Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin: poissaolotiedot

Ohje on tarkoitettu suorituksen maksajille. Ohjeessa kuvataan

• palkallisten ja palkattomien poissaolojen ilmoittaminen tulorekisteriin
• Kelan korvaushakemustietojen ilmoittaminen tulorekisteriin
• poissaolotietojen korjaaminen.

Ohjetta on päivitetty 2.11.2018:

• Luvussa 4 palkallisen poissaolon syistä on poistettu arvo 10 Opintovapaa ja lisätty arvo 7 Osittainen hoitovapaa. Ohjausta on täsmennetty siten, että poissaoloajan palkan ilmoittaminen on aina pakollista. Luvun 4.14 ohjausta tarkennettu siten, että palkallisen opintovapaan voi ilmoittaa käyttämällä arvoa "Palkallinen poissaolo muun syyn vuoksi".
• Luvussa 5.1 tarkennettu Kelan korvaushakemusta varten tarvittavia tietoja. Luvussa 5.2 tarkennettu Kelan kirjeiden toimitustapaa. Lukuun 5.4 korjattu tarkenteen sallittu enimmäispituus.

Ohjetta on päivitetty 15.11.2018:

• Luvussa 3 on korjattu palkattoman poissaolon syyn koodiarvoja.

Ohjetta on päivitetty 5.12.2018:

• Luvussa 3 on korjattu palkattoman poissaolon syyn koodiarvoja.

Ohjetta on päivitetty 21.12.2018:

• Luvussa 5.4 on korjattu maksun tarkenteen sallituksi pituudeksi 29 merkkiä.

1 Poissaolot

Poissaolotietojen ilmoittaminen tulorekisteriin on vapaaehtoista. Jos poissaolotiedot ilmoitetaan palkkatietoilmoituksella kattavasti, tiedon käyttäjät ja tulonsaajat eivät pyydä suorituksen maksajalta erillisiä todistuksia sellaisista poissaoloista, jotka on ilmoitettu oikein tulorekisteriin. Tiedon käyttäjät voivat hyödyntää poissaolotietoja, jos ne ilmoitetaan säännöllisesti.

Maksetut suoritukset ilmoitetaan tulorekisteriin joko yhteissummana (ilmoitustapa 1) tai pakollista ilmoitustapaa eritellymmin käyttämällä siihen tarkoitettuja erillisiä täydentäviä tulolajeja (ilmoitustapa 2). Poissaolotietojen ilmoittaminen ei liity rahapalkkojen ilmoitustapaan. Maksaja voi siis ilmoittaa vapaaehtoiset, täydentävät poissaolotiedot, vaikka ilmoittaisi rahapalkat ilmoitustavalla 1. Vastaavasti maksaja voi jättää poissaolotiedot ilmoittamatta, vaikka ilmoittaisi rahapalkat eritellysti ilmoitustavalla 2.

Poissaolot ilmoitetaan vain palvelussuhteessa olevista tulonsaajista. Jos tulonsaaja ei ole palvelussuhteessa tai toimeksiantosuhteessa, poissaoloja ei ilmoiteta tulorekisteriin.

Jos ilmoitetuissa tiedoissa on epäselvyyttä, tulorekisterin tiedon käyttäjät pyytävät lisätietoja ensisijaisesti aineiston sisällöstä vastaavalta yhteyshenkilöltä joko puhelimitse tai suojatulla sähköpostilla. Tästä syystä aineistossa on hyvä ilmoittaa sisällöllisen yhteyshenkilön sähköpostiosoite. Osoite voi olla esimerkiksi ryhmäsähköpostiosoite, jota luetaan päivittäin ja josta kysymykset ohjataan kyseisen ilmoituksen asiantuntijalle.

Tulonsaajan poissaolotiedot ilmoitetaan viimeistään seuraavan palkanmaksukauden ilmoituksella. Esimerkiksi palkanmaksukauden 01/20xx poissaolot ilmoitetaan siis viimeistään 02/20xx palkanmaksukauden ilmoituksella. Näin tietojen käyttäjät, kuten etuuksien käsittelijät, saavat poissaolotiedot riittävän nopeasti käyttöön.

Poissaolotiedot ilmoitetaan vain kokopäivän poissaolosta. Tulorekisteri-ilmoituksen tietosisältö ei mahdollista osa-aikaisen ja kokoaikaisen poissaolon erottamista toisistaan. Osa-aikainen poissaolo ilmoitetaan vain, jos vähintään yhden koko päivän jatkunut sairauspoissaolo on alkanut kesken työpäivän. Tiedon käyttäjät selvittävät osa-aikaisiin poissaoloihin liittyvät tiedot tarvittaessa muualta kuin tulorekisteristä.

Osa-aikatyön toteuttamiseen liittyviä koko päivän kestäviä poissaoloja ei ilmoiteta. Esimerkiksi 50 %:n työajan osa-aikatyöstä voidaan sopia siten, että työskentelyä on kokoaikaisesti joka toinen viikko. Tällöin tulorekisteriin ei ilmoiteta poissaoloiksi niitä viikkoja, joina työtä ei osa-aikatyön perusteella tehdä. Jos tulonsaaja on esimerkiksi osa-aikaeläkkeellä, poissaoloiksi ei ilmoiteta niin sanottuja eläkeviikkoja eli niitä viikkoja, joina tulonsaaja ei ole töissä. Jos muusta kuin eläkkeestä johtuva poissaolo ulottuu viikolle, jona työtä ei eläkkeen vuoksi tehdä, poissaolo ilmoitetaan kuitenkin normaalisti. Esimerkiksi sairauspoissaolo voi alkaa työviikolta ja jatkua eläkeviikolle. 

Jos tulonsaaja on esimerkiksi kuntoutuksen vuoksi poissa työstä, poissaolotiedoissa ilmoitetaan vain kokopäiväiset poissaolot.

1.1 Poissaolojen ilmoitusjakso

Poissaolojen ilmoitusjakso on se ajanjakso, jolta mahdolliset tulonsaajan poissaolot ovat ilmoitushetkellä ilmoittajan tiedossa. Maksaja ilmoittaa alkupäiväksi sen päivän, mihin asti poissaolojaksot on aikaisemmin ilmoitettu (merkitään aikaisemmin ilmoitettua aikajaksoa seuraava päivä). Loppupäiväksi ilmoitetaan se päivä, mihin asti poissaolot ovat ilmoittajalla tai työnantajan järjestelmässä tiedossa.

Tulevalle ajalle sovittu poissaolo, esimerkiksi isyysvapaan tai kuntoutuksen aika, ilmoitetaan siinä vaiheessa, kun kaikki sitä edeltävät poissaolot ovat myös tiedossa. 

Esimerkki 1. Poissaolojen ilmoitusjakso, ei yhtään poissaolopäivää

Ilmoittajaorganisaatiossa esimiehet kirjaavat tulonsaajien poissaolot työnantajan järjestelmään pääsääntöisesti viimeistään poissaoloa seuraavana päivänä. Kun kuukausipalkkaisten palkkatiedot ilmoitetaan tulorekisteriin esimerkiksi syyskuulta 10.9.20xx, poissaolot on kirjattu työnantajan järjestelmään ainakin 8.9.20xx asti. Elokuun poissaolot on ilmoitettu tulorekisteriin elokuun palkkatietoilmoituksessa 8.8.20xx saakka. Tällöin syyskuun palkkatietoilmoituksessa annetaan poissaolojen ilmoitusjakson alkupäiväksi 9.8.20xx ja -loppupäiväksi 8.9.20xx.



Muita Poissaolot-tietoryhmän tietoja ei ilmoiteta, koska tulonsaaja ei ole ollut poissa työstään yhtään työpäivää.  

Esimerkki 2. Poissaolojen ilmoitusjakso, yksi sairauspäivä (vrt. esimerkki 1)

Tulonsaaja on ollut sairaana 15.8. ja on saanut tältä päivältä sairausajan palkkaa. 

Poissaolojen ilmoitusjakson alkupäivän pitää olla sama tai aikaisempi kuin saman ilmoituksen aikaisimman poissaolojakson alkupäivä. Poissaolojen ilmoitusjakson loppupäivän pitää olla sama tai myöhäisempi kuin myöhäisin poissaolojakson loppupäivä. Esimerkiksi kun ilmoitetaan usean kuukauden mittainen äitiysvapaa, poissaolojen ilmoitusjakson loppupäivän pitää olla sama tai myöhäisempi kuin äitiysvapaan loppupäivä. 

