Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin: työnantajan erillisilmoitus

Ohje on tarkoitettu suorituksen maksajille. Ohjeessa kuvataan

• missä tapauksissa työnantajan erillisilmoitus pitää antaa
• milloin ja miten se annetaan
• mitä tietoja sillä ilmoitetaan
• missä tapauksissa kotitalouden pitää antaa työnantajan erillisilmoitus.

Ohjetta päivitetty 12.3.2018: Luvussa 4.4 on korjattu kohtaa ”Määrä ilmoitetaan sen kuukauden erillisilmoituksella, jona poissaoloajan työnantajan sairausvakuutusmaksutiedot on alun perin ilmoitettu.” Aikaisempi muotoilu oli: ”Määrä ilmoitetaan sen kuukauden erillisilmoituksella, jona vähennys on tehty.”

1 Yleistä työnantajan erillisilmoituksesta

Lähes kaikki työnantajan tai muun suorituksen maksajan ilmoittamat palkkatiedot ilmoitetaan tulorekisteriin palkkatietoilmoituksella. Lisäksi maksaja antaa tarvittaessa työnantajan erillisilmoituksen tiedoista, jotka eivät koske yksittäistä tulonsaajaa.

Työnantajan erillisilmoituksella maksaja ilmoittaa

• kohdekuukauden aikana maksettujen työnantajan sairausvakuutusmaksujen yhteismäärän ja siitä mahdollisesti tehtävät vähennykset
• Ei palkanmaksua -tiedon, jos maksaja kuuluu Verohallinnon työnantajarekisteriin eikä ole maksanut lainkaan palkkoja kyseisen kuukauden aikana.

Työnantajan erillisilmoituksella tiedot ilmoitetaan maksajakohtaisesti toisin kuin palkkatietoilmoituksella, joka annetaan jokaisesta tulonsaajasta erikseen. Työnantajan pitää antaa tulorekisteriin palkanmaksukuukaudelta siten vähintään kaksi ilmoitusta: palkkatietoilmoitus sekä työnantajan erillisilmoitus. Jokaiselta kohdekuukaudelta voi antaa vain yhden työnantajan erillisilmoituksen.

Työnantajan pitää maksaa ja ilmoittaa työnantajan sairausvakuutusmaksu oma-aloitteisesti. Tulorekisteriin tieto ilmoitetaan kuukausittain. Tarkempia tietoja työnantajan sairausvakuutusmaksun maksamisesta ja maksamisen määräajoista on Verohallinnon sivuilla osoitteessa vero.fi.

Työnantajaa pidetään verotuksessa joko säännöllisenä tai satunnaisena työnantajana. Tämä määrittelee sen, mitä tietoja työnantajan erillisilmoituksella annetaan ja milloin. Kotitalouden velvollisuuteen antaa työnantajan erillisilmoitus liittyy tiettyjä erityispiirteitä, jotka kuvataan luvussa 6.

Tulonsaaja on henkilö tai yritys, jolle suoritus maksetaan.

Tilapäinen työnantaja ja sopimustyönantaja ovat työeläkevakuuttajien käyttämiä käsitteitä, joilla ilmoitetaan se, onko suorituksen maksaja tehnyt työeläkevakuutusyhtiön kanssa sopimuksen eläkevakuuttamisesta vai ei.

• Tilapäinen työnantaja maksaa palkkoja kuuden kuukauden aikana enintään 8 334 euroa (vuonna 2017) eikä työllistä ketään pysyvästi. Tilapäisellä työnantajalla ei ole voimassa olevaa eläkevakuutussopimusta työeläkeyhtiön kanssa.
• Jos työnantajalla on jatkuvassa työsuhteessa työntekijä tai jos työnantaja maksaa palkkaa kuuden kuukauden aikana yli 8 334 euroa (vuonna 2017), työnantajan pitää tehdä eläkevakuutussopimus työeläkeyhtiön kanssa. Tällöin maksaja on sopimustyönantaja.

Käsitteet satunnainen työnantaja ja säännöllinen työnantaja liittyvät Verohallinnon työnantajarekisteröintiin.

