under vilken naturaförmånen har varit tillgänglig.

Om arbetstagaren endast får naturaförmån, utan att någon penninglön utbetalas, ska beloppet på naturaförmånen anmälas månatligen till inkomstregistret och som betalningsdag ska i anmälan om löneuppgifter anges den dag i månaden, exempelvis den sista dagen i månaden, då förmånen har varit tillgänglig för inkomsttagaren.

Om arbetstagaren utbetalas lön i två veckors perioder, kan förmånen anmälas två gånger i månaden genom att dela beskattningsvärdet åt samma månads två olika löneutbetalningsperioder.. Det rekommenderas dock att naturaförmåner endast anmäls en gång i månaden. Tidsfristerna för anmälan av naturaförmåner beskrivs närmare i kapitel 1.5.

Naturaförmåner anmäls till inkomstregistret också i det fallet att arbetsgivaren till arbetstagaren betalat ett belopp som motsvarar naturaförmånens penningvärde eller en större ersättning, och inget belopp återstår att lägga till lönen. Ersättningen för naturaförmånen ska anges med samma anmälan om löneuppgifter som naturaförmånen. Om arbetsgivaren har tagit ut ett större belopp på naturaförmånen än dess beskattningsvärde,  anges som ersättning för naturaförmånen högst det belopp som motsvarar dess beskattningsvärde på anmälan om löneuppgifter. Beloppet som tagits ut minskar den beskattningsbara inkomsten och arbetsinkomsten som utgör grunden för socialförsäkringsavgifterna.

Skatteförvaltningen fastställer årligen penningvärdet på naturaförmåner med ett beslut. Beslutet finns på adressen skatt.fi > Detaljerade skatteanvisningar > Beslut > Skatteförvaltningens beslut om de grunder som ska iakttas vid beräkningen av naturaförmåner i samband med beskattningen för år 2021. Om beskattningsvärdet inte fastställts separat genom ett beslut av Skatteförvaltningen är värdet på naturaförmånen dess gängse värde. Med gängse värde avses de verkliga kostnaderna som uppstått när förmånen anskaffades.

1.1 Naturaförmåner som alltid anmäls som egna inkomstslag

Av naturaförmånerna anmäls bilförmån, personalbiljettförmån, cykelförmån och ränteförmån för bostadslån alltid som egna inkomstslag.

1.1.1 Bilförmån

En bilförmån uppstår för en arbetstagare när arbetsgivaren till arbetstagarens eller hans eller hennes familjs förfogande ställer en bil som arbetsgivaren äger eller besitter och som det är tillåtet att använda för privat bruk.

Arbetsgivaren anmäler beloppet på bilförmånen till inkomstregistret med inkomstslaget Bilförmån (304). Det är inte av betydelse om arbetsgivaren anmäler penninglönerna som totalbelopp (anmälningssätt 1) eller på specificerat sätt (anmälningssätt 2). Förutom bilförmånen ska arbetsgivaren som uppgift om Typ av bilförmån anmäla om det handlar om en bruksförmån eller en fri bilförmån. Det handlar om en bruksförmån då en arbetstagare själv betalar åtminstone bilens drivkraftskostnader. Det handlar om en fri bilförmån då en arbetsgivare betalar alla kostnader av bilen.

Arbetsgivaren ska till inkomstregistret anmäla information om Bilens åldersgrupp. A, B, C eller U ska väljas från listan över värden. Naturaförmånsbilarna har delats in i tre åldersgrupper (A, B och C) enligt det år när bilen tagits i bruk enligt registerutdraget. Som ibruktagningsår betraktas det år när första registrering av bilen gjorts. Bilar hör under de tre första driftåren till åldersgrupp A, under de tre därpå följande åren till åldersgrupp B och därefter till åldersgrupp C. Värde U avser en bilförmån som är i användning och fåtts utomlands. Det år då bilen tagits i bruk är i så fall inte av betydelse.

Om driftskostnaderna för arbetstagarens bilförmån räknas som ett kilometerspecifikt värde i stället för ett månatligt värde, ska arbetsgivaren anmäla uppgiften Antal kilometer till inkomstregistret. I punkten anges det antal kilometer som körts med en tjänstebil som är i privat bruk. Enligt Skatteförvaltningens beslut kan arbetsgivaren anmäla anmäla antalet kilometer enligt löneperiod eller alternativt senast med årets sista deklaration. Om arbetsgivaren får kännedom om bilförmånens kilometerantal först efter att förmånen redan fåtts, ska den inlämnade anmälan korrigeras.

Arbetsgivaren kan debitera självriskandelen för bilförmånen av arbetstagarens nettolön. I så fall betalar arbetstagaren i praktiken självrisken och denna självriskandel av bilförmånen sänker den förmån som ska beskattas eller slopar den helt och hållet. Om självriskandelen av bilförmånen är lägre än bilförmånens beskattningsvärde, behandlas differensen mellan beskattningsvärdet och den ersättning som tas ut för bilförmånen som en skattepliktig naturaförmån för arbetstagaren. Om självriskandelen motsvarar beskattningsvärdet av bilförmånen, uppkommer ingen beskattningsbar förmån. Arbetsgivaren anmäler beskattningsvärdet på naturaförmånen till inkomstregistret med inkomstslaget Bilförmån (304) och beloppet på den självriskandel som tagits ut av arbetstagaren med inkomstslaget Ersättning för bilförmån (401).

Bilförmånen ska anmälas också i det fallet att arbetsgivaren av arbetstagaren tagit ut ett belopp som motsvarar naturaförmånens penningvärde eller en större ersättning, och inget belopp återstår att lägga till i lönen. Även om arbetsgivaren skulle ha tagit ut en ersättning för bilförmån som är större än förmånens beskattningsvärde, ska man på anmälan om löneuppgifter ange som ersättning för bilförmån högst ett belopp som motsvarar dess beskattningsvärde.

Den självriskandel som tagits ut av arbetstagaren anmäls separat med inkomstslaget Ersättning för bilförmån (401). Förmånens beskattningsbara värde anmäls även då till sitt fulla belopp med inkomstslaget Bilförmån (304), och det ersättningsbelopp som tagits ut dras inte av bilförmånen. Ersättning för bilförmån ska anmälas på samma anmälan om löneuppgifter som bilförmånen, även om arbetsgivaren skulle ta ut ersättningen under den löneutbetalningsperiod som kommit före anmälan av bilförmånen eller först senare.

1.1.2 Personalbiljettförmån

En personalbiljett är en personlig resebiljett för kollektivtrafiken, vilken arbetsgivaren gett till en arbetstagare för resan mellan bostaden och arbetsstället. En del av personalbiljettens värde är skattefri och en del är skattepliktig. Den skattepliktiga andelen är en naturaförmån och den betraktas som en lön. En personalbiljett är skattefri inkomst upp till 3 400 euro. Om arbetstagaren får både personalbiljett och cykelförmån, kan det skattefria beloppet för dem sammanlagt vara högst 3 400 euro. En arbetsgivare ska alltid anmäla en personalbiljett till inkomstregistret, också i det fallet att ingen beskattningsbar förmån uppstår.

Om arbetstagaren köper biljetten själv och arbetsgivaren betalar biljettpriset eller en del av detta till arbetstagaren, anses den andel som arbetsgivaren betalat i sin helhet utgöra lön för arbetstagaren.

Arbetsgivaren anmäler den skattefria andelen av en personlig kollektivtrafikbiljett som den bekostat för en arbetstagare med inkomstslaget Skattefri andel av personalbiljett( 341). Den andel som ska ses som lön ska anmälas av arbetsgivaren med inkomstslaget Andel av personalbiljett som betraktas som lön (342). Uppgifterna ska specificeras, eftersom de påverkar beloppet på det avdrag som arbetstagaren kan göra i beskattningen utifrån resor mellan hemmet och arbetsstället. En anmälan om personalbiljett ges till inkomstregistret alltid under nedan nämnda inkomstslag. Det är inte av betydelse om arbetsgivaren anmäler penninglönerna som ett totalbelopp (anmälningssätt 1) eller på specificerat sätt (anmälningssätt 2) till inkomstregistret.

Anmälan av personalbiljetter avviker från de övriga naturaförmånerna, eftersom utbetalaren ska dra av ersättningen hen tar ut av arbetstagaren av den andel som betraktas som lön. Som den andel som betraktas som lön anmäls den andel av värdet på förmånen, för vilken arbetsgivaren redan har dragit av ersättning av inkomsttagaren. Om ingen förmån som kan betraktas som lön uppkommer, ska arbetsgivaren dra av den ersättning som debiteras av arbetstagaren från personalbiljettens skattefria andel. Som personalbiljettens skattefria andel anmäls det återstående beloppet.

Den andel som betraktas som lön är underställd förskottsinnehållning och socialförsäkringsavgifter. Förskottsinnehållning verkställs inte på den skattefria andelen och socialförsäkringsavgifter betalas inte.

Gränserna i euro är skatteårsspecifika. Arbetsgivaren beräknar och anmäler den skattefria och skattepliktiga delen av förmånen månadsvis enligt de förfarande och undantag som beskrivs nedan. Om arbetsgivaren i stället för att ge betalningsinstrument för inköp av resebiljett ger arbetstagaren en biljett vars giltighetstid avser två olika år, ska arbetsgivaren fördela priset mellan dessa år i förhållande till biljettens giltighetstider och anmäla uppgifterna på detta sätt på anmälan om löneuppgifter. Om biljetten är giltig t.ex. 1.11.2021–31.3.2022, utgör 2/5 av biljettpriset inkomst för 2021 och 3/5 inkomst för 2022. Prisandelarna anmäls på motsvarande sätt på anmälningar om löneuppgifter för 2021 och 2022. Om penninglön som intjänats i december utbetalas i januari, kan arbetsgivaren anmäla naturaförmånen i december som inkomst i januari, varvid naturaförmånen beskattas som inkomst för det skatteår som börjar i januari. Det belopp som anmälts som inkomst i januari beaktas i uppföljningen av eurogränserna för det skatteår som börjar i januari.

Om arbetsgivaren ger arbetstagare betalmedel som berättigar till biljettköp, som t.ex. arbetsresesedlar, eller en biljett som kan användas för ett visst antal resor och som är giltig t.ex. i ett år från inköpsdagen, betraktas förmånen och ska anmälas som inkomst för den månad under vilken biljetten köps. Köptillfället fastställer även skatteåret för biljetten.

Arbetsgivaren kan anmäla personalbiljetten i samband med den lön som flutit in under samma period. Om arbetsgivaren t.ex. har gett arbetstagaren en personalbiljett i december, men lön som flutit in under december betalas till arbetstagaren först i januari, kan arbetsgivaren anmäla personalbiljetten i samband med den penninglön som betalas ut i januari. Alternativt kan arbetsgivaren anmäla förmånen separat på sin egen anmälan senast den 5 februari. Som betalningsdag ska man ange betalningsdagen i januari, t.ex. den sista dagen i januari. I dessa fall betraktas förmånen som inkomsttagarens inkomst för januari och den beaktas i uppföljningen av eurogränserna för det skatteår som börjar i januari.

En personalbiljettförmån anmäls som inkomst för den löneutbetalningsperiod då förmånen behandlats i arbetstagarens löneberäkning. Om den skattefria personalbiljettförmånen inte behandlas i löneberäkningssystemet alls, kan den skattefria personalbiljettförmånen anmälas en gång i året. Det rekommenderas dock att förmånen anges i anmälan för den månad under vilken den ges. Om inkomsttagaren exempelvis ges en personalbiljettförmån på 300 euro i februari, anges uppgiften i anmälan om löneuppgifter för februari månad. Om lön som flutit in under februari emellertid betalas ut i mars, kan personalbiljettförmånen anmälas samtidigt med löneutbetalningen för mars eller separat den 5 april. Om arbetsgivaren ger arbetstagaren en biljett vars giltighetstid infaller under två år, ska arbetsgivaren fördela priset mellan dessa år i förhållande till biljettens giltighetstider och anmäla uppgifterna på detta sätt i anmälan om löneuppgifter, även om personalbiljettförmånen inte behandlas i löneräkningssystemet.

Arbetsgivaren kan debitera självriskandelen från arbetstagarens nettolön. Självriskandelen anmäls med inkomstslaget Ersättning för personalbiljett (415). Den ersättning som tagits ut anmälas till sitt fulla belopp, även om den är större än den andel som betraktas som lön. Ersättningen ska avdras från den andel som anses vara lön. Som andel som betraktas som lön anmäls det återstående beloppet.

Om ingen förmån som kan betraktas som lön uppkommer, ska arbetsgivaren dra av den ersättning som debiteras av arbetstagaren från personalbiljettens skattefria andel. Som personalbiljettens skattefria andel anmäls det återstående beloppet.

Om arbetstagaren får både personalbiljett och cykelförmån, kan det skattefria beloppet för dem sammanlagt vara högst 3 400 euro. Arbetsgivarens cykelförmån minskar således personalbiljettens maximala skattefria belopp.

När det gäller personalbiljetter uppskattas det skattepliktiga och skattefria beloppet på förmånen för hela årets del i motsats till andra naturaförmåner, där beloppet uppskattas för en månad. Om personalbiljetten ges en gång i året, till exempel i början av året och ersättning tas ut på den regelbundet hela året skulle det i praktiken i början av året uppstå skattepliktig förmån åt personen, eftersom betalaren inte ännu skulle ha hunnit ta ut annat än första månadens ersättning på förmånen. Så att betalaren inte behöver korrigera alla inlämnade anmälningar i ovan beskrivna situationen, kan betalaren på förhand förutse situationen och dela upp sen skattefria andelen för hela året samt anmäla den månatligen till inkomstregistret i samband med ersättningen hen tagit ut.

Om en personalbiljettförmån har getts i början av året för hela året och arbetsförhållandet upphör mitt under året, ska betalaren korrigera anmälningarna hen har lämnat in. I sådana fall avses endast den andel som hänför sig till arbetstiden vara personalbiljettförmån. Resten av personalbiljettens värde är lön om arbetsgivaren inte tar ut ersättning på det. Biljetten ska korrigeras till lön med inkomstslagen för lön senast för den sista löneutbetalningsperioden.

1.1.3 Cykelförmån

Cykelförmån uppkommer när arbetsgivaren ger en arbetstagare en cykel för privat bruk. Arbetsgivaren kan ha köpt eller leasat cykeln. Det är också fråga om cykelförmån om arbetsgivaren på något annat sätt ger en arbetstagare möjlighet att använda cykel på fritiden.

Av cykelförmånen är 1 200 euro skattefri inkomst om året och resten skattepliktig naturaförmån. Om arbetstagaren får både cykelförmån och personalbiljett, kan det skattefria beloppet för dem sammanlagt vara högst 3 400 euro, dvs. den skattefria cykelförmånen avdras från personalbiljettens maximala skattefria belopp.

Värdet på cykelförmånen fastställs enligt gängse värde. Skatteförvaltningen bestämmer årligen beräkningsgrunderna för det gängse värdet. Beräkning av cykelförmåner beskrivs i Skatteförvaltningens anvisning Naturaförmåner i beskattningen och Skatteförvaltningens beslut om de grunder som ska iakttas vid beräkningen av naturaförmåner i samband med beskattningen.

Cykelförmån ska alltid anmälas i anmälan om löneuppgifter även om det inte uppkommit någon beskattningsbar förmån.