Poissaolojen ilmoitusjakso ilmoitetaan jokaisessa palkkatietoilmoituksessa. Jos tiedoissa ei tapahdu muutoksia, samat tiedot ilmoitetaan uudelleen.

Tietojen käyttäjät voivat kysyä sisällölliseltä vastuuhenkilöltä tarkennusta, jos tiedot ovat ristiriitaisia tai poissaolojen ilmoitusjakso ei jatku yhtäjaksoisesti ilmoituksesta seuraavaan.

Poissaolojen ilmoitusjakso voi olla eri ilmoituksilla eripituinen. Aikaväli voi olla eri ilmoituksilla päällekkäinen, esimerkiksi jos poissaolojakso on tiedossa pidemmälle ajalle tulevaisuuteen, ja tälle ajalle annetaan myöhemmin uusia ilmoituksia (katso esimerkit 16 ja 17 äitiys- ja vanhempainvapaan ilmoittamisesta). Poissaolojen ilmoitusjakso voi olla päällekkäinen aikaisemmin ilmoitetun aikavälin kanssa myös silloin, jos aikaisemmin ilmoitettu poissaolo jatkuu yhtäjaksoisesti. Aikaväli voi alkaa ennen 1.1.2019, jos ilmoitettava yhtäjaksoinen poissaolo on alkanut ennen tätä aikaa.

Maksaja voi aloittaa poissaolojen ilmoittamisen tulorekisteriin myös kesken kalenterivuoden. Jos poissaolojen ilmoitusjaksoja on ilmoitettu ja niissä myöhemmin huomataan virheitä, maksajan pitää korjata virheelliset tiedot. Kaikki muuttuneet tiedot on korjattava, tähän ei vaikuta se, onko alkuperäisessä ilmoitusjaksossa ilmoitettu poissaoloja vai ei. Jos tiedon käyttäjät tarvitsevat poissaoloja sellaiselta ajalta, jolta maksaja ei ole ilmoittanut tulorekisteriin poissaolojen ilmoitusjaksoa, käyttäjät selvittävät ne muuta kautta. Jos maksaja on ilmoittanut poissaolojen ilmoitusjakson, tiedon käyttäjät luottavat tulorekisterissä olevaan tietoon.

Esimerkki 3. Tulonsaaja on ollut kokoaikaisesti lomautettuna 15.8. alkaen ja ilmoitushetkellä lomautus on tiedossa 15.10. asti.

Poissaolojen ilmoitusjaksoa tarvitaan etuuksien käsittelyssä. Aikavälin perusteella tiedon käyttäjät saavat tiedon, miltä ajalta poissaolotiedot on ilmoitettu ja onko kyseisellä aikajaksolla ollut poissaoloja.  

Jos myöhemmin käy ilmi, että ilmoitettu poissaolojen ilmoitusjakso on virheellinen, maksaja antaa tulorekisteriin korvaavan ilmoituksen. Tietojen korjaaminen kuvataan tarkemmin ohjeessa Tietojen korjaaminen tulorekisterissä. Poissaolojen ilmoitusjakson korjaamista kuvataan myös tämän ohjeen luvussa 6.1.

2 Poissaolojaksot

Tulonsaaja voi olla poissa työstä useista eri syistä saman palkanmaksukauden aikana. Kullekin poissaolojaksolle ilmoitetaan vain yksi syy. Jos poissaolo jatkuu samalla syyllä, myöhemmällä ilmoituksella voi antaa saman alkupäivän ja muuttaa poissaolon loppupäivää.

Tulorekisteri ei tarkista, onko poissaolojakso ilmoitettu osittain tai kokonaan jo aikaisemmin tai sisältyykö sama aika myös johonkin toiseen palkalliseen tai palkattomaan poissaolojaksoon. Tiedon käyttäjien järjestelmät sen sijaan voivat verrata ilmoitettua poissaolojaksoa aikaisemmin ilmoitettuun poissaolojaksoon ja kysyä maksajalta lisätietoja, jos tiedoissa on ristiriitaa. Lisäksi etuuden käsittelijä tai tulonsaaja voivat ottaa yhteyttä maksajaan, jos poissaolojaksoissa on epätarkkuutta.  

Virheellisesti ilmoitetut tiedot tulee korjata korvaavalla ilmoituksella.

Jokainen yhtäjaksoinen poissaolojakso ilmoitetaan erikseen. Yhtäjaksoiseen poissaoloon voi sisältyä viikkovapaa, mutta palkallinen ja palkaton jakso on ilmoitettava eri jaksoina.

Poissaolojaksoja hyödynnetään lähes kaikkien etuuksien ratkaisuissa. Poissaolon syiden kohdalla on selostettu, mihin etuuksiin kunkin poissaolon ilmoittaminen vaikuttaa ja mitä erityistä poissaolon ilmoittamisessa on otettava huomioon.   

Viikkovapaan vaikutus poissaolojakson ilmoittamiseen

Poissaolojakso ilmoitetaan tulorekisteriin siten kuin tulonsaaja on sopinut esimiehensä kanssa poissaolosta, joko yhtenä jaksona myös viikkovapaan ajalta tai erikseen ennen ja jälkeen viikkovapaan. Ilmoitustavalla voi olla vaikutusta etuuden käsittelyyn, jos tulonsaaja hakee etuutta myös viikkovapaan ajalta, esimerkiksi lauantailta eikä etuuden käsittelyssä tiedetä viikkovapaasta.

Esimerkki 4. Poissaolon ilmoittaminen viikkovapaan ajalta

Tulonsaaja työskentelee maanantaista perjantaihin (5 päivää viikossa) ja on poissa työstä lapsen sairastumisen vuoksi perjantaina ja maanantaina. Poissaolo ilmoitetaan yhtäjaksoisesti ja poissaolon syynä on ”Lapsen sairaus tai pakottava perhesyy”. Jos tulonsaaja hakee erityishoitorahaa, se voidaan myöntää myös väliin jäävältä lauantailta.

2.1 Alkupäivä

Alkupäiväksi ilmoitetaan kunkin yhtäjaksoisen poissaolojakson alkupäivä. Jos poissaolon syy muuttuu yhtäjaksoisen poissaolon aikana, poissaolo on ilmoitettava omana aikajaksonaan.

Poissaolojakso voidaan ilmoittaa alkamaan aikaisemmin kuin palkanmaksukausi on alkanut tai päättymään myöhemmin kuin palkanmaksukausi päättyy. Jos aikaisemmin ilmoitettu poissaolo jatkuu yhtäjaksoisesti, alkupäiväksi ilmoitetaan yhtäjaksoisen poissaolon alkupäivä tai aikaisemmin ilmoitetun loppupäivän jälkeinen kalenteripäivä.

2.2 Loppupäivä

Loppupäiväksi ilmoitetaan kunkin yhtäjaksoisen poissaolojakson loppupäivä. Jos poissaolo jatkuu toistaiseksi, loppupäiväksi ilmoitetaan työsuhteen päättymispäivä tai esimerkiksi kalenterivuoden viimeinen päivä tai muu päivä, josta alkaen poissaolosta annetaan uusi tarkennettu ilmoitus.

2.3 Poissaolopäivien lukumäärä

Poissaolopäivien lukumääränä ilmoitetaan poissaolojaksoon sisältyvien työpäivien lukumäärä. Poissaolopäivien lukumäärä on vapaaehtoisesti ilmoitettava, täydentävä lisätieto. Ajallisten poissaolojaksojen ilmoittaminen (alku- ja loppupäivämäärät) riittää suurimmalle osalle poissaolotietoja hyödyntävistä tiedon käyttäjistä.

3 Palkattomat poissaolot

Maksaja valitsee palkattoman poissaolon syyn arvolistalta.

Palkattomien poissaolojen syykoodit.

Koodi	Selite
1	Sairaus
2	Osa-aikainen sairauspoissaolo
3	Äitiys-, isyys- ja vanhempainvapaa
4	Erityisäitiysvapaa
5	Kuntoutus
6	Lapsen sairaus tai pakottava perhesyy
7	Osittainen hoitovapaa
8	Koulutus
9	Vuorotteluvapaa
10	Opintovapaa
11	Lakko tai työsulku
12	Työtarjonnan keskeytyminen
13	Virkavapaa
14	Kertausharjoitus
15	Varusmiespalvelus tai siviilipalvelus
16	Lomautus
17	Hoitovapaa
99	Muu syy

Arkaluonteisia poissaolon syytietoja ei ilmoiteta tulorekisteriin.