• Säännöllinen työnantaja maksaa palkkaa vakituisesti kahdelle tai useammalle palkansaajalle, tai maksaa palkkaa samanaikaisesti vähintään kuudelle palkansaajalle, vaikka heidän työsuhteensa olisivat tilapäisiä ja tarkoitettu lyhytaikaisiksi. Säännöllisesti palkkaa maksavan työnantajan on ilmoittauduttava Verohallinnon työnantajarekisteriin ennen palkanmaksun aloittamista. Säännöllisen työnantajan pitää antaa työnantajan erillisilmoitus tulorekisteriin joka kuukaudelta.
• Satunnaisella työnantajalla on verovuoden aikana palveluksessaan vain yksi palkansaaja tai vaihtoehtoisesti enintään viisi palkansaajaa, joiden työsuhde ei kestä koko kalenterivuotta. Satunnaisesti palkkoja maksavalla työnantajalla ei ole velvollisuutta ilmoittautua työnantajarekisteriin. Satunnaisen työnantajan pitää antaa tulorekisteriin työnantajan erillisilmoitus vain niiltä kuukausilta, joilta se maksaa palkkaa. Satunnainen työnantaja voi kuitenkin halutessaan ilmoittautua työnantajarekisteriin. Tällöin työnantajaa käsitellään säännöllisesti palkkaa maksavana työnantajana ja myös sen tulee antaa työnantajan erillisilmoitus joka kuukaudelta.

Työnantajarekisteri on Verohallinnon ylläpitämä julkinen rekisteri säännöllisesti palkkoja maksavista työnantajista. Työnantajarekisteristä säädetään ennakkoperintälaissa. Lisätietoa säännöllisesti ja satunnaisesti palkkaa maksavista työnantajista on Verohallinnon internetsivuilla osoitteessa vero.fi.

Kotitaloustyönantajalla tarkoitetaan tässä ohjeessa luonnollista henkilöä tai kuolinpesää, jonka maksama palkka ei liity kotitalouden harjoittamaan elinkeino- tai muuhun tulonhankkimistoimintaan. Kotitaloustyönantaja voi olla satunnainen tai säännöllinen työnantaja. Kotitalouden ilmoitusvelvollisuudet kuvataan tarkemmin ohjeessa Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin: kotitalous työn teettäjänä (julkaistaan loppuvuodesta 2018).

2 Kuka antaa työnantajan erillisilmoituksen?

Säännöllisen työnantajan pitää antaa työnantajan erillisilmoitus joka kuukaudelta. Ilmoitus pitää antaa myös silloin, kun palkkaa ei ole maksettu.

Satunnainen työnantaja antaa työnantajan erillisilmoituksen vain palkanmaksukuukausilta eli niiltä kuukausilta, joilta sen pitää antaa myös tulonsaajan palkkatietoilmoitus. Satunnaisen työnantajan ei tarvitse antaa työnantajan erillisilmoitusta niiltä kuukausilta, joina palkkaa ei makseta.

Jos kotitalous on satunnainen työnantaja, sen pitää antaa työnantajan erillisilmoitus palkanmaksukuukausilta vain silloin, kun se maksaa samalle tulonsaajalle yhteensä enemmän kuin 1 500 euroa kalenterivuodessa. Jos kotitaloustyönantaja maksaa tulonsaajalle kalenterivuoden aikana 1 500 euroa tai vähemmän, sen ei tarvitse maksaa työnantajan sairausvakuutusmaksua eikä antaa työnantajan erillisilmoitusta. Katso tarkemmin luku 6 Milloin kotitalouden pitää antaa työnantajan erillisilmoitus?

3 Milloin ja miten ilmoitus annetaan?

Työnantajan erillisilmoitus annetaan sähköisesti. Sen voi antaa tulorekisteriin suoraan palkkahallinnon järjestelmästä teknisen rajapinnan kautta. Ilmoituksen voi antaa myös tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa joko lataamalla sen tiedostona tai syöttämällä yksittäisen ilmoituksen tiedot verkkolomakkeella. Ilmoituksen voi antaa myös Palkka.fi:ssä.

Paperilomakkeella voi ilmoittaa vain erityisestä syystä. Erityisenä syynä voitaisiin pitää tilanteita, joissa ei kohtuudella voitaisi edellyttää tietojen antamista sähköisesti, esimerkiksi silloin, kun luonnollisella henkilöllä, kuolinpesällä, satunnaisella työnantajalla tai ulkomaalaisella ei olisi mahdollisuutta tietojen sähköiseen antamiseen,

Työnantajan erillisilmoitus annetaan kuukausittain, viimeistään palkanmaksukuukautta seuraavan kalenterikuukauden 5. päivänä. Jos ilmoituksen määräpäivä on arkilauantai tai pyhäpäivä, tiedot voi ilmoittaa seuraavana arkipäivänä. Jos erillisilmoitus annetaan poikkeuksellisesti paperilomakkeella, ilmoitus tulee antaa viimeistään palkanmaksukuukautta seuraavan kalenterikuukauden 8. päivänä.

