Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin: rahapalkat ja palkasta vähennettävät erät

Tässä ohjeessa kuvataan

• palkkakäsite
• kaksi tapaa ilmoittaa rahapalkat tulorekisteriin
• palkan ja työansion erotteleminen tulorekisterissä
• rahapalkkojen ilmoittamisen määräajat
• palkasta vähennettävien erien ilmoittaminen.

Tämä ohje korvaa aikaisemman Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin: rahapalkat ja palkasta vähennettävät erät -nimisen ohjeen. Ohjeeseen on tehty seuraavat muutokset ja lisäykset:

• Päivitetty työntekijän ja työnantajan sosiaalivakuutusmaksujen määrät vuoden 2022 tasolle.
• Luvussa 1.3 päivitetty listaa tulolajeista, joiden sosiaalivakuutusmaksut voivat vaihdella.

Muutoin ohjeen linjaukset vastaavat sisällöltään aikaisempaa ohjetta.

1 Rahapalkkojen ilmoittaminen

1.1 Palkkakäsite

Palkka on palvelussuhteessa (työ- tai virkasuhteessa) tai johtajasopimuksen perusteella tehdystä työstä maksettava tai maksettavaksi sovittu vastike. Julkisten alojen eläkelain mukaan vakuutettavat toimeksiannot, luottamustoimet ja -tehtävät, sekä omais- ja perhehoitajan tehtävät katsotaan palvelussuhteiksi tietyin edellytyksin. Työtapaturma- ja ammattitautivakuuttamisen lainsäädännössä on myös tapaturmien ja ammattitautien varalle tiettyjä ryhmiä koskevia vakuuttamissäännöksiä, joiden mukaan kyseiset ryhmät saatetaan vakuuttaa kuten palvelussuhteiset, mutta tämä ei tee näihin ryhmiin kuuluvista henkilöistä palvelussuhteisia.

Tulorekisterin tiedon käyttäjien soveltamassa lainsäädännössä tulokäsitteet poikkeavat usein toisistaan, minkä vuoksi palkan käsite ei ole jokaisella tiedon käyttäjällä samanlainen. Osa tiedon käyttäjistä käyttää palkasta termiä työansio. Osalla tiedon käyttäjistä tulokäsite on toisen tiedon käyttäjän tulokäsitettä laajempi.

Verolainsäädännön näkökulmasta palkka on laajempi käsite kuin esimerkiksi työeläke- tai työttömyysvakuuttamisen perusteena oleva työansio. Verotuksessa palkaksi voidaan katsoa muukin kuin palvelussuhteessa tehdystä työstä maksettu vastike. Ero voi muodostua myös siitä, että osa tiedon käyttäjistä arvioi tuloa maksuhetken ja osa ansaintahetken mukaan.

Nimityksiä palkka ja työansio ei voi edellä mainituista syistä kaikissa käyttöyhteyksissä käyttää toistensa synonyymeina. Tarkempia ohjeita palkkakäsitteen tulkintaan saa Verohallinnon, vakuutusyhtiöiden ja Työllisyysrahaston internet-sivuilta tai ottamalla yhteyttä kyseisiin tahoihin.   

1.2 Kaksi tapaa ilmoittaa maksetut rahapalkat

Tulorekisteriin annettava palkkatietoilmoitus korvaa tiedon käyttäjille aiemmin annetut useat eri ilmoitukset. Koska tulokäsitteet ovat tiedon käyttäjillä erilaisia, on suositeltavaa, että suorituksen maksaja ilmoittaa rahapalkat eritellysti (ilmoitustapa 2). Rahapalkat on ilmoitettava kuitenkin vähintään yhteissummana (ilmoitustapa 1).

Rahapalkkojen ilmoittaminen eritellysti (ns. ilmoitustapa 2)

• Maksaja käyttää erillisiä, täydentäviä tulolajeja. Näin ilmoitettuna palkka muodostuu ilmoitetuista tuloista eikä maksajan tarvitse laskea tuloja yhteen.
• Kun tiedot ilmoitetaan täydentävillä tulolajeilla (38 kappaletta), kaikki tulorekisterin tietoja käyttävät tahot voivat hyödyntää tietoja toiminnassaan.
• Ilmoitustavan 2 tiedot on annettava samassa määräajassa kuin pakolliset tiedot.

