Anmälan av information till inkomstregistret: penninglöner och poster som ska dras av från lönen

I denna anvisning beskrivs

• lönebegreppet
• de två sätten att anmäla penninglöner till inkomstregistret
• avskiljandet av lön och arbetsinkomst i inkomstregistret
• tidsfristerna för anmälan av penninglöner
• anmälan av poster som ska dras av från lönen.

Denna anvisning ersätter den tidigare anvisningen Anmälan av information till inkomstregistret: penninglöner och poster som ska dras av från lönen. Följande ändringar och kompletteringar har gjorts i anvisningen:

• I förteckningen i kapitel 1.3 har man lagt till två inkomstslag där grunderna för socialförsäkringsavgifter kan variera.
• I detta kapitel har man också lagt till ett exempel på anmälan av ersättning för extra lediga dagar som kompletterar semestern.
• I kapitel 1.4 har man lagt till inverkan av de ändringar som träder i kraft 2020 på tidsfristerna för anmälning av uppgifter.
• I kapitel 2 har man lagt till anvisning om att anmälan ska lämnas in som en helhet.

Arbetstagarens och arbetsgivarens socialförsäkringsavgifter som nämns i exemplen har beräknats enligt de procent som var i kraft år 2020.

1 Anmälan av penninglön

1.1 Lönebegreppet

Lön är vederlag som ska betalas eller som enligt överenskommelse ska betalas för arbete som utförts inom ramen för ett anställningsförhållande (arbets- eller tjänsteförhållande) eller utifrån ett direktörsavtal. Enligt pensionslagen för den offentliga sektorn ses uppdrag, förtroendeuppgifter och förtroendeuppdrag vilka ska försäkras och uppdrag som närståendevårdare och familjevårdare som anställningsförhållanden under vissa förutsättningar.  Lagstiftningen om olycksfalls- och yrkessjukdomsförsäkring innehåller också försäkringsbestämmelser för vissa grupper med tanke på olycksfall och yrkessjukdomar. Enligt dessa är det möjligt att grupperna i fråga försäkras på samma sätt som personer som står i anställningsförhållande, men detta innebär inte att de som hör till dessa grupper har ett anställningsförhållande.

Inkomstbegreppen i den lagstiftning som informationsanvändarna av inkomstregistret tillämpar avviker ofta från varandra, varför lönebegreppet inte är det samma hos varje informationsanvändare. En del informationsanvändare använder termen arbetsinkomst för lön. För en del informationsanvändare är lönebegreppet bredare än för andra.

Ur skattelagstiftningens synvinkel är lön ett bredare begrepp än till exempel arbetsinkomst, som utgör grund för arbetspensions- eller arbetslöshetsförsäkring. I beskattningen kan också annat vederlag som betalats för arbete inom ramen för ett anställningsförhållande ses som lön.

Skillnaden kan också uppstå på grund av att en del informationsanvändare fastställer inkomsten enligt betalningstidpunkten och en del enligt intjäningstidpunkten.

Termerna lön och arbetsinkomst kan av ovan nämnda orsaker inte i alla brukssammanhang användas som synonymer till varandra. Närmare anvisningar om tolkningen av lönebegreppet fås från Skatteförvaltningens, försäkringsbolagets och Sysselsättningsfondens webbsidor eller genom att kontakta aktörerna i fråga.

1.2 Två sätt att anmäla utbetalda penninglöner

Den anmälan om löneuppgifter som ska ges till inkomstregistret ersätter flera olika anmälningar som tidigare getts till informationsanvändarna. Eftersom inkomstbegreppen är olika hos informationsanvändarna, rekommenderas det att prestationsbetalarna anmäler penninglöner på specificerat sätt (anmälningssätt 2). Penninglöner ska dock anmälas åtminstone som ett totalbelopp (anmälningssätt 1).

Specificerad anmälan av penninglöner (s.k. anmälningssätt 2)

• Betalaren använder separata, kompletterande inkomstslag. Den anmälda lönen består i så fall av de anmälda inkomsterna, då betalaren inte behöver räkna ihop inkomsterna.
• När uppgifterna anmäls med kompletterande inkomstslag (36 stycken), kan alla aktörer som använder uppgifter i inkomstregistret dra nytta av uppgifterna i sin verksamhet.
• Uppgifter enligt anmälningssätt 2 ska ges inom samma tidsfrist som obligatoriska uppgifter.