3.1 Palkaton sairauspoissaolo

Syy valitaan, jos tulonsaaja on sairauden tai tapaturman vuoksi poissa työstä eikä poissaolon ajalta makseta palkkaa. Työtapaturmasta aiheutunut poissaolo voidaan ilmoittaa vain palkallisena poissaolona. Jos työtapaturman aiheuttaman poissaolon ajalta ei makseta palkkaa (esimerkiksi työnantajalla ei ole velvollisuutta maksaa sairausajan palkkaa työtapaturman vuoksi, koska työehtosopimuksen mukainen palkanmaksuvelvollisuus on päättynyt), poissaolo ilmoitetaan sairauspoissaolona.

Poissaolon ajalta työnantajalle on joko esitetty lääkärintodistus tai työntekijä on poissa työstä omalla ilmoituksella. Tällä ei ole vaikutusta poissaolon ilmoittamiseen.

Poissaolon tulee jatkua vähintään yhden täyden työpäivän ajan, muuten sitä ei ilmoiteta tulorekisteriin. 

Maksaja ilmoittaa poissaolon alkupäiväksi sen työpäivän, josta tulonsaajan yhtäjaksoinen sairauspoissaolo on alkanut. Alkupäiväksi voidaan ilmoittaa päivä, jolloin tulonsaaja on poistunut työpaikalta sairauden vuoksi, eli ollut ennen sairastumistaan osan aikaa työssä. Jos kesken jääneeltä työpäivältä maksetaan säännöllisen työajan palkka, kesken jäänyt työpäivä ilmoitetaan palkallisena poissaolona. Edellytyksenä on, että ilmoitettava poissaolo jatkuu vähintään seuraavan kalenteripäivän ajan palkallisena tai palkattomana. Yksittäisiä vajaan työpäivän kestäviä sairauspoissaoloja ei ilmoiteta tulorekisteriin. Jos tulonsaaja sairastuu vasta, kun työpäivä on päättynyt, maksaja ei ilmoita kyseistä työpäivää poissaolopäiväksi.

Tuntipalkka-aloilla poissaolon ensimmäinen päivä voi olla palkaton karenssipäivä, jonka määräytymiseen vaikuttaa sairauspoissaolon kesto. Näissä tilanteissa poissaolo ilmoitetaan sen jälkeen, kun on selvillä, onko karenssipäivä palkallinen vai ei.

Esimerkki 5. Palkattoman sairauspoissaolojakson ilmoitus 

- Tulonsaaja ilmoittaa esimiehelleen sairastumisesta ja poistuu kesken työpäivän maanantaina 13.5. ja ilmoittaa olevansa sairauden vuoksi poissa työstään torstaihin 16.5. asti. Tulonsaaja hakeutuu lääkäriin perjantaina 17.5., ja toimittaa lääkärintodistuksen työkyvyttömyydestä ajalle 17.5.–26.5.   

- Maksaja ilmoittaa tulorekisteriin sairauspoissaolon ajalle 13.5.–26.5. jaksottaen poissaolojaksot palkalliseen ja palkattomaan poissaoloon sen mukaan, miltä ajalta työnantaja maksaa sairausajan palkkaa. 

- Työntekijä palaa työhön maanantaina 27.5. ja jatkaa työssä, kunnes tiistaina 4.6. sairastuu uudelleen ja toimittaa lääkärintodistuksen ajalle keskiviikosta 5.6. keskiviikkoon 12.6. ja palaa työhön torstaina 13.6.

- Työnantaja ei enää maksa poissaoloajan palkkaa, mutta maksaa palkan sairastumispäivältä. Maksaja ilmoittaa tulorekisteriin palkallisen sairauspoissaolon sairastumispäivältä 4.6. ja palkattoman sairauspoissaolon ajalle 5.6.–12.6. 

3.2 Palkaton äitiys-, isyys- tai vanhempainvapaa

Syy valitaan, jos tulonsaaja on äitiys-, isyys- tai vanhempainvapaan vuoksi kokonaan poissa työstään vähintään yhden täyden työpäivän ajan eikä tulonsaajalle makseta palkkaa poissaolon ajalta.  

Jos äitiys-, isyys- tai vanhempainvapaan ajalta maksetaan alalla sovellettavan työehtosopimuksen mukaisesti täydennyspalkkaa (tulolaji 204, Etuusajalta maksettu täydennyspalkka), poissaolo ilmoitetaan ensin palkattomana poissaolona, jotta poissaolojen ilmoittaminen ei viivästy. Maksaja ilmoittaa täydennyspalkan määrän palkkatietoilmoituksella ilmoitustavalla 1 tai 2 sen jälkeen, kun tulonsaaja on toimittanut maksajalle etuuspäätöksen. Tässä yhteydessä korjataan tarvittaessa palkattoman poissaolon aikajaksoa siltä osin, kuin täydennyspäivärahaa maksetaan poissaolon ajalta. 

Maksaja ilmoittaa poissaolon alkupäiväksi sen kokonaisen työpäivän, josta tulonsaajan yhtäjaksoinen palkaton poissaolo on alkanut. 

Esimerkki 6. Palkattoman isyysvapaan ilmoittaminen
Tulonsaaja ilmoittaa helmikuussa pitävänsä isyysvapaata 23.5.20xx–30.6.20xx. Maksaja ilmoittaa isyysvapaan siinä ilmoituksessa, jota annettaessa poissaolot ovat maksajan tiedossa isyysvapaan alkamiseen asti.  

Kela käyttää tietoa palkattomasta äitiys-, isyys- tai vanhempainvapaasta vanhempainpäivärahahakemuksen käsittelyssä. Poissaolon ajalta päiväraha maksetaan tulonsaajalle itselleen.

3.3 Palkaton erityisäitiysvapaa

Syy valitaan, jos raskaana oleva tulonsaaja on kokonaan poissa työstään työtehtäviin tai työoloihin liittyvän vaaratekijän vuoksi vähintään yhden täyden työpäivän ajan eikä tulonsaajalle makseta palkkaa poissaolon ajalta. Näissä tilanteissa työnantajan on aina annettava Kelaan erillinen ilmoitus, jossa selvitetään tulonsaajan työtehtäviä ja työoloja. Ilmoitus tehdään Kelan asiointipalvelussa tai lomakkeella SV96.

Palkattoman erityisäitiysvapaan ajalta maksettava erityisäitiysraha maksetaan tulonsaajalle.

Maksaja ilmoittaa poissaoloajan alkupäiväksi sen kokonaisen työpäivän, josta tulonsaajan yhtäjaksoinen palkaton poissaolo on alkanut.

Esimerkki 7. Palkattoman erityisäitiysvapaan ilmoittaminen
Tulonsaajan työtehtäviin tai työoloihin liittyvä kemiallinen aine, säteily tai tarttuva tauti taikka muu vastaava seikka vaarantaa hänen tai sikiön terveyden eikä työnantajalla ole tarjota normaaleille työpäiville muuta työtä (todistus SV 96). Tulonsaaja jää erityisäitiysvapaalle 23.5., mutta on vuosilomalla ajan 29.5.–4.6. Palkaton poissaolo ilmoitetaan kolmena jaksona. 

3.4 Palkaton poissaolo kuntoutuksen vuoksi

Syy valitaan, jos tulonsaaja on kokopäiväisesti estynyt tekemästä työtään ammatilliseen tai lääkinnälliseen kuntoutukseen osallistumisen vuoksi eikä tulonsaajalle makseta palkkaa poissaolon ajalta. Osa-aikaista palkatonta kuntoutuspoissaoloa ei ilmoiteta tulorekisteriin.

Maksaja ilmoittaa poissaoloajan alkupäiväksi sen kokonaisen työpäivän, josta tulonsaajan yhtäjaksoinen palkaton poissaolo on alkanut. 

Esimerkki 8. Palkattoman kuntoutuspoissaolon ilmoittaminen
Tulonsaaja osallistuu kuntoutuskurssille, joka toteutuu kolmessa jaksossa. Maksaja ilmoittaa ensimmäisen jakson ajaksi 23.5.20xx–30.6.20xx. Seuraavat jaksot (12.10.–17.10.20xx ja 1.2.–5.2.20xx) ilmoitetaan vasta sitten, kun kaikki muut mahdolliset poissaolot ovat tiedossa näiden jaksojen alkamiseen saakka. 

Kuntoutus voi toteutua useassa jaksossa ja jaksot tiedetään etukäteen. Kukin kuntoutusjakso ilmoitetaan kuitenkin vasta silloin, kun muutkin poissaolot ovat tiedossa kuntoutusjakson alkamiseen asti. 