En skattefri cykelförmån anmäls som inkomst för den löneutbetalningsperiod då förmånen behandlats i löneberäkningen för arbetstagaren. Om skattefria cykelförmåner inte över huvud taget behandlas i löneräkningssystemet, kan skattefria cykelförmåner anmälas en gång om året. Det rekommenderas emellertid att förmånen anmäls med anmälan för den månad under vilken den beviljas. Den andel av cykelförmånen som betraktas som lön anmäls däremot för de månader som arbetstagaren haft tillgång till förmånen. Den andel av cykelförmånen som betraktas som lön och den skattefria andelen ska specificeras, eftersom detta påverkar avdragsgiltigheten för arbetstagarens kostnader för resor mellan hemmet och arbetsplatsen.

Anmälan av cykelförmån skiljer sig från övriga naturaförmåner på samma sätt som anmälan av personalbiljett, eftersom betalaren ska dra av den ersättning som tagits ut av arbetstagaren från den andel som betraktas som lön. Som den andel som betraktas som lön anmäls den andel av värdet på förmånen, från vilken arbetsgivaren redan har avdragit en eventuell ersättning som debiterats inkomsttagaren.

Om ingen förmån som kan betraktas som lön uppkommer, ska arbetsgivaren dra av den ersättning som debiteras av arbetstagaren från cykelförmånens skattefria andel. Som cykelförmånens skattefria andel anmäls det återstående beloppet.

1.1.4 Ränteförmån för bostadslån

En ränteförmån för bostadslån uppstår när arbetsgivaren tar ut en årlig ränta på ett bostadslån som arbetsgivaren beviljat arbetstagaren och som är lägre än den referensränta som används allmänt på marknaden Med referensränta avses 1, 3, 6 och 12 månaders euriborränta eller en annan referensränta, som en bank allmänt tillämpar på krediter till kunderna, till exempel bankens primeränta. I beskattningen anses en sådan ränteförmån vara lön.

Arbetsgivaren anmäler beloppet av den skattepliktiga ränteförmånen med inkomstslaget Ränteförmån för bostadslån (302). Ränteförmån är förskottsinnehållningspliktig, men inga socialförsäkringsavgifter betalas för den.

1.2 Naturaförmåner som kan anmälas på två sätt

Det är möjligt att anmäla uppgifter till inkomstregistret på begränsat eller mer omfattande sätt. Av naturaförmånerna anmäls förutom bilförmån, personalbiljettförmån, cykelförmån och ränteförmån för bostadslån alltid på specificerat sätt under egna inkomstslag. Däremot kan bostadsförmåner, telefonförmåner och kostförmåner anmälas på två sätt: antingen som ett totalbelopp med inkomstslaget Övriga naturaförmåner (317) eller alternativt under egna inkomstslag.

Om en arbetsgivare anmäler en bostadsförmån, telefonförmån och kostförmån som ett totalbelopp med inkomstslaget Övriga naturaförmåner (317), ska arbetsgivaren därtill specificera de naturaförmåner som det anmälda totalbeloppet innehåller. Detta görs med uppgiften Typ av förmån.

Om arbetsgivaren anmäler Bostadsförmånen (301), Telefonförmånen (330) och Kostförmånen (334) under egna separata inkomstslag, anmäls inte dessa förmåner med inkomstslaget Övriga naturaförmåner (317).

Trots att utbetalaren anmäler dessa tre naturaförmåner (bostadsförmån, telefonförmån och kostförmån) under egna inkomstslag, kan penninglöner anmälas med samma anmälan om löneuppgifter på någotdera sättet, som ett totalbelopp eller med en specifikation.

1.2.1 Bostadsförmån

En arbetstagare får en bostadsförmån när arbetsgivaren låter arbetstagaren använda en bostad som arbetsgivaren äger eller besitter utifrån ett hyresförhållande som grundar sig på ett anställningsförhållande eller som en förmån som ingår i lönen. Om bostadsförmånens värde har sänkts enligt Skatteförvaltningens beslut, anmäls det sänkta värdet till inkomstregistret.

Arbetsgivaren kan anmäla bostadsförmånen separat med inkomstslaget Bostadsförmån (301) eller som ett totalbelopp med inkomstslaget Övriga naturaförmåner (317). Om arbetsgivaren ger anmälan på det senare sättet, ska denne dessutom med hjälp av uppgiften Typ av förmån, som anknyter till inkomstslaget Övriga naturaförmåner, anmäla att den inkomst som anmälts med inkomstslaget Övriga naturaförmåner omfattar bostadsförmånen. Om förmånen anmäls separat med inkomstslaget Bostadsförmån, anmäls den inte längre med inkomstslaget Övriga naturaförmåner.

1.2.2 Telefonförmån

En arbetstagare får en telefonförmån då arbetsgivaren betalar kostnader, också för privat användning under fritiden, för ett telefonabonnemang som arbetsgivaren bekostat.

Arbetsgivaren kan anmäla telefonförmånen separat med inkomstslaget Telefonförmån (330) eller som ett totalbelopp med inkomstslaget Övriga naturaförmåner (317). Om arbetsgivaren ger anmälan på det senare sättet, ska denne dessutom med hjälp av uppgiften Typ av förmån, som anknyter till inkomstslaget Övriga naturaförmåner, anmäla att den inkomst som anmälts med inkomstslaget Övriga naturaförmåner omfattar telefonförmånen. Om förmånen anmäls separat med inkomstslaget Telefonförmån, anmäls den inte längre med inkomstslaget Övriga naturaförmåner.

Om penninglön betalas ut för den månad då telefonförmånen flutit in under följande kalendermånad, kan telefonförmånen anmälas som inkomst för den kalendermånad som följer efter månaden då förmånen flutit in dessa fall ska anmälan lämnas in senast på den femte dagen i den kalendermånad som följer efter den månad vars inkomst telefonförmån har anmälts som. Med den månad då naturaförmånen har flutit in avses den månad under vilken naturaförmånen har varit tillgänglig. Således om arbetstagaren har fått telefonförmånen då anställningsförhållandet har inletts i mitten av april, men penninglönen för arbete under en del av april betalas ut först i samband med löneutbetalningen för maj, kan telefonförmånen för april anmälas på samma anmälan i maj med penninglön som flutit in i april eller separat på den femte dagen i den månad som följer efter löneutbetalningen, dvs. den 5 juni.

Om inkomsttagaren endast har telefonförmån, kan den anmälas på förhand för hela året i deklarationen för januari beroende på hur förmånen behandlas i löneräkningen, förutsatt att följande förutsättningar uppfylls:

• telefonförmånen omfattas inte av premier för arbetspensions-, arbetslöshets- eller arbetsolycksfalls- och yrkessjukdomsförsäkring, såsom för FöPL-försäkrade delägare
• personen erhåller inte någon annan inkomst eller förmån.

1.2.3 Kostförmån

En arbetstagare får en kostförmån om arbetsgivaren erbjuder sin arbetstagare en måltid till ett lägre pris än gängse pris eller helt vederlagsfritt. Arbetsgivaren kan subventionera måltidskostnader med en måltidsbiljett såsom en lunchsedel eller med ett annat riktat betalmedel såsom ett betalkort eller en mobilapp eller genom att ordna måltider på arbetsplatsen. Oberoende av hur kostförmånen utdelas ska beloppet av den anmälas månatligen till inkomstregistret. Läs mer om anmälan och avstämning av kostförmån i avsnitt 1.5.

Arbetsgivaren kan anmäla kostförmånen separat med inkomstslaget Kostförmån (334) eller som ett totalbelopp med inkomstslaget Övriga naturaförmåner (317). Om arbetsgivaren ger anmälan på det senare sättet, ska denne dessutom med hjälp av uppgiften Typ av förmån, som anknyter till inkomstslaget Övriga naturaförmåner, anmäla att den inkomst som anmälts med inkomstslaget Övriga naturaförmåner omfattar kostförmånen. Om förmånen anmäls separat med inkomstslaget Kostförmån, anmäls det inte längre med inkomstslaget Övriga naturaförmåner.