 Anmälan av penninglöner som ett totalbelopp (s.k. anmälningssätt 1)

• Betalaren anmäler penninglönerna som ett totalbelopp. Uppgiften motsvarar prestationsslagen Lön för huvudsyssla och Lön för bisyssla som tidigare angetts i Skatteförvaltningens årsanmälan.
• Om lönerna anmäls som ett totalbelopp, kan en del av informationsanvändarna bli tvungna att begära närmare uppgifter, eftersom uppgifterna inte är tillräckligt noggranna för alla användare om de anmäls på begränsat sätt. Till exempel FPA behöver närmare uppgifter om penninglöner då den beviljar sjukdagpenning eller föräldraledighetspenning.

Anmälningssätt 1 och anmälningssätt 2 kan inte användas samtidigt på samma anmälan. Anmälningssätten kan dock ändras i olika anmälningar.

Nedan finns exempel på anmälan av uppgifter. I exemplen anges inte alla obligatoriska uppgifter, utan endast de uppgifter som behövs för att behandla ärendet.  

Exempel 1.

Obligatorisk miniminivå:		Alternativt sätt:
Anmälningssätt 1	euro	Anmälningssätt 2	euro
101 Lön totalt	2785.00	201 Tidlön	2100.00
		203  Bonuslön	500.00
		207 Kvällsskiftstillägg	185.00

När anmälningssätt 2 används, bildas inkomsttagarens lön av totalbeloppet på de anmälda inkomstslagen. Betalaren behöver inte meddela totalbeloppet på de anmälda inkomstslagen.

1.3 Specifikation av arbetsinkomst och lön i anmälan

Ovan beskrivs hur en del informationsanvändare har ett bredare inkomstbegrepp än andra. Även termerna för inkomst avviker från varandra; en del använder arbetsinkomst och en del lön. Med anmälan om löneuppgifter till inkomstregistret kan en betalare på samma gång anmäla de inkomster som ligger till grund för avgifterna till olika socialförsäkringsanstalter, även om beloppet på inkomsterna varierar.

Anmälningssätt 1 för penninglöner (inkomstslag Lön totalt (101)) omfattar det sammanlagda beloppet på löner och arbetsinkomster som är underställda de olika socialförsäkringsavgifterna för arbetsgivare och arbetstagare (arbetspensionsförsäkringsavgifter, sjukförsäkringsavgifter, arbetslöshetsförsäkringspremier samt försäkringspremier för arbetsolycksfalls- och yrkessjukdomsförsäkring).

• Om en viss del av en prestation som betalas ut inte utgör vederlag som betalats för arbetet och följaktligen inte utgör grund för någon av ovan nämnda socialförsäkringsavgifter, ska det i inkomstslaget Lön totalt, genom att använda uppgiftsgruppen Försäkringsuppgiftens typ, antecknas att inkomsten inte omfattas av försäkringsavgiften i fråga.
• Därtill anmäler betalaren separat den del av inkomsten, som ligger till grund för socialförsäkringsavgiften i fråga genom att använda de underinkomstslag som anknyter till anmälningssätt 1:
  • Lönesumma som omfattas av socialförsäkringsavgifter (103)
  • Lönesumma som omfattas av arbetspensionsförsäkringsavgiften (102)
  • Lönesumma som omfattas av sjukförsäkringsavgiften (104)
  • Lönesumma som omfattas av arbetslöshetsförsäkringsavgiften (105)
  • Lönesumma som omfattas av arbetsolycksfalls- och yrkessjukdomsförsäkringsavgiften (106).

Om den anmälda inkomsten inte i någon utsträckning är underställd socialförsäkringsavgifter, anmäler betalaren med hjälp av Försäkringsuppgiftens typ att beloppet inte är underställt socialförsäkringsavgifter. I så fall behöver inte betalaren bekräfta informationen om alla olika socialförsäkringsavgifter genom att använda underinkomstslagen.

Exempel 2.

Obligatorisk miniminivå:		Alternativt sätt:
Anmälningssätt 1	euro	Anmälningssätt 2	euro
101 Lön totalt	1000.00	202 Initiativarvode	1000.00
Försäkringsuppgiftens typ: Omfattas av socialförsäkringsavgifter Som grund för försäkringsavgift: Nej		Försäkringsuppgiftens typ: Omfattas av socialförsäkringsavgifter Som grund för försäkringsavgift: Nej

Exempel 3.