3.5 Palkaton poissaolo lapsen sairauden tai pakottavan perhesyyn vuoksi

Syy valitaan, jos tulonsaaja on kokopäiväisesti estynyt tekemästä työtään eikä hänelle makseta palkkaa poissaolon ajalta. Työn tekemisen estää jokin seuraavista:

• Tulonsaajan alle 10-vuotias lapsi tai muu hänen taloudessaan vakituisesti asuva alle 10-vuotias lapsi on äkillisesti sairastunut.
• Poissaolo on tarpeen tulonsaajan perheenjäsenen tai muun hänelle läheisen henkilön erityistä hoitoa varten.
• Tulonsaajan välitön läsnäolo on välttämätöntä hänen perhettään kohdanneen, sairaudesta tai onnettomuudesta johtuvan, ennalta arvaamattoman ja pakottavan syyn vuoksi. 

Maksaja ilmoittaa poissaoloajan alkupäiväksi sen työpäivän, josta tulonsaajan yhtäjaksoinen palkaton poissaolo on alkanut. Kokopäiväisenä poissaolona pidetään tilannetta, jossa tulonsaaja on ollut poissa työstään vähintään 6 tuntia.

Esimerkki 9. Palkaton poissaolo, kun tulonsaaja on poissa työstä sairaan lapsen hoidon vuoksi    

3.6 Palkaton poissaolo koulutuksen vuoksi

Syy valitaan, jos tulonsaajan palkattoman kokopäiväisen poissaolon syynä on koulutus työnantajan määräyksestä, työmarkkinajärjestöjen yhteistyösopimusten edellyttämä koulutus, ammattiyhdistyskoulutus tai oppisopimuskoulutukseen kuuluva tietopuolinen opetus eikä tulonsaajalle makseta palkkaa poissaolon ajalta. 

3.7 Palkaton poissaolo vuorotteluvapaan vuoksi

Syy valitaan, jos tulonsaaja ja työnantaja tekevät määräaikaisen sopimuksen tulonsaajan vuorotteluvapaasta.

Esimerkki 10. Vuorotteluvapaan ilmoittaminen tulorekisteriin

3.8 Palkaton poissaolo opintovapaan vuoksi

Syy valitaan, jos työnantaja on vapauttanut tulonsaajan palvelussuhteeseensa kuuluvien tehtävien suorittamisesta opintovapaalain ehdot täyttävien opintojen suorittamista varten eikä tulonsaajalle makseta palkkaa poissaolon ajalta. 

Syy valitaan myös, jos tulonsaajalle on myönnetty harkinnanvarainen opintovapaa.

3.9 Palkaton poissaolo lakon tai työsulun vuoksi

Syy valitaan seuraavissa tilanteissa:

• Tulonsaaja keskeyttää kokopäiväisesti palvelussuhteeseen kuuluvien tehtävien hoitamisen työtaistelutoimenpiteen vuoksi eikä tulonsaajalle makseta palkkaa poissaolon ajalta.
• Työnantaja estää tulonsaajaa hoitamasta palvelussuhteeseen kuuluvia tehtäviä kokopäiväisesti työtaistelutoimenpiteen vuoksi, eikä tulonsaajalle makseta palkkaa poissaolon ajalta. 

3.10 Palkaton poissaolo työtarjonnan keskeytymisen vuoksi

Syy valitaan, jos tulonsaajan työn tekeminen on kokopäiväisesti mahdotonta tulonsaajasta riippumattomista syistä eikä tulonsaajalle makseta palkkaa poissaolon ajalta. 

3.11 Palkaton virkavapaa

Syy valitaan, jos tulonsaaja on palkattomalla virkavapaalla ja virkavapaan syy ei ole valintalistalla tai virkavapaan syy ole tiedossa, esimerkiksi tulonsaaja on virkavapaalla toisen työnantajan palveluksessa.

3.12 Palkaton poissaolo kertausharjoituksen vuoksi

Syy valitaan, jos tulonsaaja osallistuu kertausharjoituksiin eikä työnantaja maksa harjoituksen ajalta lainkaan palkkaa.

3.13 Palkaton poissaolo varusmiespalveluksen tai siviilipalveluksen vuoksi

Syy valitaan, jos tulonsaaja suorittaa varusmies- tai siviilipalvelusta.

3.14 Palkaton lomautus

Syy valitaan, jos tulonsaaja lomautetaan kokopäiväisesti.

3.15 Palkaton hoitovapaa

Syy valitaan, jos tulonsaaja on kokopäiväisesti hoitovapaalla. Osittaista hoitovapaata ei ilmoiteta tulorekisteriin, jos kyse on osapäivän poissaolosta. Osittaisen hoitovapaan kokopäiväiset palkattomat poissaolot ilmoitetaan hoitovapaan syykoodilla. Tiedon käyttäjät pyytävät tarvittaessa erikseen selvitykset osittaisen hoitovapaan kestosta, toteutustavasta tai palkan kohdentumisesta.

3.16 Palkaton poissaolo muun syyn vuoksi

Syy valitaan, jos tulonsaajan poissaolon syy ei ole valintalistalla. 

4 Palkalliset poissaolot

Maksaja valitsee palkallisen poissaolon syyn arvolistalta. 

Palkallisten poissaolojen syykoodit.

Koodi	Selite
1	Sairaus
2	Osa-aikainen sairauspoissaolo
3	Äitiys-, isyys- ja vanhempainvapaa
4	Erityisäitiysvapaa
5	Kuntoutus
6	Lapsen sairaus tai pakottava perhesyy
7	Osittainen hoitovapaa
8	Koulutus
13	Virkavapaa
14	Kertausharjoitus
18	Arkipyhä
19	Pekkasvapaa
20	Työtapaturma
21	Vuosiloma
22	Osittainen poissaolo kuntoutuksen vuoksi
99	Muu syy

 

Poissaoloajan palkan ilmoittaminen on aina pakollista. Kelan korvaushakemuksen lähettäminen on mahdollista vain, jos poissaolon syykoodi on 1, 3, 4 tai 5.

Arkaluonteisia poissaolon syytietoja ei ilmoiteta tulorekisteriin.

4.1 ”Poissaolo jatkuu, mihin asti” -päivän ilmoittaminen

Maksaja ilmoittaa päivämäärän, johon asti palkkaa tullaan tästä poissaolosta maksamaan. Päivämäärän ilmoittaminen tarkoittaa, että maksajalla on tieto poissaolon jatkumisesta, mutta kyseistä ilmoitusta annettaessa poissaoloajan palkkaa ei voi vielä ilmoittaa. ”Poissaolo jatkuu, mihin asti” -päivä ei saa sisältyä ilmoitettuun poissaolojaksoon.

Kela käyttää päivämäärää niissä tilanteissa, joissa työnantajalla on oikeus saada Kelan maksama sairauspäiväraha työsopimuksen, työehtosopimuksen tai muun sopimuksen perusteella eikä maksaja voi ilmoittaa koko poissaolojaksolta maksettavaa sairausajan palkkaa samalla ilmoituksella. Jos päivämäärä on ilmoitettu, Kela ei maksa tulonsaajan sairauspäivärahaa (syykoodi 1), äitiys-, isyys- tai vanhempainrahaa (syykoodi 3), erityisäitiysrahaa (syykoodi 4) tai kuntousrahaa (syykoodi 5) kenellekään ennen kuin päivämäärän ilmoittanut maksaja on ilmoittanut sairausajalta maksetun palkan ilmoitettuun päivämäärään asti.

Päiväraha maksetaan aina jälkikäteen.

Esimerkki 11. ”Poissaolo jatkuu, mihin asti” -päivämäärän ilmoittaminen

Tulonsaaja on toimittanut lääkärintodistuksen työkyvyttömyydestä 10.8.20xx–15.10.20xx ja sairausajan palkan määrä on ilmoitettavissa vain elokuun ajalta. Koska ei välttämättä ole tiedossa, jatkuuko palkallinen aika palkanmaksukauden jälkeen, päivämääränä ilmoitetaan se päivä, mihin asti palkallisen ajan tiedetään ilmoitushetkellä vähintään jatkuvan.  

-  Tulorekisteriin on aikaisemmin ilmoitettu sairausajan palkka 10.8.–31.8. ja ”Poissaolo jatkuu, mihin asti” -päivämääräksi on ilmoitettu 30.9.

-  Kela on saanut tiedot tulorekisteristä ja on tehnyt 12.8. ratkaisun sairauspäivärahasta työnantajan tulorekisteriin ilmoitettujen hakemustietojen ja esitettyjen lääkärinlausuntojen perusteella ajalle 22.8.–15.10. Päätöksen yhteydessä päiväraha on maksettu työnantajalle 31.8. saakka. Päätöksessä on ilmoitettu, että ajalta 1.9.–30.9. annetaan myöhemmin uusi päätös etuuden maksun jakautumisesta työnantajan ja tulonsaajan kesken ja että 1.10. alkaen etuus maksetaan tulonsaajalle.