Jos työnantaja poistuu Verohallinnon työnantajarekisteristä, työnantajan erillisilmoitus pitää antaa vielä siltä palkanmaksukuukaudelta, jonka aikana rekisteröinti on päättynyt. Ilmoitus pitää antaa, vaikka palkanmaksua ei kyseisenä kuukautena olisi ollut.

4 Mitä tietoja ilmoitetaan?

Työnantajan erillisilmoituksella annetaan seuraavat tiedot:

• suorituksen maksajan tiedot, yhteyshenkilö, ilmoituspäivä ja kohdekausi
• aineiston tekniset tiedot, kun tiedot ilmoitetaan teknisen rajapinnan kautta tai lataamalla ne tiedostona sähköisessä asiointipalvelussa
• työnantajan sairausvakuutusmaksun yhteismäärä, kun palkkoja on maksettu
• sairausvakuutusmaksun yhteismäärästä mahdollisesti tehtävät vähennykset
• Ei palkanmaksua -tieto, jos palkkoja ei ole maksettu ja suorituksen maksaja on säännöllinen työnantaja.

Jos ilmoituksella annetaan Ei palkanmaksua -tieto, pitää lisäksi antaa

• tiedot maksajan työeläkevakuutuksesta (eläkejärjestelynumero ja työeläkelaitoksen yhtiötunnus)
• tiedot maksajan työtapaturmavakuutuksista (työtapaturmavakuutusyhtiön tunniste ja vakuutusnumero), jos suorituksen maksajalla on samanaikaisesti voimassa useampi kuin yksi työtapaturmavakuutus.

4.1 Kohdekausi

Ilmoituksessa yksilöidään ajanjakso, jolta tiedot ilmoitetaan tulorekisteriin. Kohdekaudesta ilmoitetaan kalenterikuukausi ja vuosi.

Ei palkanmaksua -tiedon voi ilmoittaa kuudelta kuukaudelta etukäteen. Tämän vuoksi ilmoitettava maksuvuosi voi olla enintään kuluva tai seuraava vuosi.

Työnantajan sairausvakuutusmaksun yhteismäärän ja työnantajan sairausvakuutusmaksusta tehtävien vähennysten määrän voi ilmoittaa aikaisintaan kuukautta ennen kohdekuukauden alkua. Esimerkiksi maaliskuun tiedot voi ilmoittaa aikaisintaan 1. helmikuuta.

4.2 Ei palkanmaksua -tieto

Jos työnantaja kuuluu Verohallinnon työnantajarekisteriin eli on säännöllinen työnantaja eikä maksa kyseisen kuukauden aikana lainkaan palkkoja, pitää työnantajan erillisilmoituksella antaa Ei palkanmaksua -tieto.

Tieto ilmoitetaan vain silloin, jos työnantaja ei ole maksanut mitään suorituksia kyseisen kuukauden aikana. Esimerkiksi jos työnantaja on maksanut pelkästään verovapaita kustannusten korvauksia, esimerkiksi verovapaita kilometrikorvauksia, Ei palkanmaksua -tietoa ei anneta. Erillisilmoituksella ilmoitetaan sairausvakuutusmaksun määräksi 0 euroa.

Ei palkanmaksua -tieto annetaan erikseen jokaiselta sellaiselta kuukaudelta, jonka aikana työnantaja ei ole maksanut palkkoja. Tiedon voi ilmoittaa kuudelta kalenterikuukaudelta etukäteen, jos seuraavan puolen vuoden aikana ei ole tarkoitus maksaa palkkoja. Jos tänä aikana kuitenkin maksetaan palkkoja, palkanmaksukuukaudelta on annettava korvaava ilmoitus oikeilla tiedoilla.

Kun ilmoituksella annetaan Ei palkanmaksua -tieto, pitää ilmoittaa myös tiedot maksajan työeläkevakuutuksesta ja työtapaturmavakuutuksesta. Näiden tietojen perusteella työeläkeyhtiöt ja työtapaturmavakuutusyhtiöt saavat tulorekisteristä tiedon siitä, ettei maksajalla ole palkanmaksua kyseisenä kuukautena.

Satunnaisen työnantajan, joka ei maksa kuukauden aikana palkkoja, ei tarvitse antaa työnantajan erillisilmoitusta eikä siten myöskään Ei palkanmaksua -tietoa kyseiseltä kuukaudelta.

Ei palkanmaksua -tietoa ei voi antaa erikseen eri aliorganisaatioista.

4.3 Työnantajan sairausvakuutusmaksu (yhteismäärä)

Työnantajan tulee laskea ja ilmoittaa työnantajan sairausvakuutusmaksun euromäärä työnantajan erillisilmoituksella, koska se on oma-aloitteinen vero. Työnantaja laskee työnantajan sairausvakuutusmaksun määrän kyseisen kuukauden aikana maksamiensa palkkojen perusteella ja ilmoittaa sen työnantajan erillisilmoituksella kohdassa Työnantajan sairausvakuutusmaksu (yhteismäärä). Kohdassa ei ilmoiteta palkkojen yhteismäärää.

Jos kohdekuukauden aikana maksettujen palkkojen ja muiden suoritusten perusteella ei pidä maksaa sairausvakuutusmaksua, työnantaja ilmoittaa kohdassa Työnantajan sairausvakuutusmaksu (yhteismäärä) 0 euroa. Esimerkiksi silloin, kun työnantaja on kuukauden aikana maksanut vain verovapaita kustannusten korvauksia, työnantaja ilmoittaa Työnantajan sairausvakuutusmaksuksi (yhteismäärä) 0 euroa.

Jos kuukauden aikana annetuilla palkkatietoilmoituksilla on ilmoitettu vain sellaista tuloa, joka ei ole työeläkevakuutuksen alaista, työnantajan ei tarvitse ilmoittaa erillisilmoituksella työeläkelaitoksen yhtiötunnusta eikä eläkejärjestelynumeroa. Kyseessä ei ole Ei palkanmaksua -tilanne, koska tuloa on maksettu.

Työnantajan sairausvakuutusmaksun yhteismäärä ilmoitetaan kokonaan. Työnantajan sairausvakuutusmaksusta tehtävät vähennykset ilmoitetaan omalla tulolajillaan.

Varsinainen työnantaja ilmoittaa ja maksaa työnantajan sairausvakuutusmaksun myös niistä palkoista, jotka sijaismaksaja on maksanut ja joista sijaismaksaja on toimittanut ennakonpidätyksen. Sijaismaksajan maksamat palkat otetaan huomioon työnantajan sairausvakuutusmaksun määrässä sinä kuukautena, jona sijaismaksaja on maksanut palkan. Katso tarkemmin ohje Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin: sijaismaksajan maksamat suoritukset.

4.4 Työnantajan sairausvakuutusmaksusta tehtävät vähennykset

Tietyissä tilanteissa työnantaja voi saada maksamansa työnantajan sairausvakuutusmaksun takaisin. Tällainen tilanne on esimerkiksi silloin, jos työnantaja on maksanut työntekijälle palkkaa ja samaan aikaan työnantajalle on maksettu lakiin perustuvaa eläkettä, päivärahaa tai muuta ansionmenetystä korvaavaa etuutta, joka on myönnetty palkansaajalle. Työnantajalla on oikeus saada maksamansa työnantajan sairausvakuutusmaksu Verohallinnolta takaisin siltä osin, kuin se vastaa työnantajalle maksettua suoritusta. (HE 97/2017)

Maksaja ilmoittaa vähennettävän työnantajan sairausvakuutusmaksun määrän työnantajan erillisilmoituksella kohdassa Työnantajan sairausvakuutusmaksusta tehtävät vähennykset. Määrä ilmoitetaan sen kuukauden erillisilmoituksella, jona poissaoloajan työnantajan sairausvakuutusmaksutiedot on alun perin ilmoitettu. Tällöin kyseisen kuukauden työnantajan sairausvakuutusmaksuvelvoitteet pienenevät ja Verohallinto palauttaa työnantajalle liikaa maksetun työnantajan sairausvakuutusmaksun korkoineen.

Maksaja voi halutessaan tehdä vähennyksen myös kuluvana kautena, eli silloin, kun maksaja saa tiedon etuuspäätöksestä. Tällöin kuluvan kauden sairausvakuutusmaksun määrä pienenee, mutta maksaja ei saa hyvityskorkoa, jonka saisi, jos vähennys kohdistettaisiin takautuvasti alkuperäiselle kaudelle.

5 Miten työnantajan erillisilmoitusta korjataan?

Työnantajan erillisilmoituksen tietoja korjataan samalla tavalla kuin tulorekisteriin ilmoitettuja palkkatietoja. Korjaaminen kuvataan tarkemmin ohjeessa Tietojen korjaaminen tulorekisterissä, erityisesti luku 7 Työnantajan erillisilmoituksen tietojen korjaaminen.