Obligatorisk miniminivå:		Alternativt sätt:
Anmälningssätt 1	euro	Anmälningssätt 2	euro
101 Lön totalt	600.00	215 Arvode för förtroendeuppdrag	600.00
Försäkringsuppgiftens typ: Underställd arbetslöshetsförsäkringsavgift Som grund för försäkringsavgift: Nej		Försäkringsuppgiftens typ: Underställd arbetspensionsförsäkringsavgift Som grund för försäkringsavgift: Ja
Försäkringsuppgiftens typ: Underställd arbetsolycksfalls- och yrkessjukdomsförsäkringspremier Som grund för försäkringsavgift: Nej

Om den utbetalda prestationen enbart partiellt är oförenlig med det förvalda värdet för inkomstslaget, anges separata uppgifter om inkomstslaget för de prestationer som avviker från det förvalda värdet.

Exempel 4.

Obligatorisk miniminivå:		Alternativt sätt:
Anmälningssätt 1	euro	Anmälningssätt 2	euro
101 Lön totalt	1700.00	219 Dellön för sjuktiden	1500.00
Försäkringsuppgiftens typ: Omfattas av socialförsäkringsavgifter Som grund för försäkringsavgift: Nej		219 Dellön för sjuktiden	200.00
103 Lönesumma som omfattas av socialförsäkringsavgifter	1500.00	Försäkringsuppgiftens typ: Omfattas av socialförsäkringsavgifter Som grund för försäkringsavgift: Nej

Exempel 5.

Obligatorisk miniminivå:		Alternativt sätt:
Anmälningssätt 1	euro	Anmälningssätt 2	euro
101 Lön totalt	5000.00	201 Tidlön	4700.00
Försäkringsuppgiftens typ: Omfattas av socialförsäkringsavgifter: Som grund för försäkringsavgift: Nej		217 Lön för väntetid	300.00
103 Lönesumma som omfattas av socialförsäkringsavgifter	4700.00

Det ska också beaktas att till exempel arbetspensionslagen för den offentliga sektorn, vad gäller arbetspensionsförsäkring, avviker från lagen för pension om arbetstagare bland annat i fråga om mötesarvoden, föreläsningsarvoden, förtroendeuppdrag och förtroendeuppgifter.

I de kompletterande inkomstslagen i anmälningssätt 2 för löner, finns det förvald information om huruvida inkomstslaget omfattas av socialförsäkringsavgifter eller inte. Vad gäller vissa inkomstslag kan det förvalda värdet ändras vid behov. Information om inkomstslagen och de förvalda värdena för dessa finns på webbsidan Inkomstslag för löner.

Grunderna för socialförsäkringsavgifter kan beroende på situationen, trots att utbetalningen görs av samma betalare, variera inom följande inkomstslag:

• initiativarvode (202)
• arvode för medlemskap i förvaltningsorgan (308)
• penninggåva till personalen (310)
• kilometerersättning (skattepliktig) (209)
• mötesarvode (210)
• föreläsningsarvode (214)
• arvode för förtroendeuppdrag (215)
• annan skattepliktig förmån till personalen (315)
• övriga naturaförmåner (317)
• ersättning för andra naturaförmåner (407)
• lön totalt (101)
• arvode för arbetstagares uppfinning (326)
• aktiepremie (320)
• dellön för sjuktiden (219)
• aktieemission som grundar sig på arbetsförhållande (226)
• försäkringslön (352)
• vinstarvode (233) och
• avdrag före förskottsinnehållning (419).

Exempel 6.

NY ANMÄLAN
UPPGIFTER OM INKOMSTSLAG	euro
315 Annan skattepliktig förmån till personalen	500.00
Typ av försäkringsuppgift: Underställd sjukförsäkringsavgift Utgör grund för försäkringsavgift: Ja
402 Förskottsinnehållning (20 %)	100.00

Uppgifterna om ersättning för extra lediga dagar som kompletterar semestern anmäls då ersättningen betalas ut. När personen har semester, anmäls det lönebelopp som personen erhåller till inkomstregistret på vanligt sätt. Som orsakskod för frånvaro anges Semester.

Försäkringsuppgiftens typ, som anknyter till ovan nämnda inkomstslag, beskrivs därtill i anvisningen Anmälan av information till inkomstregistret: uppgifter i anslutning till försäkrande..