-  Syyskuun palkkatietojen yhteydessä tulorekisteriin ilmoitetaan sairausajan palkka 1.9.–30.9. ja samalla ilmoitetaan ”Poissaolo jatkuu, mihin asti” -päivämääräksi 15.10., koska kävi ilmi, että tulonsaajalle maksetaan osapalkkaa koko poissaolon ajalta.

-  Kela saa tiedot syyskuun palkkatietoilmoituksesta ja tarkistaa 2.10. aiemmin annettua sairauspäivärahan päätöstä päivärahan maksamisesta. Päätöksen yhteydessä päiväraha maksetaan työnantajalle 1.9.–30.9. Päätöksessä ilmoitetaan, että ajalta 1.10.–15.10. annetaan myöhemmin uusi päätös päivärahan maksun jakautumisesta työnantajan ja tulonsaajan kesken.

”Poissaolo jatkuu, mihin asti” -päivän korjaaminen kuvataan kohdassa 6.4.

4.2 Palkallinen sairauspoissaolo (Kela: työnantajan sairauspäivärahahakemus)

Syy valitaan, jos tulonsaaja on sairauden tai muun kuin työtapaturmana sattuneen tapaturman aiheuttaman työkyvyttömyyden vuoksi kokonaan poissa työstään vähintään yhden kokonaisen työpäivän ajan ja tulonsaajalle maksetaan poissaolon ajalta palkkaa. Tämä syy valitaan myös silloin, jos tulonsaaja on ollut osallisena liikennetapaturmassa, pahoinpitelyn tai rikoksen uhrina tai hänelle on sattunut vapaa-ajan tapaturma ja poissaolon ajalta maksetaan palkkaa. Työtapaturman aiheuttamien poissaolojen syyksi valitaan työtapaturma.

Poissaolon ajalta työnantajalle on esitetty lääkärintodistus tai terveydenhoitajan todistus tai tulonsaaja on poissa työstä omalla ilmoituksella. Tällä ei ole vaikutusta poissaolon ilmoittamiseen.

Poissaolon tulee jatkua vähintään yhden kokonaisen työpäivän ajan, muuten sitä ei ilmoiteta tulorekisteriin. 

Maksaja ilmoittaa poissaolon alkupäiväksi sen työpäivän, josta tulonsaajan yhtäjaksoinen sairauspoissaolo on alkanut. Alkupäiväksi voidaan ilmoittaa päivä, jolloin tulonsaaja on poistunut työpaikalta sairauden vuoksi, eli ollut ennen sairastumistaan osan aikaa työssä. Jos kesken jääneeltä työpäivältä maksetaan säännöllisen työajan palkka, kesken jäänyt työpäivä ilmoitetaan palkallisena poissaolona. Edellytyksenä on, että ilmoitettava poissaolo jatkuu vähintään seuraavan kalenteripäivän ajan palkallisena tai palkattomana. Yksittäisiä vajaan työpäivän kestäviä sairauspoissaoloja ei ilmoiteta tulorekisteriin. Jos tulonsaaja sairastuu vasta, kun työpäivä on päättynyt, maksaja ei ilmoita kyseistä työpäivää poissaolopäiväksi.  

Kela ei hyödynnä osa-aikaista sairauspoissaolotietoa eikä osasairauspäivärahan hakeminen ole mahdollista palkkatietoilmoituksella.

Esimerkki 12: Palkallisen sairauspoissaolon ilmoittaminen ilman Kela-hakemusta

Esimerkki 13: Sairauspäivärahan hakemus, poissaoloajan palkka ilmoitetaan kerralla

Esimerkki 14 a: Sairauspäivärahan hakemus, kun poissaolon palkanmaksu ilmoitetaan kahdella ilmoituksella (ensimmäinen ilmoitus)

Kelaan on toimitettu lääkärintodistus 30.4.20xx asti. Tulonsaajalla ei ole muita palvelussuhteita.

Kela antaa työnantajalle ja tulonsaajalle päätöksen sairauspäivärahasta ajalta 31.3.–30.4.20xx.

Päätöksessä ilmoitetaan päivärahan maksusta 15.4.20xx asti ja päivärahan jakautumisesta työnantajan ja tulonsaajan kesken.

Päivärahan maksusta annetaan uusi päätös 16.4.20xx alkaen sen jälkeen, kun tulorekisteriin on saatu ilmoitus, jossa ilmoitetaan sairausajan palkka ja päivärahan hakeminen Kelasta 16.4.20xx alkaen.

Esimerkki 14 b: Sairauspäivärahan hakemus, kun poissaoloajan palkanmaksu ilmoitetaan kahdella ilmoituksella ja poissaoloajan palkka on osittain osapalkkaa (toinen ilmoitus)

Jos sairausajalta maksetaan alennettua sairausajan palkkaa työ- tai virkaehtosopimuksen mukaisesti, tämä palkka pitää ilmoittaa tulorekisteriin. Maksaja ilmoittaa palkan joko tulolajilla Sairausajan osapalkka (ilmoitustapa 2) tai Palkka yhteissumma (ilmoitustapa 1).

Jos maksaja ilmoittaa palkkatietoilmoituksella Kelan hakemustiedot (maksutiedon tyyppi: Kela, päivärahahakemus), poissaolon ajalta maksettava sairausajan osapalkka on ilmoitettava omana aikajaksonaan (esimerkissä 26.4.–30.4.), jotta päivärahan määrä jaetaan oikein työnantajan ja tulonsaajan kesken. Jos maksaja ilmoittaa sairausajan osapalkan ilmoitustapa 2:lla, Kela ei työnantajan hakemusta käsitellessään hyödynnä tietoa sairausajan osapalkasta osana hakemustietoa.

4.3 Palkallinen äitiys-, isyys- tai vanhempainvapaa (Kela: työnantajan äitiys-, isyys- tai vanhempainrahaa koskeva hakemus ja työnantajan perhevapaakorvauksen hakemus)

Syy valitaan, jos tulonsaaja on äitiys- isyys- tai vanhempainvapaan vuoksi kokonaan poissa työstään vähintään yhden täyden työpäivän ajan ja tulonsaajalle maksetaan poissaolon ajalta palkkaa.

Esimerkki 15. Äitiysrahan hakeminen äitiysvapaan ajalta (ensimmäinen ilmoitus)

Tässä esimerkissä palkat ilmoitetaan palkanmaksukausittain (kalenterikuukausittain) ja ensimmäiseen ilmoitukseen sisältyy vain 3 poissaolopäivää. Ilmoittajalla on jo ensimmäistä ilmoitusta antaessaan tieto siitä, mihin asti palkkaa maksetaan äitiysvapaan ajalta

Esimerkki 16. Äitiysrahan ja perhevapaakorvauksen hakeminen äitiysvapaan ajalta (toinen ilmoitus), kun palkat ilmoitetaan palkanmaksukausittain (kalenterikuukausittain)

Jos äitiys-, isyys- tai vanhempainvapaan ajalta maksetaan alalla sovellettavan työehtosopimuksen mukaisesti täydennyspalkkaa (tulolaji 204, Etuusajalta maksettu täydennyspalkka), poissaolo ilmoitetaan ensin palkattomana poissaolona, jotta poissaolojen ilmoittaminen ei viivästy.

Maksaja ilmoittaa täydennyspalkan määrän palkkatietoilmoituksella ilmoitustavalla 1 tai 2 sen jälkeen, kun tulonsaaja on toimittanut maksajalle etuuspäätöksen. Tässä yhteydessä korjataan tarvittaessa palkattoman poissaolon aikajaksoa siltä osin kuin täydennyspäivärahaa maksetaan.

Esimerkki 17 a. Äitiysvapaan ilmoittaminen, kun tulonsaajalle maksetaan täydennyspalkkaa (ensimmäinen ilmoitus)

Esimerkki 17 b. Poissaolotiedon korjaaminen täydennyspalkkatilanteessa (korvaava ilmoitus)

Korvaava ilmoitus annetaan, kun tulonsaaja on toimittanut työnantajalle äitiys- ja vanhempainrahapäätöksen ja tulonsaajalle maksetaan täydennyspalkkaa. Esimerkissä täydennyspalkkaa ei jää maksettavaksi äitiysrahan ensimmäisiltä 56 arkipäivältä, jolloin päivärahan määrä on 90 % vuosityötulojen 300. osasta. Huomaa, että arkipäivien lukumäärä on laskettava jokaiselta kalenterivuodelta erikseen. Arkipäivien lukumäärä samalla aikajaksolla vaihtelee eri kalenterivuosina.