Om arbetsgivaren tar ut en ersättning för kostförmånen som motsvarar dess beskattningsvärde, anmäls till inkomstregistret informationen Ersättningen för kostförmånen motsvarar beskattningsvärdet: Ja. Då anmäls inte kostförmånens eurobelopp. Om arbetstagaren debiteras en ersättning på kostförmånen som motsvarar dess beskattningsvärde, får inte inkomstslaget Övriga naturaförmåner användas. Det belopp som tagits ut för kostförmånen anmäls inte separat med inkomstslaget Ersättning för andra naturaförmåner.

Om arbetsgivaren tar ut av arbetstagaren en ersättning som är mindre än kostförmånens beskattningsvärde, ska arbetsgivaren anmäla kostförmånen antingen med inkomstslaget Kostförmån (334) eller Övriga naturaförmåner (317) och ange uppgiften Typ av förmån: Kostförmån. Den ersättning som tagits ut anmäls separat med inkomstslaget Ersättning för andra naturaförmåner (407). Som kostförmån anmäls beloppet av kostförmånens beskattningsvärde och som erhållen ersättning beloppet av den självriskandel som tagits ut av arbetstagaren. Trots att den ersättning som tagits ut av arbetstagaren minskar beloppet på den beskattningsbara kostförmånen, anmäler arbetsgivaren värdet av förmånen till dess fulla belopp då hen anmäler uppgifterna.

Fler exempel på ersättning som tagits ut för kostförmån finns i kapitel 1.4 Ersättning för andra naturaförmåner.

Huruvida en måltid som erbjuds under arbetspraktiken ska anmälas till inkomstregistret beror på om praktikanten erbjuds en kostnadsfri måltid på läroanstalten. Med arbetspraktik avses praktik, arbetsplatsbaserad utbildning eller praktisk arbetslivsorientering (prao) för skolelever och invandrare  som hör till studierna. Om praktikanten erbjuds en kostnadsfri måltid på läroanstalten, uppstår ingen skattepliktig förmån och därmed ska inte måltiden som erbjudits anmälas till inkomstregistret som förmån. Om ingen kostnadsfri måltid erbjuds på läroanstalten, uppstår skattepliktig förmån för praktikanten för  måltiden som erbjudits under arbetspraktiken och den ska anmälas till inkomstregistret med inkomstslaget Övriga skattepliktiga förvärvsinkomster (316). Som eurobelopp för förmånen som fås anmäls måltidens gängse värde, inte kostförmånens beskattningsvärde. Om betalaren tar ut ersättning på måltiden ska endast den skattepliktiga andelen anmälas till inkomstregistret.

Om det är fråga om en måltidssubvention som arbetsgivaren betalar ska uppgiften inte anmälas till inkomstregistret. Det är fråga om en måltidssubvention då arbetsgivaren subventionerar sina arbetstagares måltider på ett annat sätt än genom att bevilja en kostförmån som avses i naturaförmånsbeslutet. Typiskt sluter arbetsgivaren ett avtal med en restaurang enligt vilket arbetsgivaren subventionerar sina arbetstagares måltider med ett visst eurobelopp per måltid och restaurangen tar ut ett pris som på motsvarande sätt är lägre av arbetstagarna. Om subventionsbeloppet inte överskrider restaurangens indirekta kostnader erhåller arbetstagaren inte någon skattepliktig förmån. I dessa fall uppstår det inte någon förmån även om det pris som arbetstagaren betalar skulle underskrida värdet av kostförmånen, och subventionen ska inte anmälas till inkomstregistret.

1.3 Övriga skattepliktiga naturaförmåner

Med inkomstslaget Övriga naturaförmåner (317) anmäls totalbeloppet på förmåner som getts i annan än i penningform, såsom bostads-, telefon- och kostförmåner, förutom om dessa anmälts till inkomstregistret under egna inkomstslag.

Övriga naturaförmåner som anmäls för inkomstslaget utgörs av till exempel garage-, motorcykel- och båtförmån, liv- och pensionsförsäkringspremier som anses vara lön, förmåner som grundar sig på ospecificerade presentkort samt, naturaförmåner till sjömän i sjömanstjänst. När det gäller naturaförmåner för en person i sjömanstjänst och eventuella ersättningar för den ska betalaren som ytterligare information ange att prestationen betalats som sjöarbetsinkomst.

Arbetsgivaren ska i samband med anmälan med inkomstslaget Övriga naturaförmåner (317) anmäla de naturaförmåner som det utbetalda beloppet omfattar. Detta görs genom att ge uppgiften Typ av förmån: Bostadsförmån, Telefonförmån, Kostförmån, Andra förmåner. Flera värden kan väljas för samma belopp.

Om en naturaförmån undantagsvis inte är underställd socialförsäkringsavgifter, anmäler prestationsutbetalaren denna separat genom att använda uppgiftsgruppen Typ av försäkringsuppgift. Försäkring beskrivs närmare i anvisningen Anmälan av information till inkomstregistret: uppgifter i anslutning till försäkrande.

Om en arbetsgivare betalar pensions- eller försäkringspremier för en arbetstagares räkning ännu då det är möjligt att ta ut dem från lönen, till exempel för att lön fortfarande betalas och den tidsgräns som lagen föreskriver ännu inte överskridits, utgör detta i regel arbetsförvärv som ligger till grund för arbetstagarens pension, på vilken arbetspensionsförsäkringsavgifter ska betalas. I så fall anmäls informationen genom att använda inkomstslaget Övriga naturaförmåner (317). Inkomsten är dock underställd alla försäkringsavgifter och därför är det inte är nödvändigt att ge Typ av försäkringsuppgift.

1.4 Ersättning för andra naturaförmåner

En arbetsgivare kan ta ut självriskandelen från arbetstagarens nettolön också vad gäller andra naturaförmåner än bilförmåner och personalbiljetter. Självriskandelen anmäls till inkomstregistret med inkomstslaget Ersättning för andra naturaförmåner (407).

Med inkomstslaget Ersättning för andra naturaförmåner (407) anmäls den andel av naturaförmånens värde som debiterats arbetstagaren. Med inkomstslaget anmäls beloppet som av arbetstagaren tagits ut för andra naturaförmåner än bilförmån eller personalbiljett. Värdet på naturaförmånen anmäls dessutom till sitt fulla belopp med sit eget inkomstslag. Med inkomstslaget Ersättning för andra naturaförmåner anmäls självriskandelen som tagits ut av arbetstagaren.

Ersättningen för naturaförmånen ska anmälas med samma anmälan om löneuppgifter som naturaförmånen, även om ersättningen skulle tas ut på förhand eller senare.

Om ersättningen inte anmäls med samma anmälan om löneuppgifter som naturaförmånen, förblir anmälningarna felaktiga ur socialförsäkrarnas synvinkel, eftersom försäkringsavgifterna grundar sig på fel belopp. Därför kommer försäkrarna att senare be betalaren korrigera anmälan.

Om arbetsgivaren tagit ut ersättning på naturaförmånen till ett högre belopp än vad naturaförmånens beskattningsvärde är, anmäls med anmälan om löneuppgifter högst det belopp som motsvarar beskattningsvärdet för ersättning av naturaförmåner. Ersättning för personalbiljett ska ändå anmälas till sitt fulla belopp. Beloppet som tagits ut minskar den skattepliktiga inkomsten och arbetsinkomsten som utgör grunden för socialförsäkringsavgifterna. Naturaförmånen anmäls till sitt fulla beskattningsvärde även då, och ersättningen som debiterats dras inte av.