Ohjeessa kuvataan tietojen korjaamista myös siinä tilanteessa, jossa huomataan, että tulonsaajalla ei ole oikeutta suoritukseen, joka on maksettu hänelle ja ilmoitettu tulorekisteriin (Tietojen korjaaminen tulorekisterissä, luku 3.1 Perusteeton etu). Yleensä perusteeton etu ilmoitetaan antamalla korvaava ilmoitus sen maksupäivän palkkatietoilmoitukselle, jolla tulo on alun perin ilmoitettu tulorekisteriin. Myös kyseiseltä palkanmaksukuukaudelta annettu työnantajan erillisilmoitus on korjattava korvaavalla ilmoituksella, koska perusteeton etu ei ole työnantajan sairausvakuutusmaksun alaista.

Tietyissä tilanteissa ei voi käyttää korvaavaa menettelyä, vaan aiemmin annettu työnantajan erillisilmoitus on mitätöitävä ja sen jälkeen annettava uusi ilmoitus oikeilla tiedoilla.

Tiedot on korjattava mitätöimällä aiempi ilmoitus ja antamalla sen jälkeen uusi ilmoitus seuraavissa tilanteissa:

• kohdekauden korjaus
• suorituksen maksajan asiakastunnisteiden korjaus
• työeläkelaitoksen yhtiötunnuksen tai eläkejärjestelynumeron korjaus
• työtapaturmavakuutusyhtiön tunnisteen tai vakuutusnumeron korjaus.

6 Milloin kotitalouden pitää antaa työnantajan erillisilmoitus?

Kotitaloustyönantajan ei tarvitse tehdä ennakonpidätystä eikä maksaa työnantajan sairausvakuutusmaksua, jos samalle tulonsaajalle maksetaan kalenterivuoden aikana palkkaa enintään 1 500 euroa eikä suoritus liity maksajan elinkeino- tai muuhun tulonhankkimistoimintaan (ennakkoperintäasetus, 1124/96, EPA). Jotta satunnaisena työnantajana toimivan kotitalouden ei tarvitsisi antaa tyhjiä (0 euroa) työnantajan erillisilmoituksia tilanteissa, joissa sen ei tarvitse maksaa työnantajan sairausvakuutusmaksua, kotitalouksien ilmoitusmenettelyssä sovelletaan samaa 1 500 euron rajaa.

Jos kotitaloustyönantajan tulonsaajalle maksama palkka on kalenterivuoden aikana 1 500 euroa tai vähemmän, kotitalouden ei tarvitse maksaa työnantajan sairausvakuutusmaksua eikä antaa työnantajan erillisilmoitusta.

Jos kotitalous tietää jo ensimmäisenä palkanmaksukuukautena 1 500 euron vuotuisen eurorajan ylittyvän, kotitalouden pitää toimittaa ennakonpidätys ja maksaa työnantajan sairausvakuutusmaksu maksamansa palkan perusteella heti ensimmäisestä palkanmaksukuukaudesta alkaen. Kotitalouden pitää antaa työnantajan erillisilmoitus jokaiselta palkanmaksukuukaudelta.

Arvio maksettavasta palkkasummasta voi muuttua vuoden aikana. Jos kotitalous on olettanut samalle tulonsaajalle maksettavan palkan olevan vuodessa enintään 1 500 euroa, kotitalouden ei ole tarvinnut toimittaa palkasta ennakonpidätystä eikä maksaa työnantajan sairausvakuutusmaksuja.

Jos vuoden aikana palkkaa kuitenkin maksetaan yli 1 500 euroa, ennakonpidätys on toimitettava palkasta siitä alkaen, kun 1 500 euron raja ylittyy. Aikaisemmin maksetuista palkoista ei tarvitse toimittaa ennakonpidätystä jälkikäteen. Työnantajan sairausvakuutusmaksu on kuitenkin maksettava koko vuoden palkkasummasta.

Koko vuoden palkkasummasta maksettavan työnantajan sairausvakuutusmaksun voi ilmoittaa yhteissummana sen kuukauden erillisilmoituksella, jona 1 500 euron vuotuinen raja on ylittynyt. Kotitaloudelle ei määrätä sanktioita siitä, että työnantajan sairausvakuutusmaksun yhteismäärä ilmoitetaan kokonaisuudessaan vasta tässä vaiheessa.