Käyttäjät kertovat – Kela: mitä tarkemmin tiedot annetaan, sitä valmiimpia ne ovat käytettäväksi

Yksi suurimmista tulorekisteritietojen käyttäjistä on Kela, joka hoitaa Suomessa asuvien sosiaaliturvaa eri elämäntilanteissa.

Kelassa tulorekisterin tietoja käytetään aina, kun pitää arvioida asiakkaan vuosituloja. Tietoja tarvitaan esimerkiksi toimeentulotuen, työttömyysturvan ja asumisentuen ratkaisuissa.

‒ Kun näemme tarkan palkkakertymän tulorekisteristä pidemmältä ajalta, niin on mahdollista tehdä tarkempia tuloarvioita. Tällä on positiivinen vaikutus päätösten laatuun, mikä hyödyttää niin asiakasta kuin yhteiskuntaakin, sanoo eläke-, opinto- ja perhe-etuuksien ratkaisukeskuksen päällikkö Timo Lundén Kelasta.

Tulorekisteristä saatavien tietojen ansiosta Kela joutuu entistä harvemmin pyytämään lisätietoja työantajalta tai asiakkaalta erikseen. Esimerkiksi skannattavien tuloselvitysasiakirjojen määrä Kelassa on puolittunut ja työnantajille lähettyjen kirjeiden määrä on vähentynyt 66 prosenttia vuodesta 2018.

Mutta täysin lisäselvitysten tarve ei ole poistunut. Lundén muistuttaa, että pelkät pakolliset tiedot riittävät harvoin etuuskäsittelyssä.

‒ Meidän näkökulmasta isoin juttu on se, että työnantajat ilmoittavat myös vapaaehtoiset tiedot. Ilmoittamalla poissaolot, palvelussuhdetiedot ja ansaintakaudet työnantaja selviää paljon vähemmillä yhteydenotoilla.

Tulorekisterin käyttöönotto on ollut iso satsaus

Tulorekisteri on mahdollistanut Kelalle aiempaa tarkemman näkymän tulotietoihin ja poistanut kahdenvälisiä tietovirtoja esimerkiksi Kelan ja ulosoton väliltä. Lundénin mukaan tulorekisteri koetaan Kelassa hyvänä ja laatua parantavana työkaluna, jonka hyödyt ovat monella suunnalla.

‒ Jos ajatellaan ihan arkipäivän ratkaisutyöntekijän näkökulmasta, niin monessa tapauksessa ratkaisutyö on jonkun verran nopeutunut, kun ei enää ole palkkatodistusten odottelua. Myös tulkinta on helpompaa, koska meillä on tiedot käytettävässä muodossa heti.

 ‒ Uskaltaisin sanoa, että myös asiakaskokemus on parantanut, koska yhteydenottojen ja lisäselvitysten tarve on vähentynyt. Tämä näkyy konkreettisesti esimerkiksi asumistuessa ja perustoimeentulossa, joissa asiat saadaan nopeammin asiakkaalle kuntoon.

Herätteillä tehoa valvontaan

Kelassa on tulorekisteristä saatavien tietojen perusteella luotu etuusjärjestelmään erilaisia herätteitä, joilla seurataan muuttuneita tulotietoja.

‒ Mitä aikaisemmassa vaiheessa saamme tiedon, että tuloissa on tapahtunut jokin muutos, niin sitä aiemmin voimme siihen reagoida. Näin saamme lyhennettyä aikaa, jona etuus tai takaisinperittävä määrä on väärän kokoisena tai aiheetta maksussa.

Reaaliaikaiset tiedot ovat merkinneet Kelassa lisätyötä, mutta myös parantaneet mahdollisuuksia puuttua väärinkäytöksiin entistä nopeammin.

‒ Mitä nopeammin ja tarkemmin saamme tulotiedot käyttöön, niin sitä paremmin pystymme arvioimaan, onko vilpillistä toimintaa vai ei. Lain mukaan pitää mennä ja toimia, Lundén sanoo. 

Toiveena tietojen laaja ilmoittaminen

Kela kannattaa pakollisten tietojen lisäämistä palkkatietojen osalta. Palvelussuhde- ja poissaolotietojen sekä ansaintajaksojen ilmoittaminen vähentää lisäselvitysten tarvetta Kelassa, mikä näkyy työnantajalle yhteydenottojen vähenemisenä.

‒ Mitä tarkemmin tiedot ilmoitetaan, sen valmiimpana ne ovat meillä käytettävissä ilman lisäselvityksiä. Ja mitä enemmän on pakollisia tietoja, sitä tarkemmin tiedot yleensä täytetään, Lundén perustelee.

Päivärahahakemukset tulorekisterin hyödyntämätöntä potentiaalia

Työnantajat voivat hakea tulorekisterin kautta Kelasta sairauspäivärahaa, äitiys-, isyys- ja vanhempainrahaa, erityisäitiysrahaa, perhevapaakorvausta ja kuntoutusrahaa, mikäli käytössä oleva palkkaohjelma mahdollistaa hakemisen. Viime vuonna vain kaksi prosenttia työnantajan hakemuksista tuli Kelalle tätä kautta.

‒ Vuonna 2019 saapuneiden hakemusten määrä oli 1 %, joten suunta on oikea. Olisi hienoa, että isot toimijat lähettäisivät päivärahahakemukset yhä aktiivisemmin tulorekisteri-ilmoittamisen yhteydessä, Lundén sanoo.

‒ Ohjeet päivähakemuksen tekemiseen ja muita hyödyllisiä vinkkejä työnantajalle on koottu Kelan verkkosivuille, vinkkaa Lundén.

Käyttäjät kertovat -sarjassa tulorekisterin tietoja käyttävät organisaatiot kertovat tiedon käytön hyödyistä ja haasteista omasta näkökulmastaan.

Lue myös Käyttäjät kertovat -sarjassa:

• Verohallinto: tulorekisteri on tuonut aidosti parannuksia prosesseihin
• Työttömyyskassat: tiedot tulisi ilmoittaa mahdollisimman laajoina tulorekisteriin
• Työtapaturmavakuuttajat: tulorekisterin hyödyntämispotentiaali on kiinni siitä, että tiedot on ilmoitettu sinne oikein
• Työeläkeyhtiöt: tietojen reaaliaikaisuus on tulorekisterin perusidea