1.4 Tidsfrister för anmälan av uppgifter

Betalningsdagen för prestationer och tidsfrister för anmälan

1. Utbetalningar som gjorts i penningform:

• Uppgifterna ska anmälas till inkomstregistret senast på den femte kalenderdagen efter utbetalningsdagen.
• Utbetalningsdagen utgörs av den dag då den utbetalda prestationen varit tillgänglig för inkomsttagaren, dvs. den så kallade lönedagen.
• I de fem kalenderdagar som räknas efter utbetalningsdagen inkluderas lördag, söndag eller annan helgdag, men om den utsatta dagen för anmälan är en lördag, söndag eller annan helgdag, kan uppgifterna anmälas följande vardag (lag om beräknande av laga tid 5 §).
• Fysiska personer och dödsbon ska anmäla uppgifter månatligen senast på den femte dagen i den månad som följer efter utbetalningsdagen. Om en person eller ett dödsbo införts i ett arbetsgivarregister enligt 31 § i förskottsuppbördslagen, ska uppgifterna dock lämnas in senast på den femte kalenderdagen efter utbetalningsdagen.
• Skattefria kostnadsersättningar (dagtraktamenten, måltids- och kilometerersättningar) kan anmälas varje månad senast på den femte dagen i den månad som följer efter betalningsdagen.
• Utbetalda löneförskott (arbetsavtalslagen 55/2001) kan anmälas inom samma tidsfrist som den lön som senare betalas ut för samma löneutbetalningsperiod förutsatt att lönerna betalas ut under samma kalendermånad. Bestämmelsen gäller även löner som under samma kalendermånad betalas ut till en delägare i ett aktiebolag, en bolagsman i ett kommanditbolag eller ett öppet bolag eller en person i ledande ställning, som inte på basis av sin ställning anses stå i ett anställningsförhållande till betalaren, som t.ex. en verkställande direktör i ett aktiebolag eller ett andelslag.
• Engångsprestationer på högst 200 euro som en registrerad förening betalar ut kan anmälas varje månad senast på den femte dagen i den månad som följer efter betalningsdagen.

2. Naturaförmåner:

• Om en inkomsttagare endast erhåller en naturaförmån, ska den anmälas månatligen senast på den femte dagen i följande kalendermånad.
• Om en inkomsttagare samtidigt erhåller penningprestationer, kan naturaförmånen ändå anmälas senast på den femte dagen i följande kalendermånad. Alternativt kan naturaförmånen anmälas tillsammans med penninglönen för samma månad senast på den femte kalenderdagen efter betalningsdagen.
• Om penninglön för den månad då naturaförmånen inflöt betalas ut ännu under den kalendermånad som följer efter den månad då förmånen inflöt, kan naturaförmånen även anmälas som inkomst för den kalendermånad som följer efter den månad då förmånen inflöt.

3. Förmåner i annan form än pengar, andra förmåner än naturaförmåner:

• Om en inkomsttagare endast erhåller en förmån, ska den anmälas varje månad senast den femte dagen i följande kalendermånad.
• Om inkomsttagaren samtidigt erhåller penningprestationer, ska alla förmåner och prestationer anmälas senast på den femte dagen som följer efter betalningsdagen.
• Med förmån som getts i annan form än pengar avses t.ex. en anställningsoption, en aktiepremie eller aktieemission som grundar sig på anställningsförhållandet.

Tidsfristerna gäller obligatoriska uppgifter, såsom penninglöner och arvoden (lag om inkomstdatasystemet 6 § och 8 §).

Tidsfrister för anmälan av uppgifter då anmälan gäller försäkringslön eller lön som betalats ut av en ställföreträdande betalare beskrivs på sidan Tidsfrister för anmälan.

Anmälan av uppgifter i förskott

Uppgifter kan också lämnas in till inkomstregistret före betalningsdagen, till exempel direkt från lönekörningen. Uppgifter kan anmälas tidigast 45 dagar före betalningsdagen.

Också uppgifter om att ett avslutat anställningsförhållande kan anmälas i förväg. Anmälan beskrivs i de separata anvisningar Anmälan av information till inkomstregistret: uppgifter om ett anställningsförhållande och Anmälan av information till inkomstregistret: frånvarouppgifter .

2 Anmälan av poster som ska dras av från lönen

I samma anmälan kan flera inkomstslag anmälas för samma inkomsttagare. Även om flera inkomstslag anmäls, kan de poster som ska dras av från lönen anmälas som ett totalbelopp som gäller alla inkomstslag.