Rahapalkkojen ilmoittaminen yhteissummana (ns. ilmoitustapa 1)

• Maksaja ilmoittaa rahapalkat yhteissummana.
• Jos palkat ilmoitetaan yhteissummana, osa tiedon käyttäjistä saattaa joutua kysymään tarkempia tietoja, sillä suppeammin ilmoitettuna tiedot eivät ole riittävän tarkkoja kaikille käyttäjille. Esimerkiksi Kela tarvitsee tarkemmat tiedot rahapalkoista myöntäessään sairauspäivärahaa tai vanhempainpäivärahaa.

Ilmoitustapaa 1 ja ilmoitustapaa 2 ei voi käyttää yhtä aikaa samalla ilmoituksella. Ilmoitustapoja voi kuitenkin vaihdella eri ilmoituksilla.

Alla on kuvattu esimerkkejä tietojen ilmoittamisesta. Esimerkeissä ei ole esitetty kaikkia pakollisesti annettavia tietoja, vaan ainoastaan asian käsittelemisessä tarpeelliset tiedot.

Ilmoitustapaa 2 käytettäessä tulonsaajan palkka muodostuu ilmoitettujen tulolajien yhteissummasta. Maksajan ei tarvitse antaa ilmoitettujen tulolajien yhteissummaa.

1.3 Työansion ja palkan erotteleminen ilmoituksella

Edellä on kuvattu, kuinka osalla tiedon käyttäjistä tulokäsite on laajempi kuin toisilla. Myös tuloista käytettävät termit eroavat: osa käyttää terminä työansiota ja osa palkkaa. Tulorekisterin palkkatietoilmoituksella maksaja voi ilmoittaa yhdellä kertaa maksujen perusteena olevat tulot eri sosiaalivakuuttajille, vaikka tulot olisivat erisuuruiset.

Rahapalkkojen ilmoitustapa 1 (tulolaji Palkka yhteissumma (101)) sisältää työnantajan ja työntekijän eri sosiaalivakuutusmaksujen (työeläke-, sairaus-, työttömyys- sekä työtapaturma- ja ammattitautivakuutusmaksujen) alaiset palkat ja työansiot yhteensä.

• Jos jokin osa maksetusta suorituksesta ei ole työstä maksettua vastiketta eikä siten ole perusteena jollekin edellä mainitulle sosiaalivakuutusmaksulle, Palkka yhteissumma -tulolajiin merkitään Vakuuttamistiedon tyyppi -tietoryhmää käyttäen, ettei tulo ole ko. vakuutusmaksun alainen.

• Lisäksi maksaja ilmoittaa erikseen sen osan tulosta, joka on ko. sosiaalivakuutusmaksun perusteena käyttämällä ilmoitustapa 1:een liittyviä alatulolajeja:

  o   Palkkasumma, joka on sosiaalivakuutusmaksujen alainen (103)

  o   Palkkasumma, joka on työeläkevakuutusmaksun alainen (102)

  o   Palkkasumma, joka on sairausvakuutusmaksun alainen (104)

  o   Palkkasumma, joka on työttömyysvakuutusmaksun alainen (105)

  o   Palkkasumma, joka on työtapaturma- ja ammattitautivakuutusmaksun alainen (106).

Jos ilmoitettu tulo ei ole miltään osin sosiaalivakuutusmaksujen alainen, maksaja ilmoittaa Vakuuttamistiedon tyyppi -tietoa käyttäen, ettei summa ole sosiaalivakuutusmaksujen alainen. Maksajan ei tällöin tarvitse vahvistaa tietoa kaikista eri sosiaalivakuutusmaksuista käyttämällä alatulolajeja.

Jos maksettu suoritus on osittain tulolajin oletusarvon vastainen, tulolajista annetaan erilliset tiedot niiden suoritusten osalta, jotka ovat oletusarvoisia ja niiden osalta, jotka poikkeavat oletusarvosta.

Huomioitavaa on myös, että esimerkiksi julkisten alojen työeläkelaki eroaa työeläkevakuuttamisessa yksityisen alan työntekijän eläkelaista mm. kokouspalkkioissa, luentopalkkioissa, luottamustoimissa ja luottamustehtävissä.