Om arbetsgivaren tar ut en ersättning för en kostförmån vilken motsvarar förmånens beskattningsvärde, anmäls till inkomstregistret informationen Ersättningen för kostförmånen motsvarar beskattningsvärdet: Ja. Även ska inkomstslaget Kostförmån (334) anges, men eurobeloppet kan lämnas tomt. Om en ersättning som motsvarar beskattningsvärdet på kostförmånen tas ut av arbetstagaren, får inte beloppet på kostförmånen anmälas genom att använda inkomstslaget Övriga naturaförmåner (317) och ange uppgiften Typ av förmån: Kostförmån, eftersom det genom att använda inkomstslaget ifråga med samma anmälan är möjligt att ge information också om andra naturaförmåner. Det är inte möjligt att specificera beloppet på kostförmånen i euro utifrån totalbeloppet.

Om arbetsgivaren tar ut av arbetstagaren endast en del av kostförmånens beskattningsvärde, anmäls kostförmånens belopp till inkomstregistret antingen med inkomstslaget Kostförmån (334) eller med inkomstslaget Övriga naturaförmåner (317) och genom att ange Typ av förmån: Kostförmån. Ersättningen som tagits ut av arbetstagaren minskar den beskattningsbara kostförmånens belopp. Eurobeloppet som tagits ut av kostförmånen anmäls med inkomstslaget Ersättning för andra naturaförmåner (407).

Om naturaförmånen som anmälts med inkomstslaget Övriga naturaförmåner (317) inte är underställd socialförsäkringsavgifter och prestationsbetalaren har anmält detta med hjälp av uppgiftsgruppen Typ av försäkringsuppgift, ska den motsvarande uppgiften Typ av försäkringsuppgift läggas till inkomstslaget Ersättning för andra naturaförmåner (407), till den del som den debiterade ersättningen hänför sig till den del av förmånen som inte är underställd socialförsäkringsavgifter. Även om förvalet för inkomstslaget är att prestationen inte är underställd socialförsäkringsavgifter, ska betalaren med anmälan bekräfta uppgifterna på ovannämnda sättet. På så sätt för inkomstregistrets informationsanvändare de korrekta uppgifterna.

Om det finns ett fel i beloppet av den anmälda naturaförmånen, rättas naturaförmånen i anmälan för den ursprungliga användningsmånaden. Naturaförmånen kan inte vara en ogrundad förmån, eftersom personen haft tillgång till förmånen under denna tid. I vissa situationer kan naturaförmånen dock återkrävas från penninglönen. Då anmäler arbetsgivaren beloppet som ersättning för naturaförmånen. Korrigering av uppgifter om naturaförmåner beskrivs i detalj i avsnitt 4.10 om återkrav av naturaförmåner i anvisningen Korrigering av uppgifter i inkomstregistret.

1.5 Tidsfristen för anmälan av naturaförmåner och nyttjandeprincipen

Före år 2020 anmäldes naturaförmånerna till inkomstregistret i regel enligt nyttjandeprincipen, dvs. att förmånen utgör inkomst för den tidsperiod då den varit tillgänglig för arbetstagaren. Anmälan om löneuppgifter lämnades in enligt den tidpunkt då naturaförmånen använts.

Fr.o.m. 2020 är utgångspunkten fortfarande att naturaförmånerna ska anmälas senast på den femte dagen i den kalendermånad som följer efter den månad då naturaförmånen flutit in. Om arbetstagaren erhåller endast en naturaförmån utan penninglön ska uppgift om förmånsbeloppet anmälas till inkomstregistret månatligen senast den femte dagen i månaden efter den månad då naturaförmånen flutit in. Som betalningsdag ska man på anmälan om löneuppgifter ange en dag under den månad då förmånen enligt nyttjandeprincipen har varit tillgänglig för inkomsttagaren, t.ex. den sista dagen i månaden.

Fr.o.m. 2020 kan en naturaförmån alltid anmälas senast på den femte dagen i den månad som följer efter den månad då naturaförmånen flutit in oberoende av när under månaden penninglönen har betalats ut.

Om penninglön betalas ut för den månad då naturaförmånen flutit in under följande kalendermånad, kan naturaförmånen även anmälas som inkomst för den kalendermånad som följer efter månaden då förmånen flutit in. I dessa fall ska anmälan lämnas in senast på den femte dagen i den kalendermånad vars inkomst naturaförmånen har anmälts som.

Om lön för den månad då naturaförmånen flutit in betalas ut under flera betalningsdagar, kan naturaförmånen anmälas senast på den femte dagen efter den sista löneutbetalningen. I denna situation har det ingen betydelse under vilken månad som lönen betalas ut. Alternativt ska naturaförmånen anmälas senast på den femte dagen i månaden efter den sista löneutbetalningen.

Om arbetstagarens naturaförmån ändras, kan löneräkningen få veta om ändringen först efter det att lönen har betalats ut. Om det belopp av naturaförmåner som anmälts till inkomstregistret har varit felaktigt ska den inlämnade anmälan korrigeras.

Om löneutbetalningsdagen för en arbetstagare infaller till exempel mitt i månaden, ges informationen om beloppet på kostförmånen till inkomstregistret innan visshet fåtts om totalbeloppet på kostförmånen under den aktuella månaden (till exempel eventuella frånvaron är inte kända av arbetsgivaren). Därför har det ansetts tillräckligt att en kostförmån preciseras till rätt belopp senast med följande anmälan av löneuppgifter. Beloppet på kostförmånen i december ska korrigeras genom att ge en ersättande anmälan för december, så att beloppet på kostförmånen korrigeras för rätt skatteår. Om lön som flutit in i december emellertid betalas ut i januari, kan uppgifterna om kostförmån för december anmälas med anmälan för januari. Om kostförmånen genomförs med ett saldobaserat betalmedel (till exempel ett betalkort), ska avstämningen göras senast i årets sista anmälan om löneuppgifter. Se närmare i Skatteförvaltningens anvisning Naturaförmåner i beskattningen.

1.6 Anmälan av förskottsinnehållning på naturaförmåner

Uppgifterna anmäls till inkomstregistret enligt betalningsprincipen. På motsvarande sätt anmäls förskottsinnehållningen på anmälan för den löneutbetalningsperiod då förskottsinnehållningen har verkställts. Om arbetstagarens lön består enbart av förmåner som getts i annan form än i pengar såsom naturaförmåner, kan förskottsinnehållning i regel inte verkställas och behöver därmed inte heller anmälas. Förskottsinnehållning på naturaförmåner anmäls endast i de fall då förskottsinnehållningen faktiskt tas ut av arbetstagaren eller då arbetstagaren betalar till arbetsgivaren ett belopp som motsvarar förskottsinnehållningen.

Förskottsinnehållning på förmåner som ges i annan form än i pengar såsom naturaförmåner verkställs på olika sätt beroende på om förmånen ges upprepade gånger eller sporadiskt. Om arbetstagaren erhåller en förmån som ges i annan form än i pengar upprepade gånger, verkställs förskottsinnehållningen per löneutbetalningsperiod genom att lägga till förmånens värde till det belopp som betalas ut i pengar. Beloppet av den verkställda förskottsinnehållningen anmäls i dessa fall på anmälan om löneuppgifter med sitt eget inkomstslag 402 Förskottsinnehållning.

Om arbetstagaren erhåller en förmån som ges i annan form än i pengar sporadiskt, kan förskottsinnehållningen under samma kalenderår verkställas på två sätt:

• Arbetsgivaren lägger till förmånens hela värde på det belopp som betalas ut i pengar under den löneutbetalningsperiod som följer efter förmånens beviljande och verkställer förskottsinnehållning på totalbeloppet.
• Arbetsgivaren delar upp förmånens värde i jämnstora rater, lägger till raterna på de belopp som betalas ut i pengar under de betalningsmånader som följer efter förmånens beviljande och verkställer förskottsinnehållning på totalbeloppen. Alla rater ska läggas till på de belopp som betalas ut under samma kalenderår.