Förutom penninglöner, ska vissa prestationer anmälas separat, med egna inkomstslag, om prestationerna i fråga utbetalas. Till exempel naturaförmåner och skattefria kostnadsersättningar utgör inkomstslag som ska anmälas separat. Det totala belopp som betalats till inkomsttagaren bildas av löner enligt anmälningssätt 1 eller 2 OCH därtill av inkomstposter som anmäls separat SAMT av poster som ska dras av från inkomsten.

Anmälan av inkomstslag som ska anmälas separat, såsom naturaförmåner och kostnadsersättningar, beskrivs närmare i anvisningen Anmälan av information till inkomstregistret: naturaförmåner och kostnadsersättningar och Anmälan av information till inkomstregistret: belöning av arbetstagare, prestationer som ska betalas till företagare och andra specialsituationer.

Uppgifter om poster som ska dras av från lönen ska ges med samma anmälan som för penninglöner enligt anmälningssätt 1 (lön totalt) eller anmälningssätt 2 (kompletterande inkomstslag) samt som för inkomstslag som ska anmälas särskilt (1 och 2). Uppgifterna om en och samma betalningshändelse ska anmälas till inkomstregistret som en helhet. Utöver de inkomster som betalas ut ska man på samma gång anmäla poster som dras av från inkomsten samt de tilläggsuppgifter om inkomsttagaren och betalaren som behövs. Betalningsprestationen, posterna som ska dras av och tilläggsuppgifterna om inkomsttagaren och betalaren kan inte fördelas på olika anmälningar. När alla uppgifter som hänför sig till en och samma betalningshändelse anmäls som en helhet, får informationsanvändarna de uppgifter de behöver på rätt sätt och behöver inte begära tilläggsutredningar av prestationsbetalaren. I vissa undantagssituationer styr inkomstregistret betalaren att använda två olika anmälningar så att informationsanvändarna även i dessa situationer får de uppgifter de behöver på rätt sätt. I dessa fall ska alla uppgifter som hänför sig till betalningshändelsen, såsom tilläggsuppgifter om inkomsttagaren och betalaren, anges på båda anmälningarna.

Poster som ska dras av från lönen är

• ersättning för bilförmån (401)
• Förskottsinnehållning (402)
• avgift för förtroendevald (403)
• Källskatt (404)
• Källskatteavdrag (405)
• ersättning för andra naturaförmåner (407)
• övriga poster som ska dras av från nettolönen (408)
• andel av kollektiv tilläggspensionsförsäkringsavgift som betalats av arbetsgivaren och som debiteras arbetstagaren (411)
• arbetstagarens sjukförsäkringsavgift (412)
• arbetspensionsförsäkringsavgift för arbetstagare (413)
• arbetstagarens arbetslöshetsförsäkringsavgift (414)
• ersättning för personalbiljett (415)
• skatt som betalats till utlandet (416)
• utmätning (417)
• försäkringsavgift för en individuell, frivillig pensionsförsäkring (418)
• avdrag före förskottsinnehållning (419).

Exempel 8.

Obligatorisk miniminivå:		Alternativt sätt:
Anmälningssätt 1	euro	Anmälningssätt 2	euro
101 Lön totalt	3000.00	201 Tidlön	2700.00
		235 Övertidsersättning	300.00
Inkomstslag som anmäls separat:
Alternativt sätt 1	euro	Alternativt sätt 2	euro
317 Övriga naturaförmåner	650.00	301 Bostadsförmån	650.00
Typ av förmån: bostadsförmån
402 Förskottsinnehållning	1460.00	402 Förskottsinnehållning	1460.00
413 Arbetspensionsförsäkringsavgift för arbetstagare	260.97	413 Arbetspensionsförsäkringsavgift för arbetstagare	260.97
414 Arbetstagarens arbetslöshetsförsäkringsavgift för arbetstagare	45.62	414 Arbetstagarens arbetslöshetsförsäkringsavgift för arbetstagare	45.62
409 Nettolön	1883.76	409 Nettolön	1883.76
406 Lön som ska betalas ut	1233.41	406 Lön som ska betalas ut	1233.41

Om inkomsttagaren försäkrats enligt pensionslagen för den offentliga sektorn, är det möjligt att med samma anmälan om löneuppgifter anmäla enbart de inkomstslag som anmälts utifrån samma registrering. Närmare uppgifter om registrering av anställningsförhållanden finns i anvisningen Anmälan av information till inkomstregistret: uppgifter om ett anställningsförhållande.