Tulorekisteri-ilmoittaminen ja korona

Yleistä

Saavatko työttömyyskassat kaikki tarvitsemansa tiedot tulorekisteristä?

Jos työnantaja ilmoittaa palkkatiedot käyttäen 200-sarjan tulolajeja ja merkitsee tuloille ansaintakaudet sekä ilmoittaa palvelussuhdetiedot ja poissaolotiedot, erillisten selvityspyyntöjen määrä vähenee.

Asialla on entistä suurempi merkitys nyt, kun koronan vuoksi etuushakemuksia on paljon. Näin työnantaja voi omalta osaltaan sujuvoittaa hakemuskäsittelyä.

Palkanmääritystä varten tiedot haetaan tulorekisteristä työttömyyttä edeltävän 8 kuukauden ajalta.

Ohjeessa Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin: palkkatietoilmoituksen pakolliset ja täydentävät tiedot kuvataan tarkemmin, mitä tietoja työttömyyskassat tarvitsevat.

Julkisyhteisöt, esimerkiksi kunnat, maksavat koronaviruksen vuoksi rahallisia tukia ja avustuksia yrityksille ja yrittäjille. Ilmoitetaanko nämä tuet ja avustukset tulorekisteriin?

Maksaja ilmoittaa maksamansa tuen tai avustuksen Verohallinnolle vuosi-ilmoituksella. Vuoden 2020 osalta vuosi-ilmoitukset annetaan alkuvuodesta 2021. Tällaista tuloa ei ilmoiteta tulorekisteriin eikä siitä toimiteta ennakonpidätystä. Lue lisää: Yrityksille maksetut tuet ja avustukset koronatilanteessa

Työnantaja maksaa työntekijän perheenjäsenen koronatestin työntekijän puolesta. Onko suoritus ilmoitettava tulorekisteriin?

Kyse on perheenjäsenten elantomenojen korvaamisesta ja perheenjäsenten elantomenojen korvaamista pidetään vakiintuneesti työntekijän saamana palkanluonteisena etuna (TVL 61 § ja EPL 13 §).

Jos työnantaja on maksanut suorituksen rahana työntekijälle, ilmoitetaan suoritus tulolajilla Muu maksettu lisä (216). Jos työnantaja maksaa suorituksen suoraan palveluntarjoajalle, ilmoitetaan suoritus tulolajilla Muu luontoisetu (317).

Poissaolojen ilmoittaminen

Työntekijä työskentelee koronatilanteen vuoksi kotoa käsin, ilmoitetaanko tieto poissaolona?

Poissaoloa ei ilmoiteta, koska henkilö työskentelee kyseisenä päivänä. Etätyötä ei ilmoiteta tulorekisteriin.

Työntekijä on sairastunut koronaviruksen aiheuttamaan covid-19-tautiin, miten palkallinen poissaolo ilmoitetaan?

Poissaolot ilmoitetaan poissaolotiedoista annettujen ohjeiden mukaisesti. Jos tulonsaaja itse on sairastunut, poissaolon syynä käytetään koodia 1 Sairaus.

Työntekijä on koronatilanteen vuoksi karanteenissa eikä voi tehdä töitä, miten palkallinen poissaolo ilmoitetaan?

Jos työntekijä on karanteenissa eikä voi tehdä töitä, mutta hän ei ole sairastunut, poissaolo ilmoitetaan syyllä 99 Muu syy.

Onko ilmoittamisen kannalta merkitystä, onko työntekijä määrätty karanteeniin vai sairastunut?

Kyllä on.

Jos työntekijä on itse sairastunut, hän on sairas ja työnantajalla voi olla velvollisuus maksaa palkkaa työehtosopimuksen tai työsopimuslain perusteella. Poissaolon syyksi ilmoitetaan 1 Sairaus, myös palkallisen ajan päätyttyä.

Jos työntekijä on karanteenissa ilman sairastumista ja pystyy tekemään työtä etätyönä, kyse ei ole poissaolosta. Etätyötä ei ilmoiteta tulorekisteriin.

Jos työntekijä on karanteenissa ilman sairastumista, mutta ei pysty tekemään töitä ja työnantaja maksaa tällaisessa tilanteessa palkan työehtosopimuksen perusteella, kyse on palkallisesta poissaolosta. Poissaolon syyksi ilmoitetaan 99 Muu syy.

Jos työntekijä on karanteenissa ilman sairastumista, mutta ei pysty tekemään töitä eikä työnantaja maksa palkkaa. Palkaton poissaolo ilmoitetaan syykoodilla 99 Muu syy. Lue Kelan ohjeista:  https://www.kela.fi/tyonantajat-tartuntatautipaivaraha tartuntatautipäivärahasta.

Jos työntekijä on lomautettu, poissaolon syyksi ilmoitetaan 16 Lomautus.

Työntekijä jää pois töistä, koska lapsen koulu on suljettu tai työntekijä ei halua viedä lasta päivähoitoon koronatilanteen vuoksi. Miten poissaolo ilmoitetaan?

Kyse on palkattomasta poissaolosta. Poissaolon syyksi ilmoitetaan 99 Muu syy.

Työntekijän lapsi on sairastunut koronaviruksen aiheuttamaan covid-19-tautiin, ja työntekijä on tämän vuoksi poissa töistä. Miten poissaolo ilmoitetaan?

Jos työntekijä hoitaa sairastunutta lasta, poissaoloa käsitellään kuten muitakin sairaan lapsen hoidosta johtuvia poissaoloja. Palkanmaksuvelvollisuus menee kuten normaalisti sairaan lapsen hoidon vuoksi poissaoloissa. Poissaolon syynä käytetään 6 Lapsen sairaus tai pakottava perhesyy. Lue tartuntatautipäivärahan hakemisesta Kelan sivulta.

Työntekijä ei voi tehdä töitä, koska hänen lapsensa on karanteenissa, mutta lapsi ei ole sairastunut. Miten poissaolo ilmoitetaan?

Jos lapsi on karanteenissa mutta ei sairas, ilmoitetaan palkaton poissaolo syykoodilla 99 Muu syy.  

Maksetun palkan ilmoittaminen

Miten karanteenin ajalta maksettu palkka ilmoitetaan?

Jos työntekijä työskentelee normaalisti karanteenin aikana kotoa, maksettu palkka ilmoitetaan normaalisti tulorekisteristä annettujen ohjeiden ja tulon luonteen mukaisena, esim. aikapalkkana, urakkapalkkana tai esimerkiksi ylityökorvauksena. 

Työntekijä on karanteenissa, hän ei ole työkyvytön mutta ei voi tehdä etätöitä. Työnantaja ei maksa palkkaa. Mitä ilmoitetaan tulorekisteriin?

Jos työnantaja ei maksa poissaolon ajalta palkkaa tällöin tulorekisteriin ilmoitetaan ainoastaan työntekijän palkattomat poissaolot syyllä 99 Muu syy. Maksettuja palkkoja ei ole ja vuonna 2020 etuuksia ei vielä tulorekisteriin ilmoiteta.

Takista Kelan sivuilta, onko työnantajan ilmoitettava Kelaan tietoja karanteenista. https://www.kela.fi/tyonantajat-tartuntatautipaivaraha

Työntekijä on karanteenissa, hän ei ole työkyvytön, mutta ei voi tehdä etätöitä. Työnantaja maksaa palkkaa. Miten maksettu palkka ilmoitetaan?

Maksettu palkka ilmoitetaan normaalisti tulorekisteristä annettujen ohjeiden ja tulon luonteen mukaisena, esim. aikapalkkana, urakkapalkkana tai esimerkiksi ylityökorvauksena. Palkallinen poissaolo ilmoitetaan syykoodilla 99 Muu syy.

Jos työnantaja maksaa poissaolon ajalta palkkaa, työnantajan on hyvä tutustua tartuntatautipäivärahaa koskeviin Kelan ohjeisiin. Työnantajan kannattaa varmistaa, missä tilanteessa ja mitä tietoja työnantajan on ilmoitettava Kelaan ja onko työnantajalla tai työntekijällä oikeus tartuntatautipäivärahaan. Työnantaja hakee tartuntatautipäivärahaa Kelan työnantajan asiointipalvelussa tai lomakkeella Y17.

Tietojen ilmoittamisen määräaika

Jos joudun karanteeniin, voinko saada määräajan pidennystä palkkatietojen ilmoittamiseen?

Laissa säädettyä tietojen antamisaikaa ei voi pidentää. On tärkeää, että tiedot ovat tiedon käyttäjien käytettävissä reaaliaikaisesti.

Palkanlaskijani on koronakaranteenissa, joten ilmoitukseni tulorekisteriin myöhästyy. Joudunko maksamaan myöhästymismaksua?