Det senare förfarandesättet ska följas när det är fråga om en förmån med ett högt eurobelopp och arbetstagarens penninglön inte räcker till förskottsinnehållningen. Om värdet på en förmån som ges sporadiskt är högst 400 euro om året, kan förskottsinnehållningen verkställas en gång om året, senast i samband med förskottsinnehållningen på den sista penningprestationen under kalenderåret (9 § i förordningen om förskottsuppbörd). Även om verkställandet av förskottsinnehållning skulle delas upp under samma kalenderår såsom beskrivits ovan, ska naturaförmånen anmälas i sin helhet då förmånen har varit tillgänglig eller då penninglön betalas ut för den månad då förmånen flutit in.

2 Kostnadsersättningar

2.1 Skattefria ersättningar för resekostnader som utbetalas till arbetstagare

Ersättning för resekostnader, dagtraktamente, måltidsersättning, logiersättning, nattresepenning och gränsöverskridningspenning av arbetsgivaren utgör inte skattepliktig inkomst om de lagstadgade förutsättningarna för skattefrihet uppfylls. Ersättningar för resekostnader är till exempel kilometerersättningar med förhöjningar för användning av fordon under arbetsresa, Skattefria kilometerersättningar, dagtraktamenten och måltidsersättningar ska anmälas till inkomstregistret.

Reseersättningar som betalats till en arbetstagare utgör skattefri inkomst enbart till den del som de betalats ut enligt lagen eller Skatteförvaltningens beslut om skattefria resekostnadsersättningar. Om ersättningar för resekostnader betalas ut i strid med tids- och kilometergränserna i Skatteförvaltningens beslut, är de skattepliktiga i sin helhet och de anmäls som lön till inkomstregistret. Om arbetsgivaren betalar arbetstagaren ersättningar för resekostnader till ett högre belopp än vad som fastställts i Skatteförvaltningens beslut, är endast det belopp som fastställts i Skatteförvaltningens beslut skattefri. Andelen som överskrider detta belopp är skattepliktig lön för arbetstagaren.

Förskottsinnehållning verkställs inte och socialförsäkringsavgifter betalas inte på skattefria ersättningar för resekostnader.

Skattepliktiga ersättningar för resekostnader ska alltid anmälas till inkomstregistret. Skattefria kostnadsersättningar anmäls om det är fråga om dagtraktamente, måltidsersättning, kilometerersättning eller annan motsvarande situation, som avses i Skatteförvaltningens beslut om en allmän skyldighet att lämna uppgifter. Skyldigheten att anmäla dessa prestationer till inkomstregistret motsvarar den tidigare deklarationsskyldigheten i beskattningen.

Skattefria kostnadsersättningar kan anmälas senast på den femte dagen i den månad som följer efter betalningsmånaden. Prestationerna kan anmälas med en anmälan en gång i månaden även om det under samma månad finns flera betalningsdagar för kostnadsersättningar. Som betalningsdag på anmälan anges i dessa fall den senaste betalningsdagen för kostnadsersättningar i månaden.

Om arbetstagaren betalas utifrån ett verifikat av en trafikidkare (till exempel en tågbiljett) ersättningar för arbetsresor och förutsättningarna för betalningen av skattefria ersättningar uppfylls, anmäls sådana ersättningar inte till inkomstregistret. Inte heller logiersättning, nattresepenning eller gränsöverskridningspenning anmäls till inkomstregistret, om de betalas utifrån maximibeloppen i Skatteförvaltningens beslut.

Reseförskott är ett belopp som arbetsgivaren betalar, med vilket man täcker till exempel kostnader som förorsakats av en resa. Reseförskott behövs inte anmälas till inkomstregistret. Om ändå en del av reseförskottet förblir oanvänt och skattefria kostnadsersättningar som ska betalas kvittas åt inkomsttagaren, ska arbetsgivaren som dagtraktamente, kilometerersättning eller kostnadsersättning anmäla den andel som har ansetts vara ersättning åt inkomsttagaren. Skyldigheten att lämna uppgifter uppstår, när reseräkningen är gjord och utav det överstora förskottet har kvitterats kostnadsersättningar som ska betalas åt inkomsttagaren.

2.1.1 Kilometerersättning (skattefri)

Skattefri kilometerersättning kan betalas ut såväl till personer i anställningsförhållande som till personer som inte är i anställningsförhållande, men som får personliga arvoden enligt förskottsuppbördslagen, såsom mötes- eller föreläsningsarvoden.

Beloppet på skattefri kilometerersättning anmäls med inkomstslaget Kilometerersättning (skattefri) (311). Därtill ska uppgiften Antal kilometer anmälas. I punkten i fråga anges antalet kilometer som utgör grunden för den utbetalda skattefria kilometerersättningen. Kilometeruppgiften kan anges enligt löneperiod. Uppgiften om antalet kilometer som utgör grunden för de betalda skattefria kilometerersättningarna under det aktuella året ska dock anmälas senast i den sista anmälan för året.

Kilometerersättningen som betalas för användning av egen bil kan höjas i vissa fall (t.ex. på grund av transport av andra personer). Grunderna för höjningen tas upp i 9 § 1 mom. i kostnadsbeslutet. Med inkomstslaget Kilometerersättning (skattefri) (311) anmäls totalbeloppet på resekostnader som betalats ut.

2.1.2 Ersättningar för kostnader för resor mellan bostaden och ett särskilt arbetsställe, vilka betalas ut inom byggbranschen

Enligt kollektivavtalet för byggbranschen ska en ersättning för kostnader för dagliga resor mellan bostaden och ett särskilt arbetsställe betalas ut utifrån en särskild tabell. Om en ersättning enligt kollektivavtalet uppgår till högst beloppet på kilometerersättningen enligt Skatteförvaltningens beslut, är ersättningen skattefri. Större ersättningar än denna är skattepliktiga i den utsträckning som de överstiger maximibeloppet enligt beslutet. Anmälan av skattepliktiga ersättningar beskrivs i kapitel 2.2 Skattepliktiga ersättningar för resekostnader till arbetstagare.

Med inkomstslaget Kilometerersättning (skattefri) (311) anmäls totalbeloppet på resekostnader som betalats ut enligt kollektivavtalet för byggbranschen. Antalet kilometer anmäls inte i punkten Antal kilometer.

2.1.3 Dagtraktamente

Dagtraktamente är en skattefri kostnadsersättning för skäliga måltids- och andra levnadskostnader som förorsakas ersättningsmottagaren för arbetsresa. Skatteförvaltningen fastställer årligen de skattefria maximibeloppen genom ett beslut om ersättning för skattefria resekostnader.

Med inkomstslaget Dagtraktamente (331) anmäls det totala beloppet på skattefria dagtraktamenten och måltidsersättningar. Därtill ska uppgiften Typ av dagtraktamente anmälas. Flera värden kan väljas för samma belopp. Typ av dagtraktamente kan vara

• måltidsersättning
• inrikes heldagstraktamente
• inrikes partiellt dagtraktamente
• utlandsdagtraktamente
• skattefria ersättningar relaterade till arbete i utlandet.

Om ett dagtraktamente halveras på grund av en måltid som arbetsgivaren bjuder på, anmäls också det halverade dagtraktamentet med uppgiften Typ av dagtraktamente som inrikes heldagstraktamente eller utlandsdagtraktamente. På motsvarande sätt anmäls ett halverat inrikes dagtraktamente som partiellt dagtraktamente med uppgiften Typ av dagtraktamente.

Måltidsersättningar anmäls med inkomstslaget Dagtraktamente, enbart om de inte anmälts som separata Måltidsersättning-inkomstslag (303), se kapitel 2.1.4 Måltidsersättning.

Med inkomstslaget Dagtraktamente (331) anmäls också följande skattefria ersättningar som anknyter till arbete utomlands:

• den skattskyldiges och familjemedlemmarnas flytt- och resekostnader till arbetsstaten och tillbaka
• sedvanlig privat servicepersonal som arbetsgivaren bekostar utomlands
• utbildning av barn på grundskole- och gymnasienivå som arbetsgivaren bekostar.