Kela käsittelee ilmoituksen tietoja osana maksajan ja tulonsaajan äitiys-, isyys- tai vanhempainrahan hakemusta.

4.4 Palkallinen erityisäitiysvapaa (Kela: työnantajan erityisäitiysrahaa koskeva hakemus)

Syy valitaan, jos tulonsaaja työtehtäviinsä tai työoloihinsa liittyvän vaaratekijän vuoksi on estynyt tekemästä työtään vähintään yhden täyden työpäivän ajan ja tulonsaajalle maksetaan poissaolon ajalta palkkaa. Näissä tilanteissa työnantajan on aina annettava Kelaan erillinen ilmoitus, jossa selvitetään tulonsaajan työtehtäviä ja työoloja. Ilmoitus tehdään Kelan asiointipalvelussa tai lomakkeella SV96. Jos jo ilmoitusta tehtäessä tiedetään alkava äitiysvapaa, se ilmoitetaan omana poissaolonaan.

Poissaoloajan palkka on pakollinen tieto, jos ilmoituksella haetaan työnantajalle erityisäitiysrahaa.

Esimerkki 18. Työnantaja hakee erityisäitiysrahaa

Kela käsittelee ilmoituksen tietoja osana työnantajan erityisäitiysrahan hakemusta. Hakemuksen käsittelyyn tarvitaan myös työnantajan täyttämä ilmoitus työolosuhteista ja työstä poissaolosta, jonka työnantaja voi tehdä Kelan asiointipalvelussa tai lomakkeella SV96. 

4.5 Palkallinen poissaolo kuntoutuksen vuoksi (Kela: työnantajan kuntoutusrahaa koskeva hakemus)

Syy valitaan, jos tulonsaaja on kokopäiväisesti estynyt tekemästä työtään ammatilliseen tai lääkinnälliseen kuntoutukseen osallistumisen vuoksi ja työnantaja maksaa poissaolon ajalta palkkaa. Kohdassa ilmoitetaan vain kokopäiväinen poissaolo.

Poissaoloajan palkka on pakollinen tieto, jos ilmoituksella haetaan työnantajalle kuntoutusrahaa.

Esimerkki 19. Työnantaja hakee kuntoutusrahaa

Kela käsittelee ilmoituksen tietoja osana työnantajan kuntoutusrahan hakemusta. Hakemukseen tarvitaan lisäksi osallistumistodistus, jonka tulonsaaja toimittaa Kelaan.

4.6 Palkallinen poissaolo lapsen sairauden tai pakottavan perhesyyn vuoksi

Syy valitaan, jos tulonsaaja on kokopäiväisesti estynyt tekemästä työtään ja hänelle maksetaan palkkaa poissaolon ajalta. Työn tekemisen estää jokin seuraavista:

• Tulonsaajan alle 10-vuotias lapsi tai muu hänen taloudessaan vakituisesti asuva alle 10-vuotias lapsi on äkillisesti sairastunut.
• Tulonsaajan poissaolo on tarpeen hänen perheenjäsenensä tai muun hänelle läheisen henkilön erityistä hoitoa varten.
• Tulonsaajan välitön läsnäolo on välttämätöntä hänen perhettään kohdanneen, sairaudesta tai onnettomuudesta johtuvan, ennalta arvaamattoman ja pakottavan syyn vuoksi.

4.7 Palkallinen poissaolo koulutuksen vuoksi

Syy valitaan, jos tulonsaajan kokopäiväisen poissaolon syynä on työnantajan määräyksestä tapahtuva koulutus, työmarkkinajärjestöjen yhteistyösopimusten edellyttämä koulutus, ammattiyhdistyskoulutus tai oppisopimuskoulutukseen kuuluva tietopuolinen opetus ja tulonsaajalle maksetaan poissaolon ajalta palkkaa.

4.8 Palkallinen virkavapaa

Syy valitaan, jos tulonsaaja on palkallisella virkavapaalla eikä virkavapaan syy ole tiedossa.

4.9 Palkallinen poissaolo kertausharjoituksen vuoksi

Syy valitaan, jos tulonsaaja osallistuu kertausharjoituksiin ja tältä ajalta maksetaan poissaoloajan palkkaa, esimerkiksi reserviläispalkan ja normaalipalkan erotuksen verran. 

4.10 Palkallinen poissaolo arkipyhän vuoksi

Syy valitaan, jos poissaolojen ilmoitusjaksoon sisältyy arkipyhä, jonka ajalta maksetaan poissaoloajan palkkaa. Arkipyhinä ilmoitetaan esimerkiksi pitkäperjantai ja toinen pääsiäispäivä, jos nämä ovat palkallisia vapaapäiviä.

4.11 Palkallinen pekkasvapaa

Syy valitaan, jos poissaolojen ilmoitusjaksoon sisältyy palkallinen pekkasvapaa. Pekkasvapaa on palkallinen poissaolo, jos tulonsaajalle maksetaan pekkaskorvausta.

4.12 Palkallinen poissaolo työtapaturman vuoksi

Syy valitaan, jos ilmoitushetkellä on tiedossa, että tulonsaajan poissaolo johtuu työtapaturmasta ja tältä ajalta maksetaan poissaoloajan palkkaa. Samaa ajanjaksoa ei ilmoiteta sairauspoissaolona.

4.13 Palkallinen vuosiloma

Syy valitaan, jos poissaolojen ilmoitusjaksoon sisältyy vuosilomapäiviä tai vuosiloman jakso, jonka ajalta maksetaan vuosilomapalkkaa. Jos tulonsaaja sairastuu vuosiloman aikana, vuosiloman ajaksi ilmoitetaan se aika, jolta vuosilomapäivät kuluvat. Tällöin osa vuosiloman ajasta voi olla vuosilomalain mukaista tai työehtosopimuksessa sovittua niin sanottua vuosiloman omavastuuaikaa, jonka ajalta vuosilomaa ei siirretä.

4.14 Palkallinen poissaolo muun syyn vuoksi

Syy valitaan, jos palkallisen poissaolon syytä ei ole valintalistalla. Poissaolo voi olla esimerkiksi ylitöistä kertynyt vapaa, palkallinen opintovapaa, lomarahavapaa tai niin sanottu saldovapaa.

5 Kelan korvaushakemukset

5.1 Maksutiedon tyyppi

Työnantaja voi hakea päivärahaa Kelasta tulorekisterin palkkatietoilmoituksella. Kela käsittelee työnantajan päivärahaa koskevan hakemuksen ensisijaisesti Maksutiedon tyyppi -valinnan perusteella.

Maksaja valitsee maksutiedon tyypin valintalistalta:

Päivärahahakemuksen maksutiedon tyypit.

Koodi	Selite
1	Kela, päivärahahakemus
2	Kela, perhevapaakorvaus

Jos hakemus ei ole muodollisesti oikein, Kela lähettää ilmoituksen virheestä sähköpostilla sisällöllisen yhteyshenkilön sähköpostiosoitteeseen, joka on annettu tulorekisterin ilmoituksella. Sähköpostiosoite voi olla myös ryhmäpostiosoite.

Virheellinen ilmoitus on korjattava antamalla korvaava ilmoitus. Jos korvaavaa ilmoitusta ei anneta, Kela ei voi käsitellä asiaa.   

Kelan vastaanottama muodollisesti oikea hakemus ja siihen liittyvät mahdolliset muodollisesti oikeat korvaavat hakemukset näytetään Kelan asiointipalvelussa pdf-muodossa sekä tulonsaajalle että työnantajalle.  