Koronatilanne voi aiheuttaa yrittäjille, yrityksille ja kirjanpitäjille vaikeuksia hoitaa tulorekisteri-ilmoitukset. Tulorekisterin myöhästymismaksua ei määrätä vuoden 2020 aikana, ellei myöhästyminen osoita ilmeistä piittaamattomuutta.

Tulorekisterin tiedon käyttäjien seuraamusmaksujen määräämisestä tiedottaa kukin tiedon käyttäjä erikseen.

Lomautus

Miten työntekijöiden lomautus ilmoitetaan tulorekisteriin?

Jos työntekijä on kokoaikaisesti lomautettu, lomautus ilmoitetaan tulorekisteriin palkattomana poissaolona. Palkattoman poissaolon syyksi ilmoitetaan "lomautus" (koodi 16).

Esimerkki:

Tulonsaaja on kokoaikaisesti lomautettuna 1.4. alkaen ja ilmoitushetkellä lomautus on tiedossa 15.5. asti.

Poissaolot:

Poissaolojen ilmoitusjakson alkupäivä: 1.4.2020

Poissaolojen ilmoitusjakson loppupäivä: 31.5.2020

Palkaton poissaolo:

Alkupäivä: 1.4.2020

Loppupäivä 15.5.2020

Poissaolon syy: Lomautus (koodi 16)

Miten lomautuksen yhteydessä maksettava palkka ilmoitetaan?

Lomautuksen yhteydessä maksettu suoritus ilmoitetaan tulorekisteriin normaalisti tulon luonteen mukaisena, esimerkiksi aikapalkkana. Palkaton poissaolo ilmoitetaan syyllä 16 Lomautus.

Työnantaja on lomauttanut henkilökuntansa puoleksi päiväksi. Miten lomautus ilmoitetaan tulorekisteriin?

Tulorekisteriin ilmoitetaan vain koko päivän poissaolot. Työttömyyskassat saavat tiedon osapäiväisistä lomautuksista TE-toimistosta ja hakijan ilmoituksesta. 

Miten lomautus ilmoitetaan, jos sen loppuajankohta ei ole tiedossa?

Jos poissaolo jatkuu toistaiseksi, loppupäiväksi voi ilmoittaa esimerkiksi työsuhteen päättymispäivän, kalenterivuoden viimeisen päivän tai muun päivä, josta alkaen poissaolosta annetaan uusi tarkennettu ilmoitus.

Yritys on lomauttanut koko henkilökuntansa, eikä huhtikuulta makseta enää palkkaa. Tarvitseeko tulorekisteriin ilmoittaa mitään?

Jos suorituksen maksaja on rekisteröity säännöllisesti palkkaa maksavaksi työnantajaksi Verohallinnon työnantajarekisteriin, tulorekisteriin on ilmoitettava työnantajan erillisilmoituksella Ei palkanmaksua -tieto viimeistään seuraavan kuukauden 5. päivänä. Ei palkanmaksua -tiedon voi ilmoittaa kuudelta kuukaudelta etukäteen. Lomautuksen aikaiset poissaolot ilmoitetaan palkkatietoilmoituksella.

Työntekijä on lomautettu osa-aikaisesti eli hän tekee esimerkiksi 3 täyttä työpäivää viikossa 5 työpäivän sijaan. Miten lomautus ilmoitetaan?

Jokainen yhtäjaksoinen poissaolo ilmoitetaan erikseen. Tulorekisteriin ilmoitetaan vain koko päivän poissaolot. Poissaolon syyksi ilmoitetaan 16 Lomautus.

Esimerkki:

Työntekijä on osa-aikaisesti lomautettuna 6.4. alkaen. Ilmoitushetkellä lomautus on tiedossa 31.5. asti. Työntekijä on joka viikko lomautettuna maanantaista keskiviikkoon, ja tekee 2 täyttä työpäivää (torstai ja perjantai).

Poissaolot:

Poissaolojen ilmoitusjakson alkupäivä: 1.4.2020

Poissaolojen ilmoitusjakson loppupäivä: 31.5.2020

Palkaton poissaolo:

Alkupäivä: 6.4.2020

Loppupäivä 8.4.2020

Poissaolon syy: Lomautus (koodi 16)

Palkaton poissaolo:

Alkupäivä: 13.4.2020

Loppupäivä 15.4.2020

Poissaolon syy: Lomautus (koodi 16)

Seuraavat viikot ilmoitetaan vastaavasti.