Som Typ av dagtraktamente anmäls i så fall Skattefria ersättningar relaterade till arbete i utlandet. Med skattefria kostnadsersättningar som anknyter till arbete utomlands avses skattefria ersättningar som hänför sig till arbete utomlands enligt 76 § 1 mom. 5 punkten i inkomstskattelagen. Med uppgiften Typ av dagtraktamente anmäls alla skattefria kostnader som hänför sig till arbete utomlands, såsom flygkostnader, vägtullar och andra kostnader. Således anmäls även kostnader som baserar sig på ett verifikat av en trafikidkare med uppgiften Typ av dagtraktamente, om det är fråga om kostnadsposter som hänför sig till arbete utomlands enligt 76 § i inkomstskattelagen.

2.1.4 Måltidsersättning

Det är möjligt att en skattefri måltidsersättning betalas ut skattefritt för måltidskostnader på grund av en arbetsresa, om det inte är möjligt för arbetstagaren att inta en måltid under matpausen på sitt sedvanliga matställe och en måltid inte ordnats till exempel som en måltid som arbetsgivaren bekostar inom ramen för ett kurspaket. Skattefri måltidsersättning kan inte betalas ut för samma arbetsresa på samma gångs som ett skattefritt dagtraktamente.

Med inkomstslaget Måltidsersättning (303) anmäls enbart beloppen på skattefria måltidsersättningar. Om grunderna för skattebefrielsen föreskrivs i Skatteförvaltningens beslut om skattefria ersättningar för resekostnader. Om ersättningen betalas i strid med grunderna enligt beslutet, anmäls betalningen som lön som är underställd socialförsäkringsavgifter genom att använda löneinkomstslagen, till exempel tidlön. Om mer ersättning betalas än vad som föreskrivs i Skatteförvaltningens beslut, anmäls den överskjutande andelen med inkomstslagen för lön.

Måltidsersättning kan anmälas separat, men den ska åtminstone anges som ett totalbelopp under inkomstslaget Dagtraktamente (331). Då ska man dessutom med uppgiften Typ av ersättning, som anknyter till inkomstslaget, anmäla att den ersättning som anmälts med inkomstslaget Dagtraktamente omfattar måltidsersättning. 

Om en måltidsersättning anmäls separat, anmäls den inte med Dagtraktamente-inkomstslaget. 

2.2 Skattepliktiga ersättningar för arbetsresekostnader till arbetstagare

Om ersättningar för resekostnader betalats ut i strid med tids- och kilometergränserna i Skatteförvaltningens beslut, är de i sin helhet skattepliktiga. Ersättningarna jämställs med lön.

Om kilometerersättning betalas ut i strid med Skatteförvaltningens beslut, anmäls de till inkomstregistret antingen med inkomstslaget Lön totalt (101) (begränsat anmälningssätt 1) eller med inkomstslaget Kilometerersättning (skattepliktig) (209) (mer omfattande anmälningssätt 2).

Om kilometerersättningar betalas ut enligt Skatteförvaltningens beslut, men till ett belopp som överstiger skattefriheten enligt beslutet, är ersättningarna partiellt lön och partiellt skattefria. Lönen är den del som överstiger de gränser som nämns i Skatteförvaltningens beslut. Denna del anmäls antingen med inkomstslaget Lön totalt (101) eller Kilometerersättning (skattepliktig) (209). Med inkomstslaget Kilometerersättning (skattefri) anmäls enbart skattefria ersättningar. Antalet skattefria kilometer anmäls under punkten Antal kilometer.

Förvalet i inkomstslaget Kilometerersättning (skattepliktig) (209) är att den är underställd socialförsäkringsavgifter.

Om kilometerersättningen inte är underställd någon socialförsäkringsavgift, anmäler prestationsbetalaren med hjälp av den separata uppgiften Typ av försäkringsuppgift att inkomsten inte är underställd den angivna försäkringsavgiften. Läs mer i anvisningen Anmälan av information till inkomstregistret: uppgifter i anslutning till försäkrande. En sådan situation kan uppstå t.ex. då arbetsgivaren betalar till arbetstagaren skattepliktig kilometerersättning på basis av kollektivavtal med grunder som är lindrigare än de grunder som fastställs i Skatteförvaltningens beslut, och ersättningsbeloppet inte överskrider maximibeloppen för skattefria prestationer enligt Skatteförvaltningens kostnadsbeslut. I så fall omfattas inkomsten inte av arbetspensionsförsäkringsavgifter, arbetslöshetsförsäkringspremie eller försäkringspremier för arbetsolycksfalls- och yrkessjukdomsförsäkring.

Om dagtraktamenten eller andra ersättningar som anmälts med inkomstslaget Dagtraktamente (311) betalas utifrån lindrigare grunder än i Skatteförvaltningens beslut (till exempel heldagstraktamente för en arbetsresa som varat i 5 timmar), anmäls ersättningarna med inkomstslaget Lön totalt (101) eller Annat betalt tillägg (216) utan uppgiften Typ av försäkringsuppgift, varvid de också är underkastade socialförsäkringsavgifter.

Om ersättningar för dagtraktamente och måltidsersättning vilka betalats ut på lindrigare grunder är föremål för en överenskommelse i ett kollektivavtal, är ersättningarna inte underställda pensions- eller försäkringspremie för arbetsolycksfalls- eller yrkessjukdomsförsäkring. I sådana situationer anmäler arbetsgivaren inkomsten med inkomstslaget Annat betalt tillägg och på samma gång den del av utbetalningen som är underställd pensions-, samt försäkringspremie för arbetsolycksfalls- och yrkessjukdomsförsäkring. Ersättningarna är underställda arbetsgivarens sjukförsäkringsavgift.

2.3 Skattepliktiga ersättningar för flyttnings- och resekostnader

I 69 c § i inkomstskattelagen som trädde i kraft vid ingången av 2020 finns bestämmelser om att 50 procent av de flyttnings- och resekostnader för arbetstagaren och hens familjemedlemmar som arbetsgivaren betalar är skattefria. Förutsättningen för skattelättnaden är att arbetsställets placering är orsaken till att arbetstagaren flyttar. Som flyttningskostnader betraktas kostnader som direkt hänför sig till flyttningen, t.ex. kostnaderna för packning, uppackning och transport av flyttgods.

Som resor som direkt hänför sig till flyttningen betraktas resor mellan den gamla och den nya bostaden i samband med flyttningen. Om en resa som direkt hänför sig till flyttningen görs med arbetstagarens eget fordon, kan arbetsgivaren ersätta resan mot en reseräkning. Även i dessa fall är hälften av den ersättning som arbetsgivaren betalat skattefri inkomst och hälften skattepliktig inkomst. Som en flyttningskostnad som avses i bestämmelsen betraktas i dessa situationer högst det maximibelopp för skattefri kilometerersättning som Skatteförvaltningen fastställt. Om arbetsgivaren betalar en ersättning för resan som är högre än maximibeloppet för skattefri kilometerersättning, utgör hälften av det belopp som inte överskrider det maximibelopp för skattefri kilometerersättning som Skatteförvaltningen fastställt skattefri inkomst. Den andel av ersättningen som överskrider maximibeloppet utgör skattepliktig förvärvsinkomst i sin helhet. Förutsättningarna för skattefria ersättningar för flyttnings- och resekostnader beskrivs närmare i Skatteförvaltningens anvisning Ersättningar för kostnader för arbetsresor i beskattningen.

Till inkomstregistret anmäls som förvärvsinkomst den skattepliktiga andelen av flyttnings- och resekostnader som arbetsgivaren ersatt, dvs. 50 procent av kostnader som arbetsgivaren betalat. Dessa betraktas som levnadskostnader för arbetstagaren och hens familjemedlemmar. Uppgifterna anmäls med inkomstslaget Annat betalt tillägg (216). I de ovan beskrivna situationerna är inkomsten underställd alla socialförsäkringsavgifter.

