Käyttäjät kertovat - työeläkeyhtiöt: tietojen reaaliaikaisuus on tulorekisterin perusidea

11.10.2021

Työeläkeyhtiöt tarvitsevat tulorekisteriin ilmoitettavia tietoja perustehtäviinsä työeläkevakuutusmaksujen hoitoon, eläkkeiden myöntämiseen sekä niiden laskentaan.

Tärkeimmät tiedot ovat työelävakuuttamisen alainen tulo sekä sen kohdentamistiedot kuten tulonsaajan ja maksajan tunnisteet sekä eläkejärjestelynumero. Lisäksi työeläkeyhtiöt tarvitsevat tiedot palvelussuhteen päättymisestä, kuten palvelussuhteen alku- ja loppupäivät sekä päättymisen syyn.

‒ Palvelussuhteen päättymistietoja ei kuitenkaan valitettavasti ilmoiteta kattavasti, mikä johtaa selvityksiin ja lisätöihin eläkkeen hakuvaiheessa. Hyödyntäisimme työeläkealalla varmasti myös poissaolotietoja, jos suorituksen maksajat ilmoittaisivat niistä riittävän kattavasti, sanoo kehityspäällikkö Mia Turku Työeläkeyhtiö Varmasta.

Ongelmia on myös tulonsaajan tunnisteen ja eläkejärjestelynumeron eli työnantajan työeläkevakuutuksen numeron ilmoittamisessa.

‒ Tulonsaajan tunnisteena on tärkeää aina käyttää ensisijaisesti suomalaista henkilöturvatunnusta. Samoin eläkejärjestelynumero tulisi aina ilmoittaa, jos sellainen on. Mikäli työnantajalla on voimassa oleva vakuutus, niin hänen ei kuulu tehdä ilmoituksia tulorekisteriin tilapäisenä työnantajana, vaan käyttää työeläkevakuutukseen liittyvää eläkejärjestelynumeroa. Tällainen tilanne aiheuttaa meille aina tietojen korjaamistarpeen, jolloin pyydämme ilmoittajaa mitätöimään alkuperäisen ilmoituksen ja antamaan tilanteesta kokonaan uuden ilmoituksen, muistuttaa Turku.

Reaaliaikaisuus on kaikkien etu

Eläkkeiden myöntämisen lisäksi työeläkeyhtiöt käyttävät tulorekisterin tietoja työeläkevakuutusmaksujen määräämiseen. Työeläkeyhtiöt ovat siirtyneet pitkälti reaaliaikaiseen maailmaan, jossa vakuutusmaksut määrätään tulorekisterin tietojen perusteella kuukausittain aiemman vuosimaksurytmin sijaan.

‒ Reaaliaikaisuus on meille iso juttu työeläkealalla ja mielellämme näkisimme, että muutkin tulorekisteritiedon hyödyntäjät lähtisivät reaaliaikaiseen maailmaan yhä enemmän mukaan, sanoo myös työeläkealan yhteisen taustaryhmän puheenjohtajana tänä ja ensi vuonna toimiva Turku.

Tulorekisterin mahdollistama reaaliaikaisuus on työeläkeyhtiöissä vaikuttanut paljon sekä prosesseihin että tapoihin toimia. Työeläkeala esimerkiksi vastaanottaa palkkoihin liittyvät ilmoitukset tulorekisteristä yhteisen taustajärjestelmän kautta. Panostusten avulla esimerkiksi Varmassa on päästy automatisoimaan järjestelmien toimivuutta ja saatu selkeää säästöä.

‒ Koimme koko työeläkealalla heti alussa, että reaaliaikainen maailma on meidän juttumme ja näimme, että se hyödyttää sekä meitä että asiakkaita kokonaisuuden kannalta. Tällä on myös suurta yhteiskunnallista merkitystä, sanoo Turku ja kannustaa muitakin tiedon käyttäjiä ottamaan kaiken hyödyn irti reaaliaikaisuuden mahdollisuuksista.