Palkkojen ilmoitustapa 2:n täydentävissä tulolajeissa on oletuksena tieto siitä, onko tulolaji sosiaalivakuutusmaksujen alainen vai ei. Joidenkin tulolajien kohdalla oletusarvoa voi tarvittaessa vaihtaa. Tietoa tulolajeista ja niiden oletusarvoista on sivulla Palkkojen tulolajit. Sosiaalivakuutusmaksujen perusteet voivat saman maksajan maksamana tilanteesta riippuen vaihdella seuraavissa tulolajeissa:

• aloitepalkkio (202)
• hallintoelimen jäsenyydestä maksettu palkkio (308)
• henkilöstölle annettu rahalahja (310)
• kilometrikorvaus (veronalainen) (209)
• kokouspalkkio (210)
• luentopalkkio (214)
• luottamustoimipalkkio (215)
• muu henkilöstölle suunnattu veronalainen etu (315)
• muu luontoisetu (317)
• muu maksettu lisä (216)
• muista luontoiseduista peritty korvaus (407)
• osakepalkkio (320)
• palkka yhteissumma (101)
• palkkio työsuhdekeksinnöstä (326)
• perhehoitajan palkkio (328)
• polkupyöräedun verovapaa osuus (363)
• sairausajan osapalkka (219)
• työkorvaus (336)
• työsuhdematkalipun verovapaa osuus (341)
• työsuhteeseen perustuva osakeanti (226)
• vakuutuspalkka (352)
• voittopalkkio (233) ja
• vähennys ennen ennakonpidätystä (419).

Tulolajin Muu maksettu lisä (216) Vakuuttamistiedon tyyppiä käytetään esimerkiksi silloin, kun työnantaja maksaa työntekijälle päivärahaa työehtosopimuksen perusteella Verohallinnon päätöstä lievemmin perustein. Tämä ilmoitetaan liittämällä tulolajiin oikeat Vakuuttamistiedon tyyppi -tiedot. Tällöin tulo ei ole työeläke-, työttömyys- eikä työtapaturma- ja ammattitautivakuutusmaksun alainen, mutta on sairausvakuutusmaksun alainen.

Lisäksi 1.4.2019 voimaan tulleen vuosilomalain muutoksen johdosta työntekijällä on oikeus saada vuosilomaa täydentäviltä lisävapaapäiviltä säännönmukaista tai keskimääräistä palkkaansa vastaava korvaus, jos hänen ansaitsemansa vuosiloman kesto jää alle 24 päivän pitkäaikaisesta sairaudesta tai lääkinnällisestä kuntoutuksesta johtuvan poissaolon vuoksi (vuosilomalaki 7 a §). Korvaus vuosilomaa täydentäviltä lisävapaapäiviltä ilmoitetaan tulolajilla Muu maksettu lisä (216). Korvaus on sairausvakuutusmaksun alainen, mutta ei muiden sosiaalivakuutusmaksujen alainen. Koska tulolajissa Muu maksettu lisä (216) on oletuksena, että tulo on sosiaalivakuutusmaksujen alainen, tulolajille merkitään Vakuuttamistiedon tyyppi -tietoina työeläke-, työttömyys- sekä työtapaturma- ja ammattitautivakuutusmaksun alainen: Ei. Korvausta vuosilomaa täydentäviltä lisävapaapäiviltä ei voi ilmoittaa tulolajilla Vuosilomakorvaus (234), koska kyseinen tulolaji on sosiaalivakuutusmaksujen alainen eikä vakuuttamistietoja voi kyseisessä tulolajissa vaihtaa.

Ilmoitus vuosilomaa täydentäviltä lisävapaapäiviltä maksetusta korvauksesta annetaan silloin, kun korvaus maksetaan. Korvaus ilmoitetaan aina samalla tavalla riippumatta siitä, maksetaanko korvausta työsuhteen aikana pidetyiltä lisävapaapäiviltä vai maksetaanko korvaus lisävapaapäiviltä työsuhteen päättyessä. Jos korvauksen lisäksi maksetaan myös palkkaa, se on normaalia sosiaalivakuutusmaksujen perusteena olevaa työansiota. Tämän vuoksi palkasta on pystyttävä erottamaan lisävapaasta maksettava korvaus. Kun henkilö pitää lomaa, ilmoitetaan tulorekisteriin henkilölle maksettu palkka normaalisti. Poissaolon syykoodiksi ilmoitetaan Vuosiloma.

Joillakin julkisten alojen eläkelain (JuEL) mukaisesti vakuutetuilla tulonsaajilla sovelletaan työehtosopimusta, jossa on voitu sopia vuosilomaa täydentävät lisävapaapäivät vuosilomapäiviksi. Tällöin niihin sovelletaan vuosilomaa koskevia määräyksiä sellaisenaan. Lisävapaapäivät ilmoitetaan kuten normaali vuosiloma, esimerkiksi tulolajilla Aikapalkka (201) ja korvaus lisävapaapäiviltä on työeläkevakuutusmaksun alainen.