Den skattefria andelen av ersättningar för flyttnings- och resekostnader anmäls inte till inkomstregistret.

2.4 Ersättningar för resekostnader av offentliga samfund

Också staten eller dess anstalter, kommuner eller kommunsammanslutningar, kyrkan, församlingar eller kyrkliga samfälligheter och universitet ska anmäla alla skattefria ersättningar för resekostnader, vilka betalats ut enligt grunderna i Skatteförvaltningens beslut. Också skattepliktiga kostnadsersättningar ska anmälas. Uppgifterna anmäls på det sätt som presenterats i kapitlen 2.1 Skattefria ersättningar för arbetsresekostnader till arbetstagare och 2.2 Skattepliktiga ersättningar för arbetsresekostnader till arbetstagare. Offentliga samfund ska i sin anmälan använda som Typ av betalare- uppgiften Offentligt samfund eller Staten.

Anmälan av en offentlig samfunds kostnadsersättningar till en person som deltar i frivilligt och icke-ersatt arbete beskrivs i anvisningen Anmälan av information till inkomstregistret: belöning av arbetstagare, prestationer som ska betalas till företagare och andra specialsituationer.

2.5 Skattepliktiga kostnadsersättningar

En skattepliktig kostnadsersättning betalas till en arbetstagare som ersättning för kostnader som omedelbart uppkommit av skötseln av arbetsuppgifter. Med inkomstslaget Skattepliktig kostnadsersättning (353) anmäls det totala beloppet av alla sådana skattepliktiga kostnadsersättningar som inte anmäls med andra inkomstslag.

Med inkomstslaget Skattepliktig kostnadsersättning (353) anmäls skattepliktiga kostnadsersättningar vilka betalats ut på grund av andra orsaker än arbetsresor och på vilka arbetsgivaren inte verkställer förskottsinnehållning. Dessa kostnadsersättningar betalas ut utöver lönen. Dessa utgör bland annat kostnader för att skaffa arbetsredskap och material. Ersättning för dessa kostnader ses inte som lön då förskottsinnehållning verkställs, och arbetsgivaren lägger inte till dem i den lön som anmäls till inkomstregistret, till exempel med inkomstslaget Lön totalt (101) eller Tidlön (201).

Om en arbetstagare har skaffat arbetsredskap och material för en arbetsgivare och om arbetsgivaren ersatt arbetstagaren för dem mot verifikat, ska ersättningen inte anmälas till inkomstregistret.

Arbetsgivaren verkställer inte förskottsinnehållning på skattepliktiga kostnadsersättningar och betalar inte socialförsäkringsavgifter. Ersättningarna är dock skattepliktig inkomst för arbetstagaren. Arbetstagaren ska yrka på avdrag för de faktiska kostnaderna i sin skattedeklaration.

2.6 Avdrag före förskottsinnehållning

Med inkomstslaget Avdrag före förskottsinnehållning anmäls de omedelbara kostnader som uppkommit av arbetet och betalats själv av arbetstagaren, vilka arbetsgivaren drar av från bruttolönen innan förskottsinnehållningen verkställs. Exempel på sådana kostnader är bland annat kostnader som arbetstagaren själv betalat för användning av motorsåg och andra arbetsredskap. Kostnader av den här typen är också utgifter för arbetsresor, om arbetsgivaren inte betalar skattefria ersättningar resekostnader för dem utöver lönen. Inkomstslaget Avdrag före förskottsinnehållning används endast då arbetstagaren erhåller lön eller arvode för idrottare och det är fråga om kostnader som direkt orsakats av arbetets utförande som arbetstagaren själv har betalat. Dessa kostnader dras av från lönen innan förskottsinnehållning verkställs.

Betalaren kan dessutom vissa situationer som föreskrivs i lagen ta ut före förskottsinnehållningen sådana kostnader av arvodet för idrottsutövare som idrottaren själv betalat och som direkt hänför sig till idrottandet.

Med inkomstslaget antecknas det avdrag som gjorts innan verkställandet av förskottsinnehållningen. Beloppet på det avdrag som anmälts i punkten ska också omfatta den lön som anmälts till inkomstregistret. Som avdragets belopp kan högst anmälas ett belopp som motsvarar prestationsbeloppet. 

Om betalaren gör ett avdrag från en sådan inkomst som inte är underställd socialförsäkringsavgifter, ska betalaren ange uppgiften Typ av försäkringsuppgift för inkomstslaget (419) Avdrag före förskottsinnehållning. Det förvalda värdet för inkomstslaget Avdrag före förskottsinnehållning är att inkomstslaget inte är underställd socialförsäkringsavgifter. Trots det ska betalaren ange uppgiften Typ av försäkringsuppgift (Underställd socialförsäkringsavgifter: Nej), om avdraget görs från inkomst som inte är underställd socialförsäkringsavgifter. Om man i anmälan endast anmäler inkomst som inte är underställd socialförsäkringsavgifter, behöver betalaren inte ange Typ av försäkringsuppgift. 

Om betalaren på samma gång betalar ut lön som är underställd socialförsäkringsavgiften och sådan lön enligt 13 § i förskottsuppbördslagen som inte utgör grund för socialförsäkringsavgifter och det hänförs till någon av inkomsterna kostnader som dras av före verkställandet av förskottsinnehållningen, ska betalaren ange uppgiften Typ av försäkringsuppgift. Med denna uppgift hänförs avdraget till rätt inkomstslag.

Om betalaren på samma gång drar av kostnader från inkomster underställda socialförsäkringsavgifter och sådana inkomster på vilka socialförsäkringsavgifter inte betalas, ska betalaren anmäla avdragen var för sig. Typ av försäkringsuppgift (Underställd socialförsäkringsavgifter: Nej) ska anges för avdraget från inkomst på vilken socialförsäkringsavgifter inte betalas. På motsvarande sätt om den inkomst som avdraget görs på inte har varit underställd någon enskild socialförsäkringsavgift, t.ex. arbetslöshetsförsäkringspremien, kan betalaren bekräfta för endast denna socialförsäkringsavgift att någon försäkringsskyldighet inte har förelegat.

Om avdrag före verkställandet av förskottsinnehållning görs på inkomst som är underställd alla socialförsäkringsavgifter, behöver betalaren inte anmäla uppgiften Typ av försäkringsuppgift, om betalaren inte samtidigt betalar någon annan inkomst som inte är underställd socialförsäkringsavgifter.

2.7 Andra kostnadsersättningar

Kostnadsersättningar relaterade till arbets- och bruksersättningar samt ersättningar för resekostnader som ett allmännyttigt samfund betalat beskrivs i anvisningen Anmälan av information till inkomstregistret: belöning av arbetstagare, prestationer som ska betalas till företagare och andra specialsituationer. Läs särskilt kapitel 3 Prestationer som betalats till företag och företagare, kapitel 4 Bruksersättning, kapitel 5.1.2 Arvode för idrottare samt kapitel 5.11 Ersättning som ett allmännyttigt eller offentligt samfund betalat ut till frivilliga.

En kostnadsersättning som behandlats i ett öppet bolags eller ett kommanditbolags delägares lönebokföring och som antecknats som en privat placering i bolaget anmäls till inkomstregistret med anmälan om löneuppgifter med ett lämpligt inkomstslag relaterat till respektive ersättning till exempel Dagtraktamente (331) eller Kilometerersättning (skattefri) (311). Anmälningsskyldigheten börjar när kostnadsersättningen antecknas i bokföringen som en privat placering. Från denna tidpunkt börjar den 5 kalenderdagar långa tidsfristen inom vilken anmälan ska lämnas in. Betalaren anmäler som betalningsdag dagen då anteckningen om kostnadsersättningen gjordes i bokföringen.