Vastuu tiedon laadusta on yhteinen

Työeläkealalla on toiveena, että työnantajat ja muut suorituksen maksajat ilmoittaisivat tiedot tulorekisteriin kerralla oikein. Toinen toive kohdistuu tietojen valvontaan: kun tietoja valvotaan mahdollisimman tehokkaasti ja reaaliaikaisesti, niin ilmoittajat saavat korjattua virheet ilman turhia viiveitä. 

‒ Meillä työeläkealalla määritellään ja kerätään vakuutusmaksuja reaaliaikaisesti, joten jos joku muu tiedon hyödyntäjä pyytää ilmoitukseen korjausta esimerkiksi vasta vuotta myöhemmin, niin korjaus voi vaikuttaa myös vakuutusmaksuihin ja viimekädessä jopa eläkkeisiin. Se on aika ikävää niin asiakkaille kuin meille, kun heiluntaa tapahtuu hyvinkin pitkän ajan kuluttua, sanoo Turku.

Avainasemassa ovat paitsi työnantajat tietojen ilmoittajina, niin myös heidän käyttämänsä palkkajärjestelmät.

‒ Palkkajärjestelmien tulee pystyä tuottamaan ilmoituksella tarvittavat tiedot laadukkaasti, jotta tietojen tehokas hyödyntäminen on mahdollista. Myös kukin tietoja käyttävä ala voisi miettiä, miten oma prosessi menee ja mitä me itse voisimme tehdä tiedon laadun parantamiseksi.

Katse kohti tulevaa

Työeläkealalla seurataan mielenkiinnolla, millaisia vaikutuksia tänä vuonna voimaan astuneella palkkojen ilmoittamatta jättämisen seuraamusmaksulla on.

‒ Meidän alallamme porkkanana oikealle ilmoittamiselle ovat oikean suuruiset vakuutusmaksut. Seuraamme esimerkiksi edelleen tietyllä syklillä koko alalla tuplailmoituksia. Ja ainakin Varman asiakkaiden keskuudessa korjauspyynnöt tuplailmoituksista on otettu positiivisesti vastaan ja asiakkaat ovat ilmoituksiaan aika hyvin korjanneet, kertoo Turku.

Seuraavaksi työeläkeyhtiöissä käännetään katse etuustietojen tuottamisesta niiden käyttämiseen.

‒ Ensin keskityttiin siihen, että saadaan tiedot tuotettua oikea-aikaisesti oikeanlaisina. Vasta tämän vuoden alussahan niitä alettiin tulorekisteriin ilmoittamaan, joten tietojen hyödyntäminen käyttäjän näkökulmasta on alalla vielä alkumetreillä.

Tulorekisterillä on ollut työeläkealan resursseihin, prosesseihin ja automaatioasteeseen merkittävä vaikutus, joten tulorekisterin kehittämisessä halutaan olla mukana tiiviisti myös jatkossa. Keskustelevan yhteistyön ohella tulorekisterin toimintavarmuus ja häiriötilanteiden nopea ratkaiseminen ovat työeläkeyhtiöille tärkeitä aiheita.

‒ Olemme eläkealalla kunnostautuneet ideoiden antamisessa. Kokonaisuutena meidän keskeisimpiä ja kriittisimpiä tarpeita on vuosimuutoksissa jo saatukin eteenpäin. Esimerkiksi merkittäviä säästöjä korjausten näkökulmasta toi se, että maksajan tunnistetta ja tulonsaajan tunnistetta ei voi vaihtaa korvaavalle ilmoitukselle.

Yksi työeläkealan ideoista liittyy tulorekisterin raportoinnin kehittämiseen.

‒ Tiedon laadun parantamiseksi raportointia tulisi miettiä entistä laaja-alaisemmin. Me näemme potentiaalia jo pelkästään meidän datamme yhdistämisessä tulorekisterin dataan. Pitäisimme erittäin hyödyllisenä, että lähdettäisiin pilotoimaan asiaa pienellä ryhmällä ja katsottaisiin, onko tietoja yhdistävä raportti myös muiden mielestä hyödyllinen, ehdottaa Turku.

Käyttäjät kertovat -sarjassa tulorekisterin tietoja käyttävät organisaatiot kertovat tiedon käytön hyödyistä ja haasteista omasta näkökulmastaan.

Lue myös: