Asiointi positiivisessa luottotietorekisterissä
Asiakaspalvelu
Asiakaspalvelumme antaa puhelimitse ja chatissa yleistä positiiviseen luottotietorekisteriin liittyvää neuvontaa.
Tallennamme kaikki asiakaspalveluun saapuvat puhelut. Puhelujärjestelmäämme hoitaa ulkopuolisena palveluntarjoajana Elisa Oyj. Puhelujärjestelmään tallentuu kaikista saapuvista puheluista puhelun alku- ja loppuaika, soittajan numero, vastaajan nimi sekä äänitallenne. Ilmoitamme puhelun tallentamisesta puhelun aluksi. Puhelutallenteita käytetään puhelujen sisällön todentamiseen jälkikäteen ja asiakaspalvelun laadun varmistamiseen.
Emme kerää asiakaspalvelussa muita henkilötietoja, ellei asiakasta ole tunnistettu ja sovita, että asiaa selvitetään Verohallinnon Tulorekisteriyksikössä. Tällöin kerättäviä henkilötietoja ovat asiakkaan nimi ja puhelinnumero sekä muut asian selvittämisen kannalta välttämättömät tiedot.
Jos asia jää selvitettäväksi, siitä voidaan tehdä pyyntö palvelunhallintajärjestelmään, jonka toimittajana on ServiceNow.
Jos asioit Tulorekisteriyksikössä vireillä olevaan hallintoasiaan liittyen, yhteydenotosta tehdyt muistiinpanot voidaan kirjata myös asianhallintajärjestelmään, jonka toimittajana on Triplan Oy.
Chat tallentaa päätelaitteellesi evästeitä eli pieniä tekstitiedostoja, jotka mahdollistavat chatin toiminnan. Evästeitä käytetään esimerkiksi pitämään tallessa keskustelun tila mahdollista uudelleenyhdistystä varten ja tietyissä tilanteissa tilan päivittämiseen. Chatin keksien evästeiden käsittelyssä käytetään js-cookie-kirjastoa.
Tällä hetkellä chat käyttää seuraavia evästeitä:
- oc-#-windowState
- Käytetään leijukkeen tilan muistamiseen eli onko käyttäjä avannut tai sulkenut sen.
- oc-#-hasSeenChat
- Käytetään sen määrittämiseen, onko käyttäjä nähnyt leijukkeen.
- oc-#-mode
- Käytetään keskustelun tilan muistamiseen, esimerkiksi onko keskustelu vielä käynnissä vai onko se jo päättynyt.
- oc-#-chatId-v2
- Chat kontaktin yksilöivä tunniste, joka mahdollistaa saman keskustelun jatkamisen esimerkiksi sivun päivityksen jälkeen
- oc-#-postSurvey
- Käytetään sen määrittämiseen, näytetäänkö keskustelun jälkeen jälkikysely.
- oc-#-conversationStarted
- Käytetään sen määrittämiseen, onko keskustelu jo alkanut.
- oc-chat-redirectSourceService
- Käytetään vain valikkopalvelun osalta sen määrittämiseen, minkä valikkopalvelun kautta keskustelu on aloitettu.
- oc-chat-redirect-target
- Käytetään vain valikkopalvelun osalta sen määrittämiseen, missä palvelussa keskustelu on aikaisemmin aloitettu. Mahdollistaa yhdistämisen olemassa olevaan keskusteluun kyseisessä palvelussa.
- oc-#-botConversationId
- Käytetään sen määrittämiseen, onko chatbotin kanssa käytävä keskustelu käynnissä.
- oc-#-eraseChatTranscriptStorageKey
- Käytetään sen määrittämiseen, haluaako asiakas poistaa keskusteluhistorian.
- oc-#-contactFormIsPristine
- Käytetään sen määrittämiseen, onko asiakas kirjoittanut yhteydenottolomakkeelle vielä mitään.
- oc-#-arrivedToSite
- Käytetään sen määrittämiseen, milloin asiakas on saapunut sivulle.
- oc-#-proactiveaccepted
- oc-#-proactiverejected
- oc-#-agentJoined
- Käytetään sen ilmoittamiseen, onko virkailija liittynyt keskusteluun, esimerkiksi kun virkailija vastaa asiakkaan ensimmäiseen kysymykseen.
Sähköinen asiointi
Positiivisella luottotietorekisterillä on käytössä kaksi sähköistä asiointipalvelua: organisaatioiden sähköinen asiointipalvelu ja yksityishenkilöiden sähköinen asiointipalvelu. Organisaatioiden sähköisessä asiointipalvelussa elinkeinonharjoittajat voivat ilmoittautua tietojen ilmoittajaksi positiiviseen luottotietorekisteriin tai hakea tietolupaa, joka oikeuttaa luottotietorekisteriotteiden tilaamiseen.