Maksutiedon tyypiksi voi valita Kela, päivärahahakemus, jos seuraavat ehdot täyttyvät:

• Tulonsaajalla on suomalainen henkilötunnus.
• Sisällöllisen yhteyshenkilön sähköpostiosoite on ilmoitettu.
• Palvelussuhteen voimassaolon alkupäivä on annettu.
• Poissaoloaika sisältyy palvelussuhteen aikaan.
• Palkkauksen muoto on ilmoitettu.
• Ammattiluokan ja nimikkeistön tyyppi Tilastokeskuksen ammattiluokitus on ilmoitettu. Jos maksaja ilmoittaa ammattiluokan ja nimikkeistön tyypin Kevan nimikkeistön mukaisena, myös vapaamuotoinen ammattinimike on ilmoitettava.
• Ammattiluokan ja nimikkeen tunniste on ilmoitettu.
• Työnantajalla on oikeus saada sairauspäiväraha, kuntoutusraha, äitiys-, isyys- tai vanhempainraha taikka erityisäitiysraha työ- tai virkaehtosopimuksen tai muun sopimuksen perusteella.
• Palkallisen poissaolon ajanjakso on ilmoitettu ja ajanjaksolle on ilmoitettu vähintään yksi seuraavista palkallisen poissaolon syykoodeista:
  • sairaus = sairauspäivärahan hakemus
  • kuntoutus = kuntoutusrahan hakemus
  • äitiys-, isyys- tai vanhempainraha = äitiysrahan, isyysrahan tai vanhempainrahan hakemus
  • erityisäitiysraha = erityisäitiysrahan hakemus
• Mikään poissaolojakso ei saa olla päällekkäin toisen poissaolojakson kanssa.
• Lisäksi työnantaja on ilmoittanut Kelaan:
  • suostumuksen sähköisen päätöksen vastaanottamisesta
  • työnantajan tilinumeron etuuden maksua varten.  

Jos poissaolon ajalta maksetaan täydennyspalkkaa, päivärahaa ei voi hakea.

Maksutiedon tyypiksi voi valita Kela, perhevapaakorvaus, jos seuraavat ehdot täyttyvät:

• Tulonsaaja on nainen.
• Tulonsaajalla on suomalainen henkilötunnus.
• Sisällöllisen yhteyshenkilön sähköpostiosoite on ilmoitettu.
• Tulonsaajalle on aikaisemmin tai samalla ilmoituksella ilmoitettu palkallinen äitiysvapaa tai adoptiovanhemman vanhempainvapaa vähintään 30 päivän ajalta.
• Palvelussuhteen tyyppi tai osa-aikaisuuden prosentti on ilmoitettu.
• Tulonsaajan palvelussuhteen voimassaolo on ilmoitettu vähintään 1 vuoden mittaiseksi ja se on jatkunut vähintään 3 kuukautta ennen äitiysrahakauden tai adoptioäidin vanhempainrahakauden alkamista.  
• Lisäksi työnantaja on ilmoittanut Kelaan:
  • suostumuksen sähköisen päätöksen vastaanottamisesta
  • työnantajan tilinumeron perhevapaakorvauksen maksamista varten.

Perhevapaakorvausta voi saada vain silloin, kun työnantaja on maksanut työntekijälleen työ- tai virkaehtosopimukseen taikka työsopimukseen perustuen palkkaa raskauden tai adoption perusteella äitiysrahakauden tai adoptioäidin vanhempainrahakauden aikana vähintään kuukauden ajalta. Maksettu palkka voi olla myös täydennyspalkkaa. Katso tarkemmin esimerkki 17.

5.2 Kelan päätös työnantajalle, jolla on Y-tunnus

Kela antaa päivärahaa tai perhevapaakorvausta koskevan päätöksen sähköisesti. Työnantaja, jolla on Y-tunnus, voi ilmoittaa suostumuksen sähköisten päätösten vastaanottamisesta Kelan asiointipalvelussa. Suostumus on voimassa, kunnes se peruutetaan. Suostumus koskee myös osasairauspäivärahaa, osittaista kuntoutusrahaa, osittaista vanhempainrahaa tai vuosilomakustannuskorvausta koskevaa päätöstä, vaikka niitä ei voi hakea tulorekisterin palkkatietoilmoituksella.  

Kela tiedottaa sähköisen päätöksen antamisesta sähköpostilla. Asiakaskirjeet Kela lähettää edelleen postitse, esimerkiksi lisäselvityspyynnöt ja kuulemiskirjeet, kuten suostumuksen päätöksen oikaisuun. Nämä kirjeet Kela postittaa pääsääntöisesti YTJ-palvelusta saatavaan työnantajan osoitteeseen.

5.3 Kelan päätös työnantajana toimivalle henkilölle

Kun henkilö toimii työnantajana, Kela antaa päivärahaa tai perhevapaakorvausta koskevan päätöksen henkilön YTJ:n mukaiseen osoitteeseen, kunnes Kelan sähköiseen palveluun on toteutettu työnantajana toimivaa henkilöä koskevat muutokset.

5.4 Maksun viitenumero -tiedon ja Maksun tarkenne -tiedon käsittely

Kelan korvaushakemukseen liittyvä viitenumero voi olla enintään 20 merkkiä ja saa sisältää vain numeroita.

Kelan korvaushakemukseen liittyvä tarkenne voi olla enintään 29 merkkiä ja saa sisältää vain numeroita. Tarkenne on vaihtoehtoinen tieto viitenumerolle. 

Jos samassa etuusratkaisussa käytetään usealta tulorekisterin palkkatietoilmoitukselta muodostettuja hakemuksia ja näissä on ilmoitettu eri Maksun tarkenne- tai Maksun viitenumero-tietoja, Kela käyttää niistä vain myöhäisimmältä aikajaksolta annetun tiedon (Maksun tarkenne tai Maksun viitenumero).  

5.5 Päivärahan maksaminen työnantajalle

Kela käsittelee muodollisesti oikeat hakemukset (ks. kohta 5.1).

Kela maksaa päivärahan työnantajan pankkitilille. Työnantaja voi ilmoittaa tilinumeron Kelan asiointipalvelussa.

Työnantajana toimivan henkilön tulee ilmoittaa päivärahan maksussa käytettävä pankkitili Kelaan paperilomakkeella, kunnes Kelan sähköiseen palveluun on toteutettu työnantajana toimivaa henkilöä koskevat muutokset.

5.6 Palkkaturva hakee Kelan päivärahaa

Jos palkkaturvana maksetaan sairausajan palkkaa, tulorekisterin palkkatietoilmoituksella voidaan hakea myös Kelan sairauspäivärahaa.

Esimerkki 20. ELY-keskus maksaa tulonsaajalle palkkaturvana sairausajan palkkaa ajalta 15.3.20xx–3.4.20xx ja hakee tältä ajalta sairauspäivärahan Kelasta.

6 Poissaolotietojen korjaaminen

6.1 Poissaolojen ilmoitusjakson korjaaminen

Jos maksaja on ilmoittanut virheellisen poissaolojen ilmoitusjakson, tiedon voi korjata jommallakummalla seuraavista tavoista:

• Maksaja antaa korvaavan ilmoituksen, jossa poissaolojen ilmoitusjakso korjataan oikeaksi ja annetaan uudelleen poissaolojaksot sekä muut aiemmin oikein olleet tiedot.
• Maksaja ei anna korvaavaa ilmoitusta, vaan ilmoittaa seuraavalla uudella ilmoituksella poissaolojen ilmoitusjakson siten, että se sisältää ne päivät, joilta poissaolotiedot oli aikaisemmalla ilmoituksella annettu väärin. Uuden ilmoituksen poissaolojen ilmoitusjakso voi olla eripituinen kuin edellisen ilmoituksen (katso esimerkki 21). Jos sama aika on ilmoitettu poissaolojen ilmoitusjaksona usealla palkkatietoilmoituksella, tiedon käyttäjät hyödyntäjät vain uusinta ilmoitusta.

Esimerkki 21. Poissaolojen ilmoitusjakso on annettu aikaisemmin kahdella eri ilmoituksella ajoille 15.1.–14.2. ja 15.2.–14.3. eikä näissä ilmoituksissa ole annettu yhtään poissaoloa. Huhtikuussa käy ilmi, että tulonsaaja on ollut sairauden vuoksi poissa työstä 13.2.–14.3. ja saanut tältä ajalta täyden palkan. Jos sairausajan palkka on sama kuin aiemmin ilmoitettu rahapalkka, uudella ilmoituksella voidaan ilmoittaa poissaolojen ilmoitusjakso ajalle 13.2.–14.3. tai 15.1.–14.3. ja samalla ilmoittaa aikaisemmin ilmoittamatta jäänyt palkallinen poissaolo ajalle 13.2.–14.3.

Tietojen korjaaminen kuvataan tarkemmin ohjeessa Tietojen korjaaminen tulorekisterissä.

6.2 Poissaolojakson korjaaminen

6.2.1 Poissaolojakso on aiheeton

Jos poissaolojakso on ilmoitettu kokonaan virheellisenä, maksaja korjaa tiedot korvaavalla ilmoituksella. Korvaavassa ilmoituksessa annetaan muutoin samat tiedot, mutta poissaolojakso, poissaolon syy ja mahdolliset Kelan korvaushakemustiedot jätetään kokonaan antamatta. 