Edellä mainittuihin tulolajeihin liittyviä Vakuuttamistiedon tyyppi -tietoja kuvataan lisäksi ohjeessa Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin: vakuuttamiseen liittyvät tiedot.

2 Palkasta vähennettävien erien ilmoittaminen

Samalla ilmoituksella voi ilmoittaa useita tulolajeja samalle tulonsaajalle. Vaikka tulolajeja annettaisiin useita, palkasta vähennettävät erät voidaan ilmoittaa kaikista tulolajeista yhteissummana.

Rahapalkkojen lisäksi tietyt suoritukset on ilmoitettava erikseen, omilla tulolajeillaan, jos kyseisiä suorituksia maksetaan. Erikseen ilmoitettavia tulolajeja ovat esimerkiksi luontoisedut ja verovapaat kustannusten korvaukset. Tulonsaajalle maksetun suorituksen yhteissumma muodostuu ilmoitustapa 1:n tai ilmoitustapa 2:n palkoista ja tämän lisäksi erikseen ilmoitettavista tuloeristä sekä tuloista vähennettävistä eristä.

Erikseen ilmoitettavien tulolajien, kuten luontoisetujen ja kustannusten korvausten ilmoittaminen kuvataan tarkemmin ohjeissa Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin: luontoisedut ja kustannusten korvaukset sekä Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin: työntekijän palkitseminen, yrittäjälle maksettavat suoritukset ja muut erityistilanteet.

Palkasta vähennettävien erien tiedot pitää antaa samalla ilmoituksella kuin ilmoitustapa 1:n (palkka yhteissumma) tai ilmoitustapa 2:n (täydentävät tulolajit) rahapalkat sekä erikseen ilmoitettavat tulolajit (1 ja 2). Yhden maksutapahtuman tiedot on ilmoitettava tulorekisteriin kokonaisuutena. Maksettavien tulojen lisäksi ilmoitetaan samalla kertaa myös tulosta vähennettävät erät ja tarvittavat tulonsaajan ja maksajan lisätiedot. Maksusuoritusta, vähennettäviä eriä sekä tulonsaajan ja maksajan lisätietoja ei voi jakaa eri ilmoituksille. Kun kaikki maksutapahtumaan liittyvät tiedot ilmoitetaan yhtenä kokonaisuutena, tiedon käyttäjät saavat tarvitsemansa tiedot oikein, eikä suorituksen maksajalta tarvitse pyytää lisäselvitystä. Tietyissä poikkeustilanteissa tulorekisteri ohjaa käyttämään kahta eri ilmoitusta, jotta tiedon käyttäjät saavat tarvitsemansa tiedot myös näissä tilanteissa oikein. Kaikki maksutapahtumaan liittyvät tiedot, kuten tulonsaajan ja maksajan lisätiedot, on tällöin annettava molemmilla ilmoituksilla.

Palkasta vähennettäviä eriä ovat

• autoedusta peritty korvaus (401)
• ennakonpidätys (402)
• luottamushenkilömaksu (403)
• lähdevero (404)
• lähdeverovähennys (405)
• muista luontoiseduista peritty korvaus (407)
• nettopalkasta vähennettävä muu erä (408)
• työnantajan maksaman kollektiivisen lisäeläkevakuutuksen työntekijältä peritty osuus (411)
• työntekijän sairausvakuutusmaksu (412)
• työntekijän työeläkevakuutusmaksu (413)
• työntekijän työttömyysvakuutusmaksu (414)
• työsuhdematkalipusta peritty korvaus (415)
• ulkomaille maksettu vero (416)
• ulosmittaus (417)
• vapaaehtoisen yksilöllisen eläkevakuutuksen maksu (418)
• vähennys ennen ennakonpidätystä (419)
• polkupyöräedusta peritty korvaus (420).

Jos tulonsaaja on vakuutettu julkisten alojen eläkelain mukaan, yhdellä palkkatietoilmoituksella voi ilmoittaa vain samalla rekisteröinnin perusteella ilmoitettuja tulolajeja. Lisätietoja palvelussuhteen rekisteröinnistä on ohjeessa Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin: palvelussuhteen tiedot.