Yksityishenkilöiden sähköisessä asiointipalvelussa yksityishenkilöt voivat tarkastella viimeisimpiä luotto- ja tulotietojaan ja heistä tilattuja luottotietorekisteriotteita sekä asettaa vapaaehtoisen luottokiellon ja antaa suostumuksen luottokieltotiedon luovuttamiseen edelleen luottotietotoiminnan harjoittajille. Yksityishenkilöt näkevät sähköisessä asiointipalvelussa myös luottotietorekisteriotteen tilaajan, tilausajankohdan ja käyttötarkoituksen.
Sähköiset asiointipalvelumme tallentavat päätelaitteellesi evästeitä eli pieniä tekstitiedostoja. Kaikki sähköisen asiointipalvelumme evästeet ovat teknisiä evästeitä, jotka mahdollistavat sähköisen asiointipalvelun käyttämisen. Evästeiden avulla sähköistä asiointipalvelua käyttävä henkilö yksilöidään, ja ne myös ylläpitävät käyttäjän istuntoa sähköisessä asiointipalvelussa.
Mihin tietojen käsittelymme perustuu?
Käsittelemme henkilötietoja puhelinasioinnissa ja sähköisissä asiointipalveluissa Tulorekisteriyksikön lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 6 artiklan 1 kohdan c alakohta). Käsittelystä on säädetty positiivisesta luottotietorekisteristä annetussa laissa (laki positiivisesta luottotietorekisteristä (734/2022)) ja hallintolaissa (hallintolaki (434/2003)).
Puhelutallenteiden ja evästeiden käsittely sähköisissä asiointipalveluissa perustuu Tulorekisteriyksikön yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen (yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 6 artiklan 1 kohdan e alakohta).
Tietojen luovuttaminen
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti.
Henkilötietojen käsittelijät
Sovellushallinnan palveluissa, esimerkiksi virheselvittelyssä, käytämme seuraavia toimijoita: Innofactor Software Oy, Gofore Oyj, Gofore Verify Oy ja Advania Finland Oy. Sovellushallinnassa henkilötietoja käsitellään palvelunhallintajärjestelmässä, jonka toimittajana on ServiceNow.
Tietojen säilyttäminen
Noudatamme tietojen säilyttämisessä Verohallinnon tiedonohjaussuunnitelmaa. Säilytämme puhelutallenteita enintään kuusi kuukautta.
Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät tietosuojaoikeutesi
Tulorekisteriyksikkö vastaa rekisterinpitäjänä EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen perustuvien tietosuojaoikeuksiesi toteuttamisesta. Voit esittää tietosuojaoikeuksiasi koskevan pyynnön vapaamuotoisesti kirjallisesti ja lähettää sen meille alla olevaan osoitteeseen:
POSITIIVINEN LUOTTOTIETOREKISTERI
PL 2
00055 Tulorekisteri
Lisätietoa tietosuojaoikeuksistasi löydät tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.
Jos tarvitset apua oikeuksiesi käytössä, voit aina olla yhteydessä asiakaspalveluumme.
Oikeus saada tutustua omiin tietoihin
Sinulla on oikeus saada tietää, käsittelemmekö henkilötietojasi. Sinulla on myös oikeus saada jäljennös henkilötiedoistasi, joita käsittelemme.
Voit tehdä meille pyynnön saada tutustua omiin tietoihisi alla olevalla paperilomakkeella tai yhteydenottolomakkeella.
Pyyntö saada tutustua omiin henkilötietoihin
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Sinulla on oikeus vaatia, että oikaisemme epätarkat ja virheelliset henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Jos mielestäsi käsittelemämme sinua koskevat tiedot ovat virheellisiä, niitä käsitellään lainvastaisesti tai olet vastustanut tietojesi käsittelyä, voit vaatia meitä rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä.
Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä
Silloin kun henkilötietojesi käsittely ei perustu meidän lakisääteisen velvoitteemme hoitamiseen, sinulla on halutessasi oikeus vastustaa sitä. Voit tehdä pyynnön milloin tahansa henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella. Tällöin emme enää saa käsitellä henkilötietojasi, paitsi jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää sinun etusi, oikeutesi ja vapautesi, tai jos tietojen käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Oikeus tehdä ilmoitus valvontaviranomaiselle
Sinulla on oikeus tehdä ilmoitus tietosuojavaltuutetulle henkilötietojesi käsittelystä. Lisätietoa ja ohjeet ilmoituksen tekemiseen löydät tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.