6.2.2 Poissaolojakson alkupäivä on virheellinen

Jos poissaolojakson alkupäivä on ilmoitettu virheellisenä, maksaja korjaa tiedot korvaavalla ilmoituksella, jossa ilmoitetaan muutoin samat tiedot, mutta alkupäivä korjataan oikeaksi.

6.2.3 Poissaolojakson loppupäivä on liian myöhäinen

Jos poissaolojakson loppupäivä on ilmoitettu virheellisenä siten, että oikea loppupäivä on aikaisempi kuin ilmoituksella on annettu, maksaja korjaa tiedot korvaavalla ilmoituksella. Korvaavassa ilmoituksessa annetaan muutoin samat tiedot, mutta loppupäivä korjataan oikeaksi.

6.2.4 Poissaolojakson loppupäivä on liian aikainen

Jos poissaolojakson loppupäivä on ilmoitettu virheellisenä siten, että oikea loppupäivä on myöhempi kuin ilmoituksella on annettu, maksaja korjaa tiedot korvaavalla ilmoituksella. Korvaavassa ilmoituksessa annetaan muutoin samat tiedot, mutta loppupäivä korjataan oikeaksi. Jos aikaisemmin ilmoitettu poissaolo on jatkunut ilmoitusjakson jälkeen, poissaolon voi ilmoittaa seuraavalla ilmoituksella (uusi ilmoitus).

6.3 Poissaolon syyn korjaaminen

Poissaolon syy pitää korjata, jos poissaolon peruste on ilmoitettu väärin. Yhdellä poissaololla voi olla vain yksi syy, ja saman poissaoloajan voi ilmoittaa vain yhdellä poissaolon syyllä. Jos tulonsaaja on poissa työstä useasta syystä tai poissaolon aikana ilmenee uusia syitä poissaololle, tulorekisteriin ilmoitetaan se syy, jonka perusteella palkkaa ensisijaisesti maksetaan.

Tieto on korjattava esimerkiksi silloin, jos sairauspoissaolona ilmoitettu poissaolo onkin aiheutunut työtapaturmasta tai tulonsaajan vuosiloman aikaa muutetaan sairastumisen, tapaturman tai synnytyksen vuoksi ja tieto tulee ilmi vasta ilmoituksen lähettämisen jälkeen.

Esimerkki 22. Tulonsaajalle on ilmoitettu poissaolojen ilmoitusjaksolle 1.4.–30.4. palkaton poissaolo lapsen sairauden tai pakottavan perhesyyn vuoksi ajalle 14.4. – 17.4. Ilmoituksen lähettämisen jälkeen käy ilmi, että tulonsaajalle on sattunut vapaa-ajan tapaturma 15.4. ja hän on tästä syystä oikeutettu sairausajan palkkaan 15.4.–25.4. Aikaisemmin ilmoitettu poissaolojakso ja poissaolon syy on korjattava tulorekisteriin.

Poissaolotieto voidaan korjata kahdella tavalla. Maksaja voi ilmoittaa uudelleen poissaolojen ilmoitusjakson 14.4. alkaen siihen asti, kun poissaolot ovat tiedossa. Tällöin ilmoitetaan palkaton poissaolo 14.4.–14.4. (syy: lapsen sairaus ja pakottava perhesyy) ja palkallinen sairauspoissaolo ajalle 15.4. – 25.4. Vaihtoehtoisesti maksaja voi antaa korvaavan ilmoituksen, jossa korjataan poissaolojen ilmoitusjaksolle 1.4.–30 4. oikeat poissaolotiedot.

6.4 ”Poissaolo jatkuu, mihin asti” -päivän korjaaminen

Jos päivämäärä on ilmoitettu väärin, maksajan pitää korjata se tulorekisteriin mahdollisimman pian, jotta Kela ei maksa päivärahaa tulonsaajalle itselleen työnantajan palkanmaksun ajalta eikä tulonsaaja joudu aiheettomasti odottamaan päivärahan maksua.

Jos ”Poissaolo jatkuu, mihin asti” päivämääräksi on ilmoitettu liian aikainen päivämäärä (Kela on maksanut päivärahan tulonsaajalle tai toiselle työnantajalle), maksaja voi korjata virheen jollakin seuraavista tavoista:

• Päivämäärä korjataan heti korvaavalla ilmoituksella.
• Poissaoloajan palkka ilmoitetaan heti koko puuttuvalta ajalta uudella ilmoituksella, jolloin ”Poissaolo jatkuu, mihin asti” -päivämäärää ei ilmoiteta lainkaan.
• Oikea päivämäärä ilmoitetaan heti uudella ilmoituksella ja samalla ilmoitetaan osa poissaoloajan palkasta.

Jos ilmoitus saadaan Kelaan ennen kuin päiväraha on virheellisen tiedon perusteella maksettu aiheettomasti tulonsaajalle tai toiselle työnantajalle, Kela tarkistaa päätöksen ja antaa maksusta uuden päätöksen. Jos ilmoitus saadaan sen jälkeen, kun päiväraha on maksettu, päivärahan maksamista koskeva päätös on oikaistavissa vain tulonsaajan tai mahdollisen työnantajan luvalla tai päätökseen on haettava oikaisua muutoksenhakuasteelta.

Jos ”Poissaolo jatkuu, mihin asti” -päivämääräksi on ilmoitettu liian myöhäinen päivämäärä (Kela ei ole maksanut päivärahaa kenellekään), maksaja voi korjata virheen jollakin seuraavista tavoista:

• Päivämäärä korjataan heti korvaavalla ilmoituksella.
• Poissaoloajan palkka ilmoitetaan heti koko puuttuvalta ajalta uudella ilmoituksella, jolloin ”Poissaolo jatkuu, mihin asti” -päivämäärää ei ilmoiteta lainkaan.
• Oikea päivämäärä ilmoitetaan heti uudella ilmoituksella ja samalla ilmoitetaan osa poissaoloajan palkasta.

6.5 Kela-hakemuksen korjaaminen

Jos työnantaja hakee tulorekisterin palkkatietoilmoituksella Kelasta sairauspäivärahaa, äitiys-, isyys tai vanhempainpäivärahaa, erityisäitiysrahaa, kuntoutusrahaa tai perhevapaakorvausta ja ilmoituksen lähettämisen jälkeen käy ilmi, että hakemuksesta puuttuu tietoja tai jokin hakemukseen käytettävä tieto on virheellinen, työnantajan on korjattava tiedot korvaavalla ilmoituksella.

Jos Kela havaitsee hakemuksen tiedoissa virheen tai ristiriitaisen tiedon, Kela lähettää virheen kuvauksen sähköpostilla ilmoituksessa annettuun yhteyshenkilön sähköpostiosoitteeseen. Jos sähköpostiosoitetta ei ole ilmoituksessa, Kela ottaa yhteyttä työnantajan edustajaan YTJ-palveluun ilmoitettujen yhteystietojen avulla.

Päivärahoja koskeva hakemus on muodollisesti virheellinen esimerkiksi seuraavissa tilanteissa:

• Palkallisen poissaolon syy on muu kuin sairaus, kuntoutus, äitiys-, isyys- tai vanhempainvapaa taikka erityisäitiysvapaa.
• Samalle aikajaksolle on ilmoitettu useita poissaolon syitä.
• Sama aikajakso sisältyy sekä palkattomaan että palkalliseen poissaoloon samalla tai eri syyllä.

Kelassa muodostetaan hakemustiedoista pdf-asiakirja, jossa on tulorekisterin ilmoitusviite, maksajan ilmoitusviite sekä versionumero. Jos hakemustietoja sisältävä ilmoitus ja sen korvaava ilmoitus annetaan saman päivän aikana, Kelassa muodostetaan pdf-asiakirja vain korvaavasta ilmoituksesta.

Jos työnantaja poistaa hakemustiedot joko mitätöimällä alkuperäisen ilmoituksen tai antamalla korvaavan ilmoituksen, jolta hakemustiedot on poistettu, Kelassa muodostetaan hakemustietojen poistamisesta uusi pdf-asiakirja, jolla näytetään, mikä hakemus on poistettu. Jos alkuperäinen hakemustietoja sisältävä ilmoitus ja sen mitätöinti tai korvaava ilmoitus, jolta hakemustiedot on poistettu, saadaan molemmat saman päivän aikana, Kelassa ei muodosteta pdf-asiakirjaa lainkaan.

Muodostettu pdf-asiakirja käsitellään hakemuksena. Hakemus näytetään Kelan asiointipalveluissa sekä tulonsaajalle että työnantajalle.